Guía de Usuario

2013, un año de cambios para Deprisa

con enfoque en alcanzar la excelencia
operativa y ofrecerle los más altos
estándares de calidad.

Cómo usar Cómo

interactuar
con el nuevo
sistema

Uso de la
impresora Soporte
Cómo usar conecta2

1. Ingreso al Sistema
2. Documentar un envío
a. Nacional
b. Internacional
c. Carga

3. Etiquetar
4. Confirmar
5. Imprimir Manifiesto
6. Funcionalidades
 Cómo usar conecta2

1. Ingreso al Sistema
Ingrese a Conecta2 a través de Deprisa.com.

1. Ingrese a www.deprisa.com a la sección Iniciar sesión. Diligencie su usuario y

contraseña y haga clic en Ingresar.
o
1. Ingrese a www.deprisa.com a la sección Envíos Empresas y diríjase al cuadro
iniciar sesión. Diligencie su usuario y contraseña y haga clic en Ingresar.
 Cómo usar conecta2

1. Ingreso al Sistema
1. Ingrese a Conecta2 con la url www.conectados.avianca.com/conecta2
y digite el usuario y contraseña asignados. Utilice cualquier navegador para acceder
al sistema: Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome etc.

2. El sistema le dará la bienvenida y le mostrará al lado izquierdo todos

los menús con los cuales puede interactuar.
3. Cada usuario tendrá diferentes niveles de acceso a los menús de
acuerdo a los permisos asignados por Deprisa.
 Cómo usar conecta2

1. Ingreso al Sistema

4. Verifique en la parte superior del sistema, que el usuario

tenga el nombre del cliente centro asignado.

Cada uno de los centros le permitirá identificar la ciudad

de origen y los tipos de envío: Nacionales, Internacionales
y/o Carga nacional.
Cómo usar conecta2

2. Documentar
un envío
 Cómo usar conecta2

2a. Documentar un envío Nacional

1. Ingrese al menú Envíos, al submenú Registrar nuevo envío.

2. Una vez seleccionado el cliente que tiene habilitado los servicios nacionales, con el
cual va a documentar su envío, el sistema mostrará la información del cliente. Si es
necesario puede editar los datos de estos campos.
3. Seleccione Nuevo envío nacional:
 Cómo usar conecta2

2a. Documentar un envío Nacional

4. Si requiere documentar el envío con una fecha posterior, cámbiela en
Fecha de Envío.

5. El sistema muestra en pantalla el formulario para documentar los envíos

nacionales. Diligencie los campos obligatorios y de clic en Aceptar.
 Cómo usar conecta2

2a. Documentar un envío Nacional

Si documenta envíos con origen Aeropuerto desde

algunas ciudades*, recuerde que debe seleccionar
el cliente centro asociado al aeropuerto de la
ciudad de origen.

Si lo requiere, su ejecutivo de cuenta le podrá

informar cuál es el centro asociado al aeropuerto
de la ciudad.

* Ciudades: Barranquilla, Armenia, Bucaramanga,

Barrancabermeja, Ibagué, Montería, Manizales,
Neiva, Palmira (Cali), Pasto, Ríohacha, Ríonegro
(Medellín), Santa Marta, Tumaco y Valledupar.
 Cómo usar conecta2

2a. Documentar un envío Nacional

6. Al ingresar el destino del envío, el sistema muestra en pantalla los datos de los
destinatarios a los que previamente se les ha hecho un envío hacia esa ciudad. El
sistema mantiene un registro de sus destinatarios previos y basta con
seleccionarlos al momento de diligenciar el formulario.
 Cómo usar conecta2

2a. Documentar un envío Nacional

7. Haga clic en aceptar y el envío quedará almacenado en el sistema. Si después de
haberlo documentado requiere editar alguno de los datos suministrados, haga clic
sobre el número del envío y modifíquelo:
• El sistema abre nuevamente el formulario de documentación del envío. Al hacer clic en
limpiar el sistema, suprime los datos de los campos. Diligencie la nueva información y de
clic en aceptar. El sistema almacena nuevamente el envío.
• Al hacer clic en imprimir etiquetas directamente el sistema generará automáticamente
la etiqueta del envío.
• También puede borrar el envío documentado dando clic en Borrar.
 Cómo usar conecta2

2a. Documentar un envío Nacional

Mercaderías con origen SAN ANDRÉS (ADZ)
Por favor realice el procedimiento inicial de la misma forma que cualquier envío
nacional. Para este origen y tipo de envío, recuerde realizar la declaración de
contenido haciendo clic en el botón Kilos/Piezas.
En el campo Incoterm escoja siempre DDU (Delivey Duty Unpaid).
 Cómo usar conecta2

2b. Documentar un envío Internacional

1. Ingrese al menú Envíos, al submenú Registrar nuevo envío.

2. En la lista desplegable, seleccione el perfil de cliente que tiene habilitado los
servicios internacionales, con el cual va a documentar su envío.
3. Escoja Nuevo envío internacional.
 Cómo usar conecta2

2b. Documentar un envío Internacional

4. Al diligenciar el formulario, tenga en cuenta lo siguiente:
Al ingresar la población de destino puede ingresar directamente el número del
código postal, si no tiene el número del código postal, ingrese la ciudad de destino
y el sistema le ayudará a encontrar el número del código.

Para los países que no tienen codificación postal ingrese un código genérico de 3
caracteres, que pueden ser los mismos del código del país. En el siguiente campo
escriba el nombre de la ciudad.
El valor declarado o asegurado se ingresa en dólares.
 Cómo usar conecta2

2b. Documentar un envío Internacional

5. Al registrar un documento (sobre) por favor NO quite la selección que aparece

sobre los campos Solo documentos y No crear factura. Si los desselecciona puede
generar demoras en la operación.
 Cómo usar conecta2

2b. Documentar un envío Internacional

6. Al registrar una mercadería realice el Invoice Declaration seleccionando el vínculo
Kilos/Piezas y diligencie todos los campos.
Haga clic en el símbolo + para guardar la información.
Si usted ya tiene una factura comercial haga clic en No crear factura.

El campo Valor Declarado del Invoice Declaration debe estar en dólares.

Para editar la información haga clic sobre el campo que desea modificar.
De clic en Aceptar y guarda el envío.
 Cómo usar conecta2

2b. Documentar un envío Internacional

7. A continuación imprima el Invoice Declaration y la Carta de responsabilidad.
Puede imprimirlos usando los botones ubicados en la columna (CR) y la columna (I).
 Cómo usar conecta2

2c. Documentar un envío Carga Nacional

1. Ingrese al menú Envíos, al submenú Registrar nuevo envío.

2. En la lista desplegable, seleccione el perfil de cliente que tiene habilitado los
servicios de carga nacional, con el cual va a documentar su envío.
3. Escoja Nuevo envío carga.
 Cómo usar conecta2

2c. Documentar un envío Carga Nacional

4. Al diligenciar el formulario, tenga en cuenta lo siguiente:

Todos los envíos de carga nacional deben tener como destino un aeropuerto.
Ingrese la ciudad de destino. Haga clic en Seleccione PV en el campo de
“Dirección”.

5. El sistema le mostrará en pantalla la zona Aeropuerto, selecciónela y a continuación

el sistema mostrará el nombre del Aeropuerto.
Seleccione el Aeropuerto y el sistema almacenará la información.
 Cómo usar conecta2

2c. Documentar un envío Carga Nacional

6. Recuerde seleccionar el tipo de mercancía adecuado para su envío.

7. Haga clic en Aceptar y el envío quedará guardado en el sistema, listo para ser
etiquetado.
 Cómo usar conecta2

3. Etiquetar
Definición: Proceso con el cual el cliente imprime las etiquetas de sus envíos y le
permite a la Operación de Deprisa identificarlos y darles un manejo rápido y
eficiente.
El cliente tiene 2 opciones para imprimir sus etiquetas a través de Conecta2.

1. Con impresora láser:

El sistema abrirá una nueva pestaña en
el explorador y se visualizará la etiqueta
en PDF. Habilite ventanas emergentes
en el explorador.

2. Con impresora térmica:

El cliente seleccionará el nombre de la
impresora instalada en su computador y
tendrá el sticker impreso para adherir en
el envío.

Recuerde que Deprisa le adjudicará un usuario acorde a

la impresora con la que cuenta su empresa.
 Cómo usar conecta2

3. Etiquetar
1. Para imprimir las etiquetas del envío diríjase al menú Recolecciones, submenú
Impresión de etiquetas.
2. Seleccione el cliente y filtre la búsqueda de acuerdo a los criterios necesarios.
3. El sistema muestra en pantalla el resultado arrojado.

4. Seleccione el o los envíos que desea etiquetar y haga click en el botón etiquetar.
 Cómo usar conecta2

3. Etiquetar
a. Una vez el envío es etiquetado, en la pantalla
se muestra una impresora, en la columna
Etiquetas, que indica que ya se generó la
impresión de la etiqueta del envío.

b. Una vez el envío es etiquetado, en la columna

de Recolección se muestra un camión que
indica si el envío etiquetado tiene habilitada
la opción de recolección.

c. En los casos en que no se muestra el camión,

el envío debe ser etiquetado en Conecta2 y
entregado directamente en el Punto de
Venta o Aeropuerto.
 Cómo usar conecta2

3. Etiquetar
Reimpresión de Etiquetas
1. Si necesita reimprimir las etiquetas ingrese al menú Recolecciones, submenú
Impresión de etiquetas.
2. Seleccione el cliente y siempre haga clic en el campo Reimpresión Documentos.
3. Haga clic sobre la impresora del envío o seleccione el envío y haga clic en el botón
Reetiquetar.
 Cómo usar conecta2

3. Etiquetar
Reimpresión de Invoice Declaration y carta de responsabilidad de envíos
confirmados:
1. Si ya confirmó los envíos y requiere reimprimir el invoice declaration y la carta de
responsabilidad de los envíos, ingrese al menú Recolecciones, submenú
Impresión de Etiquetas.
2. Seleccione el cliente, filtre la búsqueda y siempre haga clic en el campo
Reimpresión Documentos.
3. Haga clic en la impresora y el sistema abrirá en una nueva pestaña del explorador
los Documentos.
 Cómo usar conecta2

4. Confirmar

Confirmar implica que usted asocia los envíos a una recolección. Recuerde que debe
haber etiquetado los envíos para poder confirmarlos.

Opciones:
1. Recolección fija: Cuando usted cuenta con una programación de recolección fija o
puntual, puede asociar los envíos a esta o puede solicitar una nueva recolección.
2. Genera nueva recolección: cuando el cliente no tiene recolección fija o no ha
creado una previamente debe ingresar todos los datos para generar una nueva
recolección.

*Recuerde que la solicitud de recolección debe hacerse dos horas antes de la hora en que va a ser efectuada.
Tenga en cuenta, que los envíos de carga nacional o Deprisa Aeropuerto no deben realizar este paso de
confirmar. Estos tipos de envío se entregan directamente en el punto de venta.
 Cómo usar conecta2

4. Confirmar
1. Recolección Fija:
a) Si usted cuenta con una recolección fija el sistema le traerá los datos almacenados para la
recolección fija o le mostrará el número de una recolección que usted previamente ha
realizado.
b) Si va a asociar el envío a la recolección fija o a la hecha previamente, haga clic sobre el
número de la recolección. El sistema le mostrará la persona de contacto y los horarios
asignados a esa recolección. Verifique los datos y haga clic en Aceptar para asociar los
nuevos envíos a la recolección.
 Cómo usar conecta2

4. Confirmar
2. Generar Nueva Recolección:
a) Si usted no desea asociar los envíos a la recolección fija o a la realizada previamente haga
clic en Nueva Recolección.
b) Ingrese los datos de la nueva recolección y de clic en Aceptar.

*Si usted tiene envíos con el producto Deprisa Hoy y la recolección fija supera la hora de
corte** para manejar este producto, le recomendamos solicitar una nueva recolección.
** La hora de corte del Deprisa Hoy depende de la ciudad de origen (consulte la matriz con su ejecutivo de cuenta).
 Cómo usar conecta2

5. Imprimir el Manifiesto
1. Ingrese al menú Recolecciones, submenú Listado de envíos.
2. Filtre la búsqueda y el sistema les mostrará el resultado con el número de
recolección, el nombre del cliente, la fecha de confirmación y el número de envíos.
3. Haga clic en la impresora y el sistema abrirá en el explorador una nueva pestaña con
el Manifiesto: En el manifiesto resumen se mostrarán todos los envíos asociados a la recolección.
Imprima dos formatos. Uno para el Courier de Deprisa y otro para que el cliente
guarde la constancia de los envíos entregados.
 Cómo usar conecta2

6. Funcionalidades

En Conecta2 también encontrará otras funcionalidades como:

•Tracking
•Calculadora de costos
•Contáctenos
•Seguimiento de casos
•Reportes
 Cómo usar conecta2

6. Funcionalidades
Tracking
Esta herramienta le permite conocer:
a. Los datos del remitente y destinatario, el detalle del producto, piezas y kilos manejados.
b. La trazabilidad operativa del mismo: fecha, ciudad y estado del envío.
c. Descargar la prueba de entrega.
d. Las incidencias de su envío y responder algunas de estas*. El proceso de respuesta a
incidencias está diseñado para evitar tiempos muertos y tiempos de tránsito en estación
o devolución. Usted podrá ayudarnos a modificar información clave del envío para
optimizar los tiempos de respuesta.
* El sistema habilitará automáticamente el botón Responder en las incidencias en
las cuales usted podrá dar una respuesta.
 Cómo usar conecta2

6. Funcionalidades
Calculadora de costos
Esta herramienta permite calcular el costo aproximado de sus envíos nacionales,
internacionales y de carga por producto de acuerdo a las tarifas negociadas.
1. Ingrese al menú Envíos, submenú Calcular costos, seleccione el origen, destino,
el peso, medidas del envío y valor de la mercancía.
2. Haga clic en calcular y el sistema le muestra por producto el valor aproximado del
envío.
3. Tenga en cuenta el peso máximo, valor máximo declarado y medidas máximas
que pueden ser manejados por Deprisa.
 Cómo usar conecta2

6. Funcionalidades
Contáctenos
Esta herramienta permite realizar sugerencias, quejas, felicitaciones, solicitar información,
indemnización, etc. A través de un formulario en línea.
1. Ingrese al menú Servicio al Cliente, submenú Contáctenos. Seleccione el cliente y el sistema
mostrará en pantalla el formulario.
2. Adjunte toda la documentación que requiera, hasta 15 archivos de 2 MB.
3. Diligencie los campos obligatorios y de clic en Enviar.
4. Al finalizar la documentación del Contáctenos el sistema le mostrará en pantalla el número del
caso con el cual podrá hacerle seguimiento.
5. Además, en el explorador se abrirá un PDF en una nueva pestaña con un resumen de los datos de
la solicitud del contáctenos.
 Cómo usar conecta2

6. Funcionalidades
Seguimiento de Casos
Con esta nueva herramienta usted puede conocer en tiempo real el estado en el que se encuentra
la queja o reclamo hechos a través de cualquiera de nuestros canales de contacto.

Ingrese el número del caso, el documento de identidad o el número de la guía y el sistema le

mostrará un mensaje que pone en su conocimiento la gestión realizada por Deprisa con su
caso.
 Cómo usar conecta2

6. Funcionalidades
Reportes
En Conecta2, usted tiene un amplio portafolio de reportes con los cuales puede hacer
seguimiento detallado a sus envíos:

• Reporte de calidad de entregas: Permite consultar y descargar el reporte de calidad de envíos

entregados vs. no entregados.
• Reporte de incidencias: Permite consultar y descargar la cantidad de incidencias que han
tenido los envíos en un rango de tiempo seleccionado.
• Reporte de facturación: Permite consultar el resumen de facturación al último corte.
• Reporte detallado de envíos: Permite realizar seguimiento de un envío por varios criterios y
consultar los consumos parciales pendientes de facturación.
• Reporte de envíos pendientes por entregar: Permite consultar rápidamente los envíos que aún
no han sido entregados al destinatario.

Todos los reportes son exportables y se pueden descargar en Excel.

1. Ingrese al menú Reportes, en el submenú escoja el tipo de reporte que necesita. Ingrese los
criterios de búsqueda y haga clic en Buscar. El sistema muestra el resultado y le permite
acceder al detalle.
2. Haga clic en Descargar Excel y exporte el reporte.
 Cómo interactuar con el nuevo sistema

Su empresa puede interactuar con Deprisa a través del nuevo sistema en 2

situaciones:

1. Al documentar el envío.
2. Al solicitar una recolección.

1. Al documentar un envío podrá realizarlo de las siguientes formas:

a) Documentar uno a uno los envíos en Conecta2 (Ver Cómo usar

Conecta2, Documentar un envío).

b) Subir masivamente los envíos por archivo en Conecta2.

c) Cargar masivamente los envíos por archivo enviándolos a la Operación.

 Cómo interactuar con el nuevo sistema

Carga masiva de envíos en

Con esta opción podrá cargar varios envíos al mismo tiempo con un archivo de Excel.
Aplica para cargar envíos nacionales, internacionales y carga nacional.

1. Ingrese al menú Envíos, submenú Carga masiva de envíos.

2. Haga clic en Adjuntar, seleccione el archivo de Excel que va a cargar.
3. El sistema muestra en pantalla todos los envíos cargados.
4. Haga clic en confirmar y continúe con la impresión de etiquetas.

Para realizar la carga masiva de envíos debe tener habilitado este menú. Solicíteselo a su ejecutivo de cuenta.
Antes de cargar el archivo verifique que el excel cumpla con los campos establecidos por Deprisa.
 Cómo interactuar con el nuevo sistema

Carga masiva de envíos en la Operación

Usted también podrá documentar varios envíos a la vez enviándole el archivo de envíos
a la Operación. Siga los siguientes pasos:

1. Solicite su recolección por Conecta2 o por llamada y diligencie el formato de

recolección con los datos del remitente y la cantidad de envíos por entregar. Este
formato debe entregárselo al personal de Deprisa que recoja sus envíos.
2. Deprisa le entregará el formato estándar en el cual debe documentar sus envíos en
Excel (mínimo 30).
3. Envíe por correo electrónico el archivo de Excel diligenciado con la información de sus
envíos. (Deprisa le informará la dirección, de acuerdo a la ciudad en la que se
encuentra).
4. Aliste sus envíos en el orden en que fueron documentados en el archivo de Excel y
entréguelos de este modo al personal de Deprisa.

Los envíos deben venir rotulados con los datos del destinatario.
Las etiquetas de los envíos se imprimirán en la estación.
En caso de que hayan envíos sobrantes, la Operación solicitará al cliente nuevos datos del
destinatario para hacer la entrega; o realizará una guía de servicio (sin costo) para entregar el
envío al remitente.
 Cómo interactuar con el nuevo sistema

Carga masiva de envíos en Excel

Diligencie el Excel en este orden y con la siguiente información para cargar masivamente
archivos en Conecta2 y en la Operación.

Todos los campos son obligatorios, excepto Referencia.

1. Código de cliente: Escriba aquí el código agrupador y el centro.

2. Nombre destinatario: Hasta 60 caracteres.
3. Contacto destinatario: Persona de contacto en la empresa - hasta 60 caracteres.
4. NIT/Cédula destinatario: el NIT se debe digitar sin guión, hasta 20 caracteres.
5. Dirección destinatario
6. Ciudad destinatario: Nombre de la ciudad de destino.
7. Código Postal Ciudad Destino: Ingrese aquí el número del código postal de la ciudad. En el excel
configure esta celda con formato texto para que no borre los cero (0) de los códigos postales que
empiezan por este número.
8. Teléfono destinatario
9. Producto: Ingrese aquí el código del producto.
10. Referencia: Número de seguimiento de su empresa (opcional).
11. Bultos: Número de piezas amparadas con un solo número de guía.
12. Kilos: Peso del envío o suma total del peso de los bultos.
13. Mercancía: Para carga nacional ingrese aquí el tipo de mercancía y para Courier es la descripción del
contenido.
14. Valor Mercancía: este es el valor declarado y debe ser mayor a 0, para internacional debe ir en USD.
15. Observaciones: Ingrese sus observaciones.
 Cómo interactuar con el nuevo sistema

2. Al solicitar una Recolección podrá hacerlo de las siguientes formas:

a) Recolección por llamada: Comuníquese con nuestras líneas de atención a

clientes y programe su recolección. El asesor de Deprisa le solicitará todos
los datos necesarios para programarla.
b) Recolección por Conecta2: en el submenú de Solicitud de Recolección o
al momento de confirmar los envíos en Conecta2.

Haga seguimiento al estado de sus recolecciones programadas en Conecta2 en el

submenú Estado de recolección.
Recuerde que la solicitud de recolección debe hacerse dos horas antes de la
hora en que va a ser efectuada.
 Cómo interactuar con el nuevo sistema

Solicitud de recolección en
1. Ingrese al menú Recolecciones, submenú Solicitud de recolección.
2. Seleccione el cliente, verifique los datos del remitente, escoja el horario de
recolección y haga clic en Guardar.
3. Si requiere ingresar datos adicionales haga clic en Añadir detalle.
 Cómo interactuar con el nuevo sistema

Estado de recolección en
Aquí podrá identificar si su recolección se encuentra asignada a un Courier, pendiente
por asignar, efectuada o cancelada.

1. Ingrese al menú Recolecciones, submenú Estado de recolección.

2. Filtre la búsqueda por fechas o número de recolección y el sistema mostrará en
pantalla la información de la recolección.

Si usted elimina la recolección los envíos quedarán disponibles para ser confirmados
nuevamente en el submenú impresión de etiquetas.
 Cómo usar la impresora

Los ejecutivos de cuenta de Deprisa le entregarán un Manual de Configuración

de Impresoras con el paso a paso del proceso de instalación de las mismas.

Si tiene algún inconveniente tenga en cuenta las siguientes recomendaciones.

Si la impresora no imprime la página

de prueba, valide:
1. Tener los Driver de la impresora GT 800.
2. Instalar los driver en el computador sin tener conectada
la impresora al computador.
3. Conectar la Impresora por el puerto usb.
 Cómo usar la impresora

Si la etiqueta sale corrida,

valide:
Que el papel este puesto debajo de las
guías y que el rollo encaje sin
problema, esto con el fin de evitar que
la etiqueta salga corrida.

Si la impresión de la etiqueta
sale arrugada, valide:
Que la cinta este puesta sobre las guías
y bien estirada, sin arrugas.
 Cómo usar la impresora

Si la etiqueta sólo imprime

hasta la mitad, valide:

1. Oprimir el botón superior “Botón de

Alimentación Feed” con la impresora
encendida hasta que parpadee la luz de
estado verde una vez (Ver imagen), a
continuación se deberá imprimir la
configuración de la impresora.
2. Oprimir el botón superior “Botón de
Alimentación Feed” con la impresora
encendida hasta que parpadee la luz de
estado verde dos veces (Ver imagen), a
continuación se calibrará el papel en la
impresora, es decir imprimirá en blanco.
3. Imprimir página de prueba desde la
opción de propiedades de la impresora.
 Cómo usar la impresora

Si la etiqueta sale muy oscura o corrida,

valide:
1. La temperatura de la impresora.

2. En propiedades de la
impresora el parámetro
de Oscuridad debe
estar en 10, esto nos
asegura que la
impresión no salga
demasiado oscura y se
riegue; así como que se
ensucie el cabezal, lo
cual ocasiona que la
impresión salga ilegible.
 Cómo usar la impresora

Si la etiqueta no sale desde valide:

1. Si la impresión de prueba fue correcta, agregue una nueva impresora
como genérica solo texto, utilizando el mismo puerto USB donde se tiene
instalada la Gt 800.

2. Tener instalado el JAVA 7 o superior.

3. Ingresar la línea “permission java.security.AllPermission;” al final del

archivo antes del corchete “java.policy” ubicado en la ruta “C:\Archivos
de programa\Java\jre7\lib\security”.

4. Ingresar en el navegador de Firefox digitar “about:config” validar que el

parámetro “extensions.blocklist.enabled” este en false. De lo contrario
dando doble sobre el registro cambiara a false.

5. Revisar si en los complementos de Mozilla Firefox está instalado los

complementos de JAVA, de lo contrario se deben instalar.
 Cómo usar la impresora

Si está lento, valide:

1. Tener instalada la ultima versión del navegador de Firefox Mozilla 18.0.2.
Ingrese a:

2. De lo contrario descargue la versión aquí

http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/new/
 Líneas de atención conecta2

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al423 7000 en Bogotá,
ó al 01 8000 519393 desde el resto del país.

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