INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

TUTOR (A)

CLAUDIA SUAREZ CASTRO

JOHANNA DE LA PUENTE TORRES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

2019
 INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

Los sistemas de organización de documentos tienen como propósito fundamental la

implementación de buenas prácticas que permitan sistematizar y realizar de manera eficiente la
gestión de documentos en cualquier organización.

Como es conocido, la eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a la información,

gracias a la correcta ubicación de los documentos. Por tanto la adopción de un sistemas de
organización documental es sin duda una práctica que toda organización debería realizar en pro
del mejoramiento de los mecanismos de acceso, conservación y resguardo de la información de su
fondo documental.

OBJETIVO

Presentar un diagnóstico, donde defina si el caso seleccionado cumple o no cumple con los
elementos de preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora
respecto de lo encontrado.
CASO DE ESTUDIO

El Laboratorio X es un laboratorio de medición adscrito a una institución de Investigación y

desarrollo sin fines de lucro que realiza diversos ensayos y pruebas para la evaluación de una
amplia gama materiales. La función principal de este laboratorio es realizar las pruebas y ensayos
requeridos para el desarrollo de los proyectos de investigación de la institución a la que pertenece.
Adicionalmente el laboratorio presta servicios tanto internos como externos, a otros laboratorios,
empresas e instituciones que también realizan proyectos de investigación y desarrollo afines al
área de aplicación de los métodos y equipos que se manejan en dicho laboratorio.

Debido al enfoque netamente científico de la institución, la gestión logística de cada dependencia

se realiza de manera descentralizada e independiente, por lo que no existen criterios de unificación
globalizados. En este sentido, la gestión del laboratorio la realiza el jefe del laboratorio bajo su
criterio personal, por lo que las actividades del laboratorio están centradas en realizar los ensayos
y pruebas técnicas requeridas para el desarrollo de los proyectos y mantener la producción
científica.

Este laboratorio opera desde hace 20 años, desde que fue reinstalado y actualizado bajo una nueva
gestión luego de haber sido cerrado por casi 15 años, por lo que la mayoría de los equipos
prácticamente inoperativos fueron desincorporados. Posee 4 unidades operativas con funciones
diferentes, pero complementarias. Maneja un promedio de 3 proyectos de investigación al año y
constantemente incorporan nuevos equipos y desarrollan nuevas técnicas de ensayo.

* La evaluación presentada a continuación fue tomada de un caso real vigente, sin embargo por
cuestiones de confidencialidad el nombre del laboratorio y de la institución han sido modificados

EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO

A continuación se presenta la evaluación diagnostica realizada al laboratorio del caso planteado en

cuanto a su sistema de organización de documental. El diagnóstico fue dividido en dos aspectos a
considerar:

1. Ordenación documental

2. Unidades de conservación
1. Ordenación documental.

En el laboratorio P no posee un sistema de ordenación documental, las unidades productoras de

documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus documentos, según el criterio subjetivo
del personal que lo tramite, en la mayoría de los casos se depende de la memoria de la persona
que los archivo para poder ubicar un documento, en especial si son de valor administrativo.

La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si son agrupados en
relación a las funciones que les competen.

Los documentos de valor técnico, debido a su uso constante son los que se encuentran mejor
organizados, por ejemplo las publicaciones científicas se agrupan según el tema que tratan, y
poseen carpetas con normas para la realización de ensayos. Sin embargo los manuales de los y las
especificaciones técnicas equipos son guardados al azar, lo que en muchos casos ha ocasionado
retrasos cuando por ejemplo se requiere reparar un equipo y no logran ubicarse los planos
electrónicos del mismo. Algunos manuales son guardados junto con manuales de equipos que han
sido descontinuados.

En cuanto a los documentos de valor administrativo apenas si se agrupan por proyecto y por el año
en que se produjeron, con escasa clasificación documental en cuando a tipo de documento. Las
carpetas de proyectos apenas se ordenan por orden cronológico en la mayoría de los casos
mezclando los asuntos, se mezclan licitaciones de equipos, con convenios de cooperación, en
algunos casos estas carpetas tienen separadores para identificar los tipos documentales como
comunicados internos y externos, aunque no siempre tienen el cuidado de archivar todos los
documentos que se producen, por lo que cuando se requiere evidencia sobre algún proceso, por
ejemplo ubicar el testimonio de una solicitud a la dirección de años anteriores, difícilmente se
encuentra la información.

Los documentos administrativos relacionados con los equipos como ordenes de mantenimiento
reparación y servicios de los equipos, escasamente se encuentran archivadas, y los documentos
relacionados se archivan sin un criterio homogéneo, por lo que se dificulta realizar un seguimiento
del historial de operación y mantenimiento de los mismos, de la misma manera que es
prácticamente imposible encontrar evidencia del proceso de adquisición e instalación de los
mismos.
No se maneja el concepto de expediente, la documentación de algunas actividades de importancia
como convenios institucionales, desarrollo de proyectos es archivada sin ser foliada, y en algunos
casos, en especial a los relativos a años anteriores se ha encontrado que falta documentación o
paginas en algunos documentos, y no existe certeza de cuando se produjo la perdida de parte de la
documentación.

En cuanto a la información guardada en unidades de almacenamiento digital, el laboratorio X

posee una cantidad de disquetes y CD, algunos identificados con nombres que no permiten saber
su contenido de hace 10-15 años, la mayoría de los equipos opera por puertos USB por lo que la
información contenida no solo se desconoce sino que tampoco hay medios para el acceso a ella
dentro del laboratorio. Estos CD y disquetes contienen información teórica y técnica de los
proyectos con más de 10 años, son CD de instalación de los software empleados por los equipos,
corresponden a datos de ensayos realizados, memorias de congresos etc. Algunos están archivados
de dos por carátula.

Por último y no menos importante, no existen criterios de eliminación o conservación de

documentos porque en algunos casos se encontraran junto con los documentos de uso rutinario,
documentos que han perdido vigencia o que datan del ejercicio de hace más de 10 años. Incluso se
encuentran guardados documentos de los equipos descontinuados de más de 20 años. Esto
incluye disquetes y CD que se desconoce la fecha a la que pertenecen.

Diagnóstico: Existe una clara evidencia de la ausencia de procesos de clasificación, valoración,

selección, ordenación y descripción, en todos los documentos que producen las unidades. El
laboratorio no posee criterios unificados para resguardar y conservar sus documentos. Existe una
incertidumbre sobre la ubicación exacta de algunos documentos. No se puede realizar un
seguimiento adecuado del histórico de la mayoría de las actividades administrativas.

2. Unidades de Conservación documental

El laboratorio no posee unidades de conservación documental apropiadas, las carpetas con

diferente valoración se encuentran en estanterías tipo biblioteca, dispuestas al azar, sin un orden
aparente, las carpetas archivadoras se encuentran acostadas ya que los espacios entre los tramos
no permiten colocarlas de forma vertical, lo mismo que los manuales y los instructivos de
operación. Las carpetas en su mayoría contienen más documentos que su capacidad puede
albergar, se encuentran saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado y manipulación.
Estas estanterías de madera fueron instaladas inicialmente, con una finalidad diferente a la
archivar o contener carpetas con documentación.
Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno, los cuales se encuentran atiborrados
de documentación sin clasificar ni ordenar, en estos archivos se encuentran manuales y
documentos de equipos que han sido desincorporados del laboratorio, y documentos
pertenecientes a las operaciones realizadas por el laboratorio anterior de hace 30 años
aproximadamente.

En algunos mesones de trabajo, se encuentran apilados documentos sin clasificar o pertenecientes

al contenido de otras carpetas.

Los documentos generados por cada tipo de ensayo son archivados en gavetas corrientes en
carpetas apiladas en forma horizontal, próximas a los equipos, junto con los manuales, instructivos
de operación y otros documentos, incluso estos documentos son guardados junto con
herramientas de trabajo como destornilladores, espátulas, etc.

El espacio donde se encuentran las estanterías es un espacio cuyo ambiente no es controlado,

algunas estanterías están cerca de las ventanas. El clima del lugar es bastante húmedo además
dentro del laboratorio se realizan prácticas químicas que los exponen a determinadas sustancias y
emisión de vapores que con el tiempo pueden resultar abrasivas para los archivos.

Diagnóstico: El laboratorio X, no cuenta con unidades de conservación adecuada para la

organización de los documentos que produce. Hace un mal uso del mobiliario que emplea para
guardar su documentación. Hace un mal uso de la capacidad nominal de las carpetas y gavetas que
emplea para tal fin. Las condiciones ambientales a la que están expuestos los documentos, pueden
ocasionar daños irreversibles a los mismos.

RECOMENDACIONES

De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizada al Laboratorio X se plantean las siguientes

recomendaciones, con el fin de que puedan implementar un sistema de organización de
documentos apropiado.

En cuanto a la organización documental se recomienda:

1. Identificación de las secciones documentales que corresponden a cada una de las unidades
(Unidad A, B, C, D)

2. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de las unidades de operación que
conforman el laboratorio, las cuales integrarán el fondo documental del laboratorio

3. Agrupar los documentos que reciben, generan, tramitan o conserva cada unidad en series y
subseries documentales.

Por Ejemplo. Proyectos de Investigación, Servicios, Comunicaciones, Cotizaciones, Publicaciones,

Asistencia a Congresos, Normas, Equipos

4. Establecer las subseries documentales de acuerdo a los documentos relacionados con cada
serie. Por ejemplo

Serie: Proyectos de Investigación

Subseries: informes, Ensayos de Caracterización, Cotizaciones, Cartas, Reportes Técnicos, etc.

5. Establecer los tipos documentales que integraran cada subserie documental.

6. Establecer la Valoración documental, es decir determinar el valor administrativo, legal, contable,

técnico o científico de los tipos documentales y establecer el tiempo de conservación en el archivo
de gestión.

7. Establecer el criterio de Ordenación Documental de cada expediente de las series documentales,

el cual puede ser del tipo alfanumérico, numérico o alfabético según sea más conveniente para la
identificación de los documentos.

Por ejemplo puede ser alfanumérico para el caso de los proyectos, considerando el área y el
número que se desarrollan en la unidad y para el caso de los ensayos puede ser numérico teniendo
en cuenta la numeración consecutiva de los ensayos realizados.

8. Mantener el principio de orden original, es decir mantener el orden secuencial del orden
cronológico en el que se recibieron o produjeron los documentos, pero acorde a la clasificación de
la subseries correspondientes.

9. Pueden complementar su Organización con una descripción documental, que puede ser un
inventario de los principales documentos archivados, tal que sea fácil localizar la información
contenida en los documentos de archivo, como por ejemplo una publicación científica con mas de
hace 5 años.
10. Elaborar Tablas de retención documental para determinar la permanencia y conservación de
los documentos.

En relación a las unidades de conservación se recomienda:

1. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea estable, que
cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento adecuado de los
documentos.

2. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario, en el cual los documentos estén menos
expuestos a las condiciones ambientales y químicas del laboratorio y que permita el fácil acceso a
los mismos.

3. Crear un archivo central y un archivo histórico.

4. Establecer un método de almacenamiento de los documentos en el archivo central e histórico,

por ejemplo el uso de cajas de cartón acordes con el volumen de los documentos.

5. Utilizar apropiadamente la capacidad de las carpetas en donde se organicen los documentos.

6. Identificar apropiadamente las carpetas y las cajas, de acuerdo a la clasificación documental

establecida.

7. Utilizar apropiadamente la capacidad tanto de almacenaje como de resistencia del mobiliario

empleado para guardar los documentos.

8. Evitar archivar documentos junto a herramientas y otros objetos.

CONCLUSIONES

La falta de conocimientos teóricos y prácticos para llevar a cabo la organización técnica de la

documentación y el desconocimiento de las ventajas que tiene la implementación de un sistema
de organización documental, es el causa principal de la desorganización observada en el
Laboratorio X.

Aunque el laboratorio P es eficiente en el cumplimiento de sus funciones técnicas, sus malas

prácticas en la gestión de sus documentos, traen como consecuencia un caos a la hora de ubicar
alguna información, ya sea por la incertidumbre para la localización de los documentos o por la
perdida y deterioro de documentos con alto valor documental. Es completamente necesaria una
pronta implementación de un adecuado sistema de gestión de los documentos producidos por el
laboratorio X, ya que sin duda la desorganización documental observada interfiere en el adecuado
funcionamiento de las unidades que lo conforman y representa un obstáculo en el camino hacia el
mejoramiento continuo y el alcance de un nivel de calidad acorde con sus propósitos
institucionales.