Intr-un mail nou (asadar dupa ce ati apasat New Mail), selectati optiunea “Delay Delivery”.

In fereastra nou deschisa bifati “Do not deliver before...” si setati ora si data. Mailul nu
va pleca la destinatar decat in ziua si la ora setata. Puteti folosi si optiunile “Request read receipt” (pentru a primi confirmare de citire de la destinatar) si “Use voting buttons”
pentru a solicita o optiune din partea destinatarului.
Daca am transmis eronat un mail si dorim sa stergem mailul respectiv din Inbox-ul destinatarilor: deschidem mailul cu pricina si accesam Actions -> Recall This Message
In fereastra “Recall This Message” puteti bifa “Tell me if recall succeeds...” pentru a primi confirmare automata de la fiecare destinatat privind stergerea cu cucces a mailului.
Pentru a creea o regula de stergere automata, mutare automata sau redirectionarea automata a unui anumit tip de mail: click dreapta pe mailul respectiv -> Rules -> Create rule ...
In fereastra “Create rule” bifez ce conditie trebuie indeplinita (in exemplul nostru am bifat ca subiectul mailului sa fie “Distrugere stoc carduri prepaid”) si ce comanda trebuie
executata (in exemplul nostru am bifat sa fie mutat mailul in “Deleted Items”). Asadar toate mailurile cu un astfel de subiect vor fi trimise in “Deleted Items”. Putem selecta si alt
folder apasand butonul “Select Folder”. Apasand “Advanced Options” putem creea reguli mai complexe ca de exemplu redirectionarea tuturor mailurilor cu un anumit subiect
catre anumite persoane.
Pentru a marca un mail ca fiind de rezolvat pana la sfarsitul zilei, apasam o singura data pe steagul gri din dreapta mailului respectiv. Steagul va deveni rosu, iar maine atat
subiectul cat si destinatarul vor fi evidentiati cu rosu astfel icnat sa ne aminteasca faptul ca nu a fost rezolvat in timp util. Dupa rezolvarea mailului putem apasa din nou pe steag si
acesta se va transforma in urmatorul semn “”.
Daca dorim sa setam o alta data limita de rezolvare a mailului respectiv, apasam click dreapta pe stegulet si alegem o alta optiune ca de exemplu “next week” sau pur si simplu
alegem noi o data si o ora apasand “Custom...”
Cautare avansata apasand CTRL+SHIFT+F: se va deschide o fereastra dedicata unde putem edita, pe langa subiectul mailului cautat si expeditorul, destinatarul, data etc. Cautarea
se va efectua in aceasta fereastra in timp ce noi putem continua sa citim sau sa scriem mailuri. Rezultatele vor aparea in partea de jos a ferestrei unde le putem sorta dupa data,
subiect, expeditor etc.
Pentru a creea o arhiva de mail astfel incat sa nu mai fiti nevoiti sa stergeti emailuri de care e posibil sa aveti nevoie in viitor:

File - > Account settings

In fereastra “Account Settings” apasam “Data Files” si “Add...”. Cream asadar un nou fisier outlook pe care il denumim “Arhiva”, apoi “OK” si “Close”.

Schimbam
denimirea in
“Arhiva.pst”
In partea stanga, sub casuta de mail curenta, va aparea o a doua casuta de mail denumita “Arhiva”. Click dreapta pe arhiva si “New folder” pentru a creea folderul “Inbox”. Idem
pentru folderul “Sent”. Acum putem sa tragem cu “Drag&Drop” mailurile vechi din Inbox –ul curent in Inbox-ul din Arhiva decongestionand astfel mailul curent. Idem pentru “Sent
Items”. Spatiul in arhiva nu este limitat decat de capacitatea Hard disk-ului de pe PC/laptop, iar mailul curent se va pastra light, curat si rapid. Pe de alta parte, oricand veti avea
nevoie de un mail mai vechi il gasiti in arhiva. Este de recomandat sa aveti cate o arhiva pentru fiecare an trecut (ex Arhiva 2017, Arhiva 2018 etc) astfel incat nici arhivele sa nu fie
prea incarcate.
In final va arata asa:
In ceea ce priveste mailul pe telefonul mobil personal, se poate acorda acces printr-un incindet postat in aria de mai jos. Solicitati acces la email pe telefonul personal, veti primi un
formular de completat si un set de instructiuni pe care le urmati in meniul smartphone-ului vostru.