PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA EL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

El ciclo de ventas y cobranzas en una empresa se refiere al conjunto de los procesos que se inician
cuando un cliente compra bienes o servicios y termina cuando la empresa recibe el pago completo
por la compra. Como parte de la auditoría de fin de año de los estados financieros de una empresa,
contadores externos probarán las transacciones de venta y los controles internos de las transacciones
para asegurarse de que la empresa no está falseando materialmente sus ingresos o cuentas por
cobrar.
Pruebas de controles
Un auditor prueba los controles que la empresa ha puesto en marcha para el ciclo de ventas para
determinar qué tan fuertes y confiables son. Si son fuertes, el auditor puede reducir la cantidad de
pruebas de transacciones que debe hacer. Los controles internos comunes en todo el ciclo de ventas
incluyen las facturas de ventas numeradas, la autorización de órdenes de compra sobre un cierto
límite y la autorización de cancelaciones de cuentas por cobrar. El auditor selecciona una muestra
aleatoria de las transacciones y examina las órdenes de compra, las facturas y los estados de cuenta
relacionados. Si el control está probando la numeración de las facturas de venta, por ejemplo, el
auditor se asegurará de que todos los números en una sección se contabilizan y que no falte
ninguno. Si el control es que todos los pedidos sean aprobados por la administración, el auditor
verifica la firma del gerente en cada documento. Si se encuentran errores de control, el auditor
aumenta la cantidad de pruebas de transacciones que debe hacer.
Pruebas de transacciones
Un auditor determina si las cifras de los estados financieros de las ventas y las cuentas por cobrar
son correctas verificando las transacciones individuales. Las cuentas de los saldos por cobrar se
prueban mediante el envío de cartas de confirmación a los clientes para obtener una seguridad
objetiva de que el balance está correcto. El auditor también elige operaciones de venta del libro
mayor de ventas y verifica que haya recibos de ventas legítimas para respaldar la operación. Para
probar la exactitud de la cifra de ventas, el auditor revisa las transacciones de ventas en el libro
cerca de la fecha de los estados financieros para garantizar que la empresa sólo incluye las ventas
anteriores a esa fecha.
Fraude
El propósito de una auditoría externa de estados financieros es proporcionar la seguridad en los
números y no para descubrir el fraude de un empleado o del propietario. Sin embargo, mucho de
los procedimientos de auditoría del ciclo de ventas puede conducir a descubrimiento de un fraude.
Un esquema común de los empleados es el robo de los pagos de los clientes y su eliminación del
sistema de contabilidad de manera que el recibo ya no se muestre. Si un empleado tiene acceso
tanto al sistema de contabilidad como al correo entrante, el auditor gasta más tiempo revisando las
cancelaciones de las cuentas por cobrar para asegurarse que estaban autorizados y que son
legítimos. Una revisión de las órdenes de compra a menudo puede descubrir un fraude más común
en el que un empleado crea las ventas a empresas ficticias y roba el producto.
Auditoría interna
Una empresa también puede auditar sus propios procedimientos y operaciones para asegurarse de
que los controles son fuertes y eficaces. Es más probable que la auditoría interna se centre en el
fraude de los empleados, y que los auditores internos diseñen controles sobre los procesos que
impiden la oportunidad para ello. Ejemplos del ciclo de ventas incluyen la separación de los deberes
del trabajo que de otra manera permitirían el robo y el encubrimiento, y la implementación de una
política de vacaciones obligatorias por lo que los esquemas de fraude no se puedan mantener en
forma diaria.