IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LA HISTORIA

Abel Gutierrez Nuñez1

Desde el inicio de las civilizaciones, la escritura ha estado ligada a los seres humanos a
través de la información recogida en diversos documentos públicos y privados que componen
el archivo de las instituciones u organizaciones. El archivo inicial tuvo un lugar relevante en el
seno de las relaciones sociales de los hombres siendo el soporte de numerosos documentos
que contenían las deciciones de los líderes de las estructuras socioeconómicas y políticas de
de las distintas época de la historia de la humanidad. Es así que los pueblos antiguos
controlados por grandes emperadores y reyes tuvieron la necesidad de comunicar sus
deciciones para armonizar el orden al interior de las organizaciones estructuradas en los
diferentes ámbitos de la vida cotidiana, social, cultural, religioso e ideológico. En este sentido,
las comunicaciones iniciales se constituyen en documentos escritos en variados materiales
que dinamizan el cumplimiento de códigos, normas o doctrinas que buscaban legitimar, el
orden, la riqueza y el poder en cabeza de los jerarcas.

La evolución y desarrollo de los archivos data del periodo histórico en que las poblaciones se
organizan social, política y económicamente buscando el orden al interior de la sociedad y
civilizaciones de la época. Es así que a la hora de referirse a los aporte de las culturas
civilizadas, en materia de archivistica, es de resaltar algunos funamentos en sus orígenes:

“Las primeras aportaciones que se tienen son de antiguos pueblos como los sumerios, egipcios, romanos y griegos. También cabe destacar
la participación de instituciones como la Milicia y la Iglesia Católica, que fueron influyentes para el desarrollo de la administración; ya
que varios de los procedimientos, métodos y estructuras utilizadas por estas organizaciones contribuyeron al avance y progreso de esta

ciencia”2.

Las primeras culturas civilizadas le dieron gran importancia al uso de la información en

diferentes manuscritos para conservar los documentos con soportes mediante distintos
materiales cuidadosamente elaborados. Por ejemplo, los egipcios, los chinos y la cultura
India encargaban a los escribas la realización de inscripciones doctrinales en los templos
sagrados para su conservación. Por el contrario, los romanos y los griegos hicieron uso de
otro tipo de soporte documental para conservar la información, como fue el caso de la

1. Aprendiz Sena. Curso complemtario: “Administración documental en el entorno laboral”

2https://www.gestiopolis.com/fundamentos-de-la-administracion-origen-y-evolucion/
madera y el mármol en el que elaboraban documentos de carácter jurídico y administrativos
como testamentos, códigos y mandatos doctrinales de obligatorio cumplimiento para la
sociedad. En otras culturas antiguas, en poblaciones ó imperios como los acadios, sumerios
y babilonios soportaban los documentos en pieles de animales, madera, marmol y tablillas en
arcillas; grabados que en algunas países actuales se consevan como patrimonio cultural e
histórico de la nación.

Con el paso del tiempo los documentos van evolucionando paulatinamente, tanto es así que
se convierten en soporte de investigaciones y de la gestión administrativa de las
organizaciones en cabeza de principes ó emperadores. En la edad media, los documentos
son caraterizados y organizados de acuerdo a su funcionalidad, aparecen por primenra vez,
documentos tipificados de carácter financiero para ejercer control de los impuestos pagados
por los siervos, campesinos y esclavos. En el medioevo, los documentos soportan la gestión
financiera al interior de la sociedad y ésto le permitia a la Corona real mantener un archivo
bien estructurado para clasificar los documentos mapas, planos, doctrinas y codigos
jurídicos.

La gestión documental evoluciona tras el paso de la época medieval a la modernidad,

pasando desde luego, por el período de la ilustración, en el que la Enciclopedia redactada
por los pensadores franceses Di´deroth y De´Alambré conbró gran importancia por ser un
manuscrito en el que se publicaban documentos jurídicos, políticos, morales, éticos,
culturales, filosóficos e ideológicos que proporcionaban concepciones, que generaban
despertar del pensamiento crítico, revolucionario y contestatario a las instituciones de la
época por el depotismo de los jerarcas. Los documentos de la época se van organizando de
acuerdo a su funcionalidad que se enfoca en el ámbito de la organización administrativa, y
en éste sentido, no se puede pasar por alto, la importancia de la achivistica durante el
reinado de Carlos I, ya que convierte a España en el centro pionero de la gestión de archivo.

Por su parte en Francia, la gestión de archivo se enfoca a la recopilación de documentos y

manuscritos que promueve el orden jurídico de las instituciones mediante las gestas
revolcuinonarias que buscaban reividicar los Derechos de los ciudadanos, y tras un lapsus de
10 años de lucha, revueltas, manifestaciones y enfretamientos entre la monarquía y las
clases sociales más vulnerables lograron que se redactara el documento oficial de la
Declaracion de los Derechos del hombre y del ciudadano tras la abdicación de Luis XVI,
monarca fracés de la época, al asumir el poder Npoleón Bonaparte, le da gran importancia la
gestión archivistica desde el punto de vista de su funcionalidad, otorgando mandato para
formentar la capacitación y formación de hombre dedicados a la gestión administrativa de
archivo.

En los tiempos contemporáneos, con una sociedad cada vez más globalizada de puertas
abiertas en su fronteras territoriales para la llamada integración mundial, la gestión
documental se ha permeado por los avances de las tecnologías y las comunicaciones con
grandes avances que optimizan los procesos garantizando la toma de deciciones favorables
para el crecimiento de las organizaciones nacionales y transnacionales. La era digital ha sido
fundamental e imprescindible para mejorar y cualificar los procesos en la gestión de archivo
de las organizaciones y de sus dependencias que tienen como proposito satisfacer las
necesidades de los usuarios. La importancia económica de la gestión de archivo se ve
encaminada a la eficacia y eficiencia optimizando recursos en la prestación de los servicios y
requerimientos de los clientes.

Hoy por hoy, en las naciones del mundo, la gestión de archivo se encamina a la conservación
de la información en diverso soporte documental para facilitar toma de deciciones y procesos
de investigación en los diferentes campos del saber. En Colombia, la administración de los
archivos han sido orientados por medio de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 mediante la
cual se establecen lineamientos normativos, concepciones, definiciones y procedimientos
para la gestión documental, siendo la ley 80 de 1989, la que señala las funciones del Archivo
General de la Nación entidad estatal que vigila y controla el cumplimiento de la Ley General
de Archivo, que en su articulo 3 define el término archivo como el

“Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad

pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ”3

El archivo, es la acumulación del conjunto de documento producido por persona natural o entidad
pública o privada en las organizaciones del orden nacional, departamental, distrital, municipal y local,
3 LEY 594 DE 2000 (Julio 14) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 3, pa´g 1. tomado de :
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf
importante para la toma de deciones soportadas en los documentos conservados y
organizados en el archivo central, y es que en éste sentido, los archivos se constituyen en
una de las herramientas de mayor utilidad en una organización donde las mismas los
emplean con la finalidad de mantener resguardados todos aquellos documentos que
representan un gran valor para la corporación y que serán utilizados para fundamentar
teóricamente las decisiones prácticas. En cuanto a su clasificación, es importante destacar la
selección minuciosa de los archivos de acuerdo a su organización y funcionalidad para
manetner la información documental de manera activa en los proceso de gestión de las
organizaciónes y en éste aspecto es oportuno referir el marco conceptual de la estrura en los
proceso de clasificación de los archivos a saber:

“Los archivos se constituyen en una de las herramientas de mayor utilidad en una empresa donde las mismas los emplean con la finalidad
de mantener resguardados todos aquellos documentos que representan un gran valor para la corporación. Pese a que la estructura externa
que estos puedan presentar, algunas más sencillas y otras de armazón más ostentosa los archivos no han podido ser desplazados por el
avance tecnológico, ya que gran parte de las empresas reconocen la importancia que los documentos presentan para la comunicación vital

de sus recursos o bien la relevancia que los mismos”.4

Teneinedo en cuenta la funcionalidad desde el punto de vista funcional y organizacional, los

archivos se clasifican en primer lugar, por su organización en centralizados, es decir, el
control de toda la documentación de la empresa ó entidad por una sola dependencia,
descentralizados, ésto es, la gestion de archivo que realiza cada una de las depedencias al
interior de la organización; descentralizados con control descentralizados, los archivo
controlados y organizados por la jefatura de cada dependencia u oficina responsable de su
gestión. y descentralizados con control centralizados, es el archivo controlado por el archivo
central.

En segundo lugar, por su uso, los achivos se clasifican en activos, documentos del año
vigente y de los años anteriores de consulta permanente, semi activos, documentos que
varia por su período de conservación y su consulta es menor e inactivos, documentos con
un ciclo vital perpetuo en su periodo de conservación.

4https://www.clasificacionde.org/clasificacion-de-los-archivos/
En tercer lugar, según su naturaleza, los archivo se clasifican en público, todo archivo
producido por entidades del estado; archivo privado de interés público , aquellos que gozan
de un valor histórico, investigativo, científico y cultural; y archivo privado, documentos
pertenecientes a persona natural ó jurídicas.

Y, finalmente, en cuarto lugar, se encuentran los archivos según se ciclo vital en archivo de
gestión, sirve de consulta administrativa para toda la organización, archivo central,
documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión y archivo histórico
documentos transferidos desde el archivo central al archivo de conservación permanente y
que en cada uno de éstos se contempla una funcionalidad particular que garantiza la
optimización de los procesos al interior de las organizaciones.

Al interior de las entidades sean de cáracter públicas o privadas se administran los

documentos dándole su importancia a los procesos de gestion, razón por la cual, se hace
necesarios la contratación de personal con competencias y capacidades en la gestión de
archivo cumpliendo los protocolos establecidos para su manejo. Dado los avences
tecnológicos de la era digitral, el archivista debe cualificarse permanentemente en
tecnologias de informacón y comunicaciones ú otras herramientas oficmáticas para tecnificar
su gestión documental, optimizando recursos en el manejo de los archivos al interior de la
organización.

Asi mismo, se constituye en un eje central de la organización para lo cual debe reconocer la
función social que cumple en el tratamiento de los documentos de interés general ó particular
para dar respuesta oportuna, clara y precisa al usuario que requiera la información, evitando
al máximo las equivocaciones. El archivista debe ser un fucionario que reflexiona sobre la
importancia de desarrollar el sentido de escucha y respeto brindando buena atención, buen
trato con protocolos de cordialidad y empatía tanto a usuarios internos o externos a la
organización. Además de ello, el arcvista debe ser un funcionario que cuente con cualidades
de eficacia y eficiencia5.

5 Eficacia es la capacidad de realizar un efecto deseado, esperado o anhelado. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr ese efecto en cuestión con el
mínimo de recursos posibles o en el menor tiempo posiblehttps://www.google.com/search?
q=que+significa+eficacia+y+eficiencia&rlz=1C1GCEU_esCO857CO857&oq=que+significa+eficacia+y+eficiencia&aqs=chrome..69i57j0l7.8086j1j7&sourceid=chrome&ie=U
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Finalmente un buen archivista entabla lazos de cooperación e interrelaciones personales con
el equipo de trabajo dentro de la organización empresarial para grantizar la eficacia y la
eficiencia en la prestación del servicio. Algunos se destacan en el ejercicio de su labor por la
responsabilidad, la concentración, la agilidad, otros en cambio, se esfuerzan por cumplir con
los requerimientos internos y externos prestando menor importancia a su labor, haciendo
gestos de cansancio y mala cara, tal vez, debido al exceso de trabajo: para ser un buen
archivista es necesario enriquecer la parte integral humana con valores de sentido de
pertenencia, resiliencia y empatía.

En suma de lo anterior, es preciso resaltar que en la actual época de revoluciones

tecnológicas, el archivista cada vez encuentra más y mejores posibilidades de acceso a la
información requerida por los usuarios interno y externo a la organización con el uso de
herramientas informáticas con una computadora y conexión a Internet. En este sentido, el
Ciberespacio se ha introducido de manera irreversible en el seno de nuestra cultura con
nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones se vienen acelerando los
procesos de acceso a la información contenida en documentos públicos y privados con
diversos soportes que facilitan el acceso a un cúmulo de archivo de incalculable valor
histórico, social, cultural en nuestra época de revoluciones transformaciones y cambios en
las diferentes esfera de la vida.

En la actualidad un significativo porcentaje de la información documental que

diariamente se produce en diferentes partes del mundo y en nuestro contexto nacional y
local, circula a través de las redes de transmisión de datos entre las computadoras
conectadas a internet. Los software, que buscan diferentes caminos interactivos entre
un conjunto indefinido de usuarios, cada día hace más fácil la interacción en la gestión
archivo a través escritos, imágenes, sonido y gráficas; esto, sin lugar a dudas, ha
venido acelerando los procesos sociales, políticos, económicos y culturales de la
humanidad; conllevando así, a las grandes transformaciones en todos los roles de la
vida diaria de las personas y de las organizaciones económicas administran los
documentos.