METODOLOGÍA PARA DISEÑAR PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE

OPERACIONES

Por lo general, la organización del control interno sobre las nóminas está muy bien
estructurada y bien vigilada para controlar el desembolso de efectivo y para minimizar las
quejas por insatisfacción y quejas de los empleados. Es común procesar por computadora los
cheques de nómina, los diarios relacionados y los registros de nómina.

Debido a que el procesamiento de nómina es similar en la mayoría de las organizaciones, ya

que es necesario que se modifiquen los programas cada año como consecuencia de cambios
realizados en los calendarios retenidos, es común utilizar un servicio de nómina externo para
procesar la nómina.

Con frecuencia, el auditor puede depender de los controles internos de la organización de

servicio; esto también es adecuado si el auditor de la organización de servicio emite un
dictamen referente a los controles internos de la organización de servicio.
En la siguiente sección se analizan algunos de estos controles clave del ciclo de nómina y
personal para la evaluación del riesgo de control.

Separación adecuada de tareas Es importante la separación de tareas en el ciclo de nómina y

personal, en especial para impedir la realización de pagos de más o pagos a empleados
inexistentes. El departamento de recursos humanos debería ser independiente de la función
de nómina y es responsable de la autorización de la contratación o despido de los empleados,
así como de cambios en las remuneraciones o deducciones. El procesamiento de nómina debe
ser independiente de la custodia de los cheques de nómina firmados.

Autorización adecuada Como se comentó antes, el departamento de recursos humanos

debería ser el responsable de la autorización de agregar o eliminar empleados de la nómina.
Los pagos y deducciones deben ser autorizados de forma adecuada. Las horas trabajadas por
cada empleado, y en particular el tiempo extra, deberían ser autorizados por el supervisor del
empleado. Las aprobaciones deben ser anotadas en cada tarjeta de asistencia o sobre una
base de excepción para las horas extras trabajadas.

Documentos y registros adecuados Los documentos y registros adecuados dependerán de la

naturaleza del sistema de nómina. Por ejemplo, las tarjetas de registro de horarios o los
registros son necesarios para los empleados bajo el régimen de honorarios y no para los
asalariados. Algunos empleados pueden ser compensados con base en el precio unitario o en
sistemas de incentivos. Para la mayoría de las compañías, los registros del tiempo deben
adecuarse para acumular los costos de nómina por trabajo o asignación. Los documentos pre
numerados para el registro de tiempo no son una inquietud importante en el área de nómina
dado que la integridad de la nómina, por lo general, no es una preocupación.

Control físico sobre los activos y registros El acceso a cheques de nómina sin firmar debe
restringirse. Los cheques deben ser firmados por un empleado responsable y distribuidos por
alguna persona independiente de las funciones de nómina y registro de tiempo. Cualquier
cheque no reclamado debe regresarse para depositarlo nuevamente. Si los cheques son
firmados por una máquina, se debe restringir el acceso a ésta.

Verificaciones independientes para el desempeño Los cálculos de nómina deben verificarse de

forma independiente, incluyendo la comparación de los totales de lotes con los reportes
sumarios. Un miembro de la administración u otro empleado responsable debe revisar los
registros de salida de nómina en busca de cualquier error o irregularidad obvia o de cantidades
inusuales. Cuando la mano de obra de fabricación afecta la valuación del inventario o cuando
es necesario acumular costos por trabajo, es necesario tener controles adecuados para
verificar la correcta asignación de costos.

Preparación de formas Como parte de la comprensión de la estructura de control interno, el

auditor revisa la preparación de al menos una de cada tipo de las formas fiscales relativas a la
nómina por las que el cliente es responsable. Existe una responsabilidad legal potencial por
impuestos no pagados, penalizaciones e intereses si el cliente no prepara debidamente las
formas fiscales.

Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre nóminas y otras retenciones Es deseable
comprobar si el cliente ha cumplido con la obligación legal de presentar los pagos que
corresponden a todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas sobre nómina,
aunque generalmente los pagos se efectúan de los desembolsos de efectivo en general.

Relación entre nómina y evaluación del inventario En auditorías donde la nómina es una
porción significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compañías
manufactureras y de construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas
puede afectar de forma considerable la evaluación de activos en cuentas como producción en
proceso, artículos terminados o construcción en proceso. Por ejemplo, los costos indirectos
cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si los sueldos
del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos
indirectos de fabricación.

Comprobación de nóminas ficticias Aunque los auditores no son los principales responsables
de la detección de fraudes, se amplían los procedimientos de auditoría cuando surge la
posibilidad de la comisión de irregularidades considerables. Existen varias formas en que los
empleados pueden defraudar a una empresa en el área de nóminas. Este análisis se limita a las
pruebas para los dos tipos más comunes: empleados ficticios y horas fraudulentas.