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GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO
Sumário
Primeiros passos 19
Conclusão 40
POR QUE AS ORGANIZAÇÕES PRECISAM DE
gerenciamento de portfólio?
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A integração global, avanços tecnológicos e o cenário econômico instável das
últimas duas décadas, reformularam nosso ecossistema de negócio. O ritmo das
mudanças foi acelerado e o mundo se tornou menor e mais plano. No entanto, como
os líderes de negócios podem garantir que suas organizações irão criar prosperi-
dade?
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APRENDENDO OS FUNDAMENTOS
DA GESTÃO DE PORTFÓLIO
Um portfólio ou carteira, nada mais é que um conjunto de projetos, programas e
outros trabalhos, agrupados para facilitar sua gestão, tornando mais eficaz sua
condução e permitindo a organização conquistar seus objetivos de negócios.
Não existe uma obrigatoriedade dos componentes estarem interligados ou serem
dependentes, no entanto, para serem considerados como um componente de um
portfólio, devem ser obrigatoriamente possíveis de medir, classificar e priorizar.
Diferente de um projeto ou um programa, portfólios não são temporais. Eles existem
como um conjunto de iniciativas planejado, onde uma organização pode possuir mais
de um portfólio, cada qual associado a uma área funcional ou a um objetivo estra-
tégico. Propostas de projetos se tornam parte de um portfólio quando elas são iden-
tificadas, selecionadas e aprovadas.
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O QUE É GERENCIAR
PORTFÓLIO DE PROJETOS?
Gerenciar portfólio é a aplicação de práticas, ferramentas e técnicas para
identificar, selecionar, priorizar, controlar, monitorar e informar as contribuições
dos projetos, subprojetos, programas e outros trabalhos, assim como, seu
alinhamento com os objetivos estratégicos da companhia. Parece complicado,
mas não é. A gestão de portfólio olha para um conjunto de iniciativas buscando
potencializar sua chance de gerar valor para a empresa.
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A prioridade do gerenciamento de
portfólios está em assegurar que a organização
está “executando os projetos certos”,
e não “executado certo o projeto”.
Project Builder
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A LIGAÇÃO ENTRE ESTRATÉGIA,
PORTFÓLIO E PROGRAMA
Para definir como alcançar sua visão, as organizações constroem sua estratégia
definindo onde querem chegar, qual é sua razão de existir e o que irá dirigir a
execução de sua estratégia. Para possibilitar a conquista de uma posição de
liderança, uma estratégia deve:
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• Eles têm algumas características que tipicamente os distinguem, o que
permite à organização agrupá-los para gerenciamento efetivo (como, por exemplo,
área ou tipo de projeto);
• Eles são quantificáveis e, portanto, podem ser medidos, classificados, e priorizados.
Portfólio
Outros
Programas Projetos Programas Projetos
Trabalhos
Projetos
Projetos Projetos
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COMO IMPLEMENTAR
O GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO
PRIMEIROS PASSOS
O primeiro passo para o sucesso da implementação de uma gestão de
portfólio é levar a alta gestão à perfeita compreensão de sua importância e seu
potencial de impacto no sucesso da companhia. Segundo estudo recente do
Project Management Institute (PMI), 62% dos projetos de organizações que se
descreveram como altamente eficazes em gerenciamento de portfólio, aten-
deram ou excederam o ROI esperado.
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3. Gestão dos recursos humanos. A prioridade de cada componente dire-
ciona o planejamento de recursos, esforço de contratação e alocações de tempo
e habilidade.
ALINHANDO ESTRATÉGIA
E INVESTIMENTO
Para ter uma gestão de portfólio eficiente é necessário ter um processo que
inclua identificar, categorizar, avaliar, selecionar, priorizar, balancear e autorizar
componentes dentro do portfólio. Os gerentes de portfólios devem avaliar os
projetos, programas e iniciativas como um todo para verificar o desempenho dos
mesmos em relação aos indicadores-chave e ao plano estratégico. Durante um
típico ciclo de negócios, o gerente de portfólio monitorará e validará compo-
nentes em relação a:
• Alinhamento com a estratégia corporativa;
• Viabilidade como parte do portfólio, com base em indicadores chave de
desempenho e um nível aceitável de ressico;
• Métricas de valor e relacionamento com outros componentes do portfólio;
• Aprovações e Desistências de propostas de projetos do portfólio;
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CICLO DE VIDA DO
GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO
O cerne do ciclo de vida do gerenciamento de portfólio garante que os
componentes mais importantes sejam selecionados e que estejam alinhados à
estratégia da companhia, intitulado como Grupo de Processo de Alinhamento.
Uma vez que fique claro que os projetos, programas e outros componentes foram
selecionados e estão alinhados aos objetivos e metas da organização, o próximo
passo é monitorar se aquilo que foi defendido no business case está sendo
entregue. Esse processo é conhecido como Grupo de Processos de Monitoramento
e Controle.
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“Uma vez estabelecido, o processo de
gerenciamento de portfólios não
termina – exceto quando a organização
escolhe abandonar a abordagem do
gerenciamento de portfólios ou quando
a organização deixa de existir.”
Identificar Componentes Identificado
Aprovado
Rejeitado Rejeição pode ocorrer nesse estagio ou
Balancear Componentes Desativado anteriormente, durante a seleção.
Cancelado
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Os seguintes, são exemplos de documentos desenvolvidos durante a fase de
“definição”:
A nossa recomendação é o Project Builder, uma criação nossa, que atende desde
os 20 maiores grupos econômicos do Brasil até pequenas empresas.
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, publicando documentos e automatizando a comunicação.
Um erro fatal é ter um número muito grande de projetos e querer ver todos os
projetos da organização em um grande nível de detalhe. Imagine que sua
companhia possui atualmente mais de 50 projetos sendo gerenciados. Cada projeto
possui 100 atividades e em cada uma dessas atividades trabalham em média 3
pessoas. Isso significa gerenciar 500 componentes, onde 15.000 recursos estão
sendo utilizados. Ou seja, impossível de ser gerenciado.
Independente do seu nível de maturidade, vamos sugerir uma gestão mais objetiva
e simplificada. Criamos 4 passos essenciais para você começar a gerenciar
projetos, sem a necessidade de um grande investimento de tempo e recursos finan-
ceiros. Utilizamos esses 4 passos em nossas implantações do Project Builder, que são
fundamentais para começar a gerenciar portfólio:
Inventário
Medição
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Seleção
Sempre existirão mais projetos que recursos, você não é um privilegiado.
Nenhuma organização é capaz de atender a todas as demandas de projetos
existentes. Sempre existirão gargalos, sejam de recursos humanos ou financeiros.
Nesta etapa, seu trabalho será com base na pontuação dada aos projetos da
etapa anterior, selecionar o melhor conjunto, de acordo com a minha limitação de
recursos.
Dica: Não utilize uma escala linear, e sim uma ordem de grandeza de 1 a 100.
Por exemplo: um projeto que gera muito valor para organização, você daria 90.
Já para um projeto que gera pouco valor em relação a estratégia, você daria 3.
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Está gostando da leitura até aqui? Você sabia que com um
software de gerenciamento de projetos a sua gestão passará
para um nível de excelência, onde os resultados poderão ser
acompanhados, medidos e obtidos?
Continue a leitura..
PROGRAMAÇÃO
OU PLANO MESTRE
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Como vou gerenciar os projetos aprovados? Qual será sua cronologia
definindo quando começa e quando termina cada componente do meu
portfólio? Neste ponto, vamos analisar como está a execução, para qual objetivo
cada projeto está trabalhando, assim como medir o resultado conquistado em
cada intervalo de acompanhamento.
Para definir a cronologia dos projetos e sua sequência, vamos precisar identificar
os recursos críticos, ou seja, os gargalos do nosso projeto. Para quem utiliza
um software de gerenciamento de projetos, a missão será mais fácil. Basta
utilizar o relatório mapa de alocação e identificar quando os recursos estão super-
alocados.
Assertividade
Todo portfólio deve transmitir o exclusivo perfil organizacional com um agrupa-
mento de projetos, afinando projetos de baixo risco e de alto risco, por exemplo, ou
criando projetos em mercados já existentes, assim como em novos mercados.
Foco Estratégico
É necessário que haja uma conexão apresentada entre projetos do portfólio e a
estratégia organizacional.
Desempenho do Portfólio
As organizações têm de avaliar o seu portfólio atual versus a sua capacidade de
se adaptar à dinâmica da organização e do mercado. Para mais, a eficiência do
portfólio demanda que as organizações: