1.

PAPELES DE TRABAJO
¿Qué son papeles de trabajo?
CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO
En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas
cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él
durante el transcurso de cada una de las fases del examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones,
verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público,
para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.
Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de
contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el
Auditor
Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan
Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas
(cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al
constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la
opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los
papeles de trabajo.
El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de
evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de trabajo
del Auditor.
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la
información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los
procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las
observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el
informe correspondiente.
Concepto.- Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el
auditor registra los datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría,
los resultados y las pruebas realizadas.

Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en

cintas, películas u otros medios (diskettes), y puede habilitarse sobre listados, y
fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar
todo el archivo.

Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de

documentación, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de
auditoria, es decir, certificando o validando información o actuaciones físicas que
se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales
como:
√ Verificado y cruzado contra registros contables.
∑ Sumado
% Porcentaje observado.
₫ Totalizado
≈ Cifras verificadas.
∞ Soportes originales vistos.

2. OBJETIVO E IMPORTANCIA
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en
forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria
generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la
auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las
evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el
tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los
supervisores y socios.

Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:

 Facilitar la preparación del informe.

 Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en
el informe.
 Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e
informe para los organismos de control y vigilancia del estado.
 Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
 Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoria aplicados.
 Servir de guía en revisiones subsecuentes.
 Cumplir con las disposiciones legales.

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador

público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo.
Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo
completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en
forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras
personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara

los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación
utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y
preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones
informativas y los elementos de juicio o criterio.

Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público

deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional
avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la
preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los
comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios
explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por

consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le
asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a
la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en
vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o
registros sujetos a revisión.

Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo
adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales
revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos,
legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias
informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.

Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la

persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en
condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar
continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.
OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

 Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y

actividades realizados por el auditor.

 Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

 Proporcionar la base para la rendición de informes.

 Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de

auditoría.

 Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.

 Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que

el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del
Órgano de Control y demás normatividad aplicable.

 Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría

para próximas revisiones.

IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Proporción ar el sustento para él informe Facilitan la conducción y supervisión de la auditoria.
Permiten la revisión de la calidad Como guía para auditorias subsecuentes es de una misma
empresa.

IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La NAGU 3.50 PAPELES DE TRABAJO, destaca los propósitos al precisar que

éstos constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución y el
informe de auditoría. Del mismo modo precisa que su importancia radica
necesariamente en la observancia del auditor respecto a los requisitos técnicos
que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse en elementos de
indudable valor.
IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Independientemente de tales consideraciones, el auditor debe realizar su trabajo

con el debido cuidado y esmero profesional significando la necesidad de contar
con papeles de trabajo técnicamente elaborados, que contengan la debida
información sistemática, así como estar documentados con evidencias suficientes,
competentes y relevantes. Los papeles de trabajo deben ser firmados por el
personal encargado de su preparación, revisión y supervisión.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben cumplir con los siguientes requisitos:1. Deben ser
completos y exactos.- Con el objeto de que permitan sustentar debidamente los
hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del
trabajo realizado.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados. - Para que de su

lectura un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con
la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y
recomendaciones sin requerir explicaciones adicionales.

Deben ser legibles y ordenados.- para demostrar su valor como evidencia.

Deben contener información relevante.- Esto es, limitarse a los asuntos que sean
pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

CONSIDERACIONES SOBRE LA ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

• En la parte inferior
• En el lado derecho el código de acuerdo al índice que corresponda.
• En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que la preparo y de quien
la reviso, así como las fechas de preparación y de revisión.
ENCABEZAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
(Entidad) Universidad “La Esperanza”
• (Tipo Examen) Examen Especial al Area de Abastecimiento .
• (Periodo) Del 01.Ene.98 al 31.Dic.2000.
• (Titulo) Licitaciones Publicas
Área a revisar y/o prueba a realizar
Índice
Fecha de realización
Nombre o iníciales de la persona que realizó y revisó
CUERPO
Es propiamente el papel de trabajo, y se relaciona con los datos obtenidos en el
análisis efectuado.
Se refiere al análisis del contenido y movimiento de una cuenta, a la verificación
de cálculos, a la verificación de resúmenes de datos obtenidos, o a cualquier otro
tipo de pruebas.
Se refiere al análisis del contenido de una relación, detalle, integración o reporte
obtenidos de la entidad o de los sistemas integrados de información financiera.

INFORMACIÓN QUE DEBE SER CONSIGNADA EN LOS PAPELES DE

TRABAJO
• Referenciación cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el
programa de auditoria.
• Un solo asunto por cedula.
• Llenadas solo por el anverso.
• Información y documentación obtenida cono listados informáticos deben ser
autorizadas y visadas por los niveles correspondientes.
• Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo del caso).
INFORMACIÓN QUE DEBE SER CONSIGNADA EN LOS PAPELES DE
TRABAJO
• Referenciación cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el
programa de auditoria.
• Un solo asunto por cedula.
• Llenadas solo por el anverso.
• Información y documentación obtenida cono listados informáticos deben ser
autorizadas y visadas por los niveles correspondientes.
• Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo del caso).

Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo

• Confirmaciones de terceros, para ser considerados papeles de trabajo deberán
contar con: marcas de auditoria, comentarios, conclusiones, codificados,
referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el trabajo.
• No existe una forma estándar para los P/T, siempre es necesario que el auditor
utilice su criterio profesional.
• Los P/T de años anteriores deben ser usados como una guía para el tipo de
trabajo a realizarse, porque de lo contrario no se mejoraría su contenido, su
presentación ni la forma de obtener evidencias.

MARCAS DE AUDITORIA
• Signos elaborados para identificar y explicar procedimientos de auditoria
realizados.
• Indican la naturaleza y extensión de la verificación aplicada en cualquier etapa.
• También se les conoce como símbolos, claves, tildes.
 Son símbolos empleados en las hojas de trabajo, las cuales indican ciertos
procedimientos realizados por el auditor en un área particular o serie de áreas.
 También pueden utilizarse las marcas de auditoría para identificar
observaciones, hallazgos durante una auditoría.
De acuerdo con al Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría de Estado
emitido por la Contraloría General de la República, se pueden utilizar como
referencia en los papeles de trabajo, las siguientes marcas de auditoría:
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo

de auditoría y papeles de trabajo actuales. A continuación, se señalan las
características de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se

concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución,
organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera
y programático-presupuestal, actas y documentos de entrega recepción de los
entes fiscalizables. Esta información, debidamente actualizada, servirá como
instrumento de referencia y consulta en varias auditorías.

La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de la

auditoría, cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar
(organización, funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.)

El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al

ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones
correspondientes. Su integración deberá sujetarse a lo dispuesto en el
procedimiento para la Integración y Actualización del Archivo Permanente, emitido
por el Órgano de Control o de cada una de las áreas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Período

Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el

transcurso de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y
del programa de auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis
de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del
registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
auditoría; de la supervisión realizada; de la persona que aplicó los procedimientos
y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del
informe de auditoría en que se incluyan las recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se clasifican de

acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas
sumarias, analíticas, subanalíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento
de recomendaciones.

INDICE Y REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Índices de los papeles de trabajo
• Permite un ordenamiento lógico del contenido de los archivos.
• Facilita la identificación de la información y de los resultados obtenidos.
REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAELES DE TRABAJO
Referencia Cruzada: Permite la interrelación de los papeles de trabajo.
Facilita el acceso a las evidencias en cualquier fase de auditoria.
Evitan que se repitan los trabajos. Criterios Uniformes de Referencia.
La información recibida se referencia por el lado izquierdo.
La información que se envía a otras cedulas, se referencia por el lado derecho.
Las cedulas sumarias se referencias a las cedulas matrices.
Las cedulas analíticas se referencian a las cedulas sumarias.

• La información a ser cruzada puede encontrarse en el mismo archivo o en otro;

en cuyo caso, conjuntamente a los códigos referenciados, se indicará en nombre
del archivo del cual proviene o al cual se envía la información.
Indicación de las cedulas no utilizadas, para asegurar que los papeles de trabajo
estén completos.
Cada procedimiento del programa de auditoria debe ser referenciado a los papeles
de trabajo donde se desarrollaron.
Cada aspecto señalado en el informe de auditoria, debe referenciarse a los
papeles de trabajo de donde emerge el hallazgo.
ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA

Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-

numérico, que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera
lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría se utilizan
a manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podrá vincular la
información contenida en dos o más cédulas.

Los índices persiguen los siguientes propósitos:

Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma

ordenada y permiten ir de lo general a lo particular.

Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada
cédula se elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente.

Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.

Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas

las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.

ÍNDICES DE AUDITORÍA

A manera de ejemplo, se mencionan los índices que se detallan a continuación,

con carácter enunciativo, más no limitativo; así, cuando se requiera un índice que
no esté incluido en este manual, se podrá utilizar en el entendido de que su
significado se explicará en el documento correspondiente:
Los índices correspondientes al gasto se identificarán de acuerdo con los capítulos
de la clasificación presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el
mismo sistema de construcción, se pueden elaborar índices para cédulas
sumarias o cédulas analíticas que muestren un contenido más detallado .

ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.) ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORÍA

100 Sumaria de conclusiones.

200 Sumaria de ingresos.
300 Sumaria de costo de ventas.
400 Sumaria de gastos.
500 Activo.
600 Pasivo.
700 Capital contable.
800 Cuenta de orden.
900 Otros papeles que surjan con motivo de la revisión.
HT Hoja de Trabajo
BC Balanza de Comprobación
CP Control Presupuestal
A continuación se desglosan algunos de los índices:

200 Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS ANALÍTICAS

201 Determinación de ingresos no contabilizados.

RESERVA O CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad

respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas,
así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el
contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo

hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los
libros y registros contables o procedimientos administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo
tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso
de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el
dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir y en
algunos casos se ve obligado, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como
prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para
llegar a su dictamen.

Reserva o Confidencialidad • NAGU 1.40 el auditor gubernamental debe mantener

absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su
trabajo. solo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el
personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de
auditoria.

Obligación de respetar la confidencialidad de la información obtenida.

Solo se puede revelar información obtenida, cuando exista una obligación legal o
profesional y con la aprobación respectiva.

Su naturaleza reservada y secreta debe mantenerse inclusive después de

finalizada la auditoria.

El uso no autorizado o la perdida de los papeles de trabajo genera la respectiva

responsabilidad.

La confidencialidad se establece como norma y está relacionada estrechamente

con el cuidado profesional que debe tener el personal auditor. En este sentido,
queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo a personas no
autorizadas, a menos que se trate del personal que realice labores durante el
proceso de revisión; cuando los papeles coadyuven a solucionar los problemas
que se presenten en las revisiones; o cuando formen parte de la evidencia de
hechos o irregularidades que se hayan detectado.
PROPIEDAD Y CUSTODIA

El Contador Público debe adoptar procedimientos razonables para la custodia

segura de sus papeles de trabajo y debe retenerlos durante un periodo suficiente
para llenar las necesidades de su profesión y para satisfacer cualquier registro
legal pertinente de retención de registros.

IMPORTANCIA
servir de evidencia del trabajo realizado por el auditor, así como medio de prueba
de que se ha realizado el trabajo de conformidad con Normas de Auditoria.
NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Gran parte de la información obtenida por el contador público, con carácter
confidencial, se registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto, los papeles de
trabajo son de naturaleza confidencial.

¿A quiénes pertenecen los papeles de trabajo?

• A los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y las SOAS
designadas por la contraloría general. ¿Cómo cautelar su integridad y reserva?
• Asegurándose de que el ambiente proporcionado a la comisión de Auditoria
cuente con la seguridad necesaria.
• Evitando dejar los papeles de trabajo durante días en lugares accesibles al
público.
• Guardándolos en la noche en armarios o credenzas bajo llave.
• Guardando bajo llave la información clasificada como «confidencial» cuando no
se utilice.
• En los viajes, cuando sea necesario llevar los papeles de trabajo a un hotel,
deben guardarse en maletines bajo llave.
REVISIÓN POR PARTE DEL AUDITOR ENCARGADO

Calidad de la evidencia.
Cumplimiento de las consideraciones mínimas para elaborar P/T.
Validez de las conclusiones.
Adecuada organización de los archivos.
Consignar sus iniciales en cada P/T en señal de conformidad con el trabajo
realizado por cada integrante.
Revisión por parte del Auditor Encargado Completar el P/T
Revisión de los Papeles de Trabajo- Auditoría año…” Completar el P/T “Lista de
verificación de conclusión de auditoría”.
Revisión por parte del Supervisor de la Comisión
Revisión de los P/T durante el trabajo de campo en forma periódica y progresiva,
consignando sus iniciales en señal de aprobación.
La verificación debe comprender:
La adecuada planificación de la auditoría.
Revisión por parte del Supervisor de la Comisión
La conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos.
La calidad de las evidencias obtenidas.
Revisar el P/T “Revisión de los Papeles de Trabajo - Auditoría año…”
Revisar el P/T “Lista de verificación de conclusión de auditoría”.

SUPERVISIÓN A NIVEL GERENCIAL

Revisión de los P/T para cerciorarse de que se cuenta con evidencia clara,
demostrable y objetiva que respalda las labores de auditoría y los hallazgos
encontrados.
Aprobar el P/T “Lista de verificación de conclusión de auditoría”.

Control de Calidad NAGU 1.60 CONTROL DE CALIDAD Los órganos

conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría
designadas, que ejecuten Auditoría Gubernamental de acuerdo con estas normas,
deben establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que
permita ofrecer seguridad razonable que la Auditoría se ejecuta en concordancia
con las Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría
Gubernamental y las Guías de Auditoría.
¿Qué es un Sistema de Control de Calidad?
Conjunto de políticas, procedimientos y recursos técnicos especializados que
permiten obtener una seguridad razonable de que la Auditoría se ha realizado de
acuerdo a los estándares establecidos.
Puede ser Interno y Externo.
Control de Calidad Interno La CGR, OCIs y SOAs designadas, deben establecer
políticas y procedimientos para asegurar la existencia de controles antes, durante
y al finalizar la auditoría.
Control de Calidad Externo Políticas y procedimientos que adopta la CGR para
efectuar periódicamente el control de calidad externo de los OCIs y SOAs
designadas.
Incluye la revisión de informes de auditoría y sus P/T.