PROCESO ADMINISTRATIVO

LICETH PAOLA GUTIERREZ PITRE

RUBY VALENTINA RIVERA

LLYSSE JHOANA ASPRILLA JORDAN

NORTON SABAGH

ANA MIRLETH NAVARRO

TUTOR: NIDIA CAROLINA NARANJO

Grupo: 151004_20

ADMINISTRACIÓN EN SALUD

UNAD/ECISA

2019
 INTRODUCCION

Ente trabajo se Describe el proceso administrativo en diferentes contextos y de una

manera particular debemos enfocarlo a la administración en salud. Con el fin de establecer

las cuatro etapas del proceso administrativo la planeación, organización, dirección y el

control aplicados en un caso del servicio de salud especifico, el cual fue realizado según los

conocimientos adquiridos durante nuestro proceso de aprendizaje.

 PROCESO ADMINISTRATIVO

PANEACION

1. MISIÓN

Somos una organización privada del sector Salud dedicada a la prestación de servicios

médicos y hospitalarios para contribuir al bienestar de los individuos y de las comunidades

de la Región Caribe Colombiana.

2. VISIÓN

En el 2021 seremos una institución hospitalaria líder en el Departamento del cesar,

gracias a la calidad de su equipo humano y técnico. Reconocida nacionalmente por sus

altos niveles de calidad, excelencia en el servicio, seguridad clínica y por el desarrollo de su

equipo de trabajo, garantizando la utilidad a sus clientes y usuarios.

3. POLÍTICA DE CALIDAD

Prestar servicios integrales de salud en forma eficiente, confiable, segura y rentable, en

búsqueda del mejoramiento continuo, a través de un equipo humano ético y competente,

capaz de brindar una atención amable, eficaz y oportuna, ofreciendo al usuario y su familia

información suficiente y permanente que les genere confianza en nuestros servicios,

disponiendo además de infraestructura y tecnología adecuadas para ser competitivos.

 4. VALORES INSTITUCIONALES

4.1 VALORES

Tenemos 5 pilares éticos

1. Respeto por la vida.

2. Responsabilidad.

3. Disciplina

4. Honestidad

5. Oportunidad en el servicio

4.2 METAS

1. Mejorar la seguridad del paciente.

2. Mejorar la seguridad de los medicamentos.

3. Garantizar la prestación de todos los servicios, en el lugar que corresponde y cuando

corresponde.

4. Reducir todo tipo de riesgo asociados a la atención en salud.

5. Reducir los riesgos de responsabilidad civil en las áreas de atención en salud.

4.3 ÁREAS CLAVES

1. Áreas centradas en el ser humano.

2. Áreas de conocimiento e investigación.

3. Tecnología.

4. Integración

5. Calidad, excelencia y seguridad.

 5. POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE

Dado que la seguridad en la atención en salud se concibe como un elemento estratégico,

dicha atención está centrada en el usuario mediante procesos cada vez más seguro.

La seguridad del paciente implica diseñar e implementar de maneras contantes barreras

que permitan ser cada día más seguros nuestros procesos. Por esta razón la Clínica Buenos

Aires S.A.S., ha diseñado como política de seguridad del paciente la siguiente directiva:

“Brindar a nuestros usuarios una atención segura, identificando posibles riesgos e

implementando estrategias que permitan minimizarlos y controlar el impacto en el paciente,

familiares y equipo de salud”.

El despliegue de la política implica involucrar al paciente y su familia en el

conocimiento de los factores que pueden incidir en mejorar la seguridad de los procesos de

atención a los que son sujetos, por lo que adoptar las recomendaciones técnicas dadas por

las “Guía de Buenas prácticas de seguridad del paciente” del Ministerio de la Protección

Social.

La Clínica Buenos Aires S.A.S., ha establecido que los dos pilares fundamentales para

lograr la satisfacción de sus clientes durante el modelo de atención y estos son: La Calidad

en el Servicio y Calidad en la Gestión,

 ORGANIZACIÓN

El Sistema de Información y Atención al Usuario

El (SIAU) es una es diseñada por el Ministerio de la Protección Social, para fortalecer

la calidad de los servicios se salud, la cual tiene como punto de partida el mejoramiento de

la atención a través de la información que proporcionan los usuarios en rondas diarias y se

recreacional las peticiones, quejas , reclamos, demandas, sugerencias y felicitaciones sobre

los servicios prestados en esta clínica, es la encargada de comprender la información y

comprender los procesos humanos para alcanzar la organización la cual está sujeta a se

transformase en una base muy importante para la organización para permite el crecimiento

del conocimiento la acciones de mejora de la calidad de la atención en salud .

Administración del recurso humano: Para el correcto cumplimiento del proceso

administrativo, se crea un organigrama y un cronograma de actividades para una correcta

realización y ejecución de los procesos según las directrices institucionales.

 Organigrama

TABLA 1 ORGANIGRAMA

GERENCIA AREAS ADMINISTRATIVAS

DIRECCIÓN FINACIERA ARÉA ASISTENCIAL

ASESORÍA JURIDICA DIRECCION GENERAL

ASESORÍA CONTROL DE SALUD TALENTO HUMANO

TECNICA GESTIÓN LABORAL

SUBDIRECCIÓN COORDINACIÓN GESTIÓN AMBIENTAL Y SERVCIOS COORDINACIÓN DE

DIRECCION CIENTIFICA DEPARTAMENTO DE SITEMAS
ADMINISTRATIVA GENERALES MANTENIMIENTO ENFERMERIA

COORDINACIÓN DE COORDINACIÓN AUDITORIA

LABORATORIOCLINICO COORDINACIÓN DE FARMACIA MDEDICA

ESPECIALISTAS AUTRIZACIONES AUXILIARES DE RESIDUOS AUXILIAR DE ENFERMERA CONTROL DE GESTIÓN DEL SISTEMA
BACTERIOLOGOS REGENTE DE FARMACIA

TOMA DE MUESTRA AUXILIAR DE FARMACIA CAMILLEROS FACTURACION AUXILIARES DE SERVICIOS GENERALES TERAPISTAS INGENIERO DE SISTEMA

HEMOCENTRO ADMINIONES AUXILIARES DE MANTENIMIENTO FISIOTERAPIA AUXILIAR DE SITEMAS

RADICACION Y ENVIO AUXILIARES DE LAVANDERÍA

CARTERA

AUTRIZACIONES
 DIRECCIÓN

PROCESO DE FACTURACION Y AUDITORIA.

Objetivo General: del proceso de facturación y auditoria. La gerencia de la CLINICA

BUENOS AIRES Tiene una serie de metas trazadas para conseguir el crecimiento y

mejoramiento de la calidad de la facturación y auditoria de la institución la cual nos llevara

a alcanzar una estabilidad financiera la cual se dará logrando cada uno de los objetivos

específicos propuestos.

Objetivos específicos de la dirección:

Lograr una facturación limpia libre de glosas sin justificación clara.

Parametrizar las tarifas en su totalidad contratadas con los EPS a las cuales se les realiza la

prestación de los servicios de salud y así disminuir las glosas generadas por estos motivos e

identificar las tarifas que venían con valores menores a los contratados para generar una

mayor efectividad y veracidad en la facturación.

Realizar cargos diarios y facturación diaria de la facturación de los servicios prestados para

una facturación oportuna la cual nos llevara a detectar anomalías en los servicios prestados

y así subsanarlos oportunamente.

Auditoria diaria de las historias clínicas parte técnica y asistencial pre y pos facturación

para disminuir las glosa presentadas por las EPS.

Contestación y conciliación de glosas oportunas para que esto genere la recuperación

oportuna de la cartera y acortar los tiempos de pago

 CONTROL

PROCESO DE FACTURACION Y AUDITORIA

1. Objetivo

Definir el proceso de Facturación en la prestación de servicios del paciente de la

CLÍNICA BUENOS AIRES S.A.S hasta el momento en que se hace efectivo el cobro de

estos servicios a aseguradoras o entes particulares, privados o del estado, referente a lo

contractualmente establecido; identificando un responsable único del seguimiento,

intervención, cumplimiento de indicadores y planes de mejora del proceso; con una

comunicación efectiva.

2. Justificación

El presente documento está inscrito en el marco legal vigente que rige las políticas de

calidad y seguridad de nuestros pacientes, las reformas del sistema de seguridad social y de

otras disposiciones; interviniendo de manera proactiva en la identificación, reporte,

seguimiento y planes de mejora frente al aseguramiento del cobro de los servicios de salud

prestado a los usuarios de la CLÍNICA BUENOS AIRES S.A.S por parte de Aseguradores,

entes particulares, privados o del estado, regulando así acciones inseguras que pueden

afectar el modelo y generar

3. Alcance

Inicia con el ingreso del paciente para su admisión y finaliza con el cobro efectivo de la

cartera incluida la elaboración del informe de seguimiento al cumplimiento de dichos

pagos.
 4. Definiciones

Admisión: es el trámite administrativo por medio del cual se lleva a cabo la realización

del ingreso de un paciente al sistema para la prestación de los servicios, siguiendo las

normas definidas para la autorización del ingreso.

Factura: Documento que se expide para hacer constar la venta o prestación de un

servicio.

Radicar: Es la entrega física de las facturas radicadas en el sistema a las EPS,

correspondientes a las respectivas cuentas de cobro. Dichas facturas deben tener la

constancia de recibido por el cliente. Posterior clasificación según su situación de salud que

determinará la prioridad en la atención.

Auditoria: es un proceso de observación objetiva en lo que se revisa el estado de los

procesos y esta permite juzgando lo verificando lo verdadero o falso de un proceso en

particular.

Urgencia vital: Se trata de una emergencia que pone en riesgo la vida del paciente, por

lo que debe ser atendido inmediatamente como en caso de un paro cardíaco o respiratorio,

dificultad para respirar, heridas que comprometan la vida del usuario o pérdida del

conocimiento.

Recaudo de cartera: Son los derechos que posee la institución según los

diferentes convenios en la presentación de un servicio a crédito

 RECIBO DE SALIDAS EN HORAS NO AVILÉS

Al iniciar el turno, recoger las historias y soportes entregados a admisiones, realizar la

relación de las facturas y firma el libro de recibido de facturas, realiza verificación el en

censo de que todas las historias coincidan con las salidas generadas por parte del

admisionista encargado durante horas no avilés.

RECIBIDO DE LA ADMICION:

El facturador recibe el paquete de la admisión de parte del admisionista y firma el

recibido el libro de registro de entrega de admisiones.

GENERACIÓN DE CARGOS DIARIOS

Procede a realizar verificación de derechos identificación de la E.R.P. Seguido de esto

inicia la revisión dela las ordenes médicas para comenzar a generar en el anexo la totalidad

los cargos o servicios a facturar según la normatividad o contrato establecido con la E.R.P,

esta actividad la realiza diariamente, teniendo en cuenta el área en la cual se encuentre el

paciente y los servicios prestados durante su atención.

CENSO DIARIO:

Verificación diaria del censo de paciente acostados o admitidos por área funcional para

identificar la historia que deben llagarle diariamente, llevando un control estricto del censo

se determina cuantos paciente siguen acostados y cuanta historia lleven llegar al servicio de

facturación.

SALIDA:

En el momento de la salida del usuario se procede a generar el formato de egreso del

paciente, se diligencia el formato Orden de Salida, se entrega al paciente y se le informa

que debe presentarlo al guarda de seguridad.

 La enfermera informa al facturador la salida de los pacientes y se confirma si es

cotizante beneficiario de pendiendo del nivel socioeconómico se determina el porcentaje

del copago a pagar por la prestación del servicio, se genera la orden de pago por medio de

la prefectura se entrega a caja y caja genera el recibo de pago se le informa al familiar que

se dirija a caja para cancelar el familiar presenta su recibo de pago a la jefe del área en la

cual se le esta prestado el servicio y seguido de esto la jefe del área le entrega al facturador

el recibo de pago ya cancelado y la historia clínica se realiza notas administrativas

informado el valor del copago y cuanto cancelo el paciente.

RECIBIDO DE HISTORIA CLÍNICA

se recibe la historia clínica completa entregada por parte del personal de enfermería

encargado del usuario, junto con una lista de chequeo de historia clínica la cual confirma la

entrega completa con todos los soporte de las prestaciones realizadas al paciente, se firma

el libro de recibido de historia clínica y la lista de chequeo.

REALIZACIÓN DE CARGOS.

Se realiza la revisión completa de los soportes manuales y de la historia clínica

sistemática para generar la totalidad de los cargos a facturar, se realiza la comparación de

los informes aportados por la base de datos de laboratorios clínicos y exámenes de

radiología que se encuentran en: http://192.168.0.2/Enterprise/MyLogin.aspx- krystalos

CREC. Se confirma la realización de procedimientos quirúrgicos en la historia clínica y se

genera los cargos de las cirugías realizadas al paciente durante su estancia, según manuales

tarifarios sujetos a la contratación con cada una de las E.R.P.

 Para generar los cargos se ingresa al sistema por el ítem de

1. Admisiones.

2. Escogemos el cuadro de ingreso.

3. Escogemos el estado del paciente.

4. Ingresamos el número de admisión del usuario o identificación.

5. ingresamos al ítem de cargos.

1. Verificamos en nuevo ingresamos el prefijo a cargar y generamos el cargo con

el nombre del especialista que ordena el cargo.

2. Luego en la parte inferior ingresamos nuevo y generamos el cargo según la

descripción del servicio.

6. Enviamos a farmacia.

PARA GENERAR UN CARGO DE UNA CIRUGÍA

Ingresamos al ítem de cargos

1. se realiza la programación de la cirugía o se ingresa la que está programada se escoge

la cirugía. En el ítem de programación ingresamos a nuevo para generar la programación de

la cirugía o si ya está programado le damos cli den el botón de traer programación.

En el cuadro de recurso humanos ingresamos todos el personal que hiso parte de la

cirugía en ordena especialista, anestesiólogo, y ayudante.

Ingresamos en la pantalla al ítem de cirugía y le damos nuevo escogemos el tipo de

cirugía y la identificación del servicio encuadro en la parte inferior podemos escoger los

honoraros a cobrar e ingresamos le damos clid al botón de liquidar.

 ENTREGA DE HISTORIA PARA AUDITORIA

Todas las historias deben llegar completamente cargadas y soportadas para realizar la

auditoria se entrega con el libro de recibido de historias clínicas con su respectiva admisión

con firma y hora de la entrega, se realiza la auditoría técnica, y la auditoria de pertinacia de

medicamentos,

Se realiza previo

AUDITORIA TÉCNICA

En esta se realiza la revisión completa de la historia clínica, se revisa la complejidades

de las estancia cargadas, consumo de oxígeno y soporte, terapias realizadas por

fisioterapeutas, exámenes día gnósticos, cobro de procedimientos dx, cirugías realizadas al

paciente se confirma su cobro o se ordena generar cargo de este se informa la falta de

soporte o la falta de la justificación o pertinencia de estos.

AUDITORIA DE MEDICAMENTOS

Revisión completa de la justificación de los medicamentos y procedimientos ordenados

por el médico o especialista recibidos por el paciente durante la prestación del servicio de

salud dentro de la institución, verificación del cobro y su justificación en los diferentes

formatos utilizados en las áreas de servicio como, evoluciones médicas, balance de

líquidos, hoja de aplicación de medicamentos, glucometrias, sabanas de uci, notas de

enfermería, CTC, signos vitales entre otros. En estos se realiza la se confirma del consumo

total delo materiales, insumos y medicamento entregados por farmacia y su justificación

para el respectivo cobro su pertinacia. En la prefectura se realiza la corrección de los cargos

ítem por ítem y se genera las órdenes de lo que no se encuentre cargado para que se realice

su cobro.
 Se entrega la historia clínica al facturador para que realice las correcciones ordenadas

por el auditor y genere la liquidación de las facturas y las altas administrativa.

Se genera la autorización final del servicio por medio del anexo técnico número 3, se

anexan todas las autorizaciones generadas por la E.P.S para la prestación del servicio.

Entrega de historia clínica con factura para armado de la cuenta.

Para realizar la entrega de la factura de vemos ingresar en el sistema al ítem

administrativo

1. Entramos a facturación.

2. En el tercer ítem entramos a traslado y escogemos 1. Traslado de facturas.

3. Entramos a agregar y anexamos el número del consecutivo de la factura.

4. Generamos el listado de entrega.

Para realizar la entrega al personal de armado de la cuenta esta debe incluir todo los

soportes de la historia clínica totalmente completa con autorizaciones.

Proceso auditoria

Realización

Auditoria concurrente

Durante la auditoria concurrente

1. realizar rondas diarias: en esta se realiza la revisión continua de los paciente su estado

general tipo de diagnóstico, redivisión de paciente con larga estancia, realización de

resolución de problemáticas presentadas para la resolución de la estancia, tipo de

tratamiento y autorizaciones de servició a un no autorizados por la E.P.S

2. recisión sistemática de la historia clínica: en esta se confirman las órdenes médica la

realización de los soportes sistemáticos por el personal asistencial.

 3. realización de informe sobre las falencias encontradas reportándoselas al líder del

servicio o coordinador

Auditoria de historia clínica

Se realiza la auditora de la cuenta

Contestación de glosa preradicación

Solicitar las historias clínicas de las facturas con objeciones por pertinencia y por

motivos los cuales haya que sustentar con soportes contenidos en la historia clínica.

Se realiza la búsqueda de los soportes respectivos, se saca dos copias de éstos, uno se

adjunta a la copia de la factura y el otro se envía a la entidad y el original se envía al

archivo para anexarlo a la Historia Clínica. En el caso que la Clínica acepte la glosa y se

haya determinado error del personal responsable de caja, se debe generar una nota debito

con dos copias registrando el nombre completo de la persona y el valor del respectivo

descuento por nómina o por honorarios.

Si las facturas tienen objeciones de tipo administrativo, se procede a revisarlas y

contestarlas de acuerdo con las políticas de la Clínica y los convenios realizados con las

diferentes entidades.

En caso de que existan también glosas asistenciales, entregar relación de facturas

glosadas por motivo médico o de enfermería, con la factura, motivo de glosa e historias

clínicas al Auditor general de clínica y a la Enfermera auditora de cuentas médicas para su

contestación.
Se listan las actividades del proceso de auditoría interna:

 Revisión de las objeciones realizadas por Auditoría Externa.

 Conciliación de las objeciones.

 Generar notas crédito.

 Digitar las glosas en Excel

 Llenar archivo de Excel con todas las glosas, glosas aceptadas, levantadas,

descuentos.

 Entregar facturación lista para radicación.

DIAGRAMA GENERAL DEL PROCESO

TABLA 2 INGRESO-ADMISIONES-FACTURACION

TABLA 3 CUENTAS MÉDICAS

 Conclusión

Las atapas de los procesos administrativos son muy importantes para aplicarse dentro de

la conformación de una empresa ya que podemos mantener a través de la planeación una

organización controlada de los procesos ya que solo si se tiene toda empresa debe tener las

metas para mantenerse podemos ver aplicado clara mente en el proceso de facturación y

auditoria realizado en la clínica buenos aires como se aplican e interactúa para generar un

equilibrio de la empresa.
 BIBLIOGRAFIA

Planeación, organización, dirección y control.

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. Encontrado en Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. México D.F., MX:

Grupo Editorial Patria. Recuperado

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Proceso administrativo Clínica Buenos Aires aplicado por Liceth Gutierrez pitre

auditora.