Cartilla didáctica pedagógica

Elaborado por

Liliana López

Sena-servicio nacional de aprendizaje

Técnico en asistencia en organización de archivo
Hato nuevo

2019
 Cartilla didáctica pedagógica

Elaborado por:
Liliana López cantero

Ficha: 1804043
Instructora:
Sigen patricia Marulanda pinedo

SENA-Servicio Nacional de Aprendizaje

Técnico en asistencia en organización de archivo
Hato nuevo
2019
JUSTIFICACIÓN
 OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
 AUTORES ARCHIVISTICOS

SEVILLA ANTONIA HEREDIA HERRERA: (archivística general: teoría y práctica, 1989): entre las
definiciones más completas del término “archivo”.

CATALINA PISTONE: historiadora, archivística nacida en santa fe, el 1 de enero de 1930, primera mujer de
santa fe que ingresa y es luego designada presidenta de la junta provincial de estudios históricos, en 1975,
luego fue incorporada, el 12 de marzo de 1991, como académica correspondiente a la academia nacional de
historia.

GUNNAR MENDOZA: El guardián de las letras de nuestra historia.

MANUEL VAZQUEZ: Nacido en Tucumán en 1932, ostenta dos títulos universitarios: uno de juventud,
licenciado en teología, de 1956, y otro de 1973, archivero, por la universidad nacional de profesión y materia
de su docencia universitaria desde esa fecha, se especializo en selección documental de documentos de
archivos y en teoría archivística.
 BRANK M. TANODI DE CHIAPERO: Argentina, exdirector de la escuela de archiveros anexa a la facultad
de filisofia y humanidades de la universidad nacional de cordoba, encargado de la seccion de documentos
medievales en el archivo nacional croata (1947-1945).

ANDRES ETILIO ROVERANO: SANTA FE ARGENTINA, EL 25 DE SEPTIEMBRE DE (1925-1978).

1er. Archivero del archivo histórico de santa fe (1961 – 1969)
Director del archivo general de la provincia desde 1969, hasta 1978.
 CONCETOS

QUE ES DOCUMENTOS: es un testimonio material de un hecho material o acto realizado en funciones por instituciones
o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.

QUE ES ARCHIVO: se considera documento de archivo a todo aquel que “sea producto de la imaginación, fuentes
narrativas, informativas y científicas que den fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa” a
estos se le considera documento de archivo.
 OBJETIVOS DEL DOCUMENTO

Los documentos de archivos tienen tres objetivos fundamentales:

 IMPARTIR UNA ORDEN: pueden decirse mejor “asentar la voluntad de la autoridad con intención de q sea
obedecida”. Son los DOCUMENTOS DISPOSITIVOS.

Ejemplos: leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, resoluciones.

 PROBAR ALGO: hay documentos que hacen fe y dan testimonio. Los diplomatistas los llaman DOCUMENTOS
TESTIMONIALES.

Ejemplos: actas, registros del estado civil, escrituras, declaraciones.

 MERAMENTE TRANSMITIR UNA INFORMACIÓN: todo documento es, de alguna manera informativo. Por eso se
agrega el adverbio meramente.
Esta frase se refiere a aquellos DOCUMENTOS INFORMATIVOS, que solo llevan noticias, sin gozar del atributo
de hacer fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad.
 Ejemplo: boletines, panfletos, ofertas, anuncios.

ELEMENTO DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

Los documentos en su configuración están formados por dos aspectos fundamentales, una parte tangible que le da razón
de ser al evidenciar el contenido, denominada elementos formales y otra totalmente material que le da sustento corpóreo,
es decir, lo hace evidente a los sentidos.

ELEMENTOS FORMALES: constituidos por los alfabetos, signos de puntuación, signos de acentuación, abreviaturas,
figuras o trazos de carácter convencional, por medio de las cuales se transmite la información o mensaje.

ELEMENTOS MATERIALES: lo conforman en primera instancia las tintas y colorantes las cuales sirven para ser visible lo
escrito, en segunda instancia pero igualmente importante están los calamos, estiletes o plumas con las cuales se plasman
el contenido informático y en tercer instancia se encuentran los soportes o las láminas sobre las cuales se registran o
asientan la información objeto del mensaje a transmitir o conservar y que va desde los primeros documentos lapidarios,
pasando por el papiro y el pergamino hasta nuestros días con el papel y los nuevos soportes informáticos.
 CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Varios elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:

 CARÁCTER SERIADO: los documentos son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones
específicas. Se producen uno a uno y en un orden natural.

 CARÁCTER DE UNICIDAD: los documentos de archivo se distinguen también por que son únicos, es decir, no se
producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados.

 CARÁCTER DE OBJETIVIDAD O INGENUIDAD: los documentos de archivo no son elaborados para la

posterioridad. Registran hechos tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o
valorativos.se producen naturalmente como resultado del que hacer de las instituciones.
  ORIGINALIDAD O AUTENTICIDAD: es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o
autor, no implica la veracidad de su contenido (capacidad que tienen los documentos de probar o de negar hechos
ciertos o verdaderos). Le permite ser reconocido, aceptado y avalado por su autor, es ese y no otro.

 INTEGRIDAD: el documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres
internos y externos.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se refieren a los atributos que adquieren en razón de su materialidad y de su contenido así:

CARACTERES INTERNOS: se refieren al contenido del documento y son:

 ENTIDAD PRODUCTORA: el autor de documento. Como ya se sabe, en el caso de documentos producidos por
instituciones corresponden a la entidad, órgano y cargo de la persona que los firma.

 ORIGEN FUNCIONAL: la razón, función o actividad, por la cuales produce el documento y el tramite a que está
sometido para entraren vigencia, es decir para cumplir con el objeto por el cual fue creado.

 FORMULARIO O CLAUSULAS PARA SU ELABORACIÓN: consiste en la disposición de los datos que deben estar
contenidos en él.
  DATA TÓPICA Y CRÓNICA: corresponde con el lugar y fecha donde fue producido el documento.

 CONTENIDO SUSTANTIVO: hace referencia al tema, negocio o asunto de que trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS: determinan la materialidad del documento y son:

 CLASE: es el medio por el cual se trasmite el mensaje:

Textuales
Gráficos
Sonoros
Visuales
Audiovisuales
Legibles por máquina.

 TIPO: unidad mínima que reúne las características necesarias para ser considerado documento. Es el resultado de
la aplicación de normas y reglas formales de producción para el registro de una actividad específica:
 La de informar: produce crónica y boletines.
La de pedir: produce solicitudes, peticiones.
La de mandar u ordenar: produce leyes, decretos, ordenanzas.

 FORMATO: es la configuración física del documento, depende de la materia, soporte, de la manipulación para
crearlo y de la manera en que los documentos se reúnen al ser producidos, dependen de la clase:

Los textuales: legajos, expedientes, carpetas, folios.

Los de imagen: vidrios, micro formas, microfilmes, acetatos.
Los sonoros: discos, cintas.
Los audiovisuales: cinta, películas, discos.
Los legibles por maquina: fichas perforadas, discos, cintas.
Forma: se refiere a si es original, copia, minuta, borrador.
Cantidad: define la cantidad de copias que se produce en un mimo documento.

CLASES DE DOCUMENTOS

Los documentos pueden ser clasificados de acuerdo a múltiples criterios, tantos cuantos tratadistas se encarguen del
tema, unos más objetivos que otro, esta clasificación obedece en gran medida a aspectos de la administración
documental o del ciclo vital de los documentos o la actividad de los documentos, veamos algunas de ellas:
Según su clase o forma de presentación: de acuerdo con este criterio, los documentos se dividen en:
 Textuales
  Sonoros
 Gráficos
 De imagen
 Audiovisuales
 Y legibles por máquina.

SEGÚN SU ENTIDAD PRODUCTORA, CALIDAD DE SUS AUTORES O NATURALEZA: bajo este criterio, los
documentos se dividen en:
 Públicos: los producidos por los funcionarios públicos en ejercicio de su funciones.
 Privados: los producidos por particulares o por empresas privadas.
 Eclesiásticos: los producidos por los grupos religiosos.
 Los mixtos: los producidos por empresas mixtas, (capital, público y privado).

SEGÚN SU ESTRUCTURA: los documentos en este apartado se pueden clasificar en:

 Simples: cuando está conformado por una sola tipología.

Ejemplo: una ley, documento de identidad, un registro, recibo de la luz

 Compuestos o complejos: cuando el documento está constituido por varias tipologías documentales:

Ejemplos: expedientes, hoja de vida, historia clínica.

SEGÚN SU ALCANCE O JURISDICCIÓN: dependiendo de las competencias de sus contenidos de los documentos se
dividen en:

Ejemplo:
 Personales
 Institucionales
 Locales
 Municipales
 Regionales
 Departamentales
 Distritales
 Nacionales
 Internacionales

SEGÚN EL TIPO DE INFORMACIÓN: los documentos pueden ser:

 Intensivos: cuando tiene mucha información sobre pocas cosas.
Ejemplos:
Una hoja de vida
Las genealogías

 Extensivos: cuando presentan pocos datos sobre varias cosas.

Ejemplo:
 Los censos de una población

Diversificados: cuando presentan varios datos sobre varias cosas.

SEGÚN SU FINALIDAD: dependiendo del fin por el cual se produce el documento, estos pueden ser:

 Documentos dispositivos o imperativos: cuya finalidad es mandar u ordenar como una leyó una directiva.

 Documentos testimoniales o aprobatorios: cuya importancia radica en la fe o constancia que dan sobre los hechos,
acciones o cosas como los diplomas y certificados académicos.

 Documentos informativos o noticiosos: como el caso de boletines.

SEGÚN SU VIGENCIA O CICLO VITAL: de acuerdo con este criterio, los documentos pueden ser:

Administrativos: cuando se encuentran en cumplimiento de la actividad que le dio origen.

Plazo plecaucional o intermedio: cunado se encuentran en espera de que las acciones sobre las cuales versa su
contenido prescriben o pierden su vigencia.

Históricos: aquellos que después de haber sido evaluados mediante la selección documental alcanzan a ser transferidos
a los archivos históricos para servir de fuente de investigación retrospectiva para la investigación la ciencia o la cultura.

Según su frecuencia de uso: este es un criterio que nunca debes tener en cuenta para una clasificación de los
documentos (activos, semiactivos, e inactivos), pues los documentos pueden ser poco utilizados pero vigentes y esto
puede inducir a hacer procesos de selección, expurgo y descarte con base en este criterio