Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

unidad 1 paso 2

Integrantes:

Daison Páez

Erika Lizeth Nieto Osorio

Laura Melisa Velásquez Guillen

Lizeth Natalia Tíjaro Linares

Luz Dary Ruiz Ángel

Tutora:

Jenny González

Grupo 80007_16

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Protocolo
 Octubre 2019

Introducción

Una buena comunicación en una empresa se ha convertido en un aspecto fundamental, ya que

éstas facilitan el cumplimiento de objetivos y procesos en una organización.

Muchas empresas se dedican a tener una buena comunicación con los clientes, pero olvidan

un aspecto muy importante que es la buena comunicación dentro de la organización, con sus

empleados, donde si no existe una buena comunicación, se pierden o complican los procesos

generando no alcanzar los objetivos, por tanto este trabajo es de gran importancia para dar a

conocer los diferentes tipos de comunicación ya sea de manera formal (memorandos, reuniones

con agenda, comunicación por la intranet entre otros) como de manera informal (surgen de

manera espontáneamente por la interacción entre compañeros) y que existen dentro de una

organización, y como éstos nos pueden ayudar a mejorar el entorno laboral y alcanzar los

objetivos propuestos.

También se diseñó un protocolo de comunicación interna y externa y un plan de motivación que

dinamice el trabajo en equipo para la empresa Colchones Aroma propuestas en la guía y rubrica

de trabajo del curso

 Objetivos

Objetivo General

Determinar un protocolo de comunicación interna y externa que incluya los distintos tipos de

comunicación ya sean de manera Formal con sus diferentes direccionalidades, así como las que

se dan de manera informal dentro de la empresa Colchones Aroma y diseñar un plan de

motivación que dinamice el trabajo en equipo que permita mejorar su clima laboral y alcanzar

los objetivos propuestos.

Objetivos específicos.

 Identificar los diferentes tipos de comunicación dentro de una organización.

 Construir un protocolo de comunicaciones que debe tener la organización

 Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en

equipo.
 Caso Empresa

Descripción de la empresa

 Nombre de la empresa: Colchones Aroma

 Slogan: “Si en las noches quieres descansar, con colchones aroma te puedes relajar”

 Ciudad Sede Principal: Bogotá D.C

 Fecha de Creación: 01 de agosto 2014

 Número de empleados: 75 empleados entre administrativos y producción

Características de la empresa

La empresa Colchones Aroma tiene como actividad económica la producción y

comercialización de colchones. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por

planta administrativa (gerente, secretaria, contador), los jefes de departamento (producción,

talento humano, ventas y marketing) y personal operativo de cada uno de los departamentos

mencionados. Se tiene atención presencial, atención telefónica y página web.

 Tipo de comunicación

Comunicación Formal: Se establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos

y los protocolos establecidos, se emplearía para transmitir órdenes o instrucciones relacionadas

con el trabajo. Se da en distintas direccionalidades a saber:

 Comunicación Descendente: ya que el gerente reúne los empleados para dar comunicados e

informes de cómo va la empresa según sus ventas; se emplea cuando los mensajes fluyen hacia

abajo a través de la cadena de mando.

 Comunicación diagonal: esta comunicación se da entre los jefes de las distintas áreas para hacer

nuevas propuestas que ayuden a mejorar la calidad del producto y además para resolver los

reclamos que puedan presentar por el producto.

 Información visual, gestual oral y escrita. Ya que un gran porcentaje de la efectividad de la

comunicación esta lo visual 45%, gestual 38%, oral 10%, escrita 7%. , es importante crear

estrategias que capaciten al personal en el cuidado de estos aspectos.

 Comunicación externa estratégica.: Dar a conocer al público aspectos estratégicos que

permitan mejorar la posición competitiva de la misma, como situación de la empresa o las

novedades presentadas con el mercado.

También se tiene la comunicación gestual, visual y oral ya que es necesaria para las ventas, y

para la atención al cliente.

 Protocolo de comunicación interna

Para una buena comunicación interna se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

 Realizar reuniones informativas en donde se debe tener en cuenta el tiempo, y para que áreas va

dirigida la información.

 Comunicar las políticas, objetivos y metas a todo el personal que labora en planta y a

partes interesadas

 Buzón de sugerencias y cartas a la dirección estas dos acciones son eficaces ya que los

empleados dan su punto de vista y los empleadores pueden saber lo que piensan sus empleados.

 Carteleras de información donde los empleados se enteren de lo que pasa en la empresa.

 Elaboración de manuales donde se especifica los protocolos y procedimientos para cada rol

según los cargos que maneja la empresa para no dejar las acciones a la buena voluntad de cada

uno, sino que haya una estrategia que sincronice el funcionamiento global.

Protocolo de comunicación externa:

 Buenos modales

 Buen vestir al momento de atender

 Buena manera de expresarse ante un cliente ya sea para vender o para recibir una queja o

sugerencia

 No estar comiendo o masticando al momento de atender

 Dar información clara y concisa del producto y promociones que pueda haber, para ello se puede

poner publico los anuncios a través de la página web, o por los medios de comunicación local, de

modo que dicha información resulte accesible para un gran numero de personas.

 Dar a conocer los productos y sus beneficios

 Reforzar la idea de que el consumidor ha tomado la mejor decisión al comprar el producto

 Persuadir al cliente para generar empatía y preferencia de compra

Plan de Motivación y dinámica de trabajo en equipo

El Plan motivacional para la empresa Colchones Aroma, será organizado por el cuerpo

administrativo como lo es Talento Humano, esto ofrecerá premios, beneficios sociales, premios

de reconocimiento, flexibilidad laboral, actividades de integración y actividades de capacitación.

 Premios: tienen que ver con pagos extras por lograr objetivos grupales e individuales. En tareas

extras asignadas a grupos se ofrecen talonarios para un almuerzo gratuito al equipo o al miembro

del equipo que haya desempeñado mejor la tarea.

 Beneficios sociales: Se regalará un colchón al mejor empleado del año

 Premios de reconocimiento: aquellos empleados que demuestren su eficiencia mes a mes, se les

dará una certificación y será exaltado en carteleras dentro de la compañía.

 Flexibilidad laboral: Generar un espacio para la celebración de cumpleaños por mes en la

empresa.

 Equilibrio entre vida laboral y personal: Se impulsa a la gente a que se retire cuando termina

la jornada laboral (para que no se queden tiempo de más terminando un trabajo).

 Actividades de integración: Torneos de fútbol y de baloncesto, maratones, actividades como

competiciones de tiro al blanco, tejo, rana, concurso de dibujos para los hijos de los empleados,

entre otras.

Actividades de capacitación: Estas con el fin de potencializar habilidades para destacar dentro

de la empresa y que también pueden ofrecerse por medio de la elaboración y distribución de

material de apoyo como impresos, boletines virtuales, etc. Adicionalmente a este tipo de capacitación

también incluir temas de crecimiento y motivación personal, ya que hay que tener en cuenta que

todas las actividades anteriormente mencionadas apuntan principalmente a lo económico y

competitivo y en casos dónde se llega al punto donde el factor dinero ya no es suficiente para

desarrollar eficazmente su labor o quizá en momentos de crisis se hace necesario este tipo de

motivación, valorando que su opinión cuenta, hacerle sentir parte de un equipo o que con su

trabajo esta haciendo un aporte significativo a la humanidad y que con su actividad está siendo

parte en un cambio o propósito mayor, como por ejemplo el caso de los empleados de la

empresa Tesla Motor, donde manifiestan que a pesar de lo duro que es el trabajo, son

motivados por que se sienten parte de un cambio significativo para el mundo como lo es lograr

esa transición al uso de coches eléctricos.

 Conclusiones

 Por medio del trabajo logramos identificar los tipos de comunicación que existen dentro

de una organización.

 Se comprendido la importancia de crear canales de comunicación efectivos dentro de una

empresa, ya que todos estos protocolos ayudan al desempeño óptimo de cualquier

empresa.

 Se desarrollo un adecuado protocolo de comunicaciones internas como externas en pro a

mejorar relaciones entre empleados

 Se realizó un plan de motivación para la empresa Colchones Aroma con el objetivo

motivar para lograr un mejor desempeño, mejorar el clima de trabajo o lograr una

fidelización a la empresa entre otros objetivos.

 El poder definir los tipos de comunicación, diseñar los protocolos de comunicación

interna y externa así como la realización de un plan de motivación que dinamice el

trabajo en equipo, permitirá tener una mayor gama de posibilidades, consejos prácticos y

sencillos que contribuirán a mejorar la comunicación no solo en las empresas donde cada

uno labora sino que además favorecerán las relaciones en cualquier otro ámbito de la

vida social fuera de la empresa.

 Referencias

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true

&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live

Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa. Madrid,

ES: Editorial CEP, S.L. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=10820412&p00=comu

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