Codul PS-01 PROCEDURA GENERALĂ

Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

PROCEDURA GENERALĂ

“CONTROLUL
“CONTROLUL DOCUMENTELOR”

Procedura generala PS-01: CONTROLUL DOCUMENTELOR

corespunde clauzei 4.2.3 din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de
referinţă pentru implementarea sistemului de management al calităţii
în cadrul Primăriei municipiului SATU MARE

Nr. exemplar: _____

Copie controlată □ Copie necontrolată □

Elaborat Avizat Aprobat

R.M.C.: Viceprimari: PRIMAR,

Natalia Covaci, Marcela Papici, Dr. Coica Costel Dorel

Dr. Radu Roca

Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ si este proprietatea PRIMARIEI SATU MARE
Este interzisǎ multiplicarea şi transmiterea documentului fǎrǎ acordul elaboratorului, copiile fiind controlate şi numerotate.

Pagina 1 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

CUPRINS

1 SCOP .......................................................................................................................................... Pag. 3

2 DOMENIU DE APLICARE ..................................................................................................... Pag. 3
3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ........................................................................................... Pag. 3
4 TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI ...................................................................................... Pag. 3
4.1 Terminologie ..................................................................................................................... Pag. 3
4.2 Abrevieri ........................................................................................................................... Pag. 4
5 DESCRIEREA PROCESULUI ................................................................................................ Pag. 4
5.1 Cerinţe generale ............................................................................................................... Pag. 4
5.2 Documente interne ........................................................................................................... Pag. 4
5.2.1 Manualul calitǎţii .......................................................................................... Pag. 4
5.2.2 Politica şi obiectivele referitoare la calitate.................................................. Pag. 4
5.2.3 Proceduri......................................................................................................... Pag. 4
5.2.4 Instrucţiuni de lucru...................................................................................... Pag. 5
5.2.5 Formulare........................................................................................................ Pag. 5
5.2.6 Alte documente interne.................................................................................. Pag. 5
5.2.7 Documente interne gestionate pe suport informatic................................... Pag. 6
5.2.8 Identificarea documentelor........................................................................... Pag. 6
5.2.9 Difuzarea si evidenta documentelor SMC .................................................. Pag. 6
5.2.10 Modificarea (actualizarea) documentelor interne...................................... Pag. 7
5.3 Documente externe.......................................................................................................... Pag. 7
5.3.1 Documente de provenienţǎ externǎ............................................................... Pag. 7
5.3.2 Primirea, înregistrarea şi difuzarea documentelor externe........................ Pag. 8
5.4 Monitorizarea procesului.............................................................................................. Pag. 9
6 RESPONSABILITĂŢI ............................................................................................................ Pag. 8
7 ÎNREGISTRĂRI ...................................................................................................................... Pag. 10
8 ANEXE …………………………………………………………………………...................... Pag. 10

Pagina 2 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

1. SCOP
Prezenta procedură stabileşte cerinţele referitoare la menţinerea sub control a tuturor documentelor care
sunt în legatură cu SMC, responsabilităţile funcţiilor care elaborează, verifică, după caz, aprobă,
actualizează şi gestioneazǎ documente interne, respectiv, primesc, înregistrează, difuzează şi gestionează
documentele externe.
2. DOMENIU DE APLICARE
Prevederile prezentei proceduri se aplică tuturor functiilor existente în cadrul Primăriei SATU MARE,
precum si documentelor elaborate intern şi documentelor de provenienta externa, necesare pentru
operarea şi controlul eficace al sistemului de management al calităţii.
3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
SR EN ISO 9000:2006 – Principii fundamentale şi vocabular.
SR EN ISO 9001: 2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.
SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al calităţii
MSMC-01 – Manualul SMC
4. TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI
4.1. Terminologie
Document Informaţie împreunǎ cu mediul său suport.
Informaţia poate fi prezentată sub formă scrisă şi/sau pe suport informatic
care descrie activităţi, procese, cerinţe şi responsabilităţi.

Documente interne Documente elaborate în cadrul Primăriei municipiului SATU MARE

Exemple: documente SMC, documente tehnice, documente organizatorice.

Documente externe
Documente primite de către Primăria municipiului SATU MARE de la alte
organizaţii cu care colaborează (furnizori de produse şi/sau servicii, foruri
legislative, organizaţii tutelare etc.).
Exemple: documente legislative, documente tehnice, standarde şi alte
documente necesare funcţionării organizaţiei.

Specificaţie Document care stabileşte cerinţe.

Exemple: dispoziţii, hotărâri de consiliu local, caiete de sarcini, specificaţii
tehnice de execuţie etc.

Documente de referinţǎ Documente ale căror cerinţe sunt respectate la elaborarea unei proceduri,
precum şi cele la care face referire conţinutul acesteia.

Avizare Acceptarea unui document de către o entitate organizatorică sau o persoană,

care condiţionează circulaţia ulterioară a sa, fără ca prin aceasta documentul
să capete un caracter executoriu.

Aprobare Acceptarea unui document de către o entitate organizatorică sau o persoană,

prin care documentul capătă un caracter executoriu.

Utilizator Functie sau persoana care a primit un document inclus in SMC care are
obligatia de a-l gestiona pe toata perioada valabilitatii lui, de a respecta si
aplica prevederile acestuia si de a-l preda (sau distruge - dupa cum este
aplicabil) la sfarsitul perioadei de valabilitate.

Pagina 3 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

Modificare Actualizarea unui document astfel încât acesta să fie în conformitate cu

structura organizatorică a societăţii, modul real de desfăşurare a activităţilor şi
cu datele de ieşire ale analizelor şi verificărilor efectuate.

4.2. Abrevieri
SMC Sistem de management al calitǎţii
RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calităţii
ROF Regulament de organizare şi funcţionare
FP Fişa postului
RA Responsabilul de activitate (ex. directori, şefi servicii/birouri/compartimente, angajaţi)

5. DESCRIEREA PROCESULUI
5.1. Cerinţe generale
Pentru funcţionarea eficace a SMC din Primăria municipiului SATU MARE, menţinerea sub control a
documentelor este necesarǎ pentru a asigura cǎ:
− documentele sunt aprobate înainte de emitere, din punct de vedere al adecvǎrii lor;
− documentele sunt analizate, actualizate atunci când este necesar şi reaprobate;
− modificǎrile şi stadiul reviziilor curente a documentelor sunt identificate;
− utilizatorii se gǎsesc în posesia tuturor documentelor necesare, aflate la ediţia în vigoare;
− documentele sunt pǎstrate astfel încât sǎ rǎmânǎ lizibile şi identificabile cu uşurinţǎ;
− documentele de provenienţǎ externǎ sunt identificate şi difuzarea lor este controlatǎ;
− documentele perimate sunt identificate adecvat pentru a evita utilizarea neintenţionatǎ a lor.
5.2. Documente interne
5.2.1. Manualul calităţii
Manualul calităţii este documentul care descrie sistemul de management al calităţii implementat în
cadrul organizaţiei, elaborat în conformitate cu SR EN ISO 9001:2001, de către RMC, verificat şi avizat
de cǎtre viceprimari şi aprobat de către primar.
Manualul calităţii conţine următoarele capitole:
1. Politica şi obiectivele referitoare la calitate,
2. Prezentarea institutiei,
3. Termeni şi definiţii,
4. Sistemul de management al calităţii,
5. Responsabilitatea managementului,
6. Managementul resurselor,
7. Realizarea serviciilor,
8. Măsurare, analiză şi îmbunătăţire.
5.2.2. Politica şi obiectivele referitoare la calitate
Politica şi obiectivele generale referitoare la calitate se stabilesc de managementul de la cel mai înal
nivel, fiind aprobate de primar.
5.2.3. Proceduri
Procedurile sunt elaborate în conformitate cu cerinţele SR EN ISO 9001 : 2008, cu reglementările
aplicabile, cu modul de desfăşurare şi responsabilităţile funcţiilor implicate în realizarea procesului
respectiv, după cum urmează:

Pagina 4 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

Procedurile sunt elaborate de RMC, avizate, dupa caz, de viceprimari, directori si/sau şefi departamente
si sunt aprobate de către primar.
Procedurile conţin următoarele capitole:
1. Scop,
2. Domeniul de aplicare,
3. Terminologie şi abrevieri,
4. Documente de referinţǎ,
5. Descrierea procesului,
6. Responsabilităţi,
7. Înregistrări,
8. Anexe. (acestea conţin modele pentru formularele/registrele utilizate la menţinerea înregistrărilor
stabilite.)
Procedurile sunt codificate dupa cum urmeaza:
− proceduri de sistem (care reglementeaza sistemul in ansamblu, iar aplicarea lor este obligatorie
pentru toate procesele din cadrul SMC) – cod PS
− proceduri operationale (care reglementeaza anumite procese din cadrul sistemului, ele putand fi
neaplicabile in cadrul unor procese din cadrul SMC) – cod PO
5.2.4. Instrucţiuni de lucru
Instrucţiunile de lucru reglementează modul de realizare al unei activitǎţi dintr-un proces al SMC si sunt
realizate in conformitate cu cerintele interne ale institutiei si prevederile legale.
Instrucţiunile de lucru sunt elaborate de către seful de serviciu/birou/compartiment a cărui activitate este
reglementată prin acestea, sunt avizate de către RMC (in vederea stabilirii conformitatii cu prevederile
SR EN ISO 9001:2008) şi sunt aprobate de către primar.
Instructiunile de lucru sunt centralizate in ROI-01 (Regulamentul de ordine interioara) si respectarea
prevederilor acestora este o cerinta obligatorie pentru toti angajatii institutiei.

5.2.5. Formulare
Formularele utilizate pentru înregistrǎri sunt introduse prin proceduri şi instrucţiuni care descriu
activitatea la care se referǎ, ele fiind anexate la documentul care le introduce.
Codificarea formularelor – codul procedurii/instructiunii urmat de o litera F (formular) si un numǎr de
ordine atribuit cronologic elaborarii documentului.
Exemplu: PS-01 / F1 – Lista de difuzare
5.2.6. Alte documente interne
În cazul în care apare necesitatea elaborării altor tipuri de documente interne, decât cele reglementate
prin proceduri si/sau RI (de exemplu: rapoarte, situaţii statistice etc.) referitoare la activitǎţile şi
procesele desfǎşurate în Primăria municipiului SATU MARE, incluse în SMC, RA desemnează
funcţiile/persoanele care au responsabilitatea elaborării, verificării după caz, modificării, difuzării şi
gestionării acestora. La elaborarea, aprobarea, avizarea după caz, modificarea şi difuzarea acestor
documente, persoanele desemnate, respectă cerinţele reglementate prin prezenta procedură.
Organigrama, ROF, RI, proiectele de HCL sunt elaborate în forma de proiect de către RA (şefi de
departamente, directori), avizate de către primar şi aprobate de către consiliul local.
Fişele posturilor sunt elaborate de responsabilii de activitate şi aprobate de directorul de departament.
Biroul resurse umane este responsabil de gestionarea exemplarelor originale din Organigramă, R.O.F.,
decizii, fişa postului.

Pagina 5 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

Perioada de păstrare a documentelor interne elaborate se stabileşte de elaboratorul documentului, în

conformitate cu prevederile legale în vigoare şi dupǎ cum este aplicabil.
Documentele interne constituie „Secrete de serviciu”, drept pentru care acestea nu vor fi înstrăinate,
decat de acele functii/persoane care au fost responsabilizate in acest sens.
5.2.7. Documentele interne gestionate pe suport informatic
Documentele interne sunt gestionate pe suport informatic conform programului informatic de gestiune a
documentelor: PIRS-EPRIM.
Salvarea documentelor interne gestionate pe suport electronic pe dischete sau CD-uri se va face doar de
către responsabilii IT cu atribuţii în acest sens.
5.2.8. Identificarea documentelor
Documentele interne, existente in cadrul SMC al Primăriei municipiului SATU MARE au urmǎtoarele
date de identificare:
− antet cu numele organizaţiei şi/sau departamentului care le emite;
− numele/titlul documentului;
− cod, ediţie;
− numărul paginii/numărul total de pagini;
− data reviziei documentului;
− funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor care le elaborează, le avizeaza şi le aprobă;
− caracterul documentului (copiile documentelor pentru care este prevăzut controlul modificărilor sunt
identificate de către persoana care efectuează difuzarea prin marcarea căsuţei ’’Copie controlatǎ”.
Pentru documentele cu caracter informativ (pentru care nu este prevăzut controlul modificărilor),
persoana care le difuzează, va evidenţia acest fapt prin marcarea căsuţei ’’Copie necontrolatǎ”.)
− numele fisierului si calea de acces catre acesta

5.2.9. Difuzarea şi evidenţa documentelor SMC

a) Difuzarea documentelor SMC (manualul calitǎţii, proceduri, etc.), după aprobarea acestora, se face
de cǎtre RMC, dupa cum urmeaza:
documentele SMC pe suport de hartie vor fi:
- copiate
- se va bifa casuta „Copie controlatǎ” (pentru documentele la care a fost prevazut controlul
modificarilor).
- numarul exemplarului copiat va fi evidentiat in rubrica „ Nr exemplar”
- copia controlata se va difuza pe bazǎ de Listǎ de difuzare, formular PS-01/F1. Prin semnarea
de primire, utilizatorul documentului isi asuma responsabilitatea gestionarii documentului
primit conform prevederilor proceduri.
- copiile pentru care nu a fost prevazut controlul modificarilor (documente cu caracter
informativ) vor avea marcata casuta „Copie necontrolata” si se vor difuza fara a fi obligatorie
completarea Listei de difuzare.
documentele SMC pe suport informatic vor fi:
- salvate de catre reprezentantii IT in reteaua interna a institutiei intr-un format care nu poate fi
modificat (PDF, TIF, etc)
- trimise tuturor utilizatorilor care au acces la reteaua interna. Totodata utilizatorii vor fi
informati prin nota interna asupra obligativitatii respectarii prevederilor documentului.
b) Evidenta documentelor SMC se realizeaza dupa cum urmeaza:
- RMC pastreaza evidenta tuturor documentelor SMC prin menţinerea la zi şi actualizeazarea Listei de
evidenţă a documentelor în vigoare, formular PS-01/F2.

Pagina 6 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

- RMC pastreaza evidenta si controlul tuturor copiilor controlate a documentelor difuzate prin
mentinerea tuturor Listelor de difuzare.

c) Gestionarea documentelor SMC:

- RMC gestionează exemplarele originale ale manualului calităţii şi ale procedurilor precum o copie
controlata dupa toate IL incluse in SMC din cadrul primariei SATU MARE.
- Exemplarele originale perimate ale manualului calităţii şi ale procedurilor sunt pǎstrate de catre
RMC pe o perioadă de min. 3 ani, după care sunt predate la arhivă.
- Exemplarele originale perimate ale IL se vor preda la RMC, care le va pastra pe o perioadă de min. 3
ani, după care le va preda la arhivă.
- Utilizatorii au obligatia de a gestiona copiile controlate ale documentelor SMC primite, din
momentul primirii si pana la retragerea acestora. Difuzarea copiilor controlate intre utilizatori se va
face doar in conditii prevazute la cap 5.2.9.a.

5.2.10. Modificarea (actualizarea) documentelor interne:

Modificarea/actualizarea documentelor interne este efectuatǎ de elaboratorul documentului şi presupune
parcurgerea urmǎtoarelor etape principale:
− stabilirea necesităţii modificării;
− efectuarea modificării propriu-zise;
− actualizarea datelor de intrare în vigoare (data, numǎrul reviziei creşte cu o unitate);
− verificarea, avizarea şi aprobarea documentului de cǎtre aceleaşi funcţii care au verificat, avizat,
aprobat iniţial documentul.
Difuzarea documentului modificat (actualizat) se face conform cap. 5.2.9.a, în acelaşi timp cu retragerea
documentului perimat. Responsabilitatea distrugerii documentului perimat este a RMC (prin distrugerea
tuturor copiilor perimate).
Evidenţa modificǎrilor efectuate pe un document este menţinuta de elaboratorul documentului în Lista
de evidenţă a modificǎrilor, formular PS-01 / F3. Lista de evidenţă a modificǎrilor se pǎstreazǎ alǎturi
de originalul documentului.
Functia/persoana care gestionează originalele perimate ale documentelor interne, pe suport de hartie, le
marchează cu inscripţia “PERIMAT”, le păstrează pe perioada stabilită, după care stabileşte necesitatea
păstrării în continuare, a predării la arhivă sau a eliminării prin distrugerea acestora.
Schema detaliată a modificării/actualizării documentelor este prezentată în anexa 6 la prezenta procedură
5.3. Documente externe
5.3.1. Documentele de provenienţă externă
Corespondenţă (de exemplu: adrese, notificări, informări cu caracter de obligativitate, contracte,
comenzi, oferte, reclamaţii primite de la cetăţeni / colaboratori / alte organizaţii;
Autorizaţii şi avize necesare funcţionării şi desfăşurării activităţilor specifice organizaţiei;
Documentele normative, reglementari, literatura de specialitate:
- Actele normative (legislaţie, reglementări, HCL, etc.)
- Formulare si registre cu regim special
- Standarde şi alte prevederi legale aplicabile
- Documentaţia tehnică si licente pentru echipamente de calcul şi soft
- Documentatie de executie a lucrarilor (proiecte, caiete de sarcini, studii de specialitate)
- Manuale de specialitate, suporturi de curs, etc.

Pagina 7 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

- Alte documente de provenienta externa necesare realizarii proceselor din cadrul SMC al
primariei municipiului Satu Mare

5.3.2. Primirea, înregistrarea difuzarea şi gestionarea documentelor externe

Corespondenta:
Documentele externe primite prin poştă, curierat sau personal de la expeditorul documentului, sunt
primite de către registratura generala a institutiei care:
- le înregistrează în programul PIRS-EPRIM
- stabileşte destinatarii, conform numerelor de inregistrare atribuite
- le difuzează la destinatari, in termen de max. 12 ore.
Documentarea difuzării este realizată prin data şi semnătura de primire a destinatarului în Registrul de
intrare-ieşire.
In cadrul fiecarui departament documentele externe primite de la registratura, cat si documentele externe
primite direct prin fax, telex sau alte mijloace, sunt inregistrate in Registrul de intrare-iesire propriu,
dupa care sunt analizate de seful de departament si repartizate catre RA in vederea solutionarii acestora.
Persoanele care primesc documente prin e-mail stabilesc necesitatea listării acestora şi a informării altor
funcţii procedând în conformitate cu cele prezentate mai sus, a păstrării (bază de date) sau arhivării
acestora.
Persoanele responsabile cu primirea şi gestionarea documentelor externe din cadrul departamentelor
organizaţiei au responsabilitatea de a păstra originalele/copiile primite şi de a verifica valabilitatea
acestora.
Persoanele care gestionează documente externe:
− stabilesc necesitatea înştiinţării altor funcţii din cadrul organizaţiei despre conţintul acestora;
− difuzează copiile/originale funcţiilor interesate, care datează şi semnează de primire in Registrul de
intrare-iesire propriu sau în Lista de difuzare, formular PS-01 / F1.
− stabilesc necesitatea şi instruiesc, sau asigură instruirea funcţiilor interesate referitor la continutul
documentelor, atunci când este aplicabil, conform procedurii Instruire, conştientizare, competenţǎ,
cod PO-01.
Cu excepţia prevederilor legale şi a standardelor externe, persoanele responsabile cu primirea şi
gestionarea documentelor externe ţin evidenţa acestora în opisul dosarelor/bibliorafturilor în care acestea
sunt păstrate.
În cazul în care documentele externe determină modificări ale documentelor sistemului de management
al calităţii, RMC stabileşte necesitatea şi asigură efectuarea modificărilor necesare şi a instruirii
personalului implicat în legătură cu aceste modificări.
Corespondenţa externă este păstrată de către persoanele care o gestionează, timp de cel puţin 1 an după
încheierea perioadei de valabilitate a acesteia, dupa care se preda la arhiva (daca nu sunt alte prevederi
legale aplicabile)
Copiile documentelor externe difuzate în cadrul organizaţiei se supun aceloraşi reguli de păstrare,
marcare la expirarea valabilităţii acestora şi de păstrare sau eliminare prin distrugere, ca în cazul
originalelor acestora.
Documente normative si prevederi legale:

Pagina 8 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

Prevederile legale sunt multiplicate şi difuzate către toate direcţiile/departamentele interesate de către
compartimentul Juridic-contencios pe baza Listei de difuzare, cod PS-01 / F1.
Utilizatorii au obligatia înregistrarii acestora în Registrele de intrări-ieşiri proprii si, dupa caz, in Lista
documentelor, cod PS-01/F2. Pastrarea si gestionarea acestor documente se realizeaza de catre RA la
care au fost repartizate.
Baza de date legislativă se gaseşte şi pe suport electronic (program Legis), actualizarea acesteia facându-
se conform contract. Responsabil de gestionarea bazei de date pe suport electronic este şeful Biroului
informatica si gestiune retea.
Standardele si normativele aplicabile sunt ţinute în evidenţă prin înregistrarea acestora în lista
documentelor, cod PS-01/F2 si, dupa caz, in Registrele de intrări-ieşiri proprii de către funcţiile care le
gestionează, după cum urmează:
− standardele referitoare la sistemul de management al calităţii, sunt gestionate de către RMC;
− celelalte standarde cu caracter tehnic, sunt gestionate de RA implicaţi.
Autorizatii si licente
Primarul si viceprimarii au responsabilitatea obtinerii si gestionarii tuturor autorizatiilor necesare
functionarii institutiei în conformitate cu legislaţia în vigoare.
Şeful biroului strategii de informatizare este responsabil cu obţinerea, gestionarea şi actualizarea
licenţelor pentru programele de calculator.
5.4. Monitorizarea procesului
Monitorizarea procesului se realizează prin audituri interne, conform procedurii generale „Audit intern”,
cod PS-03.
Date rezultate referitoare la controlul documentelor sunt analizate, eventual prelucrate statistic şi
prezentate în analiza efectuatǎ de management conform procedurii operationale „Analiza efectuatǎ de
management”, cod PO-02.
6. RESPONSABILITĂŢI
6.1. Primarul
− aprobǎ politica şi obiectivele generale ale calitǎţii
− aprobǎ documentele SMC: MSMC, procedurile SMC,
− avizează documentele organizatorice (organigrama, statul de funcţii, regulamentul de organizare şi
funcţionare, etc.) şi le supune aprobării consiliului local
6.2. RMC
− elaboreazǎ, codificǎ, modificǎ şi difuzeazǎ documentele SMC (MSMC; proceduri), precum şi
formularele aferente acestora;
− codifică si avizeazǎ IL întocmite de responsabilii de activitate;
− gestionează originalele documentelor SMC, fiind responsabil de păstrarea documentelor pe perioada
stabilită.
6.3. Directorii de direcţie
− aprobă IL care reglementează procesele din subordine;
− răspund de traducerea şi difuzarea documentelor externe scrise într-o limbă străină către toţi RA
implicaţi.
6.4. Şefii de servicii / birouri / compartimente
− aprobă IL care reglementează procesele de care este responsabil, in limitele de competenta atribuite;
− răspund de gestionarea documentelor interne (decizii, note interne etc.) şi / sau externe provenite din
relaţia cu cetăţenii / colaboratorii / alte organizaţii interesate (ex. organisme de control);

Pagina 9 / 10
Codul PS-01 PROCEDURA GENERALA
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 CONTROLUL DOCUMENTELOR

− răspund de obţinerea şi gestionarea avizelor şi autorizaţiilor necesare funcţionării organizaţiei, pentru

domeniul în care îşi desfăşoară activitatea.
6.5. Responsabilii de activitate
− elaborează IL specifice activităţilor de care sunt responsabili, înaintându-le spre verificare RMC;
− întocmesc / avizează documente interne, în limitele de competenţă atribuite (ex: note interne, FP
etc.);
− gestionează documentele interne sau externe emise sau care le-au fost repartizate, fiind responsabili
de:
− aducerea la îndeplinire a cerinţelor acestora
− arhivarea şi păstrarea acestora conform prevederilor prezentei proceduri
− marcarea documentelor originale perimate şi distrugerea copiilor documentelor nevalabile
6.6. CRC
− răspunde de primirea şi difuzarea documentelor de provenienţă externă primite (altele decât cele
primite prin mail) către funcţiile / departamentele cărora le sunt adresate acestea
6.7. Utilizatori documente
− răspund de respectarea şi/sau aducerea la îndeplinire a prevederilor documentelor care le-au fost
repartizate;
− păstrează / arhivează / distrug documente în condiţiile specificate în prezenta procedura.

7. ÎNREGISTRĂRI

Nr. Gestionare
anexǎ Înregistrare Cod Funcţia Perioada Mod de Observaţie
de păstrare păstrare
RMC
Lista de Persoane care 3 ani Formular
1. PS-01/F1 Îndosariat
difuzare difuzează intern
documente
Lista de evidenţă RMC Formular
2. PS-01 / F2 Min. 3 ani Îndosariat
a documentelor RA intern
Îndosariat alǎturi
Lista de evidenţa RMC Formular
3. PS-01 / F3 3 ani de originalul
a modificǎrilor RA intern
doc.
1 an dupǎ
Registru de Registratura
– - completarea –
intrare - ieşire RA
paginilor

8. ANEXE

Formularele utilizate pentru înregistrări reprezintă anexe la prezenta procedura.

Pagina 10 / 10
 LISTA DE DIFUZARE A DOCUMENTELOR

Ex. nr. Ed. Rev. Primit Retras

Nume / compartiment Semnătura Data Nume Semnătura Data

Ps -01/F1, Ed:2, rev 0 din 01.12.2013 pagina

 LISTA DOCUMENTELOR IN VIGOARE

NR. Serviciu/ Cod procedură

CRT. Cod Direcţie Cod
Birou
1

Ps-01/F2, Ed2, rev0din 01.12.2013 Pagina 1 [ 1 ]