SUBSIDIO

¿Cómo comunicar un
evento católico?
Mensaje introductorio:
Se acerca la fiesta de Pentecostés, y el Espíritu
Santo ya comenzó a soplar sobre el equipo del Seminario
de Comunicación de la Iglesia. En esta ocasión, queremos
ofrecerte contenidos de utilidad para vos, que te encargaron
el área de comunicación de un evento que se va a realizar en
tu parroquia, diócesis, institución, movimiento o en el medio de
comunicación donde trabajas.
A lo largo de estas páginas te encontrarás con una serie
de recursos, teóricos y prácticos, para poder comunicar las
distintas etapas de un evento. No importa la cantidad de gente
que vaya a participar, si es una fiesta patronal, la vigilia de
pentecostés, un encuentro diocesano, una jornada de oración
o el aniversario de tu radio. Lo esencial es que tengas en
cuenta los pasos a seguir en el antes, durante y después.
Esperamos que estos tips te sean de mucha utilidad y
los puedas poner en práctica próximamente.
Y no te olvides, ¡es tiempo de echar redes!
• ANTES
Definir objetivos
Un objetivo general es la finalidad del por qué empezamos
a desarrollar un proyecto. Describe en términos generales
aquello que queremos alcanzar al finalizar nuestro trabajo, define
la misión y el por qué del proyecto.
Una vez definidos los objetivos generales, podemos fijar
los objetivos comunicacionales. Para esto tenemos que tener
claro qué nos proponemos conseguir con las actividades de
comunicación que queremos llevar a cabo.
Es fundamental que todos tus objetivos sean:
* Específicos: los objetivos deben ser concretos.
Cuanto más específicos son los objetivos más fácil es alcanzar y
contabilizar su éxito.
* Medibles: para poder contabilizarlos es recomendable
utilizar números/unidades en la configuración de los objetivos.
* Alcanzables: es fundamental que los objetivos
siempre sean posibles teniendo en cuenta la inversión y recursos
con los que contamos.
* Realistas: todos los objetivos de comunicación que
nos propongamos deben ser posibles de realizar en el tiempo
que nos ponemos.
* Definidos para un plazo de tiempo: es necesario
asegurarnos que los objetivos están acotados en el tiempo. Es
decir, poniéndole una fecha límite. Sólo de este modo podremos
medirlos, analizarlos y compararlos.
Definir público
Parafraseando al maestro Octavio Paz, en internet
“mejor diez convencidos que cien acarreados”.
En función de los objetivos es preciso definir los públicos
a los que queremos llegar y no dudar en diferenciar canales y
plataformas en función de este público (cercano o lejano, por
edad, por conocimiento de tu marca, etc.).
#TIPS: Intenta describir cómo es ese público al que está
destinado tu evento, grupo, programa de radio, etc. Cómo se
sienten esas personas, qué cosas les gustan o interesan. De esta
manera será más fácil determinar los canales de transmisión,
contenido a generar, etc.
Las redes sociales no son un medio de comunicación
de masas, aunque, en ocasiones, permiten llegar a audiencia
masivas. Como veíamos anteriormente la clave no pasa por un
número elevadísimo de seguidores con los que comunicarnos
directamente sino por la capacidad de llegada directa y limpia
-sin interferencias- a personas que pueden involucrarse y
transmitir el mensaje en sus círculos de confianza.
Para hacer esto de manera eficaz, será necesario crear
patrones, que nos permitan ganar tiempo y enriquecer la
relación, creando materiales específicos para cada comunidad,
en función de los distintos objetivos, que pueden variar según
la comunidad: logísticos, informativos, de agenda, etc.
Definir canales de transmisión:
La estructura de red debe responder a un modelo de
distribución sencillo y procedimentado.
#TIPS: Intenta responder estas preguntas a la hora de pensar
en la elección de canales: ¿Cuándo quiero publicar, dónde y para
quién? ¿Voy a publicar en redes abiertas o a utilizar canales de
mensajería? ¿Para todos o solo para algunos?.
A la hora de construir la estructura de red es importante
tener en cuenta que no se trata sólo de contar con canales
“portavoces oficiales” de la organización, sino de pensar en la
presencia en las redes de toda la organización. Toda la campaña
online debe caracterizarse por la integración y coordinación de
sus distintas partes, especialmente de aquellas que llegan al
terreno offline, de forma que unas y otras se alimenten de manera
coherente y no contradictoria.
Las redes no son más que un canal de comunicación que
permite establecer, construir y mantener relaciones humanas,
y esto requiere mucho tiempo, constancia y dedicación. No es
bueno tener prisa, buscar la difusión mayoritaria, ni dejarlo todo
en manos del supuesto impacto de un “viral”. El tiempo también es
imprescindible para relatar tu historia y captar la atención de las
diversas comunidades y la integración de sus historias personales
en el relato del evento. Aún así es importante considerar desde
el principio que según se vaya acercando el evento la atención
irá aumentando de una manera gradual y explotará durante la
celebración del mismo.
En esta tarea el uso de las tecnologías de la información
puede ser determinante. El secreto está en convertir un conjunto
desordenado de herramientas en una auténtica máquina de
acción, al servicio de nuestros objetivos. Las tecnologías de la
información están llamadas a convertirse en el eje de cualquier
campaña de comunicación y movilización social.
Definir imagen:
El diseño es un punto importante en la comunicación y
es clave transmitir con claridad lo que queremos. Estos son tres
puntos a tener en cuenta para lograrlo:
1 .DEFINIR NUESTRO PÚBLICO OBJETIVO
De esto depende mucho la efectividad de nuestra
comunicación. Si sabemos a quién comunicamos podremos
definir el lenguaje a utilizar en nuestro diseño, conocer qué gustos
y códigos manejan para llamar su atención, y cuál será el medio
y el canal que emplearemos para transmitirlo.
2. SIMPLIFICAR EL MENSAJE:
Muchas veces nos vemos tentados a incluir una gran
cantidad y variedad de textos e imágenes en nuestros diseños,
logramos saturarlos con información innecesaria, una neblina de
elementos que tapan nuestro mensaje principal. Decimos mucho
y comunicamos poco.Al depurar nuestro mensaje tendremos en
cuenta estos tres filtros:
*Relevancia: Debemos primero definir qué es lo
necesario y lo prescindible. Dejar en la pieza sólo la información
que ayude al receptor a entender y a memorizar el mensaje
principal. Si estamos hablando de familia ¿Es indispensable
incluir una foto de una familia? Claro que cada situación tendrá
su propia respuesta.
*Empatía: El cerebro, como mecanismo de defensa,
tiende a olvidar los recuerdos negativos. Por eso para conectar
con él deberemos priorizar las palabras e imágenes más positivas.
Sacar una sonrisa favorece la “recordabilidad” de nuestra pieza
de diseño.
*Jerarquía: Individualizar los elementos de la gráfica,
puntuándolos según su nivel de importancia dentro del mensaje
general. De esta forma será fácil definir qué tamaño y lugar tendrá
cada elemento en la pieza.
No siempre el título de una charla debe ir arriba y más grande,
así como el horario, la fecha y la ubicación de un evento tendrán
diferente jerarquía, según la importancia que tengan para el
receptor.
3. GANAR VISIBILIDAD
Imaginemos el momento en que el mensaje llega a las personas.
Hoy en día es difícil encontrar un medio que no esté saturado
de señales. Ya sea caminando en la calle, dentro de un edificio,
“scrolleando” en el inicio de Facebook, revisando los mensajes
de un grupo de Whatsapp o revisando los correos electrónicos; lo
más probable es que en sólo un rápido vistazo el receptor decida
si nuestra pieza comunicacional merece o no su atención.
Lema o slogan para tu evento ¿Cómo
elegir?
Los slogan nos ayudan a capturar los valores claves, decir
qué hay detrás de un evento, grupo, marca, etc.
¿Puede que no haya un slogan? Si, en algunos casos, por
el tamaño o la poca convocatoria, no es necesario que tenga uno.
Pero si es una campaña de comunicación que querés que tome
relevancia, te aconsejamos que no dejes de pensar en algún lema
que lo acompañe.
La disponibilidad de un eslogan facilita que el evento sea
más específico, ayuda a las personas a recordarlo cada vez que se
usa la frase y refuerza la identidad del evento, grupo, programa de
radio, etc. que estés promoviendo.
Algunos consejos sobre la elaboración de un lema:
•Brevedad + claridad: Hará que las personas mantengan
estas palabras en sus cabezas. Lo ideal es pensar en un eslogan
breve y pegadizo, compuesto de tres a cinco palabras que transmiten
la visión del evento.
•Estilística: Las personas memorizan rimas, repeticiones y
construcciones paralelas mucho más fácilmente que las expresiones
regulares.
•Mensaje: Para que sea memorable, debe crear un eslogan
que realmente le cuente a las personas algo sobre tu evento.
Cómo armar el equipo de trabajo:
Formar un buen equipo es probablemente la clave principal
del éxito de cualquier proyecto.
El equipo tiene que tener al menos un responsable clave,
con conocimiento profundo de la institución y la organización,
mentalidad estratégica y acceso a los responsables máximos. Junto
al responsable sería necesario cubrir distintas áreas (según el tamaño
del evento): edición multimedia, editores de contenido, relaciones
con la comunidad, análisis de datos y community managers que
gestionen los distintos canales.
La organización del equipo no es sólo una decisión inicial en
la que se establece una estructura sino que se articula a través de
procesos continuos en los que se va consolidando la organización
y el compromiso de los actores, a lo largo del tiempo. Las nuevas
dinámicas de red provocan que, sea de quién sea la iniciativa, los
grupos puedan desarrollarse en función de la actividad de sus
miembros, y no de los cargos que ostentan dentro de la organización.
De ahí que a la selección del equipo habrá que completarla con
las herramientas y las condiciones de trabajo necesarias, un plan
de formación, sus procedimientos de trabajo, un mecanismo claro
de comunicación interna y una distribución clara de las tareas de
cada uno, para lograr que se sientan parte del proyecto, sintiéndose
útiles.
#TIPS: Es preciso dar “tratamiento VIP” a los que se van
incorporando al equipo: sembrar sin ver frutos inmediatos, dar sin
esperar un retorno específico de la inversión en capital social, no
dejar de informarles, proporcionarles signos de identidad, ofrecer
un espacio exclusivo, celebrar los éxitos (por pequeños que sean),
o explicar los fracasos... son sólo algunas de las fórmulas para lograr
la imprescindible integración.
Cómo convocar
Para lograr una buena convocatoria es importante basarse
en tres puntos: atraer, conectar y vender. Para esto es necesario
organizar y planificar de qué manera llevaremos adelante esos
ítems.
Atraer: en un primer momento es importante atraer, es decir, a
partir de ciertos contenidos lograr que ese público objetivo se sienta
identificado con lo que transmitís. De esta manera, esa persona que
le atrajo algo de lo que compartiste, va a querer saber más y más de
tu proyecto.
#TIPS: intenta ponerte en el lugar de tu público y pensar por
qué esa persona debería ir a tu evento, grupo, seguir el programa
de radio, etc.
Conectar: para conectar es importante poder definir un
mensaje concreto a transmitir a tu público objetivo. Este mensaje es
importante poder transmitirlo en toda la parte visual de tu evento: el
texto, los colores, las imágenes, etc.
#TIPS: una manera de conectar es utilizar recursos que
“humanicen” tu evento a través de lo emocional, de experiencias
o sentimientos que tu público objetivo comparte con vos.
Vender: una vez atraído y conectado con el público ya podés
transmisitirle la información concreta como la fecha o lugar del
evento, el medio de transmisión de la radio, etc.
#Recuerda: es importante tener en cuenta que este proceso
de conectar-atraer-vender se repite constantemente, no es una
línea recta que tiene comienzo y fin, sino un círculo que está en
constante movimiento.
• DURANTE
Difundir y recordar los canales en los que se puede
seguir el acontecimiento
Seguramente, ya tendremos fidelizado al público que estuvo
pendiente de las publicaciones durante el “antes” pero siempre
es aconsejable repetir los medios de contacto, variedad de redes
sociales disponibles, whatsapp en caso de que puedan enviarse
mensajes, y todo lo que se crea acorde para tener interacción con
el público durante todo el evento.
Transmisión en vivo
Si vamos a transmitir nuestro evento en vivo, o una parte de
él, es importante poder avisarlo previamente, para que quienes no
pudieron participar estén atentos a prenderse a las redes y poder
verlo. Se pueden hacer varios avisos durante el día en cuestión
avisando cuánto tiempo resta para la transmisión en vivo.
Organizar cómo funcionará el equipo de trabajo
Dentro del equipo de comunicación habrá varias áreas y
funciones concretas asignadas a cada persona. Es por ello necesario
que haya reuniones periódicas para que exista un orden en lo que
se está realizando y comunicando, y para construir relaciones
sólidas de confianza que permitan la rápida solución de posibles
problemas que habrá durante el evento y requerirán de una gestión
rápida y eficaz.
Planificar minuciosamente la cobertura del evento:
-Definir la política de hashtags y etiquetas: Se tendrán
preparado los hashtags, arroba y nombre de las personas
principales que asistirán al evento de forma que se puedan
 mencionar en tiempo real. Se sabrá cuál va a ser el hashtag
con el que se comunicará desde los canales oficiales.
-Ajustar los tiempos y contenidos: La cobertura del
evento requerirá que tengamos el minuto a minuto de lo que
va a ir ocurriendo. Aunque sabemos que luego en los días
del evento puede haber variaciones y tendremos que estar
preparados.
-Ser precavidos: Toda la información que se pueda
preparar con antelación es fundamental tenerla, ya que
durante el encuentro no se dispondrá de tanto tiempo para
poder reaccionar. Se tiene que estar listo para poder resolver
cualquier cuestión en minutos.
-Cobertura externa: De haber algún medio de
comunicación y/o periodista cubriendo el evento, es bueno
hablar previamente para saber de qué modo va a trabajar, e ir
interactuando para trabajar en equipo.
Cobertura propia en tiempo real:
Las redes no son una tele para las personas, es necesario
ofrecer una visión más cercana y singular. Los medios sociales y la
organización clara de los equipos nos va a permitir que podamos
hacer una comunicación efectiva de todo lo que vaya a acontecer
durante el evento. De ahí la importancia de tener gente sobre el
terreno recogiendo contenido y otros aislados y con tranquilidad
absoluta para procesar esta información, editarla y publicarla (y
garantizar la comunicación entre ellos).
Todas las personas que van a cubrir tienen que tener
instrucciones claras de cómo se va a realizar, dejándoles también
cierta libertad en cómo cuenten las cosas, pero incidiendo siempre
en los mensajes de la organización.
Es importante que los responsables de comunicación
decidan el tono de la comunicación en redes, dependiendo del tipo
de evento. Si va a ser más institucional, o bien en redes puede tener
un tono conversacional diferente, acorde a quienes nos estemos
dirigiendo. La cobertura deberá tener un tono y un contenido capaz
de ir más allá de lo eclesiástico para que se pueda alcanzar un público
más amplio y no tan vertical, que pueda llegar a la comunidad por
diferentes motivos. Esto habrá que tenerlo en cuenta a la hora del
tipo de contenido que realicemos, para que también alcancemos a
ese público potencial de ser evangelizado y /o informado.
Hay que tener en cuenta que mucho contenido va a estar
en las redes oficiales, pero quizas otras instituciones o medios
quieran retransmitir, utilizando nuestro material. También que parte
de ese contenido se pueda compartir a través de otros canales de
comunicación más personalizados como Whatsapp o por Mail.
Número de publicaciones:
Durante los eventos masivos, la comunidad permite y
entiende que se puede publicar numerosas veces en los diferentes
canales. Muy distinto que en la etapa del “antes” en la que podíamos
publicar hasta un contenido por día. Es lógico que la intensidad
aumente en el evento y la comunidad lo entiende. Pero eso sí, que
el contenido sea interesante y diferente según la plataforma.
#Recuerda: Mejor calidad que cantidad, no publicar por
publicar. Siempre tiene que haber un objetivo en cada
publicación.
• DESPUÉS
Una vez que termino el evento, no hay que quedarse con un
“Listo, ya pasó todo”. Es importante que en esta etapa te pongas en
acción para poder compartir todos los contenidos que se generaron
durante el encuentro. Prestá atención a estos pasos:
Agradecer:
Generalmente, es algo que nos sale por naturaleza, porque
cuando nos sentimos felices y satisfechos de lo que hemos logrado,
queremos nombrar a cada persona y darle las gracias por su aporte.
Redes Sociales:
Habrá que armar un mini calendario para publicar, durante
algún tiempo, todos los contenidos que se generaron durante
el evento. Un buen recurso es utilizar un hashtag que identifique
e invitar a las personas que concurrieron a subir sus fotos del
encuentro con el mismo hashtag.
Video:
Si durante el evento se filmaron imágenes o tomaron fotos,
siempre es lindo armar un video resumen, no muy largo, de los
momentos vividos. Una linda canción de fondo, quizás alguna que
marcó el evento, va a ser el punto emotivo para que quienes fueron lo
recuerden con alegría, y quienes no pudieron estar, ansíen que haya
un próximo encuentro. ¡Suelen ser los contenidos más compartidos!
#TIPS: Habrá que tener en cuenta quizás baje la atención en
las redes y, probablemente cambie el público. Pero hay que
manejarse con un lenguaje igual de abierto que durante el
evento.
Escribir:
Escribir es un recurso que conmueve e invita a compartir.
Cuando son muchas las emociones que generó el evento, plasmarlas
en algunas líneas en forma de crónica periodística, es una buena
alternativa. Se puede relatar cronológicamente las actividades
que se hicieron quienes estuvieron presentes y algún otro dato de
color. Si se recolectaron testimonios durante el evento es importante
incluirlos para poder transmitir las impresiones de los participantes.
De considerarse oportuno, luego el material podrá enviarse a medios
nacionales que pueden publicar el artículo: Radio María, AICA, etc.
Transmitir resultados:
Terminado el evento es el momento de revisar lo realizado,
dejar constancia de lo sucedido y tratar de sacar experiencia para
el futuro. Si el evento se había realizado con un fin en particular:
juntar fondos para una obra de caridad, recolectar alimentos
no perecederos, o dinero para una misión, es importante que
comuniquemos a nuestro público los resultados alcanzados. Esto
dará un “voto de confianza” a quienes hayan participado del evento
y será un punto a favor para que puedan venir a una próxima edición.
Evaluación:
Unas semanas más tarde, cuando el evento ya se puede
mirar más “desde afuera”, es importante volver a juntar al equipo
de trabajo para que cada uno pueda expresar cómo se sintió
trabajando. Deberán revistar los objetivos comunicacionales que
se plantearon en la planificación del evento y poder evaluar cómo
salió todo. Es necesario revisar el evento en general y cada área en
particular, tomar nota y guardar el resultado de la evaluación. Las
conclusiones servirán para ponerlas sobre la mesa en el momento
de comenzar a organizar un próximo evento.
 Descargate acá un calendario Fuente del subsidio: Rafa Rubio (@rafarubio) y Carlos
Gutiérrez (@GutierrezCarlos).
orientativo para poder aplicar estos
pasos a tu evento. Explorá las hojas
para planificar el contenido de Redes
Sociales y organizar las tareas según las
especificaciones de tu evento.

http://bit.ly/2wqQXyO