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Universidad Estatal De Milagro

Facultad de ciencias administrativas y


comerciales.
Licenciatura en contaduría pública y auditoria
Auditoria administrativa.
Docente:

Phd: Carlos Vásquez Fajardo, MAE.

Grupo #12

Integrantes:

 Cisneros Anggy.

 Crespo Marilyn.

 Cruz Eunice.

TEMA:
Cédulas Y Gráficos
Subtema 1: Cedulas
 Estructura general
 Clasificación
 Uso
 Ventajas
Subtema 2: Gráficos
 Fases para su uso
 Presentación
 Consideraciones técnicas
 Ventajas
Curso:

7mo semestre CPA C1


Índice.
Cédulas y Gráficos. ...................................................................................................................1
Cédulas. ..................................................................................................................................1
Estructura General. ...............................................................................................................1
Clasificación. ..........................................................................................................................2
Herramientas operativas: .................................................................................................2
Herramientas de diagnóstico: ..........................................................................................3
Herramientas de evaluación: ...........................................................................................3
Herramientas de evaluación de desempeño: ................................................................3
USO.........................................................................................................................................3
Ventajas. .................................................................................................................................4
¿Cómo debo diseñar una cédula en la Auditoría Administrativa? ..................................4
Ejemplo. ..................................................................................................................................5
Herramientas Operativas..................................................................................................5
Herramienta de Diagnostico. ..........................................................................................7
Herramienta de Evaluación. ...........................................................................................10
Cedula de Evaluación del Desempeño. .......................................................................13
Evaluación a Personal con Subordinados. ..................................................................18
Retroalimentación para el Empleado...........................................................................19
Cedula de Evaluación de Servicio. ...............................................................................20
Gráfico. .................................................................................................................................21
Importancia. ......................................................................................................................21
Fases de su Uso ..................................................................................................................21
Inicio ..................................................................................................................................22
Desarrollo .........................................................................................................................22
Conclusión ........................................................................................................................22
Presentación. .......................................................................................................................23
Consideraciones Técnicas. ................................................................................................23
Ventajas. ...............................................................................................................................24
Modelos De Gráficos. .........................................................................................................24
Conclusión. ...........................................................................................................................29
Bibliografía. ..............................................................................................................................30
Introducción.

Las cedulas y gráficos forman parte de los papeles de trabajo que un auditor
utiliza para garantizar que la auditoria está dada en base a normas de auditoria,
los papeles de trabajo son la base para la planificación de la auditoria, son
registros que nos ayudan a acumular evidencias y resultados.

El uso de las cedulas y gráficos en la auditoria administrativa fortalece en gran


medida las alternativas para recopilar información, ordenar las acciones y
representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances que se van
obteniendo como los que agrupan la interrelación de los instrumentos
empleados y resultados alcanzados

Las cedulas son herramientas que permiten al auditor captar información que
en a través de cuestionarios no es posible, ayuda a ordenar información de una
manera más accesible, simplifica el proceso de administración de la
información, permite integrar información técnica y de desempeño.

Los gráficos son una herramienta complementaria de las cedulas y


cuestionaros los gráficos tienen diferentes formatos y presentaciones, nos
ayudan a administrar la información de manera simplificada los gráficos
constan de tres fases que son inicio en esta fase el auditor debe integrar la
evidencia física, analítica y documental , otra de las fases es el uso este se da
durante el acercamiento a la organización y la investigación preliminar, el
desarrollo le permite al auditor llevar un recuento de sus tareas y de todo los
aspectos que estime prioritario.
Resumen.

El uso de las cédulas y gráficos como recursos de apoyo en la auditoria


administrativa se da mediante la necesidad de ampliar la capacidad de captar
información, de contar con formar y cuadros que se visualicen de una manera
clara para el entendimiento de los resultados que se obtengan en la auditoria.

Las cédulas y gráficos son herramientas que ayudan a la organización de la


información recopilada, nos permiten ordenar las acciones y presentar en forma
visual los avances y resultados de la auditoria administrativas en todas sus
etapas de elaboración.

La diferencia entre las cedulas y gráficos podemos decir que las cedulas nos
dan la posibilidad de incluir un mayor rango de información de una forma
estructurada, a diferencia de los gráficos que son más visuales ya que la
información obtenida se presenta por medio de diagramas.

Para definir la estructura de una cedula en necesario precisar con claridad el


objetivo que debe cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo de información
que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los
resultados que se esperan obtener, la periodicidad con la que se utilicen las
cedulas y los gráficos estará sujeta a las condiciones particulares de la
auditoria y la decisión de implementar auditorias de seguimiento.

Los gráficos son un complemento de los registros que se obtienen con la


aplicación de cedulas y cuestionarios los gráficos son una alternativa sustancial
para el manejo de la información, pueden adoptar diferentes formatos y
presentaciones, en función del objetivo que se persiga en su selección.
Cédulas y Gráficos.
El uso de cédulas y gráficos en la auditoría administrativa fortalece en gran
medida las alternativas para recopilar información, ordenar las acciones y
representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances que se van
obteniendo, como los que agrupan la interrelación de los instrumentos
empleados y resultados alcanzados. En el caso de las cédulas, la captación de
información se amplía ya que abre el rango de respuestas para integrar
referencias documentales, hallazgos, evidencias, aspectos percibidos,
comentarios, el análisis comparativo de actividades y la evaluación del proceso
administrativo y elementos complementarios. Por lo que toca a los gráficos,
facilitan en gran medida visualizar la información, pues la muestran de manera
condensada en formas y cuadros, lo que permite el seguimiento y la
presentación de resultados en forma ágil y accesible. El empleo de estas dos
herramientas y los cuestionarios, a partir de los parámetros definidos y las
escalas seleccionadas, hacen posible que la información se agrupe de manera
natural y fluida, para que el auditor consigne en forma comprensible y lógica
sus registros. La periodicidad con las que se utilicen las cédulas y los gráficos
está sujeta a las condiciones particulares de la auditoría y a la decisión de
implementar auditorías de seguimiento. (Benjamín Franklin, 2007)

Cédulas.
Son aquellos documentos que permiten captar información que en
cuestionarios no es factible percibir, ya que abre el rango de respuestas,
ordena la información de forma más accesible, compara conceptos claramente
los registros y facilita la profundidad del enfoque para analizar los resultados.

El uso de estas cedulas permite obtener un conocimiento del funcionamiento


de una organización en forma más profunda lo cual facilita la creación de
factores, indicadores, registros y consecuencias.(Grace Eugenia Murillo
Vargas, 2011)

Estructura General.
Para definir la estructura de una cédula es necesario precisar con claridad el
objetivo que debe cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo de información

1
que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los
resultados que se esperan obtener.(Benjamín Franklin, 2007)

Para que las cédulas logren el efecto esperado su diseño debe observar los
criterios siguientes:

1. Tipo y nombre de la cédula.


2. Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificación de
la organización, logotipo, título, fecha, número de página, área y etapa o
elemento bajo estudio.
3. De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para ordenar y
estandarizar la información.
4. Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia y
utilidad.
5. Interrelacionar la operación con el diagnóstico y evaluación.
6. Facilitar la integración de información de contexto, proyección y
percepción.
7. El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar la
extensión del contenido, así como la secuencia y movimiento necesarios
para su llenado.
8. Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones,
anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su
aplicación, de quien la revisa y de quien la autoriza.(Benjamín Franklin,
2007)

Clasificación.
Para hacer una selección adecuada del tipo de cédula que se empleará en una
auditoría administrativa es conveniente tener claro el objetivo que se persigue
según la naturaleza de la información que se maneje. De conformidad con este
criterio las cédulas pueden clasificarse de la siguiente manera:

Herramientas operativas:
1. Programa de trabajo.
2. Reporte de avance semanal.
Objetivo: Organizar el trabajo de manera lógica y congruente. (Benjamín
Franklin, 2007).

2
Herramientas de diagnóstico:
1. Cédula de análisis documental.
2. Cédula para la detección y registros de hallazgos y evidencias.
3. Cédula para el registro de aspectos relevantes.
4. Cédula para la captación y tratamiento de causas y efectos.
5. Cédula para la detección y atención de fallas.
Objetivo: Conocer el funcionamiento de la organización.(Benjamín Franklin,
2007)

Herramientas de evaluación:
1. Cédula para determinar criterios de evaluación.
2. Cédula para evaluar el efecto en la resolución de aspectos críticos.
3. Criterios de puntuación para la evaluación final:
 Proceso administrativo
 Elementos específicos
4. Proceso de diagnóstico y evaluación.
Objetivo: Dimensionar el comportamiento de variables clave.(Benjamín
Franklin, 2007)

Herramientas de evaluación de desempeño:


1. Cédula de evaluación de desempeño.
2. Cédula de evaluación de servicio.
Objetivo: Evaluar el desempeño organizacional.(Benjamín Franklin, 2007)

USO.
El empleo de cédulas en una auditoría administrativa permite captar
información que en cuestionarios no es factible percibir, ya que abre el rango
de respuesta, ordena la información de forma más accesible, compara
conceptos claramente, sistematiza los registros y facilita la profundidad del
enfoque para analizar los resultados. Como recurso de información asocia con
fluidez los indicadores que orientan el proceso de auditar a una organización en
forma más versátil, toda vez que los traduce en una plataforma que relaciona
conceptos con comportamientos y alternativas de acción con estrategias. Este
juego de variables integra causas y efectos de manera tácita, lo que se
constituye en un valioso soporte de las decisiones. Si bien las cédulas son

3
herramientas para conocer el funcionamiento de una organización, también
hacen más permeable y profundo el proceso de evaluación porque no sólo
consideran las variables bajo análisis, sino el efecto que éstas tienen en otras
variables o áreas de operación, lo cual crea una cadena de factores,
indicadores, registros y consecuencias. Es conveniente señalar que el sustento
de su uso parte de las necesidades de captación de información del proyecto
de auditoría, así como de las exigencias del tipo de información necesario para
cada contexto de aplicación. (Benjamín Franklin, 2007)

Ventajas.
El empleo de cédulas representa la oportunidad de agilizar la recopilación y el
estudio de la información debido a que su concepto y formato incorpora las
siguientes ventajas:

 Son un vehículo más amable para lograr una interacción natural entre el
entrevistado y el auditor.
 Permite detectar supuestos que a veces no afloran de manera franca
con la formulación de preguntas directas.
 Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor libertad la
información.
 Simplifica el proceso de administración de la información.
 Ordena ideas, no sólo conceptos.
 Centra las respuestas en atención a requerimientos, lo cual disminuye
el margen de error.
 Su conformación permite integrar información técnica y de desempeño.

 Su estructura vincula la visión que justifica las acciones en forma


objetiva y subjetiva. (Benjamín Franklin, 2007)

¿Cómo debo diseñar una cédula en la Auditoría Administrativa?


Cédula: Es el documento que muestra de manera resumida una parte del
trabajo revisado por el auditor respecto a un área o proceso. Estas cedulas se
utilizan para obtener la información que se planteó desde el principio de la
auditoria Para que una cédula esté bien diseñada debe contener lo siguiente:

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1. Los datos generales de la empresa, la fecha de elaboración y número de
hoja y el área o departamento al que se aplicó la revisión.

2. Debe estar subdividida en bloques para ordenar la información.

3. Incluir un espacio para anotar las observaciones.

4. Mostrar los datos de uno o todos: auditor, revisor y de quien la


autorizó.(Universidad Interamericana Para El Desarrollo, n.d.)

Ejemplo.

Herramientas Operativas.

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6
Herramienta de Diagnostico.

7
8
9
Herramienta de Evaluación.

10
11
12
Cedula de Evaluación del Desempeño.

13
14
15
16
17
Evaluación a Personal con Subordinados.

18
Retroalimentación para el Empleado.

19
Cedula de Evaluación de Servicio.

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Gráfico.
Según (Franklin, Auditoría Administrativa , 2007) los gráficos es una
representación visual, generalmente con diagramas de los procesos u
operaciones revisados. Las gráficas pueden diseñarse con la utilización de
diversas formas, como son los cuadros, círculos, flechas, barras, etc. Lo
importante es que le den a la persona que las revisa un claro sentido de los
hechos, tendencias, implicaciones, entre otras.

Importancia.
(Mendivil, 2010) Nos dice que el empleo de gráficos en una auditoría
administrativa representa una alternativa sustancial para el manejo de la
información, ya que pueden complementar los registros de las cédulas y
cuestionarios, además de constituirse en un mecanismo de retroalimentación
durante todo el proceso de implementación de la auditoría.

Los gráficos pueden adoptar diferentes formatos y presentaciones, en función


del objetivo que se persiga en su selección, la cual debe responder a los
requerimientos de la organización y las prioridades establecidas en el proyecto
de auditoría, así como a la necesidad de imprimir agilidad y accesibilidad a la
información.

Aunque son un recurso muy franco y moldeable, que no parece ser altamente
indispensable, en el fondo constituyen una fortaleza, porque abren la
posibilidad de administrar la información de manera simplificada y condensada
cuyo efecto es muy superior que la presentación de cifras a manera de texto,
por más sencillo y claro que éste parezca.

Fases de su Uso
Según (Franklin, Auditoría Administrativa , 2007) El proceso para captar
información en una auditoría se inicia desde el momento mismo en que se
decide aplicarla y será una constante que acompañará los trabajos del auditor
hasta la presentación del informe final, incluso más allá, en los casos de la
aplicación de auditorías de seguimiento.

Para dar un contexto en tiempo y lugar a los gráficos se considera que su


utilización se enmarca en tres momentos del proceso:

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 Inicio
 Desarrollo
 Conclusión

Inicio: Durante el acercamiento a la organización, primero, y durante la


investigación preliminar, después, percibir y recopilar información a través de la
observación directa y el análisis documental el auditor debe integrar la
evidencia física, analítica y documental y llevar un registro de sus acciones,
compromisos y papeles de trabajo, esto es, un control estadístico de sus
avances.

Desarrollo: A medida que se implementa el proyecto de auditoría, la variedad


y complejidad de la información irá en aumento, lo que hará que, en forma
complementaria a la preparación de reportes de avance, el auditor lleve un
recuento de sus tareas y de todos los aspectos que estime prioritarios para
alcanzar oportunamente los resultados esperados. No se diga, el coordinador
general y líder de proyecto, que además tienen que contar con una estadística
operativa del avance general.

Conclusión: El término de todas y cada una de las fases del proyecto de


auditoría, la preparación del informe final y la determinación de las bases para
llevar a cabo una auditoría de seguimiento exigen que el auditor,
personalmente y como miembro de un equipo, presente los resultados
obtenidos. Esta dinámica incluye toda clase de hallazgos, evidencias,
observaciones y recomendaciones a los cuales tiene que dárseles forma.

En este paso la opción de usar gráficos es una decisión consecuente. La


comprensión y “venta de ideas” a la organización, desde su órgano de
gobierno, titular, nivel directivo, mandos medios y nivel operativo, se facilitará
enormemente si se soporta en forma gráfica.

Los gráficos representan una alternativa sustancial para el manejo de la


información pues complementan los registros de las cédulas y cuestionarios.

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Presentación.
En las gráficas existen una gran variedad de modelos, que surgen de la
combinación de figuras y datos. Aunque, depende de la creatividad del auditor,
de la información que desea presentar y de la imagen visual que quiere
provocar con ella. (Arens & Randal, 2007)

En general, la composición de todos los gráficos es muy similar. Las variantes


que presentan se relacionan con el tipo de información, la forma de expresarla,
la variedad de datos y la imagen que se quiere generar con ellos.

Es común que la representación gráfica parta de lo que se puede denominar


estadística tradicional, basada en barras, círculos, cuadros generales,
comparativos de cifras o variables, entre otros. Esta configuración cumple con
los requisitos mínimos para hacer que quien las observe entienda el sentido y
la utilidad que encierra su contenido.

Sin embargo, la gama de posibilidades para captar la atención de una persona


o audiencia puede tomar otras vertientes, como abrir los trazos a ideas y las
imágenes a conceptos, elementos que en su conjunto no sólo hacen que
mejore la comprensión, sino que despiertan el interés y avivan la reflexión.

Consideraciones Técnicas.
El alcance de una auditoría y los efectos que se buscan con la presentación
gráfica de la información rebasan el momento histórico del informe y aun del
seguimiento, ya que se convierten en un vehículo para acercar los resultados a
instancias externas a la organización, interesadas en su comportamiento y en
el perfil que puede asumir en el futuro.

También, porque es el punto de partida para escenarios de operación


estratégicos. En realidad, no sólo pueden convertirse en un acervo de
información para la planeación, sino en el cimiento para mejorar el desempeño.

Desde un enfoque estrictamente técnico, los gráficos son la imagen real de la


organización, la fuente de conocimiento para generar medidas para el
mejoramiento administrativo, el compendio de datos para tomar decisiones más
estructuradas y el inventario de ideas para manejar el cambio.

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Ventajas.
Según (Coralia, 2012) Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor
libertad la información que han obtenido durante el proceso de auditoría, el
recurso de la información en un formato gráfico es más versátil, permeable y
accesible, toda vez que engloba tanto grandes cantidades de datos como
referencias sustantivas en una presentación condensada, que de otra suerte
sería difícil integrar.

Como se ha señalado, el soporte gráfico es inmensamente rico en posibilidades,


por lo cual su uso incluye infinidad de ventajas, algunas de las cuales son:

 Simplifica el proceso de administración de la información.


 Ordena ideas, no sólo conceptos.
 Centra las respuestas en atención a requerimientos, lo cual disminuye el
margen de error.
 Su conformación permite integrar información técnica y de desempeño.
 Su estructura vincula la visión que justifica las acciones en forma objetiva y
subjetiva.

La ventaja radica en que pueden adoptar diferentes formatos según el objetivo.

Modelos De Gráficos.

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Conclusión.

El uso de cédulas y gráficas en la auditoría administrativa es solamente un


recurso de apoyo para facilitar la recopilación y análisis de los datos, crea una
ayuda para que la información recolectada este mejor organizada y tener una
mejor comprensión de los que se quiere mostrar.

Para que una cédula esté bien diseñada y obtener las ventajas que ofrece,
debe contener los datos generales de la empresa, la fecha de elaboración,
número de hoja y el área o departamento al que se aplicó la revisión. Esta
subdividida en bloques para ordenar la información y debe mostrar los datos
del auditor, revisor y/o de quien la autorizó.

En las gráficas existen una gran variedad de modelos, que surgen de la


combinación de figuras y datos. Aunque, depende de la creatividad del auditor,
de la información que desea presentar y de la imagen visual que quiere
provocar con ella. Se basa en el uso de formas y cuadros que buscan agrupar
la información para que sea más sencilla y visual su interpretación y análisis.

Es decir las cédulas y los gráficos fortalecen de manera significativa la


capacidad de una organización para recopilar información y representar los
avances obtenidos durante la implementación de una auditoría administrativa,
de manera objetiva, ágil y accesible.

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Bibliografía.

Benjamín Franklin, E. (2007). Auditoría administrativa. Gestión estratégica del


cambio. (Pearson, Ed.) (segunda edicion). Mexico . Retrieved from
https://cucjonline.com/biblioteca/files/original/1a85f884ea1f890592bdd5f94
1f5b715.pdf
Grace Eugenia Murillo Vargas. (2011). Metodologia de Aplicacion de una
Auditoria de Gestion como Herramienta para Determinar los Costos de la
no Calidad y Elevar la Productividad en el Departamento de Ahorros de la
Mutualista PIichincha. Quito. Retrieved from
https://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/4422/1/UPS-QT01833.pdf
Universidad Interamericana Para El Desarrollo. (n.d.). Auditoría administrativa.
Retrieved from
https://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/AA/S10/AA10_Lectur
a.pdf

Arens, A., & Randal, E. (2007). Auditoría: un enfoque integral. Mexico: Pearson
Prentice Hall.

Coralia, O. S. (27 de 10 de 2012). Auditoria Administrativa. Obtenido de


https://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/AA/S10/AA10_Lect
ura.pdf

Franklin, E. B. (2007). Auditoría Administrativa . Mexico : SEGUNDA EDICIÓN -


Pearson Educación.

Mendivil, V. M. (2010). Elementos de Auditoría. Mexico: Cengage Learning.

Link de Video.

https://www.youtube.com/watch?v=T7BTGxq8nfo

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