HCLEMENTE

ELABORADO POR: CO – FI – PM REVISIÓN: 01 PÁGINA: 1/14

REVISADO POR: Belén Uraga

FECHA: 16-07-2018
APROBADO POR: Luis Morán

INSTRUCTIVO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ACORDE A

LAS PLANTILLAS DE

(FI - PM)

PARTE I

TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

1.- Código de la Empresa * Tipo: Longitud del texto: 80

En este campo se ingresará el nombre de la empresa (hasta tener el código en SAP); presentado
en la siguiente tabla:

Tabla de Sociedades

Código Sociedad Nombre Sociedad

1000 EMPASE
2000 FADESA
2100 ECUABARNICES
2200 FADESA COLOMBIA
2300 FADESA PERU
3000 TROPICALIMENTOS
3100 AGROFICIAL
3200 VECONSA
3300 CHIVERIA
4000 INMODERNA
4010 AEROBODEGAS
4020 ISLANDCORP
4030 COOPSERV
4040 EDIDESA
4050 IRALTIM
4060 INMOBILIARIA JUTECERO
4070 MULTIPLINTEC S.A
4090 GUAMANGA
4200 INV. PUERTO CALLAO

2.- Número de activo principal * Tipo: Longitud del texto: 12

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En este campo se ingresará el número secuencial que se le asigne al activo al momento de la
toma física. Se ha especificado un rango por clase de activo; presentado en la siguiente tabla:

Rang
Clase de o Rango Rango
Txt Breve Texto largo
activo Nume Desde hasta
ro

1000 Terrenos Bienes inmuebles (terreno) 01 1000000 1099999

1100 Edificios Edificios 02 1100000 1199999

1200 PI-Terrrenos Propiedades de inversion Terrenos 03 1200000 1299999

1500 PI-Edificios Propiedades de inversion Edificios 04 1500000 1599999

2000 Maq&Eq. Maquinaria y equipo 05 2000000 2099999

2100 Moldes Moldes 06 2100000 2199999

3000 Mue&Ens Muebles y enseres 07 3000000 3099999

3100 Vehiculos Vehículos 08 3100000 3109999

3110 Montacargas Montacargas 09 3110000 3119999

3200 Hardware Hardware informático 10 3200000 3299999

3300 Sofware Software informático 11 3210000 3219999

3400 Instalaciones Instalaciones 12 3400000 3499999

5000 Maq&Eq PV Maquinaria y Equipo PV(Poco valor) 16 5000000 5099999

5100 Mue&Ens PV Muebles y Enseres PV 17 5100000 5199999

5200 Hardware PV Hardware informático PV 18 5200000 5299999

5300 Sofware PV Software informático PV 19 5300000 5399999

Activos fijos arrendados (leasing

6000 Leasing Op. 20 6000000 6099999
operativo)

7000 Eq.Terceros Equipos en poder de terceros 21 7000000 7099999

8200 Act. Biologicos Activos Biologicos 22 8200000 8299999

Otros activos fijos inmateriales

8210 Plusvalia 23 8300000 8309999
(Plusvalia)

Patentes y Otros activos fijos inmateriales

8220 24 8310000 8319999
marcas (Patentes y marcas)

Otros activos fijos inmateriales (Otro

8230 Otros Intangibles 25 8320000 8329999
Intangibles)

Todos los activos correspondientes a Propiedad, Planta y Equipo deberán tener su respectiva
placa y código de identificación.
La codificación será independiente para cada Sociedad, manejadas con la misma estructura
definida.

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Entonces, la estructura de codificación del Activo Fijo deberá cumplir con los siguientes criterios:

 Identificación de la clase de Activo (4 primeros dígitos)

 Rango asignado para cada clase de activo (8 últimos dígitos)

3.- AR_ID activo * Tipo: Longitud del texto: 4

En este campo se ingresará el número secuencial asignado para los componentes de un Activo
Fijo Principal, denominado cómo Sub-número de AF.

Longitud del rango es de 4 dígitos y se empezará por el 0001 y así sucesivamente

dependiendo de los Componentes.

4.- Clase de activos * Tipo: Longitud del texto: 80

Definición: se clasifica de manera general (ejemplo: Moldes, Maquinaria y equipo, etc). Cuando
se revise con contabilidad se determinará si este es de poco valor o de mayor valor y se registrará
acorde al texto largo.

En este campo se ingresará el texto breve acorde a la tabla que se presenta a continuación; el
mismo que se le asignará al activo en el momento de la toma física.

Texto Breve Texto Largo

Terrenos Bienes inmuebles (terreno)

Edificios Edificios
PI-Terrenos Propiedades de inversión Terrenos
PI-Edificios Propiedades de inversión Edificios
Maq&Eq. Maquinaria y equipo
Moldes Moldes
Mue&Ens Muebles y enseres
Vehículos Vehículos
Montacargas Montacargas
Hardware Hardware informático
Software Software informático
Instalaciones Instalaciones
Maq&Eq PV Maquinaria y Equipo PV(Poco valor)
Mue&Ens PV Muebles y Enseres PV
Hardware PV Hardware informático PV
Software PV Software informático PV
Leasing Op. Activos fijos arrendados (leasing operativo)
Eq.Terceros Equipos en poder de terceros
Act. Biológicos Activos Biológicos
Plusvalía Otros activos fijos inmateriales(Plusvalía)

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 Patentes y marcas Otros activos fijos inmateriales(Patentes y marcas)
Otros Intangibles Otros activos fijos inmateriales(Otro Intangibles)

5.- Clase de objeto primer nivel

Representa una agrupación general de primer nivel de los objetos técnicos.

Código: Longitud del texto: 10 (Char)

Descripción: Longitud del texto 20 (Char)

Código Clase de Objeto

1000 Edificios
2000 Equipos auxiliares
3000 Equipos de soporte
4000 Equipos instrumentación
5000 Maquinaria de producción
6000 Hardware informático
7000 Maquinaria de Carga
8000 Moldes
9000 Vehículos

En la siguiente tabla se encuentra una relación entre las Clases de activo (Punto 4) y Clase de
Objeto (Punto 5).

Al momento de definir una clase de objeto, su clase de activo debe coincidir con la tabla
proporcionada (punto 5).

Clase de Activo Clase de Objeto Primer nivel

Bienes inmuebles (terreno) N/A
Edificios Edificios
Propiedades de inversión Terrenos N/A
Propiedades de inversión Edificios N/A
Maquinaria de producción
Equipos auxiliares
Equipos de instrumentación
Maquinaria y equipo (medibles)
Equipos de soporte (traslados)
Maquinaria de carga (tecles,
puentes grúa)
Moldes Moldes
Muebles y enseres Equipos de soporte
Vehículos Vehículos
Montacargas Maquinaria de Carga
Hardware informático Hardware informático
Software informático N/A

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 Maquinaria de producción
Equipos auxiliares
Instalaciones Equipos de instrumentación
Equipos de soporte
Maquinaria de carga
Maquinaria de producción
Equipos auxiliares
Maquinaria y Equipo PV (Poco valor) Equipos de instrumentación
Equipos de soporte
Maquinaria de carga

Muebles y Enseres PV Equipos de soporte

Hardware informático PV Hardware informático
Software informático PV N/A
Activos fijos arrendados (leasing operativo) N/A
Equipos en poder de terceros N/A
Activos Biológicos N/A
Otros activos fijos inmateriales(Plusvalía) N/A
Otros activos fijos inmateriales(Patentes y marcas) N/A
Otros activos fijos inmateriales(Otro Intangibles) N/A

6.- Clase de objeto segundo nivel

Es una clasificación general de Objetos técnicos dependiendo de su función y características

comunes. Es una asociación de segundo nivel.

Tabla segundo nivel Ejemplo Veconsa

Clase Denominación
YB-PM0001 Elevador
YB-PM0002 Mesa de trabajo
YB-PM0003 Tanque
YB-PM0004 Tina
YB-PM0005 Vibrador
YB-PM0006 Clasificador mecánico
YB-PM0007 Limpiador neumático
YB-PM0008 Enfriador cilíndrico
YB-PM0009 Lavadora
YB-PM0010 Despulpador
YB-PM0011 Molino
YB-PM0012 Evaporador
YB-PM0013 Túnel Pasteurizador
YB-PM0014 Escaldador
YB-PM0015 Freidor
YB-PM0016 Marmita
YB-PM0017 Túnel de agotamiento
YB-PM0018 Llenadoras de líquidos
YB-PM0019 Llenadora de solidos

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 YB-PM0020 Llenadora de viscosos
YB-PM0021 Cargador de canastillas
YB-PM0022 Descargador de canastillas
YB-PM0023 Despaletizadores
YB-PM0024 Disco de alimentación
YB-PM0025 Autoclave
YB-PM0026 Pasteurizador
YB-PM0027 Caldero
YB-PM0028 Compresor
YB-PM0029 Bomba
YB-PM0030 Registro de temperatura
YB-PM0031 Registro de presión
YB-PM0032 Cocina

Nota: La Clasificación de las demás empresas queda pendiente, para obtener el listado completo
de todas las agrupaciones. Fecha de entrega lunes 27 de agosto del 2018.

7.- Status

En este campo se ingresará el estado del activo, acorde a la siguiente tabla.

Tabla de status

Status Denominación

OPER Operativo
FUSO Fuera de uso buen estado
FSER Fuera de servicio

8.- Denominación del Activo Principal * Tipo: Longitud del texto: 40 (mant)

En este campo se ingresará el nombre del Activo Fijo principal (objeto técnico) acorde a las
siguientes instrucciones.

La descripción del objeto técnico es un campo alfanumérico el cual no debe exceder de los 40
caracteres, y se confirmara de la siguiente manera:

- Identificar el objeto, utilizar nombres genéricos y evitar hacer referencia a lugar de procedencia
del equipo, nombre del operario, etc. Si en la ubicación técnica se dispone de más de un equipo
similar se usará un numero consecutivo de dos dígitos para identificarlo. Ejemplo:

Objetos técnicos - Eléctricos Objetos Técnicos – Mecánicos

Transformador trifásico 01 Transportador horizontal 01

Auto transformador 01 Transportador horizontal 02

La recomendación para generar la descripción de un objeto técnico es la siguiente:

La primera palabra debe ser la clase de equipo, la segunda y con orden de prioridad debe hacer
referencia a:

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- La sección

- Producto que procesa

- Fabricante

Para designar el número consecutivo es recomendable seguir la siguiente recomendación:

- Equipos ubicados en forma paralela se designa partiendo con el número menor de izquierda a
derecha tomando como referencia el ingreso de producto

- Equipos ubicados en serie se designas partiendo con el número menor desde la entrada de
producto y con el siguiente número superior en sentido de avance del producto en proceso.

9.- Denominación del Activo Componente * Tipo: Longitud del texto: 40 (mant)

En este campo se ingresará el nombre del Activo que pertenece a un Activo Fijo principal (objeto
técnico) acorde a las siguientes instrucciones. (Véase Pto.8)

10.- Fabricante

En este campo se ingresará el nombre del fabricante del AF, en los casos que se tenga la
información, cuando no se obtiene la información se escribirá la leyenda “no disponible”.

11.- Marca Comercial

En este campo se ingresará el nombre De la marca del AF, en los casos que se tenga la
información, cuando no se obtiene la información se escribirá la leyenda “no disponible”.

** No confundir la marca con el nombre del proveedor

12.- País

Este campo hace referencia al País de procedencia del Activo, en caso de tenerlo, caso
contrario, colocar “No disponible”.

13.- Modelo

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En este campo se ingresará el nombre del modelo del AF, en los casos que se tenga la
información, cuando no se obtiene la información se escribirá la leyenda “no disponible”.

14.- Año de fabricación de la máquina

En este campo se ingresará el año de fabricación del AF, en los casos que se tenga la
información, cuando no se obtiene la información se escribirá la leyenda “no disponible”.

15.- Número de serie Tipo: Longitud del texto: 18

En este campo se ingresará el número de serie del AF, en los casos que se tenga la información,
cuando no se obtiene la información se escribirá la leyenda “no disponible”.

16.- número de inventario Tipo: Longitud del texto: 25

En este campo se ingresará el código antiguo del AF, en los casos que se tenga la información,
cuando no se obtiene la información se escribirá la leyenda “no disponible”.

17.- Cantidad Tipo: Número Longitud: 13 decimal: 3

En este campo se ingresará la cantidad de activo inventariada.

18.- Unidad base del tipo de medida: Longitud del texto: 3

Unidad de medida en la cual se gestiona el stock de Activo Fijo, en este campo se ingresará
como unidad de medida (UND).

19.- Fecha de Capitalización del Activo: Longitud del texto: 8

En este campo se ingresará la fecha de capitalización del Activo Fijo.

20.- Tipo de planta: Longitud del texto: 80

En este campo se ingresará la ubicación de centro logístico (lugar donde se encuentra ubicado
el activo)

Tabla de centro logístico

Código Centro Nombre Centro Logístico

Logístico
1001 EMPASE
2001 PLTA.FADESA METALES GUAYAQUIL
2002 PLTA.FADESA METALES UNIVERSO
2003 PLTA.FADESA METALES QUITO
2004 PLTA.FADESA PLASTICOS
2005 C.D FADESA PLASTICOS-JUTECERO
2101 PLTA.ECUABARNICES
2201 PLTA.FADESA DE COLOMBIA
2301 PLTA.FADESA PERU – CALLAO
2302 FABRICA ENVASES PERU-CHIMBOTE
3001 PLTA.TROPICALIMENTOS-GUAYAQUIL
3002 PLTA.TROPICALIMENTOS – QUITO
3003 C.D TROPICALIMENTOS-AGROFICIAL
3004 C.D TROPICALIMENTOS – CHIVERIA
3005 C.D TROP.ALIMENT-VECONSA DAULE
3006 C.D TROPALIM. -VECONSA BABAHOYO
3101 PLTA.AGROFICIAL
3102 C.D AGROFICIAL GUAMANGUA
3201 PLTA.VECONSA DAULE
3202 PLTA.VECONSA BABAHOYO

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 3203 PLTA.VECONSA SABANILLA
3204 C.D VECONSA BABAHOYO EXTERNO
3301 PLTA.CHIVERIA
3302 C.D CHIVERIA SABANILLA
4001 INMODERNA
4011 AEROBODEGAS
4021 ISLANDCORP
4031 COOPSERV
4041 EDIDESA
4051 IRALTIM
4061 INMOBILIARIA JUTECERO
4071 MULTIPLINTEC S.A
4081 GUAMANGUA
4082 GUAMANGUA – NOBOL
4083 GUAMANGUA – BABAHOYO
4201 INV. PUERTO CALLAO

21.- Activo Tipo de ubicación: Longitud del texto: 80 (Cambiar por ubicación técnica
Nivel 4)

En este campo se ingresará el segundo nivel de ubicación técnicas (Emplazamiento) De manera

más detallada, el lugar de ubicación del mismo; acorde a la siguiente tabla dependiendo del
Centro al que pertenezca el equipo.

Tabla de Emplazamiento

Descripción
Centro Emplazamiento Denominación
Centro
YB-PROD Línea de producción Fadesa Metales GYE
FADESA YB-SEAX Servicios auxiliares Fadesa Metales GYE
2001 METALES YB-ADMI Áreas administrativas Fadesa Metales GYE
GUAYAQUIL YB-ACFS Activos fuera de uso Fadesa Metales GYE
YB-LABO Laboratorio Fadesa Metales GYE
YB-PROD Línea de producción Fadesa Metales UIO
FADESA YB-SEAX Servicios auxiliares Fadesa Metales UIO
2003 METALES YB-ADMI Áreas administrativas Fadesa Metales UIO
QUITO YB-ACFS Activos fuera de uso Fadesa Metales UIO
YB-LABO Laboratorio Fadesa Metales UIO
YB-PROD Línea de producción Fadesa Plásticos
YB-SEAX Servicios auxiliares Fadesa Plásticos
FADESA
2004 YB-ADMI Áreas administrativas Fadesa Plásticos
PLASTICOS
YB-ACFS Activos fuera de uso Fadesa Plásticos
YB-LABO Laboratorio Fadesa Plásticos
YB-PROD Línea de producción Ecuabarnices
YB-SEAX Servicios auxiliares Ecuabarnices
2101 ECUABARNICES YB-ADMI Áreas administrativas Ecuabarnices
YB-ACFS Activos fuera de uso Ecuabarnices
YB-LABO Laboratorio Ecuabarnices
YB-PROD Línea de producción Fadesa Metales COL
2201
YB-SEAX Servicios auxiliares Fadesa Metales COL

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 FÁBRICA DE YB-ADMI Áreas administrativas Fadesa Metales COL
ENVASES YB-ACFS Activos fuera de uso Fadesa Metales COL
COLOMBIA YB-LABO Laboratorio Fadesa Metales COL
YB-PROD Línea de producción Fadesa Metales PER
FADESA YB-SEAX Servicios auxiliares Fadesa Metales PER
2300 METALICOS YB-ADMI Áreas administrativas Fadesa Metales PER
PERÚ YB-ACFS Activos fuera de uso Fadesa Metales PER
YB-LABO Laboratorio Fadesa Metales PER
YB-PROD Línea de producción Agroficial
YB-SEAX Servicios auxiliares Agroficial
PLANTA
3101 YB-ADMI Áreas administrativas Agroficial
AGROFICIAL
YB-ACFS Activos fuera de uso Agroficial
YB-LABO Laboratorio Agroficial
YB-PROD Línea de producción Veconsa Daule
YB-SEAX Servicios auxiliares Veconsa Daule
VECONSA
3201 YB-ADMI Áreas administrativas Veconsa Daule
DAULE
YB-ACFS Activos fuera de uso Veconsa Daule
YB-LABO Laboratorio Veconsa Daule
YB-PROD Línea de producción Veconsa Sabanilla
YB-SEAX Servicios auxiliares Veconsa Sabanilla
VECONSA
3202 YB-ADMI Áreas administrativas Veconsa Sabanilla
SABANILLA
YB-ACFS Activos fuera de uso Veconsa Sabanilla
YB-LABO Laboratorio Veconsa Sabanilla
YB-PROD Línea de producción Veconsa Babahoyo
YB-SEAX Servicios auxiliares Veconsa Babahoyo
VECONSA
3203 YB-ADMI Áreas administrativas Veconsa Babahoyo
BABAHOYO
YB-ACFS Activos fuera de uso Veconsa Babahoyo
YB-LABO Laboratorio Veconsa Babahoyo
YB-PROD Línea de producción Chiveria
YB-SEAX Servicios auxiliares Chiveria
3301 CHIVERIA YB-ADMI Áreas administrativas Chiveria
YB-ACFS Activos fuera de uso Chiveria
YB-LABO Laboratorio Chiveria
Nota.- Se encuentra pendiente los emplazamientos de Inmobiliaria y Empase.

22.- Centro de coste * Tipo: Longitud del texto: 80

En este campo se ingresará el centro de costo al cual que pertenece el activo. (ver anexo archivo
en Excel “Anexo centro de costos”)

23.- Revalorización del Activo Fijo.

Valor resultado de la revalorización del Activo Fijo en la moneda de la Sociedad.

24.- Características del Activo.

En este campo se ingresarán características adicionales del activo, serán 3 características por
cada clase de Activo.

Catálogo proporcionado por el área de Mantenimiento. Catálogo de características.

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25.- Custodio - Responsable

En este campo se ingresará el nombre y apellido de la persona custodio del activo.

Criterios para el reconocimiento de Activos Fijos:

Un bien adquirido o construido serán reconocidos como activos fijos cuando cumpla los
siguientes criterios:

a) Tenga una vida útil superior a un año (para el caso de los activos fijos construidos
la determinación de la vida útil debe estar dada por Departamento Técnico o
Mantenimiento mediante un informe técnico que lo sustente)
b) Sea un recurso controlado.
c) Sea identificable.
d) El costo del bien pueda ser cuantificado confiablemente.
e) Dependiendo del activo si el costo individual es igual o superior a:

Tipo de activo Costo Individual

Edificios y ampliaciones $5,000
Maquinaria y equipo $3,000
Muebles y enseres $500
Equipos de computo $500
Vehículos Todos
Repuestos $500
Terrenos Todos
Instalaciones $3,000
f) Se espera genere un beneficio económico futuro y que por lo menos cumpla una
de las siguientes condiciones:
- Que genere bienes o servicios
- Se arriende a terceros
- Sea destinado para uso administrativo.

La segregación de los Componentes de las maquinarias y equipos se realiza de acuerdo

a los siguientes criterios:
a) Sus elementos tengan diferente vida útil,
b) Los componentes puedan ser reemplazados.
c) Su costo debe ser considerable (Material). Los componentes que requieran ser
reemplazados para que sean capitalizados deberán:
 Cumplir los mismos criterios definidos para la capitalización de un activo
fijo
 Deberán darse de baja tanto en los módulos de los sistemas y/o anexos
de control.

Descripción de límites para Activos Fijos y sus componentes.

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En base a la Jerarquía de Estructura técnica definida por el área de Mantenimiento para
categorizar sus ambientes y equipos, se obtiene el siguiente gráfico:

De la jerarquía presentada en el gráfico anterior, los criterios para definir los Activos y sus
componentes se encuentran en los siguientes niveles:
Nivel 7.- Activo Fijo
 Unidad completa que comprende un sistema cerrado en el cual ocurre un proceso de
transformación, y el equipo pueda ser inventariado físicamente.
 El equipo pueda ser reubicado junto con todos sus componentes como una unidad
completa.

Nivel 9.- Componente

 Equipos internos que se encuentran dentro de la unidad, que pueden ser reemplazados
o intercambiados por otros.

En el siguiente gráfico, se presenta un esquema real para definir cuales son los activos
principales y sus componentes.

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El esquema presentado hace referencia a un sistema de aire comprimido. Que comprende los
siguientes equipos:

En base a las definiciones presentadas anteriormente, los equipos que cumple con los criterios
de reconocimiento de activos fijos son los siguientes:

Código Activo Fijo Descripción Activo Fijo

20000000001 Compresor de Aire de Tornillo #1

20000000002 Tanque Pulmón #1
20000000003 Secador de Aire #1

De cada activo fijo se deberá evaluar con los criterios mencionados cuales cumplen con la
definición de componentes (sub-activo). Tomando como ejemplo el activo fijo:
“20000000001 - Compresor de Aire”

Del Activo Fijo mencionado internamente se encuentra distribuido en varios sistemas, y dentro
de estos sistemas se encuentran ubicados sus componentes. Si los componentes cumplen con
el criterio de activos fijos, entonces se los levanta como componente del Activo Fijo Principal.

2000001 Compresor Aire de Tornillo

 2000001001 Motor Eléctrico 50HP del Compresor

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  2000001002 Bomba de Lubricación del Compresor

PARTE II

COMPARACIÓN DE TOMA FÍSICA CON REPORTE DE CONTABILIDAD GENERAL.

1.- La capitalización de activos Fecha * Tipo: Fecha

Fecha de compra de activo fijo

Consultar L. MORAN el alcance que tendrá el Proveedor para efectos contables.

La capitalización de activos Fecha * Tipo: Fecha

Consultar L. MORAN como se pondrá el alcance de la Segunda parte.

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