Manual Vihanet Trámite Conductas Operacionales Etapa 1

Sistema de Información para Vigilancia de Inspecciones y Hallazgos Online
MANUAL DEL USUARIO

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA VIGILANCIA DE
INSPECCIONES Y HALLAZGOS ONLINE - VIHANET
ROL CONCESIONARIO
TRÁMITE DE CONDUCTAS OPERACIONALES
VERSIÓN 0
CONSORCIO C & M 2018
SEPTIEMBRE 2019
1
Manual de Usuario Concesionario - Trámite Conductas Operativas.
Propiedad de C & M Consultores al servicio del Consorcio C & M 2018.
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 4
1. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 5
2. INICIAR SESIÓN .......................................................................................................................... 7
2.1. Requerimientos del Sistema .................................................................................................... 7
2.2. Acceso al Sistema ................................................................................................................... 7
3. CONSULTAR trámites ico ........................................................................................................... 11
3.1. Filtro por Rango de Fechas ................................................................................................... 11
3.2. Filtro por Estado del Hallazgo: ............................................................................................. 12
3.3. Filtro por Consecutivo del Hallazgo ..................................................................................... 12
3.4. Filtro por Etapa ICO ............................................................................................................. 12
3.5. Filtro Contestar etapa actual antes de ................................................................................... 13
3.6. Buscar y Nueva Búsqueda .................................................................................................... 13
4. CONSULTA DE HALLAZGO EN ICO ...................................................................................... 14
5. ETAPA 0 HALLAZGO NOTIFICADO. ...................................................................................... 17
6. ETAPA 1. TRÁMITE DE CONDUCTAS OPERACIONALES (HALLAZGOS) ...................... 18
6.1 Etapa 1.1 ................................................................................................................................. 18
6.2 Etapa 1.2 ................................................................................................................................. 22
6.3 Etapa 1.3 ................................................................................................................................. 22
6.4 Etapa 1.4 ................................................................................................................................. 26
7. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO – ETAPA 1. ............................................................. 28
8. REPORTE Y ATENCIÓN DE NOVEDADES ............................................................................ 29
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Navegadores Más Comunes .............................................................................................. 7

Ilustración 2. Pantalla de Inicio............................................................................................................... 7
Ilustración 3. Ingreso por Buscador de Internet ...................................................................................... 8
Ilustración 4. Pantalla Login ................................................................................................................... 8
Ilustración 5. Acceso Denegado por Datos Incorrectos .......................................................................... 9
Ilustración 6. Menú Vihanet Concesionario ........................................................................................... 9
Ilustración 7. Ingreso Submódulo Trámite ICO ...................................................................................... 9
Ilustración 8. Ocultar Menú .................................................................................................................. 10
Ilustración 9. Consultar Hallazgos ........................................................................................................ 10
Ilustración 10: Fecha informado Desde ................................................................................................ 11
Ilustración 11. Consultar Hallazgos Informado Desde-Hasta ............................................................... 11
Ilustración 12. Consultar Hallazgos por Estado .................................................................................... 12
Ilustración 13. Consultar Hallazgos por Consecutivo ........................................................................... 12
Ilustración 14. Consultar Hallazgos por Etapa...................................................................................... 12
Ilustración 15. Consultar Hallazgos por Fecha Fin de Etapa ................................................................ 13
Ilustración 16:Datos principales de Hallazgo ....................................................................................... 14
Ilustración 17:Consultar Hallazgo ........................................................................................................ 14
Ilustración 18. Datos del Hallazgo Consultado ..................................................................................... 15
Ilustración 19:Consultar archivos ......................................................................................................... 16
Ilustración 20: Archivos de Hallazgo.................................................................................................... 16
Ilustración 21:Mensaje importante para usuarios, ................................................................................ 17
Ilustración 22: Etapa 0 o Información de hallazgo notificado .............................................................. 17
Ilustración 23:Etapa 1.1. ....................................................................................................................... 19
Ilustración 24:Adjuntar archivos ........................................................................................................... 19
Ilustración 25:Ruta de archivos............................................................................................................. 19
Ilustración 26:Archivos adjuntados. ..................................................................................................... 20
Ilustración 27:Estado sin observación................................................................................................... 21
Ilustración 28:Observación sin estado .................................................................................................. 21
Ilustración 29: Observación agregada ................................................................................................... 21
Ilustración 32:Adjuntar archivos ........................................................................................................... 23
Ilustración 33:Ruta para adjuntar archivos ........................................................................................... 23
Ilustración 34:Archivos adjuntados ...................................................................................................... 24
Ilustración 35:Estado sin observación................................................................................................... 25
Ilustración 36:Observación sin estado .................................................................................................. 25
Ilustración 37:Observación agregada .................................................................................................... 25
Ilustración 39. Filtros sobre el Reporte Generado ................................................................................ 27
Ilustración 40. Proceso Etapa 1 ............................................................................................................. 28
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INTRODUCCIÓN
El sistema de Vigilancia de Inspecciones y Hallazgos Online (en adelante VIHANET) es el software a
través del cual la interventoría registra los resultados del trabajo de campo que realizan las áreas de
interventoría a la operación, interventoría a las condiciones de seguridad vial y humana, además de la
interventoría a los vehículos del Sistema Integrado de Transporte Público (SITP) de la ciudad de
Bogotá.
Este sistema se encuentra en los distintos dispositivos de los colaboradores de campo de la interventoría,
y se conecta a un servidor centralizado en el que se registran los resultados de las inspecciones realizadas
diariamente. Posteriormente, estos resultados de campo son verificados por Analistas, Profesionales y
Especialistas, quienes buscan, filtran y clasifican la información recolectada.
De esta forma, VIHANET muestra a los concesionarios la trazabilidad de cada uno de los registros
durante la etapa 1 del trámite de infracciones, garantizando la oportunidad de los datos, un adecuado
control de roles y privilegios para seguridad y confiabilidad de la información, además de un espacio
para que los actores involucrados puedan conocer el insumo con el que se calculará la EMIC.
Este manual presenta el detalle del módulo de trámite de conductas operacionales desde el rol del
Concesionario, de tal forma que se agilice los tiempos de trámites y pueda conocer el estado de cada
uno de los eventos que se presentan en el desarrollo de la actividad de prestación del servicio de
transporte para la ciudad de Bogotá.
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1. DEFINICIONES
• Aceptar: acción en la cual Concesionario manifiesta la aceptación o acuerdo respecto de los

hallazgos o las infracciones que se le formulan.
• Controvertir: acción en la cual Concesionario presenta razones, argumentos y pruebas de

rechazo u oposición respecto de las infracciones que se le formulan.
• EIC: Evaluación Integral de la Calidad.
• Estado “Hallazgo validado”: estado asignado a los hallazgos que luego de ser analizados, son
aprobados para continuar con el trámite de revisión ante el concesionario.
• Estado “Contestado por el Concesionario en Tiempo de Corrección”: estado asignado a los

hallazgos de vehículos que contemplan tiempo de corrección en el Manual de Operaciones del
Componente Zonal, que son contestados por el concesionario y están pendientes de revisión
por parte del Ente Gestor y o quien delegue.
• Estado “Hallazgo Descartado en Tiempo de Corrección”: estado asignado a los hallazgos

de vehículos que contemplan tiempo de corrección en el Manual de Operaciones del
Componente Zonal y que son subsanados o corregidos por el concesionario en los términos
correspondientes, por lo tanto, se descartan y finaliza su trámite.
• Estado “T-ICO” - Trámite ICO: estado asignado a los hallazgos que inician la Etapa 1 de
revisión por el concesionario.
• Estado “Hallazgo Aceptado (T-ICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado a los hallazgos
contestados por el concesionario manifestando su conformidad respecto de los hallazgos
reportados.
• Estado “Hallazgo No contestado (T-ICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado a los

hallazgos sobre los cuales el Concesionario no se manifestó, por tanto, generará puntos para el
Indicador de Conducta Operacional.
• Estado “Hallazgo Contestado Contundentemente (T-ICO)”: Es aquel estado en la Etapa 1,

asignado a los hallazgos contestados por el Concesionario con prueba contundente para
descartarlos, corregirlos o subsanarlos.
• Estado “Hallazgo Descartado (T-ICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado a los

hallazgos no aceptados por el concesionario dentro de los términos establecidos y sobre los
cuales el Ente Gestor o quien designe no da respuesta oportuna, por lo tanto, se eliminan y no
generan puntos para el indicador de Conducta Operacional.
• Estado “Infracción Conforme (T-ICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado a los

hallazgos que han superado el proceso de revisión entre el concesionario y el Ente Gestor o
quien delegue, quedan en firme como infracciones y generan la aplicación de puntos para el
cálculo del Índice de Conducta Operacional.
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• Estado “Contestado No Contundentemente (T-ICO): es aquel estado en la Etapa 1, asignado

a los hallazgos contestados por el Concesionario con pruebas no contundentes o insuficientes
para descartarlos, corregirlos o subsanarlos.
• Estado “Contestado por el Concesionario (TICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado

a los hallazgos contestados por el concesionario manifestando su no conformidad y aportando
las correspondientes pruebas, que está pendiente de revisión por parte del Ente Gestor y o quien
delegue.
• Etapa 1: se refiere a la etapa donde el Ente Gestor pone a disposición del concesionario la
información relacionada con los hallazgos identificados y registrados en la herramienta
VIHANET.
• Evidencia: hace alusión a los medios de prueba originados en la actividad probatoria que se
realiza entre el Ente Gestor o quien delegue, son elementos físicos o magnéticos, por ejemplo,
informes de personal en vía, fotografías, videos, reportes del SIRCI, testimonios y reportes del
Centro de Gestión, Herramientas de apoyo en la supervisión de la operación entre otros.
• GestSAE: software aportado por el SIRCI que permite la administración de la base de datos de
buses y conductores vinculados y desvinculados, la cual permite el seguimiento contractual
referente a la operación en los contratos de concesión.
Este es uno de los medios tecnológicos a través del cual TRANSMILENIO diariamente pondrá
a disposición del Concesionario la información correspondiente a los hallazgos e infracciones
susceptibles de afectar el Indicador de Conducta Operacional (ICO).
• Hallazgo: es el resultado de la acción de verificación y validación de un requisito, parámetro o

conducta que a juicio de TRANSMILENIO S.A. le permite identificar hechos o circunstancias
importantes que afecten el cumplimiento y la efectividad de los estándares operaciones
establecidos previamente. Dichas causales se encuentran definidas en el Manual de
Operaciones, su verificación genera la aplicación de Puntos por Infracciones que afecta el
Índice de Conductas Operacionales (ICO) descrito en el Manual de Niveles de Servicio.
• Infracción: cada una de las causales definidas en el Manual de Operaciones y que genera la
aplicación de puntos por infracciones.
• Puntos por Infracciones: puntos generados por cualquier incumplimiento de los requisitos,
parámetros y conductas contenidos en el Manual de Operaciones y en los Contratos de
Concesión, cuando guarden correspondencia en el citado manual (capítulo 11).
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2. INICIAR SESIÓN
Para el inicio de sesión en el aplicativo de VIHANET puede realizar los siguientes pasos:
2.1. Requerimientos del Sistema

Para acceder al sistema de Información VIHANET, usted deberá tener los datos de acceso (Usuario y
Clave) que se le suministra según sea el caso. En caso de que no posea un usuario, deberá realizar una
solicitud a través del sistema de gestión de PQR®1 habilitado para tal fin.
El sistema no tiene requerimientos específicos para poder visualizar los registros, sin embargo, para
poder verificar algunas pruebas, es necesario que cuentes con un visor de archivos en formato .jpg, .pdf,
.mp4.
2.2. Acceso al Sistema

Podrá acceder al VIHANET a través de la aplicación para navegar en Internet de su preferencia:
Ilustración 1. Navegadores Más Comunes
Fuente: tomado de la web en consulta realizada en https://pixabay.com
Una vez se está en el navegador de su preferencia, ingresa la URL correspondiente al aplicativo

VIHANET dependiendo del componente que desee consultar:
• Para los hallazgos del Componente Zonal: www.vihanet.com

• Para los hallazgos del Componente Troncal y Alimentación: www.vihanet.com/BRT
Después de ingresar la URL debe aparecer la siguiente pantalla de inicio:

Ilustración 2. Pantalla de Inicio
Fuente: VIHANET.
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Ilustración 3. Ingreso por Buscador de Internet
Fuente: buscador Google
Cuando damos clic en la opción “Interventoría SITP”, se direcciona al usuario a la vista presentada en
la Ilustración 2.
Ya en la sección de la Ilustración 2, deberá ingresar su nombre de Usuario y Clave en los campos

correspondientes, luego dar clic (tocar en caso de dispositivos táctil) en el botón Entrar.
Ilustración 4. Pantalla Login
Fuente: VIHANET
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Si la contraseña o usuario registrado no coinciden con los de la base de datos, aparecerá en la parte
inferior un mensaje de error denegando el ingreso por datos incorrectos. Si insiste el problema deberá
gestionar un ticket en el sistema de gestión de PQR®.
Ilustración 5. Acceso Denegado por Datos Incorrectos
Fuente: VIHANET
En caso de ingreso correcto, se debe visualizar en la barra de direcciones el nombre del aplicativo y el
usuario con el cual se ingresó, también se podrá observar el módulo de Hallazgos, el módulo de Reporte
de Vehículos (Rep. Vehículos) y el módulo de Ajustes.
Ilustración 6. Menú Vihanet Concesionario
Fuente: VIHANET
Para acceder al registro de hallazgos, el usuario dará clic inicialmente en el módulo de Hallazgos y paso
seguido ingresará el submódulo Trámites ICO.
Ilustración 7. Ingreso Submódulo Trámite ICO
Fuente: VIHANET
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Como opción, puede dar clic sobre la flecha ubicada al lado izquierdo de la pantalla para ocultar el
menú y tener así una mejor visualización del formulario.
Ilustración 8. Ocultar Menú
Fuente: VIHANET
Lo anterior permite que el formulario de Trámite ICO a consultar ocupe toda la pantalla del ordenador
para una mayor comodidad visual.
Ilustración 9. Consultar Hallazgos
Fuente: VIHANET
10
3. CONSULTAR TRÁMITES ICO

Para la consulta de uno o varios hallazgos se tienen a disposición del usuario filtros con los cuales puede
de manera eficiente generar consultas más acordes a sus necesidades.
3.1. Filtro por Rango de Fechas

Este filtro tendrá como referencia la fecha informado Desde del hallazgo que fue registra en el
aplicativo. Si se da clic sobre el filtro este nos genera un calendario desplegable en el cual con un clic
podemos buscar la fecha (desde-hasta). También se tiene como opción digitar la fecha que el usuario
dese consultar con el orden de año, mes y día y en formato (0000-00-00).
Ilustración 10: Fecha informado Desde
Fuente: VIHANET
Ilustración 11. Consultar Hallazgos Informado Desde-Hasta
Fuente: VIHANET
11
3.2. Filtro por Estado del Hallazgo:

Este filtro refiere a los estados en los cuales puede estar uno o varios hallazgos. Para este filtro damos
un clic para seleccionar el estado que deseamos consultar, al dar clic sobre el estado este elemento se
pondrá en color azul para referir que esta seleccionado. El usuario podrá seleccionar uno o todos los
estados que desee consultar.
Ilustración 12. Consultar Hallazgos por Estado
Fuente: VIHANET
Nota: al dar clic de nuevo sobre el estado a consultar puede volver a deseleccionarse y quedara de
nuevo en color gris, con esto el usuario puede saber que ya no está siendo seleccionado.
3.3. Filtro por Consecutivo del Hallazgo

Este filtro hace referencia al Consecutivo del hallazgo que se desea consultar por el ID de VIHANET.
Ilustración 13. Consultar Hallazgos por Consecutivo
Fuente: VIHANET
Nota: se pueden consultar varios consecutivos de hallazgos separándolos por coma (,):
3.4. Filtro por Etapa ICO
Este filtro le permite al usuario consultar los hallazgos relacionados que se encuentren en alguna de las
etapas correspondientes ICO.
Ilustración 14. Consultar Hallazgos por Etapa.
Fuente: VIHANET
12
3.5. Filtro Contestar etapa actual antes de
Este filtro permite al usuario consultar la fecha de finalización de la etapa actual de uno o varios
hallazgos notificados.
Ilustración 15. Consultar Hallazgos por Fecha Fin de Etapa
Fuente: VIHANET
3.6. Buscar y Nueva Búsqueda
Una vez se han seleccionado los filtros que se requieren, el usuario debe dar clic en buscar. Para esto,
en la parte inferior del formulario de consulta de hallazgos el usuario encuentra dos botones los cuales
son:
a. Buscar: de color azul, con el cual se podrá generar la consulta según los filtros
establecidos por el usuario.
Nota: en el caso que el usuario deje todos los campos en blanco el aplicativo buscará Todos los
hallazgos notificados registrados en la base de datos.
Para una nueva búsqueda, el usuario deberá realizar la limpieza de los filtros y repetir el proceso descrito
anteriormente.
b. Limpiar: De color gris, mediante el cual se podrán borrar los datos generados
en alguno de los filtros y quedará en blanco.
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4. CONSULTA DE HALLAZGO EN ICO

Cuando se realiza una consulta por medio de búsqueda esto lleva al usuario a visualizar los siguientes
datos del hallazgo respectivamente de Izquierda a derecha:
a. Consultar: Icono con una lupa que nos guía a los estados y etapas del hallazgo.
b. Id VIHANET: es el identificador con el que sistema reconoce como único cada hallazgo.
c. Id GESTSAE: es la llave de identificación que tiene el hallazgo en el sistema GESTSAE
d. Fecha de Identificación: fecha en que se evidencia el hallazgo.
e. Fecha Informado: fecha en que se informa al concesionario el hallazgo.
f. Número Interno o Número de Bus: identificación del vehículo para el sistema
TRANSMILENIO.
g. Placa: la cual tiene relacionada la infracción.
h. Empresa: a la cual esta asociado el bus.
i. Zona: zona a la cual esta relacionado el hallazgo realizado.
j. Ruta: ruta a la cual se le creo el hallazgo realizado.
k. Código de Conductor: identificación del conductor en el sistema TRANSMILENIO.
l. Infracción: es el número de infracción en la que se categoriza el hallazgo.
m. Estado: en qué estado actual se encuentra el hallazgo respectivo.
n. Usuario: creador o validador del respectivo hallazgo.
o. Área: en la cual se encuentra la relación del hallazgo.
p. Etapa ICO: etapa en la cual se encuentra actualmente el hallazgo.
q. Fecha fin de Etapa: fecha en la cual se termina la etapa actual en la cual se encuentra el
hallazgo.
Ilustración 16:Datos principales de Hallazgo
Fuente: VIHANET
4.1. INGRESO A HALLAZCO EN ICO
En el momento que el usuario da clic sobre la lupa lo siguiente que observara el usuario serán el
proceso del hallazgo en el reporte trámite ICO.
Ilustración 17:Consultar Hallazgo
Fuente: VIHANET
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4.2. REPORTE TRÁMITE ICO
Cuando el usuario genera la consulta se obtiene un reporte trámite ICO según los filtros utilizados,
esto lo llevara a visualizar los siguientes datos del hallazgo en la parte superior:
0. Cerrar/Actualizar: se puede cerrar la consulta o actualizar la página.
a. Consecutivo VIHANET: es el identificador con el que sistema reconoce como único cada
hallazgo.
b. Id GESTSAE: es la llave de identificación que tiene el hallazgo en el sistema GESTSAE
c. Fecha de Identificación: fecha en que se evidencia el hallazgo.
d. Fecha Informado: fecha en que se informa al concesionario el hallazgo.
e. Número Interno: identificación del vehículo para el sistema TRANSMILENIO.
f. Placa: número único de identificación del vehículo ante la autoridad competente.
g. Empresa: a la cual esta referenciado el vehiculo.
h. Zona: en la cual esta activo el vehiculo.
i. Ruta: a la cual esta asociado el vehiculo.
j. Codigo Conductor: a este codigo del conductor fue relacionado el hallazgo.
k. Infracción: es el número de infracción en la que se categoriza el hallazgo con su respectiva
descripción.
l. Descripción del Hallazgo: información de la causal para la generación del hallazgo.
m. Estado del Hallazgo: estado actual en el cual se encuentra el hallazgo según trámite ICO,
n. Archivos: icono de archivo, en el cual el usuario podrá hacer clic y lo redireccionara a la
cantidad de archivos que se adjuntaron para la creación del hallazgo.
o. Etapa Actual: dato numérico de la etapa actual en la cual se encuentra el hallazgo.
p. Contestar etapa actual antes de: tiempo límite para dar respuesta, objetar o aceptar el
hallazgo.
q. Usuario: nombre y apellidos del usuario que realizo la validación y aprobación del hallazgo,
en la etapa respectiva.
r. Área: es a la cual fua asociado el hallazgo y desde la cual se realizará el seguimiento respectivo.
Ilustración 18. Datos del Hallazgo Consultado
Fuente: VIHANET
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4.3. CONSULTA ARCHIVOS DE HALLAZGO.
Para conocer las evidencias que se adjunatron para la validación del halalzgo el usuario podra dar clic
sobre la carpeta de archivos.
Ilustración 19:Consultar archivos
Fuente: VIHANET
Despues de haber realizado la acción de dar clic el sistema abrira una pestaña alterna donde se cargaran
las evidencias que acompañan al hallazgo como se ve en la siguiente imagen.
Ilustración 20: Archivos de Hallazgo.
Fuente: VIHANET
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5. ETAPA 0 HALLAZGO NOTIFICADO.
Se llama a etapa 0 la información conocida de los hallazgos que han sido notificados y los cuales inician
proceso en Trámite ICO.
Ilustración 21:Mensaje importante para usuarios,
Fuente: VIHANET
5.1.1. Etapa 0
Se podrá encontrar reflejados los siguientes datos:
a. Etapa: Dato numérico de la etapa 0. Donde inicio el proceso de notificación del hallazgo.
b. Archivos: en la parte izquierda se visualizarán los que se agregaron al momento de crear el
hallazgo. Estos archivos pueden ser imágenes, videos, documentos Word o PDF según sea el
respectivo caso.
c. Observaciones: en la parte derecha se visualizarían los datos, causas o motivos de la creación
del hallazgo.
d. Fechas: para los archivos y también para las observaciones estar asociada una fecha en la cual
se realizó el registro.
Ilustración 22: Etapa 0 o Información de hallazgo notificado
Fuente: VIHANET
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6. ETAPA 1. TRÁMITE DE CONDUCTAS OPERACIONALES

(HALLAZGOS)
Conforme al Manual de Niveles de Servicio y el Manual de Operaciones del componente zonal, y en
cumplimiento de los lineamientos del procedimiento contractual, en lo relativo al trámite de
infracciones, se entiende que la Etapa 1, está compuesta de las etapas 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4 como se describe
a continuación:
• Etapa 1.1: esta etapa se refiere a la ACEPTACIÓN O NO por parte del Concesionario de los
hallazgos informados, con una ventana de tiempo de cinco (5) días hábiles para responder. El
cierre del hallazgo puede ser “HALLAZGO ACEPTADO” o “HALLAZGO NO
ACEPTADO”. Aquel sin respuesta del Concesionario generará puntos por infracción.
• Etapa 1.2: esta etapa se refiere a la respuesta de TRANSMILENIO S.A. y/o quien este delegue,
para analizar las pruebas y evidencias aportadas, ratificar o no los hallazgos NO ACEPTADOS
por el Concesionario y cerrarlos como “HALLAZGO CONTESTADO
CONTUNDENTEMENTE” o “HALLAZGO CONTESTADO NO
CONTUNDENTEMENTE” según corresponda. Para dar esta respuesta se tiene una ventana de
tiempo de cinco (5) días hábiles.
• Etapa 1.3: en caso de que el Concesionario no esté de acuerdo con la respuesta del literal
anterior suministrada por TRANSMILENIO S.A., informará dentro de la aplicación VIHANET
los argumentos o pruebas que fundamentan su posición. Para dar esta respuesta se tiene una
ventana de tiempo de tres (3) días hábiles.
• Etapa 1.4: dentro de los tres (3) días hábiles siguientes TRANSMILENIO analizará las pruebas
y se pronunciará sobre lo comunicado por el concesionario en el numeral anterior. En caso de
que la respuesta aportada por el concesionario no sea suficiente para controvertir el hallazgo se
entenderá como “INFRACCIÓN CONFORME”.
Los hallazgos informados al concesionario son hallazgos que se encuentran en la Etapa 1-EIC
(Evaluación Integral de la Calidad), en la cual el concesionario tiene la posibilidad de soportar que el
hallazgo informado es un hallazgo que puede ser subsanado, aportando para ello las evidencias
suficientes que apoyen su argumento.
Para facilitar el análisis del hallazgo, las evidencias, fotografías y videos contienen la fecha y hora en
que fueron capturados, visualización que se presenta en la aplicación. Así mismo, el usuario puede
consultar y/o actualizar los hallazgos que se encuentran en cada en cada reporte; haciendo clic sobre la
fila que lo contiene.
Cada hallazgo surte el siguiente proceso:
6.1 Etapa 1.1
El Concesionario tendrá cinco (5) días hábiles para pronunciarse sobre el hallazgo informado, indicando
si acepta o no el hallazgo. En caso de no aceptar el hallazgo, el Concesionario deberá aportar la
evidencia de sus argumentos que permitan evaluar a los revisores si el hallazgo se mantiene o es
contestado contundentemente. Para llevar a cabo esta opción, el sistema habilita la pantalla de Etapa
1.1, donde se visualiza:
a. Etapa: dato numérico de la etapa 1.1.

b. Inicio: refleja la fecha en la cual da inicio la etapa 1.1.
c. Contestar etapa antes de: refleja la fecha en la cual se venció la finaliza la etapa 1.1.
d. Archivos: los cuales se adjuntaron o adjuntaran para desvirtuar el hallazgo.
e. Observaciones: con las cuales se puede aceptar o en otro caso objetar el hallazgo.
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Ilustración 23:Etapa 1.1.
Fuente: VIHANET
f. Adjuntar archivos: en la parte izquierda tendrá una opción en la cual puede adjuntar archivos
que pueden servir de evidencia para desvirtuar el hallazgo.
Ilustración 24:Adjuntar archivos
Fuente: VIHANET
 Para adjuntar archivos el usuario debe dar clic sobre el botón Agregar Archivos,
 Cuando el usuario da clic sobre el agregar archivo se abrirá la carpeta correspondiente para
buscar el archivo que se desea adjuntar, esto dependerá del dispositivo en el cual se esté
registrando la información.
 Se realiza la búsqueda del archivo a subir y se da la ruta correspondiente seleccionando el
archivo.
Ilustración 25:Ruta de archivos
Fuente: VIHANET
g. Cuando se selecciona el archivo se muestra:
 El nombre del archivo a adjuntar.

 El tipo de archivo en este caso png. Que refiere a una imagen.
 El peso que ocupa. Recuerde que el máximo de capacidad para subir de cada archivo es de
90 MB.
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h. Un pequeño botón rojo con el cual cancelaremos el archivo escogido para subir.
Importante: Si el nombre del archivo tiene caracteres especiales tales como (tildes, comas, datos
extraños, espacios en blanco, etc.). Se genera el registro, pero el archivo No será guardado
exitosamente y causará un error al momento de querer visualizarlo.
i. Por último, luego de seleccionar el archivo se da clic en el botón de Subir. .
j. Con la acción se mostrará un mensaje en pantalla de que el archivo fue registrado con éxito
podrá visualizar que efectivamente el archivo se subió y la hora y fecha de su registro.
Ilustración 26:Archivos adjuntados.
Fuente: VIHANET
k. Agregar Estado y Observación
En la parte inferior izquierda el usuario visualiza dos botones los cuales son:
 Hallazgo No Aceptado.
 Hallazgo Aceptado.
También encontrara un campo de texto en el cual puede agregar una observación. En este lugar podrá
generar la objeción en caso de no aceptar el hallazgo. También puede agregar que esta conforme el
hallazgo y la evidencia es contundente y acepta el hallazgo.
 Si el usuario solo selecciona el botón de hallazgo el sistema no le permitirá guardar el

registro y guardar la respuesta. el sistema en la parte inferior le mostrará una advertencia
en la cual hace referencia a que debe agregar una observación.
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Ilustración 27:Estado sin observación
Fuente: VIHANET
l. En el caso que el usuario digite la observación, pero no seleccione alguno de los botones de los
estados y desee realizar el registro y guardar la respuesta el sistema en la parte inferior le
mostrará una advertencia en la cual hace referencia a que debe seleccionar alguno de los
estados.
Ilustración 28:Observación sin estado
Fuente: VIHANET
m. Cuando se selecciona un estado y se agrega una observación para poder guardar la respuesta
el usuario da clic sobre Guardar Respuesta.
n. El sistema actualizara la página y en la parte de observaciones. Se podrá observar la

observación realizada por el usuario y para el hallazgo su estado actual será el que el usuario
selecciono previamente.
Ilustración 29: Observación agregada
Fuente: VIHANET
o. Por último, en la parte final se encuentra un botón de Actualizar. cuando el usuario

da clic en este botón la ventana se refresca y muestra los últimos cambios realizados.
En caso de no contestar el hallazgo dentro de los cinco días hábiles, el sistema automáticamente
generará la infracción, aplicando los puntos correspondientes a la infracción, lo mismo ocurre cuando
el concesionario acepta el hallazgo.
21
6.2 Etapa 1.2
Para la interventoría o TRANSMILENIO podrán visualizar la respuesta entregada por el Concesionario

e iniciará su revisión; para esta revisión se cuenta con cinco (5) días hábiles para contestarle al
Concesionario, validando las evidencias aportadas y las observaciones generadas sobre el hallazgo
informado.
La interventoría o TRANSMILENIO podrán contestar si el hallazgo es contestado contundentemente

o no. Para el primer caso el hallazgo quedará en estado Hallazgo Contestado Contundentemente y se
cierra el hallazgo. Para el segundo caso, el concesionario podrá aportar nueva evidencia 3 días luego de
que es informado que su hallazgo es un Hallazgo Contestado No Contundentemente.
Como usuario concesionario tendrá las siguientes opciones de visualizar:

c. Contestar etapa antes de: refleja la fecha en la cual se venció la etapa 1.2.
d. Archivos: los cuales se adjuntaron para refutar lo objetado en etapa 1.1 del hallazgo.
e. Observaciones: con las cuales se puede aceptar los argumentos del concesionario o en otro
caso objetar la respuesta del concesionario en etapa 1.1.
Fuente: VIHANET
En caso de que la interventoría o TRANSMILENIO no conteste dentro de los tiempos y, por lo tanto,
no se envíe una respuesta al hallazgo respondido por el concesionario, este hallazgo automáticamente
se transformará en Hallazgo Descartado. Se resalta que el analista responsable de esta Etapa por medio
del control y manejo de los datos asegura que el total de hallazgos se conteste dentro de los tiempos
establecidos.
6.3 Etapa 1.3
Para el hallazgo contestado por la interventoría o TRANSMILENIO en el que no se acepte la respuesta

aportada por el concesionario, este contará con tres (3) días hábiles para responder adjuntado las nuevas
evidencias y observaciones que considere oportunas. Para esto se le habilitará las ventanas de la etapa
1.1, 1.2 y 1.3, el cual presenta los siguientes campos:
22

c. Contestar etapa antes de: refleja la fecha en la cual se venció la etapa 1.3.
d. Archivos: los cuales se adjuntaron o adjuntaran para desvirtuar el hallazgo.
e. Observaciones: con las cuales se puede aceptar o en otro caso objetar el hallazgo.
Fuente: VIHANET
f. Adjuntar archivos: en la parte izquierda tendrá una opción en la cual puede adjuntar archivos
que pueden servir de evidencia para desvirtuar el hallazgo.
Ilustración 32:Adjuntar archivos
Fuente: VIHANET
 Para adjuntar archivos el usuario debe dar clic sobre el botón Agregar Archivos,
 Cuando el usuario da clic sobre el agregar archivo se abrirá la carpeta correspondiente para
buscar el archivo que se desea adjuntar, esto dependerá del dispositivo en el cual se esté
registrando la información.
 Se realiza la búsqueda del archivo a subir y se da la ruta correspondiente seleccionando el
archivo.
Ilustración 33:Ruta para adjuntar archivos
Fuente: VIHANET
23
g. Cuando se selecciona el archivo se muestra:
 El nombre del archivo a adjuntar.

 El tipo de archivo en este caso png. Que refiere a una imagen.
 El peso que ocupa. Recuerde que el máximo de capacidad para subir de cada archivo es de
90 MB.
h. Un pequeño botón rojo con el cual cancelaremos el archivo escogido para subir.
Importante: si el nombre del archivo tiene caracteres especiales tales como (tildes, comas, datos
extraños, espacios en blanco, etc.). Se genera el registro, pero el archivo No será guardado
exitosamente y causará un error al momento de querer visualizarlo.
i. Por último, luego de seleccionar el archivo se da clic en el botón de Subir .

j. Con la acción se mostrará un mensaje en pantalla de que el archivo fue registrado con éxito
podrá visualizar que efectivamente el archivo se subió y la hora y fecha de su registro.
Ilustración 34:Archivos adjuntados
Fuente: VIHANET
k. Agregar Estado y Observación
En la parte inferior izquierda el usuario visualiza dos botones los cuales son:
11.1. Hallazgo No Aceptado.
11.2. Hallazgo Aceptado.
También encontrara un campo de texto en el cual puede agregar una observación. En este lugar podrá
generar la objeción en caso de no aceptar el hallazgo. También puede agregar que está conforme el
hallazgo y la evidencia es contundente y aceptar el hallazgo.
 Si el usuario solo selecciona el botón de hallazgo el sistema no le permitirá guardar el

registro y guardar la respuesta. el sistema en la parte inferior le mostrará una advertencia
en la cual hace referencia a que debe agregar una observación.
24
Ilustración 35:Estado sin observación
Fuente: VIHANET
l. En el caso que el usuario digite la observación, pero no seleccione alguno de los botones de los
estados y desee realizar el registro y guardar la respuesta el sistema en la parte inferior le
mostrará una advertencia en la cual hace referencia a que debe seleccionar alguno de los
estados.
Ilustración 36:Observación sin estado
Fuente: VIHANET
m. Cuando se selecciona un estado y se agrega una observación para poder guardar la respuesta
el usuario da clic sobre Guardar Respuesta.
n. El sistema actualizara la página y en la parte de observaciones. Se podrá observar la

observación realizada por el usuario y para el hallazgo su estado actual será el que el usuario
selecciono previamente.
Ilustración 37:Observación agregada
Fuente: VIHANET
o. Por último, en la parte final se encuentra un botón de Actualizar. cuando el usuario

da clic en este botón la ventana se refresca y muestra los últimos cambios realizados.
p. También existe un mensaje importante en el cual se informa al usuario el procedimiento
correcto para crear una respuesta acorde y con evidencias según sea el caso para cada hallazgo.
25
Si el concesionario no contesta en el tiempo requerido en la etapa 1.3 (3 días hábiles) el sistema

automáticamente convertirá en hallazgo no contestado lo cual indica que es una infracción que repercute
con puntuación.
6.4 Etapa 1.4
Es en la etapa 1.4. donde la interventoría o TRANSMILENIO tendrá tres (3) días hábiles para
corroborar la nueva evidencia reportada por el concesionario y contestar como punto final al proceso
del hallazgo evidenciado.
Por otra parte, si al finalizar la etapa 1.4., la Interventoría o TRANSMILENIO no encuentran procedente
descartar infracciones que el concesionario finalmente no ha aceptado, dichas infracciones adoptarán el
estado INFRACCIÓN CONFORME para efectos de aplicación de puntos y correspondiente cálculo del
indicador.
Como usuario concesionario tendrá las siguientes opciones de visualizar:
c. Fin: refleja la fecha en la cual finalizo la etapa 1.4.
d. Archivos: los cuales se adjuntaron para refutar lo objetado en etapa 1.3 del hallazgo.
e. Observaciones: con las cuales se puede aceptar los argumentos del concesionario o en
otro caso objetar la respuesta del concesionario en etapa 1.3.
Fuente: VIHANET
Si la interventoría o TRANSMILENIO acepta la respuesta del concesionario, el hallazgo quedará en

estado Hallazgo Contestado Contundentemente. En el caso que transcurran los tres (3) días hábiles y
no se obtenga respuesta efectiva del hallazgo en análisis, el sistema automáticamente cambiará el
hallazgo a Hallazgo Descartado. Se resalta que el analista responsable de esta Etapa por medio del
control y manejo de los datos asegura que el total de hallazgos se conteste dentro de los tiempos
establecidos.
De esta manera se da por desarrollada la etapa 1, cuyos resultados serán insumo para la notificación de
la etapa 2 de acuerdo con lo definido en los otrosíes que estipulan el cálculo de la EMIC.
Adicionalmente, el usuario puede exportar a Excel utilizando el botón azul, el cual se encuentra al lado
del botón de Limpiar y Buscar:
26
Ilustración 39. Filtros sobre el Reporte Generado
Fuente: VIHANET
Así mismo, el usuario puede consultar y/o actualizar los hallazgos que se encuentran en cada en cada
reporte; haciendo clic sobre la fila que lo contiene.
27
7. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO – ETAPA 1.

El diagrama de flujo de la etapa 1 del Trámite de Conductas Operacionales (T-ICO):
Ilustración 40. Proceso Etapa 1
Fuente: elaboración propia a través de Draw.io Diagramas
Como se observa en la anterior ilustración, son los estados Hallazgo Aceptado, Hallazgo No Contestado
e Infracción Conforme, que generan puntos por infracción para el cálculo del Índice de Conductas
Operacionales.
28
8. REPORTE Y ATENCIÓN DE NOVEDADES
Recuerde que cualquier novedad deberá ser reportada a través del aplicativo de PQRS®, cuya dirección
de ingreso es http://pqr.cmconsultores.info/Login.aspx?idP=p/z4sk444rzMspJwC6xvxQ==.
Desde esta aplicativo podrá registrarse, crear un usuario para atención de novedades de la plataforma y
poder gestionar los casos en detalle de acuerdo con su requerimiento, si está relacionado con la
herramienta Vihanet.
29

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Sistema de Información para Vigilancia de Inspecciones y Hallazgos Online

MANUAL DEL USUARIO

CONSORCIO C & M 2018

Ilustración 1. Navegadores Más Comunes .............................................................................................. 7

• Aceptar: acción en la cual Concesionario manifiesta la aceptación o acuerdo respecto de los

• Controvertir: acción en la cual Concesionario presenta razones, argumentos y pruebas de

• EIC: Evaluación Integral de la Calidad.

• Estado “Contestado por el Concesionario en Tiempo de Corrección”: estado asignado a los

• Estado “Hallazgo Descartado en Tiempo de Corrección”: estado asignado a los hallazgos

• Estado “Hallazgo No contestado (T-ICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado a los

• Estado “Hallazgo Contestado Contundentemente (T-ICO)”: Es aquel estado en la Etapa 1,

• Estado “Hallazgo Descartado (T-ICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado a los

• Estado “Infracción Conforme (T-ICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado a los

• Estado “Contestado No Contundentemente (T-ICO): es aquel estado en la Etapa 1, asignado

• Estado “Contestado por el Concesionario (TICO)”: es aquel estado en la Etapa 1, asignado

• Hallazgo: es el resultado de la acción de verificación y validación de un requisito, parámetro o

2.1. Requerimientos del Sistema

2.2. Acceso al Sistema

Ilustración 1. Navegadores Más Comunes

Fuente: tomado de la web en consulta realizada en https://pixabay.com

Una vez se está en el navegador de su preferencia, ingresa la URL correspondiente al aplicativo

• Para los hallazgos del Componente Zonal: www.vihanet.com

Después de ingresar la URL debe aparecer la siguiente pantalla de inicio:

Ilustración 3. Ingreso por Buscador de Internet

Fuente: buscador Google

Ya en la sección de la Ilustración 2, deberá ingresar su nombre de Usuario y Clave en los campos

Ilustración 4. Pantalla Login

Ilustración 5. Acceso Denegado por Datos Incorrectos

Ilustración 6. Menú Vihanet Concesionario

Ilustración 7. Ingreso Submódulo Trámite ICO

Ilustración 8. Ocultar Menú

Ilustración 9. Consultar Hallazgos

3. CONSULTAR TRÁMITES ICO

3.1. Filtro por Rango de Fechas

Ilustración 11. Consultar Hallazgos Informado Desde-Hasta

3.2. Filtro por Estado del Hallazgo:

Ilustración 12. Consultar Hallazgos por Estado

3.3. Filtro por Consecutivo del Hallazgo

Ilustración 13. Consultar Hallazgos por Consecutivo

3.4. Filtro por Etapa ICO

Ilustración 14. Consultar Hallazgos por Etapa.

3.5. Filtro Contestar etapa actual antes de

Ilustración 15. Consultar Hallazgos por Fecha Fin de Etapa

3.6. Buscar y Nueva Búsqueda

4. CONSULTA DE HALLAZGO EN ICO

Ilustración 16:Datos principales de Hallazgo

4.1. INGRESO A HALLAZCO EN ICO

Ilustración 17:Consultar Hallazgo

4.2. REPORTE TRÁMITE ICO

Ilustración 18. Datos del Hallazgo Consultado

4.3. CONSULTA ARCHIVOS DE HALLAZGO.

Ilustración 19:Consultar archivos

Ilustración 20: Archivos de Hallazgo.

5. ETAPA 0 HALLAZGO NOTIFICADO.

Ilustración 21:Mensaje importante para usuarios,

Se podrá encontrar reflejados los siguientes datos:

Ilustración 22: Etapa 0 o Información de hallazgo notificado

6. ETAPA 1. TRÁMITE DE CONDUCTAS OPERACIONALES

Cada hallazgo surte el siguiente proceso:

6.1 Etapa 1.1

a. Etapa: dato numérico de la etapa 1.1.

Ilustración 23:Etapa 1.1.

Ilustración 24:Adjuntar archivos

Ilustración 25:Ruta de archivos