MANUAL DE LECCION

DISTRIBUIDORA LAP S.A.S

ELABORADO POR:

ANGEL FEDERICO TORRADO CAVIEDES

NOVIEMBRE 2019

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ESPECIALIZACION TECNOLOGICA EN GESTION DEL TALENTO HUMANO POR

CONPETENCIAS

FASE II, HACER

Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 4
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................................ 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................ 5
ALCANCE .................................................................................................................................................... 5
APLICABILIDAD DEL MANUAL ............................................................................................................. 5
NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA DE TOMAR
DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN Y VINCULACIÓN ............ 5
RESPONSABLES ......................................................................................................................................... 6
¿COMO SE ESTRUCTURA?....................................................................................................................... 6
POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO ........................................................... 7
ETAPAS DEL PROCESO ............................................................................................................................ 7
NOTIFICACIÓN / CREACIÓN DE LA VACANTE .................................................................................. 7
REVISIÓN / CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO .............................................................................. 8
PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES. ................................................................. 9
REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O ASCENSO) O
EXTERNAS (VINCULACIÓN) ................................................................................................................. 11
EL RECLUTAMIENTO INTERNO....................................................................................................... 11
EL RECLUTAMIENTO EXTERNO ..................................................................................................... 12
MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES............................................................................ 12
MODELO HOJA DE VIDA PROPIA ........................................................................................................ 13
DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN ....................................................................................................... 15
REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS ..................................................... 16
MECANISMOS DE ANÁLISIS: CUMPLE / NO CUMPLE..................................................................... 16
CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS ............................................................................. 17
ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN, SEGÚN: ¿QUÉ SE QUIERE MEDIR? ¿A
QUIÉNES SE QUIERE EVALUAR? ¿CUÁNTOS SERÁN EVALUADOS? ¿CÓMO SERÁN
ENTREVISTADOS? ¿QUIÉNES PARTICIPARÁN DEL PROCESO? ................................................... 17
REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA EN SUS
COMPETENCIAS. ..................................................................................................................................... 18
FORMATO DE REFERENCIACIÓN ........................................................................................................ 19
DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO. ............................................................... 20
Contratar .................................................................................................................................................. 20
Promover A Un Cargo ............................................................................................................................. 20
NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN ................ 21
 NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE AGRADECIMIENTO POR
PARTICIPAR EN EL PROCESO. ......................................................................................................... 22
GLOSARIO ................................................................................................................................................. 23
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ......................................................................................................... 24
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INTRODUCCIÓN
La competencia laboral es un conjunto de habilidades y destrezas que aplicadas en un contexto
laboral se traduce en resultados efectivos, que contribuyen al logro de los objetivos comunes de
las organizaciones, por lo tanto, en la actualidad la gestión por competencias ha tomado mayor
importancia para gestionar las organizaciones.

El presente manual de selección, se desarrolla y se fundamenta con el propósito de mejorar la

forma de reclutar personal para la Distribuidora LAP, es importante recalcar que lo que se
pretende es minimizar la brecha existente entre los perfiles de cargo y la evaluación de
competencias convirtiéndolo en una ventaja competitiva sostenible en el tiempo, siendo a su vez
un reto para la organización que deberá enfrentarse al cambio y a un nuevo aprendizaje y a su vez
este manual permitirá que Distribuidora LAP optimice, mejore los procesos y reduzca gastos.

De esta manera, teniendo todo un manual de selección bien estructurado se podrá tener
eficiencia y eficacia a la hora de reclutar o seleccionar el personal adecuado cumpliendo con los
objetivos que se tienen y sobre todo efectuando las políticas organizacionales establecidas.

OBJETIVO GENERAL
Estructurar un manual de modelo de reclutamiento basado en competencias que cumpla con
todas las normas y políticas institucionales que requiere Distribuidora LAP para el correcto
funcionamiento de su organización, convirtiéndola en una empresa rentable, efectiva y perdurable
en el tiempo.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Recopilar información para determinar las políticas de selección y contratación de la
compañía.
- Especificar de manera concreta y fácil de manejar todos los procesos que llevara el
manual de selección por competencias.
- Establecer las normas que permitan llevar a cabo el proceso de reclutamiento y
contratación de Distribuidora LAP.

ALCANCE
Este manual permitirá definir todas las normas que regirán el proceso de selección y
contratación de todas las áreas que requieran personal, cubriendo todos los tipos de vinculación,
carrera administrativa, provisional, oficiales, libre nombramiento y remoción, elección popular,
temporales, contratistas u otros que desarrolle la entidad, de acuerdo con los parámetros definidos
en la normatividad vigente, así como la creación de nuevos perfiles de cargo.

APLICABILIDAD DEL MANUAL

Se aplica a todos los cargos de la compañía, será supervisado desde gestión del talento
humano, además se ubicará en una carpeta compartida de consulta general para que todos los
jefes de área puedan conocer las condiciones de ingreso del personal que requieran y se ajusten a
esas condiciones.

NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA DE

TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN Y
VINCULACIÓN
Cuando se registre la necesidad de crear un nuevo cargo, se deberá diligenciar un formato de
requisición de personal que será autorizada por el Director financiero y administrativo, además se
verifica la disponibilidad de presupuesto. Con este formato autorizado el director de gestión del
talento humano puede proceder con el proceso de reclutamiento y selección.
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RESPONSABLES
La responsabilidad directa recae el director de gestión del talento humano, pero todos los jefes
de área de la organización deben velar por la correcta aplicación de las normas establecidas
dentro del manual y participar en el proceso.

¿COMO SE ESTRUCTURA?
La aplicación del proceso se realiza teniendo en cuenta los siguientes pasos:

- Requerimiento de nuevo personal.

- Consulta del perfil del puesto.
- Revisión en la base de datos (banco de ofertas).
- Comunicación de la vacante por medios de comunicación masivos para reclutamiento
externo y/o carteleras o circulares para procedimientos internos.
- Recepción de ofertas y primera selección.
- Realización de la entrevista preliminar.
- Aplicación de la batería de pruebas.
- Verificación de las referencias laborales y personales.
- Elaboración de los informes de preselección.
- Envío de las ternas preseleccionados a las áreas administrativas involucradas y/o
interesadas.
- Entrevista de selección.
- Seguimiento de los preseleccionados.
- Contratación.
- Carta de agradecimiento a los participantes.
- Proceso de contratación y admisión.
- Presentación del nuevo empleado a la unidad administrativa interesada y su posterior
traslado a la unidad de inducción.

Cuando la selección se realiza de forma interna se omiten procesos como toma de exámenes
médicos o referencias personales y laborales.
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POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO

El área de Gestión de Talento Humano tiene como propósito velar por el mejoramiento
continuo del proceso de capacitación, reclutamiento, selección, inducción y promoción con el fin
de optimizar la calidad de trabajo.

ETAPAS DEL PROCESO

- Notificación /creación de la vacante.
- Revisión / creación del Perfil del cargo.
- Perfil de las competencias organizacionales.
- Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas
(vinculación)
- Mecanismos de publicación de vacantes.
- Modelo hoja de vida propia.
- Diseño aviso de publicación.
- Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.
- Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE
- Creación bases de datos de candidatos.
- Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A quiénes se quiere
evaluar? ¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán entrevistados? ¿Quiénes participarán
del proceso?
- Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.
- Formato de referenciación.
- Decisión de contratar / promover a un cargo.
- Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.
- Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el
proceso.

NOTIFICACIÓN / CREACIÓN DE LA VACANTE

La vacante se c rea en el momento que alguna de las dependencias genera el reporte de
necesidad ya sea de un nuevo cargo o del reemplazo de un cargo.
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Los jefes de área reportan la necesidad de vinculación o si tienen características especiales

como cargos temporales, practicantes asensos, terminación de contratos de trabajo, retiros
voluntarios, muerte del empleado.

Para las vacantes temporales, estas están establecidas cuando se requiere una persona para el
desarrollo de una actividad puntual que durara un tiempo determinado, para el reemplazo de una
licencia de maternidad o por enfermedad de un periodo extenso.

La solicitud de creación de vacante requiere de una información determinada así:

- Ciudad: Donde se desarrollará la actividad laboral

- Área a la cual dependerá el cargo
- Competencias y Habilidades que debe tener el candidato que se postule a la vacante.
- Conocimientos requeridos para el cargo.
- Dedicación laboral o tiempo que tendrá la persona seleccionada.
- Tipo de contrato con el que quedará vinculado la persona seleccionada. Por ejemplo:
Contrato a término fijo, Contrato a término indefinido, contrato civil por prestación de
servicios, contrato de aprendizaje, contrato de obra o labor.
- Tiempo de experiencia mínima que se requiere para postularse a la vacante.
- Formación académica: Técnica, profesional, posgrado
- Requisitos Obligatorios: son restricciones para los candidatos y funciona de forma
rigurosa, es decir, en caso de seleccionar una o más requisitos obligatorios, la postulación
de los candidatos que no cuenten EXACTAMENTE con ese criterio, no será posible.
- Fecha límite en la que los candidatos podrán postularse a la vacante.

REVISIÓN / CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO

Cada área se encarga de relacionar las necesidades específicas el cargo, allí debe relacionar
datos tan importantes como conocimientos específicos, habilidades, experiencia laboral, nivel
académico y todos los datos relevantes para ocupar el cargo y ejecutar sus labores de forma
eficiente.

Es importante tener en cuenta que estos requerimientos deben estar alineados con el manual
del perfil de cargo:
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

Fecha actualización:
Departamento/área:
Nombre del Cargo:
Cargo Superior inmediato:

Perfil de Competencias
Amplitud y profundidad de conocimiento, experiencia, habilidades y comportamientos requeridos para
desempeñar el cargo.
Competencias técnicas
Educacion Formal:
Experiencia (Cargos, procesos o
actividades)
Habilidades y destrezas:

PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES.

En esta categoría se agrupan todas las características, competencias, habilidades, actitudes,
que debe tener la persona que ocupará el cargo, están deben abarcar todas las características que
le permitan ocupar y desarrollar el cargo de manera efectiva. Es importante que esas
competencias sean observables, medibles y que contribuyan al logro de los objetivos de la
organización, estos deben ser actualizados de manera constante, la supervisión debe realizarse al
menos una vez al año.

Competencias Conductuales
- Planificación - Liderazgo
- Escucha activa - Comunicación asertiva
- Relaciones interpersonales - Pensamiento Critico
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- Evaluación y control de
actividades

COMPETENCIAS GENERICAS COMPETENCIAS TECNICAS

Adaptación Ambición profesional Asertividad Atención al detalle

Análisis Aprendizaje Autocontrol Atención al publico

Autonomía Creatividad Delegación Auto organización

Dinamismo Flexibilidad Independencia Comunicación no verbal

Iniciativa Integridad Juicio Comunicación escrita y oral

Liderazgo Negociación Conciliación Comunicación asertiva

Servicio Persuasión Planificación Disciplina

Organización Toma de decisiones Sociabilidad Responsabilidad

Trabajo en equipo Razonamiento numérico

Trabajo bajo presión Sentido de urgencia

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REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O ASCENSO) O

EXTERNAS (VINCULACIÓN)

El Departamento de Gestión de Talento Humano se encarga de constituir las técnicas y las

fuentes de reclutamiento necesarias para la propuesta del personal a seleccionar de acuerdo a los
perfiles de cargo y las necesidades de todas las áreas de la distribuidora LAP.

EL RECLUTAMIENTO INTERNO

En este proceso, los candidatos a cubrir un puesto vacante son reclutados entre los
trabajadores de la distribuidora LAP SAS, la cual considera que cuenta con recursos humanos lo
suficientemente calificados como para satisfacer la necesidad de personal surgida.

Así el candidato finalmente seleccionado, que ya era empleado de la empresa, ocupara el

puesto vacante; y el que venía desempeñando anteriormente, que ahora quedara libre, podrá ser
cubierto por otro trabajador de la empresa que también cambiara de puesto, produciéndose así el
proceso que se conoce con el nombre de rotación.

FUENTES DE RECLUTAMIENTO INTERNO

- Empleados que se retiran
- La promoción de información sobre vacantes, indicando las vacantes existentes y
requisitos exigidos
- Recomendaciones y referencias de los empleados de la empresa
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EL RECLUTAMIENTO EXTERNO

En este proceso la búsqueda se realiza en el exterior. Existen varias posibilidades en fuentes

externas como las bolsas de trabajo, agencias de empleo, empresas de trabajo temporal,
universidades, medios publicitarios y demás.

FUENTES DE RECLUTAMIENTO EXTERNAS

Se puede realizar mediante la utilización de base de datos de personas que han participado en
otras búsquedas laborales.

- Informales: Están sujetas a recomendaciones o sugerencias personales.

- Formales: Pueden ser por base de datos, consultoras externas, cazadores de cabezas,
bolsas de trabajo, publicación en medio, universidades, entre otros.

MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES.

Para publicar la solicitud de vacantes ya sean internas o externas se deben tener en cuenta
estos dos mecanismos:

Mecanismo De Reclutamiento Internas:

- Sistemas de registro
- Carteleras internas
- Correos masivos a nivel de empresa
- Publicaciones internas
- Propuesta directa al personal

Mecanismo De Reclutamiento Externas:

- Referencias de otros empleados

- Candidatos interesados en trabajar en la empresa
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- Anuncios de empleo en revistas, periódicos, redes sociales, pagina web de la

organización.
- Bolsas de empleo y/o Anuncios.

MODELO HOJA DE VIDA PROPIA

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DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN

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REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS

Las hojas de vida son recibidas en el área de gestión de talento humano, allí se estudian todas
las hojas de vida de los aspirantes interesados en la vacante del cargo, luego se dispondrá de una
semana para revisar la hoja de vida y luego solicitar el examen o en su defecto se dispondrá de un
ascenso automático.

Para participar en este tipo de selección de promoción, el aspirante debe haber trabajado
dentro de la Distribuidora como mínimo seis meses, este candidato interno debe informar a su
jefe inmediato de su interés en participar en la convocatoria, con el fin de que este informe al
departamento de talento humano y obtener permiso en el momento que se requiera disponibilidad
de tiempo para realizar todo el proceso.

MECANISMOS DE ANÁLISIS: CUMPLE / NO CUMPLE

ELEMENTO CUMPLE NO CUMPLE
DATOS PERSONALES:
Nombre, teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.
PERFIL PROFESIONAL:
destaca las habilidades y fortalezas tanto personales como profesionales.
EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Incluye el nombre de la empresa, el cargo, resumen de las funciones o logros y
fecha de ingreso y finalización. Revise que sea coherente con el perfil.
FORMACION:
Incluye título adquirido, Institución Educativa, Fecha de inicio y finalización de
los estudios a los que está haciendo referencia y ciudad.
FORMACION COMPLEMENTARIA:
Debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos que no tengan
una antigüedad mayor a 2 años. Es importante tener en cuenta las materias
complementarias, idioma que maneja y el nivel que tiene en ellos. De igual
forma el manejo de herramientas de sistemas (Programas especializados).
OTROS DATOS DE INTERÉS:
Información sobre deportes, aficiones y distinciones.
REFERENCIAS:
Revise tanto las referencias laborales como las familiares.
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CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS

La base de datos de candidatos les permite a las organizaciones tener una fuente de talento
humano, ya que almacena toda la información relativa a perfiles de candidatos y procesos de
selección en un único lugar y le permite a la Distribuidora LAP S.A.S conocer en un momento
determinado todo lo concerniente con uno de sus empleados o prospectos por lo tanto esta
información debe estar organizada y custodiada para realizar una toma de decisiones más asertiva
y cuantificable.

ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN, SEGÚN: ¿QUÉ SE QUIERE MEDIR? ¿A

QUIÉNES SE QUIERE EVALUAR? ¿CUÁNTOS SERÁN EVALUADOS? ¿CÓMO SERÁN
ENTREVISTADOS? ¿QUIÉNES PARTICIPARÁN DEL PROCESO?

Los instrumentos de medición deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la
organización, dependiendo las características psicométricas y las no psicométricas como por
ejemplo, su apariencia o su formato grupal o individual, el tiempo requerido para aplicarlas o
costo de utilización.

Luego de tener las especificaciones del cargo y de haber obtenido información confiable y
válida acerca de los aspirantes se procede a analizar las técnicas de selección para facilitar su
escogencia y el orden en que serán aplicados.

- HOJA DE VIDA
- PRUEBAS:
Pruebas psicotécnicas
- ENTREVISTAS:
Entrevista no dirigida.
Entrevista estructurada.

Entrevista situacional.

Entrevistas para describir comportamientos.

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REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA EN SUS

COMPETENCIAS.

Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes.

En esta parte se realizan los indicadores de gestión, que le permitirán a la organización llevar
un informe de las habilidades, capacidades, estudios de todos los participantes a ejercer el cargo.
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FORMATO DE REFERENCIACIÓN
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DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO.

Luego de haberse terminado el proceso de reclutamiento y selección complementándolo con

los resultados obtenidos en los exámenes de habilidades y conocimientos se puede evaluar a los
distintos candidatos para elegir cual es el más adecuado.

Todos los candidatos tienen ventajas y desventajas en su persona, pero la idea principal es
tratar de escoger la persona que pueda desempeñarse mejor en el puesto de trabajo y en la
distribuidora.

Contratar
En este punto ya se debe tener claro el tipo de contratación y se define el tiempo en las
siguientes categorías y de acuerdo a la necesidad especifica del cargo y el área de requerimiento.

- Tiempo Completo
- Tiempo Parcial
- Empleados Temporales
- Contratos Por Obra

Promover A Un Cargo
Si el candidato elegido es interno, y se realiza la promoción de puesto, esto implica un ascenso
a un puesto superior que conlleva a mayores responsabilidades y un mayor ingreso salarial, por lo
tanto, el análisis de resultados debe estar ligado a todos los factores internos que se puedan medir
de su desempeño durante el tiempo laborado en el desempeño de sus funciones previas.
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NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN

La notificación se debe hacer a través de dos medios

- Se realiza una llamada donde se le informa la aceptación en la compañía

- Se envía un correo electrónico oficial donde se le informa la aceptación en la compañía
- se le solicitan de manera oficial los documentos necesarios para el proceso de
contratación.

Lista de documentos para la vinculación:

- Solicitud de empleo
- 2 fotos
- 2 fotocopias de la cédula de ciudadanía
- Fotocopia de la libreta militar si aplica
- Certificados de aportes y permanencia de EPS y AFP
- Fotocopia de certificado de estudios
- Certificado de antecedentes disciplinarios
- Certificado judicial
- 2 referencias laborales
- 2 referencias personales (no familiares)
- Exámenes de ingreso
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NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE AGRADECIMIENTO POR

PARTICIPAR EN EL PROCESO.
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GLOSARIO

Aspirante: Persona que se postula para ser incluido(a) en el proceso de

reclutamiento o promoción.

Candidato(a): Aspirante que cubre el perfil del puesto y está propuesto(a) para la ocupación del
puesto.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Contrato

Educación: Grado de preparación académica que requiere tener una persona para desarrollar
eficientemente las tareas de un puesto.

Experiencia: Es la adquisición de conocimientos mediante la práctica correspondiente

necesaria para ejecutar eficientemente el trabajo. La experiencia se obtiene dentro y fuera de la
institución mediante práctica certificada en el puesto o puestos similares.

Examen técnico o de conocimientos: Se refiere a una diversidad de posibles pruebas mediante

las cuales se busca evaluar el grado con que una personal. Por ejemplo, recuerda o reconoce,
comprende, aplica, analiza, sintetiza y/o evalúa la información de una o varias disciplinas o áreas
de conocimiento.

Fuentes de reclutamiento: Medios por los que se buscan aspirantes para cubrir una vacante.
Estas pueden ser convocatorias internas, externas, consultas en bolsas de trabajo, juntas de
intercambio, etc.

Entrevista de Selección: es una conversación y tiene un objetivo, habrá de considerarse que esto
implica una interpelación de dos individuos, entrevistado y entrevistador, que van a ejercer una
acción recíproca.

Entrevista Inicial o Preliminar: Esta entrevista pretende detectar de manera clara y en el

mínimo de tiempo posible, los aspectos más visibles del candidato y su relación con los
requerimientos del puesto
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Pruebas psicotécnicas: herramienta en el proceso de selección, que permiten hacer una

valoración de las habilidades y potencialidades del individuo, así como de su capacidad en
relación con los requerimientos del puesto y las posibilidades del futuro desarrollo.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Descargable actividad de aprendizaje 4

- Guia de trabajo gestión por competencias aplicado al proceso de selección
- Fases del proceso selección
- Ejemplo manual entrevistas competencias
- www.infomipyme.com/Docs/GT/empresarios/rrhh/page3.html
- http://www.rayhumancapital.com/4-preguntas-para-afrontar-un-assessment-centre/
- www.apsique.com/wiki/LaboRetselper Administración de Personal – Idalberto
Chiavenato, quinta edición.
- https://es.slideshare.net/fabian87/competencias-organizacionales
- El enfoque por competencias y sus aportes en la gestión de recursos
...repositorio.uchile.cl/bitstream/handle/.../Memoria%20MBecerra%20FCampos.pdf?1
- Mecanismos de vinculación
www.reintegracion.gov.co/es/la-reintegracion/Paginas/vinculacion.aspx
- La importancia de una Base de Datos en RRHH - Humanis Group
www.humanisgroup.es/2014/12/22/base-de-datos-en-rrhh-de-verdad-se-utilizan/