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Grupo #12
Integrantes:
Cisneros Anggy.
Crespo Marilyn.
Cruz Eunice.
TEMA:
Cédulas Y Gráficos
Subtema 1: Cedulas
Estructura general
Clasificación
Uso
Ventajas
Subtema 2: Gráficos
Fases para su uso
Presentación
Consideraciones técnicas
Ventajas
Curso:
Las cedulas y gráficos forman parte de los papeles de trabajo que un auditor
utiliza para garantizar que la auditoria está dada en base a normas de auditoria,
los papeles de trabajo son la base para la planificación de la auditoria, son
registros que nos ayudan a acumular evidencias y resultados.
Las cedulas son herramientas que permiten al auditor captar información que
en a través de cuestionarios no es posible, ayuda a ordenar información de una
manera más accesible, simplifica el proceso de administración de la
información, permite integrar información técnica y de desempeño.
La diferencia entre las cedulas y gráficos podemos decir que las cedulas nos
dan la posibilidad de incluir un mayor rango de información de una forma
estructurada, a diferencia de los gráficos que son más visuales ya que la
información obtenida se presenta por medio de diagramas.
Cédulas.
Son aquellos documentos que permiten captar información que en
cuestionarios no es factible percibir, ya que abre el rango de respuestas,
ordena la información de forma más accesible, compara conceptos claramente
los registros y facilita la profundidad del enfoque para analizar los resultados.
Estructura General.
Para definir la estructura de una cédula es necesario precisar con claridad el
objetivo que debe cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo de información
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que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los
resultados que se esperan obtener.(Benjamín Franklin, 2007)
Para que las cédulas logren el efecto esperado su diseño debe observar los
criterios siguientes:
Clasificación.
Para hacer una selección adecuada del tipo de cédula que se empleará en una
auditoría administrativa es conveniente tener claro el objetivo que se persigue
según la naturaleza de la información que se maneje. De conformidad con este
criterio las cédulas pueden clasificarse de la siguiente manera:
Herramientas operativas:
1. Programa de trabajo.
2. Reporte de avance semanal.
Objetivo: Organizar el trabajo de manera lógica y congruente. (Benjamín
Franklin, 2007).
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Herramientas de diagnóstico:
1. Cédula de análisis documental.
2. Cédula para la detección y registros de hallazgos y evidencias.
3. Cédula para el registro de aspectos relevantes.
4. Cédula para la captación y tratamiento de causas y efectos.
5. Cédula para la detección y atención de fallas.
Objetivo: Conocer el funcionamiento de la organización.(Benjamín Franklin,
2007)
Herramientas de evaluación:
1. Cédula para determinar criterios de evaluación.
2. Cédula para evaluar el efecto en la resolución de aspectos críticos.
3. Criterios de puntuación para la evaluación final:
Proceso administrativo
Elementos específicos
4. Proceso de diagnóstico y evaluación.
Objetivo: Dimensionar el comportamiento de variables clave.(Benjamín
Franklin, 2007)
USO.
El empleo de cédulas en una auditoría administrativa permite captar
información que en cuestionarios no es factible percibir, ya que abre el rango
de respuesta, ordena la información de forma más accesible, compara
conceptos claramente, sistematiza los registros y facilita la profundidad del
enfoque para analizar los resultados. Como recurso de información asocia con
fluidez los indicadores que orientan el proceso de auditar a una organización en
forma más versátil, toda vez que los traduce en una plataforma que relaciona
conceptos con comportamientos y alternativas de acción con estrategias. Este
juego de variables integra causas y efectos de manera tácita, lo que se
constituye en un valioso soporte de las decisiones. Si bien las cédulas son
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herramientas para conocer el funcionamiento de una organización, también
hacen más permeable y profundo el proceso de evaluación porque no sólo
consideran las variables bajo análisis, sino el efecto que éstas tienen en otras
variables o áreas de operación, lo cual crea una cadena de factores,
indicadores, registros y consecuencias. Es conveniente señalar que el sustento
de su uso parte de las necesidades de captación de información del proyecto
de auditoría, así como de las exigencias del tipo de información necesario para
cada contexto de aplicación. (Benjamín Franklin, 2007)
Ventajas.
El empleo de cédulas representa la oportunidad de agilizar la recopilación y el
estudio de la información debido a que su concepto y formato incorpora las
siguientes ventajas:
Son un vehículo más amable para lograr una interacción natural entre el
entrevistado y el auditor.
Permite detectar supuestos que a veces no afloran de manera franca
con la formulación de preguntas directas.
Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor libertad la
información.
Simplifica el proceso de administración de la información.
Ordena ideas, no sólo conceptos.
Centra las respuestas en atención a requerimientos, lo cual disminuye
el margen de error.
Su conformación permite integrar información técnica y de desempeño.
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1. Los datos generales de la empresa, la fecha de elaboración y número de
hoja y el área o departamento al que se aplicó la revisión.
Ejemplo.
Herramientas Operativas.
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Herramienta de Diagnostico.
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Herramienta de Evaluación.
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Cedula de Evaluación del Desempeño.
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Evaluación a Personal con Subordinados.
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Retroalimentación para el Empleado.
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Cedula de Evaluación de Servicio.
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Gráfico.
Según (Franklin, Auditoría Administrativa , 2007) los gráficos es una
representación visual, generalmente con diagramas de los procesos u
operaciones revisados. Las gráficas pueden diseñarse con la utilización de
diversas formas, como son los cuadros, círculos, flechas, barras, etc. Lo
importante es que le den a la persona que las revisa un claro sentido de los
hechos, tendencias, implicaciones, entre otras.
Importancia.
(Mendivil, 2010) Nos dice que el empleo de gráficos en una auditoría
administrativa representa una alternativa sustancial para el manejo de la
información, ya que pueden complementar los registros de las cédulas y
cuestionarios, además de constituirse en un mecanismo de retroalimentación
durante todo el proceso de implementación de la auditoría.
Aunque son un recurso muy franco y moldeable, que no parece ser altamente
indispensable, en el fondo constituyen una fortaleza, porque abren la
posibilidad de administrar la información de manera simplificada y condensada
cuyo efecto es muy superior que la presentación de cifras a manera de texto,
por más sencillo y claro que éste parezca.
Fases de su Uso
Según (Franklin, Auditoría Administrativa , 2007) El proceso para captar
información en una auditoría se inicia desde el momento mismo en que se
decide aplicarla y será una constante que acompañará los trabajos del auditor
hasta la presentación del informe final, incluso más allá, en los casos de la
aplicación de auditorías de seguimiento.
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Inicio
Desarrollo
Conclusión
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Presentación.
En las gráficas existen una gran variedad de modelos, que surgen de la
combinación de figuras y datos. Aunque, depende de la creatividad del auditor,
de la información que desea presentar y de la imagen visual que quiere
provocar con ella. (Arens & Randal, 2007)
Consideraciones Técnicas.
El alcance de una auditoría y los efectos que se buscan con la presentación
gráfica de la información rebasan el momento histórico del informe y aun del
seguimiento, ya que se convierten en un vehículo para acercar los resultados a
instancias externas a la organización, interesadas en su comportamiento y en
el perfil que puede asumir en el futuro.
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Ventajas.
Según (Coralia, 2012) Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor
libertad la información que han obtenido durante el proceso de auditoría, el
recurso de la información en un formato gráfico es más versátil, permeable y
accesible, toda vez que engloba tanto grandes cantidades de datos como
referencias sustantivas en una presentación condensada, que de otra suerte
sería difícil integrar.
Modelos De Gráficos.
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Conclusión.
Para que una cédula esté bien diseñada y obtener las ventajas que ofrece,
debe contener los datos generales de la empresa, la fecha de elaboración,
número de hoja y el área o departamento al que se aplicó la revisión. Esta
subdividida en bloques para ordenar la información y debe mostrar los datos
del auditor, revisor y/o de quien la autorizó.
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Bibliografía.
Arens, A., & Randal, E. (2007). Auditoría: un enfoque integral. Mexico: Pearson
Prentice Hall.
Link de Video.
https://www.youtube.com/watch?v=T7BTGxq8nfo
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