MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

KELLY YOHANA BAÑOL ZULUAGA

LUZ MARINA CERON DÍAZ

MAGNOLIA PINEDA

SANDRA MILENA RAMÍREZ MARULANDA

COORDINAR EL TALENTO HUMANO

SENA

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

2019
 Conceptos de aplicación en el área de gestión documental

Para qué sirve el manual de funciones en gestión documental.

Este manual de funciones en gestión documental es un instructivo práctico, el cual ayudará

al personal encargado de archivo en el desempeño eficiente de las labores que le
encomienden la organización.

Sirve para gestiones pertinentes para el buen funcionamiento del archivo central histórico,
unidad de correspondencia de la organización, verificación de que se cumplan en todos los
procesos con la normativa establecida. Las unidades de información dentro de
sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización
documental que incluye clasificación, ordenación, descripción, selección, control,
distribución, almacenamiento, recuperación, protección por su carácter confidencial,
difusión y conservación de la documentación al personal que labora en la organización.

Facilita el almacenamiento de la documentación, recuperar de inmediato los documentos

almacenados, reunir los documentos de la empresa, la función más importante es la gestión
documental e identificación para la destrucción de documentos.

El objetivo central de la gestión documental, es el garantizar el completo control,

organización y clasificación de los documentos, todo por medio de un seguimiento y análisis
constante tanto de la estructura organizacional y las prioridades desde la utilidad informativa
de cada archivo creado o recibido, dentro de algunas funciones se pueden destacar:

Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los documentos.

Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.

Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de la

información.

Garantizar la inmediatez de consulta y acceso a la información.

Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización.

Estos objetivos y funciones le permiten a la empresa mantener unos estándares de calidad

altos frente al manejo de la información tanto física como electrónica.
Para qué sirve el manual de
procedimientos en gestión documental

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en
una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,

tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial.

Con base en el concepto el manual de procedimientos en gestión documental es primordial

ya que permite establecer las actividades de control de la documentación que incluye
recibido, despacho, localización oportuna y efectiva de los documentos, definir directrices y
procedimientos que normalicen los procesos de la gestión documental tales como la
planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo y valoración documental, de conformidad con la
legislación, se aplica desde que se produce o recibe el documento hasta su destino final,
pasando por un archivo de gestión, su incorporación en archivo central, su eliminación o
conservación histórica.