PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

SISTEM MANAJEMEN KINERJA

Apa itu Sistem Manajemen Kinerja?

Manajemen kinerja bukanlah bidang yang mudah dinavigasi. Ini terus berkembang. Tren
manajemen kinerja baru muncul setiap tahun dan terlalu sering, departemen sumber daya
manusia melakukan kesalahan. Karyawan dibiarkan merasa kempes, tidak termotivasi,
dan tidak terlibat, dan manajer frustrasi pada tingkat kinerja tim dan karyawan yang
buruk. Untungnya, semakin banyak perusahaan yang sadar akan pentingnya (dan manfaat
yang dihasilkan) dari sistem manajemen kinerja yang efektif. Langkah pertama menuju
revitalisasi dan meningkatkan proses kinerja yang ada adalah untuk memahami apa
sistem manajemen kinerja yang efektif.

Ketika membahas manajemen kinerja, banyak orang langsung memikirkan proses

peninjauan kinerja tahunan. Tetapi penilaian kinerja hanya satu komponen dari apa yang
dianggap sebagai manajemen kinerja. Salah satu definisi terbaik manajemen kinerja
disediakan oleh Michael Armstrong dalam Handbook of Performance Management, yang
dengan cermat dan jelas menjabarkan siklus manajemen kinerja Armstrong:

“Manajemen kinerja adalah proses berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja dengan

menetapkan tujuan individu dan tim yang diselaraskan dengan tujuan strategis organisasi,
merencanakan kinerja untuk mencapai tujuan, meninjau dan menilai kemajuan, dan
mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan orang . "

Poin kunci di sini adalah bahwa manajemen kinerja adalah proses yang berkelanjutan -
bukan kegiatan setahun sekali. Manajemen kinerja yang berkualitas harus, oleh karena
itu, menyatukan sejumlah kegiatan yang berbeda dan terintegrasi untuk membentuk
"siklus manajemen kinerja" yang berkelanjutan, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Sistem manajemen kinerja adalah pendekatan sistematis untuk mengukur kinerja

karyawan. Ini adalah proses yang melaluinya organisasi menyelaraskan misi, sasaran, dan
tujuan mereka dengan sumber daya yang tersedia (mis. Tenaga Kerja, materi, dll), sistem,
dan menetapkan prioritas.

Kerangka administrasi pelaksanaan adalah prosedur konstan untuk mengkarakterisasi dan

menyampaikan bagian kegiatan dan tugas, keinginan pelaksanaan, tujuan dan mengatur
kebutuhan mereka antara bos (administrator) dan bawahan (pekerja). Ini menggabungkan
asosiasi, kantor, dan perwakilan, tujuan bersama, dan target yang sejalan dengan
kerangka kerja dan aset. Ini adalah saluran untuk memberikan kejelasan tentang tujuan
dan juga untuk meningkatkan proses bisnis melalui berbagai metode dan mekanisme.
Kesenjangan kompetensi, keterampilan dan pengetahuan juga diidentifikasi melalui
proses ini yang dapat ditingkatkan dengan memberikan bimbingan, pelatihan, pembinaan
dan pendampingan kepada karyawan atau tim di berbagai tingkat dan penunjukan. Ini
mengoptimalkan hasil melalui saluran dan proses roper yang mengurangi konflik dan
keluhan di antara tim atau karyawan. Karena setiap individu jelas tentang harapan dari
perannya dan berusaha untuk memenuhi standar kinerja.

Proses ini dapat diterapkan ke departemen / fungsi tunggal atau ke seluruh organisasi. Ini
bertujuan untuk terus memantau dan mengukur standar kinerja terhadap sasaran dan
sasaran yang diinginkan.

Tujuan Menerapkan Sistem Manajemen Kinerja

Mengelola kinerja karyawan adalah tujuan utama membangun sistem Manajemen Kinerja
yang sistematis di suatu organisasi. Enam proses utama server ini di perusahaan:

1. Strategis

Sistem yang dikelola kinerja adalah alat yang harus sejajar dengan tujuan organisasi
secara keseluruhan diikuti melalui tujuan departemen dan tujuan individu. Dengan kata
lain, tujuan strategis organisasi harus dikaitkan dengan setiap kegiatan yang dilakukan
oleh setiap departemen atau karyawan.

2. Administratif

Sistem manajemen kinerja juga menetapkan faktor penentu promosi, penurunan pangkat,
kenaikan gaji, pemindahan, dan pemutusan hubungan kerja karyawan. Hal ini
memungkinkan untuk mengidentifikasi karyawan yang berprestasi, yang tidak
berprestasi, atau yang berkinerja rendah di suatu organisasi. Ini sesuai dengan kompetensi
dan tingkat keterampilan karyawan. Oleh karena itu, jelas mendefinisikan peran
administratif juga dan mendukung keputusan manajemen.

3. Komunikasi

Ini adalah saluran komunikasi yang efektif untuk memberi tahu karyawan tentang tujuan,
tanggung jawab pekerjaan, hasil kerja utama dan standar kinerja mereka. Lebih lanjut, ini
juga merupakan metode struktur untuk menunjukkan bidang utama peningkatan yang
dibutuhkan oleh karyawan untuk mengimprovisasi kinerjanya. Dengan kata lain, ini
menyediakan platform untuk belajar dan melatih keterampilan, dan pengetahuan untuk
kinerja dan hasil yang lebih baik.

4. Pembangunan

Ini adalah metode struktur untuk mengkomunikasikan umpan balik positif, area
perbaikan, dan rencana pengembangan. Manajer dapat menggunakan berbagai metode
seperti pelatihan, pendampingan, pelatihan dll. Dan mereka anggota tim mereka untuk
melakukan lebih baik.

5. Pemeliharaan Organisasi

Sistem manajemen kinerja adalah tolok ukur untuk mengukur prestasi karyawan,
departemen, dan organisasi serta mengevaluasi kesenjangan kinerja melalui berbagai alat
dan teknik. Oleh karena itu, ia memelihara kesehatan organisasi dan standar kinerjanya.

6. Dokumentasi

Tinjauan, umpan balik, dan formulir manajemen kinerja harus didokumentasikan dan
dikelola secara berkala oleh setiap organisasi. Ini akan memungkinkan mereka untuk
melihat ke depan, menetapkan target baru, mendesain kebutuhan pengembangan,
merancang pelatihan dan program pembelajaran, dan pengembangan karir karyawan dan
departemen. Oleh karena itu, ini membantu dalam mengarahkan kebutuhan organisasi ke
tujuan yang diinginkan.

Manfaat Manajemen Kinerja

Dalam lingkungan global saat ini di mana pasar berkembang dengan sangat cepat,
penting bagi organisasi untuk memahami manfaat manajemen kinerja. Karenanya,
mengelola kinerja karyawan adalah kebutuhan utama sebuah organisasi. Karyawan
dianggap sebagai aset oleh organisasi. Sistem manajemen kinerja memberikan berbagai
manfaat bagi organisasi, yaitu sebagai berikut:

·0 mendukung untuk menyediakan data untuk menemukan kesenjangan keterampilan

dan pengetahuan karyawan untuk melakukan improvisasi melalui pelatihan,
pelatihan, dan sistem bimbingan.

·1 memotivasi karyawan untuk mengambil tantangan baru dan berinovasi melalui

proses struktur.

·2 memberikan peluang baru bagi karyawan untuk pertumbuhan dan perkembangan

mereka dalam karir profesional mereka

·3 meredakan keluhan dan konflik di antara anggota tim melalui sistem evaluasi kinerja
yang tepat.

·4 menilai kinerja karyawan secara adil dan akurat terhadap target dan standar kinerja.

·5 Karyawan akan memungkinkan untuk memberikan hasil yang lebih baik karena
kejelasan target kinerja mereka.

·6 Sistem manajemen kinerja menyediakan platform untuk membahas,

 mengembangkan, dan merancang tujuan individu dan departemen, diskusi
menyeluruh antara manajer dan bawahannya.

·7 Performa di bawah dapat diidentifikasi melalui ulasan kinerja dan dapat

meningkatkan tingkat keterampilan mereka secara objektif. Ini mengukur kebutuhan
pembelajaran melalui rencana pengembangan individu atau rencana peningkatan
kinerja juga.

Apa Tahapan Siklus Manajemen Kinerja?

Tahap pertama dari siklus manajemen kinerja Armstrong adalah fase "Perencanaan"
untuk periode yang akan datang. Perencanaan harus melibatkan:

·8 Menyetujui tujuan SMART

·9 Rencana pengembangan pribadi

·10 Tindakan yang harus diambil dalam beberapa bulan mendatang

·11 Tinjauan persyaratan pekerjaan karyawan, memperbarui profil peran jika perlu.
Secara historis, organisasi cenderung melakukan tahap perencanaan ini setahun sekali.
Namun, dengan lingkungan bisnis yang semakin gesit dan bergerak cepat, banyak
organisasi mengadaptasi proses mereka untuk menetapkan tujuan "jangka pendek" setiap
tiga bulan. Tujuan dan nilai-nilai organisasi harus dimasukkan ke dalam perencanaan
kinerja untuk memastikan bahwa kinerja individu sejalan dengan strategi keseluruhan
organisasi. Secara khusus, setiap tujuan SMART harus berkontribusi untuk mencapai satu
atau lebih tujuan organisasi.

Perencanaan pengembangan pribadi, sementara itu, harus mempertimbangkan perilaku,

keterampilan, atau pengetahuan apa yang perlu dikembangkan individu untuk berhasil
mencapai tujuan mereka dan menjunjung tinggi nilai-nilai organisasi.

Secara tradisional, organisasi telah menempatkan banyak penekanan mereka pada bagian
"Tinjauan" dari siklus - seringkali karena penilaian kinerja diperlukan untuk tujuan
hadiah. Namun, kami selalu menyarankan bahwa itu adalah tahap "Act" dan "Track"
yang paling penting. Tahap-tahap ini adalah di mana kinerja benar-benar disampaikan dan
hasil dicapai. Individu perlu didorong untuk menjadwalkan waktu reguler untuk bekerja
mencapai tujuan dan rencana pengembangan pribadi mereka. Demikian pula, manajer
perlu memeriksa dengan staf mereka secara teratur. Mereka harus sering memberikan
umpan balik yang efektif dan menggunakan keterampilan melatih untuk membantu
anggota tim mereka mengatasi tantangan dan mengidentifikasi peluang untuk
pembelajaran dan peningkatan kinerja. Jika ini dibiarkan hingga peninjauan akhir tahun,
sudah terlambat - tujuan dan rencana pembangunan mungkin hanya akan tercapai
sebagian.

Perhatikan bahwa dalam siklus manajemen kinerja di atas, tidak ada panah di antara
empat tahap. Ini karena, pada kenyataannya, tahapan tidak mengalir satu demi satu. Act
and Track harus berkelanjutan sepanjang tahun. Tinjauan dapat dilakukan kapan saja dan
perencanaan dapat dilakukan beberapa kali sepanjang tahun dan dikunjungi kembali
ketika kebutuhan bisnis berubah.

Komponen Sistem Manajemen Kinerja

Perusahaan perlu membangun sistem manajemen kinerja yang komprehensif yang

memiliki komponen-komponen berikut:

1. Perencanaan - Menetapkan sasaran kinerja dan ekspektasi perilaku

·12 Bidang hasil utama

·13 Indikator kinerja utama

·14 Kompetensi yang lebih jelas, indikator perilaku dan standar

2. Pemantauan - Membuat mekanisme untuk pemantauan kinerja secara teratur dan
memberikan umpan balik.

·15 Kartu Skor dan Dasbor

·16 Mekanisme umpan balik

3.Mengembangkan - Mengklarifikasi tanggung jawab manajer untuk mengembangkan

kapasitas untuk kinerja melalui pembinaan dan pelatihan

·17 Diskusi kinerja dan taktik pelatihan

·18 Memaksimalkan efek pelatihan pada kinerja

4. Penaksiran - Membuat alat untuk menghasilkan indikator kinerja utama untuk evaluasi
kinerja dan melengkapi manajer untuk menangani diskusi kinerja secara lebih efektif.

·19 Skor penghasil otomatis untuk indikator kinerja utama

·20 Teknik untuk penilaian kompetensi yang lebih objektif

·21 Teknik diskusi Penilaian Kinerja

5. Penghargaan - Menetapkan kebijakan untuk penggunaan hadiah yang lebih efektif

untuk memperkuat kinerja positif.

·22 Bermigrasi ke sistem penghargaan baru yang memperkuat dan mendorong kinerja
positif yang konsisten.

Apa itu Sistem Manajemen Kinerja?

Sistem yang memfasilitasi pencapaian tujuan individu dan perusahaan. Sistem

Manajemen Kinerja memungkinkan Anda untuk melacak dan memantau kinerja masing-
masing karyawan, departemen, dan organisasi secara keseluruhan.

Sistem ini sering didasarkan pada kompetensi spesifik organisasi dan pekerjaan yang
perlu diperoleh untuk kinerja pekerjaan yang sukses.

Komponen yang termasuk dalam sistem Manajemen Kinerja meliputi:

·23 Daftar Prestasi

·24 Tujuan dan sasaran

·25 Hasil dari Proses Umpan Balik 360 Derajat

 ·26 Peringkat Pengawas

·27 Rencana Pengembangan Individu

Langkah-langkah khas dalam administrasi proses Manajemen Kinerja meliputi:

Proses Multi-Langkah

Langkah 1: Penilaian Mandiri Karyawan

Selama langkah ini, karyawan akan memasukkan tujuan, sasaran, prestasi, dan tanggapan
penilaian diri mereka (jika proses umpan balik 360 derajat disertakan). Informasi ini
awalnya dibuat oleh karyawan. Setelah dimasukkan secara online, formulir tersebut
kemudian dikirim ke manajer dengan informasi ini sudah disediakan oleh karyawan.

Langkah 1a: (opsional) Umpan balik dari Peers dan Direct Report

Proses manajemen kinerja dapat mencakup Umpan Balik 360 Derajat juga untuk
memberikan input tambahan ke dalam kinerja pekerjaan karyawan. Umpan balik ini akan
disertakan dengan informasi yang disampaikan kepada manajer untuk ditinjau.

Langkah 2: Penilaian Manajer Awal

Manajer dapat meninjau pernyataan yang dibuat oleh karyawan. Manajer menggunakan
informasi ini untuk menentukan peringkat pada berbagai ukuran kinerja pekerjaan. Jika
proses umpan balik 360 derajat disertakan, manajer akan memiliki kesempatan untuk
menyelesaikan penilaian itu sebagai bagian dari formulir ulasan mereka. Manajer mengisi
formulir dengan membuat peringkat keseluruhan akhir karyawan. Formulir kemudian
dikirim kembali ke karyawan untuk komentar tambahan / tindak lanjut.

Langkah 3: Karyawan Meninjau peringkat dari Manajer dan memasukkan

komentar akhir

Karyawan memiliki kesempatan untuk meninjau penilaian manajer. Karyawan tersebut

kemudian diberi kesempatan untuk menambahkan komentar akhir ke dalam formulir
penilaian. Formulir tersebut kemudian dikirim kembali ke manajer untuk mendapatkan
komentar akhir mereka.

Langkah 4: Manajer Menambahkan Komentar Akhir

Manajer memiliki kesempatan untuk meninjau komentar akhir oleh karyawan dan
menambahkan komentar akhir dari perspektif manajer. Pada titik ini, formulir dicetak dan
ditandatangani atau dikirim ke departemen SVP atau SDM untuk ditinjau.

Langkah 5: (opsional) Tinjau oleh SVP atau HR

Beberapa sistem penilaian kinerja mungkin memerlukan tinjauan penilaian oleh SVP atau
departemen SDM.

Sistem Manajemen Kinerja yang Efektif:

·28 Adil, konsisten, dan dapat diandalkan

·29 Gunakan ukuran kinerja yang telah ditetapkan

·30 Didukung oleh manajer dan eksekutif

·31 Mengkomunikasikan harapan kinerja secara teratur

·32 Meminta pertanggungjawaban karyawan atas tindakan mereka

·33 Mempromosikan pengembangan karyawan yang berkelanjutan

·34 Fleksibel dan efisien

·35 Menyelaraskan tujuan individu ke departemen dan organisasi

·36 Berusaha memaksimalkan kinerja karyawan

·37 Dapat digunakan untuk perencanaan suksesi

·38 Menghubungkan kinerja dengan kompensasi, penghargaan, dan pengakuan

Apa tanggung jawab karyawan?

·39 Mencari umpan balik yang konstruktif dari orang lain

·40 Terlibat dalam kegiatan pengembangan profesional

·41 Pantau kinerja mereka sepanjang tahun

·42 Lakukan penilaian diri

·43 Berpartisipasi dalam Rencana Pengembangan Individu

·44 Kembangkan tujuan yang efektif dan menantang

Apa tanggung jawab manajer / penyelia?

·45 Tinjau kinerja karyawan tepat waktu

·46 Meminta pertanggungjawaban karyawan untuk menyelesaikan proses tepat waktu

·47 Berikan umpan balik kepada karyawan

 ·48 Kenali karyawan atas kontribusi mereka

·49 Pastikan imbalan adil

Sasaran Efektif adalah (SMART):

·50 Specific-Spesifik

·51 Measurable-Terukur

·52 Actionable-Dapat ditindaklanjuti

·53 Realistic-Realistis

·54 Timely-Tepat waktu

Bagaimana Proses Manajemen Kinerja digunakan?

Proses-proses ini sering diberikan setiap tahun. Mereka dapat diberikan sesering setiap 3
bulan (triwulanan). Proses ini didorong oleh dokumen-dokumen seperti Deskripsi
Pekerjaan, persyaratan posisi, tujuan dan sasaran departemen. Ukuran kinerja seperti
unit / biaya / kesalahan / produktivitas dapat digunakan untuk menentukan tingkat kinerja
pekerjaan yang dapat diterima.

Proses-proses ini dapat digunakan untuk menentukan kompensasi seperti bonus / gaji,
gaji variabel, dan / atau kenaikan gaji. Proses-proses ini dapat digunakan untuk memberi
penghargaan dan mengenali karyawan atas kinerja pekerjaannya yang luar biasa.

Layanan Cloud (Cloud Services)

Proses manajemen kinerja dapat dengan mudah dikelola melalui formulir dan basis data
berbasis cloud. Tidak hanya dalam memantau kinerja, tetapi juga dalam melacak
langkah-langkah, sasaran, dan sasaran. Selain itu, layanan cloud berperan penting dalam
mengumpulkan dan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Misalnya, Proses
Manajemen Kinerja dapat menggunakan informasi dari masing-masing uraian pekerjaan
sebagai kriteria, gabungan input dari survei Umpan Balik 360-Derajat, dan formulir
Penilaian Supervisor. Sumber-sumber yang bervariasi ini semuanya berbasis komputer
dan Sistem Manajemen Kinerja dapat membantu menyusun dan mengatur informasi
tersebut.

Proses Manajemen Kinerja

·55 Menggabungkan Kriteria dari Deskripsi Pekerjaan

·56 Termasuk berbagai ukuran kinerja

 ·57 Termasuk Penilaian Mandiri

·58 Termasuk umpan balik dari Peers dan Direct Report

·59 Mungkin memerlukan peninjauan oleh kepemimpinan senior dan / atau SDM

·60 Dilakukan Setiap Tahun, tiga bulanan, atau mungkin memiliki komponen
sepanjang tahun

·61 Menggunakan kriteria terukur obyektif

Penilaian Kinerja Tradisional

·62 Dikelola oleh Supervisor

·63 Formulir Standar yang umum bagi semua karyawan

·64 Tidak perlu ditinjau oleh orang lain

·65 Dilakukan setiap tahun

·66 Kriteria untuk evaluasi mungkin tidak cocok dengan tugas atau deskripsi
pekerjaan aktual karyawan

·67 Kriteria untuk evaluasi mungkin tidak jelas dan tunduk pada interpretasi dan
subjektivitas

6 Elemen Vital Sistem Manajemen Kinerja Yang Efektif

Kadang-kadang ketika saya dengan grup besar saya mengajukan dua pertanyaan. Yang
pertama, "Siapa yang memiliki tinjauan kinerja tahun lalu?" Akan menghasilkan sebagian
besar tangan naik. Saya menindaklanjuti dengan bertanya, "Siapa yang memiliki
pengalaman yang benar-benar positif dalam ulasan kinerja itu?" Tanpa diduga, hanya
beberapa tangan yang akan naik.

Apa yang salah dengan manajemen kinerja?

Ulasan kinerja cenderung berfokus pada masa lalu. Mereka adalah tampilan di kaca spion
alih-alih melalui kaca depan dan merencanakan masa depan yang lebih cerah. Penelitian
telah menunjukkan hasil ini dalam hasil negatif lebih dari 30% dari waktu dan juga dapat
merusak harga diri orang. Karyawan menyesalkan bahwa ulasan ini terutama berfokus
pada acara terbaru daripada kinerja seiring waktu. Mereka mencatat bahwa para manajer
akan sering membawa bias juga. Memang, penelitian lain menunjukkan bahwa sering
kolega langsung memiliki pandangan yang lebih akurat tentang kinerja seseorang
daripada manajer. Akhirnya, hasil menunjukkan ulasan ini jarang akan meningkatkan
kinerja, meskipun prosesnya merupakan investasi besar waktu manajer, selain menjadi
penguras emosi bagi banyak orang.

Karena masalah ini, organisasi telah bereksperimen dengan sejumlah perbaikan.

Beberapa telah menghilangkan aturan sama sekali dan membiarkan orang mengatur diri
mereka sendiri. Mereka hanya merekomendasikan umpan balik positif, dan
menghilangkan penilaian tradisional secara bersamaan. Yang lain mengambil ekstrem
yang berlawanan, dengan rencana triwulanan yang terperinci dan laporan rutin oleh
karyawan tentang kegiatan dan hasil mereka. Yang lain telah mencoba teknik penilaian
yang berbeda, menanyakan apakah Anda ingin orang ini menjadi anggota tetap tim Anda,
atau apakah orang ini menerima bonus maksimum.

Ketika sistem manajemen kinerja dilakukan dengan baik, ada hasil positif. Dengan tidak
adanya sistem, umpan balik antara pemimpin dan karyawan lebih jarang atau sering tidak
ada. Organisasi membutuhkan sistem yang menetapkan tujuan dan menetapkan rencana
kerja. Kompensasi membutuhkan dasar pemikiran untuk administrasi. Selain itu,
penilaian berkala memberikan perlindungan hukum bagi perusahaan dalam kasus
penurunan pangkat atau pemutusan hubungan kerja. Yang lebih penting lagi, karyawan
menginginkan umpan balik tentang kinerja mereka dan perlu tahu bagaimana mereka
dapat meningkatkan kinerja dan memajukan karier mereka.

Setiap organisasi perlu menemukan jalan tengah karena manajemen kinerja, dalam
beberapa bentuk, diharuskan untuk tetap, sementara pada saat yang sama ada mandat
yang jelas untuk perubahan.

Membangun Sistem Manajemen Kinerja yang Sukses

Berikut ini adalah beberapa elemen kunci yang dapat meningkatkan kualitas sistem
manajemen kinerja Anda.

1. Sistem harus akurat dan adil. Seorang manajer tidak selalu melihat kinerja karyawan
secara akurat atau komprehensif. Hanya dengan memperoleh banyak perspektif, sistem
dapat mencapai keadilan dan akurasi. Kinerja individu selalu merupakan kombinasi dari
keterampilan dan kemampuan seorang individu yang ditempatkan dalam konteks
pekerjaan. Beberapa pekerjaan mudah dan yang lainnya sulit.

2. Sistem harus efisien. Dalam beberapa kasus, sistem dapat menghabiskan banyak
waktu. Mereka akhirnya mengurangi kinerja alih-alih meningkatkannya. Program ini
harus lebih dari sekadar proses “pengecekan kotak” atau tumpukan dokumen. Intinya, itu
harus meningkatkan kinerja orang.

3. Sistem harus meningkatkan kinerja; tidak hanya mengukur terhadap batas bawah.
Praktik manajemen kinerja tradisional telah berfokus pada memastikan bahwa bawahan
memenuhi harapan kinerja minimal, daripada melihat potensi batas atas. Sistem yang
efektif harus secara jelas menghubungkan kinerja individu dengan tujuan strategis
organisasi dan inisiatif saat ini. Itu harus menekankan budaya mengambil tanggung
jawab, yang melampaui membuat orang hanya merasa bertanggung jawab.

4. Keputusan kompensasi harus merupakan produk sampingan dari manajemen kinerja.

Keputusan kompensasi tidak boleh menjadi alasan utama keberadaannya, dan
kompensasi juga tidak boleh berada di kursi pengemudi. Kami berpendapat bahwa hanya
satu diskusi setiap tahun yang harus berurusan dengan kompensasi. Lebih jauh lagi,
kenyataannya adalah bahwa sebagian besar kenaikan gaji didorong oleh perubahan biaya
hidup. Perbedaan kenaikan untuk sebagian besar orang di tengah kurva sangat kecil. Ya,
ada beberapa orang di ekstrem yang kompensasinya akan sangat dipengaruhi oleh sistem
manajemen kinerja. Beberapa pemain yang lebih miskin akan mendapat kenaikan gaji
minimal atau tidak sama sekali. Di ujung lain, beberapa pemain top akan mendapat
kenaikan gaji besar. Organisasi mulai menyadari bahwa banyak kelompok orang di dalam
perusahaan mereka tidak terdistribusi dengan rapi pada kurva normal.

5. Sistem harus menggunakan banyak sumber data. Setiap sistem harus menggunakan
beberapa bentuk umpan balik multi-penilai. Manajer yang hanya mengandalkan persepsi
mereka tentang kinerja seseorang akan memperkenalkan sejumlah "bias penilai". Manajer
dapat mengumpulkan beberapa input secara tidak resmi. Manajer juga dapat
menggunakan beberapa instrumen untuk mengumpulkan data ini. Ketika pandangan
manajer ditambah dengan dua rekan dan dua bawahan, bias penilai dihapus,
memungkinkan sistem untuk mengevaluasi kinerja secara akurat.

6. Proses harus mencakup pengembangan formal tentang keterampilan pembinaan.

Elemen umum dalam sebagian besar sistem manajemen kinerja yang baru-baru ini
diterapkan adalah percakapan pelatihan yang sering. Namun, melatih dan memberikan
umpan balik kepada orang lain adalah keterampilan yang tidak datang secara alami
kepada semua orang. Berita baiknya adalah manajer dapat memperoleh keterampilan ini
melalui metode pembelajaran formal yang mencakup:

• Mengklarifikasi hasil yang dicari dari pembinaan percakapan.

• Memahami langkah-langkah tindakan spesifik yang diperlukan.

• Mengamati pembinaan orang lain dengan benar (langsung atau di video). Tidak ada
yang sebanding dengan menonton seseorang melakukannya dengan benar.

• Berlatih dan berlatih keterampilan itu sampai Anda memperoleh kompetensi dan
kepercayaan diri dalam menggunakannya dalam situasi nyata.

Singkatnya, manajemen kinerja perlu direnovasi, bukan dibuang. Ini harus mencakup
proses baru yang mengambil keuntungan lebih dari pandangan bos langsung dan yang
menekankan masa depan lebih dari masa lalu. Ini harus mengeksplorasi batas kinerja atas
daripada mengukur terhadap minimum. Agar berhasil, renovasi harus menjaga elemen
positif dari sistem masa lalu, menghilangkan masalah utama dari proses saat ini, dan
memenuhi tujuan dari pendekatan yang lebih modern dan efektif untuk mencapai tujuan
manajemen kinerja.

Implementasi PMS yang Efektif bagi Karyawan Milenial

Sebagai generasi yang tumbuh dan berkembang di era millennial, tentu terdapat
perbedaan yang dirasakan bagi generasi sebelumnya, tidak terkecuali sumber daya
manusia di era Gen X maupun baby boomers. Generasi saat ini adalah generasi yang
memiliki pride tinggi dan ingin selalu diapresiasi oleh lingkup mereka berada. Mengacu
pada fenomena tersebut, tentu perusahaan harus memiliki strategi khusus untuk dapat
membuat karyawan bekerja lebih efektif dengan mengoptimalkan seluruh kemampuan
mereka. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja
karyawan adalah dengan implementasi Performance Management System.

Performance Management System adalah suatu proses yang digunakan untuk melakukan
identifikasi, pengukuran, evaluasi, perancangan perbaikan sekaligus pemberian
penghargaan bagi karyawan yang memiliki performa baik. Adapun tools Performance
Management System yang umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan adalah KPI
(Key Performance Indicator) dan Performance Appraisal. KPI memiliki tujuan untuk
mengukur serta membandingkan kinerja dalam memenuhi tujuan strategis dan
operasional perusahaan dengan berdasar pada sumber data yang jelas, sedangkan
Performance Appraisal memiliki tujuan untuk mengevaluasi atau menilai prestasi kerja
karyawan dengan berdasar pada aspek kompetensi yang telah ditetapkan.

Penerapan Performance Management Systemdalam persaingan bisnis yang ketat seperti

saat ini merupakan salah satu pendekatan terbaik guna meningkatkan motivasi kerja
karyawan, mendorong produktivitas dan menghasilkan dampak nyata bagi perkembangan
bisnis perusahaan. Karenanya, penting bagi para pemilik usaha dan praktisi HR untuk
mendalami Performance Management System agar dapat menerapkannya secara efektif.

Bagi perusahaan, Performance Management System juga memiliki manfaat tersendiri.

Perusahaan dapat mendeteksi lebih awal terkait perilaku kerja yang tidak sesuai atau
kurang kontributif terhadap tujuan/target organisasi. Dengan hal tersebut, kesalahan,
inefektivitas kerja, bahkan pelanggaran dapat diminimalisir sejak awal. Proses
monitoring ini akan berjalan lebih baik dengan adanya coaching dan review secara terus
menerus. Selain itu, Performance Management System juga membantu organisasi untuk
mendokumentasikan kinerja karyawan dengan rapi. Dari dokumentasi tersebut, organisasi
dapat mengumpulkan fakta-fakta kinerja karyawan.

Disisi lain, Performance Management System dapat digunakan sebagai dasar dalam
menindaklanjuti penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan, seperti
karyawan yang melakukan pelanggaran, merugikan nama baik perusahaan atau bahkan
fraudmelalui tersedianya data-data faktual yang terkumpul selama proses implementasi
Performance Management tadi. Tanpa adanya bukti faktual, akan menjadi sulit bagi
perusahaan untuk melakukan tindakan yang semestinya kepada karyawan. Dapat
dikatakan Perfomance Management memiliki andil besar bagi terciptanya hubungan
industrial yang baik dalam perusahaan.

Untuk dapat lebih mengoptimalkan fungsi Performance Management System, berikut

adalah tahapan-tahapan penting yang harus diperhatikan dalam proses implementasi,
diantaranya :

1.Tahap Perencanaan

Pada tahap ini harus ditetapkan dengan jelas mengenai tujuan yang hendak dicapai oleh
suatu perusahaan, yakni mencakup target kualitas maupun kuantitas dari output yang
dihasilkan. Untuk KPI, tujuan yang ditetapkan harus memenuhi kaidah SMARTA, yaitu
Specific, Measurable, Agreeable, Reliable, Time Bound, dan Achievable. Sedangkan
untuk Performance Appraisal harus mulai didiskusikan terkait aspek kompetensi yang
ditetapkan untuk masing-masing pemegang jabatan

2.Tahap Pengelolaan Kinerja

Tahap ini merupakan realisasi dari tahapan sebelumnya. Artinya, rencana kerja yang telah
dibuat sebelumnya harus bisa terealisasi dan bisa mencapai target yang telah ditetapkan.
Pada tahap ini Manager memiliki peran yang sangat strategis, yaitu :

·68 Memberikan bantuan yang bersifat praktis sesuai dengan kebutuhan

·69 Menjamin bahwa karyawan benar-benar telah memahami terhadap tujuan dan
target yang hendak dicapai

·70 Memberikan training atau pelatihan sesuai dengan kebutuhan karyawan

·71 Menyesuaikan prioritas dan target bila sewaktu-waktu terjadi perubahan

3.Tahap Penilaian

Tahapan ini diperlukan sebagai sarana evaluasi terhadap kinerja masing-masing karyawan
untuk mengetahui apakah target telah tercapai. Idealnya, Performance Appraisal
dilaksanakan setahun sekali, sedangkan KPI dilaksanakan secara terus menerus sepanjang
siklus tahunan dengan review secara periodik guna mengantisipasi kendala-kendala
teknis yang terjadi sepanjang proses operasional kerja periodik.

4.Penghargaan
Karyawan berhak mendapatkan reward dan punishment berdasarkan pada objektivitas
hasil penilaian atau pengukuran kinerja yang telah dilakukan sebelumnya

Dengan penerapan tahap implementasi Performance Management System secara

sistematis, maka kedepan sumber daya manusia akan terkelola baik dengan
mengedepankan objektivitas penilaian terhadap pencapaian kinerja seluruh sumber daya
manusia. Selain itu, seluruh sumber daya manusia juga akan lebih bersemangat dalam
memberikan performa terbaik mereka.

Disisi lain, guna mengoptimalkan proses implementasi Performance Management

System, diharapkan seluruh pihak baik manajemen maupun sumber daya manusia lainnya
turut berkontribusi secara aktif serta berkomitmen kuat untuk dapat mengoptimalkan
fungsi Performance Management System itu sendiri. Dengan demikian, proses penerapan
Performance Management System tentu dapat bermanfaat secara optimal bagi perusahaan
maupun masing-masing karyawan dalam memberikan kontribusi terbaik yang dimiliki.

https://www.hrhelpboard.com/performance-management/performance-management-
system.htm

https://exeqserve.com/our-hr-consulting-services/performance-management-system/

https://www.clearreview.com/resources/guides/what-is-effective-performance-
management/

https://hr-survey.com/PerformanceManagement.htm

https://www.forbes.com/sites/jackzenger/2017/02/16/the-6-vital-elements-of-effective-
performance-management-systems/#5db9314a618e

https://kissflow.com/hr-process/performance-management/performance-management-
system/

http://www.jtanzilco.com/blog/detail/1072/slug/implementasi-performance-management-
system-yang-efektif-bagi-karyawan-millennial

https://www.mbaskool.com/business-concepts/human-resources-hr-terms/3552-
performance-management-system.html