República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial de Portuguesa
PNF-Informática
La colonia, Turén- Portuguesa

Sistema Automatizado para el Registro e Inscripción de los Estudiantes

de Preescolar y Básica del Colegio Andrés Bello del Municipio Turén

Autores:
Fray LacruzC.I.: 25.580.990
Leonardo Gutiérrez C.I.: 25.318.007
Profesora:
Lisseth Agüero
LA COLONIA, JUNIO 2019
 Proyecto socio tecnológico III

FASE I – PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

I. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

 Conformación de equipos preliminares.

Gutiérrez Carvajal Leonardo José C.I.: 25.318.007
Lacruz Pineda Fray Javier C.I.: 25.580.990

 Planeación de las fases a abordar para la ejecución del Proyecto.

MESES
ACTIVIDADES Mayo Junio Julio Agosto
SEMANAS
FASE I 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
planificación del proyecto
Planeación de las fases a
abordar
FASE II
Diagnóstico Situacional
Objetivos del Proyecto
Justificación e Impacto Social
de la propuesta
Estudio de factibilidad de la
propuesta
Antecedentes tecnológicos
Bases teóricas
FASE III
Metodología a utilizar Me
Rinde
Planificación del Proyecto de
software
  Cronograma de actividades del proyecto.

FASE I

TRAYECTO III
SEMESTRE I
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MESES Y SEMANAS
ACTIVIDADES Mayo Junio Julio
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
Identificación de la
comunidad
Análisis situacional
Elaboración de instrumento
Aplicación de instrumento
Recolección de datos
Análisis de los datos
Definición del problema
Elaboración de la propuesta
de solución

 Alcance del Proyecto.

Parte de este proyecto es aligerar el proceso de inscripción de los estudiantes del área
preescolar y básica, generar reportes estadísticos que separe las edades y el sexo de los alumnos,
mediante un sistema automatizado que pueda ser de fácil uso para el personal administrativo del
Instituto Educativo Andrés Bello.
 II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL PARTICIPATIVO Y COMUNITARIO

Abordaje Exploratorio Técnico Comunitario

 Procedimiento utilizado.

Por medio de recomendación se inició una investigación en el Instituto Andrés Bello con el
fin de verificar si es factible para realización del proyecto, una vez cumplido con los protocolos
propios de la encuesta y una entrevista directa se llegó a la conclusión de que el Instituto cumple
con el perfil para la implantación del proyecto, la Directora del Instituto María Elena Lezama
acepto la realización de un sistema automatizado que se adapte a las necesidades que presenta el
instituto en el área de inscripción preescolar que dará varios aspectos positivos al instituto. Para que
este proyecto se llevase a cabo formalmente requiere formalizar la acción a través de un documento
firmado por parte de la universidad.

En la tercera semana de Mayo, se solicitó la información de perfil de la comunidad,

conforme a los requerimientos de este proyecto Nombre, Ubicación, Misión, Visión, Reseña
Histórica, Objetivos Estratégicos, Organigrama Estructural e Intencionalidad o Propósito, temas que
se abarcaran más adelante.

 Técnicas e instrumentos para la recolección de la información.

Para la recolección de la información se utilizó la técnica de la observación, la entrevista y

el instrumento aplicado fue un cuestionario mixto de preguntas abiertas y cerradas, realizada al
personal administrativo en el área de informática. Se hace necesario resaltar que la entrevista se
realizó con el propósito de identificar y conocer los procesos de inscripción y manejo de
información llevados a cabo en el Instituto Educativo Andrés Bello.

 Factibilidad social, económica, técnica, operativa.

La factibilidad social indicó que el sistema automatizado a desarrollar si es factible, ya que

hará más fácil las inscripciones, permitirá un mejor control de la información, de forma eficiente
para el personal administrativo del Instituto ya que el objetivo es agilizar los procesos de
inscripción, control y actualización de datos del alumno, madre, padre y representante.
 Por otra parte, que el estudio de la factibilidad económica arrojó que el Instituto Educativo
Andrés Bello posee una partida presupuestaria para adquirir alguna tecnología adicional que
requiera la aplicación informática a desarrollar para su funcionamiento y así lograr la reducción de
costos o de errores, por otra parte, el sistema a proponer no acarrea costos para el instituto por
tratarse de un proyecto socio comunitario realizado por estudiantes de la UPTP, por esta razón es
factible económicamente.

En relación a la factibilidad técnica se puede señalar que si es factible ya que la institución

cuenta con la tecnología necesaria para cubrir las demandas del sistema automatizado a desarrollar
al contar con dos (2) equipos de computación que deben funcionar como servidor o estaciones de
trabajo, impresoras, internet, red local, entre otros.

En lo que respecta, a la factibilidad operativa tenemos que la implantación de una sistema

automatizado permitirá minimizar la pérdida de información, así como como un mejor manejo de
esta, esfuerzo excesivo en las áreas de trabajo, demoras en respuestas, y el exagerado uso de
papeles, entre otros; y que incrementará la productividad del personal administrativo, es de resaltar
que existe personal técnico en el área de informática que pueden dar soporte técnico a los usuarios
operadores del sistema automatizado al momento de presentársele algún problema en la ejecución
del mismo, es factible ya que cumple con los requisitos factibles en el área social, económica y
técnica.

Descripción Del Contexto

 Identificación Comunidad (Nombre, Ubicación, Misión, Visión).

Nombre:Instituto Educativo “Andrés Bello”.

Ubicación: Urbanización Funda Turen, Avenida 7 con avenida Raúl Leoni, sector centro.

Misión:Planifica, estimular, orientar, supervisar y coordinar las actividades dirigidas del proceso
enseñanza aprendizaje en concordancia con los lineamientos generales establecidos por las leyes
educativas del País; cooperando con el estado Venezolano en ayudar a formar ciudadanos
republicanos para el futuro y desarrollo de nuestra Nación.

Visión:Ser parte del factor del desarrollo integral del proceso enseñanza – aprendizaje en el
municipio Turen, capaz de generar cambios que beneficien la población estudiantil educativa, para
formar hoy al hombre del mañana para que pueda ser útil a la patria.

 Reseña Histórica.

La U.E.I Andrés Bello, se fundó el 1ro de octubre de 1979 en la avenida 5 entre calle 11 y
2, en la modalidad de parasistema. En el año 1984 se funda en la sede actual en la avenida 7 frente
al parque los caídos, funda Turen, donde se inicia con pre-escolar, primaria y bachillerato.

Imparte la modalidad de jóvenes y adultos mayores de 15 años y el régimen diurno.

Educación inicial, educación básica 1era, 2da y 3ra etapa y media diversificada mención ciencias.

Actualmente está bajo la dirección administrativa del profesor Miguel Falcón y Gaetano
Romano y la dirección del régimen diurno bajo la titularidad de la profesora María Elena Lezama y
los coordinadores profesor Eliomar Mendoza y profesora Gina Jiménez en la modalidad de media
General y la coordinadora profesora María Colmenarez por parte de primaria. Cuenta con el
siguiente personal: 6 docentes de primaria, 2 para preescolar, 1 docente especialista de cultura, uno
para deporte y uno de inglés y 23 profesores por horas para bachillerato.

En la parte administrativa: 1 analista programador del departamento de evaluación y 3

secretarias.

En el personal obrero: 3 asesoras y 2 porteros, y se presta servicios con dos cantinas

escolares.

Cabe resaltar que de esta institución han egresado excelentes profesionales de todas las
universidades públicas y privadas de país en diferentes carreras.
  Objetivos Estratégicos

 Difundir la existencia del colegio con buenos docentes en los 3 niveles, laboratorio, física,
química, ciencias de la tierra, biología entre otros, que capaciten según la continuidad de
carreras universitarias para las diferentes especialidades.
 Formar al hombre del mañana dándole una educación integral.

Organigrama Estructural.
 Intencionalidad o Propósito (General y Específicos)

General:

Fortalecer la disciplina escolar bajo la concepción de los valores y la búsqueda de la paz

social y la integración de estudiantes, representantes, comunidad e instituto educativo Andrés Bello.

Específicos:
 Diagnosticar la problemática en los estudiantes del Instituto Educativo Andrés Bello.
 Planificar actividades de fortalecimiento de los valores a través de charlas, conversatorios,
con la participación de especialistas y la colaboración de docentes, padres representantes y
comunidad en general.
 Ejecutar las actividades didácticas parta promover los valores como estrategias para el
mejoramiento de la disciplina e integración escolar.
 Evaluar los logros obtenidos a través de las actividades realizadas en la integración de
padres, representantes y estudiantes del fortalecimiento de los valores.

 Fundamentación legal (Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,

Ley Plan de la Patria, gacetas, decretos, entre otros)

Art. Nº 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el conocimiento, la

innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser instrumentos
fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad y
soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinará recursos
suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El sector
privado deberá aportar recursos para los mismos. El Estado garantizará el cumplimiento de los
principios éticos y legales que deben regir las actividades de investigación científica, humanística y
tecnológica. La ley determinará los modos y medios para dar cumplimiento a esta garantía.
Artículo 108. Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben contribuir a la
formación ciudadana. El Estado garantizará servicios públicos de radio, televisión y redes de
bibliotecas y de informática, con el fin de permitir el acceso universal a la información. Los centros
educativos deben incorporar el conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías, de sus
innovaciones, según los requisitos que establezca la ley.
 LEY ORGANICA DE EDUCACION (2009)

Artículo 110: El estado reconocerá el interés público de ciencia, la tecnología, el conocimiento, la

innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesaria por ser instrumentos
fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como la seguridad y
soberanía nacional. Para el fomento y el desarrollo de esas actividades, el Estado destinará recursos
suficientes y creará el sistema nacional de Ciencia y Tecnología de acuerdo con la ley.
De acuerdo a los artículos establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
el Estado garantizará una educación plena con la ayuda de las Tic es decir de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación.
Artículo 102: La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrática,
gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos
sus niveles y modalidades, y como instrumento del conocimiento científico, humanístico y
tecnológico al servicio de la sociedad. La educación es un servicio público y está fundamentada en
el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo
de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrática basada en
la valoración ética del trabajo y en la participación activa, consciente y solidaria en los procesos de
transformación social consustanciados con los valores de la identidad nacional, y con una visión
latinoamericana y universal. El estado, con la participación de las familias y la sociedad, promoverá
el proceso de educación ciudadana de acuerdo con los principios contenidos de esta constitución y
en la ley.

LEY ORGANICA DE CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION (2010)

Artículo 4. De acuerdo con este Decreto-Ley, las acciones en materia de ciencia, tecnología e
innovación estarán dirigidas a:
· Formular, promover y evaluar planes nacionales que en materia de ciencia, tecnología e
innovación, se diseñen para el corto, mediano y largo plazo.
· Estimular y promover los programas de formación necesarios para el desarrollo científico y
tecnológico del país.
· Establecer programas de incentivos a la actividad de investigación y desarrollo y a la innovación
tecnológica.
· Concertar y ejecutar las políticas de cooperación internacional requeridas para apoyar el
desarrollo del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.
· Impulsar el fortalecimiento de una infraestructura adecuada y el equipamiento para servicios de
apoyo a las instituciones de investigación y desarrollo y de innovación tecnológica.
· Estimular la capacidad de innovación tecnológica del sector productivo, empresarial y
académico, tanto público como privado.
· Estimular la creación de fondos de financiamiento a las actividades del Sistema Nacional de
Ciencia, Tecnología e Innovación.
· Desarrollar programas de valoración de la investigación a fin de facilitar la transferencia e
innovación tecnológica.
Artículo 2. Las actividades científicas, tecnológicas y de innovación son de interés público y de
interés general.
Artículo 5. Las actividades de ciencia, tecnología e innovación y la utilización de los resultados,
deben estar encaminadas a contribuir con el bienestar de la humanidad, la reducción de la pobreza,
el respeto a la dignidad y los derechos humanos y la preservación del ambiente.
Artículo 6. Los organismos públicos o privados, así como las personas jurídicas y naturales,
deberán ajustar las actuaciones realizadas en el marco del presente Decreto-Ley a los principios de
ética, probidad y buena fe que deben predominar en su desempeño, en concordancia con los
derechos humanos.

DECRETO PRESIDENCIAL Nº 825 (2000)

El Ejecutivo Nacional establecerá políticas tendentes a la promoción y masificación del uso de

Internet. Asimismo, incentivará políticas favorables para la adquisición de equipos terminales por
parte de la ciudadanía, con el objeto de propiciar el acceso a Internet.
Artículo. Nº 1. Se declara el acceso y el uso de Internet como política prioritaria para el desarrollo
cultural, económico, social y político de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo. Nº 3. Los organismos públicos deberán utilizar preferentemente Internet para el
intercambio de información con los particulares, prestando servicios comunitarios a través de
Internet, tales como bolsas de trabajo, buzón de denuncias, trámites comunitarios con los centros de
salud, educación, información y otros, así como cualquier otro servicio que ofrezca facilidades y
soluciones a las necesidades de la población. La utilización de Internet también deberá suscribirse a
los fines del funcionamiento operativo de los organismos públicos tanto interna como externamente.
Artículo. Nº 5.El Ministerio de Educación, Cultura y Deportes dictarán las directrices tendentes a
instruir sobre el uso de Internet, el comercio electrónico, la interrelación y la sociedad del
conocimiento. Para la correcta implementación de lo indicado, deberán incluirse estas ternas en los
planes de mejoramiento profesional del magisterio.

DECRETO PRESIDENCIAL N° 3390 (2004)

Art. Nº 1. La Administración Pública Nacional empleará prioritariamente Software Libre

desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y servicios informáticos. A tales
fines, todos los órganos y entes de la Administración Pública Nacional iniciarán los procesos de
migración gradual y progresiva de éstos hacia el Software Libre desarrollado con Estándares
Abiertos.
Art. Nº 3. En los casos que no se puedan desarrollar o adquirir aplicaciones en Software Libre bajo
Estándares Abiertos, los órganos y entes de la Administración Pública Nacional deberán solicitar
ante el Ministerio de Ciencia y Tecnología autorización para adoptar otro tipo de soluciones bajo las
normas y criterios establecidos por ese Ministerio.

DECRETO PRESIDENCIAL N° 5246 (2007)

Artículo 2: los elementos adscritos a esta resolución deberán ser aplicados por todos los órganos y
ante la administración pública nacional de la república bolivariana de Venezuela. A los fines de
mantener la estructura uniforme de los portales de internet que permita a todos los ciudadanos, el
acceso rápido y oportuno a los recursos y servicios que ofrece el estado venezolano.

III. MODELO DEL NEGOCIO

Unidades en estudios
  Nombre (s).

Oficina general del Instituto Educativo Andrés Bello.

 Objetivo Estratégico.
Completar el registro de información del cuerpo estudiantil de la institución, manejar
información académica y así poder llevar a cabo la inscripción a solicitud de su
representante.

 Especificación de los Procesos.

ENTRADA PROCESO SALIDA ACTOR

Inscripción de nivel preescolar. El
representante se dirige a la oficina
general para solicitar la inscripción
del estudiante, la secretaria usa una
ficha de inscripción en la cual se
registrara los datos tanto del
representante como del estudiante
Datos del estudiante. (nombre, cedula, dirección, etcétera),
plantel de procedencia, condiciones
Reporte de
de la inscripción, de acuerdo a la
planilla de
Datos del edad se determinara a cual nivel de
inscripción con Secretaria.
Representantes. los tres niveles al que el estudiante
el sello de la
será inscrito.
institución
Inscripción de nivel básica. El
Datos de Familiares representante se dirige a la oficina
general para solicita la inscripción
del estudiante, la secretaria usa una
ficha de inscripción en la cual se
registra los datos tanto del
representante como del estudiante
(nombre, cedula, dirección, etcétera),
plantel de procedencia, condiciones
 de la inscripción, cumpliendo con los
requisitos de la ficha se especifica en
qué grado será ingresado el
estudiante, según sea su nivel
académico.

 Ficha o Mapa de Procesos (Flujograma de los procesos).

Necesidad Tecnológica

Durante el periodo de inscripción en el instituto los registros se llenan manualmente (a papel y

lápiz), lo que lo hace un proceso lento, costoso y más laborioso, esto trae como consecuencia un
importante retraso en el rendimiento administrativo, lo que hace que el ambiente laboral empieza a
decaer, lo que a su vez hace que el nivel del servicio ofrecido a su comunidad disminuya y arrastra
mayores gastos en materiales. Esta problemática puede ser solventada por dicho sistema
informático.
  Modelo de Análisis.

Nombre del Proceso: Inscribir Estudiante.

TRABAJADORES *Secretaria.
(Roles)
ENTIDADES *Ficha de Inscripción.
REGLAS DEL *Registros de datos.
NEGOCIO *Pago de la Inscripción.
BREVE *La secretaria integra todos los datos en una ficha de inscripción la cual
DESCRIPCIÓN especifica los datos de todos los alumnos, representantes y docentes.
OBJETIVOS *Llevar a cabo el registro de información del cuerpo estudiantil de la
ESTRATEGICOS institución, manejar información académica y así poder llevar a cabo la
inscripción a solicitud de su representante.

Formulación del Problema

El instituto Andrés Bello llevan los registros de inscripción a mano, esto les resulta largo y
agotador, y para satisfacer el volumen de estudiantes inscritos por año tan solo con las dos
secretarias de la oficina general no es suficiente, ya que se genera un proceso lento que fomenta
largas filas en la puerta de la oficina general, se necesita de un sistema automatizado que asista a las
secretarias durante el periodo de inscripción en el instituto los registros se llenan manualmente (a
papel y lápiz), lo que lo hace un proceso lento, agotador, costoso y más laborioso, esto trae como
consecuencia un importante retraso en el rendimiento administrativo, lo que hace que el ambiente
laboral empieza a decaer, lo que a su vez hace que el nivel del servicio ofrecido a su comunidad
disminuya y arrastra mayores gastos en materiales. Esta problemática puede ser solventada por
dicho sistema informático.

FASE II - DESARROLLO DEL SOFTWARE

 NOMBRE DEL SOFTWRE

Sistema Automatizado Para el Registro e Inscripción de los Estudiantes de Preescolar y

Básica del Colegio Andrés Bello del Municipio Turén

Objetivos del software

General:

Completar el registro de información del cuerpo estudiantil de la institución, manejar

información académica y así poder llevar a cabo la inscripción a solicitud de su representante.

Especifico:

Llevar a cabo el registro de información del cuerpo estudiantil de la institución, manejar

información académica y así poder llevar a cabo la inscripción a solicitud de su representante.

Alcance Del Software.

El presente Sistema tiene como objetivo la optimización de los procesos de Inscripción

llevado a cabo en el Instituto Educativo Andrés Bello, con un sistema Automatizado y lenguaje de
programación PHP que sea manejable en novedosos, que a través de el se pueda genere un mejor
rendimiento al momento de llevar a cabo los registros de información del padre, madre,
representante, familiar y alumnos. El mismo emitirá una gama de reportes para brindar información
continua y actualizada.

FASE IV-RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

Durante el periodo académico los logros del proyecto fueron redundantes en cuanto a lo que
se esperaba al objetivo planeado sin embargo se puede argumentar que las bases están más que
puestas para que el sistema cuente con la flexibilidad para pueda ser empleado como producto
adaptable y a más de una problemática y peticiones que pueda exigirse por la administración del
colegio Andrés Bello.

1.-DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

El presente proyecto se ha titulado de la siguiente manera:
“Sistema Automatizado Para el Registro e Inscripción de los Estudiantes de Preescolar y
Básica del Colegio Andrés Bello del Municipio Turén”.
Para el diseño del sistema automatizado se tomaron en consideración los siguientes
aspectos:
Definición del Plan
En este proceso es necesario explicar con claridad y precisión la finalidad del sistema de
registro el cual tendrá como objetivo simplificar las funciones de registro y control que se llevan a
cabo en la Oficina del Colegio Andrés Bello de una forma efectiva, segura y rápida.

2.-DIAGRAMA LÓGICO Y FÍSICO DE LA RED

Determinación de la Estructura Organizacional.

 Conocer la estructura funcional que conforman a la organización.
 Determinar las áreas y tareas de que se compone dentro de la Oficina del Colegio Andrés
Bello.

Finalidad del Sistema.

Con el sistema de registro y control se busca beneficiar a los usuarios de la Oficina
del Colegio Andrés Bello, la funcionabilidad de la misma en el menor tiempo posible.
Recolección de la Información
La información necesaria para la elaboración del sistema de registro y control, se
recaba a través de la consulta de varias fuentes entre ella la de los profesores, así como las
áreas de trabajo, lo cual permite visualizar las condiciones del medio.

Diseño del Sistema de registro y control

Para una mejor implementación y uso sistema de registro y control, es necesario que
los usuarios tengan conocimiento sobre el uso de sistemas ya que esto facilitara el uso del
mismo, esto también se lograra a través de inducción de uso del sistema y a través de manual
del usuario.
 Aprobación del Sistema
Una vez terminado el sistema, se debe presentar ante las personas encargadas de la
oficina.
Esta aprobación se dada de dos maneras:
 Cuando todas las personas encargadas de las diversas funciones intervienen en su aplicación
y aprueban al mismo.
 Cuando es aprobado solo por una persona encargada de la oficina.

FACTORES DE RIESGOS
Procedimiento
En este proceso se cumple con todos los requerimientos necesarios del sistema de
registro y control, garantizando a su vez parámetros a utilizar por la Oficina del Colegio
Andrés Bello, para que de esta manera agilizar los procesos de registro y control.
Objetivo
En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa los propósitos y objetivos
del procedimiento que se conlleva el diseño del sistema de registro y control.
Alcance
Este apartado contiene la explicación de las áreas o personas donde se aplicaran los
procedimientos, en que circunstancia se harán y las limitantes de su aplicación.

3.-FACTORES DE RIESGOS
Procedimiento
En este proceso se cumple con todos los requerimientos necesarios del sistema
automatizado, garantizando a su vez parámetros a utilizar por la Oficina del Colegio Andrés
Bello, para manera agilizar los procesos de registro y control.
Objetivo
En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa los propósitos y objetivos
del procedimiento que se conlleva el diseño del sistema de registro.
Alcance
Este apartado contiene la explicación de las áreas o personas donde se aplicaran los
procedimientos, en que circunstancia se harán y las limitantes de su aplicación.

Reflexión Crítica de la Fase IV

 Al pasar de los años se ha ido incrementando la utilización de las computadoras y con ello la
aplicación de herramientas tecnológicas que permitan facilitar las operaciones de las
distintas empresas, organizaciones e instituciones, es decir, la informática ha ido tomando auge en
los distintos entes económicos con el fin de obtener mejores resultados a menor costo y con la
utilización de menos recursos humanos.