Biotrap

Manual del Programa Administrador de BioTrack
www.BiotrackSoftware.com 1
TABLA DE CONTENIDOS
1 INSTALACION ......................................................................................................................................................................1
1.1 PASOS DE LA INSTALACIÓN: ........................................................................................................................................................... 1

1.2 INSTALACIÓN EN UNA SOLA COMPUTADORA ..................................................................................................................................... 5
1.3 INSTALACIÓN EN VARIAS COMPUTADORAS ........................................................................................................................................ 5
1.3.1 Compartir Fuente de Datos (Usuarios Avanzados) ....................................................................................................... 5
1.4 CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS) ................................................................................................ 6
1.4.1 Conectarse a la base de datos de Access ...................................................................................................................... 6
1.4.2 Proteger Fuente de Datos con Contraseña en Access 2007.......................................................................................... 8
1.5 CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER ................................................................................................................... 11
1.6 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA .................................................................................................................................................. 13
1.7 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA ............................................................................................................................................... 13
2 CONFIGURACION .............................................................................................................................................................. 14
2.1 OPCIONES DEL SISTEMA ............................................................................................................................................................. 14

2.1.1 Principal ...................................................................................................................................................................... 14
2.1.2 Monitor de dispositivos: ............................................................................................................................................. 15
2.1.3 Opciones ..................................................................................................................................................................... 15
2.1.4 Inicio ........................................................................................................................................................................... 17
2.1.5 Descargar Registros .................................................................................................................................................... 18
2.1.6 Estado de Registros .................................................................................................................................................... 19
2.1.7 Importar usuarios ....................................................................................................................................................... 20
2.2 OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA ......................................................................................................................................... 21
2.3 MANTENIMIENTO DE ADMINISTRADORES ...................................................................................................................................... 26
2.3.1 Tipos de Administradores: .......................................................................................................................................... 27
3 DISPOSITIVOS ................................................................................................................................................................... 30
3.1 MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS .............................................................................................................................................. 30

3.1.1 Agregar un dispositivo al Sistema .............................................................................................................................. 30
3.1.2 Conectarse con un dispositivo .................................................................................................................................... 32
3.1.3 Desconectarse del dispositivo ..................................................................................................................................... 32
3.2 PROPIEDADES DEL DISPOSITIVO ................................................................................................................................................... 33
3.2.1 Información del Dispositivo ........................................................................................................................................ 33
3.2.2 Ahorro Energía ........................................................................................................................................................... 34
3.2.3 Opciones Avanzadas ................................................................................................................................................... 35
3.2.4 Comunicación ............................................................................................................................................................. 36
3.3 DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS ................................................................................................. 37
3.3.1 Descargar marcas de asistencia ................................................................................................................................. 37
3.3.2 Descargar Usuarios y Huellas ..................................................................................................................................... 38
3.3.3 Subir Usuarios y Huellas ............................................................................................................................................. 39
3.4 DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB ..................................................................................................................... 41
3.4.1 Importar marcas de asistencia ................................................................................................................................... 42
3.4.2 Exportar Usuarios ....................................................................................................................................................... 43
3.4.3 Importar Usuarios ...................................................................................................................................................... 44

3.4.4 Importar SMS.............................................................................................................................................................. 45
3.4.5 Exportar SMS .............................................................................................................................................................. 46
3.5 MANEJO DE SMS ..................................................................................................................................................................... 47
3.5.1 Agregar SMS ............................................................................................................................................................... 49
3.5.2 Modificar SMS ............................................................................................................................................................ 50
3.5.3 Borrar SMS.................................................................................................................................................................. 50
3.5.4 Consulta de SMS Personales ....................................................................................................................................... 51
3.6 SINCRONIZAR FECHA Y HORA DEL DISPOSITIVO ................................................................................................................................ 52
3.7 CARGAR FOTOS DE FONDO DE PANTALLA AL DISPOSITIVO ................................................................................................................. 52
4 EMPLEADOS ...................................................................................................................................................................... 53
4.1 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS ........................................................................................................................................ 53

4.2 MANTENIMIENTO DE EMPLEADOS ................................................................................................................................................ 55
4.2.1 Agregar empleados .................................................................................................................................................... 56
4.2.2 Modificar empleados .................................................................................................................................................. 56
4.2.3 Borrar Empleados ....................................................................................................................................................... 56
4.2.4 Agregar Huellas Digitales directamente el Programa Administrador ........................................................................ 56
4.2.5 Agregar empleados por lote ....................................................................................................................................... 60
4.2.6 Transferir empleados .................................................................................................................................................. 61
4.2.7 Empleados Inactivos ................................................................................................................................................... 61
4.2.8 Campos Personalizados .............................................................................................................................................. 62
4.2.9 Reglas de Asistencia ................................................................................................................................................... 63
4.2.10 Configuración de la ventana de visualización ........................................................................................................ 66
4.2.11 Exportar Datos ....................................................................................................................................................... 67
4.2.12 Exportación avanzada ........................................................................................................................................... 69
4.2.13 Importar Datos ...................................................................................................................................................... 73
5 HORARIOS ........................................................................................................................................................................ 74
5.1 PERIODOS ............................................................................................................................................................................... 75

5.2 HORARIOS ............................................................................................................................................................................... 82
5.3 ASIGNAR HORARIOS A LOS EMPLEADOS.......................................................................................................................................... 86
5.3.1 Horarios Normales ...................................................................................................................................................... 87
5.3.2 Autoasignación de horarios ........................................................................................................................................ 91
5.3.3 Horarios rotativos ....................................................................................................................................................... 92
5.3.4 Horarios temporales ................................................................................................................................................... 93
5.4 FERIADOS ................................................................................................................................................................................ 95
5.5 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE AUSENCIAS JUSTIFICADAS ................................................................................................................. 97
5.6 MANEJO DE HORAS EXTRA ......................................................................................................................................................... 99
5.6.1 Definir un Periodo con Minutos Extra Fijos ................................................................................................................ 99
5.6.2 Definir Horas extra en las Reglas de asistencia ....................................................................................................... 100
5.6.3 Convertir Horas Extra Gratis en Horas Extra ............................................................................................................ 101
5.6.4 Marcar Horas Extra Directamente con el Dispositivo ............................................................................................... 102
5.6.5 Convertir Horarios Autoasignados en Horas Extra ................................................................................................... 103
6 MOVIMIENTOS ............................................................................................................................................................... 105
6.1 REGISTRO DE MARCAS DE ASISTENCIA......................................................................................................................................... 105

6.1.1 Buscar ....................................................................................................................................................................... 105
6.1.2 Ver e imprimir ........................................................................................................................................................... 106
6.1.3 Exportar .................................................................................................................................................................... 107
6.1.4 Exportación avanzada .............................................................................................................................................. 108
6.1.5 Modificar el registro diario ....................................................................................................................................... 112
6.2 MANEJAR AUSENCIAS JUSTIFICADAS ........................................................................................................................................... 113
6.2.1 Ausencia por Negocios/Solicitud de Ausencia: ......................................................................................................... 113
6.3 AGREGAR MARCAS ................................................................................................................................................................. 117
6.4 MODIFICAR MARCAS ............................................................................................................................................................... 118
6.5 REVERTIR LOS CAMBIOS HECHOS A LAS MARCAS ............................................................................................................................ 119
7 REPORTES ....................................................................................................................................................................... 121
7.1 EXCEPCIÓN DE HORARIO .......................................................................................................................................................... 123

7.2 EXCEPCIONES DEL REGISTRO DE MARCAS ENTRADA/SALIDA: ........................................................................................................... 127
7.3 OTRAS EXCEPCIONES: .............................................................................................................................................................. 130
7.4 ELEMENTOS CALCULADOS:........................................................................................................................................................ 133
7.5 REPORTES DISPONIBLES ........................................................................................................................................................... 136
7.5.1 Barra de Herramientas en los reportes .................................................................................................................... 136
7.5.2 Reporte Diario de Asistencia..................................................................................................................................... 137
7.5.3 Reporte General de Asistencia.................................................................................................................................. 139
7.5.4 Reporte de Asistencia por Departamento ................................................................................................................ 141
7.5.5 Reporte de Tiempo Laborado ................................................................................................................................... 143
7.5.6 Reporte de Asistencia a Periodos ............................................................................................................................. 144
8 CONTROL DE ASISTENCIA ................................................................................................................................................ 145
8.1 ZONAS HORARIAS ................................................................................................................................................................... 147

8.2 GRUPOS DE ZONAS.................................................................................................................................................................. 148
8.3 COMBINACIÓN DE DESBLOQUEO ................................................................................................................................................ 149
8.4 ASIGNAR PRIVILEGIOS DE ACCESO A LOS EMPLEADOS ..................................................................................................................... 150
8.5 CARGAR CONFIGURACIÓN DE CONTROL DE ACCESO EN LOS DISPOSITIVOS .......................................................................................... 151
9 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ............................................................................................................................... 152
9.1 INICIALIZAR EL SISTEMA ............................................................................................................................................................ 152

9.2 LIMPIAR DATOS OBSOLETOS ...................................................................................................................................................... 152
9.3 RESPALDO DE DATOS ............................................................................................................................................................... 153
9.4 IMPORTACIÓN DE DATOS .......................................................................................................................................................... 154
9.4.1 Importar datos de asistencia .................................................................................................................................... 154
9.5 EXPORTACIÓN DE DATOS .......................................................................................................................................................... 155
9.5.1 Exportar a archivos: .................................................................................................................................................. 155
9.6 REGISTRO DE OPERACIONES DEL SISTEMA .................................................................................................................................... 156
10 APÉNDICES ...................................................................................................................................................................... 157
10.1 PROBLEMAS FRECUENTES .................................................................................................................................................... 157

10.2 RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................................................................................. 159
1 INSTALACION
El sistema utiliza la interface de datos Microsoft ADO predeterminadamente, la base de datos
predeterminada ha sido hecha en Access2000 (att2000.mdb), pero esta se puede configurar de acuerdo
con la situación de la empresa.
1.1 PASOS DE LA INSTALACIÓN:
1. Introduzca el cd de instalación que viene incluido en el paquete del dispositivo en la unidad lectora del
computador donde se desea instalar el programa Administrador.
2. Automáticamente se abrirá el programa de instalación del Administrador del dispositivo de BioTrack
3. Presione el botón de “Administrador” y luego el botón de “Instalar Administrador” para dar inicio con
el proceso de instalación del programa Administrador de BioTrack.
4. Lea atentamente cada uno de los pasos de la instalación, y presione el botón de “Siguiente” para
avanzar entre cada paso
5. Lea detenidamente el documento “Contrato de Licencia para el usuario final del software BioTrack y
garantía del lector de huellas digitales” y luego seleccione la opción de “Acepto los términos del
contrato de licencia” para continuar con los pasos siguientes de la instalación. Presione “Siguiente”
para continuar
6. El instalador da la posibilidad de cambiar el directorio donde será instalado (Usuario Avanzado), pero
se recomienda usar los directorios predeterminados para la instalación. Presione “Siguiente” para
continuar con el proceso de instalación
7. Una vez finalizada la configuración de parámetros de instalación, se podrá dar inicio con la instalación
del programa Administrador de BioTrack. Presione el botón “Instalar” para iniciar el proceso de
instalación
8. Al finalizar la instalación del programa Administrador de BioTrack se mostrará la siguiente pantalla.
Presione el botón de “Finalizar”.
1.2 INSTALACIÓN EN UNA SOLA COMPUTADORA
Si se desea utilizar una sola computadora, se debe instalar el programa normalmente en la computadora
siguiendo los pasos de instalación (ver apartado 1.1).
1.3 INSTALACIÓN EN VARIAS COMPUTADORAS
Para utilizar el programa en varias computadoras este solamente se debe instalar en cada computadora
(siguiendo los pasos del apartado 1.1) y configurar una misma fuente de datos para todas las
computadoras.
1.3.1 COMPARTIR FUENTE DE DATOS (USUARIOS AVANZADOS)
Cuando se quiere que una misma fuente de datos sea utilizada por varias computadoras es necesario
que estás estén conectadas mediante una red y seguir los pasos que se listan a continuación:
1. Cree una nueva carpeta llamada “BDBT” en el directorio donde fue instalado el programa.
Predeterminadamente el programa se instala en el directorio “C:\Program Files\BTAdmin” o
“C:\Archivos de Programa\BTAdmin” dependiendo del idioma del sistema operativo en el que fue
instalado.
2. Copie el archivo de la base de datos ATT2000.MDB (el cual se encuentra en el directorio de instalación
del programa) en la carpeta creada en el paso anterior.
3. Comparta la carpeta en la red y asígnele permisos de manera que solo la puedan acceder las demás
máquinas donde está instalada la aplicación de Administración de BioTrack, para así proteger la
integridad de los datos.
4. Cambie la fuente de datos en cada una de las computadoras que tienen instalado el Administrador de
BioTrack, de manera que utilicen la base de datos que fue copiada en la carpeta compartida de la red
(ver apartado 1.4).
1.4 CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS)
Este proceso no siempre es necesario ya que la mayoría de las empresas pueden trabajar con la
configuración predeterminada del Programa Administrador de BioTrack. Esta opción se podrá utilizar en
aquellos casos donde sea necesario cambiar la fuente de datos del programa o compartir una misma
fuente de datos entre varias computadoras.
1.4.1 CONECTARSE A LA BASE DE DATOS DE ACCESS
Seleccione la opción del menú principal “Mantenimiento/Opciones”, y luego “Opciones de Base de Datos”
para que se despliegue la siguiente ventana:
En la pestaña de “Provider” seleccione “Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider” y luego haga clic en el botón
de “Next” para pasar a la pestaña siguiente.
En la pestaña de “Connection” presione el botón “...” para buscar el archivo de la base de datos de Access
(dirección predeterminada de la instalación: C:\Program Files\BTAdmin\ATT2000.MDB o C:\Archivos de
Programa\BTAdmin\ATT2000.MDB, o la dirección de la carpeta compartida en la red) y luego presione el
botón de “Test Connection”, si el mensaje que se despliega es el siguiente:
significa que la conexión con la base de datos fue exitosa.
1.4.2 PROTEGER FUENTE DE DATOS CON CONTRASEÑA EN ACCESS 2007
Para proteger la integridad de los datos de la fuente de datos del sistema se puede crear una contraseña
desde Access.
 Ingrese a Access 2007

 Diríjase al menú con el logo de Windows y luego a “Abrir”
 Busque el archivo de base de datos del sistema (dirección predeterminada de la instalación:

C:\Program Files\BTAdmin\ATT2000.MDB o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\ATT2000.MDB, o
la dirección de la carpeta compartida en la red).
 En el botón “Abrir” de clic sobre la flecha hacia abajo y seleccione “Abrir en modo exclusivo”.
 En el menú principal de Access 2007 seleccione la opción “Herramientas de Base de Datos” y luego
de clic sobre el botón para crear una contraseña para la base de datos.
 Ahora diríjase al programa administrador de BioTrack a “Mantenimiento/Opciones” y luego a

“Opciones de la Base de Datos”
 En la pestaña “Connection” seleccione el archivo de la Base de datos al que se le asignó la
contraseña
 En la pestaña “All” de doble clic sobre la opción “Jet OleDB:Database Password” y en la pantalla
que se despliega escriba la contraseña que se le definió anteriormente a la base de datos
 De clic en el botón “Ok” en la pantalla de la contraseña

 Vuelva a la pestaña de “Connection” y de clic sobre el botón de “Test Connection”, si se despliega
este mensaje, entonces la conexión fue exitosa, en caso contrario debe revisar que la contraseña
que se ingresó es la correcta
 Por último de clic en el botón “Ok” de la pantalla de “Opciones de la Base de Datos”
1.5 CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER
Si se desea usar una base de datos de red, primero instale la base de datos en el servidor de SQL Server.
En el directorio de instalación del programa (dirección predeterminada de la instalación: C:\Program
Files\BTAdmin\ o C:\Archivos de Programa\BTAdmin\) se encuentra el script que contiene la base de
datos del sistema en SQL Server (sqlserver_e.sql).
Una vez instalada la base de datos en el servidor de SQL Server siga los siguientes pasos para conectarla
con el programa:
Seleccione la opción del menú principal “Mantenimiento/Opciones”, y luego “Opciones de Base de

Datos”.
En la pestaña de “Provider” seleccione “Microsoft OLE DB Provider for SQL Server” y luego haga clic en el
botón de “Next” para pasar a la pestaña siguiente.
Escriba el nombre del servidor de SQL Server donde fue instalada la base de datos o elíjalo de la lista que se
despliega en el campo “Select or enter a server name”.
Pregunte a su administrador de bases de datos cómo fue configurada la base de datos para elegir entre las
opciones de “Use Windows NT Integrated Security” (recomendada) o “Use a specific user name and
password” y llene los campos de acuerdo con su situación real.
La base de datos se llamará BioTrackDisp.
1.6 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA
Descargue las huellas digitales y tarjetas que hayan sido registradas en el dispositivo para poder utilizarlas
en el software (Dispositivo –Descargar Usuarios y Huellas)
Cargue en el dispositivo nombres de empleados y demás información que ha sido modificada con el
software (Dispositivo –Cargar Usuarios y Huellas)
Asigne empleados a los departamentos (Mantenimiento/Opciones – Departamentos)
Configure periodos y horarios (Mantenimiento/Opciones - Periodos / Horarios)
Asigne horarios a los empleados (Mantenimiento/Opciones - Horarios de Empleados)
Descargue los Registros de Marcas de Asistencia que se hayan registrado en el Dispositivo (Manejo de
Dispositivos –Descargar Registros de Asistencia)
Examine el formulario de reportes (Buscar/Imprimir –Cálculos y Reportes de Asistencia).
1.7 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA
2 CONFIGURACION
2.1 OPCIONES DEL SISTEMA
Estas opciones se encuentran en el menú principal, “Mantenimiento/Opciones” y la opción de

“Opciones del Sistema”, con ellas podrá configurar el auto monitor, funciones del sistema y la ventana
principal.
2.1.1 PRINCIPAL
Presenta opciones para cambiar la interfaz visual de la ventana principal del programa.
2.1.2 MONITOR DE DISPOSITIVOS:
Es una herramienta para los administradores para programar la descarga de los registros desde el
dispositivo a determinadas horas.
Escriba las horas en el campo “Activar monitor en zona horaria” con el siguiente formato: HORA1:MINUTOS1-
HORA2:MINUTOS2;...; HORAN1:MINUTOSN1-HORAN2:MINUTOSN2. Ej: Si se escribe “10:20-15:30;16:00-16:30” el
sistema activará el monitor automáticamente desde las 10:20 a 15:30 y de nuevo de 16:00 a 16:30.
El campo “Descargar todos los registros” sirve para que el sistema descargue automáticamente todas las
marcas desde un dispositivo a determinadas horas. Ej: si se escribe 10:20;15:00, el sistema se conectará al
dispositivo a las 10:20 y a las 15:00 y descargará todas las marcas nuevas automáticamente.
El campo “Sincronizar dispositivo a las” indica la hora en la cual se sincronizará el tiempo en todos los
dispositivos conectados al monitor de dispositivos. Para que esto ocurra es necesario que esté iniciado el
monitor de dispositivos. Ej: 10:00 indica que a esta hora se sincronice el tiempo de todos los dispositivos
conectados al monitor de dispositivos.
El sistema desplegará todos los registros que copie en la base de datos.
2.1.3 OPCIONES
Esta opción sirve para habilitar o deshabilitar algunas funciones del sistema.
Admin. De USB: Cuando se marca esta casilla se habilita la opción de “Manejo de Memoria USB” en el
menú de Datos.
Manejo Cont SMS: Habilita las opciones para administrar Mensajes Cortos “Manejo SMS” en el menú de
Datos
2.1.4 INICIO
En esta opción se puede configurar que el software inicie automáticamente al iniciar Windows, y que el
monitor inicie automáticamente al iniciar el programa.
2.1.5 DESCARGAR REGISTROS
En esta sección se podrá configurar la forma en que se descargan las marcas de los dispositivos, así como
el respaldo de las marcas (se recomienda no cambiar los valores predeterminados).
2.1.6 ESTADO DE REGISTROS
En el dispositivo opcionalmente se pueden diferenciar los tipos de marcas en 6 tipos los cuales son:
1. Entrada, Salida: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente.

2. Ent Extra, Sal Extra: Corresponden a la entrada y salida a horas extra respectivamente.
3. Sal Descanso, Ent Descanso: Corresponden a la salida y entrada de descanso (salida de negocios)
respectivamente.
En esta sección se podrán cambiar los nombres que se le dan a estas marcas en el programa.
2.1.7 IMPORTAR USUARIOS
Esta pantalla sirve para configurar el comportamiento que tendrá el programa cuando se importen
usuarios (se recomienda no cambiar los valores predeterminados).
2.2 OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA
Todo cálculo estadístico cumple con una regla de asistencia.
Seleccione en el menú principal “Mantenimiento/Opciones”, y luego “Regla de Asistencia”, y aparecerá

esta ventana en pantalla:
Es requerido configurar el día inicial para cada semana y la fecha inicial para cada mes dado que estos
parámetros dependen de la compañía.
La opción “Si horario ocupa 2 Días” se refiere al caso en que un periodo empiece en un día y termine el día
siguiente, debería estar definido a cuál día laboral pertenece, si al primero o al segundo.
“Longitud máxima de Periodos” se refiere a los minutos máximos que puede ocupar un periodo y
“Longitud mínima de Periodos” a los minutos mínimos que debe ocupar un periodo; no se podrán definir
periodos fuera de este rango.
“Minutos mínimos entre periodos”: Es el tiempo mínimo que debe haber entre dos períodos consecutivos.
Ej: Un intervalo de 5 minutos, hay un periodo válido que termina a las 8:10, por lo que no se podrá definir
otro periodo hasta pasados estos 5 minutos en el mismo horario, o sea después de las 8:15.
En el dispositivo opcionalmente se pueden diferenciar los tipos de marcas en 6 tipos los cuales son:
1. Entrada, Salida: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente.

respectivamente.
Manejo de Descansos: Se puede escoger entre 4 métodos para manejar los descansos (ENT DESCANSO -
SAL DESCANSO, esta opción se utiliza cuando se está haciendo uso de los tipos de marcas del dispositivo):
Ignorar estado: Serán ignorados a la hora de los cálculos estadísticos.

Como Descanso: Los toma como salidas normales (descanso, otro) y se presentan directamente
en los reportes.
Como Salida Justificada: Se tomará como una salida justificada.
Auditarlo: Se verificarán manualmente antes de que se puedan ver en los reportes.
Estado de Horas Extra: (Estado H.Extra; ENT EXTRA – SAL EXTRA) Las horas extra consisten de tres estados
(esta opción se utiliza cuando se está haciendo uso de los tipos de marcas del dispositivo):
Ignore el estado: No se cuentan las horas extra.

Como Horas Extra: No necesitan ser examinadas, se cuentan directamente y aparecen en los
reportes como Horas Extra.
Auditarlo: Se examinarán manualmente antes de que se puedan ver en los reportes.
Si se da clic a la pestaña de “Cálculo” se mostrará la siguiente pantalla:
Necesitará configurar el tamaño del día laboral en minutos.

Después de cuantos minutos una marca se tomará como tardía.
Después de terminar el día laboral, cuántos minutos antes de la salida serán tomados como salida
temprana o ausencia. Estos tiempos deberían ser los mismos que se definieron en el mantenimiento de
turnos y tablas horarias para no generar datos erróneos en los cálculos estadísticos.
Si un empleado no marca entrada esta puede ser contabilizada como una tardía por un determinado
tiempo, lo mismo que las salidas.
Si una tardía o salida temprana excede a un determinado tiempo esta puede ser contabilizada como
ausencia.
También se puede definir un rango para contar el inicio de las horas extra.
La pestaña de “Elementos Estadísticos” contiene las unidades estadísticas que podrán ser mostradas en
los reportes del sistema:
Se pueden configurar las reglas estadísticas y los símbolos para salida de negocios, llegada tardía,
llegada temprano, etc en esta pestaña.
Extra Gratis: Tiempo que el empleado trabajó fuera del horario normal.
Unidad Mínima: Se compone del número mínimo que se utilizará para manejar la regla estadística y su
unidad de tiempo. Ej: Si H.Extra tiene como unidad mínima 1 Hora y el empleado trabaja un total de 4.6
horas extra estas serán redondeadas de acuerdo con el tipo de Redondeo elegido a su unidad mínima más
próxima lo que significa que en los reportes aparecerá como 4 ó 5 horas extra dependiendo de si se
redondea hacia arriba o hacia abajo. Si se quieren datos más exactos una solución sería cambiar el tipo de
unidad de tiempo a minutos o cambiar la unidad mínima a un número menor como 0.1 para así tomar en
cuenta también los decimales.
Nota: la configuración predeterminada del sistema solo toma en cuenta la situación donde un día es
dividido en dos turnos, si un día es dividido en más de dos turnos, seleccione todos los items y súmelos
para garantizar la exactitud de los cálculos.
Agrupar por periodos: Este item definirá cuando el registro de marcas de asistencia será distribuido en sus
correspondientes periodos.
Acumular / Redondear: seleccione este item para totalizar todo el tiempo de la correspondiente unidad
estadística, luego esta será redondeada de acuerdo con la regla de redondeo.
Acumular por Veces: En lugar de tomar el tiempo correspondiente a la marca, toma el número de veces
que se realizó.
Redondeo arriba: Cuando los datos estadísticos tienen decimales, el sistema lo redondeará hacia su entero
superior, por lo tanto la unidad mínima es 1 hora trabajada, 1.1 y 1.9 se convertirán en 2, etc.
No usar Redondeo: Si el valor decimal excede a 5 se redondeará a su entero superior, mientras que en caso
contrario se quitará la parte decimal.
Redondear abajo: Se quitará la parte decimal del número. Ej: 1.1 y 1.9 serán tomados como 1.
2.3 MANTENIMIENTO DE ADMINISTRADORES
Para ayudar a proteger los datos del sistema y que no sean cambiados por personas sin autorización, el
programa posee la función de Administradores. Para acceder a esta opción vaya al menú de
“Mantenimiento/Opciones” y luego a “Administrador”.
Existen varios tipos de administrador, dependiendo del tipo así serán sus privilegios en el sistema.
La clave inicial de un administrador es su Código, pero esta puede ser cambiada en la pantalla de
Configuración de Administradores.
Un administrador no es capaz de modificarse sus privilegios, esta tarea la debe hacer un administrador
de nivel superior.
2.3.1 TIPOS DE ADMINISTRADORES:
El SuperAdministrador, el cual es el nivel más alto de administración del sistema y puede agregar, revisar y
borrar a otros administradores (incluyéndose a él mismo), manejar empleados, departamentos y configurar
la base de datos. Su privilegio predeterminado es que se le permite hacer cualquier operación en el
sistema. Cuando se crea un super administrador su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así
usará su privilegio predeterminado y seleccionará a todos los privilegios existentes. Si se seleccionan
algunos entonces solo se aplicarán los privilegios seleccionados.
Administradores de Departamento Nivel2, estos podrán agregar otros administradores al mismo
departamento, revisar y cambiar privilegios de administradores de niveles inferiores (Nivel 1 y
Administradores de Departamento) y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre
administradores de otros departamentos o administradores de su mismo nivel. Para ser administrador de
departamento nivel 2, debe ser empleado del departamento al cual administrará. Cuando se crea un
administrador de departamento nivel 2 su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así usará su
privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionará a todos los privilegios
existentes.
Administradores de Departamento Nivel1, estos podrán agregar otros administradores al mismo
departamento, revisar y cambiar privilegios de administradores de niveles inferiores (Administradores de
Departamento) y borrar el departamento, pero no tiene derechos sobre administradores de otros
departamentos o administradores de su mismo nivel o superior. Para ser administrador de departamento
nivel 1, debe ser empleado del departamento al cual administrará. Cuando se crea un administrador de
departamento nivel 1 su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así usará su privilegio
predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionará a todos los privilegios existentes.
Administradores de Departamento, estos podrán agregar otros administradores al mismo departamento,
revisar privilegios de administradores del mismo nivel y borrar el departamento, pero no tiene derechos
sobre administradores de otros departamentos o administradores de nivel 1 y nivel 2. Para ser
administrador de departamento, debe ser empleado del departamento al cual administrará. Cuando se
crea un administrador de departamento su pantalla de privilegios aparecerá vacía, si se deja así usará su
privilegio predeterminado (todos los privilegios disponibles) y seleccionará a todos los privilegios
existentes.
Privilegios:
“Inicializar Sistema”: Entrar al sistema de “Control de Marcas de Asistencia”.

“Borrar Datos Antiguos/Respaldar Base de Datos/Exportar Marcas de Asistencia”: Permite borrar datos
antiguos, respaldar base de datos y Exportar marcas de asistencia almacenadas en el sistema.
“Importar Marcas de Asistencia”: Habilita el importar datos de asistencia desde un archivo.
“Manejo de Memoria Usb/Manejo SMS/Desconectar”: Permite realizar operaciones con la memoria usb.
“Ausencias Justificadas”: Puede darle a un empleado la condición de Ausencia por Negocios/Pedido de
Ausencia y producir la hoja de datos correspondiente.
“Agregar Marcas”: Si un empleado olvida marcar entrada/salida el administrador puede registrar esta
marca.
“Modificar Marcas”: Si los empleados no marcan la entrada / salida, el administrador puede asignar el
tiempo a estas marcas.
“Empleados Trabajando en este momento”: Puede examinar y hacer búsquedas sobre los empleados con
el estado de “Laborando”.
“Cálculos y Reportes de Asistencia”: Ver y calcular reportes de asistencia.
“Registro de Operación del Sistema”: Ver registro de operación del sistema.
“Mantenimiento de Departamentos/Mantenimiento de Empleados”: puede configurar departamentos y
empleados de departamento y sus horarios.
“Administrador”: Crear administradores y asignar privilegios

“Mantenimiento de Tablas Horarias/Mantenimiento de Horarios”: Puede crear los periodos de tiempo y
configurar los turnos de trabajo.
“Horario de Empleados”: Puede asignar turnos de trabajo a los itinerarios de los empleados.
“Lista de Feriados”: Definir cuáles días serán tomados como feriados.
“Regla de Asistencia”: Definir reglas de asistencia.
“Tipo de Salida”: Definir tipos de Salidas o ausencias.
“Opciones de Base de Datos”: Configurar la base de datos.
“Opciones del Sistema”: Acceder y configurar las opciones del sistema.
“Conectar”: Conectarse con el dispositivo.
“Descargar Registros de Asistencia”: Permite descargar Datos almacenados en el dispositivo a través del
menú de “Manejo de Dispositivos”.
“Cargar Usuarios y Huellas”: Cargar información de los empleados en el dispositivo.
“Descargar Usuarios y Huellas”: Permite descargar Datos de los usuarios almacenados en el dispositivo a
través del menú de “Manejo de Dispositivos”.
“Borrar Marcas de asistencia”: Permite borrar el registro de asistencia almacenado en el dispositivo.
“Control Dispositivo”: Puede entrar a la opción de “Control Dispositivo” en el menú de “Manejo de
Dispositivos”.
“Dispositivo/Borrar”: Controlar dispositivos.
“Sincronizar Tiempo”: Sincronizar el tiempo del dispositivo con el de la computadora.
3 DISPOSITIVOS
3.1 MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS
Si se quiere intercambiar información entre el dispositivo y el software, primero se debe establecer una
conexión entre estos. Primeramente debe añadir el dispositivo al sistema llenando los parámetros
correspondientes. Después de conectar el software al dispositivo exitosamente se podrán cargar y
descargar datos entre ellos.
3.1.1 AGREGAR UN DISPOSITIVO AL SISTEMA
En la barra de herramientas principal del Programa ingrese a Dispositivos o presione clic derecho sobre
la Lista de Dispositivos de la ventana principal del programa y seleccione la opción Dispositivos. Se
desplegará una ventana en la cual se podrán agregar, modificar y borrar dispositivos.
Existen dos parámetros de configuración predeterminados en el Sistema, uno es RS232/RS485(USB), y el

otro Ethernet.
 Agregar: El usuario puede añadir nuevos dispositivos, llenando los parámetros correspondientes a
cada dispositivo, luego dando clic en “Guardar”, el nombre de los dispositivos se desplegará en la
lista de la izquierda.
 Nombre: Nombre del dispositivo que se conectará al sistema (Este nombre lo define el usuario, ej:
puerta principal, bodega, administración, etc).
 Tipo de Comunicación: Tipo de comunicación que se utilizará para comunicar la computadora con el
dispositivo. Esta puede ser Ethernet o Serial (RS232/RS485/USB).
 Baud rate: Baud rate es el mismo que se definió en el dispositivo (esta opción solo se debe
configurar cuando la comunicación con el dispositivo se hace mediante el puerto serial).
 Dir IP: Dirección IP del dispositivo, la misma que se escribió en la conexión del dispositivo.
 Clave: Si se definió una clave en la conexión del dispositivo, esta debería escribirse aquí. De lo
contrario no se podrá conectar con el dispositivo.
 No. Dispositivo: Número de identificación del dispositivo (Este se define en el dispositivo).
 Puerto: El Puerto que será usado por la computadora. Para RS232/RS485 y USB es el Puerto com,
para Ethernet el predeterminado es 4370.
 Borrar: Si un dispositivo no se utilizará más, este puede ser borrado presionando el botón de
“Borrar” de la Ventana de Administración de Dispositivos o en la pantalla principal del programa
seleccionando el Dispositivo de la lista de dispositivos y luego dando clic en la opción de “Borrar
Disp” de la barra de herramientas principal del programa.
 Guardar: Sirve para guardar cualquier cambio que se haya hecho a un dispositivo.
3.1.2 CONECTARSE CON UN DISPOSITIVO
Una vez que el dispositivo se agrega a la lista de dispositivos, este aparecerá en la pantalla principal del
programa bajo la Lista de Dispositivos, para seleccionar un dispositivo simplemente haga un clic sobre él.
Cuando se ha seleccionado el dispositivo con el cual se quiere establecer la comunicación presione el
botón de “Conectar” de la barra de herramientas principal del programa, o haga clic derecho sobre el
dispositivo y luego seleccione la opción de “Conectar”.
Cuando el sistema se conecta con un Dispositivo, se desplegará un mensaje en la tabla de estados

(Esquina inferior derecha de la pantalla)＂Conectando al dispositivo, espere por favor... ” una vez
finalizado el proceso de conexión en esta misma tabla se le informará si este fue exitoso o no.
Si el dispositivo falla en la conexión por favor revise los siguientes puntos:
 Que los parámetros de conexión son los correctos en el dispositivo y el programa.

 Que no hay problemas en la línea de comunicación (Cables sueltos o dañados).
3.1.3 DESCONECTARSE DEL DISPOSITIVO
Cuando se descarga o carga información del dispositivo, este se encuentra en estado de “Ocupado”, por
lo que no será posible utilizarlo para otra operación en ese momento (No podrá registrar marcas de
asistencia).
Cuando se ha terminado de transferir la información desde el dispositivo, haga clic en el botón

“Desconectar” de la barra de herramientas principal o haga clic derecho sobre el dispositivo en la Lista
de Dispositivos y luego seleccione la opción “Desconectar” para que el dispositivo pueda ser usado en
otras funciones.
3.2 PROPIEDADES DEL DISPOSITIVO
Permite ver y configurar los parámetros definidos internamente en el dispositivo. Para utilizar esta
opción el dispositivo debe estar conectado al programa. Si se tiene más de un dispositivo conectado se
debe seleccionar este en la lista de la izquierda.
Seleccione la opción “Manejo de Dispositivos” del menú principal y luego la opción “Propiedades” o
haga clic derecho sobre el dispositivo en la lista y luego seleccione le opción de “Propiedades”.
Para cargar la información del dispositivo debe presionar el botón “Leer Dispositivo”.
3.2.1 INFORMACIÓN DEL DISPOSITIVO
La pestaña de “Info Dispositivo” muestra información sobre el dispositivo conectado.
3.2.2 AHORRO ENERGÍA
Muestra opciones para el ahorro de energía.
3.2.3 OPCIONES AVANZADAS
Presenta opciones de configuración avanzadas del dispositivo.
Reiniciar Dispositivo: Reinicia el dispositivo seleccionado en la lista de Dispositivos.

Apagar Dispositivo: Apaga el dispositivo seleccionado en la lista de Dispositivos.
Actualizar Firmware: Permite actualizar el firmware del dispositivo.
Borrar Privilegios de Administrador: Convierte a los usuarios administradores en usuarios comunes. Esta
opción es muy útil cuando se necesita acceder al menú de administración en el dispositivo y no se tiene
acceso de administrador.
Opc. Fábrica: Deja al dispositivo con todas las opciones predeterminadas.
Sinc. Tiempo: Sincroniza el tiempo del dispositivo con el de la computadora.
Formato de Fecha: Permite ver el formato de fecha del dispositivo.
Voz: Permite ver si el dispositivo produce o no sonidos.
3.2.4 COMUNICACIÓN
Permite ver y configurar los parámetros de comunicación definidos en el dispositivo.
3.3 DESCARGAR/SUBIR DATOS DESDE/HACIA DISPOSITIVOS CONECTADOS
Con esta opción se podrán intercambiar datos sobre usuarios y marcas de asistencia entre el programa y
el dispositivo.
Para acceder a las opciones de cargar y descargar datos lo puede hacer desde el menú de “Manejo de
Dispositivos” en el menú principal o desde el menú lateral en la sección de “Dispositivo”.
3.3.1 DESCARGAR MARCAS DE ASISTENCIA
Descarga los registros de asistencia que estén almacenados en el dispositivo para poder utilizarlos en el
programa. Para poder descargar estos datos el dispositivo debe tener un estado de conectado con el
programa. Se puede acceder a esta operación desde el menú lateral dispositivo y la opción “Descargar
Registros de Asistencia” o desde la Lista de Dispositivos, dando clic derecho sobre el dispositivo del cual
se desean extraer los datos y luego seleccionando la opción “Descargar Registro de Marcas de
Asistencia”. El sistema mostrará un mensaje de “Descargando Registro de Marcas de Asistencia...”,
espere hasta que el total de registros almacenados sea transferido y aparezca el mensaje de “Registros
Descargados” en la tabla de estado de la esquina inferior derecha. Los datos de marcas serán añadidos
al sistema, dependiendo de la cantidad de datos que se quieran transferir esta operación podría tomar
más tiempo. Cuando la descarga se completa se puede ver un resumen de los datos transferidos en la
tabla ubicada en la parte inferior central de la pantalla, a la vez que también son guardados en el
sistema, por lo que podrán verse luego en el Registro de Asistencia (Botón “Reg.Asist.” de la barra de
herramientas principal). Los datos transferidos no son borrados automáticamente del dispositivo. Para
borrar las marcas de asistencia del dispositivo seleccione la opción “Borrar Marcas de Asistencia” del
menú “Manejo de Dispositivos” en el menú principal del sistema.
3.3.2 DESCARGAR USUARIOS Y HUELLAS
Permite descargar Usuarios y Huellas registrados en el dispositivo a la computadora. El sistema debe

estar en un estado de Conectado para poder realizar esta operación.
1. En la lista de la izquierda se ven los dispositivos a los que el sistema está conectado, se debe
seleccionar el dispositivo del cual se quieren transferir los datos.
2. De clic en el botón “Explorar Usuarios en dispositivo” para ver si existen nuevos usuarios
registrados en el dispositivo.
3. En el lado izquierdo aparecerán los usuarios registrados en el dispositivo que ya están guardados en
el sistema y en el lado derecho los usuarios que se han añadido recientemente en el dispositivo y no
existen en el sistema.
4. Puede elegir si quiere descargar todos los usuarios, solo los usuarios nuevos, o los que se elijan
utilizando el check ( ) que se encuentra a un lado de cada registro.
5. Seleccionando la opción de “Incluir Huellas” también se descargarán las huellas almacenadas en el
dispositivo para los usuarios seleccionados.
6. El botón “Borrar” permite eliminar los usuarios seleccionados o solo eliminar sus huellas
(Seleccionar “Solo Huellas”) o claves (Seleccionar “Solo Claves”).
7. Borrar solo eliminará los datos del dispositivo.
8. Dando clic en el botón de “Descarga” comenzará a pasar los datos de los usuarios seleccionados del
dispositivo a la computadora.
3.3.3 SUBIR USUARIOS Y HUELLAS
Permite cargar información del usuario y huellas registradas en el programa hacia el dispositivo. Esta
opción es utilizada para detallar la información de los usuarios como nombres, códigos y fotos en el
dispositivo. También cuando se tiene más de un dispositivo ayuda a que el proceso de registro solo se
tenga que hacer una vez.
1. Para poder ejecutar esta opción el dispositivo debe estar en un estado de “Conectado”.
2. Seleccione el departamento del cual desea obtener la información de los empleados.

3. Seleccione los empleados de los cuales desea transferir la información marcándolos con .
4. Seleccione “Inf. Usuario” para pasar la información del usuario (Nombre), “Huella Digital” para
pasar también las huellas que los empleados tengan registradas y “Fotos” para cargar las fotos de
los empleados en el dispositivo, utilice “Rápido” si la máquina está conectada a una conexión rápida
y se deben transferir muchos datos.
5. Seleccione los dispositivos en los cuales desea cargar la información en la lista del lado derecho
(Debe seleccionar un departamento para que se desplieguen los empleados ligados a él).
6. De clic en el botón “Cargar” para copiar la información de los usuarios seleccionados en el
dispositivo.
7. Si se seleccionó la opción de “Fotos”, se desplegará la siguiente pantalla:
En esta pantalla seleccione el directorio donde se
encuentran las fotos de los empleados.
Aspectos importantes sobre las imágenes a subir:
Solo se soporta el formato JPG
El nombre de la imagen debe ser
‘CodigoUsuario.jpg’ donde CodigoUsuario
corresponde al código que tiene asignado el
empleado en el BioClock. Ej: 1.jpg, 2.jpg … 150.jpg.
El tamaño del archivo no puede ser mayor a
20 Kb.
Las medidas recomendadas para la foto son
de 150 ancho x 200 alto pixeles.
3.4 DESCARGAR/SUBIR DATOS MEDIANTE UNA LLAVE USB
Las formas más usuales de comunicar el dispositivo con una computadora son RS232, Ethernet y RS485,
pero en ocasiones es difícil comunicarse por estos medios o la conexión falla, en estos casos se puede
hacer uso de una memoria flash USB para transferir los datos de las marcas de asistencia entre el
dispositivo y la computadora.
En el menú principal “Datos”, la opción de “Manejo de Memoria USB”, se desplegará la ventana de

importación y exportación de datos desde la memoria usb.
Debido a que existen diferentes tipos de dispositivos los tipos de datos que se pueden descargar de una
memoria flash pueden ser diferentes, por lo cual primero se debe seleccionar el tipo de dato que se
descargará de la memoria flash. Para el dispositivo seleccione la tercera opción “Automático”
Al presionar el botón “OK” se presentará la pantalla de Importación y Exportación de datos.
3.4.1 IMPORTAR MARCAS DE ASISTENCIA
En esta pantalla se podrán pasar los datos almacenados en un archivo de exportación de marcas de
asistencia generado con el dispositivo a la computadora.
1. Conecte la memoria usb que tiene el archivo a importar, seleccione la pestaña de “Importar Marcas
Asist.”. En la lista de la izquierda se listarán los archivos de importación que existan en la memoria
flash, mientras que en la lista del medio se mostrarán los datos importados.
2. Para importar los datos seleccione el archivo de importación de la lista de la izquierda y luego de clic
sobre el botón de “Importar los regs de Mem Usb”
3. “Borrar Datos de Mem Usb” borraría todos los datos de marcas que estén almacenados en la
memoria usb.
4. “Limpiar Lista” limpia la lista del medio.
5. “Actualizar” refresca los datos de la pantalla.
6. “Importar de Disco Local” permite elegir un archivo de importación que se encuentre en otra
unidad de disco.
3.4.2 EXPORTAR USUARIOS
En esta pantalla se podrán pasar los empleados almacenados en el sistema a un archivo de exportación
de datos para poder llevarlo a algún dispositivo o a otra computadora.
1. La lista de la izquierda presenta los departamentos definidos en el sistema.

2. La lista central presenta los empleados del departamento seleccionado en la primera lista y la lista
de la derecha presenta a los usuarios que se quieren exportar al archivo.
3. El botón >> permite agregar a todos los empleados de la lista actual, > agrega el empleado
seleccionado actualmente, << elimina a todos los empleados añadidos a la lista de exportación y <
elimina al empleado seleccionado en la lista de exportación.
4. Una vez seleccionados los empleados a exportar, se debe presionar el botón “Exportar datos de
Usuario a Mem Usb” para crear el archivo de exportación.
3.4.3 IMPORTAR USUARIOS
En esta pantalla se podrán pasar los empleados almacenados en un archivo de exportación de datos
generado con el dispositivo a la computadora.
En la lista de la izquierda se presentan los archivos con datos de usuario que se encuentran en la
memoria usb.
Para importar datos siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el archivo desde el cual se desea realizar la importación de datos.

2. Presione el botón “Importar”. La lista central presentará los datos que se importen desde la
memoria usb.
3. “Borrar datos de Mem Usb”: Borrará el archivo de importación de datos de la memoria Usb.
4. “Limpiar Lista”: Limpiará la lista de despliegue central de la pantalla.
5. “Actualizar”: Refresca los datos de la lista central.
6. “Importar de Disco Local”: Permite seleccionar otro disco de la computadora para buscar el archivo
de importación.
3.4.4 IMPORTAR SMS
En esta pantalla se podrán pasar los SMS almacenados en un archivo de exportación de datos generado
con el dispositivo a la computadora.
En la lista de la izquierda se presentan los SMS almacenados en el archivo que se encuentra en la

memoria USB.
Para importar datos siga los siguientes pasos:
1. Presione el botón “Importar SMS de Mem USB”, importará los mensajes que estén en el archivo
almacenado en la memoria USB.
2. Seleccione los SMS que desea importar.
3. Agregar Nuevos Registros a PC, agregará únicamente los mensajes que no estén almacenados en la
base de datos local.
4. Sobreescribir los datos locales: Agregará todos los registros seleccionados de la mem USB, si algún
SMS ya se encuentra en la base de datos local, este será reemplazado.
5. “Borrar datos de Mem Usb”: Borrará el archivo de importación de datos de la memoria USB.
6. “Limpiar Lista”: Limpiará la lista de despliegue central de la pantalla.
7. “Actualizar”: Refresca los datos de la lista central.
3.4.5 EXPORTAR SMS
Con esta pantalla se podrán pasar mensajes SMS de la base de datos local a un archivo en la mem USB.
Los mensajes existentes en la base de datos local aparecen en la lista de la izquierda. Con los botones
Pasar Todo a lista y Pasar Sel a lista se pueden copiar los mensajes en la lista de la derecha, que
contendrá los mensajes que serán exportados al archivo.
Una vez seleccionados los mensajes a exportar presione el botón de Exportar SMS a mem USB, el cual
generará los archivos sms.dat y udata.dat en la raíz de la mem USB.
3.5 MANEJO DE SMS
Se puede acceder a esta opción desde el menú principal “Datos”, la opción de “Manejo SMS”.
Desde esta pantalla se pueden crear, modificar, borrar y asignar SMS y luego exportarlos al BioClock.
El botón Enviar SMS envía el mensaje al BioClock, mientras que Vincular SMS Personal permite asignar
mensajes personales a los empleados.
Cuando se presiona el botón Vincular SMS Personal se presentará la siguiente pantalla:
En la sección de Buscar se pueden filtrar los empleados por alguno de sus campos.
Para vincular un mensaje SMS personal con uno o varios empleados, seleccione cada uno de los
empleados de la lista de la izquierda y luego seleccione el mensaje personal de la lista de la derecha,
seguidamente presione uno de los botones de la sección de Seleccionar Operación Enviar
Inmediatamente (Guarda la asignación y la actualiza en el BioClock) o No Enviar Temporalmente (no
actualiza el BioClock, solo guarda la vinculación en la base de datos local).
La sección de Operaciones en el BioClock, permite Borrar mensajes directamente del BioClock o

desvincularlos de los empleados (Desvincula el SMS de todos los empleados relacionados a él). Los
mensajes deben ser seleccionados de la lista de la izquierda para poder llevar a cabo estas operaciones.
La sección de Buscar permite filtrar la lista de la izquierda por alguno de sus campos.
La sección de Parámetros de Comunicación permite conectarse con un BioClock directamente para las
operaciones con SMS.
Los parámetros de comunicación son los mismos que se utilizan al vincular el programa Administrador a
un BioClock (Sección 3.1 Mantenimiento de Dispositivos).
3.5.1 AGREGAR SMS
Presione el botón de Agregar y luego llene cada uno de los campos.
Tipo SMS:
SMS de Usuario (Personal): Este mensaje le es asignado solo a ciertos empleados.

SMS Público: Todos los empleados tienen acceso a este mensaje.
SMS Reservado: No se presentará a ningún empleado de momento.
ID SMS: Identificador del SMS, no se puede repetir.
Si se selecciona la casilla de definir límite, se podrá definir la fecha de inicio y duración (por cuánto
tiempo se presentará a partir de la fecha de comienzo) del mensaje.
Contenido: Cuerpo del Mensaje que se presentará a los empleados.
3.5.2 MODIFICAR SMS
Presione el botón de Modificar y luego llene cada uno de los campos. Se pueden editar todos los campos
excepto el Tipo de mensaje. El código debe ser único entre los mensajes.
ID SMS: Identificador del SMS, no se puede repetir.
Si se selecciona la casilla de definir límite, se podrá definir la fecha de inicio y duración (por cuánto
tiempo se presentará a partir de la fecha de comienzo) del mensaje.
Contenido: Cuerpo del Mensaje que se presentará a los empleados.
3.5.3 BORRAR SMS
Presione el botón de Borrar para eliminar los SMS seleccionados de la lista. Y luego confirme el borrado.
Este botón borrará los mensajes de la base de datos local.
3.5.4 CONSULTA DE SMS PERSONALES
En la pantalla de Manejo de SMS, en la pestaña de Consulta SMS Personales se podrán consultar todos
los empleados que tengan mensajes personales asignados y borrar estos mensajes si así se desea.
Puede realizar la consulta de empleados con mensajes asignados basándose en cualquiera de los
campos (ID SMS, Departamento, Código, Nombre) y definiendo un valor para este campo y luego
presionando el botón de Buscar. Para actualizar los datos de los empleados con mensajes asignados
puede presionar el botón de Refrescar.
El botón Desvincular SMS Seleccionados, desvinculará los mensajes con los empleados de manera que
si se seleccionan varios empleados de la lista superior, desvincula todos los mensajes seleccionados de
la lista inferior relacionados con estos empleados. Si no se selecciona ningún mensaje de la lista inferior
desvinculará todos los mensajes de esta lista.
3.6 SINCRONIZAR FECHA Y HORA DEL DISPOSITIVO
Para sincronizar la fecha y hora de todos los dispositivos conectados con el programa se puede utilizar
la opción “Sincronizar Fecha/Hora” del menú “Manejo de Dispositivos”. Esta opción sincroniza los
relojes de todos los dispositivos conectados con la fecha y hora de la computadora.
3.7 CARGAR FOTOS DE FONDO DE PANTALLA AL DISPOSITIVO
Esta opción se encuentra en el menú principal, “Manejo de Dispositivos” y luego “Cargar Fotos de
Fondo de Pantalla”.
En la parte izquierda de la pantalla podrá seleccionar la unidad de disco y carpeta donde se encuentran
las imágenes, las cuales se desplegarán en la lista del medio, seleccione las imágenes que desea cargar
en el BioClock. En la sección de Dispositivo seleccione los BioClock a los cuales quiere copiar las
imágenes. Por último presione el botón de Subir para mandar las imágenes a los BioClock seleccionados.
Aspectos importantes sobre las imágenes a subir:

Su nombre debe ser ‘ad_NUM.jpg’ donde NUM debe ser un número del 1 al 10. Ej: ad_1.jpg.
Solo se soporta el formato JPG
El tamaño del archivo no puede ser mayor a 50 Kb.
El tamaño de la imagen debe ser 320x210 pixeles.
4 EMPLEADOS
4.1 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS
Primeramente se deben definir cuáles van a ser los departamentos que se registrarán en el sistema.
El sistema siempre va a tener como mínimo un departamento, pero se pueden añadir más y definir una
jerarquía de departamentos.
En cualquier momento puede cambiar el nombre a un departamento seleccionándolo en el árbol y luego

presionando el botón “Renombrar” o presionando F2.
Para agregar un departamento seleccione el departamento al cual va a pertenecer el nuevo departamento
(el que estará arriba en la jerarquía) y luego de clic sobre el botón “Agregar”, se desplegará una pantalla
solicitando el nombre del departamento.
Para borrar un departamento (y sus subdepartamentos) seleccione el departamento a borrar y luego
presione el botón de “Borrar”.
El botón “Empleado” sirve para asignar empleados a cada departamento. Un empleado solo puede
pertenecer a un departamento a la vez. Al presionar el botón “Empleado” aparecerá la pantalla siguiente:
Del lado izquierdo aparecen los empleados que no tienen departamento asignado aún, los cuales pueden
ser añadidos al departamento actual usando el botón de “Agregar >>” o removidos usando el botón de
“Remover <<”.
4.2 MANTENIMIENTO DE EMPLEADOS
Esta pantalla permite configurar todo lo referente a los empleados, agregar empleados, horarios, turnos,
etc.
Se puede acceder a ella por medio del botón de la barra de herramientas principal o desde el menú
principal “Mantenimiento/Opciones” y la opción “Empleados”.
En la parte izquierda la pantalla muestra un árbol con los departamentos que han sido definidos en el
sistema, cuando se selecciona un departamento, se muestran sus empleados en la lista de la derecha.
Si se marca la casilla de “Subdepart.”, entonces se muestran también los empleados asignados a todos
los subdepartamentos del departamento seleccionado.
Para buscar un empleado de la lista de empleados del departamento actual, solo digite algún dato del
empleado en la casilla que precede al botón de “Buscar” y luego presione este botón, si el usuario existe
este será marcado en la lista de empleados.
4.2.1 AGREGAR EMPLEADOS
Para agregar un empleado nuevo a un departamento dado, solo seleccione el departamento en el cual
se desea agregar el empleado y luego de clic en el botón de “Agregar”.
Llene los campos que crea convenientes con los datos del empleado (El Código y nombre son los únicos
obligatorios). Luego presione el botón de “Guardar”.
4.2.2 MODIFICAR EMPLEADOS
Solo debe seleccionar el empleado de la lista, con esto se desplegarán los datos del empleado en la
parte inferior de la ventana, donde pueden ser modificados. Finalmente presione el botón de “Guardar”
para guardar sus cambios permanentemente.
4.2.3 BORRAR EMPLEADOS
Solo debe seleccionar el empleado de la lista y luego presionar el botón de “Borrar”.
4.2.4 AGREGAR HUELLAS DIGITALES DIRECTAMENTE EL PROGRAMA ADMINISTRADOR
Es posible agregar las huellas digitales directamente desde el programa administrador de BioTrack, en la
ventana de Mantenimiento de Empleados, la sección de Manejar Huellas.
Con esta opción se evita el paso de huellas desde el dispositivo lector para luego modificar los datos
personales de los empleados en el Programa Administrador. El registro de empleados se puede hacer en
un solo paso desde el Programa Administrador y luego estos datos pueden ser exportados a todos los
dispositivos lectores. Esto se puede hacer desde un lector de huella o también
se puede utilizar la herramienta BioUSB, el cual es compacto y se puede
conectar directamente al computador para capturar las huellas digitales y
enviarlas al Programa Administrador de BioTrack.
El BioUSB necesita instalarse antes de poder

utilizarse, por lo que cuando se conecta por
primera vez solicitará que se instale su manejador
(driver).
Siga cada uno de los pasos del asistente de

instalación del manejador de BioUSB.
Seleccione Instalar desde una lista o ubicación

específica.
Seleccione la unidad de cd donde está el cd de

instalación de BioTrack.
Al finalizar la instalación reinicie el computador.
Una vez instalado el BioUSB, se podrán agregar las huellas digitales directamente desde el Programa
Administrador de BioTrack cuando se ingresen los empleados.
Para esto se utiliza la sección de Manejar Huellas de la pantalla de Mantenimiento de Empleados.
Si se quieren capturar las huellas desde un lector de huella digital ya instalado, se puede seleccionar este
de la lista desplegable, presionar el botón de ‘Conectarse a Dispositivo’ y marcar la opción de
‘Dispositivo’.
Si se utiliza el dispositivo BioUSB, entonces se debe

seleccionar la opción de ‘Sensor’.
Luego presione el botón de ‘Registrar’ para iniciar a

grabar las huellas digitales.
Seleccione el dedo que va a registrar de las imágenes

de las manos en la parte inferior de la pantalla y
proceda a un registro de huellas digitales. Se debe
registrar cada huella 3 veces. Si se quieren registrar
otras huellas, entonces siga estos mismos pasos
seleccionando otro de los dedos de la mano.
Si se selecciona un dedo que ya fue registrado antes, entonces el

Programa Administrador le preguntará si desea borrar la huella del
sistema.
Una vez registrados los usuarios, se pueden exportar estos a los dispositivos lectores que estén
conectados a la red (Ver apartado 3.3.3 – Subir Usuarios y Huellas).
4.2.5 AGREGAR EMPLEADOS POR LOTE
Esta opción permite añadir varios empleados a la vez al departamento seleccionado copiando
información de algún empleado existente (opciones de asistencia). Para utilizar esta opción seleccione al
empleado del cual tomará la información y presione el botón de “Batch”.
Puede seleccionar los campos que desea copiar de la lista de la derecha, el nombre y código del
empleado será generado automáticamente a partir del patrón escogido en la izquierda.
Si se desea copiar las opciones de asistencia del empleado debe seleccionar esta casilla.
4.2.6 TRANSFERIR EMPLEADOS
Seleccionando un empleado de la lista de la derecha y presionando luego el botón de “Transferir” ( )

se puede cambiar el departamento al que pertenece el empleado.
En la pantalla que se despliega se debe seleccionar el departamento al que se desea transferir al

empleado seleccionado.
4.2.7 EMPLEADOS INACTIVOS
Cuando un empleado pasa al estado de “Inactivo”, lo que sucede es que se desliga de cualquier
departamento y queda disponible para poder asignarle un nuevo departamento.
Para darle este estado a un empleado solo seleccione al empleado y luego presione el botón de
“Inactivo” ( ).
4.2.8 CAMPOS PERSONALIZADOS
Si se necesitan guardar otros datos además de los que están definidos en la ficha del empleado. Se
pueden crear campos personalizados. En la pestaña “Adicionales” se pueden crear cuantos campos
personalizados se necesiten.
Para crear un nuevo campo personalizado posicione el cursor del ratón sobre la tabla de campos
personalizados y luego presione la tecla “Insertar”
4.2.9 REGLAS DE ASISTENCIA
Seleccione la pestaña de “Opciones de Asistencia” en la ventana de mantenimiento de empleados para

ver esta pantalla.
“Controlar Asist.”: Seleccione esta opción si desea que al empleado actual se le contabilice la asistencia.
“Contabilizar HE”: Seleccione esta opción si desea que al empleado actual se le contabilicen las Horas Extra
(HE).
“Feriados Libres”: Esta opción se debe seleccionar si el empleado no trabaja los días feriados. Si el estado
del empleado es “Ocupado” entonces se le tomará como Horas Extra. Si No tiene libres los feriados el
empleado debería tener un estado de “Ocupado”, si no lo tiene será contado como Ausencia.
Verificar entradas/Salidas: Se puede controlar si el empleado debe marcar Entrada o Salida.
4.2.9.1 CONFIGURAR HORAS DE ASISTENCIA DE LOS EMPLEADOS:
Presione el botón de “Horario” para mostrar la pantalla de “Opciones de Asistencia de Empleados”.
La opción de “Asistencia Activa” indica si se debe contabilizar la asistencia del empleado.

“Feriado” define si se cuentan o no los días feriados.
“Contabilizar HE” indica si se deben contar las horas extras.
“Verificar HE” indica que las horas extras deben ser aprobadas antes de ser contabilizadas.
La lista de horario define el tiempo en que el empleado se encontrará en el estado de “Dentro” para
agregar una lista se debe presionar el botón con el signo de “+” y para borrarla se usa el botón con el signo
de “-”.
Al agregar o cambiar la lista de horario actual se mostrará la siguiente pantalla:
Seleccione un nuevo turno de los que ya han sido configurados y defina su fecha de inicio y final en el
campo de “Lapso de Tiempo”, luego presione “Aceptar” para retornar a la ventana de configuración de
Asistencia de Empleados.
Auto Asignar Periodos: Esta función consiste en que si un empleado no

tiene un horario asignado durante un periodo de tiempo, pero ha estado
asistiendo a trabajar y realizando marcas, el sistema puede definir
automáticamente a cual periodo pertenecen las marcas.
El Tiempo Mínimo para auto asignar se refiere a que una vez asignado
este tiempo, por ejemplo 1 día, el sistema solo podrá asignar el periodo
hasta que se cumpla más de 1 día sin tener horario asignado.
Periodos Usados: Periodos en los que se basará el sistema para auto
asignar marcas. Para seleccionar un periodo de tiempo presione el botón
“+”, aparecen los distintos periodos de tiempo definidos y seleccione los
deseados. Para borrar algún periodo de la lista selecciónelo y luego
presione el botón “-”.
Después de llenar los campos de acuerdo con sus requerimientos, puede
presionar el botón de “Aceptar” de la pantalla de “Opciones de
Asistencia de Empleados” para guardar los cambios hechos o presionar
el botón de “Cancelar” para olvidar los cambios hechos.
4.2.10 CONFIGURACIÓN DE LA VENTANA DE VISUALIZACIÓN
Si se da clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados se presentarán varias opciones
que permitirán cambiar la forma como se visualizan los datos.
 Guardar Posicionamiento de la tabla: Guarda el acomodo de las columnas para que sea el mismo la
próxima vez que se utilice esta pantalla.
 Mostrar/Ocultar todas las columnas: Permite mostrar u ocultar todas las columnas.
 Columnas: Permite escoger cuáles columnas serán desplegadas.
4.2.11 EXPORTAR DATOS
Para acceder a esta opción haga clic derecho sobre la tabla donde se despliegan los empleados y se
selecciona la opción de “Exportar”.
 Lista de Ítemes predefinidos: Escriba un nombre para guardar los campos seleccionados en la lista
de la izquierda y así poder utilizar la misma configuración en futuras exportaciones. El nombre que
escriba se desplegará en la lista de ítemes predefinidos en la próxima exportación y luego dé clic en
el botón “Aceptar”.
 Seleccione el tipo de archivo a exportar, elija la ruta donde desea almacenarlo y guárdelo
presionando el botón de “Save”.
4.2.12 EXPORTACIÓN AVANZADA
La Exportación Avanzada normalmente es usada por desarrolladores para transferir los datos.
selecciona la opción de “Exportar”.
 En este caso se exportará a una hoja de excel pero se puede elegir entre una gran cantidad de
formatos (Listados en el campo de “Export to”).
 Primero que todo seleccione el tipo de archivo al cual se exportará en la pestaña de “Formats”
dentro de la pesataña de “Export Type”.
 Luego pase a la pesaña de “Options” también en la pestaña de “Export Type” y llene los parámetros
que se le presentan de acuerdo con su elección.
 Seguidamente llene el campo “Destination File” de la parte superior de la ventana eligiendo la ruta
y nombre del archivo destino utilizando el botón “Select...”.
 Elija los campos y la forma que va a contener el archivo a exportar en la petaña de “Fields”.
Seleccione el campo y presione el botón “” para agregarlo. El botón “” agregará todos los
campos. Los botones “” y “” sirven para eliminar campos agregados anteriormente.
 Ahora defina el formato deseado a los datos seleccionando la pestaña de “Formats”.
 Si desea agregarle un encabezado y pie de página al archivo generado, lo puede hacer

seleccionando la pestaña de “Header & Footer” y escribiéndolos en los campos que se le presentan.
 En la pestaña de “Caption & Width” puede definir el nombre que tendrá cada campo en el archivo a
exportar, así como el ancho de la columna en la que se desplegará.
 En la pestaña de “Excel Options” podrá darle formato a las celdas de excel del archivo resultante de
la exportación.
 El Botón “Save Export Options” permite guardar la configuración hecha en un archivo en disco para
poder reutilizarla en futuras exportaciones.
 El botón de “Load Export Options” permite cargar las opciones de exportación desde un archivo en
disco.
 Presionando el botón de “Start Export” se dará inicio a la exportación de los datos.
4.2.13 IMPORTAR DATOS
selecciona la opción de “Importar Datos del Usuario”.
Esta opción permite importar datos de empleados a partir de archives XML, TXT o CSV.
5 HORARIOS
Un periodo es un intervalo de tiempo comprendido entre una marca de entrada y una marca de salida.
Ej: Una compañía podría definir un periodo para controlar la asistencia en la mañana con una entrada a
las 8:00am y una salida a las 11:00am (matutino) y otro para controlar la asistencia después de la hora
de almuerzo de 12:00md a 5:30pm (vespertino). El empleado deberá realizar marcas de entrada y salida
para cada periodo.
Un horario es una combinación de periodos distribuidos durante un lapso de tiempo (día, semana, mes,
año, etc). Ej: Semanalmente un empleado podría asistir a trabajar en los periodos matutino y vespertino,
este tendría que marcar a la entrada y salida de cada periodo los días que así lo indique el horario que le
fue asignado.
A un empleado se le pueden asignar uno o más horarios.
5.1 PERIODOS
Para definir periodos de tiempo de trabajo seleccione en el menú “Mantenimiento/Opciones” la opción

de “Periodos”.
Si no se han definido horarios a la hora de configurar periodos, el sistema mostrará el mensaje siguiente:
“Cancelar” lo enviará a la ventana de periodos, para iniciar la configuración guiada de horarios haga clic
en “Aceptar”.
De acuerdo con la condición real de la compañía se seleccionará el tipo de horario que se creará.
Puede elegir horarios de un periodo (dos horas: Mañana y Tarde), o dos periodos (cuatro veces; Mañana
y medio día ; medio día y tarde).
Escriba las horas de entrada y salida a los periodos y presione el botón “Siguiente”.
En esta ventana se podrán definir los rangos de tiempo para marcar entradas y salidas.
Las opciones de “Sí Marcar” indican si la marca es obligatoria o no. Cuando una marca no es obligatoria
el sistema no la toma en cuenta para tardías ni salidas tempranas. Si un empleado no marca y la marca
no es obligatoria, se toma como si la marca se hubiera hecho a la hora definida en el horario
correspondiente.
El sistema reconoce una marca de entrada o salida como válida si se encuentra dentro del rango
definido en esta pantalla. Ej: Utilizando el ejemplo del periodo que se muestra en la imagen de la
pantalla anterior el cual inicia a las 8:30am y finaliza a las 5:30pm y cuyo rango de tiempo válido para
entrada es de 6:30am a 11:30am y rango de tiempo válido para salida de 2:30pm a 11:30pm, se pueden
dar los siguientes casos:
Si un empleado realiza una marca a las 8:00am, el sistema la reconocerá como una entrada válida ya que se
encuentra dentro del rango de las entradas.
Si un empleado realiza su primer marca del día a las 11:35am, esta no será reconocida como una marca de
entrada válida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las entradas y en los reportes no será
tomada en cuenta.
Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de entradas permitido, el sistema reconocerá como
válida la primer marca realizada, mientras que si esto sucede durante el rango de tiempo permitido para las
salidas, el sistema reconocerá como válida la última marca que hizo el empleado.
Presione el botón “Siguiente” para continuar.
En esta ventana se podrá definir cuando se considerará una marca como Tardía o Salida Temprana, clic
en “Siguiente” para continuar.
Seleccione si desea que el horario sea asignado a los empleados que aún no tienen uno y también si
desea que el horario se asigne a cada departamento de la empresa.
Si el horario es de un solo periodo el sistema creará un periodo llamado “Diurno”, mientras que si el
horario posee dos periodos, se creará un periodo llamado “Matutino” y otro “Vespertino” (Estos
nombres pueden ser cambiados en el mantenimiento de periodos). El horario creado se llamará
“Normal”.
Horario de un periodo:
Horario de dos periodos:
De clic en “Finalizar” para terminar.
Al terminar de ejecutar la configuración guiada de horarios la ventana de “Mantenimiento Periodos” se

desplegará en pantalla (también se puede acceder a esta pantalla por medio del menú de
“Mantenimiento/Opciones”, seleccionando la opción de “Periodos”).
Esta ventana está dividida en dos partes, la parte izquierda muestra los periodos definidos y la parte
derecha es para agregar, modificar y borrar periodos.
Agregar Periodo: Para Agregar una tabla horaria haga clic en el botón de “Agregar” y llene cada uno de
los campos que se solicitan.
El campo de “Tarde después de” se refiere a cuánto tiempo tarde puede realizarse una marca de entrada
para no ser contada como tardía (En la imagen se tienen 5 min después de la hora de entrada para marcar
sin que sea contado como tardía)
El campo de “Salida Temprano” se refiere cuanto tiempo antes de la hora de salida el empleado puede
marcar sin que se contabilice como una Salida Temprana (En la imagen está en 5 por lo que un empleado
puede marcar su salida 5 min antes de la hora establecida como salida).
“Inicio/Final Válido para Entrada”: se refiere al rango de tiempo que se tiene para marcar la entrada para
que la marca se contabilice como válida. Ej: Con un periodo que inicie a las 8:30am y finalice a las 5:30pm
se pueden dar los siguientes casos:
Si un empleado realiza una marca a las 8:00am, el sistema la reconocerá como una entrada válida ya que se
encuentra dentro del rango de las entradas.
Si un empleado realiza su primer marca del día a las 11:35am, esta no será reconocida como una marca de
entrada válida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las entradas y en los reportes no será
tomada en cuenta.
Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de entradas permitido, el sistema reconocerá como
válida la primer marca realizada.
“Inicio/Final Válido para Salida”: se refiere al rango de tiempo que se tiene para marcar la salida para que
la marca se contabilice como válida. Ej: Con un periodo que inicie a las 8:30am y finalize a las 5:30pm y cuyo
rango de tiempo válido para salida sea de 2:30pm a 11:30pm, se pueden dar los siguientes casos:
Si un empleado realiza una marca a las 5:00pm, el sistema la reconocerá como una salida válida ya que se
encuentra dentro del rango de las salidas.
Si un empleado realiza su última marca del día a las 2:15pm, esta no será reconocida como una marca de
salida válida ya que se sale del rango de tiempo permitido para las salidas y en los reportes no será tomada
en cuenta.
Si un empleado realiza varias marcas durante el rango de salidas permitido, el sistema reconocerá como
válida la última marca que hizo el empleado.
“Días a contabilizar”: Define a cuántos días trabajados equivale el periodo. Se utiliza para efectos
estadísticos. En esta casilla se deberían escribir números entre 0 y 1.
Ejemplos:
Si un día el horario define que el empleado debe trabajar durante solamente un periodo, dado que este
cubriría el total del día laboral, el valor correcto para esta casilla sería de 1.
Si se diera el caso que el día se encuentra dividido en dos periodos, uno matutino y otro vespertino,
entonces se podría asignar un porcentaje del día a cada período de 0,5 ya que cada periodo cubre
aproximadamente la mitad del día laboral.
Si el día se divide en más periodos se puede escribir en esta casilla el porcentaje del día que cubre el
periodo, por ejemplo para 3 periodos se podrían definir 2 periodos en 0,33 y uno en 0,34 para que los tres
sumen 1 día laboral; 0,25 para 4 periodos.
Nota: Esta casilla está muy ligada a los reportes, ya que el sistema utiliza este valor para calcular los días
que el empleado trabajó, por lo cual en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) en la casilla de
“Normal” su unidad mínima debería estar ajustada para trabajar con los valores que se escriban en esta
casilla Ej: Si un empleado no trabaja el último periodo de un día que se divide en 3 periodos a los que se
les asignó 0,33 a los 2 primeros periodos y 0,34 al último periodo, entonces el empleado trabajó
solamente 0,66 del día completo; si en las reglas de asistencia la casilla “Normal” tiene como unidad
mínima 1 día, entonces en los reportes ese 0,66 se va a redondear a la unidad mínima, por lo que se
tomaría como si el empleado hubiera trabajado el día completo, para evitar que se dé esto, en las reglas
de asistencia debería cambiarse la unidad mínima de la casilla “Normal” a 0,01 días, con lo cual incluiría
los decimales en los reportes y sí se podrían contabilizar los 0,66 días.
“Minutos a Contabilizar”: Tiempo del periodo que será tomado para datos estadísticos en minutos. Por
ejemplo si el turno es de 9 horas, se podrían tomar en cuenta solamente 8 horas y no contabilizar 1 hora
que podría ser el descanso del empleado. Si se deja en 0 se tomarán todas las horas.
“M/Entrada M/Salida”: Indican si las marcas de entrada o salida son obligatorias o no en el periodo.
Cuando una marca no es obligatoria el sistema no la toma en cuenta para tardías ni salidas tempranas. Si
un empleado no marca y la marca no es obligatoria, se toma como si la marca se hubiera hecho a la hora
definida en el horario correspondiente.
“Cambiar Color de Despliegue”: Define el color con el que se desplegará la tabla horaria en la ventana de
turnos.
Borrar: Seleccione el periodo que desea borrar de la parte izquierda de la pantalla y luego presione el
botón de “Borrar” de la parte derecha de la pantalla.
Guardar: Para guardar los cambios realizados a un periodo, presione el botón de “Guardar”.
5.2 HORARIOS
Después de configurar los periodos, podrá configurar los Horarios, seleccione en el menú principal
“Mantenimiento/Opciones” y luego “Horarios” para ver la siguiente ventana:
Esta pantalla está dividida en la lista de horarios configurados al lado izquierdo y el detalle de los
periodos asociados al horario seleccionado al lado derecho.
La lista de horarios contiene la siguiente información:
Nombre: Nombre que se le dio al horario, no puede repetirse.

Fecha Comienzo: Fecha en que empieza a regir el horario.
Número Ciclos: Contador de periodicidad. Existen algunos horarios que tienen una periodicidad menor o
mayor a una semana, por lo cual se hace más fácil manejarlos cambiando el número y la unidad de los
ciclos.
Ejemplo 1: Si se debe confeccionar un horario para un empleado que trabaja 1 día en la mañana, otro
día en la tarde y otro día en la noche y tiene un cuarto día libre, este horario se podría crear fácilmente
cambiando la unidad del ciclo de semana a día y cambiando el número de ciclos a 4, con lo que
obtendríamos un horario como el de la siguiente imagen:
El horario llamado “4Dias” tiene un periodo asignado en cada día y el cuarto día no tiene ninguno (día
libre).
Ejemplo 2: Si se debe confeccionar un horario para un empleado que trabaja 1 semana por la mañana y
una semana por la tarde con los fines de semana libres, este horario se podría crear fácilmente
cambiando la unidad del ciclo a semana y cambiando el número de ciclos a 2, con lo que obtendríamos
un horario como el de la siguiente imagen:
El horario llamado “2Semanas” tiene un periodo diferente asignado en cada semana y los fines de
semana no tiene ninguno (días libres).
Unidad Ciclo: Día, semana, mes.

Agregar Horario: Presione el botón de “Agregar” y el campo para un horario nuevo aparecerá del lado
izquierdo. Llene cada uno de los campos que se presentan. Presione el botón de “Guardar” para guardar el
nuevo horario.
Modificar Horario: Seleccione el horario que desea modificar de la lista de la izquierda y luego presione el
botón de “Editar”. Cuando termine de modificar los campos presione el botón de “Guardar” para guardar
los cambios.
Borrar Horario: Seleccione el horario de la lista de la izquierda y luego presione el botón de “Borrar”.
Agregar Periodo: Presione el botón de “Agregar Periodo” del panel derecho y se desplegará la siguiente
ventana, en la que podrá seleccionar los periodos que desee agregar y los días en los cuales desea
agregarlos. La casilla de “Guardar como Horas Extra” permite escribir un número de minutos que se
tomarán como horas extra en las estadísticas los días que se aplique este periodo. Ej: Un Sábado se podría
tomar como horas extra las últimas 2 horas del periodo, esto se lograría marcando el sábado de la lista de
días de la derecha, marcando la casilla de “Guardar como Horas Extra” e introduciendo 120 en el campo de
“minutos H.Extra”.
Borrar Periodo: Seleccione el periodo que desea borrar del panel de la derecha y luego presione el botón
de “Borrar” del panel derecho.
Borrar Todo: Borra todos los periodos de la pantalla de la derecha.
Nota: Después de agregar o modificar horarios o periodos, debe presionar el botón de “Guardar” para
guardar los cambios.
5.3 ASIGNAR HORARIOS A LOS EMPLEADOS
Si los empleados todavía no tienen su horario asignado, el sistema no podrá llevar el conteo estadístico
de sus marcas de entrada/salida.
Después de configurar los periodos y los horarios, seleccione en el menú principal

“Mantenimiento/Opciones” la opción de “Horario de Empleados”, en esta ventana se da
mantenimiento a todo lo relacionado con los horarios de los empleados.
El lado izquierdo superior de la pantalla muestra los departamentos existentes en el sistema, haga clic
sobre el departamento y podrá ver todos los empleados y sus turnos asignados.
5.3.1 HORARIOS NORMALES
5.3.1.1 Asignar Horario por departamento
Seleccione el departamento, y después presione el botón para ir a la ventana de Itinerario de

Departamento.
El horario predeterminado será asignado a cada empleado que se agregue al departamento.
Los horarios seleccionados en la lista de abajo de la pantalla serán los que podrán ser usados por los
empleados del departamento.
Presione “Aceptar” para guardar los cambios que haga en esta pantalla.
5.3.1.2 Asignar Horario por Empleado
En la parte derecha de la pantalla de horarios de Empleados podrá asignar horarios por empleado. Estos
horarios podrán ser asignados individualmente o seleccionando varios empleados de una vez. El botón
seleccionará a todos los empleados del departamento actual y el botón quitará la selección de
todos los empleados seleccionados, para seleccionar un empleado individualmente solo haga clic sobre
el empleado, si mantiene presionada la tecla Ctrl podrá seleccionar varios empleados con el ratón.
Una vez seleccionado(s) el(los) empleado(s) podrá asignarles su horario presionando el botón “Organizar
Horarios” que se encuentra en la parte superior de la ventana, el cual desplegará la siguiente pantalla:
Verificar Entrada/Salida: Define si el empleado debe marcar Entrada/Salida de acuerdo con el horario
asignado, esta opción tiene mayor precedencia que la que se puede asignar en el mantenimiento de tablas
horarias. Estas opciones tienen prioridad sobre las que se pueden elegir al crear periodos.
Por Periodo: se toma en cuenta la opción que se seleccionó en el periodo (Si la marca es obligatoria
o no para el periodo).
Debe Marcar: marca es obligatoria.
No Verificar: marca no es obligatoria.
Asistencia Activa: Se refiere a si las marcas de asistencia se harán efectivas o no, después de seleccionar
esta opción se tomarán en cuenta las reglas de asistencia y del horario en el total de las marcas de
asistencia disponibles. Existen algunos casos en los que esta opción puede estar inactiva como por ejemplo
jefes que no necesitan contar sus tiempo de asistencia como los otros empleados.
Contabilizar HE: Después de seleccionar esta opción las Horas Extra (HE) se contabilizarán para este
empleado.
Feriados: Los empleados seleccionados podrán descansar en los feriados. Si el empleado trabaja algún
feriado se le contabilizará como Horas Extra, en caso contrario si la opción no está activa y el empleado
falta en un feriado, esta falta se tomará como una ausencia injustificada.
Verificar HE: indica que las Horas Extra necesitan ser aprobadas antes de ser contabilizadas.
En esta ventana se podrán ver todos los turnos asignados; el botón de “+” de la izquierda presentará una
ventana con todos los Turnos disponibles, la cual se presenta a continuación:
Seleccione el horario de la lista, determine su tiempo de Inicio y Fin y luego presione el botón de “Aceptar”
para confirmar la operación o cancelar para perder los cambios realizados. Después de elegir el horario, el
nombre del horario elegido se desplegará en la columna “Horario” junto a sus respectivos tiempos de inicio
y final.
5.3.2 AUTOASIGNACIÓN DE HORARIOS
Si el horario de los empleados sufre cambios muy frecuentemente y no hay reglas para seguir, la auto
asignación de periodos está disponible. La auto asignación de Periodos consiste en que los empleados
no tienen un turno asignado en un determinado tiempo, pero deben marcar asistencia, el sistema debe
buscar a cuál tabla horaria pertenece la marca de asistencia realizada.
El Tiempo Mínimo para auto asignar se refiere a que una vez asignado este tiempo, por ejemplo 1 día, el
sistema solo podrá asignar el periodo hasta que se cumpla más de 1 día sin tener horario asignado.
Finalmente escoja los periodos que el sistema podrá usar para asignar a los empleados presionando el
botón “+” del lado derecho de la pantalla. Para borrar algún periodo de la lista, selecciónelo con clic y
luego presione el botón “-”.
5.3.3 HORARIOS ROTATIVOS
Una forma de implementar horarios rotativos es crear un periodo para cada posible horario y luego
agregarlos en la lista de autoasignación de periodos del empleado.
5.3.4 HORARIOS TEMPORALES
Si uno o varios empleados necesitan cambiar sus horas laborales temporalmente, su itinerario se puede
cambiar haciendo clic en el botón y luego aparecerá esta ventana:
Presione el botón “Ok” para agregar el horario temporal o en “Cancel” cancelar la operación.
Cuando presione el botón “Ok” volverá a la ventana de horarios de Empleados pero una barra de
herramientas nueva estará habilitada al lado derecho de la ventana.
Para añadir el horario temporal presione el botón “Agregar Periodo” , con lo que se desplegará la
siguiente ventana:
Seleccione la fecha en que se añadirá el periodo y el periodo que utilizará, el proceso es el mismo que se
sigue al añadir un periodo a un horario. Luego presione el botón de para Guardar los horarios temporales
o cancele la operación presionando el botón de Cancelar la operación .
El periodo temporal aparecerá en la tabla de periodos de los empleados al terminar la operación. Si el

horario temporal no ha sido guardado aún con puede cancelarlo presionando el botón de borrar
periodos seleccionados , si el horario temporal ya ha sido guardado lo puede borrar con el botón
de cancelar horarios temporales en este periodo.
Utilice el botón para borrar todos los periodos desplegados en el horario del empleado.
5.4 FERIADOS
Según las leyes los feriados son libres para los empleados y usualmente no se realizan marcas en estos
días.
Para agregar feriados utilice la opción “Lista de Feriados” en “Mantenimiento/Opciones” del menú
principal.
Para agregar un feriado utilice el botón “+”, llene los campos y luego presione el botón de guardar
cambios “”.
El formato del campo fecha feriado depende del idioma del sistema operativo en el que se instaló el
sistema Administrador de BioTrack. Puede ser “MES/DIA/AÑO” o “DIA/MES/AÑO”.
El botón “-” sirve para borrar el feriado seleccionado, mientras que el botón “” sirve para editar la
información de un feriado.
5.5 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE AUSENCIAS JUSTIFICADAS
Es posible que a los empleados se les presente algún problema y necesiten salir de su puesto. El sistema
provee una ventana para definir los diferentes tipos de ausencias que se podrán presentar. En el menú
principal, “Mantenimiento/Opciones” y la opción de “Tipos de Ausencias Justificadas”, se podrán
definir los tipos de ausencias/salidas.
El sistema viene con 3 tipos de ausencias/salidas definidas pero se pueden añadir las que se consideren
necesarias.
Agregar Tipo Ausencia: Para agregar un tipo de ausencia utilice el botón “+”, llene los campos y luego
presione el botón de guardar cambios “”.
El botón “-“ sirve para borrar el tipo de ausencia seleccionada, mientras que el botón “” sirve para editar
la información de un tipo de ausencia.
Nombre de la Ausencia: El nombre que se le dará al tipo de ausencia.
Regla estadística: regla para el reporte de asistencia para contabilizar la salida/ausencia.
La unidad mínima es la unidad de medida más pequeña para ausencias. La más común es el día, la hora, el
minuto.
El control de redondeo se refiere a que si la hora de las salidas no es un número entero en el reporte de
asistencia, esta será redondeada.
Acumular por veces: Esta opción se puede utilizar cuando no se quiere contabilizar el tiempo que cubrieron
las ausencias justificadas de cada tipo, sino que lo que se busca es solamente visualizar el número de veces
que se solicitó cada tipo de ausencia.
Acum/Redondear: seleccione este item para totalizar todo el tiempo de la correspondiente unidad
estadística, luego esta será redondeada de acuerdo con la regla de redondeo.
El símbolo del reporte se refiere a la representación simbólica que tendrán estas ausencias en el reporte.
Si se marca la opción “Computar” las fechas de petición de salida que se añadan nuevas se sumarán al total
de “Solicitudes de Salida” (SolSal) en los reportes.
Borrado: Para borrar un tipo de salida/ausencia seleccione el nombre de las lista de la izquierda y luego
presione el botón “-”.
Modificación: Para revisar o modificar un tipo de salida/ausencia seleccione el nombre de las lista de la
izquierda y luego presione el botón “”.
5.6 MANEJO DE HORAS EXTRA
5.6.1 DEFINIR UN PERIODO CON MINUTOS EXTRA FIJOS
Al agregar un periodo en los horarios se puede definir si se agregarán minutos extra fijos en ese
periodo. Estos minutos se contarán siempre que el empleado trabaje durante ese periodo y serán
sumados a las horas extra acumuladas del empleado. Para utilizar esta característica se debe marcar la
casilla “Guardar como Horas Extra” y definir el número de minutos extra que se le asignarán al periodo
cuando se añaden los periodos al horario (ver apartado 5.2).
La imagen muestra el proceso de agregar un periodo en un horario, dicho periodo sumará 300 minutos
extra cada vez que un empleado lo trabaje.
5.6.2 DEFINIR HORAS EXTRA EN LAS REGLAS DE ASISTENCIA
En las reglas de asistencia se puede definir a partir de cuánto tiempo antes de la entrada y después de
la salida se cuentan las horas extra. Estas horas extra se calculan a partir de la hora de entrada o salida
del empleado.
Para utilizar esta opción se debe marcar la casilla “Después de X mins antes de Ent. Tomar como Extra”
para contar horas extra antes de la entrada o “Pasados X mins desp de Sal.Tomar como H.Extra” para
contar horas extra después de la salida (ver apartado 2.2) donde X representa los minutos que deben
pasar para empezar a contar las horas extra.
Ejemplo: En la imagen anterior se introdujo un valor de 60 minutos, lo que significa que un empleado
debe trabajar al menos 60 minutos extra después de su salida para que estos sean contados como
horas extra en los reportes. Si el empleado trabaja 15 minutos más después de su salida estos no serían
tomados en cuenta en los reportes mientras que si el empleado trabajara 70 minutos extra después de
su salida, estos le serían contabilizadas en los reportes como Horas Extra. Lo mismo sucede en las
entradas, en el ejemplo anterior para que un empleado tenga horas extra de entrada, este debe marcar
al menos 60 minutos antes de la hora que tenga definida como entrada.
5.6.3 CONVERTIR HORAS EXTRA GRATIS EN HORAS EXTRA
Para poder utilizar esta opción del sistema es necesario que las marcas se hagan utilizando los tipos de
marca que provee el dispositivo:
1. C/In, C/Out: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente.

respectivamente.
Si un empleado realiza marcas de entrada y salida (C/In y C/Out en el dispositivo) durante un periodo que
no le ha sido asignado en su horario de trabajo, el sistema reconoce este tiempo trabajado como Horas
Extra Gratis. Las Horas Extra Gratis no son tomadas en cuenta en los reportes sin embargo estas pueden
ser convertidas en Horas Extra para que sean contabilizadas en los reportes.
Es necesario que existan marcas de entrada y salida (C/In y C/Out en el dispositivo) para que sean
reconocidas como Horas Extra Gratis, si las marcas serán tratadas como registros inválidos.
Las Horas Extra Gratis se convierten en horas extra en la pestaña “Otras Excepciones” de los reportes
haciendo clic sobre la opción “Promover HE gratis” o si se desea convertir en Hora Extra solamente un
registro este se debe seleccionar de la lista y luego presionar el botón “Convertirla en H.Extra”.
Estas marcas pueden ser invalidadas utilizando la opción de “Cancelar Horas Extra” o si solamente se desea
cancelar uno de los registros entonces se debe seleccionar este de la lista y luego presionar el botón
“Invalidar Seleccionado”.
La opción “Restaurar” devuelve al registro seleccionado a su estado original, que en este caso no se
contabilizaría directamente como Horas Extra y pasaría a ser una Hora Extra Gratis.
5.6.4 MARCAR HORAS EXTRA DIRECTAMENTE CON EL DISPOSITIVO
Para poder utilizar esta opción del sistema es necesario que las marcas se hagan utilizando los tipos de
marca que provee el dispositivo:
1. C/In, C/Out: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente.

respectivamente.
Si un empleado realiza marcas de entrada y salida a las horas extra (Ent Extra y Sal Extra en el dispositivo)
estas serán tomadas directamente como horas extra y se contabilizarán en los reportes.
Estas horas extra se pueden visualizar en la pantalla de los reportes en la pestaña de “Otras
Excepciones” y se identifican en su campo “Excepción” con “H.Extra”.
Estas marcas pueden ser invalidadas utilizando la opción de “Cancelar Horas Extra” o si solamente se desea
cancelar uno de los registros entonces se debe seleccionar este de la lista y luego presionar el botón
“Invalidar Seleccionado”.
La opción “Restaurar” devuelve al registro seleccionado a su estado original, que en este caso se
contabilizaría directamente como Horas Extra.
5.6.5 CONVERTIR HORARIOS AUTOASIGNADOS EN HORAS EXTRA
Si se quieren manejar las horas extra a partir de periodos autoasignados (ver apartado 5.3.2), se debe crear
un periodo para las horas extra (ver apartado 5.1), este periodo debe tener como día laboral un número
muy pequeño para que no intervenga en los cálculos del reporte (ej: 0,00001), es importante que las horas
que validan los rangos de las marcas no choquen con las del horario normal para no ocasionar problemas a
la hora de identificar a cuál periodo pertenece la marca.
Este periodo se agregará en la parte de autoasignación de horarios de los empleados y no en el horario.

Utilizando esta opción no es necesario elegir el tipo de marca en el dispositivo.
Los registros de marcas de periodos autoasignados se convierten en horas extra en la pestaña “Excepciones
en el Reg. De Marcas/Ent.-Sal” de los reportes presionando el botón “Cambiar registros de periodo
autoasignado a registros de HE”.
Si se desea cancelar un registro de periodo autoasignado que fue convertido en horas extra este se debe
seleccionar de la lista y luego presionar el botón “Cancelar en seleccionado”.
6 MOVIMIENTOS
6.1 REGISTRO DE MARCAS DE ASISTENCIA
6.1.1 BUSCAR
Este módulo es usado para consultar el registro de asistencia de todos los empleados que es descargado
del dispositivo y el cómputo de todos sus datos estadísticos.
Dé clic sobre el “Buscar/Imprimir” en el menú principal y luego en “Registro de Asistencia” y se

desplegará la siguiente ventana:
Departamento: despliega todos los departamentos configurados.
Nombre: Despliega todos los empleados del departamento seleccionado.
Lapso de Tiempo: Presenta el rango de tiempo del cual se tomarán los datos.
Buscar: Escoja el departamento, empleado y determine el rango de fechas y luego haga clic sobre el
botón “Buscar” para ver el resultado de la consulta en la parte inferior de la pantalla.
Se mostrará el registro de asistencia de los empleados seleccionados durante el rango de tiempo

elegido.
Para mostrar el tipo de marca en la tabla resultante marque la opción de “Mostrar Estado”.
“Resumen por Día” mostrará las todas las marcas agrupadas por día. Además mostrará los rangos de
tiempo que existan entre cada una de las marcas.
6.1.2 VER E IMPRIMIR
Este módulo permite ver el reporte de Asistencia de Empleados, imprimirlo y guardarlo. Presione el
botón de “Preliminar” para ver el reporte.
Para imprimir el reporte solo debe hacer clic sobre el botón .
El reporte puede ser guardado en varios

formatos (excel, html, rtf, txt, otros)
presionando el botón de .
6.1.3 EXPORTAR
Presione el botón de “Exportar” y se desplegará la siguiente pantalla:
 Lista de Ítemes predefinidos: Escriba un

nombre para guardar los campos
seleccionados en la lista de la izquierda
y así poder utilizar la misma
configuración en futuras exportaciones.
El nombre que escriba se desplegará en
la lista de ítemes predefinidos en la
próxima exportación y luego dé clic en
el botón “Aceptar”.
 Seleccione el tipo de archivo a exportar, elija la ruta donde desea almacenarlo y guárdelo
presionando el botón de “Save”.
6.1.4 EXPORTACIÓN AVANZADA
La Exportación Avanzada normalmente es usada por desarrolladores para transferir los datos. Haga clic
en el botón de “Exportar Avanzado” para ver la siguiente pantalla:
 En este caso se exportará a una hoja de excel pero se puede elegir entre una gran cantidad de
formatos (Listados en el campo de “Export to”).
 Primero que todo seleccione el tipo de archivo al cual se exportará en la pestaña de “Formats”
dentro de la pesataña de “Export Type”.
 Luego pase a la pesaña de “Options” también en la pestaña de “Export Type” y llene los parámetros
que se le presentan de acuerdo con su elección.
 Seguidamente llene el campo “Destination File” de la parte superior de la ventana eligiendo la ruta
y nombre del archivo destino utilizando el botón “Select...”.
 Elija los campos y la forma que va a contener el archivo a exportar en la petaña de “Fields”.
Seleccione el campo y presione el botón “” para agregarlo. El botón “” agregará todos los
campos. Los botones “” y “” sirven para eliminar campos agregados anteriormente.
 Ahora defina el formato deseado a los datos seleccionando la pestaña de “Formats”.
 Si desea agregarle un encabezado y pie de página al archivo generado, lo puede hacer

seleccionando la pestaña de “Header & Footer” y escribiéndolos en los campos que se le presentan.
 En la pestaña de “Caption & Width” puede definir el nombre que tendrá cada campo en el archivo a
exportar, así como el ancho de la columna en la que se desplegará.
 En la pestaña de “Excel Options” podrá darle formato a las celdas de excel del archivo resultante de
la exportación.
 El Botón “Save Export Options” permite guardar la configuración hecha en un archivo en disco para
poder reutilizarla en futuras exportaciones.
 El botón de “Load Export Options” permite cargar las opciones de exportación desde un archivo en
disco.
 Presionando el botón de “Start Export” se dará inicio a la exportación de los datos.
6.1.5 MODIFICAR EL REGISTRO DIARIO
Si al revisar el registro de Asistencia original, se nota que se han hecho modificaciones incorrectas, el
sistema provee una manera conveniente de consultar los registros de asistencia que han sido
modificados y cancelar estas modificaciones. Haga clic sobre la el botón “Modificaciones” para ver la
siguiente ventana:
El botón “Buscar” permite consultar los registros de asistencia, el manejo de la pantalla es similar al de
la pantalla de “Buscar Registro de Asistencia del Empleado”, se debe seleccionar un departamento y los
empleados a consultar, así como definir el rango de tiempo.
Para cancelar algún cambio en el registro de Asistencia seleccione este cambio y luego haga clic en el
botón de “Restaurar Registro”.
Este reporte también puede ser exportado a un archivo en otro formato externo.
6.2 MANEJAR AUSENCIAS JUSTIFICADAS
6.2.1 AUSENCIA POR NEGOCIOS/SOLICITUD DE AUSENCIA:
Cuando un empleado está ausente por un periodo de tiempo por algún caso especial (viaje de negocios,
enfermedad, vacaciones, etc) el sistema puede ignorar sus marcas durante este periodo para que no
afecte los cálculos estadísticos de los reportes. Para utilizar esta función haga clic sobre la opción
“Asistencia” del menú principal y en este la opción de “Ausencias Justificadas”.
Esta ventana se divide en dos pestañas, una de vista en forma de calendario y otra en vista de lista.
Se puede escoger el departamento del cual se quieren revisar las Salidas de negocios y solicitudes de
ausencias y buscar a empleados específicos.
 Departamento: A través de esta lista se puede seleccionar al departamento que se desea examinar.
El departamento predeterminado es el departamento raíz de la empresa.
 Nombre: se refiere al nombre del empleado, todos los empleados del departamento actual se
listarán aquí. La opción predeterminada en esta lista es “Todos” lo que significa se examinará a
todos los empleados del departamento.
 Fecha de Inicio y Final: Estas fechas definirán el rango de tiempo que abarcará la consulta de las
salidas/ausencias.
 Reporte: Una vez que se define el rango de tiempo a consultar, dé clic sobre este botón para
producir el reporte de “Ausencia por negocios/Solicita ausencia”.
 Exportar: Permite exportar todos los registros relacionados con todas las salidas y ausencias en un
periodo de tiempo.
 Refresca: Consultará todos los registros de marcas que se hayan hecho durante la fecha de inicio y
fin y se despliegan en le pestaña de “Vista de Lista”.
 Agregar: Para agregar un registro de alguna salida de negocios o solicitud de ausencia para un
empleado, existen dos métodos para agregar el registro:
 Método 1: Seleccione el empleado al que se le desea aplicar la ausencia, luego en la “Vista
de Calendario” haga clic sobre la fecha inicial de la ausencia y sin dejar de presionar el botón del
ratón arrastre el ratón hasta la fecha final. Se desplegará una pantalla para verificar que el rango de
tiempo es el correcto y escoger el tipo de ausencia/salida:
Llene los datos y luego haga clic sobre el botón de “Aceptar”.
 Método 2: Presione el botón de “Agregar” y defina las fechas de inicio y fin de la

salida/ausencia y su tipo de ausencia.
Llene los datos y luego haga clic sobre el botón de “Aceptar”.
Nota: No se puede agregar una ausencia/salida que choque con otra definida antes, si esto sucede
el sistema desplegará un error y la operación no se llevará a cabo.
 Modificar: Puede modificar las fechas de inicio y fin de una ausencia gráficamente desde la “Vista
de Calendario” y posicionándose sobre el intervalo de tiempo que se quiere modificar y
arrastrándolo con el ratón hasta su nueva ubicación o reduciendo su tamaño.
 Agrandar o reducir el intervalo de tiempo:
 Mover el intervalo de Tiempo:
 También puede modificar el intervalo de tiempo, seleccionándolo del calendario y luego

presionando el botón de “Editar”, y definiendo los datos de la misma forma que al agregar.
 Borrar: Si quiere cancelar uno de los intervalos de las ausencias/salidas, solo seleccione el intervalo
y luego presione el botón de “Borrar”. Se desplegará el siguiente mensaje de confirmación de
borrado:
Presione “Yes” para continuar con el borrado y “No” para cancelarlo.
6.3 AGREGAR MARCAS
Se pueden registrar en el sistema marcas que los empleados hayan olvidado hacer, vaya al menú
principal, “Asistencia” y la opción de “Agregar Marcas” para desplegar la siguiente pantalla:
Seleccione el o los empleados que olvidaron marcar, luego seleccione el tipo de marca a realizar, su
fecha, número de dispositivo y luego presione el botón de “Agregar”.
Para seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la selección. Con el
botón puede seleccionar a todos los empleados y con quitar la selección actual.
6.4 MODIFICAR MARCAS
Cuando parte o todos los empleados de un departamento llegan tarde por una razón justificada, esta
función puede ser utilizada para modificar la marca de entrada de todos los empleados.
Seleccione el o los empleados a los que se les quiere modificar la marca, luego seleccione el tipo de
marca (entrada o salida), el rango de fechas en que se ignorarán sus marcas y por último la fecha de la
marca que se tomará como válida, luego presione el botón de “Aceptar”.
Para seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza la selección. Con el
botón puede seleccionar a todos los empleados y con quitar la selección actual.
6.5 REVERTIR LOS CAMBIOS HECHOS A LAS MARCAS
Cuando se agregan o modifican marcas con las opciones ”Agregar Marcas” y “Modificar Marcas” (ver
apartados 6.3 y 6.4) estas pueden ser revertidas desde el registro de marcas de asistencia.
Para acceder a esta opción ingrese al menú “Buscar/Imprimir” y en este a la opción “Registro de
Asistencia”.
En esta pantalla se pueden ver todas las marcas almacenadas en el sistema en un periodo determinado
de tiempo configurando los parámetros y luego presionando el botón “Buscar”.
Presionando el botón “Modificaciones”, se pueden ver los registros de marcas que han sido modificados
utilizando la opción “Modificar Marcas” y “Agregar Marcas”.
Configurando los parámetros y luego presionando el botón “Buscar” se pueden visualizar los cambios
realizados en el registro de marcas de asistencia.
Si se quiere restaurar alguna marca de asistencia a su estado inicial esta debe ser seleccionada de la lista
y luego se debe presionar el botón “Restaurar Registros”.
7 REPORTES
En el manejo de asistencia, usualmente necesitamos buscar situaciones de excepción e imprimir
registros de asistencia.
Dé clic sobre la opción “Reporte” en la ventana principal, o búsquela en el menú de “Buscar/Imprimir” y

“Cálculos y Reportes de Asistencia”. A través de la búsqueda de excepciones de asistencia y lista de
registros, se podrán modificar las excepciones de asistencia y lista de registros disponibles, existen
cuatro pantallas las cuales son Excepciones en el Registro Marcas Ent/Sal, Situación de Excepción de
horario, Otra situación de Excepción y Elementos Calculados.
Departamento: despliega todos los departamentos configurados.
Nombre: Despliega todos los empleados del departamento seleccionado.
Lapso de Tiempo: Presenta el rango de tiempo del cual se tomarán los datos.
Escoja el departamento, empleado y determine el rango de fechas y luego haga clic sobre el botón
“Calcular” para ver el resultado de la consulta en la parte inferior de la pantalla.
Si se da clic derecho sobre la tabla de datos en cualquier pestaña se desplegará un submenú como el
siguiente:
La opción de “Exportar Datos” desplegará una ventana de exportación de datos.
“Crear Reporte de Tabla actual”: Generará un reporte con los datos desplegados en la tabla
actualmente.
“Copiar datos”: Permite enviar al portapapeles filas de la tabla de datos.
“Columnas”: Permite agregar o quitar columnas a la tabla.
“Advanced Export”: despliega la ventana de exportación avanzada.
7.1 EXCEPCIÓN DE HORARIO
En la pestaña de Excepciones de Horarios podrá ver las marcas hechas por el Empleado seleccionado,
sus ausencias, llegadas tarde, horas extra, entradas, salidas y modificarlas. También podrá realizar
marcas de entrada/salida manualmente e ingresar salidas de negocios y solicitudes de ausencias.
CAMPOS:
Periodo: Nombre del periodo al que corresponden las marcas del empleado.
Tarde: Minutos tarde en que se realiza una marca de entrada después del tiempo definido en las reglas de
asistencia (ver apartado 2.2) más los minutos de penalización cuando no se realiza una marca de entrada
(en caso de que esta regla esté seleccionada en las reglas de asistencia, a partir de ahora R1).
 Una tardía se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora R2) si en las reglas de
asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla.
 Si el tiempo definido en la regla R1 es mayor que el tiempo definido en la regla R2, entonces
no se desplegarán los minutos tarde, en caso contrario se desplegarán los minutos tarde definidos
en la regla R1.
Temprano: Minutos antes cuando se realiza una marca de salida antes del tiempo definido.
 El tiempo límite (a partir de ahora T1) para marcar sin que se considere como salida
temprana se define en las reglas de asistencia.
 También se puede utilizar la regla de asistencia que penaliza con una salida temprana
cuando no se realiza una marca de salida (a partir de ahora T2).
 Una salida temprana se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora T3) si en las
reglas de asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla.
 Si el tiempo definido en la regla T2 es mayor que el tiempo definido en la regla T3, entonces
no se desplegarán los minutos de salida temprana, en caso contrario se desplegarán los minutos de
salida temprana definidos en la regla T2.
Tiempo HE (Horas Extra):
 Si en las reglas de asistencia se marca la opción de “pasados X minutos después de Salida

tomar como HE” (a partir de ahora H1), entonces desde la hora de salida hasta que el empleado
marca su salida serán tomados como horas extra (siempre y cuando la hora de la marca de salida
cumpla con H1).
 Si el horario tiene un periodo de tiempo que se cuenta como HE (En el manejo de Horarios,
cuando se agregan periodos seleccionando la opción de Guardar como Horas Extra) este también se
contará en los minutos de Horas Extra.
Tiempo Asist (Tiempo de Asistencia): Total de horas trabajadas. Horas entre la marca de entrada y la de
salida.
Jornada Trabajada: Diferencia de tiempo entre la hora de entrada y la de salida, menos tardías y salidas
tempranas.
Excepción: Muestra si hubo algún caso especial ese día (vacaciones, enfermedad, etc).
OPERACIONES:
Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la gráfica.
Seleccione el estado y cambie el color.
Filtrar por excepciones: El comportamiento predeterminado es que esté filtrado por todos los estados,
pero utilizando esta opción se pueden quitar filtros de estados.
Añadir Ausencia Justificada: Abre la ventana de mantenimiento de Ausencia por Negocios y Solicitud de
Ausencia.
Filtrar por periodo: permite filtrar por uno de los periodos existentes.
Añadir: En cualquier momento se puede usar esta opción y llenar los datos de una marca de entrada o
salida para un empleado manualmente.
“Crear Reporte de Tabla actual”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opción se
desplegará un reporte como el siguiente:
7.2 EXCEPCIONES DEL REGISTRO DE MARCAS ENTRADA/SALIDA:
CAMPOS
Estado: existen seis tipos de estados, entrada, salida, salida a descanso, entrada a descanso, entrada a
tiempo extra y salida a tiempo extra.
Nota: Si en el dispositivo se elije el estado antes de hacer la marca, este será el que se despliegue en
este campo. Cuando no se selecciona ningún estado en el dispositivo, todas las marcas serán tomadas
como entradas y el programa asignará su estado dependiendo de la hora en la que se hizo la marca.
Excepción: Existen 8 tipos de situaciones: válido, inválido, repetido, erróneo, horas extra gratis, horas extra,
autoasignado y salida de negocios.
 Registro Inválido: Son registros de marcas que se salen del horario establecido. Los registros
inválidos no se contabilizarán en el cálculo estadístico.
 Registro Repetido: Cuando una marca aparece más de una vez. Por ejemplo cuando se
realizan dos marcas de entrada dentro del rango de tiempo permitido para realizar marcas de
entrada en el horario.
 HE Gratis: Las horas extra gratis se dan cuando los empleados han marcado en períodos de
tiempo que no le fueron asignados en sus horarios y en la pantalla de configuración del empleado se
marcó la opción de contabilizar horas extra.
 HE: en el dispositivo existe un estado de hora extra, el registro de asistencia guarda estas
marcas como Entrada a Horas Extra (overtime-in Ent Extra) y salida a Horas Extra (overtime-out Sal
Extra)
 Ausencia por Negocios: en el dispositivo existe un estado de Salida de Negocios (Descanso),
el registro de asistencia guarda estas marcas como Entrada a Descanso (Business-in Ent Descanso) y
salida a Descanso (Business-out Sal Descanso)
 Auto-Asignado: Los registros de marcas de entrada/salida de los empleados no
corresponden a los periodos asignados, entonces si el registro está como auto-calendarizado (auto-
asignado) se asignará al periodo correspondiente pero mostrará el estado de Auto-asignado.
Operación: muestra la operación que se ha hecho con el registro y todavía no ha sido aplicada.
OPERACIONES:
Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la tabla.
Cambiar Filtro: El comportamiento predeterminado es que esté filtrado por todos los estados, pero
utilizando esta opción se pueden quitar filtros de estados.
Cambiar Estado: Permite cambiar el estado de una marca. Seleccione el registro y luego seleccione el
nuevo tipo de marca.
Borrar Seleccionado: Borra el registro seleccionado actualmente.

Cancelar operación para seleccionados: Cancela las operaciones realizadas en los registros seleccionados.
Cambiar Registros de Periodo Auto-Asignado a registros de HE: Convierte los registros con el estado de
“Auto-Asignado” a “HE”.
Aplicar Todo: Aplica todas las operaciones pendientes. Para que los registros de asistencia cambien se debe
presionar este botón ya que ninguna operación se realiza automáticamente, sino que quedan pendientes.
Cancelar Todo: Cancela todas las operaciones pendientes.
“Crear Reporte de Tabla actual”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opción se
7.3 OTRAS EXCEPCIONES:
Esta pantalla se utiliza para verificar y aprobar las horas extra, salidas de negocios, enfermedad, etc.
CAMPOS:
Hora Comienzo: Hora inicial de la excepción.

Hora Fin: Hora final de la excepción.
Excepción: Tipo de excepción (Horas extra gratis, vacaciones, etc).
Validar: Indica si el registro ha sido validado (1) o no (-1), cuando se cambia el estado de la validación este
campo se actualiza con el nuevo estado antes de que se apliquen los cambios.
Validación Anterior: Muestra la validación actual del registro (1 ó -1). Cuando se cambia el estado de un
registro sirve como punto de referencia para ver el estado actual del registro. Cuando se aplican los
cambios este campo se actualiza con la información del nuevo estado.
Duración: Duración total de la excepción del horario.
Tiempo Válido: Tiempo que se contabilizará del total de la excepción del horario. Ej: Si un empleado tiene
asignados 3 días de vacaciones no se tomarán en cuenta las 24 horas por día, sino solo las horas que
corresponden al periodo de trabajo asignado para esos días en el horario.
Fecha: Fecha en que se presentó la excepción.
OPERACIONES:
Cambiar Color: Se puede cambiar el color con el que se representan los estados en la tabla.
Cambiar Filtro: El comportamiento predeterminado es que esté filtrado por todos los estados, pero
utilizando esta opción se pueden quitar filtros de estados.
Si la regla de asistencia limita los viajes de negocios y las horas extra, estas necesitan ser verificadas.
Cancelar todas las horas extra: Todos los registros que se muestren como horas extra se marcarán como
inválidos.
Promover todas las horas extra gratis: Las personas que no están asignadas a un turno y que el sistema
marcó como horas extra gratis se contabilizarán como horas extra.
Guardar Cambios: Guarda todos los cambios realizados.
Cancelar Cambios: No se realiza ninguno de los cambios pendientes.
Ver Salidas como salidas de negocio: Cambia en los registros seleccionados el estado de salida (Ent
Descanso, Sal Descanso) a salida de negocio.
Cancelar todas las salidas de negocios: Todas las salidas de negocios serán canceladas.
“Crear Reporte de tabla actual”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opción se
7.4 ELEMENTOS CALCULADOS:
Muestra un resumen de todos los datos referentes a la asistencia de los empleados.
Nota: Las unidades estadísticas que se muestran en cada ítem dependen de las seleccionadas en las
reglas de asistencia (ver apartado 2.2).
CAMPOS
Normal: Representa el número unidades estadísticas que se debió haber marcado.

Actual: Representa el número de unidades estadísticas que el empleado marcó.
Tarde: Unidades estadísticas (min, hora, día) tarde en que se realiza una marca de entrada después del
tiempo definido en las reglas de asistencia (ver apartado 2.2) más los minutos de penalización cuando no se
realiza una marca de entrada (en caso de que esta regla esté seleccionada en las reglas de asistencia, a
partir de ahora R1).
 Una tardía se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora R2) si en las reglas de
asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla.
 Si el tiempo definido en la regla R1 es mayor que el tiempo definido en la regla R2, entonces
no se desplegarán los minutos tarde, en caso contrario se desplegarán los minutos tarde definidos
en la regla R1.
Temprano: Unidades estadísticas (min, hora, día) antes cuando se realiza una marca de salida antes del
tiempo definido.
 El tiempo límite (a partir de ahora T1) para marcar sin que se considere como salida
temprana se define en las reglas de asistencia.
 También se puede utilizar la regla de asistencia que penaliza con una salida temprana
cuando no se realiza una marca de salida (a partir de ahora T2).
 Una salida temprana se puede tomar como una Ausencia (a partir de ahora T3) si en las
reglas de asistencia se habilitó esta opción y sobrepasa el tiempo definido en la regla.
 Si el tiempo definido en la regla T2 es mayor que el tiempo definido en la regla T3, entonces
no se desplegarán los minutos de salida temprana, en caso contrario se desplegarán los minutos de
salida temprana definidos en la regla T2.
#Ausencias: Número de unidades estadísticas que el empleado se ha ausentado del trabajo sin
justificación. También se toman como ausencias una tardía o salida temprana que cuyo tiempo sea mayor
que el límite establecido en las reglas de asistencia.
Horas Extra: Horas extra trabajadas (se presentará en la unidad estadística elegida en la regla de
asistencia). Las horas extra se dan en los siguientes casos:
 Cuando se marca la opción en las reglas de asistencia para que se contabilicen las horas
extra después de cierto tiempo de haber terminado el periodo de trabajo asignado.
 Cuando en el manejo de Horarios se crea un periodo que será contabilizado directamente
como horas extra.
 Cuando se realizan marcas de horas extra en el dispositivo lector de huella digital o hay
horas extra gratis, estas se listarán en la pestaña de “Otras Excepciones” cuando estas son
verificadas serán tomadas como horas extra en los cálculos estadísticos.
#SalxNeg: Número de unidades estadísticas de salidas de negocios (Sal Descanso, Ent Descanso)
Tiempo Laborado: Horas trabajadas.
Sal: Salidas que han sido marcadas en el dispositivo por medio de Ent Descanso y Sal Descanso.
Marcas: Veces que se debería marcar.
VEnt: Veces que se marcó entrada.
VSal: Veces que se marcó salida.
No Ent: Veces que no se marcó entrada.
No Sal: Veces que no se marcó salida.

SolSal: Acumula todos los tipos de ausencias motivadas. La unidad predeterminada es la hora.
SalxNeg: Número de unidades estadísticas de salidas de negocios (Ausencias Justificadas).
Enfermedad: Unidades estadísticas que el empleado ha estado con el estado de enfermo.
Vacaciones: Unidades estadísticas que el empleado ha estado con el estado de Vacaciones.
Total Días: Total de Unidades estadísticas trabajados.
Fin de Semana: Días trabajados en fin de semana.
Feriado: Total de Días trabajados en feriados.
Tiempo de Asistencia: Total de horas que ha pasado el empleado en estado de laborando.
HE: Horas extra trabajadas.
HE Fin de semana: Horas extras trabajadas en fines de semana.
HE Feriado: Horas extra trabajadas en feriados.
“Crear Reporte de planilla actual”: Si se da clic derecho sobre la tabla de datos y se selecciona esta opción
se desplegará un reporte como el siguiente:
7.5 REPORTES DISPONIBLES
Presionando el botón de “Reporte” se puede escoger uno de los reportes para poder imprimirlo o
importarlo a otro formato de archivo.
7.5.1 BARRA DE HERRAMIENTAS EN LOS REPORTES
Zoom ( ): Permite cambiar la proporción de la vista previa del reporte.
Abrir Reporte ( ): Permite abrir un reporte previamente guardado en disco.
Guardar ( ): Guarda el reporte actual en disco.
Imprimir ( ): Imprimir reporte actual.
Buscar ( ): Permite buscar texto en el reporte actual.
Cerrar ( ): Cierra la vista previa del reporte.
7.5.2 REPORTE DIARIO DE ASISTENCIA
Este reporte es usado para listar la asistencia diaria de los empleados en el intervalo de tiempo
seleccionado, presentando también los días que el empleado trabajó y cuales se ausentó, tardías y
salidas tempranas, así como horas extra. También muestra el estado de los primero 30 días de la
consulta.
La simbología utilizada predeterminadamente por el reporte corresponde a la siguiente:
Encabezado:
 Ocupado=Ocup
 Ausente=Aus
 Temprano= Temp
 Horas Extra= HE
 Ausencia Justificada= SSal
 Salida de Negocios=SNeg
Cuerpo del Reporte:
 No ocurrió ningún caso especial (Normal)=" "

 No marcó Entrada="["
 No marcó Salida="]"
 Ausencia="A"
 Llegada Tarde=">"
 Salida Temprana="<"
 Horas Extra="+"
 Salida="L"
 Salida por Negocios="G"
 Enfermedad="B"
 Vacaciones="S"
 Otros="T"
Ejemplo: En la imagen anterior se muestra a la empleada María del departamento de Contabilidad,

quien estuvo ausente el día 1 de agosto y salió temprano el 4 de agosto, mientras Carlos del
departamento de ventas estuvo enfermo el 6 de agosto.
Nota: Este Reporte solo muestra la información diaria del un mes de la consulta, mientras que los totales
de la derecha sí son calculados con todos los datos de la consulta.
CAMPOS:
Ocup: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado debió haber
asistido a trabajar durante el periodo de la consulta.
Actual: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado asistió a
trabajar realmente durante el periodo de la consulta.
Ausente: Días (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado no asistió a
trabajar durante el periodo de la consulta.
Tarde: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha llegado
tarde durante el periodo de la consulta.
Temp: Minutos (Unidad estadística que se defina en las reglas de asistencia) que el empleado ha salido
temprano durante el periodo de la consulta.
HE: Horas extra durante el periodo de la consulta.
SSal: total de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta.
SNeg: total de Salidas de negocios (Ausencias Justificadas) durante el periodo de la consulta.
7.5.3 REPORTE GENERAL DE ASISTENCIA
Este reporte es usado para listar la asistencia de los empleados en el intervalo de tiempo seleccionado,
presentando también los días que el empleado trabajó y cuales se ausentó, tardías y salidas tempranas,
así como horas extra y los totales de cada ítem. Este reporte muestra solo los totales de cada ítem.
CAMPOS:
SSal: total de unidades estadísticas de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta.
SNeg,Enf,Vac,Otro: total de unidades estadísticas de cada Ausencias Justificada durante el periodo de la

consulta.
NoEnt/NoSal: Veces que no se marcó entrada o salida respectivamente.
TMarc: Total de veces que se debió marcar.
TLab: Total de horas trabajadas durante el periodo de tiempo de la consulta.
%Lab: Porcentaje trabajado durante el periodo de tiempo de la consulta.
7.5.4 REPORTE DE ASISTENCIA POR DEPARTAMENTO
Muestra los datos de la asistencia de los empleados agrupados por departamento.
CAMPOS:
SSal: total de unidades estadísticas de Ausencias Justificadas durante el periodo de la consulta.
SNeg,Enf,Vac,Otro: total de unidades estadísticas de cada Ausencias Justificada durante el periodo de la

consulta.
NoEnt/NoSal: Veces que no se marcó entrada o salida respectivamente.
TMarc: Total de veces que se debió marcar.
TLab: Total de horas trabajadas durante el periodo de tiempo de la consulta.
%Lab: Porcentaje trabajado durante el periodo de tiempo de la consulta.
7.5.5 REPORTE DE TIEMPO LABORADO
Muestra tiempo de marcas de entrada y salida de cada empleado en el rango de tiempo seleccionado.
7.5.6 REPORTE DE ASISTENCIA A PERIODOS
Muestra a cual periodo asistió día a día cada empleado en el rango de tiempo seleccionado.
8 CONTROL DE ASISTENCIA
La configuración del control de acceso controla el desbloqueo de las
cerraduras y la asignación de privilegios a los empleados registrados.
Estas opciones se pueden acceder desde la parte inferior izquierda de la

pantalla principal del Programa Administrador de BioTrack.
Una Zona Horaria es la unidad de tiempo mínimo para el Control de

Acceso.
Cada Zona Horaria consta de 7 intervalos de tiempo, por ejemplo una semana. Cada intervalo de
tiempo tiene un tiempo efectivo en 24 horas por día, cada usuario puede tener un máximo de 3 zonas
horarias y la relación entre estas zonas horarias es un “o”, lo que significa que el empleado será válido
cuando se cumpla cualquiera de las zonas horarias asignadas. Por ejemplo, dadas un par de zonas
horarias definidas de esta manera:
Zona1 Zona2
Lunes 8am a 3pm 3pm a 7pm
Martes 8am a 3pm 3pm a 7pm
Miércoles 8am a 3pm 3pm a 7pm
Jueves 8am a 3pm 3pm a 7pm
Viernes 8am a 3pm 3pm a 7pm
Sábado 8am a 3pm
Domingo 8am a 3pm
Si a un empleado se le asigna solamente la zona horaria Zona1, entonces este no podría abrir la puerta
ni los sábados, ni los domingos, ni tampoco antes de las 8am después de las 3pm de lunes a viernes.
Si a otro empleado se le asignan las zonas horarias Zona1 y Zona2, entonces este podría abrir la puerta
desde las 8am hasta las 7pm de lunes a viernes y los sábados y domingos podría abrir la puerta desde las
8am hasta las 3pm.
Los empleados se pueden dividir en grupos y combinar diferentes grupos en distintas combinaciones de
desbloqueo, las cuales hacen el manejo de grupos de control de acceso más conveniente.
Si se crea un grupo de zonas horarias, entonces se podrán agrupar hasta 3 zonas horarias en un solo
grupo y este a su vez se le podrá asignar a los empleados.
Una combinación de desbloqueo se puede utilizar en casos donde se necesita que obligatoriamente
personas de distintos grupos estén presentes para abrir una cerradura, por ejemplo cuando se necesita
de la presencia de un gerente y un encargado de bodega para abrir la cerradura de la bodega principal,
la cerradura no abriría hasta que ambos hagan su respectiva marca.
El sistema tiene definidos 5 grupos predeterminadamente, los empleados nuevos pertenecen al grupo 1
predeterminadamente pero pueden reasignarse a otro grupo en cualquier momento.
Los empleados no pueden abrir una cerradura hasta que cumplan con las siguientes condiciones:
1- La hora de solicitud para abrir la cerradura debe coincidir con el tiempo de la zona horaria o el
grupo de zonas horarias.
2- El empleado está en el grupo de combinación de desbloqueo.
Los nuevos empleados pertenecen al primer grupo de empleados predeterminadamente.
La zona horaria predeterminada es 1, la combinación de desbloqueo predeterminada es el primer grupo

de Zonas horarias y los nuevos usuarios son predeterminados al estado de abierto.
Los parámetros de los empleados consisten de 3 Zonas horarias y un grupo de zonas horarias. La
relación entre cada zona horaria es un “o”. Un grupo consiste también de 3 zonas horarias y su relación
también es un “o”.
Si quiere mantener un empleado en el estado de Abierto, primeramente el grupo al que este empleado
pertenece deberá estar en una Combinación de desbloqueo (un grupo puede ser definido en una
combinación junto con otro grupo, pero estos grupos son requeridos para abrir la puerta juntos).
Segundo, el tiempo actual de desbloqueo coincide con la zona horaria del empleado y la de su grupo.
Predeterminadamente, un nuevo empleado registrado está en el grupo 1 y su combinación de

desbloqueo es Grupo 1. Por lo que los empleados nuevos están en el estado de desbloqueo
predeterminadamente. Si el empleado se encuentra en un grupo que no está definido en los parámetros
de la combinación de desbloqueo, entonces este empleado solo guardará su asistencia y no abrirá la

puerta.
8.1 ZONAS HORARIAS
Una zona horaria es la unidad de tiempo mínimo para el Control de Acceso y definen los rangos de horas
durante los cuales un empleado puede desbloquear una puerta.
Pueden definirse hasta 50 Zonas horarias.
Para agregar Zonas horarias vaya a la barra de Control de Acceso y luego seleccione la opción de Zona
Horaria. Desde la pantalla desplegada se podrán agregar, editar y borrar Zonas Horarias.
Cada Zona Horaria consta de 7 intervalos de tiempo, por ejemplo una semana. Cada intervalo de tiempo
tiene un tiempo efectivo en 24 horas por día, cada usuario puede tener un máximo de 3 zonas horarias y
la relación entre estas zonas horarias es un “o”, lo que significa que el empleado será válido cuando se
cumpla cualquiera de las zonas horarias asignadas. El formato usado para los periodos de tiempo es
HH:MM en formato de 24 horas.
Cuando el tiempo inicial es mayor que el final, el día será prohibido (23:57 - 23:56). En caso contrario el
tiempo cubierto por el intervalo será cuando el empleado podrá desbloquear la cerradura (el intervalo
de tiempo 00:00-23:59 significa que la puerta se podrá desbloquear todo el día).
Nota: Predeterminadamente los empleados tienen asignado la Zona Horaria No 1, por lo que pueden
desbloquear la puerta durante todo el día.
8.2 GRUPOS DE ZONAS
Los empleados se pueden dividir en grupos y combinar diferentes grupos en distintas combinaciones de
desbloqueo, las cuales hacen el manejo de grupos de control de acceso más conveniente.
Para agregar Grupos de Zonas horarias vaya a la barra de Control de Acceso y luego seleccione la opción
de Grupo. Desde la pantalla desplegada se podrán agregar, editar y borrar Grupos de Zonas Horarias.
En cada grupo de zonas se podrán asignar hasta 3 zonas horarias.
Los empleados nuevos pertenecen al grupo 1 predeterminadamente pero pueden reasignarse a otro
grupo en cualquier momento.
La relación entre cada zona horaria que forma parte del grupo es un “o”, por lo que un empleado
asignado a un grupo podrá desbloquear la puerta cuando cumpla con los rangos de tiempo de
cualquiera de las zonas horarias que conforman el grupo.
8.3 COMBINACIÓN DE DESBLOQUEO
Son diferentes combinaciones que pueden desbloquear una cerradura, cada combinación consiste en
diferentes grupos de zonas.
Para definir una combinación de desbloqueo se utiliza el número de grupo de zona y no se considera
ningún orden en la hora de identificarse cada usuario de cada grupo que forma la combinación.
Para agregar Combinaciones de Desbloqueo vaya a la barra de Control de Acceso y luego seleccione la
opción de Combinación de Desbloqueo. Desde la pantalla desplegada se podrán agregar, editar y borrar
Combinaciones de Desbloqueo.
El botón de ‘Detalle de Grupo’ desplegará la pantalla de configuración de grupos de zonas horarias (ver
apartado 8.2 - Grupos de Zonas).
Por ejemplo se tienen los grupos de Zonas1, Zonas2 y Zonas3 y por política de la empresa a los gerentes
se les ha asignado la Zona3 como su grupo de zonas, a los jefes de bodega se les ha asignado el grupo de
zonas Zona2 y al resto de los empleados se les ha asignado el grupo de zonas Zona1. Entonces se crea
una combinación de desbloqueo “Zonas1, Zonas2, Zonas3” para abrir la puerta de la bodega principal.
Esto indicaría que la cerradura se abriría únicamente cuando al menos un gerente, un jefe de bodega y
un empleado realicen una marca. Si falta la marca de alguno de los integrantes de uno de los grupos de
zonas que forman la combinación de desbloqueo, la puerta no se abrirá.
Se pueden definir hasta 10 combinaciones de desbloqueo.
8.4 ASIGNAR PRIVILEGIOS DE ACCESO A LOS EMPLEADOS
Para controlar cuáles empleados pueden abrir la puerta y cuáles no, es necesario asignar privilegios de
acceso a estos.
Para agregar Combinaciones de Desbloqueo vaya a la barra de Control de Acceso y luego seleccione la
opción de Privilegios de Control de Acceso. Desde la pantalla desplegada se podrán agregar, editar y
borrar Privilegios de Control de Acceso a los empleados.
El botón de ‘Editar Privilegios’, desplegará la pantalla de asignación de privilegios de acceso.
A la izquierda de la pantalla se muestran en la parte superior los empleados y en la inferior los controles
de acceso (puertas) que han sido configurados. Los botones encerrados en el recuadro amarillo
permiten pasar (> pasa el registro seleccionado, >> pasa a todos los registros) o quitar (< quita el registro
seleccionado, << quita todos los registros de la derecha) a los empleados y controles de acceso
seleccionados al lado derecho de la pantalla, a los cuales se les aplicarán los privilegios de acceso.
Predeterminadamente a los empleados que se pasen a la derecha se les asigna el grupo de Zonas
Horarias 1, pero este puede ser cambiado si presionando el botón de ‘Cambiar Grupo’ (recuadro verde)
antes de pasar al empleado a la lista de la derecha.
Si se quiere dar a un empleado privilegios sobre Zonas Horarias distintas a las de los Grupos de Zonas
Horarias definidos, entonces se deben seleccionar estas (máximo 3) de la lista de zonas horarias
(recuadro rojo) antes de pasar a los empleados a la lista de la derecha.
En la lista inferior de la derecha se pueden seleccionar las puertas (controladores de acceso) a los cuales
van a aplicar los privilegios de acceso asignados a los empleados.
Una vez definidos todos los parámetros, se puede proceder a presionar el botón de ‘Aplicar Privilegios’
para finalizar con la asignación de Privilegios de Acceso.
Si se quiere quitar algún privilegio de acceso, se debe seleccionar el registro a quitar y luego presionar el
botón de ‘Borrar Privilegios’, o si lo que se quiere es borrar todos los privilegios asignados entonces se
debe presionar el botón de ‘Borrar Todo’.
8.5 CARGAR CONFIGURACIÓN DE CONTROL DE ACCESO EN LOS DISPOSITIVOS
Para que los dispositivos controladores de acceso apliquen la configuración de acceso definida en el
programa administrador, se deben seleccionar los dispositivos a los cuales se les quieren cargar los datos
de la lista de dispositivos de la pantalla principal del programa administrador y luego presionar el botón
de ‘Cargar Configuración a Dispositivo’ el cual se encuentra en la barra de Control de Acceso. Se
desplegará una pantalla donde se debe seleccionar si se quiere cargar la configuración de control de
acceso definida (Config. Acceso), además de toda la configuración de privilegios de acceso de empleados
(Privilegios de Ac.). Seleccione la información que desea cargar en los dispositivos controladores de
asistencia y luego presione el botón de ‘OK’.
9 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
9.1 INICIALIZAR EL SISTEMA
Esta opción se encuentra en el menú principal “Datos” y la opción de “Inicializar el Sistema”. Esta
función reinicia el sistema a su estado original de instalación (limpia información de empleados y
asistencia).
Al seleccionar la opción se desplegará la siguiente pantalla:
Si se acepta (“Yes”) se limpiarán los datos, en caso contrario no se harán cambios.
9.2 LIMPIAR DATOS OBSOLETOS
Después de usar el sistema por un periodo de tiempo, una gran cantidad de datos obsoletos se va
acumulando en la base de datos, lo que afecta la capacidad del disco duro y la velocidad de operación
del sistema.
Esta opción se encuentra en el menú principal “Datos” y la opción de “Borrar Datos Antiguos”.
Se debe elegir la fecha hasta la cual se borrarán los datos y luego presionar el botón de “Aceptar”.
Los datos que se borran se pueden respaldar en archivos en disco.
9.3 RESPALDO DE DATOS
Para respaldar la base de datos del sistema vaya al menú principal “Datos” y luego en “Respaldar Base
de Datos”.
Defina el nombre del archivo de base de datos para respaldar la base de datos.
Presione “Save” para realizar el respaldo.
9.4 IMPORTACIÓN DE DATOS
9.4.1 IMPORTAR DATOS DE ASISTENCIA
Para importar los registros de asistencia desde otra máquina vaya la menu principal, “Datos” y luego en
“Importar marcas de asistencia”
Toda la información de la base de datos original puede ser importada desde un archivo de Asistencia de
base de datos; para importar las marcas de asistencia busque el archivo desde el cual se importarán los
datos y luego dé clic sobre el botón de “Importar”.
También se puede importar desde la base de datos del sistema. Se pueden importar datos de bases de
datos de versiones anteriores o de la misma versión del programa.
Después de importar datos, si estos ya no son importantes pueden ser borrados del sistema con al
opción de “Inicializar el sistema”.
9.5 EXPORTACIÓN DE DATOS
Esta función es muy utilizada para respaldar toda la información de asistencia del sistema.
9.5.1 EXPORTAR A ARCHIVOS:
Los formatos posibles: Datos de asistencia secretos（*.abt）、Datos de marcas de
asistencia（*.txt）、backup de la base de datos（*.mdb）y Archivo de Asistencia de Base de Datos.
9.6 REGISTRO DE OPERACIONES DEL SISTEMA
Permite saber quiénes han usado el sistema y cuáles modificaciones hizo. Acceda a esta pantalla desde
la opción de “Buscar/Imprimir” en el menú principal y de aquí la opción de “Registro de Operación del
Sistema”.
10 APÉNDICES
10.1 PROBLEMAS FRECUENTES
La siguiente es una lista de problemas típicos que se le podrían presentar al empezar a utilizar el
programa.
¿Qué pasa si un administrador olvida su clave?
Si esto sucede se pueden eliminar los administradores ingresando a la base de datos, en la tabla de
userinfo, modificar el campo securityflags borrando cualquier contenido que tenga.
¿Qué se puede hacer si se olvida la clave de la base de datos?
Entre al menú principal “Mantenimiento/Opciones”, haga clic en “Opciones de Base de Datos” y defina
la nueva clave.
Mientras se consulta el registro de asistencia, seleccionando el departamento de más alto nivel, todos los
empleados, ¿porqué no se ve ningún registro, pero despliega que se han cargado datos?
Podría ser que el rango de fechas definido no posee registros guardados.
Se han asignado los turnos, ¿Por qué el resultado de los cálculos estadísticos no indica salidas, tardías y
salidas tempranas?
Primero revise el turno asignado, en una condición normal el nombre del turno correspondiente al
periodo de tiempo se despliega en azul, si no existen problemas, ingrese a la lista de turnos de los
empleados, revise la fecha inicial del turno de empleado, ¿la fecha más reciente que el tiempo utilizado
en la consulta? Si lo es entonces asigne de nuevo el turno o corrija los rangos de fechas.
¿Cómo cancelar la tabla horaria que ha sido configurada?
Podría añadir una tabla horaria vacía primeramente, luego usar la tabla horaria vacía para reemplazar la
que se desea cancelar en la asignación de empleados, ingrese al mantenimiento de tablas horarias para
cancelar la tabla horaria correspondiente.
¿Por qué los datos que están guardados aparecen, pero no se ven cuando se consultan?
Confirmar el rango de tiempo definido en la consulta.
¿Por qué si yo asisto normalmente, mi estado aparece como una salida/ausencia sin motivación o alguna
buena razón?
Primeramente examine el periodo de tiempo definido en la consulta, verificar que las marcas fueron
realizadas dentro de los rangos de tiempo permitidos.
¿Por qué existen tardías y salidas tempranas en las estadísticas de asistencia pero sus registros no se
despliegan en la consulta?
Primeramente examine el periodo de tiempo definido en la consulta, verificar que las marcas fueron
realizadas dentro de los rangos de tiempo permitidos.
Sí los jefes de la compañía no necesitan marcar entradas o salidas, ¿Cómo se puede realizar esta
configuración?
Entre al mantenimiento de empleados, opciones de marcas de asistencia y desmarque la casilla de

“Controlar Asist” para estos empleados.
¿Por qué no puedo agregar nuevos itinerarios en el mantenimiento de turnos?
El programa tiene que configurar el periodo de tiempo del turno, entonces podrá configurar itinerarios,
verifique que el rango de tiempo del turno está definido.
10.2 RESEÑA HISTÓRICA
Una de las razones por las que la identificación mediante huellas digitales es tan prometedora es que, a
diferencia de otras técnicas biométricas relativamente no probadas, los Estados Unidos y otros países
tienen amplia experiencia real con su uso. Todos estamos familiarizados con el uso de la identificación
por huellas digitales en el marco de la ley. Menos conocida es la historia antigua del uso de las huellas
digitales en el comercio, o la larga historia de la ciencia de las huellas digitales en Estados Unidos y
Europa Occidental. A continuación una breve reseña de los principales acontecimientos que ayudaron al
desarrollo de esta técnica:
 Pinturas prehistóricas encontradas en Nova Scotia muestran manos con patrones ondulados.
 En la antigua China las huellas del dedo pulgar se usaban en sellos de arcilla para probar la identidad
en transacciones financieras.
 1686 - Marcello Malpighi, profesor de anatomía en la Universidad de Bologna, escribió acerca de las
ondulaciones, lazos y espirales en las huellas digitales.
 1823 - el Dr. Henry Faulds escribió un artículo describiendo las huellas digitales como un medio de
identificación personal. A él se le acredita el primer uso de la identificación por huellas digitales en
la aplicación de la ley, al obtener una convicción con base en la correcta identificación de una huella
grasienta dejada sobre una botella de alcohol.
 1882 - Gilbert Thompson, de la organización US Geological Survey usó su propia huella digital en un
documento para evitar la falsificación.
 1892 - Sir Francis Galton, antropólogo británico, publicó el primer sistema de clasificación de huellas
digitales y estableció la individualidad y permanencia de las huellas digitales. Los “puntos minucia”
que Galton identificó son todavía usados hoy.
 1901 - Scotland Yard adoptó el sistema Galton-Henry de identificación de huellas digitales, una
adaptación de las observaciones de Galton realizada por Sir Edgard Henry, comisionado jefe de la
policía metropolitana de Londres.
 1903 - El sistema penitenciario de Nueva York inicia el primer uso sistemático de las huellas digitales
en los Estados Unidos para identificar criminales conocidos.
 1904 - El ejército de los Estados Unidos inicia el uso de las huellas digitales para identificar al
personal enlistado.
 1904 - Juan Vucetich de la policía de Buenos Aires publica su sistema de identificación de huellas
digitales, que le ayudó a identificar un asesino mediante el estudio de las huellas digitales dejadas
en el marco de una puerta. Su método aún se usa hoy en día.
 1905-1930 - Agencias de la ley a lo largo de los Estados Unidos inician el uso de las huellas digitales
para la identificación personal. Muchas empiezan a enviar copias de sus tarjetas de huellas a la
Oficina Nacional de Identificación Criminal, establecida por la Asociación Internacional de Jefes de
Policía.
 1919 - El Congreso establece la División de Identificación del FBI. Ellos consolidan sus archivos junto
con los de la Oficina Nacional de Identificación para formar el núcleo de lo que son hoy los archivos
de identificación de huellas digitales del FBI.
 Para 1946 el FBI había procesado 100 millones de tarjetas de huellas digitales.
 Para 1971 el FBI ya había procesado 200 millones.

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Manual del Programa Administrador de BioTrack

1.1 PASOS DE LA INSTALACIÓN: ........................................................................................................................................................... 1

2.1 OPCIONES DEL SISTEMA ............................................................................................................................................................. 14

3.1 MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS .............................................................................................................................................. 30

3.4.3 Importar Usuarios ...................................................................................................................................................... 44

4.1 MANTENIMIENTO DE DEPARTAMENTOS ........................................................................................................................................ 53

5.1 PERIODOS ............................................................................................................................................................................... 75

6 MOVIMIENTOS ............................................................................................................................................................... 105

6.1 REGISTRO DE MARCAS DE ASISTENCIA......................................................................................................................................... 105

7 REPORTES ....................................................................................................................................................................... 121

7.1 EXCEPCIÓN DE HORARIO .......................................................................................................................................................... 123

8 CONTROL DE ASISTENCIA ................................................................................................................................................ 145

8.1 ZONAS HORARIAS ................................................................................................................................................................... 147

9 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ............................................................................................................................... 152

9.1 INICIALIZAR EL SISTEMA ............................................................................................................................................................ 152

10 APÉNDICES ...................................................................................................................................................................... 157

10.1 PROBLEMAS FRECUENTES .................................................................................................................................................... 157

1.1 PASOS DE LA INSTALACIÓN:

2. Automáticamente se abrirá el programa de instalación del Administrador del dispositivo de BioTrack

8. Al finalizar la instalación del programa Administrador de BioTrack se mostrará la siguiente pantalla.

Presione el botón de “Finalizar”.

1.2 INSTALACIÓN EN UNA SOLA COMPUTADORA

1.3 INSTALACIÓN EN VARIAS COMPUTADORAS

1.3.1 COMPARTIR FUENTE DE DATOS (USUARIOS AVANZADOS)

1.4 CAMBIAR FUENTE DE DATOS DEL PROGRAMA (USUARIOS AVANZADOS)

1.4.1 CONECTARSE A LA BASE DE DATOS DE ACCESS

significa que la conexión con la base de datos fue exitosa.

1.4.2 PROTEGER FUENTE DE DATOS CON CONTRASEÑA EN ACCESS 2007

 Ingrese a Access 2007

 Busque el archivo de base de datos del sistema (dirección predeterminada de la instalación:

 Ahora diríjase al programa administrador de BioTrack a “Mantenimiento/Opciones” y luego a

 De clic en el botón “Ok” en la pantalla de la contraseña

 Por último de clic en el botón “Ok” de la pantalla de “Opciones de la Base de Datos”

1.5 CONECTARSE CON UNA BASE DE DATOS DE SQL SERVER

Seleccione la opción del menú principal “Mantenimiento/Opciones”, y luego “Opciones de Base de

La base de datos se llamará BioTrackDisp.

1.6 FLUJO DE TRABAJO DEL SISTEMA

1.7 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA

2.1 OPCIONES DEL SISTEMA

Estas opciones se encuentran en el menú principal, “Mantenimiento/Opciones” y la opción de

2.1.2 MONITOR DE DISPOSITIVOS:

El sistema desplegará todos los registros que copie en la base de datos.

2.1.5 DESCARGAR REGISTROS

2.1.6 ESTADO DE REGISTROS

1. Entrada, Salida: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente.

2.1.7 IMPORTAR USUARIOS

2.2 OPCIONES DE CONTROL DE ASISTENCIA

Todo cálculo estadístico cumple con una regla de asistencia.

Seleccione en el menú principal “Mantenimiento/Opciones”, y luego “Regla de Asistencia”, y aparecerá

1. Entrada, Salida: Corresponden a la entrada y salida a laborar respectivamente.

Ignorar estado: Serán ignorados a la hora de los cálculos estadísticos.

Ignore el estado: No se cuentan las horas extra.

Si se da clic a la pestaña de “Cálculo” se mostrará la siguiente pantalla:

Necesitará configurar el tamaño del día laboral en minutos.

2.3 MANTENIMIENTO DE ADMINISTRADORES

2.3.1 TIPOS DE ADMINISTRADORES:

“Inicializar Sistema”: Entrar al sistema de “Control de Marcas de Asistencia”.

“Administrador”: Crear administradores y asignar privilegios

3.1 MANTENIMIENTO DE DISPOSITIVOS

3.1.1 AGREGAR UN DISPOSITIVO AL SISTEMA

Existen dos parámetros de configuración predeterminados en el Sistema, uno es RS232/RS485(USB), y el

3.1.2 CONECTARSE CON UN DISPOSITIVO

Cuando el sistema se conecta con un Dispositivo, se desplegará un mensaje en la tabla de estados