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Presentado por:
Ivonne Juliethe Sánchez Cendales
Bleydy Nury Ospina García
Sujey Licett Ducuara Rodríguez
Luis Enrique Camacho Nieto
Asesor:
Ing. Mario Javier Giraldo Ardila M. Sc.
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION ……………………………………………………………4
2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ………………………………………...5
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ……………………………………..5
3.1.Objetivo General …………………………………………………………..5
3.2.Objetivos Específicos……………………………………………………….5
4. JUSTIFICACION ……………………………………………………………6
5. MARCO TEORICO …………………………………………………………..8
6. ESTRUCTURA TECNOLOGICA DE ARL AXA COLPATRIA ………….10
7. ALCANCE DEL PROYECTO ………………………………………………12
7.1.Alcance …………………………………………………………………..12
7.1.1. Alcance Geográfico ……………………………...………………12
7.1.2. Alcance en términos de proceso de negocio …………………...….12
7.1.2.1.Solución de Información……………………………………...12
7.1.2.2.Solución de Integridad………………………………………..13
7.1.3. Gestión del cambio………………………………………………..14
7.1.3.1.Premisas……………………………………………………….14
7.1.3.2.Alcance con términos de aplicación …………………………...15
7.2.Especificaciones técnicas del sistema de información……………………15
7.3.Relación de tablas…………………………………………………………18
7.4.Supuestos…………………………………………………………………..20
7.4.1. Supuestos Generales……………………………………………….20
8. MODELO INTEGRAL DE UNA SOLUCIÓN BI…………………………...21
9. COSTO DEL PROYECTO……………………………………………………22
9.1. Estimación de Costos……………………………………………………..22
9.1.1. Presupuesto…………………………………………………………22
9.2.Control de Costos………………………………………………………….22
10. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ………………………………………...26
10.1. Organización para el proyecto ………………………………………….26
10.2. Perfiles de Cargos del Proyecto …………………………………………27
11. CALIDAD DEL PROYECTO ………………………………………………….31
11.1. Control de Calidad ………………………………………………………31
11.2. Control de los Procesos ………………………………………………….31
11.3. Control final de Entrega ………………………………………………..32
11.4. Control del Producto no Conforme ……………………………………...32
12. PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS ………………………………………….32
12.1. Solicitud de Cambios ……………………………………………………33
12.2. Comité de Evaluación del Proyecto ……………………………………...34
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1. INTRODUCCIÓN
Este Proyecto se ejecuta para la creación de una herramienta que optimiza el proceso de
afiliadas a la ARL AXA Colpatria, permitiendo que la información contenida en la data sea
veraz, precisa, y en tiempo real, de esta forma el área técnica cuenta con la información
necesaria para generar los reportes e informes requeridos por cada una de las dependencias
que lo requieran.
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2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.Objetivo General
3.2.Objetivos Específicos
Definir una nueva estructura de los procesos, ajustando los resultados de los
Ajustar los resultados de los informes a las necesidades de todas las áreas,
4. JUSTIFICACIÓN
Todas las empresas tienen una serie de recursos fundamentales para su funcionamiento,
información debe ser considerada como uno de los principales recursos, ya que sirve como
de http://www.ull.es/publicaciones/latina/aa2000tma/127amaia.html
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Cuando se hace una adecuado manejo de la información, desde la recepción de los datos
competencia.
alta accidentalidad por parte de los afiliados, para identificar los gastos en los que incurran
por la alta accidentalidad, así mismo, poder conocer las empresas afiliadas con mayores
indicadores de incidentes. Con lo anterior, las altas directivas buscan mitigar el riesgo de
tener empresas afiliadas que en vez de ganancias, generen perdidas, es de vital importancia
que los clientes internos tengan una información actualizada e inmediata, que para este caso
reportados por mes, el 5,1% estos casos no tienen la información completa, es decir que al
ser ingresada la información a la base de datos no valida los campos obligatorios que son de
vital importancia para generar el reporte y el respectivo análisis para las áreas interesadas.
Este dato fue tomado directamente de las bases de internas de: ARL Axa Colpatria (2014).
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negocios que optimice la calidad de información registrada, con perfiles asignados para
5. MARCO TEÓRICO
La información es el insumo esencial que tiene cualquier compañía para generar procesos
información, se debe seguir un proceso que viene acompañado de otros factores influyentes
1. Entrada de datos: aquí el recurso humano juega un factor importante, ya que las
personas son las encargadas de recolectar los datos suministrados por el entorno e
ingresarlos en un sistema.
2. Procesamiento de los datos: aquí la tecnología juega una tarea de gran importancia,
3. Salida de datos: este último paso, es el resultado esperado por el usuario fina, donde
2011.blogspot.com/2011/09/unidad-i-simbolos-datos-procesos-de.html
informacion-es-la-causa principal-de-las-decisiones-erróneas
Todo lo anterior muestra la importancia que tiene la información y la forma en que se debe
conseguir, para lo que se hace relevante adquirir herramientas que permitan mejorar este
información final, que disminuya tiempos y costos, además de que permita generar
inteligencia de negocios.
procesos y arquitectura que transforman los datos recopilados por una compañía en
2. Se obtienen respuestas más rápidas, a las preguntas que surgen del negocio.
5. Permite tener control sobre la gestión realizada en todas las áreas funcionales de la
empresa.
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Mprendede:http://mprende.co/gestión/5-ventajas-de-la-inteligencia-de-negocios
por lo que se tiene contemplado que resulten cambios en las bases de datos , los cuales
Por este motivo el procedimiento que se utilizará para hacer estos cambios o ajustes en el
7.1.Alcance
Este alcance se encuentra enfocado para resolver las preguntas del negocio.
Desde el punto de vista de los procesos de negocio, se han contemplado las siguientes
Decisiones
PyG Exactos Reportes Confiables
Acertadas
ARL.
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Las áreas interesadas contaran unos reportes confiables en donde se definirá que
Al contar con datos exactos y sin errores la compañía tomara las decisiones
Administración de la
Transacciones Reportes finales
Información
de la empresa.
nivel general.
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Vicepresidencia Comercial
Vicepresidencia de Servicio
7.1.3.1.Premisas
JAVA
ORACLE
MICROSOFT
del sistema de AS400, como realizar los Querys necesarios para generar consultas que
alimente la herramienta:
Imagen 1:
Para la herramienta se realizara un nuevo Query con los datos requeridos, el cual se alojara
Imagen 2:
El anterior reporte nos muestra el resultado varias vistas si se quiere conocer por afiliación,
por usuario, por siniestro o por regional los gastos por concepto de prestaciones, estos son
Imagen 4: Reporte de ingresos as400 genera una consulta y sobre los ingresos de la
Afiliación: Número que se asigna a una empresa que ingresa a la base datos, todas
la empresa afiliada.
económicas.
7.3.Relación de tablas
Relación1:
La base de datos principal se encuentra relacionada con los pagos realizados por el área de
prestaciones:
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Pensión de Invalidez:
7.4. Supuestos
El alcance del proyecto cubre las necesidades del área de Asuntos técnicos y las
inteligencia de negocios.
de negocios.
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Desarrollar con personal propio de la Arl del área de asuntos técnicos nuevas
En el modelo que presentamos se debe tener en cuenta que tiene tres componentes el
sistema transaccional el cual permitirá ingresar toda la información del seguro , donde
ella para que sea consumida por cada uno de los interesados en la información .
Los usuario que consuman esta información lo harán en una herramienta que les
9.1.Estimación de Costos
tiempo fijados para el desarrollo del proyecto, el presupuesto permita cubrir el sobre costo,
presupuesto asignado.
9.1.1. Presupuesto
# de
Gastos Unidad Coste unitario Costo Total
unidades
Presupuesto de Costo de Sofware
1.1. Sofware del sistema (Licencia) Cantidad 1 $ 20.000.000 $ 20.000.000
1.2. Sofware del sistema (Versiones o Actualizaciones) Cantidad $ 2.000.000 $ 2.000.000
1.2.Hardware (Servidores) Cantidad 1 $ 2.500.000 $ 2.500.000
1.3.Conexion a Internet Cantidad 1 $ 2.000.000 $ 2.000.000
Subtotal del Analisis de la Data $ 26.500.000
Diseño
2.2. Diseño de Datawarehouse Horas 40 $ 200.000 $ 8.000.000
2.3. Diseño ETL Horas 60 $ 100.000 $ 6.000.000
2.4. Diseño de Reportes e indicadores Horas 48 $ 100.000 $ 4.800.000
Subtotal Diseño $ 18.800.000
Personal Requerido
4.1 Gerente del Proyecto Persona 1 $ 8.000.000 $ 8.000.000
4.2 Director del Proyecto Persona 1 $ 6.000.000 $ 6.000.000
4.3 Lider de Proyecto Persona 1 $ 4.500.000 $ 4.500.000
4.4. Arquitecto diseñador Persona 2 $ 3.000.000 $ 6.000.000
4.5 Administrador de Base de Datos Persona 1 $ 4.800.000 $ 4.800.000
4.6 Desarrollador de Aplicaciones Persona 1 $ 4.800.000 $ 4.800.000
4.7 Ingenieros de soporte Cantidad 6 $ 3.500.000 $ 21.000.000
4.8 Personal Soporte (Consultores Analistas) Cantidad 12 $ 2.500.000 $ 30.000.000
Subtotal Pruebas $ 85.100.000
9.2.Control de Costos
Se establece una línea de consumo de presupuesto de tiempo, que permite conocer la forma
Presupuesto en el Tiempo
$ 12.000.000
$ 10.000.000
$ 8.000.000
$ 6.000.000
Presupuesto
$ 4.000.000
$ 2.000.000
$-
Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23
Para lograr un mayor control sobre la ejecución del presupuesto, se van a tener en cuenta
Nombre Sigla
Valor Planificado PV
Costo Real AC
Valor Ganado EV
Variación de Costo CV
Índice del desempeño del
Presupuesto CPI
Variación del Cronograma SV
Índice del desempeño del
Cronograma SPI
CV=EV-AC
Esta variación permite medir hasta la fecha si estamos acorde al valor planificado o si por el
CPI=EV/AC
el trabajo total.
SV=EV-PV
actividades.
SPI=EV/PV
Este indicador mide la eficacia del uso del tiempo, de acuerdo a lo establecido en el
cronograma.
Para el desarrollo de este proyecto se requerirán de los siguientes recursos para la óptima
ejecución del mismo en cada una de las principales áreas que se van a tener en cuenta
GERENTE DE PROYECTO:
el proyecto .
Funciones:
Debe ser una persona que planifique el proyecto en cada una de sus etapas
Debe ser una persona capaz de capacitar, estimular, supervisar, motivar y corregir
DIRECTOR DE PROYECTO:
forma debe hacer una labor de gestión de calidad con todos los entregables que se
Tiene que tener un dominio de la tecnología que se va a utilizar y del estado actual de
esta en el proyecto y conocimiento del problema . También debe hacer gestión del
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proyecto en cada uno de sus niveles y como se había mencionado antes tener unas
Funciones:
proyecto.
Debe hacer una planificación en todos los aspectos como las actividades a
Debe tener buenas relaciones con los clientes, proveedores, subcontratistas, otras
direcciones.
ARQUITECTO DISEÑADOR:
Debe plantear la arquitectura del sistema donde tenga en cuenta la vista física ,lógica y
Funciones:
seguridad.
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entre cada uno de los entregables y generar procesos de prueba para cada uno de
Es la persona que administra la base de datos y las tecnologías a incluir dentro del
Funciones:
hagan.
INGENIERO DE SOPORTE:
Funciones:
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de funcionamiento de la aplicación.
DESARROLLADOR DE APLICACIÓN
Funciones:
PERSONAL DE SOPORTE:
Realizar las pruebas de cada uno de los entregables que se le asignan .Teniendo en
Funciones:
Se asegura que todas las pruebas se hagan con la mayor calidad posible con
el fin que el producto final que se genere sea el más adecuado de acuerdo a los
Para la medición del cumplimiento de cada uno de los procesos del proyecto, para los casos
que aplique se realizara indicadores de tiempo ya que cada área involucrada revisara los
casos de uso de la herramienta y la compatibilidad que estos tengan con los procesos
establecidos.
La trazabilidad de los mismos debe ser contralada y avalada por cada uno de los
Cada uno de los stakeholders estará involucrado en el diseño de la herramienta, ya que cada
por el área técnica, para este entrega se realizara una presentación sobre todo lo realizado
Este control se realizara durante todo el tiempo que dure el proyecto, pero si al finalizar el
proyecto aparece alguno se tomaran las medidas para eliminar esta inconformidad siempre
lugar junto a la pruebas con las pruebas correspondientes asegurando que el área técnica
En el siguiente esquema se presenta como se abordaran cada uno de los cambios que
Este se debe llenar en su totalidad, la finalidad de este es tener de una forma clara
El comité evalúa si la solución del área que solicito el ajuste es la más adecuada
solicitud.
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El comité debe diligenciar un formato donde se deje por escrito la decisión tomada a la
modificación solicitada.
proyecto.
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Con el fin de hacer una documentación de todos los cambios que se hacen en el
proyecto donde se especifique las acciones correctivas que se hicieron y las lecciones
aprendidas .
Se hace una actualización al proyecto ya que por los tiempos tomados debidos a las
(PMBOK 5).
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Restricciones
3. De acuerdo al tipo de información que se necesite divulgar, debe ser emitida en los
Premisas
1. La información que se trasmita, debe ser conocida por todo el grupo participante del
3. Las comunicaciones deben ser documentadas y archivadas como soporte del avance
del proyecto.
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del proyecto.
5. Toda cambio o corrección debe ser informada al gerente del proyecto y solo tras su
Toda comunicación que se presente entre los integrantes del proyecto, debe ser por escrito,
por cualquier medio de comunicación y debe cumplir con las siguientes características:
Claridad
Brevedad
Precisión
El relacionamiento entre los integrantes del proyecto, debe ser de la siguiente manera:
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Gerente de Proyecto
Director de Proyecto
Stakeholder
Ingeniero Personal de
de soporte soporte
Entrega
Resultado
Prueba/
Aprobación
Documento de
aceptación y
aprobación
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http://www.pmoinformatica.com/2013/08/borrador-pmbok-5-en-espanol.html
Los recursos asignados para las actividades de comunicación son relacionados a los medios
Correo electrónico: este medio de comunicación no genera ningún costo adicional, por lo
que no se asigna ningún recurso financiero para su uso, en el caso de los recursos
materiales, los mismos computadores usados para el desarrollo del proyecto, serán los
Formatos físicos: todos los formatos elaborados para soportar los avances del proyecto, los
capacitación del personal en el uso del nuevo modelo, para el que se estableció un
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semanas.
•Los stakeholder, deben informar cual es la necesidad que tienen de información y cual es la
Definición forma en la que necesitan los informes finales que se van a obtener con la implementación
de la del modelo.
necesidad
•El arquitecto diseñador, debe estructurar el modelo, de acuerdo a los requerimientos hechos
por los stakeholders y deben presentarlos al gerente del proyecto y los usuarios finales,
Diseño del
modelo para su aprobación.
•Se debe generar una interacción entre el arquitecto diseñador, el administrador de base de
datos y el desarrollador de las aplicaciones, para empezar el levantamiento de los datos que
Levantamie
nto de datos
alimentarán el modelo.
•Se hará el desarrollo del modelo de acuerdo a las especificaciones establecidas entre el
gerente del proyecto, los stakeholder y el arquitecto diseñador. Luego se harán las pruebas
Desarrollo
y pruebas pertinentes para comprobar su funcionalidad.
•Tras realizar las pruebas y la verificación del gerente del proyecto y los stake holder, se
Aprobación
dará el visto bueno definitivo y se finalizará el proyecto.
Se crea un tablero de control que permita a los usuarios, tener acceso continuo a la
información que requieran para realizar todos los análisis pertinentes, para la toma de
decisiones.
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14.1. Perfiles
Perfil de Lectura: Permite visualizar la información a los usuarios sin poder realizar
cambio alguno a la información.
14.2. Reportes
Se mide el tiempo que tiene de respuesta los casos de incapacidades temporales, por
regional, estableciendo criterios de control, como plazo mínimo 5 días y como plazo
máximo 15 días,
Se establece un control al tiempo respuesta de los conceptos médicos y técnicos, para poder
aprobar una incapacidad, siendo 3 días el tiempo mínimo y 5 días el tiempo máximo
establecido para recibir el concepto definitivo.
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14.3.3. Pagos de Incapacidades Totales Generados por Médicos de ARL AXA Colpatria
Se lleva un registro por regional, del tiempo que se demora en realizarse un pago de las
incapacidades que han sido aprobados por los médicos de la ARL.
Se lleva registro del tiempo que se demora el pago de una incapacidad permanente parcial.
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Se lleva registro del número de pagos por pensión realizados en cada una de las regionales.
Se verifica por regional, el número de pagos por prestaciones y el número de pagos que
tuvieron que ser ajustados, para medir el nivel de desempeño.
14.3. Indicadores
de cada una de las áreas involucradas en el proyecto, además que si los datos obtenidos de
los indicadores no son los esperados, permite a las directivas generar acciones correctivas.
14.3.1. Indicador de ventas: Con este indicador se pretende medir el cumplimiento de las
Vicepresidencia Comercial
14.3.2. Indicador de ingresos: Con este indicador se pretenden medir los ingresos del
periodo, frente a los ingresos proyectados por el área financiera de acuerdo a las
Vicepresidencia Comercial
Vicepresidencia Comercial
Vicepresidencia de Servicio
14.3.4. Indicador de retención del cliente: Con este indicador se pretende medir al área de
Vicepresidencia Comercial
Vicepresidencia de Servicio
14.3.5. Indicador de rotación del personal: Con este indicador se pretende medir la
de que la rotación sea media o baja se podrían tomar acciones en cuanto a aumentar
ARL.
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14.3.6. Indicador de eficiencia del ciclo de producción: Con este indicador se pretende
sea deficiente se deben revisar las actividades y procedimientos que se llevan a cabo
capacitación del personal de la ARL. Según el porcentaje en caso de que sea media
o baja se deben llevar a cabo acciones como por ejemplo una carrera para los
15. CONCLUSIONES
Después de analizar y revisar los informes que generaba el área de asuntos técnicos, se
duplicados e incompletos, lo que llevo a revisar en cada una de las áreas los procesos de
recolección de datos, se llegó a la conclusión que el problema no era este identificando que
el área de asuntos técnicos no contaba con una herramienta de BI que generará los
informes.
Se realizó un estudio con cada una de las áreas involucradas identificando las necesidades
compañía.
Se plantea como solución el uso de una herramienta de BI en donde se integren los sistemas
será utilizada por las áreas involucradas en el proyecto, que contará con perfiles que
La información generada por el Dashboard será utilizada para las presentaciones ante las
directivas en los comités financieros que realiza la ARL, facilitando a estas la toma de
por la ARL.
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16. BIBLIOGRAFÍA
http://aprenderaprogramar.com/index.php?option=com_content&view=article&id=542:qu
e-es-un-servidor-y-cuales-son-los-principales-tipos-de-servidores-proxydns-webftppop3-y-
smtp-dhcp&catid=57:herramientas-informaticas&Itemid=179
es-la-causa-principal-de-las-decisiones-erroneas
de http://www.ull.es/publicaciones/latina/aa2000tma/127amaia.html
negocios
2011.blogspot.com/2011/09/unidad-i-simbolos-datos-procesos-de.html
57
laborales.html
Pablo LLedo, Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK
5th edición)
https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/12/05/controlar-los-costos-del-
proyecto/
https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/12/03/gestion-del-valor-ganado-ev/