FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL

MANUAL

EJC. 4-12-1

RESTRINGIDO

MANUAL DE ALMACENES Y SEGURIDAD

INDUSTRIAL

PRIMERA EDICIÓN

2009

ELABORADO SECCIÓN PUBLICACIONES EJÉRCITO

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 FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL

RESOLUCIÓN NÚMERO 0969 DE 2009

03 DE AGOSTO DE 2009

Por la cual se aprueba el “MANUAL DE ALMACENES Y SEGURIDAD INDUSTRIAL”

EL COMANDANTE DEL EJÉRCITO NACIONAL

En uso de las atribuciones legales que le confiere el artículo 1°, capítulo VI, numeral 26, literales b), c), y d),
del Decreto 1605 de 1988, “Por el cual se aprueba el Reglamento de Publicaciones Militares” FF.MM. 3-1,
(Publico)", y

C O N S I D E R A N D O:

Que la Jefatura de Educación y Doctrina elaboró el “MANUAL DE ALMACENES Y SEGURIDAD

INDUSTRIAL”, acorde a lo dispuesto en la Directiva 0098 del 11 de marzo de 2009 “Proceso para la
elaboración de Doctrina para el Ejército Nacional”.

Que el Comité Técnico y Doctrinario aprobó el citado texto mediante Acta No. 0206 de fecha 02 de Julio de
2009 registrada al folio No. 70, y propone que este sea adoptado como Manual en todos los niveles de
Mando.

R E S U E L V E:

ARTÍCULO 1° : Aprobar el “MANUAL DE ALMACENES Y SEGURIDAD INDUSTRIAL” el cual se

identificará, así:

MANUAL
EJC. 4-12-1
RESTRINGIDO
SEGUNDA EDICIÓN

ARTÍCULO 2° : Las observaciones a que dé lugar la aplicación del Manual en referencia, deben ser
presentadas al Comando del Ejército Nacional, a fin de estudiarlas y tenerlas en cuenta
para posteriores ediciones en la forma que establece el Decreto No. 1605 de 1988, “Por
el cual se aprueba el Reglamento de Publicaciones Militares FF.MM. 3-1 (Público)”.

ARTÍCULO 3° : Disponer la edición, distribución y aplicación del Manual aprobado en la presente

Resolución.

ARTÍCULO 4° : La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., 03 de Agosto de 2009

General OSCAR ENRIQUE GONZALEZ PEÑA

Comandante del Ejército Nacional

3
4
 INTRODUCCIÓN

Es de importancia la preocupación que tiene el Comando del Ejército, en

referencia al empleo y administración que se observa en los diferentes tipos de
almacenes que se tienen establecidos dentro de la Fuerza, lo que motivo a realizar
una publicación que garantice la unificación de criterios en torno a la normatividad
y procedimientos que se deben emplear en el momento que un funcionario se
posesione en unos de estos cargos.

Así mismo permitirá determinar, unificar y diseñar los conceptos, métodos y

procedimientos para el registro, manejo, responsabilidad y control de los bienes de
propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, además de analizar controlar y
prevenir, factores de riesgo específicos y generales en nuestros diferentes
almacenes, lugares de trabajo que constituyen como causa real o potencial de
personal incapacitado o accidentado, recuperando y previniendo futuros
accidentes, incrementando nuestro pie de fuerza efectivo.

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 GENERALIDADES
El papel de los almacenes es, en la organización, en el estudio y la aplicación de
la administración moderna, un medio para lograr economías potenciales y para
aumentar las utilidades de la Fuerza. Este concepto ahuyenta la idea de que un
almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y
disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus
funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y
distribución. También se le da al almacén la altura que debe tener dentro de la
organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo, de jefe del
almacén o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador.
Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de su área y la
división de sus espacios, los medios de almacenamiento y el manejo de productos
y materiales, los diseños más indicados de estantería y muy especialmente, los
procedimientos y prácticas administrativas que han de regir su funcionamiento
económico y eficiente.
Recordemos que la función del almacén se integra en el concepto de gestión
general de la Fuerza. En el caso de la gestión de almacén su objetivo no es
solamente el citado de salvaguardia de los materiales allí guardados sino, y muy
especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas
fases (ejemplo: compras o salidas de líneas de producción) y los de entrada de las
siguientes (ejemplo: entradas en líneas de producción o ventas). Los inventarios o
stocks, definidos como una Hay que indicar que el proceso productivo puede ser
de cualquier índole. Desde lo más intuitivo de comprender, como es la actividad de
una fábrica, hasta cualquier servicio prestado, como puede ser un parque temático
de atracciones. El almacén debe garantizar el funcionamiento constante y preciso
de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta de provisión de
materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la
satisfacción de los pedidos de consumidores y clientes.

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 OBJETIVOS

Son objetivos del manual de Almacenes y Seguridad Industrial del Ejército

nacional los siguientes:
1. OBJETIVO
Dictar la reglamentación, normatividad, y los procedimientos generales que se
deben observar dentro del personal de la fuerza, que tiene el cargo de administrar
depósitos y almacenes, así como la aplicación de los preceptos de la seguridad
industrial en estas dependencias.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

•Dotar al almacenista de una herramienta didáctica, que le permita conocer el

procedimiento a observar en cada una de las funciones.

•Regular los procedimientos a observar con las altas y bajas de material.

•Garantizar la unidad de criterios en el tema.

•Generar la opción necesaria para ilustrar temáticamente a los funcionarios

que cumplen las funciones de Almacenistas.

•Proporcionar al Ejército nacional un instrumento que permita guiar en el

proceso de su cargo a los funcionarios que asumen las funciones de
almacenista, bien sea de armamento, intendencia, comunicaciones,
transportes, etc.

•Unificar los criterios en referencia al manual de Bienes y procedimientos

descritos en el Vademécum Financiero.

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 ALCANCE
Este manual busca convertirse en un instrumento de permanente consulta y
aplicación por parte de los servidores públicos del Ministerio de Defensa,
Unidades Ejecutoras, Operativas, Tácticas, constituyéndose en la disposición
administrativa rectora sobre el manejo de los bienes; además dictar normas que
garanticen la prevención de accidentes dentro de las actividades desarrolladas en
los diferentes tipos de almacenes siguiendo los criterios explicados a continuación:

A. Anexar algunos modelos de formatos básicos, que buscan, además de

estandarizar y unificar los lineamientos en la administración de los bienes, facilitar
la ejecución de los procedimientos aquí establecidos. De igual forma, está
impreso en hojas intercambiables con el fin de mantenerlo actualizado, acorde con
los cambios que van surgiendo, haciéndole los ajustes o correcciones cuando
fuere necesario.

B. Impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de mejorar los

procesos, salvaguardar y proteger el Patrimonio Institucional.

C. Desarrollar en el personal una conciencia que impulse continuamente a tomar

diferentes clases de medidas o precauciones tendientes a evitar accidentes y
reducir los riesgos en los diferentes tipos de almacenes

D. Completar los programas de seguridad elaborados por las diferentes unidades

y guarniciones del ejército
E. El presente siempre estará susceptible de modificaciones o adiciones, dada la
constante evolución de los medios y de las técnicas que traen consigo nuevos
riesgos.
F. Implementar los comités y los departamentos de prevención de accidentes en
las Unidades del Ejército.

8
 CAPÍTULO I
1. PREVENCION DE ACCIDENTES

1.1 CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PREVENCIÓN DE ACCIDENTES

Mediante directiva transitoria No.11004-1 del 24 de abril de 2002 emanada por el
comando general de las Fuerzas Militares, se imparten instrucciones para la
creación del programa de prevención de accidentes y muertes fuera de combate.
El Ejército Nacional teniendo como propósito disminuir la mortalidad por
accidentes fuera de combate, ordena crear los comités de prevención de
accidentes a nivel operativo mayor, menor y táctica conformados por el siguiente
personal.
El ejecutivo de la unidad táctica (jefe de estado mayor)
El oficial de instrucción (B-3-G-3)
El oficial de logística (B-4-G-4)
Oficial de personal (B-1-G-1)
Oficial de sanidad.

1.2 MISIÓN
El comité de prevención de accidentes tiene como misión principal emitir normas y
parámetros, desarrollando las actividades necesarias, en procura de eliminar los
factores de riesgo que terminan en muertos y heridos fuera de combate.

1.3 VISIÓN
El comité de prevención de accidentes, será el líder que reducirá el índice de
muertos y heridos fuera de combate, necesario para el mantenimiento de los
efectivos y el poder relativo de combate del Ejército.

1.4 FUNCIONES DEL COMITÉ DE PREVENCIÓN DE ACCIDENTES

1.4.1 Destacar la importancia de los comandantes en la prevención de accidentes.
1.4.2 Promover la autocrítica, vinculando todo el personal orgánico de la unidad
con el fin de sensibilizar y promover la observancia de las normas de preservación
contra accidentes.

9
1.4.3 Estudiar casos particulares con el fin de establecer los errores o fallas
que condujeron al accidente, para tomar medidas correctivas y así no reincidir
en el mismo accidente.
1.4.4 Supervisar e inspeccionar el cumplimiento de manuales de seguridad
contra accidentes, directivas circulares emanadas por el comando del ejército y
de las FF.MM.
1.4.5 Elaborar y presentar programas, seminarios, conferencias, que permitan
a la fuerza disminuir las bajas fuera de combate.
1.4.6 Asesorar y recomendar al comando superior programas que ayuden a
disminuir las bajas fuera de combate.
1.4.7 Programar una reunión mensual, o cuando la situación lo amerite, con el
fin de analizar y recomendar normas para disminuir el nivel de accidentalidad y
se debe dejar constancia mediante un acta de los temas tratados en la reunión
firmada por sus integrantes.
1.4.8 Establecer específicamente los factores de riesgo propios de cada unidad
y de cada dependencia o almacenes
1.4.9 Emitir las normas y parámetros dirigidos a reducir en las unidades los
accidentes fuera de combate; además de verificar su cumplimiento.

10
 CAPÍTULO II
2. ALMACEN

2.1 CONCEPTO

Es la estructura administrativa encargada de orientar y ejecutar las funciones de

almacenamiento, control, custodia y suministro de bienes, de acuerdo con las
políticas definidas para el manejo de los recursos físicos de las Unidades del
Ministerio de Defensa Nacional.

2.2 ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN

Corresponde al Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces, la

organización del almacén, de conformidad con las normas sobre almacenamiento
de materiales, y las órdenes técnicas aplicables, como manuales, disposiciones,
directivas e instrucciones específicas impartidas al interior de la Unidad Ejecutora.

2.2.1 Áreas de almacenamiento

La utilización del espacio para el almacenamiento debe planearse de acuerdo a

los materiales que se manejen, previendo sus características de clase y tamaño;
asimismo, se debe acondicionar un área suficiente que permita la concentración
de los almacenes. Estas áreas deben estar separadas de los sitios ocupados por
las otras dependencias.

Para la ubicación y acondicionamiento de los almacenes deben considerarse

factores como:

a. Elegir construcciones a prueba de incendio, con piso en concreto o

baldosín, de tal suerte que facilite la acción de los bomberos.

b. Ventilación suficiente para librarse del polvo y vapores solventes nocivos.

c. Espacios y distribución adecuada para la colocación de los equipos contra

incendio y extintores de mano.

d. Las instalaciones de tomacorriente y enchufes, al igual que la iluminación

deben ser apropiadas, de tal manera que faciliten la manipulación de
equipos eléctricos.

e. El equipo para las operaciones de conservación y manipuleo de bienes en

los almacenes, debe estar de acuerdo con la cantidad y tipo de bienes que
lo necesiten.

11
 f. Selección de un espacio apropiado para el tratamiento de materiales que
necesiten cuidados especiales.

2.2.2 Principios Básicos en el Área de Almacenamiento:

a. Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan
mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de
nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en
almacén mientras las nuevas son despachadas.
b. Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de
recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
c. Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta
es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
d. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía
hay una ocasión más para estropearla.
e. Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se
permitirá ingreso al personal autorizado.
f. Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de
documentación adecuada.
g. Llevar registros de existencia de existencias al día.
h. Eliminar el papeleo superfluo.
i. Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a
la medida de lo que se almacena.
j. El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de
almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan
las condiciones de operación.
k. El pasillo principal debe recorrer el largo del almacén. Los transversales y
perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros,
bastidores o pilas independientes de artículos.
l. El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal
y el punto de distribución en el opuesto.
m. Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio
por el sistema de almacenamiento diversificado.
n. Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño del almacén.
o. Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.

2.2.3 Almacenamiento de Materiales

El almacenamiento, manejo y distribución de los bienes en el almacén, al igual que

la aplicación de las normas de seguridad para su conservación, es responsabilidad
del almacenista.

Para el almacenamiento de bienes el almacenista debe considerar los siguientes

aspectos, siendo éste responsable de su correcta aplicación, así:

12
a. Brindar protección contra los efectos deteriorantes del tiempo, el calor, la
luz, la humedad, los insectos y los roedores.

b. Distribuir adecuada y suficientemente el espacio en los estantes, piso,

estiba, isla y/o sitio de almacenamiento, teniendo en cuenta que no se
deben almacenar en el mismo estante materiales y/o bienes de clases
diferentes que puedan causarse daño; no quiere decir ello que no se pueda
almacenar diferente clase de bienes dentro de un mismo almacén o área, lo
que se debe tener claro es que unos no ocasionen daño o deterioro a los
otros; por lo tanto debe haber una adecuada clasificación que determine su
ubicación.

c. Contar con espacio suficiente y adecuado en los estantes, piso, estiba, isla,
bahía y sitios para colocar toda clase de material.

d. La ubicación de los bienes debe permitir la toma física de los mismos sin
dificultad y facilitar sus movimientos e inspección, teniendo en cuenta la
rotación de estos.

e. Llevar a cabo el retiro de bienes de los estantes para entrega con un

mínimo de manipulación.

f. Reducir al mínimo el desperdicio del espacio, brindando un

almacenamiento eficiente y económico.

g. La colocación de material no debe interferir con el sistema de extinción de

incendios, ni con el libre tránsito por corredores internos y puertas.

h. No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un máximo de carga

permitido a fin de evitar el daño de los que se hallan como base del arrume,
y sobre piso (debe usarse avisos que indiquen el peso permitido).

i. Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva tarjeta de

identificación, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:

1. Nombre del bien

2. Codificación grupo del bien
3. Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.)
4. Cantidad
5. Ubicación en el almacén
6. Cantidad máxima, mínima y de urgencia establecida (stock)
7. Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre estibas,
facilitando así su manejo con montacargas.

13
 8. No se debe tarjetear, ni rotular cada artículo suelto o almacenado en
estantería cuando todos los bienes son idénticos; en este caso sólo
se colocará una tarjeta con las especificaciones del bien.

j. Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse

cuidadosamente sobre estibas, como si estuviesen bajo techo, respetando
su altura y carga máxima permitida para su bodegaje.

k. En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usará lona, plástico u

otra clase de cubierta, para proteger los materiales y equipos, tomándose
medidas apropiadas para evitar su deterioro.

l. Todos los materiales almacenados al descubierto requieren inspección y

atención frecuente para garantizar la preservación, evitando así que se
presenten daños por la falta de prevención por parte del almacenista, siendo
esta su responsabilidad.

m. En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de clima,

deberán inspeccionarse las áreas de almacenamiento para comprobar si
hay cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones de agua, arena en los
equipos, o si se ha perdido la acción de los anticorrosivos de las superficies
metálicas.

n. Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos,

deberán ser ubicados por separado en el almacén al cual pertenecen,
identificándolos como obsoletos mediante una tarjeta kárdex o programa de
sistemas utilizado.

o. Los bienes tóxicos y/o radiactivos deben almacenarse por aparte con las
medidas de seguridad adecuadas, a fin de evitar la contaminación de otros
materiales, igualmente el almacén debe contar con ventilación adecuada,
que evite la concentración de gases.

p. No deben almacenarse por largos períodos de tiempo bienes inservibles,

que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sirvan para el servicio al
cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación o
reparación. Debe almacenarse estrictamente lo necesario.

q. Las municiones y explosivos deben ser almacenados en polvorines, en

zonas alejadas a sitios residenciales y áreas de trabajo.

2.2.4 Estantes

Corresponde al almacenista identificar los estantes mediante un sistema de

ubicación demarcada numérica o alfanuméricamente, con el fin de dar una rápida

14
localización al bien requerido, la cual debe estar registrada en la tarjeta kárdex o
sistema de información automatizado para el manejo de bienes.

9 Los estantes deben colocarse mínimo a un metro de las paredes y entre

ellos, con el fin de brindar una completa utilización de los mismos,
permitiendo una rápida y fácil toma física de bienes.

9 La distancia entre estantes colocados de frente debe tener el espacio

adecuado. Teniendo en cuenta los medios de manipulación, con el fin de
ofrecer suficiente espacio para el tránsito entre ellos.

9 Los estantes de madera requieren mínimo de dos inspecciones anuales

para verificar su estado de conservación y daños causados por plagas de la
madera. Se practicará mínimo dos veces al año, mantenimiento preventivo,
basado en fumigación o inmunización de los mismos.

9 En los almacenes ubicados en mezanines deben usarse estantes livianos

para el almacenaje de materiales o bienes de la misma condición, a fin de
evitar el sobrepeso y consecuentes daños en material y vidas humanas.

9 Los pasillos ubicados debajo de los mezanines y formados entre estantes

deben estar iluminados y debidamente identificados, facilitando la recepción
y despacho de los materiales.

2.2.5 Área de Recepción:

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima
utilización.
Las condiciones que impiden el flujo rápido son:

¾ Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.

¾ Medios de Manejo de Materiales.
¾ Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.
¾ El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen
máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en
ella.

¾ El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe

ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende
de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.
¾ Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

15
2.2.6 Área de Entrega:

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área

de entrega debe:

Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.

Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.

H

Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el

documento de salida.

16
 CAPÍTULO III

3. ORGANIZACIÓN Y CLASES DE LOS ALMACENES Y BODEGAS

3.1 Almacén de Adquisiciones.

Se define como la dependencia o área encargada de la recepción,
almacenamiento y distribución de los bienes devolutivos (nuevos) y de consumo
que adquiere la Unidad para el normal desarrollo de sus actividades. El
almacenamiento debe ser acorde a la naturaleza y características de los bienes,
en un espacio delimitado para los bienes de consumo y otro para los devolutivos.
3.1.1 Almacén o Bodegas de Inventarios.
Se define como el espacio delimitado en el que se ubicarán aquellos bienes
devolutivos Retirados del Servicio, es decir aquellos bienes que han sido utilizados
por la Unidad, que por sus características de uso se convierten en bienes
inservibles, por deterioro, desgaste u obsolescencia, o bienes servibles no
necesarios para la Unidad, los cuales deben ser almacenados mientras se define
su destino de venta, permuta, destrucción o desmantelamiento para ser dados de
baja de los inventarios y de los estados financieros.
3.1.2 Almacén o Bodegas de Bienes en Mantenimiento.
Se define como el espacio delimitado en el que se ubicarán aquellos bienes
devolutivos que han sido enviados para mantenimiento o reparación. Su
administración y control estará a cargo de un responsable.
3.1.3 Almacén de Materia prima y Partes Componentes:

Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias

primas o partes componentes a los departamentos de producción.

3.1.4 Almacén de Materias Auxiliares:

Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no
son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o
empacarlo.

3.1.5 Almacén de Productos en Proceso:

Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo

custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir
que están en un almacén de materiales en proceso.

17
3.1.6 Almacén de Productos Terminados:

El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas

guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los
productos a los clientes.

3.1.7 Almacén de Herramientas:

Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado

especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan
a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe
mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

3.1.8 Almacén de Materiales de Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y

calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado;
este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

3.1.9 Almacén de Materiales Obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación
de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por
haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial
para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los
espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

3.1.10 Almacén de Devoluciones:

Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los

productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

18
 CAPÍTULO IV
4. FORMAS DE ALMACENAR

4.1 Apilamiento.
Es una forma de almacenar cuando los elementos están conformados por
contenedores de cartón, cajas, pacas, bolsas, que están en estrecho contacto los
unos con los otros debido a su forma regular. Un conjunto de estos elementos es
denominado pila o montón y deben existir espacios entre pila y pila. Este tipo de
almacenamiento se ejecuta en forma manual con las restricciones respectivas de
peso y altura de almacenamiento.
4.1.1 Almacenamiento en Estibas.
Este tipo de almacenamiento consiste en conjuntos de elementos apilados sobre
estibas. La carga normal es aproximadamente el peso del volumen de un cubo
con dimensiones laterales entre 0.8 a 1.2 m de altura y que además, la superficie
superior soportará el peso (no colapsará y mostrará estabilidad) de otras estibas
adicionales con elementos encima.
Las estibas están hechas comúnmente de madera pero debido a su deterioro
continuo y a requerimientos especiales según la industria donde son usadas hay
estibas hechas de metal (aluminio, acero) o de plástico (polietileno de baja
densidad, polímero reciclado).
Los estibadores, o carro transportador de estibas y los montacargas son los
equipos que manejan este tipo de almacenamiento puesto que permiten el acceso
de sus ganchos (tenedores) a través de la estructura de la estiba. La altura posible
del almacenamiento en estibas, está definida por la capacidad de apilamiento
propia de los elementos almacenados y el espacio físico del recinto.
4.1.2 Almacenamiento en Estantería.
Este tipo de almacenamiento es el más común entre los bienes empacados o de
forma regular. La estantería para almacenamiento es una estructura metálica
modular compuesta por marcos y vigas dentro de la cual se ubican los elementos
apilados sobre estibas en la mayoría de los casos.
La altura de almacenamiento en estanterías la define el espacio y el alcance
vertical de las herramientas o maquinaria con la cual se manejan los elementos.
Existen dos tipos de estantería general de acuerdo a su capacidad, la estantería
pesada y la estantería liviana. Una solución para un almacén o bodega con
estantería pesada comprende todo un proyecto de diseño integral de logística.

19
 Figura 1. Entrada de bienes, almacenamiento, alistamiento de pedidos y salida
de bienes.
Es importante considerar que los almacenes deben tener unas características
especiales para garantizar el éxito de un sistema de almacenamiento, y esto se
fundamenta en los siguientes factores claves:
o Layout
o Infraestructura
o Medios de Almacenamiento
o Equipos de Manipulación de carga
o Seguridad Industrial y Física
o Sistemas de Información
o Personal
o Indicadores de gestión.

4.2 LAYOUT DEL ALMACÉN.

Corresponde a la organización de áreas y flujos al interior de un almacén, esto
incluye:

• Diseño y ubicación de áreas de almacenamiento

• Diseño y ubicación de áreas de desplazamiento (pasillos)

• Diseño y ubicación de áreas de procesos

20
 • Ubicación de muelles

• Ubicación de entradas y salidas

Figura 2 Estructuras físicas de las Instalaciones.

4.3 MEDIOS DE ALMACENAMIENTO.

Corresponde a las tarimas y estantes en los cuales se almacena el material en las
diversas áreas que componen la bodega, esto incluye:
™ Estibas (madera, plásticas, metálicas)
™ Estantería (liviana, pesada, dinámica)
™ Racks
™ Mezanines
™ Canastillas

4.4 EQUIPOS DE MANIPULACIÓN Y CARGA.

Corresponde a los equipos manuales o automáticos con los cuales se hace
posible el acceso y desplazamiento de las mercancías almacenadas, desde su
ingreso a la bodega hasta su despacho, esto incluye:

21
 ƒ Escaleras
ƒ Ascensores
ƒ Toboganes
ƒ Carretillas
ƒ Estibadores
ƒ Montacargas
ƒ Bandas transportadoras
ƒ Plataformas niveladoras

4.5 PLAGAS DE ALMACENAMIENTO.

4.5.1 Microbiología de los productos pos cosecha

Hongos.

La estructura más simple de un hongo consiste en un hilo (o hita) que se

desarrolla dentro del material huésped. Varias hitas forman un ovillo conocido
como micelio. Las estructuras reproductivas asexuales conocidas como
esporangióforos nacen de este micelio y se extienden más allá de la superficie
sustrato o material huésped. En el extremo de estos esporangióforos se encuentra
el saco (o esporangio) que contiene las distintas esporas. Se observa menos
frecuentemente la presencia de estructuras reproductivas sexuales. Las clases de
hongos de mayor importancia en el almacenamiento de cultivos son los mohos u
hongos microscópicos, cuya temperatura óptima de desarrollo son unos 20 °C.

Los hongos, para multiplicarse, necesitan agua, oxígeno y una temperatura

idónea. Necesitan tomar también sustancias nutritivas de un sustrato; dichas
sustancias son disueltas antes de su absorción en el micelio. Si no se toman
precauciones, los productos de cultivos almacenados constituyen un sustrato ideal
para el desarrollo de hongos.

Desde el punto de vista ecológico, los hongos pueden dividirse en hongos de

campo y de almacenamiento.

Los hongos de campo, tales como Alternaría, Fusarium, Cladosporium y

Helminthosporum invaden las semillas antes de la cosecha. Estos hongos sólo se
desarrollan en semillas que tienen elevado contenido de humedad (22-25 por
ciento) y mueren cuando las condiciones de almacenamiento son correctas.

22
Los hongos de almacenamiento, principalmente Aspergillus y Penicilllum spp. Se
desarrollan en semillas que tienen un contenido de humedad del 12-18 %.

4.5.2 Algunos hongos importantes que se desarrollan después de la

cosecha.

Aspergillus flavus: se desarrolla en las proteínas, los almidones y las

grasas, causando su deterioro; en particular, hace reducir la calidad del
aceite. Algunas cepas producen la toxina venenosa llamada anatoxina,
sobre todo en semillas oleaginosas y cereales que no se han secado
suficientemente.
Aspergillus Níger: análogo a A.flavus, pero la toxina que produce no es tan
peligrosa. Las cabezas de las esporas son negras.
Grupo de Aspergillus glaucus: un grupo muy común de mohos capaces de
desarrollarse en sustratos con muy bajo contenido de humedad y elevado
contenido de azúcar (son generalmente los invasores primarios de
productos de cultivos almacenados).
Penicillium spp.: comúnmente relacionado con la podredumbre de las
frutas. El micelio es de color azul verdoso y puede desarrollarse en la
superficie dentro del sustrato; muy disperso.
Botryodipladia spp.: ataca a las frutas de semillas en el campo y el deterioro
continúa durante el almacenamiento. El micelio es negro en B. theobromae;
las esporas se producen en picnidios cerrados en la superficie del sustrato.
Fusarium spp.: una especie muy difusa, que se encuentra como hongo
relacionado con la podredumbre de productos almacenados, y como
patógeno que produce la roña y el añublo de los cereales y de la caña de
azúcar. Puede sobrevivir en la semilla y continuar creciendo durante el
almacenamiento. Algunas especies producen toxinas en el maíz que se ha
almacenado sin haberlo secado hasta un nivel de contenido de humedad
que no presente riesgos. Son también comunes en los productos
almacenados dos especies que pertenecen a la familia de Phycomycetes.
Rhizopus otrhijus: especie muy difusa que se reproduce sexualmente en
esporangios característicos en muchos cultivos, pero no es un invasor
primario.
Mucor pusillus: un hongo que produce deterioro. Altamente termófilo (por
ejemplo, puede sobrevivir en las elevadas temperaturas de fermentación
del cacao).

4.5.3 Control del desarrollo de hongos en los productos almacenados.

La primera causa del deterioro de los productos almacenados por los hongos es el
excesivo contenido de humedad, cuando la humedad relativa del aire presente en
la masa del producto almacenado supera el 70 %. Con esta humedad relativa se

23
desarrollan numerosos micelios fúngicos, con lo cual se intensifica la actividad
biológica y aumenta el deterioro.

El nivel del 70 % de humedad relativa (h.r.) se ha considerado como el «nivel de

seguridad», y el contenido de humedad de los productos que se mantienen en
equilibrio con esta (h.r).dan una indicación del límite superior del contenido de
humedad necesario para un almacenamiento « sin riesgos » (ver Cuadro 1).

CUADRO 1. Valores de equilibrio del contenido de humedad con una h.r. del
70 por ciento y una temperatura de 27 °C1

Producto c.h.p.h. Producto c.h.p.h.

Maíz 13,5 Maní (sin cáscara) 7,0
Trigo 13,5 Semilla de algodón 10,0
Sorgo 16,0 Cacao en grano 7,0
Mijo 16,0 Copra 5,8
Arroz cáscara 14,0 Almendras de palma 5,7
Cauples 13,5 Gari (amarillo) 13,6
Frijoles 15,0 Gari (blanco) 12,7

Valores determinados tras prolongada exposición a una atmósfera controlada,

condiciones que no siempre se aplican a los productos almacenados.

4.6 BIOLOGÍA E IDENTIFICACIÓN DE PLAGAS.

Ecología. Son numerosas las especies de insectos relacionadas con los productos
almacenados. Sólo una parte de ellos deteriora directamente los productos. El
producto constituye el sustrato de una comunidad de insectos, que incluye a los
que se alimentan de desechos, a los depredadores y los parásitos, así como a las
plagas primarias. Cada especie muestra diferentes comportamientos, tolerancias y
preferencias con respecto a:

• Producto
• Humedad y temperatura
• Estado del producto (intacto, deteriorado, molido, etc.)

Para una determinada localidad, producto y método de almacenamiento,

generalmente sólo hay pocas especies que constituyen plagas importantes.

24
4.6.1 Identificación. Es importante identificar las principales especies de plagas
para:

o Evaluar la probabilidad de que los insectos produzcan graves daños y

aplicar si es necesario medidas de control.
o Seleccionar una técnica apropiada de control; muchos tratamientos son
selectivos en su acción.

4.6.2 Biología. La eficacia de las medidas de control puede mejorarse

considerablemente si se conoce la biología elemental de las especies de plagas.
Por ejemplo, ¿cuál es la fuente probable de infestación? ¿Tiene la plaga una fase
de resistencia? ¿Es suficientemente móvil para re infestar? ¿Cuáles son sus
tolerancias?

4.6.3 Colecciones de referencia.

La mayoría de las plagas de almacenamiento son pequeñas y resultan difíciles de

identificar a los no especialistas. Las notas que se adjuntan son solamente una
introducción.

Los trabajadores de campo podrán identificar más fácilmente los insectos

comparándolos con una colección de referencia de las principales plagas que se
encuentran en su propia zona.

Deberán recogerse las plagas más comunes y enviarlas a los especialistas, para
que las identifiquen. Las larvas, orugas y crisálidas deberán conservarse en
alcohol etílico al 70 %. Los adultos deberán entregarse tal como se encuentran.
Los especímenes deberán etiquetarse indicando la localidad donde se han
recogido, la fecha y el producto atacado.

25
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

26
 CAPÍTULO V

5. MARCO CONCEPTUAL DE LOS BIENES

5.1 CONCEPTO DE BIEN

Son todas las cosas u objetos tangibles e intangibles que posee el Ministerio de
Defensa Nacional para el desarrollo de su cometido estatal. Se manejarán y
controlarán de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas
cuentas establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

5.2 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES

Se clasifican en:

5.2.1 Tangibles

- Materias primas
- Productos en proceso
- Bienes producidos
- Mercancías en existencia
- Inventarios
- Semovientes
- En tránsito
- En Bodega
- En Mantenimiento
- Devolutivos No Explotados
- Propiedades, planta y equipo
- Consumo
- Totalmente Depreciados
- Serviciable Muebles
- Reparable Reparado
- Construcciones en Curso
- Inmuebles Terrenos
- Edificaciones

5.2.2 Intangibles

- Licencias
- Software
- Intangibles
- Derechos

27
5.2.3 Bienes Tangibles

Son bienes que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus
especificaciones físicas y técnicas.

5.2.4 Muebles

Cualesquiera bienes que puedan trasladarse de un lugar o sitio.

5.2.5 Inventarios
Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título, con la intención de
ser comercializados y destinados a la transformación o consumidos en el proceso
de producción o de prestación de servicios, en desarrollo de la actividad
fundamental del ente público

5.2.6 Materias Primas

Elementos adquiridos o producidos que deben ser sometidos a un proceso de

transformación para convertirlos en bienes finales o intermedios.

5.2.7 Productos en Proceso

Bienes semielaborados que requieren procesos adicionales de producción para

convertirlos en productos terminados.

5.2.8 Bienes Producidos o Producto Terminado

Bienes que han sido obtenidos por el Ministerio, mediante procesos de

transformación y se encuentran disponibles para la venta o consumo.

5.2.9 Mercancías en Existencia

Bienes adquiridos a cualquier título por el Ministerio, con el objeto de ser vendidos
o cedidos, y que no requieren ser sometidos a ningún proceso de transformación.

5.2.10 Semovientes

Comprende los animales de propiedad del Ministerio de Defensa, adquiridos a

cualquier título y destinados al uso, desarrollo de investigaciones científicas,
explotaciones pecuarias, exposiciones y otros
.
5.2.11 En tránsito

Comprende la propiedad, planta y equipo que se encuentra en trámite de

transporte, legalización, importación o entrega, por parte de los proveedores o
terceros responsables.

28
5.2.12 Bienes Devolutivos

Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso
que se hace de ellos, aunque se deterioren y perezcan con el tiempo por razón de
su naturaleza, y que su vida probable es superior a un año. También, porque
deben ser devueltos según indica el Manual de Procedimientos Administrativos y
Contables para el manejo de bienes en el Ministerio de Defensa Nacional
Secretaría General - Dirección de Finanzas – Contabilidad General.

5.2.13 Bienes Muebles en Bodega

Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que

tienen las características de permanencia, consumo y explotación, para ser
utilizados en el futuro por parte de las Unidades Operativas del Ministerio de
Defensa, en desarrollo de su función administrativa o en cumplimiento de la
misión. Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de consumo, en
los almacenes de la Unidad.

5.2.14 Bienes muebles en mantenimiento

Representa el valor de los bienes muebles, que requieren mantenimiento

preventivo o correctivo, con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de
producción y utilización del bien.

5.2.15 Bienes muebles no explotados

Representa el valor de los bienes muebles, que por características o

circunstancias especiales diferentes al mantenimiento no están siendo utilizados
por la Unidad. Es el conjunto de bienes usados que han sido devueltos a los
almacenes de la Unidad.

5.2.16 Bienes de Consumo

Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal

funcionamiento del Ministerio. Se caracterizan porque se consumen con el primer
uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se
extinguen o desaparecen, como unidad o materia independiente y entran a formar
parte integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciación,
provisiones y amortización.

5.2.17 Bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados

Es la propiedad, planta y equipo a la cual se le reconoció contablemente, el 100%

de su capacidad operativa, puede o no encontrarse en servicio. Los bienes
depreciados en su totalidad o cuyo valor en libros sea igual a cero (0), y que se

29
encuentren en uso, se mantendrán en la cuenta propiedades, planta y equipo,
respectiva.

5.2.18 Reparables

Son todos los componentes de equipos terrestres, aéreos y marítimos, que han
cumplido su tiempo de operación o que se dañan por el uso, y para el cual la
orden técnica acepta reparación.

5.2.19 Serviciable

Es un elemento o componente reparable o no reparable, que es desmontado de

un equipo por encontrarse técnicamente en condiciones de uso.

5.2.20 Reparado

Componente reparable que después de haber sufrido una reparación, queda en

condición servible y se encuentra en el almacén de reparables.

5.2.21Construcciones en Curso

Corresponde a todos los costos y demás cargos incurridos en el proceso de

edificación o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones
de ser utilizados en las labores productivas, operativas o administrativas del ente
público.

5.2.22 Bienes Inmuebles

Pertenecen a este grupo todos aquellos bienes que no pueden transportarse de un

lugar a otro sin que se destruyan o deterioren. Se contabilizarán los bienes
inmuebles de propiedad de la Unidad, de acuerdo con la información básica
extractada de la escritura pública registrada.

5.2.23 Bienes Intangibles

Son todos aquellos bienes que no tienen ninguna forma física, pero que tienen un
valor a causa de los derechos o privilegios que confieren al Ministerio de Defensa.
Los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el
costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o
desarrollo, como son: Las licencias, software, patentes, marcas y derechos, entre
otros.

5.3 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en

tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para

30
atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de
servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del Ministerio de
Defensa, y por tanto, no están destinados para la venta en desarrollo de
actividades comerciales y siempre que su vida útil probable, en condiciones
normales, exceda de un año, entendiéndose esta como, el tiempo o los factores
necesarios para estimar la operatividad del bien. Son objeto de: Depreciación,
provisión, valorización y amortización.

Incluye los bienes para uso permanente recibidos sin contraprestación de otras
Entidades Públicas del Gobierno General.

5.3.1 Bienes de uso permanente sin contraprestación

Comprende los bienes recibidos por las Unidades Operativas del Ministerio de
Defensa de Entidades del Gobierno General, para ser utilizados de manera
permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con
independencia del plazo pactado para la restitución, sin que medie, el traslado de
la propiedad, ni el reconocimiento de contraprestación alguna.

5.4 CONCEPTOS QUE AFECTAN EL VALOR DE LOS BIENES

5.4.1 Depreciación

Reconocimiento racional y sistemático de la pérdida de capacidad operacional de

la propiedad, planta y equipo, por el uso u otros factores normales, teniendo en
cuenta su vida útil estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras.

5.4.2 Avalúo

Es la valuación de los bienes con el propósito de establecer el valor de realización

de los bienes, establecido mediante avalúo técnico practicado por autoridad
competente, con estricta sujeción a las disposiciones legales vigentes.

5.4.3 Agotamiento

Distribución del costo asignado a un recurso natural no renovable durante la vida

útil de explotación o extracción, de acuerdo con la estimación efectuada mediante
estudios técnicos.

5.4.4 Provisión

Representa el menor valor de las propiedades, planta y equipo, resultante de

comparar el valor en libro de los bienes sobre su valor de realización o costo de
reposición, establecido mediante avalúo.

31
5.4.5 Valorización

Aumento neto del valor en libros de los activos, resultante de comparar el valor en
libro de los bienes sobre su valor de realización o costo de reposición, establecido
mediante avalúo.

5.4.6 Amortización
Reconocimiento gradual de la perdida de capacidad productiva del activo
(semovientes, plantaciones agrícolas, intangibles, bienes de beneficio y uso
público, bienes entregados a terceros), en razón al tiempo esperado de
productividad.

5.5 RECONOCIMIENTO DE BIENES

5.5.1 De las propiedades, planta y equipo

Los bienes muebles e inmuebles clasificados en la cuenta contable 16

Propiedades, planta y equipo, se deben reconocer por su costo histórico. Las
adiciones y mejoras que aumenten la vida útil, amplíen la capacidad productiva y
eficiencia operativa, mejore la calidad de los productos y servicios o permitan una
reducción significativa de los costos, se reconocen como mayor valor de la
propiedad, planta y equipo.

5.5.2 De los bienes de consumo

Los bienes que tengan las características de ser bienes de consumo, se
reconocerán al costo de adquisición y se valuarán por el método promedio
ponderado.

5.5.3- Sistema de inventario

El sistema de inventarios en el Ministerio de Defensa es permanente.

5.5.4 Método valuación de inventario

En el Ministerio de Defensa los bienes catalogados en la Clase 15 Inventarios, se

valuarán por el Método del Promedio Ponderado.

5.6 ESTADO DIARIO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN BODEGA

Es el informe mediante el cual se reflejan los movimientos diarios de entradas y

salida de bienes, por grupo de elementos, de acuerdo con la desagregación
contable; documento que se constituye en el único soporte para confrontar las

32
cifras de los estados contables de los almacenes, así como la propiedad, planta y
equipo en servicio.

5.7 INFORME DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN SERVICIO

Se entenderá por informe de Propiedades, Planta y Equipo a la relación ordenada,

completa y detallada de todos los bienes que se encuentran a disposición de los
funcionarios y hacen parte del patrimonio de la Unidad Operativa. El cual se
constituye en una herramienta valiosa en la elaboración del Plan de Compras. La
verificación, cuantificación, clasificación, valoración, control y análisis del estado
de los bienes, será el producto del control permanente de los bienes, con el
propósito de conocer de manera real sus existencias, evitar riesgos de errores,
pérdidas, deterioro, merma, inmovilización o desperdicio de sus activos.

Adicionalmente, a través del conteo físico y la comparación, se mantendrá

actualizada la propiedad, planta y equipo en uso, se realizará por lo menos una
vez por año, al cierre de la vigencia fiscal.

33
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

34
 CAPÍTULO VI

6. FUNCIONES DEL ALMACENISTA

6.1 FUNCIONES GENERALES

ƒ Responder por los bienes del almacén.

ƒ Verificar y recibir los bienes que entrega el proveedor, los cuales deben
ajustarse a la cantidad, calidad, marca y unidad de medida que estipule el
contrato, para lo cual debe haber recibido con anterioridad la copia del
contrato, constatando el estado físico, sin perjuicio de la recepción de
materiales por parte del personal idóneo para cada área.

ƒ Verificar que los bienes recibidos por traslado, correspondan con la salida
de almacén soporte correspondiente de quien entrega.

Son también funciones del almacenista:

a. Responder por la conservación y seguridad del material que se encuentre

en depósito.

b. Velar por la correcta organización y clasificación de los bienes en el

almacén, de tal forma que permita y facilite la movilización de los
mismos. La ubicación física debe coincidir con lo especificado en sistema
de información automatizado para el manejo de bienes o la tarjeta
kárdex.

c. Revisar bimensualmente que los equipos de seguridad (incendio,

amarres de estantes, estibas, etc.) se mantengan en condiciones óptimas
y su ubicación permita la utilización inmediata.

d. Reportar al jefe inmediato, las novedades referentes a pérdidas,

faltantes, sobrantes, robo o hurto.

e. Reportar al Jefe inmediato, en forma periódica los reintegros de bienes y

el estado en que fueron devueltos al almacén.

f. Llevar correctamente el archivo de correspondencia y documentos

soporte del movimiento de la dependencia.

g. Efectuar las entregas y cambios de material, cumpliendo con las normas

establecidas.

35
h. Elaborar y firmar los comprobantes de entrada, salida y actas sobre el
movimiento de los bienes.

i. Elaborar y rendir el Estado Diario de Propiedades, Planta y Equipo, de

acuerdo con los formatos establecidos.

j. Elaborar y rendir el Estado de Propiedades, Planta y Equipo consolidado

del mes, de acuerdo con los formatos establecidos.

k. Llevar el control de los bienes que están en el almacén y en servicio,

mediante las tarjetas kárdex o sistema de información automatizado para
el manejo de bienes.

l. Elaborar pruebas selectivas de los bienes en bodega con una frecuencia

de quince (15) días máximo, dejando constancia por medio de un acta,
donde se especificarán las diferencias encontradas.

m. Llevar el control y hacer seguimiento de los bienes enviados hasta el

recibo del almacenista de la unidad receptora.

n. Verificar permanentemente los bienes registrados en la cuenta 1637XX

Propiedades, planta y equipo no explotados, con el fin de dar de baja los
bienes que se consideren inservibles.

o. Estudiar la necesidad y conveniencia de dar de baja los bienes muebles

que se encuentren en buenas condiciones en la Unidad Operativa, pero
que esta no requiere para el cumplimiento de sus funciones y
recomendar la baja de los mismos.

p. Evaluar los bienes muebles a dar de baja.

q. Establecer la periodicidad para dar de baja los bienes inservibles de la

Unidad Operativa.

r. Realizar inspección de los bienes a dar de baja.

s. El almacenista en ninguna circunstancia podrá entregar bienes del

almacén mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aún
cuando éstos se cambien posteriormente por la salida de almacén.
Igualmente, el almacenista no podrá hacer firmar la salida de almacén
por el destinatario, mientras no entregue los bienes.

t. El almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la

salida de almacén, ni cambiar o reemplazar bienes por otros, aunque
sean similares o tengan el mismo valor.

36
6.1.1 Auxiliar de Almacén Intendencia

a. Elaborar la hoja de vida de los bienes uso devolutivo, de acuerdo con el

“Formato No.6” (Pág. No.175).

b. Participar en la realización de los conteos físicos.

c. Apoyar en la elaboración de las conciliaciones del Estado Diario de

propiedades, planta y equipo con los saldos contables.

d. Apoyar en la elaboración del Estado Diario de Propiedades, planta y

equipo.

e. Apoyar la verificación de la información correspondiente a los bienes

transferidos o recibidos de otras unidades.

f. Apoyar en las pruebas selectivas a las existencias en almacén o en

servicio.

6.1.2 Ecónomo

a. Responder por los bienes del almacén.

b. Controlar diariamente el servicio de alimentación, en lo que respecta a

preparación y distribución.

c. Proponer al Jefe de la dependencia responsable, cambios en el menú y/o

en los ingredientes, para mejorar la calidad y/o costo de la alimentación.

d. Elaborar y mantener actualizada la cuenta diaria de alimentación (cuadro

de vituallas).

e. Entregar los víveres, de acuerdo con los requerimientos y requisitos

exigidos.

f. Coordinar con el oficial de servicio o quien haga sus veces, la cantidad y

calidad de los víveres o bienes, que llegan para consumo en la Unidad.

g. Revisar y controlar la calidad y cantidad de los bienes recibidos,

registrándolos en el respectivo libro de control en cantidad y valor.

h. Almacenar las frutas y vegetales en los mismos empaques en que se

reciben, con el propósito de conservar la humedad.

i. Almacenar los alimentos que absorben olores, lejos de aquellos que lo

emiten.

37
j. Cuando se reciban los víveres, examinar fecha de vencimiento, cantidad,
calidad y estado de conservación de las frutas y vegetales antes del
almacenamiento, así mismo, se debe colocar en los respectivos
empaques la fecha de llegada y de vencimiento de los mismos.

k. Almacenar los alimentos de una misma clase juntos.

l. Colocar los alimentos en áreas de almacenamiento adecuados que

garanticen la conservación de acuerdo con el tipo de víveres.

m. Almacenar los alimentos recién llegados detrás o debajo de los que más
tiempo lleven, de tal manera que los primeros en llegar sean los primeros
en salir.

n. Colocar los alimentos alejados de la pared, en estantes o tarimas de

madera, lo que ayuda a evitar la humedad.

o. Almacenar los productos más pesados cerca del suelo y los más livianos
en la parte alta.

p. Colocar los bultos en forma entrecruzada y no más de 8 por arrume.

q. Tener suficiente circulación de aire y ventilación en la bodega, para evitar

la descomposición de productos y los malos olores.

r. Clasificar y separar los víveres de los bienes de aseo, químicos e

insecticidas.

s. Proteger los víveres del sol y de la humedad.

t. Disponer de estantería apropiada que incluya recipientes para el grano.

u. Limpiar, asear y organizar diariamente la bodega, con el fin de evitar la

presencia de plagas que contaminen los alimentos, como: roedores,
polillas, gorgojos, cucarachas y gusanos.

v. Mantener en cuartos fríos los alimentos de fácil descomposición como:

carnes, legumbres, frutas, queso, mantequilla, levadura y embutidos.
Cuando no se disponga de ningún sistema de refrigeración, su
almacenamiento se hará en lugares ventilados y su consumo tendrá
prioridad.

w. Coordinar el mantenimiento de los cuartos fríos, con base en un

cronograma predeterminado, el cual incluya acciones preventivas,
actividades para su óptimo funcionamiento y programas de recuperación.

38
 x. Mantener cerrada la puerta del cuarto frío y evitar introducir cajas de
cartón o envolturas que absorban humedad.

y. Los cortes o piezas de carne en canal deben estar elevadas y colgadas

en ganchos dentro del cuarto frío.

z. Almacenar en bolsas de poliuretano las verduras y frutas y colocarlas en

la parte baja del cuarto frío.

aa. Verificar y diligenciar la actualización de la licencia de higiene, la cual es

expedida por la autoridad competente.

bb. Elaborar y firmar las Entradas y Salidas de Almacén.

6.1.3 Armerillo (Almacenista de Armamento)

a. Responder por los bienes del almacén.

b. Responder por el almacenamiento y mantenimiento adecuado del

armamento, municiones y demás material de guerra existente.

c. Inspeccionar periódicamente el material a su cargo y verificar las medidas

de seguridad.

d. Llevar estricto control del suministro y asignación de armamento,

munición y demás material de guerra, teniendo en cuenta el acto
administrativo, serie, tipo, marca, cantidad y lote de fabricación, clase de
valoración según corresponda, dando prioridad a la más antigua.

e. Elaborar la documentación administrativa requerida, relacionada con el

manejo y funcionamiento del almacén de armamento.

f. Propone al Comando de la Unidad las acciones del caso para corregir o

mejorar la administración y control del material de guerra.

g. Responde por el aseo y mantenimiento general de los depósitos de la

Unidad.

h. Elaborar y registrar diariamente en el sistema de información

automatizado para el manejo de armamento o la tarjeta kárdex las
entradas y salidas de armamento y munición.

39
6.1.4 Guarda Parque

a. Responder por los bienes del almacén.

b. Responder por el almacenamiento y mantenimiento adecuado del

armamento, municiones y explosivos existentes en los depósitos y
polvorines de la Unidad.

c. Inspeccionar frecuentemente los polvorines para verificar las medidas de

seguridad.

d. Llevar estricto control del suministro de municiones, teniendo en cuenta la

indicación al acta de la filiación numérica, tipo, marca, cantidad y lote de
fabricación, dando prioridad a la más antigua.

e. Elaborar la documentación administrativa requerida, relacionada con el

manejo y funcionamiento del almacén de armamento.

f. Proponer al Comando de la Unidad las acciones del caso para corregir o

mejorar la administración y control del material de guerra.

g. Responder por el aseo y mantenimiento general de los depósitos y

polvorines de la Unidad.

6.2 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO EN SERVICIO

Las autoridades administrativas deben procurar que en las funciones del

responsable de las propiedades, planta y equipo en servicio, se consideren por lo
menos las siguientes:

a. Diseñar un plan de control para efectuar revistas periódicas de

verificación a las dependencias.

b. Llevar control de los bienes que están en servicio

c. Mantener actualizada la base de datos de bienes por dependencia y

usuarios, descargando de las planillas los elementos devolutivos,
reintegrados por cada dependencia, previa autorización del Jefe
inmediato.

d. Practicar pruebas selectivas y confrontarlas con la base de datos.

e. Verificar las existencias físicas con el Estado diario de Propiedades,

planta y equipo.

40
 f. Producir las planillas de bienes en servicio, mínimo cada semestre para
realizar los conteos físicos.

g. Elaborar la planilla general de todos los elementos devolutivos en

servicio, clasificándolos por agrupaciones, códigos y plaquetas, de
acuerdo con las normas vigentes para el cierre de vigencia.

h. Informar por escrito al Jefe inmediato, las novedades detectadas al

realizar la verificación de los bienes en las dependencias.

i. Enviar a las dependencias copia de la planilla de los bienes a su cargo.

j. Hacer conciliación semestral con la Oficina de Contabilidad, verificando

existencias físicas contra registros contables, de acuerdo con el Estado
Diario de Propiedades, planta y equipo, certificando que están acordes
con los registros contables, en caso de diferencia se debe especificar los
faltantes o sobrantes.

k. Elaborar y enviar a la sección de Contabilidad el informe de propiedades,

planta y equipo en servicio.

l. Elaborar y rendir el Estado de Propiedades, Planta y Equipo en servicio

consolidado del mes, de acuerdo con los formatos establecidos.

6.3 RELEVOS DE ALMACENISTAS

Existen varios motivos para efectuar la entrega de un almacén, como son:

6.3.1 Relevo normal del almacenista

Cuando se requiere relevar un almacenista se deben tener en cuenta los

siguientes aspectos:

a. Que exista un acto administrativo (resolución) o se legalice por la Orden

del Día el nombramiento del nuevo almacenista el cual debe cumplir con
los requisitos y perfil para ejercer el cargo, de acuerdo con la
especialidad.

b. Que se haya constituido la póliza de seguro que ampare el manejo del

almacén.

c. Que se haya informado con acto administrativo a las personas que

intervendrán en la entrega, el día y la hora del inicio de la diligencia.

41
d. Nombrar interventor mediante acto administrativo para que dé cuenta y
razón de la entrega.

e. Capacitar al almacenista entrante en el sistema de información existente,

ya sea por parte del almacenista saliente o por un ente externo.

f. Ordenar para la entrega del almacén la presencia de las siguientes

personas:

ƒ Almacenista entrante
ƒ Almacenista saliente
ƒ Jefe del Área a la cual pertenece el almacén
ƒ Interventor

g. No se podrá abrir el almacén hasta que todos los funcionarios

anteriormente nombrados se encuentren presentes.

h. El almacenista saliente responderá únicamente por los bienes que se

encuentran en el almacén como de aquellos que le hayan sido
entregados para el desarrollo de su trabajo, como son: escritorio,
calculadora, silla, etc.

i. Una vez se abra el almacén se iniciará el conteo de los bienes que se

encuentran en el almacén.

42
 CAPÍTULO VII

7. MOVIMIENTOS DEL ALMACEN

Todo movimiento de bienes que se produzca en el Almacén o en cualquiera de las

dependencias de las Unidades, se soporta mediante una Entrada o Salida de
Almacén, expedida por el responsable del mismo.

7.1 ENTRADA DE ALMACEN

Es el documento que acredita la entrada real del bien al almacén de la unidad. Es

este el documento idóneo que certifica la entrada de los bienes al almacén y
soporta los registros Contables.

7.1.1 Entrada de bienes de acuerdo con su origen

La entrada de bienes según su origen puede producirse por:

a. Adquisiciones
b. Adquisiciones Nacionales
c. Adquisiciones en el Exterior
d. Traslados
e. Por producción de bienes
f. Donaciones
g. Comodato
h. Traspasos
i. Reintegros
j. Reposición
k. Sobrante de bienes
l. Incautados
m. Decomisados
n. Reparables
o. Aprovechamiento de inservibles
p. Nacimientos de semovientes
q. Sistema FMS y LOA

43
7.1.2 Adquisiciones

Son operaciones mercantiles a través de las cuales la unidad adquiere bienes,

mediante la erogación de fondos del presupuesto autorizado, de conformidad con
las disposiciones legales vigentes que rigen la materia.

7.1.3 Adquisiciones Nacionales

Son los bienes o servicios provenientes de una adquisición en el país.

7.1.4 Adquisiciones en el Exterior

Son adquisiciones de bienes o servicios de origen extranjero.

7.1.5 Traslado

Es el procedimiento mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes

dentro de las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional o de las Unidades
Ejecutoras, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien
los entrega y transfiriéndola a quien los recibe.

7.1.6- Por Producción de Bienes

Son los bienes terminados como producto de un proceso de transformación por la

Unidad.

7.1.7 Donación

Son los bienes recibidos por voluntad de una persona natural o jurídica, nacional o
extranjera, distinta de una Entidad Estatal Colombiana, la cual transfiere gratuita e
irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de las
Unidades del Ministerio de Defensa Nacional, previa aceptación del Ordenador del
Gasto. Y con el cumplimiento de las políticas que al interior de cada Unidad
Ejecutora o Fuerza se establezcan.

7.1.8 Bienes recibidos en comodato

Representa los bienes recibidos en préstamo a título gratuito de bienes que hace
una entidad de naturaleza pública o privada, a las Unidades del Ministerio de
Defensa Nacional, por cierto tiempo, para su uso o administración, mediante
contrato suscrito entre las partes, donde se estipula el tiempo que va a estar el
bien en comodato.

44
7.1.9 Traspaso

Es la transferencia de bienes procedentes de entidades oficiales del orden

Nacional Colombiano a los activos de las Unidades del Ministerio de Defensa
Nacional. Se caracteriza porque la titularidad del bien cambia de la entidad que
traspasa a la que recibe, sin afectar el patrimonio de la Nación.

7.1.10 Reintegro de bienes en servicio

Es la reincorporación al almacén de los bienes devolutivos entregados por la

administración a una dependencia, por considerarse inservibles, obsoletos o para
reasignación. Para el caso de bienes de consumo es la reincorporación al almacén
de lo que se previó utilizar y que finalmente no se consumió. También se presenta
con los reparables reintegrados por considerarse serviciables o pendientes por
reparación.

7.1.11 Reposición de bienes

Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por
causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros de características
similares o superiores. El Ministerio de Defensa Nacional contemplará la
reposición de bienes para los siguientes casos:

7.1.12 Por Compañías de seguros

Cuando un bien se da de baja por perdida total o por hurto, y realizadas las
gestiones administrativas con las compañías de seguros, logran que estas
restituyan los bienes en las mismas cantidades y características.

7.1.13 Por garantía

Cuando los bienes suministrados por un proveedor salen defectuosos o en mala

calidad, se solicita que restituyan los bienes en mal estado por unos en perfecto
estado.

7.1.14 Por funcionario

Una vez proferido el fallo de autoridad competente declarando culpable a un

funcionario, y este autoriza la reposición del bien.

7.1.15 Otras Entradas

Llámese así aquella clase de entradas que tienen un tratamiento diferente a las
demás y se presentan en los siguientes casos:

45
7.1.16 Sobrantes de Bienes

Los sobrantes de bienes se presentan en los siguientes eventos:

Sobrantes de bienes en el almacén cuando al efectuarse pruebas selectivas o al

realizarse un conteo físico completo por la entrega de almacén o al cierre de la
vigencia, se determina que el número de bienes es superior a los que se reflejan
en los registros contables.

Sobrantes de bienes en servicio cuando al realizarse la verificación a la propiedad,

planta y equipo en servicio de las dependencias y se encuentran bienes que no
están incluidos en el informe de propiedades, planta y equipo en servicio.

7.1.17 Incautados

Llamase así a todos los bienes retenidos o aprehendidos a terceros, para que la
autoridad competente determine su situación legal, se devuelve o se decomisa.

7.1.18 Decomisados

Llamase así a todos los bienes retenidos o aprehendidos a terceros, que la

autoridad competente definió su situación legal, para su uso o traspaso a otras
entidades públicas, en caso contrario ordenarse su destrucción.

7.1.19 Reparables

Cuando se desmonte de un equipo terrestre, aéreo y marítimo, un componente

susceptible de repararse o serviciable.

7.1.20 Aprovechamiento de inservibles

Son las partes utilizables de elementos dados de baja por inservibles, de los
cuales puedan aprovecharse partes, que no sea conveniente desperdiciar o
destruir.

7.1.21 Nacimiento de semovientes

Se originan al conocerse el nacimiento de semovientes, que sean de propiedad de

la unidad del Ministerio de Defensa.

7.1.22 Sistema FMS

Son los bienes recibidos a través del sistema FMS del Gobierno Americano.

7.1.23 Entradas Especiales

46
Corresponde a la entrada de bienes que no se puedan clasificar en ninguno de los
conceptos anteriores.

7.2 SALIDA DE ALMACEN

Es el retiro de un bien del Almacén, acompañado de la expedición de la salida de

almacén; que es el documento legal mediante el cual se identifica clara y
detalladamente la salida física y real del bien, cesando de esta manera y mediante
requisito probatorio, la responsabilidad por Custodia, administración,
conservación, etc., por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario
destinatario. La salida de bienes del almacén puede originarse por:

a. Suministro
b. Suministro de Bienes Devolutivos
c. Suministro de bienes de consumo
d. Traslados
e. Traspaso
f. Bajas
g. Reparación y mantenimiento
h. Comodato
i. Faltantes
j. Garantía
k. Especiales

7.2.1 Suministro

Es el abastecimiento de bienes a las dependencias de la Unidad Ejecutora, para el

cumplimiento del cometido estatal.

7.2.2 Suministro de bienes devolutivos

Es la asignación de bienes a los funcionarios de las dependencias, para que éstos

desarrollen sus funciones, quienes asumen la responsabilidad de custodia,
administración, conservación, etc., cesando de esta manera la responsabilidad del
almacenista. No obstante, el control de los bienes entregados al servicio será
responsabilidad del jefe de propiedades, planta y equipo en uso.

Bajo esta modalidad entre otros, se contemplan los siguientes tipos de bienes:
Plantas, ductos, redes, líneas, maquinaria y equipo, equipo médico y científico,
muebles y enseres, equipo de oficina, equipos de comunicación y computación,
equipo de transporte, equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería, software,
bienes de arte y cultura.

47
7.2.3 Suministro de bienes de consumo

Es el suministro de bienes a los funcionarios de las dependencias, para que estos

los apliquen en el desarrollo de sus funciones, quienes deberán hacer y responder
por el buen uso de los bienes; cesando de esta manera la responsabilidad del
almacenista.

Bajo esta modalidad entre otros, se contemplan los siguientes tipos de bienes:
dotación de vestuario, material quirúrgico, medicamentos, combustibles,
lubricantes, repuestos y demás accesorios para el parque automotor.

7.2.4 Traslados

a. Entre unidades Ejecutoras o Fuerzas

Es el traslado físico de un bien tangible e intangible de una Unidad Ejecutora de la

Sección Presupuestal 1501 Ministerio de Defensa Nacional a otra; lo cual es el
efecto de una disposición del ordenador del gasto.

b. Entre unidades operativas de una misma Unidad Ejecutora

Es el traslado físico de un bien tangible o intangible entre Unidades Operativas de

la misma Unidad Ejecutora; lo cual es el efecto de una disposición del ordenador
del gasto.

7.2.5 Traspaso

Se entiende que hay un traspaso cuando el bien sale del patrimonio del Ministerio
de Defensa cediendo sus derechos sobre el mismo, a otra Entidad Pública.

7.2.6 Baja de Bienes

Es el retiro definitivo de un bien, tanto de forma física como de los registros del
patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por inservible, reparación
antieconómica, hurto, o en el caso de los medicamentos, por encontrarse
vencidos. En el caso de semovientes cuando sea necesario sacrificarlos por
encontrarse en malas condiciones de enfermedad o accidente.

7.2.7 Salida de bienes a reparaciones y mantenimiento

Aplica para los bienes que son retirados temporalmente del servicio, con el
propósito de efectuar mantenimiento correctivo, preventivo o recuperativo, dentro
o fuera de la entidad.

48
7.2.8 Bienes entregados en comodato

Es la salida en préstamo a título gratuito de bienes y/o derechos que hace la

Unidad a otra entidad pública, por un tiempo determinado, para su uso o
administración, mediante contrato suscrito entre las partes, donde se estipula el
tiempo que va a estar el bien en comodato.

7.2.9 Salida por Faltante

El faltante de bienes se presenta en los siguientes eventos:

Cuando al efectuarse pruebas selectivas o al realizarse un conteo físico completo

por la entrega de almacén o al cierre de la vigencia, se determina que el número
de bienes es inferior a los que se reflejan en los registros contables.

Cuando al realizarse la verificación a las propiedades, planta y equipo en servicio

de las dependencias y se determina en el informe e propiedades, planta y equipo
en servicio están relacionados bienes que no existen físicamente en las
dependencias.

7.2.10 Salida por Garantía

Aplica para los bienes que son retirados del servicio por presentar fallas de
funcionamiento, que implica su inmediata devolución al proveedor en virtud de la
garantía vigente, en cumplimiento al contrato de adquisición.

7.2.11 Casos especiales

Corresponde a la salida de bienes que no se puedan clasificar en ninguno de los

conceptos.

49
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

50
 CAPÍTULO VIII

8. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES

Todos los contratos u órdenes de adquisición de bienes deben ser recibidos en el

Almacén con sus respectivos antecedentes, con la suficiente antelación a la fecha
pactada para la entrega de los mismos, con el fin que el responsable
(Almacenista, Ecónomo, Armerillo) adecue sus espacios físicos, para el recibo de
las mercancías objeto de entrada.

Una vez llegados los bienes al Almacén respectivo, el almacenista verificará con
los documentos que sustentan la operación (copia del contrato, original factura
comercial o acta respectiva) y por lo menos los siguientes aspectos:

a. Fecha pactada de la entrega del bien.

b. Totalidad de los bienes entregados por el proveedor.

c. Especificaciones técnicas.

d. Características de los bienes.

e. Sitio de entrega.

f. Fecha de la factura posterior al contrato

g. Valor del bien registrado en la factura igual al valor del contrato

h. Cantidad registrada en la factura

i. NIT del proveedor en la factura

j. Factura con requisitos de ley.

k. Acta de recibo a satisfacción del bien o servicio del supervisor del contrato
(cuando aplique).

l. El almacenista solicita al supervisor de contratos el acta de recibo a

satisfacción respectiva.

m. Si los bienes están de acuerdo con los documentos soporte, los recibe,
firma la factura comercial o cualquier documento que indique que el
almacén ha recibido el material en términos de cantidades y referencias.

51
n. Elabora y firma la Entrada de Almacén, con lo cual los bienes pasarán a ser
parte de los activos de la Unidad o en custodia.

o. Registra la entrada de almacén en el sistema de información que maneje la

Unidad, llevando un control de la numeración en orden cronológico y
ascendente, actualizando el Estado Diario de Propiedades, planta y equipo.

p. Tramita para pago: copia del contrato, el original de la entrada de bienes al

almacén y el original del recibo a satisfacción, si fuere el caso.

q. Coloca la identificación (plaqueta) a cada bien (devolutivo), teniendo en

cuenta el sistema de identificación adoptado por la entidad para el control
de los bienes.

r. Si los bienes no coinciden con lo estipulado en los documentos soportes, el

responsable de la recepción se abstendrá de recibirlos hasta que cumplan
con los parámetros preestablecidos.

s. En caso que se rechacen bienes por encontrarse en mal estado, se debe

informar al Supervisor, Jefe de Abastecimientos, Jefe Logístico o quien
haga sus veces y elabora un acta en la que se identifiquen los bienes que
se encuentran deteriorados.

t. Para el caso de las Unidades que no cuenten con un sistema de

información la entrada se debe elaborar en forma manual y registrarla
inmediatamente en la tarjeta kárdex respectiva.

u. La Entrada de Almacén es el documento que acredita la entrada real del

bien al almacén de la unidad. Es este el documento idóneo que certifica la
entrada de los bienes al almacén y soporta los registros Contables.

v. Por ningún motivo deben existir elementos en los almacenes que no

cuenten con su respectiva entrada, si los hubiere se constituirán como
sobrantes de almacén.

w. La Entrada de Almacén será elaborada por el almacenista o auxiliar

respectivo, una vez, recibe los bienes, revisa, confronta cantidades y
condiciones pactadas en el contrato, y valida con su firma el recibido de los
bienes en forma parcial o total, la cual debe contener la siguiente
información:

• Nombre de la Unidad Ejecutora

• Lugar y fecha en que se realiza la entrada

52
• Nombre de la Unidad Operativa

• Número de la Entrada en forma ascendente y continua

• Identificación del almacén que recibió

• Concepto de la entrada

• Tipo de documento: Número del contrato o acto administrativo si el

bien es donado o traspasado.

• Nombre del proveedor o de la persona natural o jurídica que entrega

el bien.

• Nit. o cédula de ciudadanía del proveedor

• Número y fecha de la factura comercial.

• Indicar si es entrega parcial o última entrega.

• Código administrativo del bien.

• Descripción del bien, especificando: Nombre del bien, número de

serie, número de parte, NSN (National Stock Number), modelo,
número del modelo, para bienes devolutivos y de consumo cuando
aplique.

• Unidad de medida.

• Cantidad

• Valor Unitario

• Valor total por ítem

• Valor total del comprobante

• Valor en letras

• Imputación contable (la elabora contabilidad)

• Firma del almacenista.

53
La Entrada de Almacén debe ser elaborada en original y dos (2) copias máximo,
que pueden ser distribuidas así:

a. Original para trámite de pago.

b. Primera copia para anexarla al Estado Diario de Propiedades, Planta y

Equipo.

c. Segunda copia para el almacenista.

8.1.1 Ingresos de acuerdo con su origen

8.1.2 Adquisiciones

Una vez llegados los bienes al Almacén respectivo, el almacenista elaborará la

Entrada de Almacén, previa verificación de por los menos los siguientes
documentos soporte:

a. Copia del contrato y sus modificaciones, si las hay.

b. Acta de recibo a satisfacción del Supervisor (firmada).

c. Certificado de pruebas de laboratorio. (cuando aplique)

d. Especificaciones técnicas de los bienes de acuerdo al contrato.

e. Las muestras presentadas (cuando aplique)

f. Factura o remisión en original.

Para adquisiciones en el exterior, además de los documentos anteriores, los

siguientes:

a. Copia o fotocopia de la Declaración de Importación.

b. Documentos de Transporte (Guía Aérea o Conocimiento de embarque - Bill

of Lading)

c. Documentación de procedencia o trazabilidad, que certifique su origen.

d. Declaración de cambio, formulario No.1. Banrepública.

8.1.3 Traslado

Todo traslado de bienes debe ser informado de manera inmediata al Jefe de

propiedades, planta y equipo en servicio, para que proceda a la respectiva

54
actualización de los mismos. Para el recibo de los traslados efectuados entre las
diferentes Unidades Ejecutoras o entre Unidades Operativas de la misma Unidad
Ejecutora, se debe tener en cuenta lo siguiente:

a. Salida de almacén correspondiente a la Unidad que traslada los bienes.

b. Orden de traslado (acto administrativo) firmado por el Ordenador del gasto

de la Unidad Operativa.

c. Que los bienes recibidos sean iguales a los descritos en la salida de

almacén que los traslada.

d. Si son bienes técnicos, que las especificaciones de ellos, naturaleza y

características sean iguales a las de la salida de almacén que los traslada.

e. Al recibo de los bienes se deberá tener en cuenta su estado, cantidad y

comprobar su peso.

f. Examinar la guía de transporte cotejando con los bienes recibidos.

g. En caso de que los bienes hayan sido enviados a través de una compañía
transportadora, deben estar debidamente asegurados por dicha compañía.

h. Al recibo de los bienes se debe elaborar acta de recibo, contar y verificar

los bienes en presencia del transportador. Cualquier irregularidad que se
presente como daño o saqueo de los bienes, el almacenista informará al
Jefe de Abastecimientos, Jefe Logístico o quien haga sus veces y al
Segundo Comandante de la Unidad. El documento válido que soporta esta
operación es el acto administrativo del ordenador del gasto que autoriza el
traslado y la salida del almacén origen. En el deben quedar consignados
todos los datos que indiquen con claridad qué bien es el que se traslada, de
acuerdo con los datos extractados de los registros de propiedades, planta y
equipo en servicio de la dependencia.

i. Se debe efectuar un control permanente de los bienes recibidos de otras

Unidades del Ministerio de Defensa Nacional, con el propósito de identificar
los movimientos entre las mismas, y lograr la conciliación de los traslados
en forma oportuna.

j. Igual procedimiento se realizará en el caso de préstamo de combustible

entre Unidades.

k. El almacenista de la Unidad que recibe los bienes debe mantener

actualizado el Formato anexo “CONTROL DE BIENES RECIBIDOS”. Este
formato constituye el soporte administrativo para realizar la conciliación de

55
 las propiedades, planta y equipo trasladado, así como la afectación de la
subcuenta 310501 Capital Fiscal por este concepto; para los materiales y
suministros la afectación en cuentas de Orden Deudoras.

l. El formato “CONTROL DE BIENES RECIBIDOS”, se incluirá en la cuenta

mensual que se envía a las Centrales Contables de las Unidades
Ejecutoras, haciendo parte de los estados contables.

8.1.4 Por producción de bienes

Una vez culmine el proceso de fabricación o explotación, la dependencia

responsable del proceso deberá informar el número de unidad y valor, para
elaborar la entrada de almacén respectiva.

8.1.5 Donación

En este caso, la Unidad recibe el ofrecimiento por escrito de la entidad donante,

con detalle de los elementos y las condiciones que exige sobre el uso y destino
que debe dársele a los mismos; el Comandante de la unidad o quien este delegue,
estudia la conveniencia de los bienes ofrecidos, de acuerdo a las necesidades,
con el fin de garantizar su posterior utilización. La constancia de aceptación de los
bienes debe ser firmada por el ordenador del gasto.

Para el caso de donación de bienes muebles se debe tener en cuenta lo siguiente:

a. Acto administrativo (resolución), en caso que sea una persona jurídica.

b. Salida de almacén de la entidad donante.

c. Estado y calidad del bien mueble emitido por la entidad donante.

La entrada de almacén se elaborará con base en el acta de recibo. Si en dicho

documento no vienen estipulados los valores, estos se fijarán mediante avalúo
practicado por peritos designados por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o
su equivalente en las Unidades Ejecutoras.

Cuando los bienes objeto de donación sean usados, serán sometidos a concepto
pericial emitido por funcionarios expertos en el uso del tipo de material ofrecido,
debidamente facultados para el evento por el ordenador del gasto de la Unidad.
Este concepto determinará la aceptación o rechazo por parte del Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logístico o su equivalente en la Unidad respectiva.

Para el recibo de los bienes el almacenista debe verificar: cantidad, clase, marca,
referencia, estados, características físicas y valores de los bienes, contra el acta,
resolución o documento equivalente, emitido por la entidad donante. Si los bienes

56
están de acuerdo con los documentos soportes, el almacenista los recibe, elabora
y firma la entrada de almacén.

8.1.6 Bienes recibidos en Comodato

El ingreso se hará normalmente, mediante contrato suscrito entre las partes,

donde se estipula el tiempo que va a estar el bien en comodato, dejando una nota
en la entrada de almacén, que indique que el bien ingresa a la unidad en calidad
de préstamo, para que el área de propiedades, planta y equipo en servicio, ejerza
un control especial sobre estos bienes.

Cuando se trate de bienes recibidos de Entidades del Gobierno General, estos

bienes se registrarán como bienes de uso permanente sin contraprestación.

8.1.7 Traspaso

Los bienes deben venir acompañados de un documento remisorio de la entidad

que remite los materiales, especificando que los bienes son entregados en calidad
de traspaso, indicando la cantidad y valor de los mismos.

La entrega de los bienes, objeto del traspaso se hará a través de acta, la cual
deberán firmar los Almacenistas de las dos entidades y los ordenadores del gasto,
de acuerdo con las condiciones acordadas por las dos entidades, las cuales
deberán quedar consignadas en el acto administrativo expedido por la entidad que
traspasa.

Se debe solicitar el acto administrativo, por el cual se autoriza el traspaso de los

bienes con destino a las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional.

Una vez firmada el acta, el almacenista procederá a elaborar y firmar la respectiva

entrada de almacén, documento que certificará su ingreso a los registros de
activos de la Unidad.
Se debe efectuar un control permanente de los bienes recibidos de otras
Entidades Públicas.

Para realizar la entrada de almacén de los bienes recibidos, se requiere:

a. Autorización dada por el ordenador del gasto o autoridad competente.

b. Relación detallada de los bienes, con características, cantidades, valor

unitario y valor total de los mismos.

c. Certificación de funcionario idóneo, de que los bienes no son necesarios en

la entidad, o que siendo necesarios hay disposición que ordena el traspaso.

57
 d. Acta de entrega de los bienes con intervención del Ordenador del Gasto, el
Jefe de Abastecimiento o Jefe Logístico y el almacenista, detallando los
bienes, con sus características; esta acta debe firmarla también la persona
autorizada para recibir los bienes.

e. Finalmente, se elabora la entrada de almacén, con soporte en los

documentos anteriormente relacionados entre otros.

8.2 REINTEGRO DE BIENES

8.2.1 Bienes en buen estado

Cuando un funcionario que tiene bajo su responsabilidad, necesite devolver al

Almacén bienes devolutivos en servicio, deberá hacer la entrega correspondiente
al almacenista informando al Jefe de propiedades, planta y equipo en servicio,
mediante documento escrito, a través del cual especifique claramente las
características y estado del bien que va a devolver, de acuerdo con los datos
consignados en el informe de propiedades, planta y equipo en servicio que recibió.

Si se trata de equipos tecnológicos, el reintegro debe estar acompañado de un

concepto técnico, suscrito por personal capacitado e idóneo en la materia o
certificado de estado suscrito por el jefe de la dependencia que reintegra.

El almacenista confrontará los identificadores del bien tales como: el modelo, la

referencia, los seriales, etc., con los registros que reposan en el sistema de
información de su almacén; si estos concuerdan elaborará la respectiva entrada
de almacén en calidad de reintegro, realizando el registro en la cuenta 1637
Propiedades, planta y equipo no explotados y suspenderle la depreciación hasta
cuando empiece a usarse nuevamente; y ubicándolo donde corresponda.

En caso de que las características de los bienes a reintegrar no concuerden con

los registros del almacenista, se abstendrá de recibirlos. Si el responsable del bien
no aclara esta situación en un plazo máximo de tres (3) días, el almacenista
informará por escrito al Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus
veces y Ordenador del gasto, con el propósito de que se investiguen las causas de
esta situación y se establezcan las responsabilidades y sanciones a que haya
lugar. No se debe aceptar la sustitución o reemplazo de los bienes entregados
inicialmente con otros diferentes.

Es obligación del Jefe de cada dependencia informar por escrito, al Jefe de

propiedades, planta y equipo en servicio, sobre las novedades de traslados o
reintegros de bienes asignados a los funcionarios que laboran en su Oficina. Si
esta novedad no es comunicada, automáticamente los bienes quedarán bajo la
responsabilidad directa del Jefe del área.

58
Con los bienes retirados de las propiedades, planta y equipo en servicio y
devueltos al almacén, se debe elaborar una entrada de almacén, teniendo en
cuenta los siguientes documentos:

a. Acta de devolución de bienes en uso.

b. Oficio remisorio de la devolución.
c. Concepto técnico, siempre y cuando aplique.

8.2.2 Bienes inservibles

Los bienes obsoletos, deteriorados, vencidos e inservibles que no estén siendo

utilizados se les deben realizar el proceso de retiro del servicio y registrarse en
cuenta de orden, hasta que se determine su destinación final.

Cuando los bienes presenten un valor en libro de cero (0), el Jefe de

Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces, designará un funcionario
competente para que determine el valor de realización de dichos bienes, para su
registro en cuentas de orden.

8.2.3 Bienes de Consumo

Cuando se necesite devolver al almacén o bodega elementos o bienes de

consumo, el responsable de los bienes, debe elaborar un documento soporte para
su respectiva entrega. En este documento se anotará el número de la salida con la
que los elementos fueron suministrados además de su estado de conservación. Si
existen daños se deberá realizar un peritazgo el cual determinará las acciones
disciplinarias, administrativas o fiscales. La devolución se lleva acabo mediante la
entrada de almacén por reintegro, y se registra de manera manual o en el sistema
de información correspondiente.

8.2.4 Reposición de Bienes

Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por
causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros de características
similares o superiores. El Ministerio de Defensa Nacional contemplará la
reposición de bienes para los siguientes casos:

8.2.5 Por Compañías de Seguros

Cuando un bien se da de baja por pérdida total o por hurto, y realizadas las
gestiones administrativas con las compañías de seguros, se logra que estas
restituyan los bienes en las mismas cantidades y características.

59
En el evento de presentarse una reposición por parte de una Aseguradora, hay
que considerar que el bien repuesto sea de las mismas o superiores
características y cantidades, del bien perdido.

Para dar el ingreso al almacén se debe:

a. Elaborar un acta, donde se detallen el procedimiento llevado a cabo y

relación discriminada de los bienes, características, cantidad, valor unitario,
valor total y el estado de conservación en que se encuentran.

b. Verificación de los bienes que se reciben.

c. Elaborar la entrada de almacén, con los respectivos soportes entregados

por la Aseguradora.

d. Igualmente, se valuará el bien, por el valor establecido por la Compañía

Aseguradora.

8.2.6 Por Garantía

Al activo que recibe amparados por la garantía del proveedor, por no cumplir con
las condiciones establecidas en el contrato o presenta defectos, se le da ingreso al
almacén elaborando la respectiva entrada.
Al bien recibido en garantía, se le dará el mismo tratamiento de un bien nuevo.
Para dar el ingreso al almacén se debe:

a. Elaborar un acta
b. Verificación de los bienes que se reciben.
c. Elaborar la entrada de almacén

Igualmente, se valuará el bien, por el valor establecido en el contrato.

8.2.7 Sobrante de Bienes

Los sobrantes de bienes se presentan en los siguientes eventos:

En el almacén cuando al efectuarse pruebas selectivas o al realizarse un conteo

físico completo por la entrega de almacén o al cierre de la vigencia, se determina
que el número de bienes es superior a los que se reflejan en los registros
contables.

En servicio cuando al realizarse la verificación a la propiedad, planta y equipo en

servicio de las dependencias, se encuentran bienes que no están incluidos en el
informe de propiedad, planta y equipo en servicio.

60
Con los sobrantes encontrados se debe elaborar una Entrada de Almacén e
incorporar en el sistema de información automatizado para el manejo de bienes o
tarjeta kárdex, que se elaborará fundamentado en el acta respectiva y el avalúo
practicado por un perito designado por el Jefe de Abastecimiento o quien haga sus
veces, cuando se desconozca su valor.

8.2.8 Incautados o Aprehendidos

La Unidad que efectúe la incautación, deberá levantar una planilla o acta, con los
siguientes datos:

Identificación, individualización, ubicación y extensión del bien.

Estado del bien.

Uso actual del bien.

Mejoras y bienes muebles vinculados a éste y su descripción específica.

Informar por escrito al Fiscal Regional de su Jurisdicción, anexando copia del acta
de aprehensión.

La Unidad Operativa que lleve a cabo la incautación, deberá poner a disposición

de la Autoridad competente el bien sin excepción, mediante oficio, anexando copia
de la planilla o acta de los bienes debidamente identificados y determinados.

Además, deberá enviar copia del oficio a la Secretaría General del Ministerio de
Defensa y al Comando de la respectiva Fuerza, anexando copia del acta de
aprehensión y del informe.

Los bienes incautados se registrarán en cuentas de orden deudoras, hasta tanto la

autoridad competente determine su situación legal y se defina su destinación
definitiva.

Por lo menos una vez al año, se hará una verificación física de los bienes
incautados que estén bajo la responsabilidad de la Unidad.

8.2.9 Decomisados

Una vez se defina la situación jurídica del armamento incautado, la autoridad

competente informará y determinará su valor, para dar ingreso al activo realizando
la entrada de almacén.

61
8.2.10 Reparables

El ingreso al almacén de los componentes reparables se realiza mediante

concepto técnico determinando su estado (serviciable, pendiente por reparación u
obsoleto, entre otros). Una vez recibido el bien el almacenista deberá ubicar los
componentes clasificándolos por su condición, y registrarlos en cuentas de Orden
Deudoras – Otros activos retirados, por el valor que se determine mediante
peritaje o concepto técnico, a falta de este se recomienda por control, registrarlos
por UN MILLON DE PESOS M/CTE 00/100 ($1.000.000,oo).

Una vez el elemento esté reparado se registra por el valor de la reparación,

incorporándolo a la cuenta de Orden Deudora – Componente mayor de
propiedades, planta y equipo, previa cancelación del registro en la cuenta de
Orden Deudora - Otros activos retirados.

8.2.11 Nacimiento de semovientes

En el nacimiento de semovientes el responsable dará aviso al Jefe Logístico o

quien haga sus veces, con el fin que se incorpore en los activos, elaborando la
entrada de almacén respectiva, mediante el acta de avalúo de nacimiento
correspondiente, donde se especificarán las características individuales, cantidad
y la vida útil estimada, lo cual sirve de base para la elaboración de la entrada de
almacén. Dicha acta debe ser suscrita por los siguientes funcionarios:

a. Segundo Comandante de la Unidad Operativa

b. Jefe de abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces
c. Presidente de la comisión de remonta y veterinaria, en las Unidades (si la
hay)
d. Almacenista
e. Médico veterinario

8.2.12 Bienes adquiridos a través del sistema FMS o LOA

Para los bienes que ingresan a través del Sistema FMS, la entrada de almacén la
elabora el almacén designado por la Fuerza o Unidad Ejecutora para estos
efectos. El material debe ser recibido por el responsable de acuerdo con las
condiciones pactadas en la LOA o contratos una vez se nacionalicen los bienes en
forma definitiva o temporal, para lo cual se requieren los siguientes documentos:

a. Contrato y sus modificaciones

b. Acta de recibo a satisfacción firmada por los responsables
c. Documentos de Transporte (Guía Aérea o Conocimiento de embarque (Bill
of Lading)
d. Copia o fotocopia de la Factura Comercial
e. Copia o fotocopia de la Declaración de Importación.

62
La entrada de almacén se realiza en pesos, utilizando la tasa de cambio de la
fecha de nacionalización y registrarse de manera manual o en el sistema de
información correspondiente.

8.3 PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES

La salida de almacén debe elaborarse por el almacenista en forma simultánea a la

entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido tramitada por el Jefe de la
dependencia y autorizada por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico, o quien
haga sus veces. La salida de almacén debe registrarse en forma inmediata en las
tarjetas de kárdex o sistema de información automatizado para el manejo de
bienes.

Las solicitudes de bienes que no se hagan dentro de la programación establecida,

deben presentarse justificadas y llevar el visto bueno del Jefe de Abastecimiento o
Jefe Logístico, para que el almacenista proceda a despacharlos.

La salida de almacén no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones o

intercalaciones. En caso de presentarse un error de tal naturaleza, el Jefe de
Abastecimiento o Logístico deberá autorizar las correcciones y ajustes
respectivos.

La salida de almacén debe contener firma y pos firma del funcionario que recibe
los bienes y del almacenista. Estos quedarán como constancia del traslado de
responsabilidad por dichos bienes. Los espacios destinados para registrar el
nombre, firma y número del documento de identidad del funcionario que recibe,
deben ser diligenciados con carácter obligatorio.

A la salida de almacén debe anexarse el documento correspondiente (orden de

suministro o su equivalente) firmada por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico
o quien haga sus veces, y rendirse con el Estado Diario de Propiedades, planta y
equipo en servicio a la sección de Contabilidad cuando las existencias disponibles
en el almacén sean insuficientes, en relación con la cantidades solicitadas, la
Salida de Almacén se elabora por las cantidades reales despachadas, dejando
constancia en la solicitud de pedido.

Cuando se trate de traspaso interinstitucional, la salida de almacén deberá ser

firmada por la persona que esté legalmente autorizada para recibirlos.

Cuando el almacenista suministre materiales o materias primas debe hacerlo

contra órdenes de producción o mantenimiento.

De la misma manera, el despacho de materiales se debe realizar teniendo en

cuenta la solicitud de la dependencia que lo requiera.

63
El almacenista no entregará o despachará elementos hasta no tener el concepto
técnico de calidad o verificación de muestras por parte del supervisor del contrato.

La salida de Almacén debe contener como mínimo la siguiente información, así:

a. Nombre de la Fuerza

b. Nombre de la Unidad

c. Lugar y fecha de la salida

d. Número de la salida en forma ascendente.

e. Identificación del almacén que efectúa la salida

f. Concepto de la salida (modalidad de la salida)

g. Número y fecha de solicitud u Orden de Pedido

h. Dependencia solicitante

i. Nombre y cédula de ciudadanía del responsable

j. Número del acto administrativo con el cual se traspasan los bienes, para el
caso de traspasos interinstitucionales.

k. Nombre y NIT. de la Unidad a la cual se traspasan los bienes.

l. Código administrativo del activo.

m. Descripción del bien, especificando: - Para bienes de naturaleza devolutiva:

Nombre del bien, seriales, modelo, número de parte, NSN (Nacional Stock
Number) - Para bienes de consumo: Nombre del bien, referencia.

n. Unidad de medida

o. Cantidad

p. Valor Unitario

q. Valor subtotal por subcuenta contable

r. Valor total de la salida

s. Valor en letras

64
 t. Imputación contable

u. Espacios para: el nombre, cédula y firma de quien recibe el bien; la firma

del almacenista o quien haga sus veces y la firma del ordenador del gasto.

8.3.1 Salidas de acuerdo con su destinación

8.3.2 Suministros

8.3.3 Suministro de bienes devolutivos

Es la asignación de bienes a los funcionarios de las dependencias, para que estos

desarrollen sus funciones, quienes asumen la responsabilidad de custodia,
administración, conservación, etc., cesando de esta manera la responsabilidad del
almacenista. No obstante, el control de los bienes entregados al servicio será
responsabilidad del jefe de propiedades, planta y equipo en servicio.

8.3.4 Suministro de bienes de consumo

Es el suministro de bienes a los funcionarios de las dependencias, para que éstos

los aplique en el desarrollo de sus funciones, quienes deberán hacer y responder
por el buen uso de los bienes; cesando de esta manera la responsabilidad del
almacenista. Bajo esta modalidad, entre otros, se contemplan los siguientes tipos
de bienes: dotación de vestuario, material quirúrgico, combustibles, munición,
lubricantes, repuestos y demás accesorios para el parque automotor. Los bienes
de consumo registrados como Diferidos - Materiales y Suministros, se amortizarán
en la medida que se van utilizando y se registrarán en el Gasto en la subcuenta
respectiva, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública.

8.3.5 Dotación de vestuario

Es el suministro de prendas de vestir, que por ley se establece entregar al

personal uniformado y no uniformado. La dotación que se entrega a los Oficiales y
Suboficiales, se realiza con cargo a la partida anual de vestuario y equipo
asignada a cada uno; para lo cual el almacenista debe llevar un control
individualizado en forma manual o sistematizada del saldo disponible de la partida
asignada. Asimismo, se amortizará en la cuenta 521112 Dotación y suministro a
trabajadores la dotación que se entrega al personal civil, con cargo a la partida
anual de vestuario, de acuerdo a la normatividad vigente, para lo cual el
almacenista debe llevar un control de las entregas en forma manual o
sistematizada. Asimismo, se amortizará en la cuenta 510131 o 520224 Dotación y
suministro a trabajadores.

Las prendas de uso personal que deban entregarse al personal de las Unidades
del Ministerio de Defensa, por ser bienes de consumo, se descargarán en forma
definitiva del almacén cuando sean dadas al servicio, a través de la salida de

65
almacén a nombre del usuario respectivo, el cual firmará registrando el número de
la identificación (código militar o cédula de ciudadanía).

El vestuario destinado al personal de inteligencia militar y de la Policía, se

descargará definitivamente del almacén respectivo, en el momento de ser
entregado al Comandante de la respectiva Unidad, quien legalizará la salida de
bienes, firmando la respectiva salida de almacén.

Igualmente, se descargarán en forma definitiva del almacén las prendas de uso

personal que integran los uniformes deportivos. Si las prendas corresponden a
suministros periódicos, como es el caso de overoles, calzado y delantales, en la
Salida de Almacén, se debe registrar la fecha de la entrega anterior y el período a
que corresponde la que se atiende, además del nombre del usuario, se debe
registrar el grado.

Las dotaciones individuales se entregarán mediante planilla que indique la relación

de las prendas, tallas y condiciones en que es recibida, esta debe ser firmada por
cada persona, indicando nombre completo, código militar, número del documento
de identidad. Con el original de la planilla se soportará la salida de almacén.

Cuando el almacenista hace entrega del vestuario y equipo al personal militar,

produce un documento interno, que debe denominarse factura, vale o nota de
suministro, la cual debe ser firmada por el oficial o suboficial que recibe el material
y el almacenista respectivo.

Con base en los suministros diarios de vestuario, el almacenista elabora la

respectiva salida de almacén, firmada por el responsable del almacén y el
ordenador del gasto. Igual tratamiento se dará para la entrega de las dotaciones al
personal civil.

8.3.6 Dotación de vestuario personal de tropa de las Fuerzas Militares

Las dotaciones de vestuario que se entregue al personal de tropa se efectuarán a

través del almacén de la unidad respectiva, sujetándose a las disposiciones
fiscales y administrativas vigentes, en referencia a la dotación de las prendas
militares, la cantidad de las mismas y el número de prendas asignadas

Será responsabilidad del almacenista de cada unidad al momento de recibir las

dotaciones, verificar que el material suministrado coincida con la numeración
registrada en la planilla de remisión. Los almacenistas de las unidades deberán
llevar en el kárdex o en el sistema de información automatizado para el manejo de
bienes, la distribución numérica de los uniformes por Unidades; cuando este
material se vaya a dar de baja, al elaborar las correspondientes actas, deberán
relacionarse los números de las camisas, pantalones, gorras.

66
Se exigirán en las salidas de almacén de estos bienes, además de la firma del
Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces, la del almacenista
y el funcionario que recibe el vestuario y se amortizará en la cuenta 521112 o
520224 Dotación y suministro a trabajadores.

Las dotaciones individuales se entregarán mediante planillas que indiquen la

relación de las prendas, tallas y condiciones en que es recibida, ésta debe ser
firmada por cada persona, indicando nombre completo, código militar, número del
documento de identidad. Con el original de la planilla soportará la salida de
almacén.

Al efectuar devoluciones al almacén de las prendas militares, por concepto de

desacuartelamiento, traslados, desertores, etc., el Comandante de Escuadrón o su
equivalente elabora la respectiva acta, determinando qué material es servible para
elaborar la respectiva entrada de almacén.

La dotación inservible devuelta por los soldados debe darse de baja e incinerarse
por parte del almacenista de la respectiva Unidad o Batallón. Las bajas
administrativas de uniformes camuflados por incineración deben ser autorizadas
por los Comandantes de las Unidades. Las bajas de material camuflado se harán
en acta separada de cualquier otro material.

A los uniformes camuflados debe dársele el tratamiento de elemento reservado o

material de guerra, manejarse con las medidas de seguridad necesarias y ser
objeto de revistas periódicas por los Comandantes en todos los niveles.

8.3.7 Combustibles

El suministro de combustibles, se efectuará directamente por la Unidad o a través

del proveedor, utilizando diferentes medios de control, entre ellos: planillas, libros
de consumo, vales, chip u otros; el suministro debe estar autorizado por el Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces, indicando la fecha e
identificación del equipo al cual se cargará el combustible solicitado.

Soportado con los diferentes documentos de las entregas diarias, el almacenista

elaborará la respectiva salida de almacén, con lo cual se va amortizando y se
registrarán en el Gasto en la subcuenta respectiva, de acuerdo con el Régimen de
Contabilidad Pública.

Cuando el suministro se realiza directamente por el proveedor al equipo, una vez

este emita la factura soportada con los mecanismos de control establecidos, el
almacenista efectúa la entrada y salida simultáneamente; el proveedor deberá
facturar como mínimo una vez al mes.

67
8.3.8 Repuestos

La salida de almacén debe estar soportada con una orden de pedido, orden de
suministro, orden de producción u orden de mantenimiento, firmada por el Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces.

En la salida de almacén, se debe especificar con claridad el bien suministrado, las

características del equipo donde se va a instalar, y la fecha en que se cambió ese
mismo repuesto por última vez; además, se exigirá a quien solicita el repuesto,
que efectúe la devolución del que se va a cambiar, mediante solicitud escrita.

8.3.9 Materiales de construcción

Cuando se produzca salida de almacén por entrega de materiales de construcción

o materias primas, se debe indicar la obra a que están destinados los bienes que
se van a producir o a reconstruir y anexarse la orden de suministro firmada por el
Jefe de Almacén o el que haga sus veces en la Unidad.

8.3.10 Inventarios

Las salidas de bienes que comprenden materiales y materias primas, deben

contener el número de la orden de producción a la cual deben cargarse o
adicionarse. Asimismo, contendrá el número de unidades que se producirán con la
materia prima entregada para tal fin.

8.3.11 Depósitos de campaña o sitios de abastecimiento

Cuando por fuerza mayor existan abastecimientos en el área de operación, como

en el caso de las Brigadas Móviles o Contraguerrillas, el oficial o suboficial
encargado de efectuar las compras deberá tener un facturero, con el fin de
registrar las compras con el valor correspondiente. La factura debe ser firmada por
el vendedor, registrando la cédula de ciudadanía.

Los bienes entregados para la dotación de depósitos tácticos o sitios de

abastecimiento, se legalizarán mediante la correspondiente salida de almacén,
refrendado por el Jefe de Almacén, Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico
respectivo o quien haga sus veces.
El control administrativo de las existencias en dichos depósitos, lo hará el
Comandante de la respectiva operación. Asimismo, los bienes de consumo y
devolutivos no utilizados al finalizar la campaña serán reintegrados al almacén de
procedencia.

Toda entrada de almacén correspondiente al reintegro de bienes de campaña,

llevará anexo en su original el oficio del Comandante de la respectiva operación,
en el cual informa acerca de los bienes no utilizados.

68
8.3.12 Traslados

Todo traslado de bienes debe ser informado de manera inmediata al Jefe de

propiedades, planta y equipo en servicio, para que proceda a la respectiva
actualización de los mismos.

Para el envío de los traslados efectuados entre las diferentes Unidades Ejecutoras
o entre Unidades Operativas de la misma Unidad Ejecutora, se debe tener en
cuenta lo siguiente:

a. Orden de traslado (acto administrativo) firmado por el Ordenador del gasto

de la Unidad Operativa.

b. Que los bienes entregados sean iguales a los descritos en el acto

administrativo de autorización de traslado.

c. Si son bienes técnicos, que las especificaciones de ellos, naturaleza y

características sean iguales a las de la salida de almacén.

d. Al entregar los bienes se deberá tener en cuenta: su estado, cantidad y

comprobar su peso.

e. Examinar la guía de transporte cotejando con los bienes entregados.

f. En caso de que los bienes se envíen a través de una compañía

transportadora, deben estar debidamente asegurados por dicha compañía.

g. Al entregar los bienes se debe elaborar acta de recibo, contar y verificar los
bienes en presencia del transportador.

h. Cualquier irregularidad que se presente como daño o saqueo de los bienes,

el almacenista informará al Jefe de Abastecimientos, Jefe Logístico o quien
haga sus veces y al Ordenador del Gastos de la Unidad.

i. Reportar el valor de la depreciación acumulada (vigencia anterior y vigencia

actual), así como la fecha de adquisición para que la unidad que recibe
continúe con el procedimiento.

j. El documento válido que soporta esta operación es el acto administrativo

del ordenador del gasto que autoriza el traslado y salida del almacén
origen. En el deben quedar consignados todos los datos que indiquen con
claridad qué bien es el que se traslada, de acuerdo con los datos
extractados de los registros de propiedades, planta y equipo en servicio de
la dependencia.

69
 k. Se debe efectuar un control permanente de las propiedades, planta y
equipo trasladados a otras Unidades del Ministerio de Defensa Nacional,
con el propósito de identificar los movimientos entre las mismas, y lograr la
conciliación de los traslados en forma oportuna.

l. Es importante que en la salida de almacén se identifique claramente

(nombre, apellidos, número de identificación y cargo) del funcionario que
recibe los bienes, así como, el acto administrativo mediante el cual se
autoriza el traslado.

m. La responsabilidad de los bienes trasladados recae sobre el almacenista

que hace entrega, hasta tanto, no cuente con el documento de acta y
entrada de almacén firmada por el almacenista de la Unidad receptora.

n. Igual procedimiento se realizará en el caso de préstamo de combustible

entre Unidades.

o. El almacenista de la Unidad que traslada los bienes debe mantener

actualizado el Formato anexo “CONTROL DE BIENES TRASLADADOS”;
este formato constituye el soporte administrativo para realizar la conciliación
de las propiedades, planta y equipo trasladados, así como la afectación de
la subcuenta 310501 Capital Fiscal por este concepto; para los materiales y
suministros la afectación en cuentas de Orden Deudoras. El formato
“CONTROL DE BIENES TRASLADOS”, se incluirá en la cuenta mensual
que se envía a las centrales contables de las Unidades Ejecutoras,
haciendo parte de los estados contables.

8.3.13 Traspaso

La entrega de los bienes, objeto del traspaso se hará a través de acta, la cual
deberán firmar los Almacenistas de las dos entidades y del ordenador del gasto,
de acuerdo con las condiciones acordadas por las dos entidades, las cuales
deberán quedar consignadas en el acto administrativo expedido por el Ministerio
de Defensa.

Se debe solicitar el acto administrativo, por el cual se autoriza el traspaso de los

bienes con destino a otras entidades públicas.

Una vez firmada el acta, el responsable procederá a elaborar y firmar la respectiva

Salida de almacén, documento que certificará la salida de los activos de la Unidad.
Para realizar el traspaso de bienes, se requiere:

Autorización dada por el ordenador del gasto.

Relación detallada de los bienes, con características, cantidades, valor unitario y
valor total de los mismos.

70
Certificación de funcionario idóneo, que los bienes no son necesarios en la
entidad, o que siendo necesarios hay disposición que ordena el traspaso.
Acta de entrega de los bienes con intervención del Ordenador del Gasto, el Jefe
de Abastecimiento o Jefe Logístico y el almacenista, detallando los bienes, con
sus características; esta acta debe firmarla también la persona autorizada para
recibir los bienes.

8.3.14- Baja de Bienes

Corresponde a los Ordenadores del Gasto o quienes hagan sus veces, por
delegación o en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja mediante acto
administrativo, teniendo en cuenta la recomendación del Comité de Baja de
Bienes y el concepto técnico emitido por personal idóneo a dar de baja aquellos
bienes que no se encuentren en condiciones de prestar el servicio para el cual
fueron adquiridos. Dicho procedimiento debe motivarse, indicando el destino del
mismo, ya sea para su venta, destrucción total, o para reparación de partes.

Para dar de baja bienes muebles inservibles, el procedimiento es el siguiente:

a. La dependencia que tiene a cargo los bienes solicita al Jefe de

Abastecimiento, Logístico o quien haga sus veces, una inspección para
determinar el estado de los bienes que sugiere dar de baja.

b. El Jefe de Abastecimiento, Logístico o quien haga sus veces, designa un

funcionario idóneo para que verifique si los bienes son inservibles,
obsoletos o vencidos, y mediante concepto técnico escrito, detalla
claramente los bienes objeto de la baja y las razones para la misma.

c. Con base en el concepto técnico el Jefe de Abastecimiento, Logístico o

quien haga sus veces, el Almacenista y el Jefe de propiedades, planta y
equipo en servicio, se reúnen, evalúan y recomiendan al Ordenador del
Gasto la baja y destinación final de los bienes, mediante acta.

d. El Ordenador del Gasto con base en la recomendación del Jefe de

Abastecimiento, Logístico o quien haga sus veces, el Almacenista y el Jefe
de propiedades, planta y equipo en servicio, según acta, elabora el acto
administrativo (resolución), ordenando la baja de bienes y determinando el
destino final que debe dársele a los mismos. El Almacenista verificará la
anterior documentación y si la encuentra correcta, procederá a elaborar la
Salida de Almacén correspondiente; en caso contrario, la devolverá con las
observaciones pertinentes. Asimismo, ejercerá el control de los bienes
relacionados en el acta.

e. La baja se legaliza con la salida de almacén, con base en el acto

administrativo (resolución).

71
 f. Cuando los bienes deban destruirse, serán retirados del Almacén tan pronto
se produzca la salida de almacén, con base en el acto administrativo
firmado por el Ordenador del Gasto. La destrucción se llevará a cabo en
forma inmediata, en presencia del Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico
de la Unidad, o quien haga sus veces, para lo cual se deberá elaborar un
acta.

g. Si se ordenó el desmantelamiento de los bienes dados de baja, se procede

a realizar un avalúo para elaborar la entrada de almacén de los materiales y
partes servibles, la cual se tramita al Grupo de Contabilidad con el Estado
Diario de Propiedades, Planta y Equipo.

h. Cuando la devolución implique gastos de transporte o riesgos del personal

y del equipo, o cause perturbación en el normal desarrollo de las
operaciones militares o policivas, podrá el responsable de los bienes, pedir
que se autorice la baja en el lugar donde se encuentren, siempre y cuando
una comisión técnica que valore el bien apruebe esta solicitud a través de
un acta donde se haga constancia del examen efectuado al bien.

i. El Jefe Logístico, Jefe de Abastecimiento o quien haga sus veces y el

Ordenador del Gasto, con base en el informe del estado de los bienes
emitido por funcionario idóneo, decidirán el destino que debe darse a los
bienes inservibles, que por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirvan
para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de
readaptación o reparación. Es decir, estos bienes no deben almacenarse
por largos períodos de tiempo (máximo seis meses), deben ser incinerados,
destruidos o vendidos.

j. Para los bienes faltantes (hurto, perdida, destrucción, etc.) una vez se tenga
conocimiento de la novedad, se elaborará la salida de almacén soportada
con la apertura de la investigación. Cuando se trate de bienes que están en
poder de terceros para mantenimiento en el exterior y mediante concepto
técnico se determina la imposibilidad de su reparación, para realizar el
procedimiento de baja, se requerirá una certificación del proveedor
mediante la cual deja constancia que el bien fue destruido, y quedará anexa
al acta de baja respectiva.

8.3.15 Baja de semovientes

Cuando sea necesario sacrificar semovientes en malas condiciones por

enfermedad o accidente, se podrá tramitar la correspondiente baja con
posterioridad al sacrificio.

Al acta de baja que se expida para su control, se anexará una certificación del
veterinario (acta de defunción) sobre la necesidad de haber efectuado el sacrificio
en forma inmediata o por muerte natural.

72
Cuando los semovientes sean sacrificados para el consumo dentro de la misma
Unidad, se estipulará en la Salida de Almacén y se registrará como un consumo
de materiales y suministros.

8.3.16 Acta de Baja

El acta constituye el único documento soporte para dar salida definitiva del
almacén, de los bienes cuyas condiciones no permiten prestar un servicio a la
Unidad, en la cual se determina su destinación final.

El Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces debe suscribir el
acta conjuntamente con el almacenista, o el funcionario a cuyo cargo se
encontraban los bienes.

8.3.17 Salida de bienes a reparación y mantenimiento

La entrega se legalizará mediante salida de almacén, atendiendo una orden de

mantenimiento, situación que se puede presentar al interior de la Unidad, en otra
Unidad o con un particular.

8.3.18 Bienes entregados en comodato

La entrega se legalizará mediante salida de almacén, informando al jefe de
propiedades, planta y equipo en servicio, para que ejerza un control especial sobre
estos bienes.

Cuando el comodato sea con una entidad del Gobierno General, el bien se retira
de la propiedad, planta y equipo y se registra en cuentas de Orden Deudoras.

8.3.19 Salida por Garantía

Se entrega el bien al proveedor a través de una salida de almacén, garantizando

su devolución en virtud de la garantía vigente, en cumplimiento al contrato de
adquisición, realizando un acta mediante la cual se indique que el bien sale de la
unidad en calidad de devolución por garantía, para que el área de propiedades,
planta y equipo en servicio ejerza un control especial sobre estos bienes.

8.4 DESTRUCCIÓN O INCINERACIÓN

Cuando por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho que
impida su venta o no la haga aconsejable, y se determine su destrucción o
incineración, se debe implementar el siguiente procedimiento.

a. El Jefe del área de almacenes y propiedades, planta y equipo en servicio,

presentará ante el Jefe Logístico, Jefe de Abastecimiento o quien haga sus

73
 veces, la relación detallada de los bienes inservibles que van a ser
destruidos o incinerados.

b. Se emitirá en un plazo máximo de tres (3) días después de recibida la

solicitud, la autorización de la destrucción o incineración de dichos bienes,
la cual servirá como soporte para la elaboración del acta de destrucción o
incineración.

c. Con la resolución como antecedente, los bienes serán destruidos o

incinerados por funcionarios del área de almacenes y jefe de propiedades,
planta y equipo, y en presencia de un funcionario de Control Interno, en
observancia de la normatividad que rige todo lo referente al saneamiento
ambiental.

d. De igual forma, se elaborará un acta mediante la cual se detallen los bienes

incinerados o destruidos, con la firma de los funcionarios que intervienen en
el proceso. Dejando constancia de los hechos mediante registros fílmicos o
fotográficos.

e. En los casos especiales donde se requiera contar con equipos especiales

para la destrucción o incineración, se deberán trasladar a los lugares donde
se garanticen el medio ambiente, seguridad industrial y preservar la vida
humana.

NOTA: El bien recibido por concepto de donación de Gobiernos Extranjeros, para

realizar la destinación final se debe contar con la autorización previa del Donante,
cuando así lo exija el acuerdo o convenio de donación.

8.5 EN CASO DE FALTANTES Y SOBRANTES DE BIENES

Si como resultado de la verificación de los almacenes, se llega a encontrar

diferencias faltantes o sobrantes, el Jefe de Abastecimiento o quien haga sus
veces, debe consultar al almacenista sobre los motivos de esa irregularidad.

En caso de que las explicaciones se refieran a posibles errores u omisiones en los

registros, el Jefe de Abastecimiento o quien haga sus veces verificará
inmediatamente su veracidad sobre los documentos pertinentes.

Si se llegan a encontrar faltantes no justificados, el Jefe inmediato iniciará una

investigación preliminar a fin de dar a conocer los hechos y establecer la
responsabilidad administrativa correspondiente. Tales comunicaciones se harán
dentro de los cinco (5) días siguientes al levantamiento del acta correspondiente

74
8.6 RESPONSABILIDAD DE LOS BIENES

Son responsables ante la Ley, todos los funcionarios y personas que administren,
custodien, manejen, reciban, suministren, o usen bienes de propiedad de las
Unidades Operativas del Ministerio de Defensa Nacional.

El valor de los daños o pérdidas que administrativa o fiscalmente se declaren a

cargo de una persona, será descontado de su sueldo o prestaciones, conforme al
fallo administrativo proferido por la autoridad competente, sin perjuicio de la acción
disciplinaria, penal y fiscal, a que haya lugar.

Cuando se establezca plenamente que la novedad se presentó a consecuencia de

la falta de instrucción o prevención del Comandante, Director o Jefe, él y el autor
material de los hechos asumen la responsabilidad conjunta.
Por lo anterior, el representante legal de la Unidad debe fortalecer los sistemas de
control interno y promover la cultura del autocontrol, es decir, cada servidor
público es responsable integral por su labor y debe verificar que esté bien
ejecutada, sin necesidad que otros lo hagan por él, para lo cual se debe tener una
visión integral de los procesos y el manejo de los bienes, suministrándolos a los
usuarios en el tiempo que se requieren.

8.6.1 Responsables de los Bienes en Bodega

Se denomina responsable de bienes en bodega, toda persona que reciba,

custodie o suministre bienes de propiedad de las Unidades del Ministerio de
Defensa, los cuales se encuentran almacenados.

El responsable de bienes en bodega es el almacenista y tiene entre otras las

siguientes responsabilidades:

El recibo y adecuada organización en bodega de los bienes adquiridos por la

Unidad.

El manejo, administración, custodia, protección de devolutivos, consumo, servibles

e inservibles en depósito.
La solicitud oportuna de cambio de aquellos productos próximos a su vencimiento.
Los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en depósito a su
cargo.

8.6.2 Responsables de los Bienes en Servicio

Todo funcionario o persona que tenga asignado el uso, custodia o administración

de bienes de propiedad de las Unidades Operativas del Ministerio de Defensa, se
constituyen en responsables de bienes en servicio y estarán sujetos a las
disposiciones legales vigentes que rijan en la materia.

75
Los funcionarios de las Unidades Operativas del Ministerio de Defensa que tengan
asignado el uso, custodia o administración de bienes a su cargo, son responsables
de la pérdida o daño que sufran, cuando no se ocasione por el deterioro natural,
por su uso normal o por causa justificada.

La responsabilidad por pérdida, daño, deterioro, disminución, mal uso de bienes,

se determinará a través de los procesos que establezcan las normas vigentes que
rigen la materia.

Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la pérdida o daño de

bienes, cuando no provenga del deterioro natural, se ordenará la práctica de la
investigación respectiva.

Es responsabilidad del Comandante de la Unidad Operativa o Jefe de

Dependencia establecer los controles administrativos para la devolución de los
bienes que están a cargo del personal que es trasladado a otra Guarnición; de
forma que el almacenista verifique la entrega de los bienes a cargo del funcionario
y expida un PAZ Y SALVO.

8.7 RESPONSABILIDAD DE LA RECEPCIÓN DE LOS BIENES

Es responsabilidad del almacenista la recepción de los bienes. Sin embargo,

corresponde al Jefe de Abastecimientos o quien haga sus veces en la Unidad
respectiva, allegar oportunamente la documentación soporte para la recepción de
los bienes.

El almacenista firmará los documentos que legalizan la entrada y salida de bienes.

8.8 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Es el conjunto de actuaciones que adelanta la autoridad competente, con el fin de

establecer la responsabilidad de los servidores públicos, por la administración y
manejo irregular de los bienes del estado.

8.9 PÓLIZAS DE SEGUROS

Todos los bienes del Ministerio de Defensa deben estar asegurados, de

conformidad con las disposiciones legales vigentes; así mismo, los empleados de
manejo deben tener pólizas de seguros.

8.10 CONTEO FÍSICO

Con el propósito de verificar la existencia física de los bienes, es necesario que el

Jefe Logístico o quien haga sus veces en la Unidad Operativa, imparta las
instrucciones al Almacenista y el Jefe de propiedades, planta y equipo en servicio,

76
para la realización de conteos físicos aleatorios en cualquier época del año, o por
entrega de la dependencia o Unidad Operativa, y en forma semestral y/o anual,
con el fin de comprobar la existencia y conservación de los bienes asignados para
el servicio de las dependencias. Dicha situación se hará constar en un acta
suscrita por Almacenista, Jefe Propiedades, planta y equipo en servicio y demás
participantes, la cual debe ser presentada al Comandante de la Unidad Operativa.

8.11 PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

8.11.1 Material de guerra

Adquiere esta connotación todo el material y equipo de propiedad del Estado y

que es utilizado para la guerra, generalmente para operaciones de tipo militar, de
conservación y restablecimiento del orden público, o como factor de poder
disuasivo u ofensivo en los esquemas de seguridad y defensa nacional.

14.11.2 Material reservado

Adquiere esta connotación todo el material y equipo, que dadas sus condiciones
tecnológicas y su utilización en la seguridad y la defensa nacional, el conocimiento
de su existencia y características por personas no autorizadas pueden poner en
riesgo las condiciones de seguridad y defensa nacional, o afectar las relaciones
diplomáticas de Colombia con la Comunidad Internacional.

Considérense como material de guerra y/o reservado, los definidos en el Decreto

695/83, Numerales del 1 a 15, Decreto 855/94, Numerales 16, 17 y 18; y demás
disposiciones que lo reglamente o sustituya.

Para registro y control del material de guerra y/o reservado, se tendrá en cuenta si
es devolutivo o de consumo, registrando con base en el Plan General de
Contabilidad Pública, dependiendo, si su utilización hace que se extinga con el
primer uso, o si por el contrario el servicio que presta el bien tiene una duración
superior.

8.11.3 Control de bienes en bodega y servicio

Como mínimo en forma mensual se debe efectuar un conteo físico de los bienes,
tanto en bodega como en servicio y el resultado del mismo debe ser rendido al
Comandante de la Unidad.

El control se efectúa sobre todas las operaciones relacionadas con las entradas,
registros, conservación, mantenimiento, salidas y bajas de los bienes y existencias
de carácter devolutivo o de consumo, situación que se debe reflejar en el sistema
de información automatizado para el manejo de bienes o tarjeta kardex.

77
Mediante el adecuado y permanente control, se busca determinar el cumplimiento
de las disposiciones relativas al manejo y administración de los bienes, establecer
la adecuada utilización y evaluar el funcionamiento del Control Interno.

Los almacenistas de material de guerra y/o reservado son responsables por los
bienes que tengan en existencias en sus almacenes y por los que se le hayan
entregado para su servicio o el de su oficina, los cuales deben contar con los
soportes necesarios que determinen su permanencia en el almacén.

No obstante lo anterior, el Material de Guerra entregado a una dependencia o

grupo y que se encuentre en servicio, esta bajo la responsabilidad del respectivo
Comandante.

8.11.4 Responsabilidades

A los daños o pérdidas que administrativa o fiscalmente se establezcan, se

aplicará lo establecido en el decreto No. 791 de 1979 y demás disposiciones que
lo modifiquen o sustituyan.

8.11.5 Mantenimiento
Gastos por concepto de mano de obra y suministro de repuestos que demanda la
conservación del Material de Guerra y/o Reservado. Con el fin de registrar el valor
adecuado de los bienes, es necesario considerar cuando el mantenimiento y/o las
reparaciones transforman las condiciones del bien ya que incrementan la vida útil,
de acuerdo con concepto técnico se considerará como un mayor valor del activo,
de lo contrario se considera un gasto.

Sin embargo, el control fiscal y el manejo de la reserva en la información de esta

clase de bienes que ingresen al almacén para ser enviados a mantenimiento, y
mientras permanezcan en este lugar, serán responsabilidad exclusiva de los
almacenistas de material de guerra y reservado.

Una vez se determine la acción de mantenimiento a llevar a cabo sobre esta clase
de bienes, el almacenista con las autorizaciones previas, adelantará las gestiones
del caso, a efectos de lograr el diagnóstico y mantenimiento en los talleres
dispuestos para tal fin; debe realizar una salida de almacén para entregar los
bienes que salen al mantenimiento, no obstante, ejercerá un seguimiento sobre los
bienes entregados a los talleres, con el propósito de conocer el avance del mismo.

8.11.6 Contabilización

Los documentos de contabilidad que soportan la información del material para la

Defensa Nacional, tienen clasificación de seguridad, por lo cual su manejo debe
aplicar las normas vigentes ordenadas para la seguridad militar de los bienes,

78
como son autorizaciones, restricciones y compartimentación. Además, su auditaje
y control administrativo tiene un procedimiento especial y será responsabilidad de
los Comandos de Fuerza. No obstante los bienes y sus movimientos deben ser
registrados en el sistema de información o de manera manual, estableciendo las
medidas que garanticen la reserva de la información.
El registro, contabilización, custodia e identificación, se rige por el Régimen de
Contabilidad Pública. El material de consumo como las municiones y los
explosivos deben registrarse y manejarse como Cargos Diferidos, considerando
que su utilización unitaria no se realizará durante el mismo lapso de tiempo sino
periódicamente, para lo cual se efectuará la contabilización en el momento en que
se realicen los descargos de almacén, o sean consumidos en servicio.

Todos los movimientos deben registrarse en el Sistema de Información

Automatizado para el Manejo de Bienes o en tarjetas kardex.

Mientras el material permanezca en los almacenes o depósitos por un tiempo

superior a dos (2) meses como consecuencia de reparaciones, mantenimiento o
custodia, no se efectuará depreciación.

8.11.7 Baja de Material de Guerra y Reservado

Los bienes adquiridos para la Seguridad y Defensa Nacional, ya sea material de

Guerra o Reservados, siempre requerirán ser dados de baja mediante destrucción
e incineración; estos bienes no podrán ser vendidos, donados o cedidos, en razón
a las características especiales que los revisten, además, por ser bienes que en
determinado momento pueden constituir riesgo para la seguridad nacional.

Se da de baja al material de guerra o reservado, que por su desgaste, deterioro u

obsolescencia no sea útil para el servicio en labores de la Seguridad y Defensa
Nacional y que no sea susceptible de recuperación.

Cuando los bienes hayan desaparecido o hayan sido destruidos en operaciones

militares, se debe elaborar un acta donde se relacione el motivo de la pérdida de
esos bienes. Esta acta debe ser firmada por el Almacenista de la Unidad y/o
encargado de la propiedad, planta y equipo en servicio, Ordenador del Gasto de la
Unidad, Comandante de la Unidad, en el caso de corresponder a material técnico
de inteligencia por el jefe departamento de inteligencia o quien haga sus veces, y
el Jefe o Director del Organismo Superior de Inteligencia de la Fuerza.

Las bajas de material pueden ser por:

a. Destrucción e incineración, cuando hay concepto de obsolescencia o

recuperación antieconómica; en este caso media la inspección por parte de
la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

79
 b. Por Orden Legal, cuando media un fallo de investigación administrativa
debidamente ejecutoriado.

Cuando sobrevenga la pérdida de un bien se agilizarán los procedimientos

correspondientes dentro de la respectiva investigación, cumpliendo con los
procesos contables ordenados para el caso.

En el evento que la Unidad Operativa traslade bienes para mantenimiento y el

taller respectivo evalúe y conceptúe que no tiene recuperación, los bienes se
devolverán a la Unidad Operativa que los envió, para que esta tramite la baja y
destrucción del mismo.

Para el material aeronáutico, en caso de que la reparación se realice en el

exterior, y el concepto técnico del proveedor determine que es antieconómico
recuperar el bien, previa coordinación entre las partes, deberá destruirlo dejando
constancia escrita y el correspondiente registro fílmico o fotográfico donde se
pueda identificar claramente el bien, documentos que serán soporte para realizar
la baja en el almacén respectivo.

Para tal evento se observará el siguiente procedimiento para los bienes

devolutivos:

a. Las Unidades podrán solicitar la baja, de aquellos bienes obsoletos e

inservibles, indicando su estado, cantidades y valor, a la autoridad
competente, la cual deberá determinar si existe justificación plena para este
evento.

b. Para el caso de material técnico de inteligencia, los Organismos Superiores

de Inteligencia, a través de las Secciones Administrativas, solicitarán al
Ministerio de Defensa – Secretaría General – Dirección de Finanzas, la
asignación de un funcionario para que intervenga en la destrucción del
material, dejando constancia en el acto administrativo.

c. Verificar que todos los bienes que figuran en el proyecto de baja, tengan la
documentación y estén relacionados en el Acta de Baja.

d. Es necesario ser extremadamente cuidadoso con la verificación, en cuanto

a los datos que identifican e individualizan los bienes a dar de baja, que
figuran relacionados en el acta, los que figuran en el listado general de
bienes codificado, y los bienes físicos que se tienen a la vista para darlos
de baja, en los cuales debe darse una perfecta coincidencia, al comparar
marca, modelo, número de serial, número de placa, color, raza, número de
chip, muescas, etc.; con el fin de evitar relacionar en el Acta de Baja bienes
que no tienen una situación legal definida o en investigación, que a la
postre pueden adulterar la diligencia, viciar su legalidad y por ende, generar
responsabilidades fiscales, administrativas, disciplinarias o penales.

80
 e. Firmar el acta por los que intervienen en el proceso de baja, entre los
cuales debe estar: el Almacenista, el Ordenador del Gasto, el Comandante
de la Unidad Operativa, en el caso de corresponder a material técnico de
inteligencia por el Jefe Departamento de Inteligencia o su equivalente en
cada una de las Fuerzas y el Jefe o Director del Organismo Superior de
Inteligencia de la Fuerza, un funcionario de Control Interno, cuando así lo
estime conveniente, el Delegado de la Dirección de Finanzas del Ministerio
de Defensa, cuando se trate de material técnico de inteligencia.

8.11.8 Traslados de Material de Guerra y Reservado entre Unidades

El traslado entre Unidades de los bienes para la Seguridad y Defensa Nacional, se

realizará mediante acta y a través de la Dirección correspondiente de la Unidad
Ejecutora. Para el material técnico de inteligencia deberá realizarse a través de las
Direcciones de Inteligencia, en razón a las características especiales que los
revisten.

81
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

82
 CAPÍTULO IX
9. DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORACIÓN Y AVALUOS

9.1 DEPRECIACIÓN

Son depreciables aquellos bienes que pierden su capacidad normal de operación

durante su vida útil.

La depreciación se calculara sobre el 100% del valor del activo.

La depreciación se calculará por cada bien individual y de ello se llevara registro

permanente en el sistema de información automatizado para el manejo de bienes
o tarjetas Kardex.

La alícuota calculada se debitará al patrimonio; excepto para los activos asociados

directamente a las actividades de producción de bienes y la prestación de
servicios, los cuales se deben reconocer como costo.

9.1.1 Vida útil

Corresponde al lapso de tiempo durante el cual se espera que un activo pueda ser
usado por la Unidad, en la prestación de servicios o producción de bienes.

En circunstancias normales pueden considerarse para los activos las siguientes:

Activo Depreciable Años de Vida Útil

ƒ Edificaciones 50
ƒ Embalses, represas y canales – Obras civiles 50
ƒ Embalses, represas y canales – Obras control 25
ƒ Equipo de accesorios de generación, transmisión 25
ƒ Distribución, producción, conducción, tratamiento, etc. 25
ƒ Torres, postes y accesorios 25
ƒ Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25
ƒ Redes, líneas y cables subterráneos y sus accesorios 25
ƒ Plantas y ductos 15
ƒ Maquinaria y equipo 15
ƒ Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15
ƒ Equipo médico y científico 10
ƒ Muebles, enseres y equipo de oficina 10
ƒ Equipo de comunicación y accesorios 10
ƒ Equipo de transportes, tracción y elevación 10
ƒ po de comedor, cocina, despensa y hotelería 10

83
 ƒ Equipo de computación y accesorios 05
ƒ Software 03

9.1.2 MATERIAL DE CAMPAÑA

ELEMENTO TIEMPO DURACIÓN

- Botas de combate 6 meses
- Uniformes camuflados 6 meses
- Cinturón reata 2 años
- Cantimploras 2 años
- Hamacas con toldillo 1 año
- Carpas individuales 5 años
- Equipos de campaña 2 años
- Tirantes 2 años
- Saco de campaña 1 año
- Ponchos 1 año
- Frazadas linner 1 año
- Carpas propósitos generales 8 años
- Carpas tipo rancho 8 años
- Carpas tipo pelotón 8 años
- Estufas de Campaña 8 años
- Alfombras 5 años
- Almohadas 2 años
- Blusas para médicos, odontólogo y enfermeros 6 meses
- Blusas para cocineros y rancheros 6 meses
- Linternas 6 meses
- Colchones 2 años
- Estufas 10 años
- Fundas 1 año
- Fotocopiadora 10 años
- Juego muebles para sala 5 años
- Juego de alcoba para casino 5 años
- Palas plegables 5 años
- Sábanas 1 año

No obstante lo anterior, cuando se considere que la vida útil fijada no corresponde

con la realidad, debido a circunstancias tales como: mejoras y adiciones, acción
de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o
especificaciones de fábrica, debe fijarse una vida útil diferente y revelar tal
situación en las Notas a los Estados Financieros.

Adicionalmente, se debe revisar la vida útil en forma permanente para evaluar

situaciones especiales y determinar sus efectos en las depreciaciones.

La vida útil de bienes usados, se determina a partir del momento que se adquieren
dichos bienes, tomando como base el tiempo de servicio esperado del bien.

84
9.1.3 Método

El método de depreciación de los activos fijos a utilizar en el Ministerio de Defensa

Nacional, es línea recta.

Por este método se determina una alícuota periódica constante para registrarla
como disminución del patrimonio durante la vida útil estimada del activo. Se aplica
cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada periodo, y su
cálculo resulta de la siguiente fórmula:

Alícuota Periódica = costo del activo represado

Vida Útil estimada del activo

No obstante, existen otros métodos de reconocido valor técnico, entre ellos, el

número de unidades producidas u horas de trabajo, sumas de los dígitos de los
años, y doble tasas sobre saldo decreciente, los cuales pueden aplicarse en la
medida que se considere pertinente, dejando la claridad en la Notas a los Estados
Contables.

9.1.4 Activos de menor cuantía

De cero (0) SMLMV hasta cincuenta (50) UVT

Los activos cuyo valor de adquisición este entre cero (0) y cincuenta (50) UVT,
deben depreciarse en el momento en que se ponen al servicio, sin considerar la
vida útil de los mismos.

9.2 PROVISIÓN

Si al realizar la actualización de los bienes mediante avalúo y producto de este se

presenta un menor valor entre: el valor en libros menos el valor de realización o
costo de reposición, se debe efectuar la respectiva provisión. Es de aclarar que si
el bien en anteriores avalúos presentó valorización, debe agotarse esta y
aprovisionar la diferencia.

La provisión a la propiedad, planta y equipo, se debe realizar en forma individual y

se registrará contra el patrimonio, excepto para los activos asociados directamente
a las actividades de producción de bienes y la prestación de servicios, los cuales
se deben reconocer como gasto.

85
9.3 AMORTIZACIÓN

Corresponde a la distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo

en que contribuye a la generación de ingresos o al cumplimiento del cometido
estatal.

Son objeto de amortización los activos que se registren contablemente en las

cuentas semovientes, bienes de beneficio y uso público, inversión para protección
de recursos no renovables en explotación, bienes entregados a terceros e
intangibles.

La base para el cálculo de la amortización es el costo histórico del activo.

La amortización debe reconocerse a partir de la fecha en que se inicia el ciclo

productivo o a partir de la fecha en que la Unidad inicia su usufructo, y se
registrará contra el patrimonio, excepto para los activos asociados directamente a
las actividades de producción de bienes y la prestación de servicios, los cuales se
deben reconocer como costo.

El método de amortización aplicable es el de línea recta. El cálculo de la

amortización se determinará bajo la misma metodología y formulación aplicada a
la depreciación.

La vida útil corresponde al tiempo durante el cual se espera que un activo

amortizable pueda contribuir a la producción de bienes o a la prestación de
servicios.

La vida útil puede ser modificada cuando circunstancias especiales, inherentes al

activo, modifiquen la capacidad de producción o de servicios, lo cual debe
revelarse en las notas a los estados contables y demostrarse plenamente.

Para determinar la vida útil de los semovientes se hará en coordinación con el

médico veterinario y teniendo en cuenta la raza y condición de uso del animal.
Igualmente, para el caso del software se define como vida útil tres (3) años para
efectos de amortización de los mismos.

9.4 VALORIZACIÓN

Si al realizar la actualización de los bienes mediante avalúo y producto de este se

presenta un mayor valor entre el valor en libros menos el valor de realización o
costo de reposición, se debe efectuar la respectiva valorización.

Es de aclarar que si el bien en anteriores avalúos presentó provisión, debe

agotarse esta y valorizar la diferencia.

86
La valorización a la propiedad, planta y equipo, se debe realizar en forma
individual y se registrará contra el patrimonio.

9.5 AVALÚOS

Serán objeto de actualización mediante avalúo con fines de revelación contable,

los bienes muebles registrados o adquiridos a partir del 19 de diciembre de 2005,
cuyo costo histórico, individualmente considerado, sea superior a treinta y cinco
(35) salarios mínimos legales mensuales vigentes – SMLMV. Los avalúos de
bienes muebles deberán considerar entre otros los siguientes aspectos:

9 Estado
9 Tiempo de uso
9 Capacidad productiva
9 Modelo
9 Destinación
9 Comercialización o grado de negociabilidad

El avaluador debe tener la idoneidad y capacidad para realizar avalúos.

Los avalúos tendrán vigencia de tres (3) años.

No obstante lo anterior, siempre que a juicio del Representante Legal, el valor por
el cual aparece registrado en la contabilidad el bien, no refleje su realidad
económica, deberá efectuarse la actualización respectiva.

El registro de la actualización de los avalúos deberá quedar incorporado en la

contabilidad al cierre del período contable, habiendo afectado las cuentas y
subcuentas necesarias de conformidad con los procedimientos establecidos en el
Régimen de Contabilidad Pública y demás normas que lo modifiquen o adicionen.
En notas a los estados contables deberán revelarse los métodos de actualización
aplicados para los bienes, así como la antigüedad de los avalúos.

9.5.1 Responsabilidad de la Actualización

El Comandante de Fuerza o Director de Unidad Ejecutora, como responsable de la

información financiera, económica, social y ambiental, tendrá que impartir las
instrucciones necesarias para la actualización de los bienes muebles, en
cumplimiento de la normatividad vigente o cuando lo considere pertinente.

87
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

88
 CAPÍTULO X

10. MECÁNISMOS DE CONTROL

Con el propósito de establecer seguimiento a la propiedad, planta y equipo en

bodega y en servicio, a continuación se presentan entre otros, los mecanismos
que permitirán ejercer vigilancia sobre los bienes:

10.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

Llevar un registro detallado y diario de todos los movimientos del almacén, así
como de los bienes puestos al servicio, a través del sistema de información o
tarjeta Kárdex, el cual se considera un control de tipo administrativo y es
responsabilidad del almacenista o jefe de propiedades, planta y equipo en servicio.

En la implementación de aplicativos para la sistematización y administración de

bienes existentes en almacén y en servicio, se debe en todos los casos aprobar
mediante acto administrativo. Con el fin de preservar la unidad de control contable
que implica el cambio tecnológico aplicado a este tipo de operaciones, conservar
como prueba documental, la última tarjeta kárdex debidamente firmada y
refrendada por la instancia competente al momento de la trascripción de saldos,
así como un acta de la trascripción de los saldos finales de los kárdex manuales y
saldos iniciales de los kárdex sistematizados, firmada por el cuentadante,
almacenista y respectivo ordenador. De igual forma, se deberá dar un tiempo
prudencial (6 meses) para su implementación y prueba.

10.2 ESTADO DIARIO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Se elaborará y presentará el Estado Diario de Propiedades, Planta y Equipo (en

bodega como en servicio), en el cual se incluirán los movimientos de entradas y
salida de bienes, por grupo de elementos, de acuerdo con la desagregación
contable; documento que se constituye en el único soporte para confrontar las
cifras de los estados contables. Así mismo, al finalizar el mes un Estado de
Propiedades, planta y equipo consolidado.

10.3 CONCILIACIÓN

Se debe conciliar el estado diario de propiedades, planta y equipo, en forma

permanente con las cifras del balance, así como los movimientos de los traslados
realizados entre unidades.

89
10.4 CONTEOS FÍSICOS

Como mínimo una vez al año, con corte al cierre de la vigencia fiscal, se debe
realizar un conteo físico general, tanto de la propiedad, planta y equipo de la
entidad, como de los bienes de consumo almacenados, dejando constancia
mediante acta, y conciliarlo con las cifras de los Estados Contables.

El acta debe contener por lo menos las siguientes especificaciones:

1. Encabezamiento (lugar, fecha, dependencia, responsable, datos de la

póliza de manejo y funcionario delegado para realizar el conteo físico).

2. Detalle de los bienes contados, con las siguientes columnas:

a. Descripción del bien
b. Identificación
c. Unidad de medida.
d. Existencias físicas.
e. Estado de conservación.
f. Diferencias (sobrante y faltantes)
g. Número de Parte o referencia, para los que aplique.
h. Número de serie, para los que aplique.

3. Explicaciones del almacenista sobre las diferencias encontradas, estado y

conservación de los bienes, de acuerdo con las observaciones del personal
que realizó el conteo.

4. Observaciones y recomendaciones.

5. Firmas de quienes realizan el conteo, del almacenista, y aprobación del

Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces.

10.5 INSPECCIÓN SOBRE LOS ALMACENES O DEPÓSITOS

Verificar por lo menos una vez al mes las existencias de almacén, mediante la
práctica de pruebas selectivas, la cual debe ser ordenada por el Comandante,
Director y/o Jefe Logístico o quien haga sus veces en las Unidades del Ministerio
de Defensa.

La fecha de cada prueba, variará de uno a otro mes y en lo posible, quien

practique esta diligencia, debe ser un funcionario diferente de aquel que
ordinariamente ejerce el control de la dependencia.

90
La inspección se iniciará con el recuento físico de los artículos escogidos,
confrontando las cantidades encontradas, con los saldos registrados en el sistema
de información o en las tarjetas kárdex.

Se requerirá al almacenista el registro en el sistema de información o en las

tarjetas kárdex, los movimientos de almacén que estuvieren pendientes de
registro. Los resultados de la verificación selectiva se consignarán en un acta, que
debe elaborarse al terminar la comparación y será firmada por los actuantes.

El acta debe contener por lo menos las siguientes especificaciones:

1. Encabezamiento (lugar, fecha, dependencia, responsable, datos de la

póliza de manejo y funcionario delegado para elaborar la confrontación
física).

2. Relación comparativa de los bienes verificados, con las siguientes

columnas:

a. Descripción del bien

b. Identificación
c. Unidad de medida.
d. Existencias reales
e. Estado de conservación.
f. Diferencia sobrante
g. Diferencia faltante
h. Número de Parte o referencia para los que aplique

3. Explicaciones del almacenista sobre las diferencias encontradas, estado

y conservación de los bienes, de acuerdo con las observaciones del
personal que realizó la prueba selectiva.

4. Observaciones y recomendaciones.

5. Firmas de quienes realizan la prueba selectiva, del almacenista, y

aprobación del Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus
veces.

6. Los originales de estas actas, se remitirán con el informe mensual a la

dependencia que corresponda. Al almacenista visitado se le entregará
una copia, después de ser aprobada por el Jefe de Abastecimiento, Jefe
Logístico o quien haga sus veces.

7. Dentro de la misma diligencia se examinarán los locales e instalaciones

de los almacenes, con el fin de verificar que ofrezcan condiciones
óptimas para garantizar la seguridad y buena conservación de los bienes.

91
 8. Para el caso del almacenamiento de combustibles, el respectivo Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces, ordenará
inspecciones semanales a los depósitos de combustibles, por parte del
almacenista, el bombero y un funcionario de Control Interno,
confrontando las existencias con los saldos del sistema de información o
tarjeta kardex. Al efectuar los cálculos, se debe tener en cuenta la merma
del combustible, por evaporación drenajes de los tanques y el gastado en
la limpieza de los mismos.

10.6 CONTEOS PARCIALES

Son los que se realizan en cualquier época del año y se hacen a nivel de
dependencias, por selección, que obedecen a cambios de responsable,
verificación de existencias, control de niveles de stock, dejando constancia
mediante acta, etc.

10.7 SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DE BIENES

Con el propósito de hacer seguimiento a las propiedades, planta y equipo, se debe

asignar un código numérico o alfanumérico a cada bien de uso devolutivo, el cual
estará pegado, insertado o colocado al bien, y será la referencia de este para
todos los eventos.

10.8 HOJA DE VIDA

Para los equipos a los cuales es necesario realizar mantenimiento frecuente, se

requiere mantener una hoja de vida, en la cual se estipulará el mantenimiento
preventivo que se le haga, anotando los repuestos utilizados y otros accesorios, al
igual que los costos incurridos.

10.9 CONTROL PERMANENTE

10.9.1 Bienes Muebles en Bodega

El almacenista como custodio de los bienes que se encuentran en bodega,

ejercerá control a través de los siguientes medios:

a. Sistema de información automatizada para el manejo de bienes o tarjetas

de control de existencias – kárdex

92
 b. Verifica que el movimiento del almacén esté de acuerdo con las entradas y
salidas de almacén.

c. Efectúa pruebas selectivas escogiendo los bienes de mayor movimiento y

valor, en forma periódica (quincenal) y se dejará constancia por medio de
un acta donde se especificarán las diferencias encontradas.

d. Informa al Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces,

sobre cualquier irregularidad encontrada en el análisis del cotejo de saldos.

10.9.2 Bienes en Servicio

Los bienes en servicio que pertenecen a la cuenta Propiedades, Planta y Equipo,

serán controlados por el Jefe de Propiedades, Planta y Equipo en servicio o quien
haga sus veces, a través de los diferentes listados que se lleven en las
dependencias y se tendrá en cuenta los siguientes aspectos para su organización:

1. En todas las dependencias de las Unidades del Ministerio de Defensa se

llevará un listado permanente de los bienes que hayan sido entregados
por el almacén, para el buen funcionamiento de la entidad, que contenga
por lo menos la siguiente información:

Nombre y código de la dependencia

Código de identificación de los bienes
Código contable a nivel de subcuenta
Fecha de adquisición
Identificación o plaquetas
a. Descripción del activo (Nombre, clase, modelo, marca, etc.)
b. Unidad de medida
c. Cantidad
d. Valor de adquisición o costo histórico
e. Valor Total
f. Valor total de las propiedades, planta y equipo de la dependencia.

2. Los listados de los bienes en servicio, estarán a cargo del funcionario que
los tiene en uso, el control será responsabilidad del jefe de la
dependencia, quien designará un funcionario para tal fin.

3. Los bienes devolutivos de uso común en las dependencias, deben estar a

cargo del Jefe de dicha dependencia.

4. Los Jefes de las dependencias responsabilizarán a los funcionarios

subalternos de los bienes entregados para el desempeño de sus
funciones, mediante listados individuales.

93
 5. Todas las dependencias del Ministerio de Defensa llevarán su listado, el
cual será actualizado cada vez que se produzcan movimientos de bienes
recibidos del almacén o reintegrados al almacén por diferentes
conceptos.

6. Todos los Jefes de las diferentes dependencias, en caso de ser

trasladados deberán rendir el correspondiente listado de su dependencia
al Jefe de Propiedades, planta y equipo en servicio.

7. El Jefe de propiedades, planta y equipo en servicio, debe llevar un

archivo documental, que soporte la entrega de los elementos a los
diferentes funcionarios debidamente refrendados por los mismos.

8. El Jefe de propiedades, planta y equipo en uso, debe efectuar verificación

y seguimiento a los bienes en servicio, en forma periódica a través de
análisis o muestras selectivas que brinden un margen de confiabilidad en
forma ponderada.

9. Hacer seguimiento frecuente de los bienes entregados al servicio con los

listados de cada oficina o dependencia, y en caso de encontrar
diferencias, por traslados entre oficinas se debe aclarar la situación entre
los Jefes de dependencia y proceder a la actualización de los listados
internos de los bienes en servicio, de tal suerte que, a la fecha
establecida para la toma física de los bienes, en el cruce de los conteos
de las oficinas con el consolidado de control que reposa en el grupo de
bienes, las diferencias sean mínimas.

10. Una vez terminado el ejercicio de conteo, el Jefe de propiedades, planta y

equipo en servicio, remitirá el resultado del mismo a los jefes de las
dependencias para su conocimiento, en el evento de presentar
inconsistencias, se adelanten las acciones disciplinarias y/o
administrativas a que haya lugar.

10.9.3 Registros Individuales

El registro de los bienes individuales contendrá el detalle de los bienes asignados

a los funcionarios para el desempeño de sus funciones; en el encabezado irá
nombre del funcionario y número del documento de identidad. Los demás ítems
permanecerán iguales al registro por dependencia. Los datos que aparecen en los
registros, se tomarán de las respectivas salidas de almacén, elaboradas por el
Almacenista.

El Jefe de propiedades, planta y equipo en servicio, debe mantener actualizado el

registro de los bienes en servicio, conforme a las salidas de almacén reportadas
por el almacenista y los informes por daños o pérdidas que afecten la
responsabilidad del funcionario por los bienes a su cargo.

94
10.9.4 Entrega de Bienes a Funcionarios

El Jefe de cada una de las dependencias que conforman la Unidad, debe hacer
entrega formal a sus subalternos, de los bienes devolutivos en servicio, a través
de listados individuales debidamente firmados. Los bienes de uso comunitario,
serán cargados al listado del Jefe de la Dependencia y no al listado individual de
los subalternos.

10.9.5 Entrega de Bienes a Contratistas

Será responsabilidad del Ordenador del Gasto entregar a través de actas, los
bienes que necesiten los contratistas para el desarrollo del objeto para el cual
fueron contratados, siempre y cuando se pacte como una condición contractual
que implique una menor erogación para la administración para el cumplimiento del
contrato. Estos a su vez, deberán devolverlos a la administración a través de
actas, previa verificación del estado y conservación del bien.

Cada uno de los contratos efectuados con personas naturales o jurídicas y cuyo
objeto deba desarrollarse en las Unidades del Ministerio de Defensa, deberá
contener una cláusula que indique obligatoriedad de los contratistas de dar buen
uso y custodia a los bienes que la entidad le alquila para su uso.

10.9.6 Propiedades, Planta y Equipo Obsoleto

Con el propósito de presentar información razonable y útil en los estados

contables, de acuerdo con lo registrado en el sistema de información automatizado
para el manejo de bienes o kardex y el Estado Diario de propiedades, planta y
equipo, se requiere verificar permanentemente el estado de obsolescencia de los
bienes, tanto en servicio, como en bodega, para lo cual debe tener en cuenta:

1. Determinar los bienes que llevan varios años registrados en el sistema de

información automatizado para el manejo de bienes o en las tarjetas
kárdex y que no han presentado movimiento en el almacén.

2. Efectuar conteo físico para determinar cantidad, precio unitario y tiempo

de existencia en la Unidad.

3. Elaborar acta con relación de los bienes, precios, cantidades y valor total
firmada por el almacenista, ordenador del gasto y concepto del comité
técnico.

4. Determinar los bienes que ya cumplieron el ciclo de vida útil.

5. Determinar los bienes nuevos y que nunca se utilizaron (obsoletos)

95
 6. Definir el destino que debe dársele a todos los bienes registrados como
obsoletos.
7. Llevar a cabo el proceso de baja de los bienes clasificados como
obsoletos, previo concepto técnico y recomendación del Comité de Baja
de Bienes.

8. Reclasificar en cuentas de orden, los bienes que estén totalmente

depreciados y no estén en condiciones de uso, previa resolución de baja.

10.10 CASOS ESPECIALES

10.10.1 Combustibles

El almacenista debe llevar control de las existencias de combustibles en el

depósito o en vales, a través del sistema de información automatizado para el
manejo de bienes o en un libro de control, en el cual registrará todo recibo y
despacho y liquidará diariamente los saldos, en cantidades y valores.

El control de la entrega de combustibles y sus registros en el sistema de

información automatizado para el manejo de bienes o planilla, será ejercido por el
Almacenista, no por el bombero o liquidador del combustible.

Todos los depósitos de combustibles deben dotarse de un contador o medidor

automático, con el fin de ejercer un mejor control sobre los suministros efectuados.

Las órdenes de suministro de combustible serán autorizadas por el Jefe de

Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces.

Para el suministro de combustible a equipos de otras Fuerzas, se requiere que la

Dirección correspondiente autorice el suministro del mismo.

El recibo del combustible, una vez se efectúe la entrega del mismo, debe ser
firmado por el funcionario operador del equipo, registrando: grado, firma y pos
firma, número de cedula e identificación plena del equipo al cual se le suministró.
Semanalmente se hará una comprobación de existencias en los depósitos,
realizada por el Jefe Logístico, Jefe de Abastecimiento o quien haga sus veces, en
presencia del almacenista y/o bombero, dejando constancia mediante acta, la cual
se constituye en soporte para realizar la salida por merma.

Para efectos de verificación de existencias todos los depósitos deberán tener la

respectiva tabla de conversión o equivalencia, certificada por el fabricante del
mismo, con el fin de obtener los saldos con mayor precisión.

96
Se debe tener en cuenta, la merma de combustible por evaporación, por drenajes,
y limpieza, en el caso de la evaporación, se deben tener en cuenta las tablas
establecidas para determinar la cantidad evaporada diariamente, la cual debe
quedar consignada en un acta que firmará el almacenista y Jefe de
Abastecimientos, Jefe Logístico o quien haga sus veces, para que al finalizar el
mes se elabore una salida de almacén por la sumatoria total de la merma que se
reflejó.

Mensualmente se debe realizar una conciliación del saldo del contrato con el
proveedor, exigiéndole una certificación por escrito de la cantidad de galones y
saldo pendiente.

Si al efectuar el cotejo de los saldos que lleva la unidad con los que certifica el
proveedor a la misma fecha de corte se presentan diferencias, se debe informar al
Jefe de Abastecimiento, Jefe Logístico o quien haga sus veces para la diligencia
administrativa, correspondiente a aclarar la diferencia encontrada.

10.10.2 Licencias y Software

El manejo y control de las licencias y software que se adquiera estará a cargo del
funcionario que para tal efecto delegue el jefe de la oficina de Informática de la
respectiva Unidad o quien haga sus veces. Cada ingreso se registrará en el
almacén como un activo de la Unidad y posteriormente será entregado a la Oficina
de Informática o quien haga sus veces, la cual tendrá la función de control, guarda
y legalización de las licencias y software que a la fecha posea la Unidad. No
obstante, el jefe de propiedades, planta y equipo en servicio realizará los controles
que corresponden, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones. La Oficina de
Informática o quien haga sus veces, remitirá al Área de Contabilidad, una vez
recibidos estos bienes, un cuadro que indique el período de vida útil de los
mismos.

10.10.3 Revistas de Material de Guerra y/o Reservado

Es la inspección o examen que se lleva a cabo por parte del Jefe de propiedades,
planta y equipo en servicio o quien haga sus veces, o de comisiones inspectoras
asignadas para tal efecto, sobre el material de guerra o reservado, y los demás
bienes relacionados con que cuentan las dependencias oficiales y a cargo de
funcionarios responsables, con el propósito de comprobar su existencia y estado
del material, confrontándolos con la información registrada en el sistema de
información automatizado para el manejo de bienes o tarjetas kárdex. Además de
coadyuvar en la preservación de los materiales de guerra y reservados del Estado,
destinados a la Seguridad y Defensa Nacional, busca entre otras, lo siguiente:

97
 a. Comprobar la existencia física del material, confrontándola con los registros
que se llevan en el sistema de propiedades, planta y equipo de la Unidad.
b. Verificar el estado de conservación y operatividad del material.
c. Verificar el uso que se le está dando al material, de acuerdo a su naturaleza
y destinación.
d. Minimizar o advertir riesgos reales o potenciales que puedan afectar la
existencia e integridad de material, o que puedan generar situaciones
jurídicas adversas.

10.10.4 Oportunidad y periodicidad

Se deben practicar revistas de material de guerra y/o reservado, por lo menos

mensualmente, durante cada vigencia fiscal. La oportunidad para su práctica
puede darse por:

a. Cuando el funcionario responsable o la comisión inspectora así lo considere

de acuerdo a su sano criterio.
b. Cada que se tenga conocimiento directo o indirecto que existe un riesgo
real o potencial que afecte la existencia del material.
c. Cuando un funcionario que por función de su cargo así lo solicite, para
certificar o clarificar aspectos propios del recibo de un cargo o por entrega
de los mismos.
d. Cuando se determine llevar a cabo una diligencia de baja de material
reservado y/o técnico para inteligencia.

10.11 RESPONSABLES

Son responsables por las revistas de material de guerra o reservado, los

funcionarios que se desempeñen como Jefes de propiedades, planta y equipo en
servicio, Almacenistas, Jefes de Abastecimiento o Jefes logísticos o quien haga
sus veces, Jefes de dependencias responsables que tengan material a cargo,
Segundos Comandantes y Comandantes de Unidades Militares, y los Jefes de las
Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces; igualmente otros funcionarios
que en virtud de sus cargos y funciones deban intervenir en las revistas de
material.

98
 CAPÍTULO XI
11. PROCEDIMIENTO CONTABLE

ENTRADA DE ALMACÉN

Adquisiciones

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito

1512XX Materias primas XXX
Materiales para la prestación de
1518XX servicios XXX
1635XX Bienes muebles en bodega XXX
1910XX Cargos diferidos XXX
2401XX Adquisición de bienes y servicios XXX
240601 Adquisición de bienes en el exterior XXX

Traslados
Nuevos
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1512XX Materias primas XXX
Materiales para la prestación de
1518XX servicios XXX
1610XX Semovientes XXX
1635XX Bienes muebles en bodega XXX
1910XX Cargos diferidos XXX
1970XX Intangibles XXX
310501 Capital Fiscal XXX

Usados
Totalmente Depreciados o Amortizados
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1970XX Intangibles XXX
1999XX1 Valorización XXX
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
3115XX Superávit por valorización XXX

99
Parcialmente Depreciados o Amortizados, con
Valorización
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
16XXX Propiedades, planta y equipo XXX
1970XX Intangibles XXX
1999XX Valorización XXX
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
3115XX Superávit por valorización XXX
310501 Capital Fiscal XXX

Parcialmente Depreciados o Amortizados, con

Provisión
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1970XX Intangibles XXX
Provisiones para protección
1695XX de propiedades ,planta y XXX
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
310501 Capital Fiscal XXX

Por producción de bienes

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Bienes Producidos / Cargos
1505XX / Diferidos XXX
1910XX
1520XX Bienes en Proceso XXX

Donaciones
Bienes Devolutivos
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1635XX Bienes muebles en bodega XXX
Superávit por donación - En
312002 especie XXX

100
Bienes de Consumo
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1910XX Cargos Diferidos XXX
Materiales para la prestación
1518XX de servicios XXX
480819 Donaciones XXX

Comodato entre Entidades del Gobierno General

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
Patrimonio Público
312525 Incorporado - Bienes XXX

Comodato con Empresas Públicas o Particulares

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
991506 Bienes Recibidos de Terceros XXX
9346XX Bienes Recibidos de Terceros XXX

Traspaso
Bienes Devolutivos
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
Patrimonio público
312525 incorporado - Bienes XXX

Bienes de consumo
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Materiales para la prestación
1518XX de servicios XXX
19XXXX Otros Activos XXX
Bienes y derechos recibidos
que no constituyen formación
4800816 bruta de capital XXX

Reintegro de bienes
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Propiedades Planta y Equipo
1637XX no Explotados XXX
16XXXX P Propiedades Planta y Equipo XXX

101
Reposición de bienes
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1635XX Bienes Muebles en Bodega XXX
1910XX Cargos Diferidos XXX
481049 Indemnizaciones XXX

Entradas Especiales Sobrante de bienes

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Materiales para la prestación
1518XX de servicios XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1910XX Cargos Diferidos XXX
481007 Sobrantes XXX

Nacimiento de semovientes
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1610XX Semovientes XXX
Otros ingresos
481090 Extraordinarios XXX

Sistema FMS o LOA

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1635XX Bienes Muebles en Bodega XXX
Bienes y servicios pagados
190514 por anticipado XXX

Reparables
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Activos totalmente
8315XX depreciados, agotados o XXX
amortizados
Activos totalmente
891506 depreciados, agotados o XXX
amortizados

Reparados
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Componentes de
839006 Propiedades, planta y equipo XXX
Otras cuentas deudoras de
891590 control XXX

102
Serviciable
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Componentes de
839006 Propiedades, planta y equipo XXX
Otras cuentas deudoras de
891590 control XXX

Incautados o Aprehendidos Por Unidades Operativas

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Bienes Aprehendidos o
8130XX incautados XXX
Bienes Aprehendidos o
890513 incautados XXX

Por otras Entidades recibidos en Custodia

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
991502 Bienes recibidos en custodia XXX
9306XX Bienes recibidos en custodia XXX

Por otras Entidades recibidos para Uso o

Administración
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Bienes Aprehendidos o
990515 incautados XXX
Bienes Aprehendidos o
9130XX incautados XXX

Decomisados
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Bienes declarados a favor de
151098 / la Nación / Propiedades, XXX
16XXXX planta y equipo
Otros ingresos
481090 extraordinarios XXX

103
 SALIDA DE ALMACEN
Suministro

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito

16XXXX Propiedades Planta y Equipo XXX
1635XX Bienes Muebles en Bodega XXX
Propiedades, planta y equipo
1637XX no explotados XXX

consumo
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
511114XXX Materiales y Suministros XXX
521112XXX Materiales y Suministros XXX
Materiales para la prestación
1518XX de servicios XXX
1910XX Cargos Diferidos XXX

Dotación personal Civil 2

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Dotación y Suministro a
510131 Trabajadores XXX
Dotación y Suministro a
520224 Trabajadores XXX
1910XX Cargos Diferidos XXX

Traslados
Nuevos
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
310501 Capital Fiscal XXX
1512XX Materias primas XXX
1610XX Semovientes XXX
1635XX Bienes muebles en bodega XXX
1910XX Cargos Diferidos XXX
1970XX Intangibles XXX

104
Usados
Totalmente Depreciados o Amortizados
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
3115XX 3 Superávit por valorización XXX
Propiedades Planta y Equipo
1637XX no Explotados XXX
1970XX Intangibles XXX
1999XX Valorización XXX

Parcialmente Depreciados o Amortizados, con

Valorización
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
3115XX Superávit por valorización XXX
310501 Capital Fiscal XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1970XX Intangibles XXX
1999XX Valorización XXX

Parcialmente Depreciados o Amortizados, con

Provisión
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Provisiones para protección
1695XX de propiedades ,planta y XXX
equipo
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
310501 Capital Fiscal XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1970XX Intangibles XXX

105
Traspaso
Parcialmente Depreciados o Amortizados, con
Valorización
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
3115XX Superávit por valorización XXX
310501 Capital Fiscal XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1970XX Intangibles XXX
1999XX Valorización XXX

Parcialmente Depreciados o Amortizados, con

Provisión
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Provisiones para protección
1695XX de propiedades, planta y XXX
equipo
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
310501 Capital Fiscal XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1970XX Intangibles XXX

Baja de bienes
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
580802 Perdida en baja de Activos XXX
1685XX Depreciación acumulada XXX
168601 Amortización XXX
Provisión para protección de
1695XX Propiedades, planta y XXX
equipo
Propiedades, planta y equipo
1637XX no explotados XXX

106
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Activos Totalmente
8315XX Depreciados Agotados o XXX
Amortizados
Activos Totalmente
891506 Depreciados Agotados o XXX
Amortizados

Destinación final de los bienes inservibles

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Activos Totalmente
891506 Depreciados Agotados o XXX
Amortizados
Activos Totalmente
8315XX Depreciados Agotados o XXX
Amortizados
Baja de semovientes
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
580802 Perdida en baja de Activos XXX
168601 Amortización XXX
1610XX Semovientes XXX

Reparaciones y mantenimiento
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
Propiedades Planta y Equipo
1636XX en Mantenimiento XXX
16XXXX Propiedades Planta y Equipo XXX

Comodato
Entre Entidades del Gobierno General
Bienes con Valorización
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
310501 Capital Fiscal XXX
1685XX Depreciación Acumulada XXX
3115XX Superávit por Valorización XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX
1999XX Valorización XXX

107
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
8347XX Bienes entregados a terceros XXX
891518 Bienes entregados a terceros XXX

Bienes con
Provisión
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
310501 Capital Fiscal XXX
1685XX Depreciación Acumulada XXX
Provisión para Protección de
1695XX Propiedades, planta y XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito

8347XX Bienes entregados a terceros XXX
891518 Bienes entregados a terceros XXX

Con Empresas Públicas o Particulares

Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1920XX Bienes entregados a terceros XXX
Provisiones para protección
1695XX de propiedades ,planta y XXX
1685XX Depreciación Acumulada XXX
16XXXX Propiedades, planta y equipo XXX

RESPONSABILIDADES
Faltante de bienes
Cód. Contable Nombre de la Cuenta Débito Crédito
1685XX D Depreciación Acumulada XXX
1686XX Amortización Acumulada XXX
Provisiones para protección
1695XX de propiedades, planta y XXX
Amortización Acumulada
1975XX Intangibles XXX
3115XX Superávit por valorización XXX

108
 CAPÍTULO XII
12. SEGURIDAD INDUSTRIAL

12.1 LOS CONTROLES TÉCNICOS.

Los controles técnicos incluyen los siguientes cambios de diseño y operación:
a. Ubicación.
b. Zonas de Protección.
c. Diseño de la disposición de la Planta.
d. Substitución de los Recursos.
e. Reducir los Recursos.
f. Modificar el Proceso o el Almacenamiento.
g. Control de Polvos.
h. Control del Acceso.
i. Marbetes.
j. Control de la Temperatura.
k. Monitoreo.
l. Paralización
m. Contención secundaria.

a. Ubicación.
Las instalaciones que implican el riesgo de colapso estructural, ruptura, incendio o
explosión tendrán que ser ubicadas en sitios geotécnicamente estables.
b. Zonas de Protección.
En base a la naturaleza del peligro potencial (por ejemplo, bola de fuego,
liberación de gases tóxicos, derrame), las instalaciones requerirán una zona de
protección de un tamaño adecuado.
c. Diseño de la disposición de los almacenes.
Dentro de una instalación que incluye peligros industriales, las operaciones
unitarias tendrán que ser ubicadas de tal manera que las sustancias incompatibles
no estén cerca las unas de las otras (por ejemplo, las sustancias que causarían
una reacción al mezclarse, produciendo calor, incendio, gas, explosión o
polimerización violenta). Además, las operaciones incompatibles no deben ser
situadas cerca las unas de las otras (por ejemplo, las operaciones de soldadura no
deben estar ubicadas cerca del almacenamiento de los materiales inflamables).

109
 d. Substitución de los Recursos.
Dentro de las operaciones de procesamiento, substituya el material peligroso por
otro que no lo sea. Cambie la forma del material (por ejemplo, de un gas a un
líquido) así será menos peligroso (por ejemplo, almacene los gases tóxicos en un
solvente adecuado).
e. Reducir los Recursos.
Se debe reducir al mínimo las cantidades de los materiales peligrosos utilizados,
mediante su recuperación y reciclaje dentro de la operación del proceso. Reduzca
el inventario de los materiales peligrosos en el almacén. Emplear técnicas de
procesamiento más eficientes.
f. Modificar el Proceso o el Almacenamiento.
Guarde el gas peligroso como un líquido refrigerado, y no bajo presión. Reduzca
las temperaturas y presiones del proceso. Cambié los métodos del proceso (por
ejemplo, en vez de pintar por rocío, utilice baños o brochas).
g. Control de Polvos.
Son medidas efectivas de control de polvos, la ventilación, colección y
filtración. Se deben aislar las operaciones polvorientas o contenerlas, tanto
como sea posible, especialmente, si se trata de polvos que pueden causar
enfermedades pulmonares, como silicosis, una de las enfermedades
ocupacionales más comunes en el mundo. El asma ocupacional es el resultado
de una amplia gama de químicos y sustancias naturales, incluyendo
isocianuros, ácidos anhidros, caspas, polvo de granos, de algodón y de
madera.
h. Control del Acceso.
Se debe limitar el ingreso del personal, permitiendo el acceso al que ha sido
capacitado, específicamente, para las condiciones de trabajo que existen dentro
del área peligrosa, empleando tarjetas de identificación, cerramientos dobles,
servicios de seguridad y barreras.
i. Marbetes.
Todos los interruptores, válvulas, recipientes y operaciones unitarias peligrosas
deben ser marcados como tal. Asimismo, se debe identificar las sustancias
peligrosas específicas por nombre, y denotar también el tipo de peligro (por
ejemplo, tóxico, reactivo, inflamable, explosivo).
j. Control de la Temperatura.
Puede ser necesario controlar la temperatura del aire en ciertas operaciones a fin
de evitar el agotamiento por el calor o el frío. Posiblemente, sea conveniente

110
segregar una operación muy caliente o fría, de las otras, de modo que se reduzca
al mínimo el número de individuos expuestos.

k. Monitoreo.
Si existe monitoreo alrededor de los peligros potenciales, así como en los linderos
de la instalación, se puede detectar oportunamente la situación peligrosa. Por
ejemplo, mediante el uso de equipos portátiles, o, en forma continua, con equipos
permanentes, se debe efectuar, regularmente, el monitoreo de la calidad del aire
para detectar vapores orgánicos, niveles de oxígeno, concentraciones de gases
combustibles, gases explosivos o componentes específicos del aire. Se utilizan los
detectores de humo, monitores de calor, detectores de radiación, según el tipo de
instalación, para señalar la existencia de un peligro.
l. Paralización.
Hay que proveer los dispositivos manuales y automáticos para la paralización de
los sistemas eléctricos u operaciones del proceso, de modo que se reduzca al
mínimo, la liberación de material peligroso.
m. Contención secundaria.
Deben haber, según la necesidad, sistemas para contener los derrames, tales
como: cortinas de agua para limitar la liberación de gas, diques y barreras
portátiles para contener los derrames, equipos de emergencia para recolectar el
material derramado, refugios o muros para restringir las explosiones, materiales a
prueba de incendios para limitar su propagación, absorbentes, para los materiales
peligrosos, y zonas de protección.

12.2 CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Cuando no sea posible reducir la exposición a niveles aceptables con controles
técnicos. Los controles administrativos pueden incluir la reorganización de los
horarios de trabajo para reducir la duración de la exposición a los peligros y la
transferencia o rotación del personal que haya alcanzado el límite máximo
permisible de exposición.
Es apropiado que el personal utilice los equipos de protección si trabajan cerca de
peligros potenciales. Se basa la selección de la protección en la naturaleza del
riesgo, su nivel y concentración, la duración de la exposición y la susceptibilidad
de las personas específicas a los efectos negativos.
Cuando se conoce la naturaleza del riesgo y es rutinario, se puede definir y
utilizar, en forma rutinaria, los equipos de protección (por ejemplo, cascos, guantes

111
contra químicos, respiradores que purifican el aire, zapatos de seguridad,
protección para los oídos, lentes de seguridad).
Si la naturaleza del peligro es desconocida (por ejemplo, si se combinan,
casualmente, varios materiales peligrosos, o se descubre un depósito de
desechos tóxicos), puede ser necesario emplear los equipos de protección más
conservadores (por ejemplo, trajes herméticos y químicamente resistentes,
equipos de respiración auto contenidos) y disminuir el nivel de protección
solamente después de comprobar que el peligro requiere un nivel más bajo de
protección.

12.3 PROTECCIÓN PERSONAL.

La protección personal incluye más que solamente ropa especial, lentes, cascos,
tapones para los oídos, etc. para proteger el cuerpo del peligro. Los siguientes
ítems también son parte de la protección personal, según la situación: un cuchillo
(para la salida de emergencia del traje protector), una lámpara portátil, un monitor
personal (por ejemplo, un dosímetro para radiación, termómetro personal para
controlar la fatiga por el calor/frío), arneses y cuerda de seguridad, cinturón de
seguridad, transceptor, radiofaro (por ejemplo, para localizar la víctima del peligro).
Es indispensable realizar capacitación de salud y seguridad ocupacional para
asegurar que el personal observe las prácticas de operación adecuadas, que
reducen los impactos negativos para la salud y la seguridad. Se consideran
esenciales las siguientes áreas de conocimiento y experiencia:
12.4 MOTIVACIÓN DEL PERSONAL
Corresponde al personal operativo y administrativo de los almacenes, quienes
deberán tener unas competencias y disponibilidad acorde con las características
de la operación y los materiales almacenados, esto incluye:
a. Estabilidad y motivación
b. Competencias laborales
c. Características físicas
d. Definición de funciones
e. Turnos de trabajo
12.4.1 Apreciación de las propiedades
Verificar lineamabilidad, corrosividad, toxicidad y reactividad de las sustancias
peligrosas, así como los niveles a los cuales representan un riesgo significativo
que requiere medidas de protección.

112
12.4.2 Conciencia de los indicadores de advertencia
Es necesario preveer de manera oportuna el riesgo y tener la habilidad de
reconocer las situaciones potencialmente peligrosas.
De igual forma crear familiaridad con los controles técnicos a fin de evitar las
situaciones peligrosas.

12.4.3 Familiaridad con las capacidades y limitaciones de la instalación.

Para afrontar las emergencias peligrosas: sistemas de ventilación, plomería,
paralización, dispositivos de contención y procedimientos de respuesta de
emergencia, contenidas en los planes apropiados de salud y seguridad
12.4.4 Conocimiento del uso y mantenimiento del equipo de emergencia.
Así como el equipo rutinario para el monitoreo y protección de la salud y la
seguridad.
12.4.5 Conocimiento de los métodos y procedimientos de descontaminación
del personal.
De vital importancia conocer estos métodos y procedimientos, así mismo se
deberá capacitar a todos los funcionarios en esta área, pues todo almacenista
deberá ser competente dentro de sus funciones y velar por los protocolos de
seguridad industrial establecidos.

12.4.6 Familiaridad con la necesidad de depender, continuamente, del

sistema de "grupos de acción" y aceptación de los mismos.

En el sistema de grupos de acción, se organizan los grupos de trabajo de tal

modo, que se designe, para cada individuo que esté expuesto a peligro, por lo
menos un trabajador adicional, que estaría listo y capaz de proporcionar ayuda
inmediata de emergencia, si fuera el caso.
12.4.7 Autoridad para actuar.
Decididamente, según los planes de salud y seguridad, durante las situaciones
potencialmente peligrosas, o durante las emergencias, especialmente, en las que
no estén disponibles los supervisores, jefes de depósitos o comandantes, o estos
sean víctimas de la emergencia.
a. La planificación de la salud y seguridad incluye una evaluación completa
de la instalación e identificación de todos los riesgos potenciales.
b. El plan proporciona la siguiente información:

9 Definición de todos los riesgos potenciales

9 Implicación para la salud y la seguridad de cada peligro

113
 9 Descripción de las técnicas rutinarias de salud y seguridad
9 Bosquejo de los procedimientos de respuesta de emergencia luego
de un peligro mayor
9 Procedimientos de seguimiento después de la conclusión de la
emergencia.

La comunidad alrededor de una instalación potencialmente peligrosa tiene el

derecho de saber cuáles son los peligros que pueden ocurrir y cuáles son los
planes que han sido implementados para reducir y manejar el riesgo de estos
peligros. (Caso Depósito de Armamento en Medellín.)

12.5 RIESGOS QUE SE PUEDEN PRESENTAR

Probabilidad de ocurrencia de un evento de características negativas
a. Ergonómico
b. Físico
c. Químico
d. Mecánico
e. Eléctrico
f. Biológico
g. Psicosocial
h. Locativo

Condiciones ambientales peligrosas.

a. Máquinas inadecuadas
b. Herramientas inadecuadas
c. Falta de protección
d. Falta de organización
e. Construcciones inadecuadas
f. Instalaciones inadecuadas

Actos inseguros.
f. Utilizar la mano como herramienta.
g. Reparar máquinas en funcionamiento.
h. Retirar guardas de seguridad
i. No seguir procedimientos.
j. No usar los E.P.P. adecuados
k. Usar joyas (anillos, relojes).
l. Realizar operaciones sin autorización.
m. Utilizar herramientas inadecuadas.

114
Estos pueden ser causados por:
a. Desconocimiento de la tarea.
b. Inestabilidad emocional.
c. Alcoholismo.
d. Preocupaciones.
e. Enfermedades.
f. Falta de entrenamiento.
g. Trabajo bajo presión
h. Falta de atención
i. Trucos o bromas
j. Imprudencia
k. Desinterés
l. Fatiga

Trabajo en altura.
Son todas aquellas labores que se realizan a una altura superior a 1.50 metros del
piso.
¿Qué debemos hacer antes de realizar trabajos en altura?
a. Revisar equipos y herramientas.
b. Asegurar andamios e instalar plataformas completas.
c. Verificar el estado de escaleras y ubicar topes de seguridad.
d. Solicitar permiso de trabajo.
e. Verificar el estado físico y emocional del empleado.
f. Utilizar el arnés de seguridad con doble eslinga asegurado a puntos fijos.
g. Instalar líneas de vida.
h. Utilizar bolsa para herramientas.
i. Tener cuidado cuando las condiciones climáticas empeoran.

Trabajo en caliente.
Son labores diferentes al proceso normal, que al ser realizadas generan calor o
chispas
¿Qué debemos hacer antes de realizar trabajos en caliente?
a. Revisar los equipos de soldadura (tanques) y las herramientas
b. Ubicar extintores en el área
c. Verificar que el área esté libre de combustible y solventes
d. Solicitar permiso de trabajo

115
Cierre y bloqueo de energía.
Es un método que permite prevenir que un equipo o un vehículo se encienda o
funcione de forma que ponga en peligro la salud de los trabajadores.
¿Qué debemos hacer antes de realizar trabajos de cierre y bloqueo?
a. Aislar las fuentes de energía primaria y secundaria, cerrando los circuitos.
b. Utilizar un candado de alta resistencia y la tarjeta de identificación del
mismo

¿Cuándo debe efectuarse un bloqueo?

Se realizará de modo puntual, por áreas o puestos de trabajo, siempre que se esté
desarrollando un trabajo cerca de cualquier maquinaria que genere riesgos por:
a. Arranque inesperado.
b. Escape de energía.
c. Remoción de una guarda de seguridad.
d. Necesidad de trabajar en un lugar donde se pueda quedar atrapado.
e. Reparación o limpieza de mecanismos.

12.5.1 Derechos y Deberes

La seguridad en el trabajo
Talleres mecánicos
a. Obligaciones de los empleados
b. Responsabilidad profesional
c. Obligaciones de la empresa
d. Responsabilidad social

Genera beneficios para:

¡Usted! (El objetivo es protegerlo con su ayuda)
a. ¡Su familia!
b. ¡Su empresa!
c. ¡Su sociedad!

116
12.6 Accidentes de Trabajo.
12.6.1 DECRETO 1295
Un accidente de trabajo es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o
con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
Factor de riesgo
a. Condición ambiental peligrosa
b. Actos inseguros

12.7 SALUD Y SEGURIDAD EN EL TALLER

12.7.1 Primeros auxilios y recomendaciones.
En caso de:
Hemorragia:
Ejercer presión leve hasta que ocurra la coagulación. Cualquier herida debe
exponerse (abrir, cortar o rasgar las ropas) y aplicar una compresa estéril para
evitar infección.
Luxación:
Consiste en el desplazamiento de uno o más huesos de una articulación. Se
aconseja inmovilizar la parte afectada.
Fracturas:
Es la ruptura de un hueso. Hay fracturas simples o cerradas, en las cuales el
hueso no llega a lesionar la piel. Son fracturas abiertas aquellas en las que el
hueso queda expuesto, al romper tejidos blandos. Se requiere indispensablemente
la inmovilización de la parte afectada.
Quemaduras con agentes químicos:
Antes de intentar aplicación de algún tipo de tratamiento deberá establecerse la
identificación del agente. Es peligroso proceder a una neutralización química de
esa sustancia. Generalmente se sugiere un lavado con abundante cantidad de
agua pura y abstenerse de romper las ampollas.
Paro respiratorio:
Aplicar la respiración artificial no es tarea que pueda improvisarse. Tiene que
haberse practicado bajo supervisión médica.

117
Perdida de la conciencia:
No deben administrarse medicamentos ni bebidas (agua, alcohol) a los pacientes
en estado de inconsciencia.
Quemaduras térmicas:
Debe mantenerse estéril el área afectada. A la mayor brevedad aplicar hielo o
hacer una inmersión en agua fría durante unos diez minutos.

12.8 ETIQUETAS, INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE EMERGENCIA:

a. Todos los recipientes con productos químicos peligrosos tienen etiquetas
que indican el contenido y advierten sobre el riesgo.
b. En la etiqueta o como instrucciones escritas se da la información
necesaria sobre el manejo seguro y las medidas de primeros auxilios.
c. Los trabajadores que manejan productos químicos peligrosos son
entrenados en cuanto a los riesgos para la salud y la manipulación
segura.
d. El entrenamiento incluye el almacenamiento y el transporte seguro de los
productos químicos.
e. En el lugar de trabajo hay duchas de emergencia y puestos para lavarse
los ojos.

12.8.1 Medidas técnicas:

a. Siempre que sea posible, se utilizan menos productos químicos tóxicos.
b. Se usan procesos de trabajo que minimizan la emisión de gases,
vapores, partículas o emanaciones.
c. Se encierra la fuente de emisión de gases o vapores.
d. Las maquinas que producen polvo o las pilas de materiales son aislados
y encerrados en lo posible.
e. Las posiciones de trabajo se eligen de tal manera que la exposición a los
gases, vapores, partículas o emanaciones sea mínima.
f. Se instala ventilación local efectiva para los escapes a fin de extraer
gases, vapores, partículas y emanaciones.

12.8.2 Equipamiento de protección personal:

a. Deben implementarse todas las mejoras técnicas necesarias antes de
recurrir al uso del equipamiento de protección personal.
b. Se usa tipos adecuados de equipamiento de protección personal: casco o
protector de cabeza, tapones para los oídos, gafas, máscaras o protector

118
 para ojos, máscara para respirar, guantes, calzado de seguridad,
delantales o ropa de protección, cinturón y cuerda de seguridad.
c. El equipamiento de protección personal es adecuado para el trabajo que
se realiza.
d. Se cuenta con la cantidad adecuada de equipamiento de protección
personal.
e. Los trabajos son entrenados para usar correctamente cuando sea
necesario el equipamiento de protección personal.
f. El equipamiento de protección personal es mantenido completo y limpio.
g. La responsabilidad para controlar el uso y el mantenimiento del
equipamiento de protección personal está claramente asignada.

12.8.3 Calor y ventilación:

a. Hay suficiente ventilación natural a través de ventanas y aberturas.
b. La radiación de techos y paredes se minimiza utilizando los materiales y
colores apropiados.
c. Hay buena ventilación cerca del techo o cielorraso.
d. Un número adecuado de ventiladores sirve para mantener el aire del
lugar de trabajo puro y agradable.
e. En los lugares de trabajo calurosos el aire circula por ventiladores
eléctricos.
f. Las superficies calientes se aíslan lo más posible.
g. Hay barreras entre la fuente de calor y los trabajadores.
h. Si es necesario, se usan delantales o ropa de protección contra el calor.
i. Donde se utiliza aire acondicionado, se instala el del tipo apropiado
teniendo en cuenta la posible contaminación del aire a causa de los
procesos del trabajo.
j. Con el aire acondicionado se evita el frio excesivo o las corrientes
molestas.
k. Se reduce todo el trabajo físico pesado en lugares de trabajo calurosos.
l. Se evita el trabajo en aéreas cerradas a temperaturas muy cálidas.
m. En el trabajo con altas temperaturas se autorizan suficientes pausas.
n. ¿Hay agua fresca disponible para beber cerca del lugar de trabajo?

12.8.4 Iluminación:
a. A los puestos de trabajo llega luz natural suficiente, sin ser ensombrecida
por obstáculos o puestos de trabajo mal instalados.
b. Los tragaluces se utilizan para aumentar la luz natural.
c. Para las paredes utilizan colores claros.
d. El reflejo que molesta la vista no se produce por lámparas de techo o
spots.
e. Se evita el encandilamiento por reflejos fuertes.
f. Se evitan las sombras con contraste demasiado fuerte.

119
 g. La iluminación general se adecua al tipo de trabajo que se realiza.
h. Las lámparas spots se usan para complementar la iluminación general,
especialmente para el trabajo de precisión.
i. Todas las lámparas se cambian regularmente.
j. Las lámparas y accesorios se limpian regularmente.

12.8.5 Ruido:
a. Las piezas o maquinas ruidosas son totalmente encerradas o cubiertas.
b. Se procede regularmente al mantenimiento de las maquinas para evitar el
ruido creciente.
c. Se usan materiales que absorben sonidos en cubiertas de techo, paredes
o maquinas.
d. El equipamiento ruidoso o sus partes son reemplazados por modelos
más silenciosos.
e. Se usan pantallas adecuadas para impedir la propagación de ruido.
f. La altura de los objetos en los contenedores es minimizada para evitar
las caídas desde distancias grandes.

Cuando una persona se lesiona o enferma repentinamente, transcurre un lapso

antes de que pueda recibir asistencia médica, y lo que hagamos o nos
abstengamos de hacer durante ese intervalo es de tal importancia que pueda
significar la vida o la muerte de la víctima. En los casos graves es vital llevar el
paciente a asistencia médica, llame inmediatamente una ambulancia.
Los primeros auxilios son las medidas de asistencia que podemos proporcionar
mientras llega el médico. Ante uno mismo, ante la propia familia y ante el prójimo
estamos obligados a conocer y entender los procedimientos sencillos que pueden
aplicarse, rápida e inteligentemente, en caso de urgencia.

El botiquín es un recurso básico para las personas que atienden, en un primer

momento, a una víctima de una enfermedad o accidente. Debe existir un botiquín
en cada hogar y en todo sitio en donde haya concentración de gente.

Para evitar que se alteren los medicamentos, se debe procurar que los envases
estén bien cerrados y guardados en sitio fresco, seco y oscuro. Se deben
desechar los medicamentos caducados y los que hayan cambiado de aspecto. Se
deben desechar, una vez abiertos, los colirios, soluciones para el lavado de ojos,
jarabes para resfriados, pomadas y gotas para la nariz.

El botiquín no ha de tener cerradura y se debe colocar fuera del alcance de los

niños. Es aconsejable que todo esté ordenado y etiquetado y que se incluya una
lista de los teléfonos de urgencia de la zona.

120
12.8.6 Envenenamiento:
Puede ser por ingerir una sustancia venenosa ya sea por accidentes o por
inhalación causada por la presencia de ácidos y bases fuertes.
12.8.7 Golpe de calor y deshidratación por calor:
Cuando las instalaciones no cuenta con suficiente ventilación, extractores de aire,
aire acondicionado o simplemente rejillas y ventanas.
12.8.8 Contusiones:
Es una lesión de las partes blandas del organismo producida por un traumatismo
directo que no altera la integridad de la piel; una contusión puede afectar:
a. La epidermis.
b. La dermis.
c. Tejido Celular Subcutáneo.
d. Fascia.
e. Músculo.
f. Vísceras.
Estas pueden ser producidas por una caída o por la absorción de la energía
ocasionada por un objeto.
12.8.9 Hernias:
Se producen por un esfuerzo excesivo, ya sea por levantar un peso superior o una
mala acción del músculo; estas pueden clasificarse en:
a. Hernia Discal.
b. Hernia Inguinal.
c. Hernia Diafragmática.
d. Hernia Umbilical.

12.8.10 Lesiones por sobre carga:

De acuerdo al ambiente de trabajo ya sea por una acción repetitiva, por largas
horas manteniendo una posición en forma constante, puede ocasionar.
a. Síndrome del túnel carpiano.
b. Tendinitis.
c. Epiconditis.

12.8.11 Salud mental:

Se caracteriza por el bienestar psíquico y el auto aceptación, al igual por el exceso
de labores propias de sus funciones produciendo estrés.

121
12.8.12 Medicina preventiva:
Encargado de fomentar la salud y prevención de enfermedades, como:
a. Tabaquismo.
b. Sobrepeso.
c. Alcoholismo.

12.9 FACTORES DE RIESGO

Es el estudio mediante el cual se reconocen, localizan y cuantifican los factores de
riesgo a los cuales están expuestos los funcionarios en un almacén, bodega o
instalación. Los estudios se realizan por edificio y pueden ser solicitados a la
sección de Salud Ocupacional, directamente por el trabajador. Luego del análisis,
se elabora un documento que es entregado a la Unidad Académica
correspondiente al archivo de la Sección de Salud Ocupacional.
12.10 VISITAS A PUESTOS DE TRABAJO.
Son los desplazamientos que los funcionarios de la Sección de Salud Ocupacional
realizan hacia un sitio de trabajo para verificar las condiciones o el estado en que
se encuentran estos en cuanto a la Higiene y la Seguridad Industrial. La visita
puede ser solicitada directamente por el funcionario.
12.11 INSPECCIÓN.
Es la primera revisión que se hace de las situaciones. A partir de esta se pueden
derivar visitas de control, mediciones y recomendaciones que se consignan en un
documento de control.
12.12 CONTROL.
El subprograma de higiene y seguridad industrial de la sección de salud
ocupacional, programa semestralmente las visitas de control de acuerdo a las
visitas de inspección que se realizaron durante el semestre inmediatamente
anterior para verificar el cumplimiento de las recomendaciones señaladas.
12.13 ACCIDENTES DE TRABAJO.
Todo suceso considerado accidente de trabajo es investigado por la Sección de
Salud Ocupacional.
12.14 RIESGOS MECÁNICOS
Son los riesgos que se generan por el manejo de:
a. Herramientas
b. Materiales

122
 c. Equipos
d. Mecanismos en movimiento
Aquellos objetos, máquinas, equipos, herramientas e instalaciones locativas que
por sus condiciones de funcionamiento, diseño o estado, tienen la capacidad
potencial de entrar en contacto con las personas, mediante atrapamientos o
golpes, provocando lesiones.
Las fuentes de riesgos mecánicos más comunes son las partes en movimiento no
protegidas:
Puntas de ejes, transmisiones por correa, engranajes, proyección de partes
giratorias, transmisiones por cadena y piñón, puntos de corte.
12.15 ¿QUÉ RIESGOS SE GENERAN?
Del trabajo con máquinas y herramientas se pueden generar lesiones como:
a. Golpes
b. Amputaciones
c. Atrapamientos por sistemas de transmisión de fuerza o por un punto de
operación
d. Proyección de partículas
e. Fricciones
f. Laceraciones, heridas, etc.
¿En los almacenes existen estos riesgos?
Claro, el personal diariamente estará afectado por esta clase de riesgos cuando:
a. Maneje herramientas eléctricas o neumáticas.
b. Levante cargas con grúas o elevadores.
c. Trabaje con equipos eléctricos
d. Trabaje con herramientas especiales.
e. Otros muchos.
Recomendaciones para eliminar la ocurrencia de accidentes generados por estos
riesgos:
a.Usar las herramientas de forma adecuada.
b.Usar permanentemente los elementos de protección necesarios para cada
operación.
c.Usar gafas de seguridad
d.Usar caretas para pulir o esmerilar.
e.Usar botas de seguridad.
f.Los EPP deben usarse correctamente y ser de la talla del trabajador.
g.Proteger con guardas de seguridad toda parte de la máquina en movimiento
que pueda entrar en contacto con las personas.

123
¿Cómo eliminar la existencia de riesgos mecánicos?
Cuando trabaje con mecanismos en movimiento, no utilice anillos, pulseras,
relojes, cabello suelto o guantes sueltos.
Realice mantenimiento preventivo de las máquinas
Use dispositivos que eliminen la posibilidad de error
Asegúrese de bloquear grúas, elevadores y sistemas que puedan causar
atrapamientos antes de realizar cualquier verificación o reparación.

12.16 RIESGOS ELÉCTRICOS:

Son los riesgos que se generan cuando una persona puede entrar en contacto con
corriente eléctrica debido al trabajo o al área donde se encuentra.
Hace referencia a los sistemas eléctricos de las máquinas, equipos e instalaciones
locativas que conducen o generan energía eléctrica dinámica o estática y que, al
entrar en contacto con las personas, por fallas técnicas o humanas, pueden
provocar lesiones, según sea la intensidad y el tiempo del contacto.
La electricidad es un riesgo cuando:
a. La persona hace parte de un circuito eléctrico.
b. Ocurre una sobrecarga eléctrica en los componentes de un circuito
eléctrico no protegido, calentándose, con riesgo de incendio.

124
FIGURA No. 3 Riesgos de Accidentes Eléctricos.

Figura No. 4 Efectos Fisiológicos Directos

125
Recomendaciones para eliminar la ocurrencia de accidentes generados por estos
riesgos:
¾ No utilice cables defectuosos
¾ No tire del cable, tire de la clavija.
¾ No use herramientas eléctricas con los pies mojados
¾ Tocar directamente con los cables No.
¾ Limpieza si, agua no.
¾ Al menor chispazo, desconectar.
¾ Lo primero en caso de avería, cortar la corriente.
¾ Persona electrizada. No la toque sin cortar la corriente.
¾ Calentamiento anormal, es señal de peligro.

12.17. RIESGOS DE INCENDIO:

Para que el fuego se inicie y se propague, se requiere la presencia simultánea de
los siguientes elementos: un combustible, un comburente (oxígeno del aire), calor
y una reacción en cadena.
Se conoce como combustible a cualquier sustancia capaz de arder, por lo cual se
requiere que dicha sustancia se evapore, en las labores que se desarrollan en los
almacenes, frecuentemente se expenden, emplean o manipulan combustibles
como la gasolina, la bencina, el queroseno, el ACPM, etc.
El segundo componente es el comburente, que es aquel que proporciona el medio
donde puede quemarse el combustible, el oxígeno es el comburente más común,
un tercer componente lo constituye el calor que es la fuente o foco que
proporciona la energía calórica suficiente para que el fuego se inicie. Para que los
tres componentes anteriores produzcan fuego, se requiere de un cuarto
componente denominado reacción en cadena que es la reacción exotérmica, es
decir que genera calor para que el fuego se mantenga.
12.17.1 Clases de fuego:
CLASE A:
Son los fuegos producidos por combustibles sólidos, (madera, papel, tela, etc.).
Dejan braza o ceniza y humo de color blanco.

126
CLASE B:
A esta clase pertenecen todos los líquidos inflamables (gasolina, aceite, grasas,
pintura, etc.). No dejan braza y su humo es de color negro.
CLASE C:
Son los fuegos que se presentan en equipos eléctricos.
CLASE D:
Son los fuegos que se presentan por la combustión de metales.
CLASE E:
Es aquel que se produce en los sistemas y plantas nucleares.
12.18 AGENTES EXTINTORES:
12.18.1 Agua:
Se emplea a chorro o pulverizada, su eficacia es muy limitada en fuegos
producidos por líquidos y gases, además es conductora de la electricidad. Actúa
por enfriamiento.
12.18.2 La espuma:
Se produce mezclando agua con productos espumantes. Es recomendable para
fuego de combustibles líquidos por que flota sobre estos, separando de esta
manera el aire del combustible.
12.18.3 Gas carbónico:
Se utiliza en incendios de la clase B y C, actúa por sofocamiento. Recuerde no
tomar la corneta del extintor por la mano, por que puede ocasionar quemaduras
por congelamiento.
12.18.4 Polvo químico:
Los extintores de polvo químico son muy efectivos para fuegos de gases y
líquidos, no son conductores de electricidad e interrumpen la reacción en cadena.
12.18.5 Extintor ABC o multipropósito:
Es el más recomendado. Sirve para combatir incendios de gases y líquidos
inflamables.
12.19 EXPLOSIONES:
Es el resultado de la liberación instantánea de energía, con producción de calor,
ruido y onda explosiva en forma violenta.

127
12.19.1 Cómo se produce una explosión
Por oxidación: es decir cuando el oxígeno se cambia con otra sustancia
combustible en forma súbita.
Por descomposición rápida: cuando se presenta una reacción química (agua
oxigenada con permanganato de potasio.)
Por exceso de presión: cuando la presión interna es mayor que la resistencia del
cuerpo (olla a presión).
Por explosión nuclear.
12.19.2 Factores naturales:
“La naturaleza influye notoriamente en los accidentes de trabajo, con acciones
adecuadas se pueden prevenir.”
12.19.3 Riesgos físicos
Todo sonido es captado por el oído humano, donde por la vibración del tímpano es
transmitido a los huesos del oído medio y de este al oído interno, para finalmente
ser transmitido al cerebro donde es interpretado.
El sonido se mide en decibeles (dB), que es la medida de la intensidad del mismo,
entendemos por ruido cualquier sonido desagradable.
El efecto del ruido con explosiones prolongadas, determina la hipoacusia, más
conocida como sordera, que es la pérdida progresiva e irreversible de la audición.
Además, el trabajador presenta una deficiencia en la comunicación, dada la
dificultad para entenderse con sus semejantes.
Otro factor de riesgo lo constituye las vibraciones que están presentes
especialmente en el uso o manipulación de herramientas neumáticas
(compresores, taladros, etc.), y que llegan a producir alteraciones de vasos y
nervios especialmente en miembros superiores, ocasionando desde hormigueos
hasta verdaderas neuralgias de difícil tratamiento. Por ello es importante su
reconocimiento y control, con el respectivo programa de vigilancia epidemiológica.
12.20 EL RUIDO ENMASCARADOR:
El ruido implica que el sonido que queremos oír es ahogado por otro. Esto puede
provocar accidentes, porque los gritos de advertencia y otras señales no son
oídos.
En un lugar de trabajo, el ruido producido por la maquinaria puede perturbar el
sonido de un camión o una conversación. Problemas similares existen en la
mayoría de los lugares de trabajo.

128
El nivel de sonido no debería exceder de 60 a 70 dba. para mantener una
conservación a una distancia normal.
12.21 EL RUIDO IRRITANTE:
El ruido irritante existe en varias formas. Hasta que punto un ruido puede
parecernos irritante, es en parte subjetivo dependiendo de si ese sonido es
deseable o no. Hasta un sonido con bajo volumen puede resultarnos irritante.
Puede suceder que los dueños de un restaurante disfruten la música de fondo,
mientras que los meseros la consideren irritante. Encontramos este problema en
edificios, podemos pensar que la música de nuestro vecino es irritante mientras
que para él es maravillosa.
12.22 RIESGOS NATURALES
Sistema desequilibrado por las actividades humanas o el transferir de materia y
energía en un tiempo muy rápido = crisis
Geofísica = imágenes de las heterogeneidades aplicadas en el género civil.
Preservación del agua: Ejemplo del mar Aral
Movimiento del suelo.

12.22.1 QUÉ ES RIESGO NATURAL

La expresión “riesgo natural” se utiliza en contraposición a riesgo tecnológico, pero

no implica que el riesgo sea consecuencia de un fenómeno exclusivamente natural
o que el hombre no tenga nada que ver.

12.22.2 QUÉ ES UN RIESGO

Riesgo = Peligrosidad x Vulnerabilidad

La peligrosidad es conocida en inglés como “hazard” y en francés como “alea”,

hace referencia a la probabilidad de que un determinado fenómeno natural, de una
cierta extensión, intensidad y duración, con consecuencias negativas.

El análisis de periodos de retorno o la representación de mapas de frecuencia es

objeto de esta primera parte.

La vulnerabilidad hace referencia al impacto del fenómeno sobre la sociedad, y es

precisamente el incremento de la vulnerabilidad el que ha llevado a un mayor
aumento de los riesgos naturales.

129
La vulnerabilidad abarca desde el uso del territorio hasta la estructura de los
edificios y construcciones, y depende fuertemente de la respuesta de la población
frente al riesgo.

12.23 CONSECUENCIAS

Los daños producidos por los riesgos naturales pueden ser:

o Directos (personas, bienes, agricultura y ganadería, infraestructuras,

patrimonio cultural,…)
o Indirectos (interrupción de obras y de sistemas de producción, disminución
del turismo,…).

Los mapas de riesgo se elaboran estableciendo unos criterios numéricos para

estimar objetivamente la vulnerabilidad y la peligrosidad.

El riesgo en un punto o en una zona se determina a partir de los valores

anteriores, aunque no necesariamente se calcula como producto de ambos.

Recientemente se ha planteado para el cálculo del riesgo la introducción de la

respuesta de la población frente al riesgo; considerándose que cuanto mejor sea
esta respuesta, menor será el riesgo. Es por ello, que en algunas regiones esta
respuesta se evalúa mediante un criterio numérico y posteriormente se resta su
valor al producto de peligrosidad por vulnerabilidad:

Riesgo = [Peligrosidad x Vulnerabilidad] – Capacidad de respuesta

12.24 DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS, TIPOLOGÍA

Clasificación de los Riesgos

Los riesgos naturales se pueden clasificar de la siguiente manera:

a. Meteorológicos/climáticos
b. Geofísicos
c. Biológicos
d. Antropogénicos
e. Mixtos

Una gran parte de los riesgos naturales están fuertemente vinculados a las
condiciones atmosféricas.

a. Riesgos en que la peligrosidad está exclusivamente vinculada a las

condiciones meteorológicas o climáticas:
b. Temporales de viento

130
 c. Olas de aire frío o de calor
d. Tornados y huracanes
e. Granizo
f. Nevadas extraordinarias
g. Tempestades eléctricas.
h. En un segundo lugar se hallarían aquellos en que intervienen otros
factores, ya sean naturales o antrópicas:

Aludes (geología-meteorología)

Inundaciones (meteorología-hidrología)

Deslizamientos de ladera vinculados, en algunos casos, a la lluvia (meteorología-

geología).

Grandes incendios forestales

Sequías.

Finalmente cabe hablar de aquellos riesgos naturales de origen no atmosférico

pero que producen un impacto importante en la atmósfera:

Erupciones volcánicas

Las situaciones de fuerte contaminación atmosférica (no natural), éstas se

hallarían en la frontera entre riesgos tecnológicos y naturales.

Entre los riesgos de origen geofísico cabe destacar:

a. Terremotos
b. Volcanes
c. Subsidencias
d. Deslizamientos de terreno
e. Caída de piedras
f. Aludes
g. Los relacionados con problemas costeros, esencialmente hundimiento de
la costa y erosión

Algunos de estos se hallan relacionados con desencadenantes de origen

meteorológico o antropogénico.

131
Finalmente, entre los riesgos de origen biológico merece destacarse:

a. Plagas
b. Pestes
c. Epidemias

12.25 GESTIÓN DE LOS RIESGOS NATURALES - METODOLOGÍA Y

PROCEDIMIENTOS DE ANÁLISIS DE LOS RIESGOS

Dentro de la cadena de actuaciones frente a los riesgos naturales deben

conocerse, de forma genérica, las medidas de prevención, tanto estructurales
como no estructurales, el papel de la predicción a corto, medio y largo plazo; los
agentes implicados en los sistemas de alerta; la necesaria educación del
comportamiento frente al riesgo así como algunos aspectos relativos a la
legislación y sistemas de seguros en relación con los riesgos naturales. Todo ello
puede enmarcarse dentro de las conclusiones de la década internacional para la
mitigación de las catástrofes naturales (DIPCN, 1990-1999), entre las cuales cabe
hacer especial incidencia en la necesaria evaluación de la peligrosidad,
vulnerabilidad y cartografía del riesgo.

12.26 CADENA DE ACTUACIONES

12.26.1 Prevención y Predicción

La prevención contempla todas las medidas realizadas con anticipación a fin de

paliar, disminuir o evitar los daños producidos como consecuencia del
desencadenamiento del riesgo en cuestión. Se trata de medidas realizadas a largo
plazo en función de los riesgos dominantes y que en general contemplan la
adecuada gestión del territorio en función del mapa de riesgos así como
actuaciones de carácter estructural (obras de ingeniería, mejoras arquitectónicas,
etc.), o no-estructural (legislación y normativas sobre los usos del suelo en zonas
de riesgo, etc.).

Usualmente, ante el peligro de inundaciones, la sociedad ha respondido de tres

maneras. Las sociedades primitivas y pre-industriales, optaban por vivir, en
general, en armonía con el territorio, respetando las zonas más inundables y
huyendo rápidamente hacia puntos más altos cuando las campanas, por ejemplo,
daban el toque de inundación. A esto se añadían medidas de carácter mágico o
espiritual como el rezo a los dioses, o, ya más adelante, oraciones y rogativas. Las
medidas estructurales eran mínimas y muy locales. Con el crecimiento de la
población y la revolución pre-industrial, que en nuestro caso llevó las fábricas al
lado de los ríos, se comenzaron a tomar medidas estructurales, en las cuales
influyó mucho el ejemplo de actuación sobre el Mississippi iniciado por los
norteamericanos.

132
La solución mediante medidas estructurales ha dominado hasta nuestros días,
empujada en gran parte por una sociedad que pide, para este tema, el riesgo cero,
aunque sin modificar sus hábitos y consciente de la gran especulación sobre el
terreno.

En los últimos años y tal como ya manifiestan las conclusiones de la década

internacional para la mitigación de los desastres naturales- se ha iniciado una
línea que apunta a la aceptación de la convivencia con el riesgo a través de un
equilibrio entre las medidas estructurales y las no estructurales, más respetuosas
con el medio.

A modo de ejemplo, a parte de las soluciones legislativas o la creación de

determinados organismos, dentro de las soluciones buscadas para intentar
disminuir las inundaciones han habido dos tipos básicos de proyectos: los que
hacían referencia a la modificación y/o intento de mejora global de la red
hidrográfica y los que se basaban en la realización de estudios de soluciones
individuales para cada río. Entre estas actuaciones cabe destacar, además de la
construcción de embalses, la idea de desviar los principales ríos que atraviesan
las ciudades llevándolos fuera del núcleo urbano, solución practicada, por ejemplo,
en la ciudad de Valencia, o los proyectos de rectificación mediante la construcción
de muros de contención o la canalización de tramos de los ríos. En los últimos 100
años se han hecho numerosas actuaciones de este tipo, principalmente motivadas
por la respuesta inmediata a una inundación previa, más que a un plan director de
carácter preventivo.

La predicción se refiere a la anticipación del fenómeno con una mayor o menor

antelación, la cual dependerá del tipo de fenómeno, ya que en algunos casos ésta
tan solo se puede realizar con pocas horas de antelación y difícilmente se puede
determinar el lugar de afectación (caso de una riada súbita, por ejemplo) Hay
fenómenos para los que ni tan sólo es posible realizar una predicción (terremotos).
Para otros, lo único que se puede anticipar es si las condiciones ambientales van
a ser favorables para su potencial desencadenamiento en aquellos lugares en que
exista un cierto riesgo (aludes, deslizamientos).

La predicción se encuentra limitada, no solamente por el conocimiento de los

factores que intervienen en la manifestación del propio riesgo sino también por las
limitaciones que afectan a las propias técnicas de predicción, siendo necesaria en
todos los casos una mejora continuada dónde se integren las últimas tecnologías.

En conclusión:

La prevención se refiere a una planificación para un futuro no necesariamente

inmediato, dentro de los términos de sostenibilidad, generando medidas que han
de tener una duración prolongada bastantes años, es decir, con un cierto carácter
estático en contraposición a la predicción, más dinámica y que genera información
y resultados en permanente actualización.

133
12.26.2 Intervención inmediata

La actuación inmediata se refiere a la gestión del riesgo una vez desencadenado

(tareas de seguimiento del fenómeno, de salvamento, evacuación, coordinación de
los cuerpos implicados como pueden ser bomberos o servicios de Protección Civil,
etc.).

Esta tarea está desarrollada normalmente por un único organismo rector o bien
por los organismos regionales o municipales más vinculados a las zonas
afectadas, o bien por la combinación de las dos posibilidades.

Prevención, predicción y gestión inmediata no son aspectos desvinculados entre

sí. Una buena gestión requiere una buena predicción, poniendo en juego medidas
desarrolladas en la parte de prevención, como puede ser el caso de algunas
medidas estructurales o de la ocupación racional del territorio en relación con el
riesgo, factor que influirá sobre las tareas de salvamento. Como consecuencia de
esta vinculación, en algunas circunstancias se considera la prevención, predicción
y los sistemas de actuación y alerta, tal como se han definido previamente,
formando parte de una única denominación. En tal caso toda la cadena de
actuaciones queda agrupada bajo el nombre de “prevención” porque al fin y al
cabo de lo que se trata es de disminuir los posibles daños provocados por la
materialización del riesgo natural en cuestión.

12.26.3 Diagnosis post-mortem

Es el estudio de los episodios una vez han sucedido, a fin de mejorar el

conocimiento de los factores implicados. En general se realiza en el ámbito de la
investigación de centros especializados o universitarios. Sin embargo, podríamos
incluir aquí los estudios de retorno de experiencia, en los que suelen implicarse
tanto técnicos como científicos, y cuyo objetivo es analizar la gestión integral de un
desastre ya acaecido, desde cómo funcionaron los sistemas de previsión y alerta
hasta la evaluación de los daños producidos. El objetivo es mejorar las
actuaciones futuras aprendiendo de las experiencias positivas y negativas,
actuaciones que en un momento dado pueden conducir a nuevas legislaciones. A
título de ejemplo merece ser destacado el estudio y movilización generada a
consecuencia de las inundaciones en el Gard en septiembre de 2002, concluido
en septiembre de 2003.

134
12.26.4 Educación del comportamiento ante el riesgo

Todos estos pasos, implican diferentes actores, pero hoy en día se considera que
es la sociedad en conjunto y los individuos que la componen, los principales
interlocutores ante el riesgo. Esto implica una necesaria concienciación y
educación de la población, cada vez más alejada del conocimiento del territorio
dónde se establece y, por el contrario, más exigente con la minimización de estos
riesgos.

Esta educación ante el riesgo está siendo objeto de una especial preocupación por
parte de la comunidad internacional y, en particular, de la comunidad europea,
como demuestran algunos proyectos liderados en esta área, los cuales ínter-
relacionan al hombre con la conciencia ante un riesgo natural.

12.27 PROBABILIDAD DE OCURRENCIA DE UN EVENTO DE

CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS EN ALMACENES

DECRETO 1295
Un accidente de trabajo es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o
con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
12.27.1 FACTOR DE RIESGO ERGONÓMICO EN UN ALMACEN
12.27.1.1 Escritorio de trabajo
a. Deberá ser estable, con libertad de movimientos y postura confortable
para el usuario.

b. Si tiene ruedas, posibilidad de giro y 5 brazos de apoyo al suelo. La

base de apoyo con diámetro superior a 50 cm. Garantiza su estabilidad.

c. Asiento de altura regulable.

d. Asiento de forma más o menos cuadrangular, y esquinas redondeadas,

sin aristas ni cantos duros. Borde delantero suavemente curvado
evitando compresiones debajo de los muslos y rodillas.

e. El relleno del asiento y del respaldo no debe ser demasiado mullido. Lo

ideal es un relleno firme de 2 o 3 cm. de espesor sobre una base dura.

f. El tapizado y material de relleno debe permitir la transpiración y el

intercambio de calor.

g. La profundidad óptima del asiento será aquella que permite usar el

respaldo sin que se note una presión excesiva debajo de las rodillas. La

135
 solución está en disponer de un reposapiés, solicitar una silla más
pequeña o disponer de sillas con regulación de la profundidad del
asiento.

h. La altura del respaldo debe llegar como mínimo hasta la parte

media de la espalda. En tareas informáticas es conveniente que el
respaldo sea más alto.

i. El respaldo no debe ser demasiado ancho en la parte superior para no

restar movilidad a los brazos.

j. Las sillas destinadas a tareas informáticas (más de 4 horas al día de

trabajo con computador) deben tener respaldo reclinable y regulable en
altura.

k. Los elementos de regulación deben ser simples en cuanto a su manejo y

accesibles mientras se está sentado en la silla.

l. La superficie útil de apoyo de los reposabrazos debe ser 5 cm de

ancho y estar formada por un material no rígido. Deben estar algo
retrasados con respecto al borde del asiento para permitir acercarse a la
mesa con comodidad.

12.27.1.2 Riesgo de lesión músculo esquelética:

El trabajo se considera repetido cuando la duración del ciclo de trabajo

fundamental es menor de 30 segundos (Silverstein et al, 1986); pudiendo dar
lugar a lesiones músculo esqueléticas. Estando reconocida como causa
importante de enfermedad y lesiones de origen laboral.

12.27.1.3 Factores desencadenantes.

a. Organizacionales
b. Poca autonomía
c. Supervisión
d. Carga de trabajo
e. Manipulación manual de cargas
f. Ciclo de la tarea
g. Traumatológicos.

12.27.1.4 Efectos sobre la salud

Las lesiones asociadas se dan comúnmente en los tendones, los músculos y los
nervios del hombro, antebrazo, muñeca y mano. Los diagnósticos son muy
diversos: tendinitis, peri tendinitis, ten sinovitis, mialgias y atrapamientos de
nervios dístales.

136
12.27.2 EQUIPO DE CÓMPUTO

12.27.3 PANTALLA DEL COMPUTADOR

Caracteres de la pantalla bien definidos y dimensión suficiente.

Imagen estable, sin destellos, centelleos o cualquier otra forma de

inestabilidad.

Luminosidad y contraste ajustable a los caracteres y al fondo de la pantalla.

Pantalla libre de reflejos ni reverberaciones molestas.

La pantalla deberá ser orientable e inclinable a voluntad.

El borde superior del monitor debe estar a la altura de los ojos del usuario (43
a 47 cm. por encima del plano de la mesa), o algo por debajo.

La distancia de la pantalla a los ojos estará en función del tamaño y forma de

los caracteres, como norma general no debe ser inferior a 55 cm.

La cabeza debe estar de frente al computador. El ángulo de giro de la cabeza

debe ser inferior a 35 grados.

12.27.4 TECLADO.

Inclinable e independiente de la pantalla.

La parte central del teclado (fila de la A) debe estar a menos de 3 cm de altura

sobre la mesa. Esta recomendación no se cumple en muchos computadores
portátiles, se recomienda disponer de almohadillas que eleven el punto de apoyo
de las muñecas y antebrazos.

El espacio delante del teclado debe ser suficiente para poder apoyar las
muñecas y antebrazos sobre la mesa. Este será como mínimo de 10 cm. entre el
teclado y el borde de la mesa.

La superficie debe ser mate para evitar los reflejos.

La disposición del teclado y las características de las teclas deberán ayudar

a facilitar su utilización.

137
Los símbolos de las teclas deben resaltar y ser legibles desde la posición
normal de trabajo.

El ratón debe ubicarse para trabajar de forma cómoda tanto que permita el uso
por personas diestras y zurdas. Los zurdos colocarán el ratón a la izquierda,
cambiando la configuración de las teclas.

12.27.5 USO DEL COMPUTADOR Y/O EQUIPOS DE INFORMÁTICA.

12.27.6 EFECTOS SOBRE LA SALUD.

El uso de computadores en los almacenes de cualquier tipo es usual, por tal

razón, el uso de estos equipos conlleva a una serie de alteraciones
conducentes a evitar problemas con la visión y otras partes del cuerpo, estas
alteraciones son:

A. Alteraciones visuales.

Fatiga visual:

Diferentes encuestas estiman que entre un 10 y un 40% del personal que trabaja
con computadores, sufre alteraciones de manera cotidiana.

Molestias oculares:

Pesadez palpebral y de ojos, quemazón, somnolencia, lagrimeo, escozor ocular,

aumento del parpadeo, ojos secos, enrojecimiento de la conjuntiva.

Trastornos visuales:

Borrosidad de los caracteres que se tienen que percibir en la pantalla, dificultad

para enfocar los objetos, imágenes desenfocadas o dobles, fotofobia.

Trastornos extra oculares:

Dolor de cabeza, vértigos o mareos, sensación de desasosiego y ansiedad,

molestias en la nuca y en la columna vertebral, epilepsia foto sensitiva, adopción
inconsciente de una postura determinada para evitar los reflejos.

138
 B. Alteraciones físicas o musculares.

Fatiga física o muscular:

Dolores de cuello y nuca (cervicalgias, dorsalgias, lumbalgias), contracturas,

hormigueos, astenia, síndrome del codo de tenis, síndrome del túnel carpiano,
tendinitis.

C. Alteraciones cutáneas.

Irritación de la piel o reacciones alérgicas (sarpullidos faciales). Estas lesiones

afectan a cara y el cuello y a veces a las manos, pueden corresponder a la
predisposición personal, al ambiente extremadamente seco o a la electricidad
estática producida a nivel de la pantalla. El polvo en suspensión del aire, se
puede cargar eléctricamente y al posarse en la piel, puede causar una dermatitis
de contacto.

12.27.7 PAUTAS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA CON EL MANEJO

DEL COMPUTADOR EN LOS ALMACENES.

Organizar la actividad de forma que el trabajo diario con pantalla se

interrumpa periódicamente por medio de pausas o cambios de actividad que
reduzcan la carga de trabajo en pantalla.

La organización de las tareas, debe permitir un reposo periódico de los

mecanismos de acomodación y de convergencia de los ojos, así como de los
músculos que dicha postura solicita.

Las tareas de introducción de datos, conllevan unas características de

carácter sociológico que pueden derivar en situaciones de estrés que actúan a la
larga como factores favorecedores de fatiga.

Si el trabajo en el computador se alterna con otras actividades, la

organización temporal del trabajo no plantea problemas, pues esta alternancia
ejerce de «pausa activa» sobre el trabajo en pantalla.

Cuando la tarea no puede reorganizarse, para prevenir la fatiga se debe:

No es deseable una actividad continua durante toda la jornada.

Atención a la actividad suplementaria efectuada en el hogar (ocio, otros

trabajos).

139
La jornada delante de la pantalla es recomendable que no exceda las 4
horas, sobre todo si este trabajo se efectúa sin alternancia de otras actividades.

El régimen de pausas estará en función del régimen de la tarea y de su

intensidad.

Se entiende por pausa aquellos períodos de recuperación que siguen a los

períodos de tensión de carácter fisiológico y psicológico generados por el trabajo
en pantalla.

Los tiempos de espera del programa y caídas del programa, no se

pueden considerar como pausas activas e incluso son generadoras de estrés.
Estas esperas deberán evitarse o cuando menos, evitar que excedan de 5
segundos.

La pausa debe permitir el reposo de los mecanismos de

acomodación y convergencia de los ojos y de los grupos de músculos afectados
por la postura.

Para actividades caracterizadas por una solicitud visual y postural

importante y por la repetitividad, se recomiendan pausas de 5 minutos cada 45
minutos de trabajo.

En las tareas de diálogo menos fatigosas, la pausa activa será de un mínimo

de 15 minutos por cada dos horas trabajadas. En lo que concierne a la
programación e introducción de datos, puede seguirse asimismo esta última
regla.

Se recomienda que durante las pausas, el operador cambie de puesto y se

mueva.

Los descansos frecuentes antes de alcanzar la fatiga, son más efectivos

que los descansos largos, pero menos frecuentes.

La elección del momento de la pausa se deberá dejar a libre albedrío del

Administrador o suboficial kardista.

140
12.28 FACTORES DE RIESGO EN OPERACION MANUAL DE CARGA

Cuando en los almacenes se tienen soldaos como auxiliares, que tienen que ver
con el movimiento de cajas, guacales, etc., es importante e imperioso que
adopten medidas conducentes a evitar problemas de la columna.

La operación manual de cargas ocasiona enfermedades y accidentes de origen

laboral.
Aproximadamente el 21% de los accidentes están producidos por
Sobreesfuerzos; entre el 60-90% de los adultos han sufrido o sufrirán algún
dolor de espalda a lo largo de su vida, se calcula que un alto porcentaje de estos
pueda ser de origen laboral.

A. Factores Personales:

Intrínsecos:

a. Falta de aptitud física.

b. Patología dorso lumbar previa, sobrepeso.

Extrínsecos:

a. Inadecuada ropa, calzado u otros efectos personales.

Otros condicionantes y actividades extra profesionales:

a. Edad, sexo
b. Otro empleo
c. Hábitos como la actividad deportiva o el consumo de tabaco

B. Factores Laborales.

Características de la carga:

Demasiado pesada, demasiado grande o voluminosa o difícil de sujetar.

En equilibrio inestable o su contenido corre el riesgo de desplazarse.
Colocada a distancia del tronco llevando a torsión o inclinación.
Aspecto exterior o la consistencia, puede ocasionar lesiones al trabajador.

Esfuerzo físico necesario cuando:

Es demasiado importante o sólo se hace por movimiento de torsión o de flexión

del tronco.
Puede acarrear un movimiento brusco de la carga o se realiza mientras el cuerpo
está en posición inestable.
Se trata de alzar o descender la carga con necesidad de modificar el agarre.

141
Características del medio de trabajo:

El espacio libre, especialmente vertical, es insuficiente para el ejercicio

de la actividad.
El suelo o el punto de apoyo son irregulares, inestables o resbaladizos para el
calzado.
Cuando no permite la manipulación a una altura segura y postura correcta.
Desniveles en el suelo o en el plano de trabajo o exposición a
vibraciones.
La temperatura, humedad o circulación del aire son inadecuadas.
La iluminación no sea adecuada.

Exigencias de la actividad:

Esfuerzos físicos frecuentes o prolongados con intervención de la columna

vertebral.
Período insuficiente de reposo fisiológico o de recuperación.
Distancias demasiado grandes de elevación, descenso o transporte.
Ritmo impuesto por un proceso que el trabajador no pueda modular.

12.29 USO DE CINTURONES O FAJAS PARA PREVENIR EL DOLOR DE

ESPALDA

Es conveniente que los almacenistas que tienen auxiliares en sus bodegas

dispongan a este personal fajas o cinturones que eviten problemas de espalda.

¿Protege el cinturón a los trabajadores de daños en la espalda?

Los cinturones de espalda, también llamadas "soportes de espalda" o "cinturones

abdominales", fueron usados:

Originalmente en terapias médicas de rehabilitación.

Posteriormente, las fajas de seguridad han sido usadas por atletas en el

levantamiento de pesas.

En los últimos años han sido ampliamente usados en la industria para prevenir
al trabajador de la lesión durante el levantamiento de carga. Hay más de setenta
tipos de cinturones o fajas en el mercado.

En respuesta al incremento substancial del número de trabajadores que confían

en las fajas para prevenir lesiones por levantar cosas pesadas, el Instituto
Nacional de Seguridad y Salud Ocupacional (NIOSH) en los Estados Unidos,
formó el Grupo de Trabajo sobre las Fajas, para revisar y valorar la eficacia de

142
dichos cinturones, así como de distintas políticas de empleo de los mismos
(obligatorio o voluntario).

El estudio publicado en The Journal of the American Medical Association, se llevó

a cabo desde 1996 a 1998. NIOSH entrevistó 9.377 trabajadores de 160
almacenes de Estados Unidos. Alrededor de dos tercios de los voluntarios, que
hacían distintos trabajos manuales, utilizaban el cinturón casi a diario.

Dicho estudio no encontró evidencias que hagan recomendar el uso de

cinturones para la espalda como medida de prevención de lesiones y dolor de
espalda en pacientes que trabajan manejando pesos y cargas.

NIOSH cree que la vía más eficiente de prevenir las lesiones de espalda es el
implemento de programas ergonómicos enfocados en el rediseño del puesto de
trabajo y las tares de trabajo para reducir los riesgos de levantamiento.

"Es hora de relegar estos cinturones y otros utensilios al mundo del diseño, y no
al de la salud", escriben Hadler y Carey (de la facultad de Medicina de la
Universidad de Carolina del Norte, EEUU). "Es hora de centrarse en los
elementos psicosociales de la vida, tanto en el trabajo como fuera de él, que
hacen que el dolor de espalda se pueda convertir en algo intolerable y
discapacitante".

12.30 EVITANDO LA OPERACIÓN MANUAL DE CARGAS

La OIT afirma que la operación manual es una de las causas más frecuentes de
accidentes laborales con un 20-25% del total de los producidos.

Se considera que la operación manual de toda carga que pese más de 3 kg

puede entrañar un potencial riesgo dorso lumbar no tolerable, ya que a pesar de
ser una carga bastante ligera, si se manipula en unas condiciones ergonómicas
desfavorables, podría generar un riesgo. La operación manual de cargas
menores de 3 kg también podría generar riesgos de trastornos músculo
esquelético en los miembros superiores debidos a esfuerzos repetitivos. Las
cargas que pesen más de 25 kg muy probablemente constituyan un riesgo en sí
mismas, aunque no existan otras condiciones ergonómicas desfavorables.

143
12.30.1 Alternativas para evitar la operación manual de cargas:

12.30.2 Automatización y mecanización de los procesos:

Desde la fase del diseño de los puestos de trabajo, por ejemplo mediante el uso
de:

Paletización: permite manipular de forma mecánica por medio de carretillas

elevadoras, mesas regulables para levantamiento, mesas giratorias, cintas
transportadoras, etc.
Grúas y carretillas elevadoras.
Sistemas transportadores: permiten que las cargas se puedan transportar
automáticamente a lo largo del área de trabajo en el mismo nivel o en niveles
diferentes.
Grúas y grúas pórtico: Que pueden levantar y suspender
automáticamente una carga.

12.30.3 Utilización de equipos mecánicos controlados de forma manual:

Carretillas y carros: Son bastante versátiles y existen diferentes modelos

Mesas elevadoras: Las hay de varios tipos y permiten subir y bajar las cargas
situándolas a la altura idónea sin necesidad de esfuerzo manual.
Carros de plataforma elevadora: Combinan las ventajas de los dos anteriores.
Cajas y estanterías rodantes: Facilitan y reducen las fuerzas de empuje y
tracción.
Existen otro tipo de ayudas que pueden ser extremadamente sencillas.

12.30.4 Medidas organizativas que pueden evitar la operación manual de

cargas:

El empresario organizará y diseñará el trabajo de forma que sea posible

la implantación de equipos mecánicos. Si se analizan las tareas de manipulación,
podrá reorganizarse el diseño del trabajo.
Organizar las distintas fases de los procesos, de forma que se sitúen cerca
unos de otros, puede eliminar la necesidad de transportar cargas.

Cuando la operación manual no se puede evitar:

Evaluación de Riesgos: En los casos en que la operación manual no pueda

evitarse, el empresario deberá evaluar los riesgos.

Reducir los riesgos que entrañe la manipulación: Si la operación manual no

se puede evitar y el resultado de la evaluación es que existe un riesgo no
tolerable, el empresario tomará las medidas de organización adecuadas o
utilizará los medios apropiados para reducir los riesgos a un nivel tolerable.

144
12.31 POSTURAS EN EL TRABAJO

12.31.1 ESCRIBIENDO EN EL TECLADO

Teclado con Inclinación Negativa

La postura ideal para escribir en teclados, es la que minimiza tanto las cargas
musculares dinámicas como las estáticas.

Se alcanza esta postura cuando:

a. Se ubica el teclado a una altura menor que la "altura del codo
sentado".
b. Se mantiene el teclado con una leve inclinación que lo "aleja" del
usuario.
c. Se alcancen las teclas más lejanas (los números y las teclas: F1, F2,
etc.).
d. Se mantienen las manos en una posición neutra (natural).

Con esta posición se logra:

a. Una buena relajación de brazos, hombros, cuello y espalda,

especialmente al hacer pequeñas pausas.
b. Una posición levemente reclinada, con lo que la región lumbar (espalda
baja) se descansa, apoyada contra el respaldo de la silla.
c. El ángulo del codo, del abdomen y el del poplíteo (bajo las rodillas)
se abren un poco, facilitando la circulación sanguínea hacia el
antebrazo, la muñeca y la mano, y extremidades inferiores.
d. Los pies se apoyan firmemente en el suelo o descansa pies.

Teclado sobre la superficie del escritorio.

En esta posición es muy difícil mantener la muñeca en una posición neutra

(natural):

Los antebrazos comienzan a pesar a medida que el trabajo avanza, con lo que
"traccionan" hacia abajo las muñecas, poniéndolas en posición de híper
extensión.
Trabajar con los codos en flexión, puede producir compresión de los nervios
mediano y cubital en codo, disminuyendo la circulación sanguínea hacia las
manos.
Trabajar con los antebrazos levantados aumenta la carga muscular en las

145
extremidades superiores, hombros y cuello, llevando inevitablemente una notoria
fatiga muscular si se trabaja en esta posición más de 3 a 4 horas.

Bandeja para teclado bajo la mesa

En esta posición es difícil mantener las muñecas en una posición neutra (natural),
porque:
Se sufre la tracción del peso de los antebrazos a medida que el
trabajador se cansa, lo que las pone en hiperextensión.

12.32 PAUSAS ACTIVAS EN PUESTOS DE CÓMPUTO.

Organizar la actividad de forma que el trabajo diario con pantalla se

interrumpa periódicamente por medio de pausas o cambios de actividad que
reduzcan la carga de trabajo en pantalla.

La organización de las tareas, debe permitir un reposo periódico de los

mecanismos de acomodación y de convergencia de los ojos, así como de los
músculos que dicha postura solicita.

Las tareas de introducción de datos, conllevan unas características de

carácter sociológico que pueden derivar en situaciones de estrés que actúan a la
larga como factores favorecedores de fatiga.

Si el trabajo en pantalla se alterna con otras actividades, la

organización temporal del trabajo no plantea problemas, pues esta alternancia
ejerce de «pausa activa» sobre el trabajo en pantalla.

Cuando la tarea no puede reorganizarse, para prevenir la fatiga se debe tener en

cuenta que:

No es deseable una actividad continua durante toda la jornada.

Atención a la actividad suplementaria efectuada en el hogar (ocio, otros
trabajos).
La jornada delante de la pantalla es recomendable que no exceda las 4
horas, sobre todo si este trabajo se efectúa sin alternancia de otras actividades.
El régimen de pausas estará en función del régimen de la tarea y de su
intensidad.

Se entiende por pausa aquellos períodos de recuperación que siguen a los

períodos de tensión de carácter fisiológico y psicológico generados por el trabajo
en pantalla.

Los tiempos de espera del programa y caídas del programa, no se

pueden considerar como pausas activas e incluso son generadoras de estrés.

146
Estas esperas deberán evitarse o cuando menos, evitar que excedan de 5
segundos.

La pausa debe permitir el reposo de los mecanismos de

acomodación y convergencia de los ojos y de los grupos de músculos afectados
por la postura.

Para actividades caracterizadas por una solicitud visual y postural

importante y por la repetitividad, se recomiendan pausas de 5 minutos cada 45
minutos de trabajo.

En las tareas de diálogo menos fatigosas, la pausa activa será de un mínimo

de 15 minutos por cada dos horas trabajadas. En lo que concierne a la
programación e introducción de datos, puede seguirse asimismo esta última
regla.

Se recomienda que durante las pausas, el operador cambie de puesto y se

mueva.

Los descansos frecuentes antes de alcanzar la fatiga, son más efectivos

que los descansos largos, pero menos frecuentes.

La elección del momento de la pausa se deberá dejar a libre albedrío del

personal trabajador.

12.33 DOLOR DE ESPALDA

12.33.1 MEDIDAS PREVENTIVAS.

La construcción tiene el índice más alto de lastimaduras en la espalda en

la industria, después del transporte. Cada año ocasiona que 1 de cada 100
trabajadores falte a su labor, por lo general 7 días laborales, pero algunas veces
hasta más de 30.

Las lesiones de espalda pueden ocasionar un daño permanente al trabajador y

acabar con su vida laboral.

La mayoría de lesiones son torceduras y esguinces que se producen al:

a. Levantar/cargar,
b. Bajar,
c. Empujar y halar materiales.

Las lastimaduras se pueden reducir si se planifica o se cambia la forma de hacer

el trabajo y capacitando a los trabajadores y supervisores:

147
 a. Hacer ejercicios de calentamiento antes de trabajar.
b. Cargar menos: La entrega de materiales debe ser cerca de donde se
van a usar.
c. Almacenar los materiales a la altura de la cintura.
d. Levantar el trabajo hasta nivel de la cintura, si puede. Utilizar
pedestales, andamios ajustables u otros métodos.
e. Asegurarse que los pisos y pasadizos estén secos y no haya
obstáculos. (Las lastimaduras ocurren en gran parte cuando la persona
se desliza o se tropieza).
f. Descansar. El cansancio contribuye al riesgo de sufrir una
lastimadura.

g. Utilizar equipos/herramientas requeridos: carretillas, plataformas

rodantes, montacargas de horquilla, grúas para mover materiales,
agarraderas.
h. Peso más de 50 libras: buscar ayuda de otro trabajador o utilizar una
carretilla.
i. Al levantar o cargar, mantener la carga lo más cerca que pueda a su
cuerpo.
j. No torcer la cintura al levantar o bajar materiales.
k. Levantar y bajar cargas de forma firme y pareja, no agitarla para
levantarla.
l. Apóyese en algo mientras levanta los materiales.
m. No inclinarse, arrodíllese con una rodilla y coloque la carga sobre la
rodilla antes de levantarse. (Use rodilleras cuando se arrodille.)

¿Sirven los cinturones para la espalda?

Pueden ayudar a quien se esté recuperando de una lastimadura de espalda.

No hay mucha evidencia de que puedan evitar las lastimaduras.
No usar en vez de crear y mantener un ambiente de trabajo seguro.
Incorpore el cuidado de la espalda en toda su capacitación.
Menos lesiones, mayor productividad y menores los costos.

12.34 USO DE LA PANTALLA DE VISUALIZACION DE DATOS

12.34.1 EFECTOS SOBRE LA SALUD

En los últimos años se han multiplicado los trabajos sobre alteraciones de la

salud en los trabajadores que utilizan PC o pantallas de visualización de datos
(PVD). Los pocos años de uso de estos equipos informáticos, unida a la falta
relativa de resultados de los estudios epidemiológicos prospectivos en marcha,
ha permitido la proliferación de trabajos, algunos de dudoso rigor científico.
A. Alteraciones visuales.

148
Fatiga visual:

Diferentes encuestas estiman que entre un 10 y un 40% del personal que trabaja
con PC o PVD, sufre alteraciones de manera cotidiana.

Molestias oculares:

Pesadez palpebral y de ojos, quemazón, somnolencia, lagrimeo, escozor ocular,

aumento del parpadeo, ojos secos, enrojecimiento de la conjuntiva.

Trastornos visuales:

Borrosidad de los caracteres que se tienen que percibir en la pantalla, dificultad

para enfocar los objetos, imágenes desenfocadas o dobles, fotofobia.

Trastornos extra oculares:

Dolor de cabeza, vértigos o mareos, sensación de desasosiego y ansiedad,

molestias en la nuca y en la columna vertebral, epilepsia foto sensitiva, adopción
inconsciente de una postura determinada para evitar los reflejos.

B. Alteraciones físicas o musculares.

Fatiga física o muscular:

Dolores de cuello y nuca (cervicalgias, dorsalgias, lumbalgias), contracturas,

hormigueos, astenia, síndrome del codo de tenis, síndrome del túnel carpiano,
tendinitis.

C. Alteraciones cutáneas.

Irritación de la piel o reacciones alérgicas (sarpullidos faciales). Estas lesiones

afectan a cara y el cuello y a veces a las manos, pueden corresponder a la
predisposición personal, al ambiente extremadamente seco o a la electricidad
estática producida a nivel de la pantalla. El polvo en suspensión del aire, se
puede cargar eléctricamente y al posarse en la piel, puede causar una dermatitis
de contacto.

D. Alteraciones en el embarazo.

Numerosas investigaciones realizadas no han aportado evidencia alguna de la

existencia de vínculos entre efectos adversos en el embarazo y el uso de
pantallas.

149
12.35 RIESGO DE EXCESO DE CALOR

12.35.2 MEDIDAS PREVENTIVAS

El cuerpo humano acumula calor cuando trabaja y suda para deshacerse del
exceso de calor. Algunas veces, el cuerpo no se enfría con la rapidez necesaria.

El exceso de calor:

Puede ocasionar insolación, deshidratación, calambres y cansancio, aumenta las

posibilidades de accidentes y disminuye el rendimiento en el trabajo.

La insolación puede matar a menos que se busque ayuda médica de emergencia.

El riesgo de un exceso de calor depende de varios factores:

a. Estado físico de la persona.

b. Clima (la temperatura, la humedad).
c. Ropa que se lleve puesta.
d. Rapidez con que se mueva la persona o el peso que se levante.
e. Si la persona está cerca de un ventilador o si hay brisa.
f. Si la persona está en el sol.

Medidas de protección para los que están expuestos al calor:

a. Tomar bastante agua fresca todo el día -- antes de que le de sed.

b. En horas críticas, cada 15 minutos podría necesitar una taza de agua (de 5
a 7 onzas).
c. Tomar descansos frecuentes. Descansar en un lugar fresco,
sombreado. Utilizar ventiladores en lo posible.
d. Ponerse ropa de colores claros, hecha de algodón.
e. Hacer el trabajo más pesado durante la hora más fresca del día.
f. En lo posible, trabajar en la sombra.
g. Para el trabajo pesado en áreas calientes, hacer el trabajo
turnándose con otros compañeros para que puedan descansar lo
necesario.
h. Si se tiene que viajar a un área caliente para un nuevo trabajo, tiene
que tomarse su tiempo para que el cuerpo se acostumbre al calor. Tener
mucho más cuidado durante las primeras dos semanas en el trabajo.
i. Si se trabaja con ropa protectora, debe tomar más descansos. Es
conveniente tomar la temperatura y la frecuencia cardiaca. (Para
condiciones criticas especiales, la Agencia de Protección Ambiental de
Estados Unidos (EPA) recomienda que un profesional de la salud debe
vigilar el peso corporal, la temperatura y la frecuencia cardiaca).

Si cree que a una persona presenta insolación debe:

150
 a. Llevarlo de inmediato a la sombra y desabróchele la ropa, llame a
emergencia.
b. Échele agua fresca en la cara y dele aire con un ventilador; si no hay
ventilador, puede usar un pedazo de cartón para soplarle.

12.36 EFECTO DEL RUIDO SOBRE LA SALUD

A. Daño auditivo.

Enmascaramiento de la audición, y dificultad de la misma.

Fatiga auditiva: es el descenso transitorio de la capacidad auditiva. No hay

lesión, y se recupera la capacidad con el descanso sonoro, en 16 horas,
dependiendo de la intensidad y duración de la exposición.

Hipoacusia permanente: requiere una exposición a ruido elevada, en

intensidad sonora y tiempo, o una fatiga prolongada que no permite la
recuperación. Comienza a establecerse en frecuencias de 4.000 y 6.000 Hz;
estas frecuencias no son conversacionales, por lo que no interfieren la vida social
del sujeto. Si la exposición continúa, la pérdida se extiende a frecuencias incluso
conversacionales.

B. Daño psicosocial.

a. Dificultad de comunicación.
b. Perturbación del reposo y descanso.
c. Alteraciones del sueño nocturno.
d. Disminución de la capacidad de concentración.
e. Malestar, ansiedad, estrés.

Estos efectos van a alterar la vida social de la persona y pueden modificar sus
relaciones con el entorno.

Los efectos psicosociales que el ruido produce dependen de:

a. La actitud del sujeto

b. La sensibilidad personal
c. La evaluación personal de las posibilidades de reducirlo
d. La actitud del sujeto respecto al tipo y condiciones del puesto de trabajo
e. La jornada

C. Alteraciones en órganos distintos a la audición.

151
Aunque no están cuantificadas las relaciones causa-efecto, pueden ser
considerados como origen de problemas de salud:

Sistema nervioso central: aumento de los reflejos y alteraciones en el

electroencefalograma.

Sistema nervioso autónomo: dilatación de pupilas.

Aparato cardiovascular: alteraciones de la frecuencia cardiaca, e
hipertensión arterial.

Aparato digestivo: alteraciones de la secreción gastrointestinal.

Sistema endocrino: aumento del cortisol y otros efectos hormonales.

Aparato respiratorio: alteraciones del ritmo respiratorio.

Aparato reproductor- gestación: alteraciones menstruales, bajo peso al nacer,

prematuridad, riesgos auditivos en el feto.

Órgano de la visión: estrechamiento del campo visual y problemas de

acomodación.

Aparato vestibular: vértigos y nistagmus.

12.37 PÉRDIDA DEL OÍDO

El Instituto Nacional de Salud y Seguridad Ocupacional (NIOSH), y la comunidad

de salud y seguridad ocupacional citaron la pérdida del oído como uno de los 21
temas prioritarios de investigación de este siglo.

Aproximadamente 30 millones de trabajadores son expuestos al ruido

peligroso en el trabajo, y 9 millones más corren el riesgo de perder el oído por
otras sustancias, como los disolventes y metales.

Cualquier trabajador puede estar en peligro de perder el oído. La

agricultura, la minería, la construcción, la manufacturación, el transporte, y las
fuerzas militares en general.

152
12.38 PREVENCIÓN:

La manera más eficaz para evitar que ocurra la pérdida del oído por el ruido
ocupacional es:

Eliminar el ruido peligroso con controles de ingeniería (como la instalación

de un silenciador o la construcción de una barrera acústica).
Protectores como tapones para los oídos o manguitos para las orejas deben
ser usados cuando no hay otro método posible para reducir el ruido a un nivel
seguro.
NIOSH recomienda programas de prevención en todos los lugares de trabajo
con niveles peligrosos del ruido para prevenir la pérdida del oído.

Esos programas deben incluir:

a. Evaluaciones del ruido.

b. Controles de ingeniería.
c. Chequeos audiométricos de los trabajadores.
d. Uso apropiado de los protectores del oído.
e. Educación del empleado.
f. Mantenimiento de archivos.
g. Evaluación del programa.

La pérdida del oído por el ruido es completamente evitable, pero, una vez que
uno lo pierde, es permanente e irreversible.

12.39 HIPOACUSIA LABORAL

12.39.1 FACTORES INFLUYENTES EN LA LESIÓN AUDITIVA

Los trabajadores expuestos a ruido de cualquier origen de forma repetida,

pueden desarrollar una hipoacusia progresiva al cabo de los años. La medida
preventiva correcta es impedir la aparición o, en el peor de los casos, controlar su
evolución.

Las circunstancias más representativas que influyen en la hipoacusia por

exposición a ruido son:

Intensidad del ruido.

Se considera que el límite para evitar la hipoacusia es de 80 dB (A) para una

exposición de 40 h. semanales, a un ruido constante. Aunque no es un punto de
total seguridad, por encima de esta cifra, la lesión aparece y aumenta en relación
con la misma. Puede existir pérdida de audición por ruido por debajo del nivel
diario equivalente señalado.

153
Frecuencia del ruido

Las células auditivas más susceptibles corresponden a las frecuencias entre

3000 y 6000 Hz, siendo la lesión en la banda de 4000 Hz el primer signo en la
mayoría de casos.

Tiempo de exposición

La lesión auditiva inducida por ruido sigue una función exponencial. Si el

deterioro es importante puede continuar tras la exposición.

Susceptibilidad Individual

Se acepta como un factor de riesgo, aunque es de difícil demostración por la

cantidad de variables que intervienen en el desgaste fisiológico de la cóclea.

Edad

No hay acuerdo. La mayor probabilidad de lesión a partir de la mediana edad, se

contrarresta con estudios en animales jóvenes que sugieren lo contrario.

Sexo

No hay estudios que confirmen la supuesta protección auditiva de la mujer al

ruido.

Enfermedades del oído medio

Si existe una hipoacusia de conducción, se necesita mayor presión acústica para

estimular el oído interno, pero cuando la energía es suficiente penetra
directamente y provoca un daño superior al esperado.

Naturaleza del ruido

Es evidente que la exposición a ruido, de forma intermitente, es menos lesiva.

Uno de los mecanismos organizativos para disminuir la probabilidad de lesión, es
disminuir el tiempo de exposición.

Los ruidos continuos son menos lesivos que los ruidos de impacto, a igualdad de
intensidades, gracias al sistema muscular de amortiguación del oído medio.

154
12.39.2 EFECTOS SOBRE LA SALUD EN EXPOSICIÓN LABORAL A
ULTRASONIDO

El oído humano es capaz de detectar los sonidos comprendidos en un margen de

frecuencia entre 20 y 20.000 Hz. Las frecuencias superiores (ultrasonidos) no son
percibidas por el oído humano como sonidos. Las últimas innovaciones
tecnológicas han hecho que se haya aumentado considerablemente su campo de
aplicación, debiéndose considerar entonces los posibles riesgos para las
personas expuestas.

Los efectos que puede producir una exposición a ultrasonidos pueden

diferenciarse en función de cuál sea su vía de transmisión a saber:

Por contacto principalmente en las manos, en las operaciones de limpieza

y desengrase.

Por vía aérea tanto en las operaciones señaladas como en el resto de la

mayoría de operaciones de uso industrial.

A. La exposición laboral a ultrasonidos transmitidos por contacto, puede

producir:

ƒ Alteraciones funcionales del sistema nervioso

ƒ Dolores de cabeza
ƒ Vértigo
ƒ Fatiga
ƒ Modificaciones de reflejo
ƒ Cambios vasomotores periféricos.

De igual manera pueden causar un daño de calentamiento de la piel e

incluso de los huesos o daños celulares con destrucción de las propias células
por un fenómeno de cavitación.

B. La exposición por vía aérea a ultrasonidos puede producir:

ƒ Efectos biológicos que se manifiestan en el desarrollo anormal de las

células.

ƒ Efectos hematológicos, efectos genéticos, sobre el sistema nervioso una

sintomatología semejante a la manifestada en la exposición por contacto.

ƒ Posible desplazamiento de la audición debido a las componentes

sonoras que pueden acompañar a los ultrasonidos.

¾ Claves en la prevención a una exposición por contacto a ultrasonidos:

155
 9 Selección adecuada del equipo apropiado a la función a desarrollar.
9 Posibilitar, en la medida de lo posible, una automatización del proceso que
evite una exposición innecesaria.
9 Utilización de los equipos por personal debidamente cualificado y
conocedor de los posibles riesgos, para su salud, de un contacto
inadecuado.
9 Señalización conveniente donde existan focos o equipos de ultrasonidos.
9 Colocación de tapas a los equipos cuando no sea necesario su
funcionamiento.

¾ Claves en la prevención a una exposición por vía aérea a ultrasonidos:

9 Todas las medidas semejantes de lucha contra el ruido.

9 Efectuar guías o normas de trabajo.
9 Colocar encerramientos parciales o totales, pantallas o absorbedores para
reducirlos.
9 Alejamiento del foco productor y reducción del tiempo de
exposición.
9 Utilización de protección personal para el aparato auditivo.

12.39.3 RADIACIONES IONIZANTES

12.40 NORMAS DE PROTECCIÓN

12.40.1 Principios Básicos:

El número de personas expuestas debe ser el menor posible.

La actividad que implique la exposición debe estar plenamente justificada de

acuerdo con las ventajas que proporciona.

Todas las exposiciones deben estar al nivel más bajo que sea posible sin
sobrepasar los límites anuales de dosis legalmente establecidos.

12.40.2 Normas Generales De Protección.

Formación e información

Realizar capacitación en protección radiológica a los trabajadores y los

estudiantes expuestos antes de iniciar actividad y en el puesto de trabajo.

Límite de dosis

Valores que pueden recibir las personas expuestas y nunca deben ser
sobrepasados.

156
Delimitación de zonas

Delimitar y señalizar el espacio donde se manipulen o almacenen radio

nucleídos.

Medidas dosimétricas

Llevar un control dosimétrico individual y ambiental. Registrar todas las dosis

recibidas por los trabajadores expuestos en un historial dosimétrico
individualizado. Estos historiales deben guardarse por un periodo mínimo de 30
años a partir de la fecha de cese del trabajador.

12.40.3 Normas Específicas de Protección

Irradiación externa.

Las normas básicas de protección contra la radiación externa dependen de tres

factores:

a. Limitación del tiempo de exposición.

b. Utilización de pantallas o blindajes de protección.
c. Distancia a la fuente radiactiva.

Contaminación radiactiva

Evitar el contacto directo con la fuente radiactiva.

Impedir la dispersión de la misma.
Conocer de antemano el plan de trabajo y las personas que lo van a efectuar.

157
158
 GLOSARIO

Bienes muebles en bodega. Comprende los activos adquiridos a cualquier título,

que tienen las características de permanencia, consumo y explotación, para ser
utilizados en el futuro por parte del ente público, en desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal.

Bienes muebles obsoletos. Representa el valor de los bienes muebles, que

requieren mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de recuperar y
conservar la capacidad normal de producción y utilización del bien.

Bienes muebles totalmente depreciados. Representa el valor de los bienes

muebles, que requieren mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de
recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización del bien.

Centro de Costo. Es cualquier Dependencia funcional de la Unidad en la que se

generan costos.

Conteo Físico. Procedimiento de verificar físicamente la existencia de los bienes

de las Unidades Ejecutoras, con la planilla o relación ordenada, completa,
detallada y valorizada de todos los bienes que integran su patrimonio.

Costo. Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas

directamente con los procesos de producción de bienes o prestación de servicios,
que se capitalizan en desarrollo de la actividad de enajenación.

Costo histórico. Importe de adquisición, producción o consumo, en el momento

del reconocimiento de un hecho financiero, económico y social. Esta base debe
mantenerse como normal general, salvo cuando disposiciones legales particulares
lo exceptúen, caso en el cual, debe revelarse en las notas a los estados contables.

Cuenta de orden. Valor de aquellos bienes y derechos que no pertenecen al ente

público, pero que pueden afectarlo y que por alguna eventualidad se encuentran
temporalmente bajo su tutela o manejo en la fecha de corte.

Cuentadante. Dicho de una persona: Que da o ha dado cuenta de fondos que ha

manejado, a quien puede exigírsela y censurarla.

Custodia. Guardar los bienes, efectuando un control de las entradas y salidas,

mediante tarjetas de control de existencias o libros auxiliares sistematizados.

159
Depósito Habilitado. Es el recinto privado habilitado por la Autoridad Aduanera
para el almacenamiento de mercancías y material reservado bajo control
aduanero, que en el cumplimiento de obligaciones contractuales y convenios
internacionales arriban al país, para su nacionalización.
Depreciación. Distribución sistemática del costo de un activo en los periodos que
conforman su vida útil estimada, de acuerdo con el método de reconocido valor
técnico adoptado.

Donación. Ingreso sin contraprestación, recibidos de otros gobiernos o de

instituciones

Entidad del Gobierno General. Corresponde a las entidades que desarrollan

actividades orientadas hacia la producción y provisión, gratuita o aprecios
económicamente no significativos, de bienes o servicios, con fines de distribución
de la renta y la riqueza.

Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería. Comprende los utensilios,

instrumentos, aparatos y maquinaria utilizado en hoteles, restaurantes y
cafeterías, de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, para ser
utilizados en el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal o por
actividades conexas.

Equipos de comunicación y computación. Comprende los instrumentos,

aparatos y maquinaria, de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier titulo,
y para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

Equipo de transporte, tracción y elevación. Comprende los aparatos y

maquinaria utilizadas para la movilización, aérea, terrestre, férrea, marítima y
fluvial, de tracción y elevación, de propiedad del ente público, adquiridos a
cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

Equipo médico y científico. Comprende los utensilios, instrumentos aparatos y

maquinaria de investigación y de laboratorio, de propiedad del ente público,
adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal.

Factura. Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las

mercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de cada
uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc.

Good-will. Prestigio alcanzado por una entidad por distintos conceptos.

Inmuebles. Cualesquiera bienes fijos, permanentes, que no puedan trasladarse.

160
Intangibles. Bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente público,
con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, susceptibles de ser
valorados en términos económicos.

Inventarios. Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título, con la

intensión de ser comercializados y destinados a la transformación o consumidos
en el proceso de producción o de prestación de servicios, en desarrollo de la
actividad fundamental del ente público.

Kárdex. Procedimiento para control administrativo individualizado de las

mercancías o bienes en existencia, que refleja los costos, entradas y salidas de un
artículo o bien determinado. Se constituye un auxiliar de una cuenta.

Licencia. Derecho que adquiere una empresa para explotar un invento, una
marca o una tecnología determinada.

Maquinaria y equipo. Comprende elementos y herramientas de propiedad del

ente público, adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su
función administrativa o cometido estatal.

Marca. Distintivo que asocia un determinado bien o servicio con el agente

económico que lo produce o comercializa.

Muebles. Cualesquiera bienes que puedan trasladarse de un lugar o sitio

Muebles, enseres y equipos de oficina. Comprende los elementos, de

propiedad del ente público, adquiridos a cual título, para el desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal.

Patente. Derechos legales para explotar en forma exclusiva un nuevo invento,

tecnología o proceso productivo, que se concede a una persona natural o jurídica
por un tiempo determinado.

Propiedades, planta y equipo. Bienes tangibles adquiridos, construidos o en

tránsito de importación, construcción y montaje poseídos, con la intención de
emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes
y servicios, arrendarlos, o de utilizarlos en administración del ente público, y que
no están destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un
año.

Semovientes. Comprende los animales de propiedad del ente público, adquiridos

a cualquier título y destinados al uso, desarrollo de investigaciones científicas,
explotaciones pecuarias, exposiciones y otros.

Sistema FMS. El Gobierno de los Estados Unidos, mediante su política exterior ha

establecido el programa de Ventas Militares y Control de Exportaciones de Armas,

161
ofreciendo vender a los diferentes gobiernos de su área de influencia, material y
servicios de defensa. Las ventas militares que efectúa el Gobierno de los Estados
Unidos al Gobierno de Colombia, opera mediante convenio pactado directamente
de Gobierno a Gobierno, avalado por los respectivos Congresos, que deben ser
suscritos por el representante autorizado del Departamento de Defensa de los
Estados Unidos y el Ministerio de Defensa de Colombia, por intermedio de un
contrato proforma establecido, denominado LOA (Letter of Offer and Aceptance –
Carta de Oferta y Aceptación).

Software. Conjunto de programas o instrucciones necesarias para que un

ordenador o una computadora lleve a cabo su tarea y todo lo relacionado a estos
programas.

Suministro. Proveer de bienes a los servidores públicos para el cabal

cumplimiento de las funciones del cargo.

Unidad Operativa. Se consideran las Brigadas, Batallones, Bases o

Dependencias, que tenga una infraestructura administrativa y financiera.

Usuario Aduanero Permanente. Se entiende por usuario aduanero permanente

al funcionario del Ministerio de Defensa – Fuerza Pública, que haya sido
reconocido e inscrito como tal, por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales-DIAN, previo cumplimiento de los requisitos señalados en la norma
correspondiente y los demás requisitos que conforme a las leyes establezca la
Dirección General de Aduanas Nacionales.

UVT. Unidad de Valor Tributario.

Valor de realización. Representa el importe en efectivo o su equivalente

mediante el cual se espera sea convertido un activo en condiciones normales.

Valor en libros. Valor neto resultante de la sumatoria algebraica del costo

histórico, depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones y provisiones, aplicables
a cada clase de bien mueble o inmueble, según sea el caso.

Vida útil de activos depreciables. En todos los casos, la vida útil de un activo
depreciable debe definirse, por parte del ente público, en relación con el servicio
esperado del activo. En circunstancias normales se considera como vida útil para
los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de línea
recta, suma de los dígitos de años o saldos decrecientes.

La Institución Militar .Es comparable a una organización industrial o una

empresa que produce seguridad y bienestar a la nación; los hombres y el equipo
son el patrimonio del ejercicio y por lo tanto es necesario protegerlos

162
Seguridad Industrial Es el conjunto de normas tendientes a velar por la salud, la
vida y la integridad física de los trabajadores ,y conservar en óptimas condiciones
la maquinaria ,el equipo, las herramientas y las instalaciones para obtener mayor
productividad a menor costo .
El Accidente de Trabajo Se entiende por accidente de trabajo todo suceso
repentino que sobrevenga en el servicio por causa y razón del mismo, que
produzca lesión orgánica, perturbación funcional, la invalidez o la muerte.
Como también el que se produce durante la ejecución de órdenes impartidas por
el comandante, jefe respectivo o superior jerárquico, o durante la ejecución de una
labor o bajo su autoridad, aun fuera del lugar de y horas del trabajo
Igualmente cuando se produce durante el traslado desde el lugar de residencia o
lugar de trabajo o viceversa, cuando el trasporte lo suministre la institución, o
cuando se establezca que la ocurrencia del accidente tiene relación de causalidad
con los servicios.
Factores de riesgo Son aquellos elementos que pueden producir efectos
perjudiciales tanto a la salud de los trabajadores como al medio ambiente que son
clasificados como físico, biológicos, ergonómico, psicosociales y de seguridad.
Riesgos profesionales El riesgo se produce como consecuencia directa del
trabajo o labor desempeñada, y la enfermedad que haya sido catalogada como
profesional por gobierno nación
Tratamiento Son todas las actividades procedentes a modificar o hacer
desaparecer los efectos inmediatos o medicados de la enfermedad q adquiera en
el normal funcionamiento de sus labores, familiares, sociales.
Rehabilitación Son todas aquellos procedimientos e intervenciones tendientes a
restaurar la función física sicológica o social resultante de una condición previa o
crónica modificando, aminorando o desapareciendo las consecuencias de la
enfermedad que puedan reducir o alterar la capacidad del paciente para
desempeñarse en un ambiente familiar, social y laboral.
Atención ambulatoria Es toda actividad o procedimiento, que se realiza sin
necesidad de internar al paciente de 24 horas
Enfermedad profesional Se entiende como enfermedad profesional todo estado
patológico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de labor que
desempeñe o del medio que realizan sus trabajos, por agentes químicos, físicos o
biológicos que para efectos de lo previsto se determinen por el gobierno.

163
PÁGINA EN BLANCO DEJADA INTENCIONALMENTE

164
ANEXO No.1 (Entrada de bienes)

"FORMATO 1"
ENTRADA DE ALMACEN
NOMBRE DE LA FUERZA O UNIDAD EJECUTORA______________________

ENTRADA DE BIENES

CIUDAD : ______________________________________
UNIDAD : ___________________________________FECHA: _____________________
NUMERO DE ENTRADA : _______________________ HORA: _____________________
ALMACEN QUE RECIBE : ________________________
CONCEPTO DE LA ENTRADA : __________________________

TIPO DE DOCUMENTO: _____________________________________

NUMERO DE DOCUMENTO : _________________________________
PROVEEDOR : ______________________________________NIT. O C.C. PROVEEDOR : ________________
FACTURA No. ______________________________________ FECHA FACTURA : ____________________
ENTREGA PARCIAL : ________________________________ULTIMA ENTREGA : ___________________
RECIBIDO DE : ______________________________________NIT. O C.C. : __________________________

CODIGO
UNIDAD DE
ADMTIVO. DEL DESCRIPCION DEL ELEMENTO CANT. VALOR UNIT. VALOR TOTAL
BIEN
MEDIDA

TOTAL

SON : (Aquí se escribe el valor en letras)

IMPUTACION CONTABLE
ODIGO CONTABL NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

TOTAL

Nombre, Cargo y Firma del Almacenista

165
ANEXO No.2 (Salida de Bienes)
"FORMATO 2"
SALIDA DE ALMACEN
NOMBRE DE LA FUERZA O UNIDAD EJECUTORA__________________________

SALIDA DE BIENES

CIUDAD : ______________________________________
UNIDAD : ___________________FECHA: _____________________
NUMERO DE LA SALIDA: _____________HORA: _____________________
ALMACEN QUE EFECTUA LA SALIDA : _____________________
CONCEPTO DE LA SALIDA : __________________________

ORDEN DE SUMINISTRO No.______________ACTA No. ____________________________

FECHA ORDEN DE SUMINISTRO : __________________________
DEPENDENCIA SOLICITANTE: ___________UNIDAD DE DESTINO : __________________
NOMBRE RESPONSABLE : _______________NIT. UNIDAD DESTINO : __________________
CEDULA DE CIUDADANIA No. ______________________________

COD. ADMTIVO. DESCRIPCION DEL UNIDAD DE

CANT. VALOR UNIT. VALOR TOTAL
DEL ELEMENTO ELEMENTO MEDIDA

TOTAL

SON : (Aquí se escribe el valor en letras)

IMPUTACION CONTABLE

COD.CONTABLE NOMBRE CUENTA DEBITO CREDITO

TOTAL

Nombre, Cargo y Firma del Almacenista NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE

C.C.

166
ANEXO No.3 (Estado diario Bienes en Bodega)

"FORMATO 3"
NOMBRE DE LA FUERZA O UNIDAD EJECUTORA _________________________
ESTADO DIARIO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
BIENES MUEBLES EN BODEGA

NOMBRE DE LA UNIDAD : _______________________________

CODIGO DE LA UNIDAD : _______________________________
CIUDAD : ________________________________
ALMACEN : ________________________________
ESTADO DIARIO NUMERO : _______________________________
FECHA Y HORA : _______________________________

CODIGO NOMBRE DE LA SALDOS SALDOS

ENTRADAS SALIDAS
CONTABLE CUENTA ANTERIORES SIGUIENTES

SUBTOTAL

TOTAL BIENES MUEBLES EN BODEGA

CONTROL CONSECUTIVO DE LOS NUMEROS DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS UTILIZADAS

NOMBRE DEL ALMACEN ENTRADA SALIDA
DEL : DEL :
HASTA : HASTA :

Nombre, Cargo y Firma del Almacenista

167
ANEXO No.4 (Estado diario Bienes en Servicio)

"FORMATO 4"
NOMBRE DE LA FUERZA O UNIDAD EJECUTORA ______________________
ESTADO DIARIO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
BIENES MUEBLES EN SERVICIO

NOMBRE DE LA UNIDAD : _______________________________

CODIGO DE LA UNIDAD : _______________________________
CIUDAD : _______________________________
ALMACEN : _______________________________
ESTADO DIARIO NUMERO : _______________________________
FECHA Y HORA : _______________________________

CODIGO SALDOS SALDOS

NOMBRE DE LA
ENTRADAS SALIDAS
CUENTA
CONTABLE ANTERIORES SIGUIENTES

SUBTOTAL

TOTAL BIENES EN SERVICIO

CONTROL CONSECUTIVO DE LOS NUMEROS DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS UTILIZADAS

NOMBRE DE ALMACEN ENTRADAS SALIDAS
DEL : DEL :
HASTA : HASTA :

Nombre, Cargo y Firma del Almacenista Nombre, Cargo y Firma del Jefe de
Propiedades, planta y equipo (si existe)

168
ANEXO No.5 (Estado consolidado Bienes en Bodega y en servicio)

"FORMATO 5"
NOMBRE DE LA FUERZA O UNIDAD EJECUTORA ________________________
ESTADO CONSOLIDADO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
BIENES MUEBLES EN BODEGA Y EN SERVICIO

NOMBRE DE LA UNIDAD : _______________________________

CODIGO DE LA UNIDAD : _______________________________
CIUDAD : _______________________________
ALMACEN : _______________________________
ESTADO MENSUAL NUMERO : _______________________________
FECHA Y HORA : _______________________________

CODIGO SALDOS SALDOS

NOMBRE DE LA
ENTRADAS SALIDAS
CUENTA
CONTABLE ANTERIORES SIGUIENTES

BIENES MUEBLES EN BODEGA

SUBTOTAL
TOTAL BIENES MUEBLES EN BODEGA

BIENES MUEBLES EN SERVICIO

SUBTOTAL
TOTAL BIENES MUEBLES EN SERVICIO

TOTAL BIENES
MUEBLES EN
BODEGA Y EN
SERVICIO

CONTROL MENSUAL CONSECUTIVO DE LOS NUMEROS DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS UTILIZADAS

NOMBRE DEL ALMACEN ENTRADA SALIDA
DEL : DEL :
HASTA : HASTA :

Nombre, Cargo y Firma del Almacenista Nombre, Cargo y Firma del Jefe de
Propiedades, planta y equipo (si existe)

Nombre, Cargo y Firma del Jefe Logístico o quien haga sus veces

169
ANEXO No.6 (Hoja de Vida del Bien Inmueble)

"FORMATO 6"
NOMBRE DE LA FUERZA O UNIDAD EJECUTORA __________________

HOJA DE VIDA DEL BIEN MUEBLE

NOMBRE DE LA UNIDAD : _______________________________

CODIGO DE LA UNIDAD : _______________________________
CIUDAD : _______________________________
ALMACEN : _______________________________
FECHA Y HORA : _______________________________

1 NOMBRE DEL BIEN

2 FECHA DE ADQUISICION

3 MARCA MODELO PLACA

4 PROVEEDOR NIT ó CC

5 CARACTERISTICAS TECNICAS :

6 VIDA UTIL METODO DE DEPRECIACION

7 COSTO ADQUISICION
(VR.HISTORICO) VALOR EN LIBROS

VALORIZACION

8 CODIGO CONTABLE CODIGO IDENTIFICACION

PRESUPUEST FONDO
RECURSO PRESUPUESTAL PARA SU
9 DONACION
ADQUISICIÓN :
O NACIONAL INTERNO

NOMBRE NOMBRE
10 RESPONSABLE DEL BIEN: DEPENDENCI RESPONSABL IDENTIFICACION
A E

11 MANTENIMIENTO :

CLASE REPUESTOS MANO DE OBRA VALOR TOTAL

mbre, Cargo y Firma del Almaceni Nombre, Cargo y Firma del Jefe de
Propiedades, planta y equipo (si existe)

Nombre, Cargo y Firma del Jefe Logístico o quien haga sus veces

170
ANEXO No.7 (Control de Bienes recibidos)

"FORMATO 7"
NOMBRE DE LA FUERZA O UNIDAD EJECUTORA ____________________
CONTROL DE BIENES RECIBIDOS

UNIDAD : ________________________________________
CIUDAD : ________________________________________

UNIDAD DE ORIGEN (ENVIA) : UNIDAD DESTINO (RECIBE)

SALIDA DE ALMACEN CODIGO BRE UNIDAD OR EN TRADA DE ALMACEN CODIGO CONCEPTO VALOR
FECHA NUMERO CONTABLE FECHA NUMERO CONTABLE

Nombre, Cargo y Firma del Almacenista Nombre, Cargo y Fir ma del Contador

Nombre, Cargo y Firma del Jefe Logístico o quien haga sus veces

171
ANEXO No.8 (Acta de Evaluación y recomendación de baja de bienes)

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD

ACTA DE EVALUACIÓN BAJA DE BIENES

ACTA N°. _________/ AÑO

LUGAR Y FECHA :

ASUNTO : EVALUAR Y RECOMENDAR LA BAJA DE BIENES, QUE

NO SON NECESARIOS PARA LA UNIDAD ASÍ COMO SU
DESTINACIÓN FINAL.

INTERVIENEN :
Grado Nombre y Apellidos Cargo

En las instalaciones de (NOMBRE DE LA UNIDAD) ________, con el objeto de

estudiar la necesidad y conveniencia de dar de baja los bienes muebles que se
encuentren en buenas condiciones en la Unidad, pero que esta no requiere para el
cumplimiento de sus funciones; así como los bienes inservibles u obsoletos y
recomendar la baja de los mismos, según concepto técnico.

172
Una vez revisados y analizados todos los documentos que soportan la solicitud y
realizadas las observaciones, verificaciones y consultas que se consideraron
necesarias, se recomienda dar de baja los bienes relacionados en el anexo No. __
Por valor de (letras y números), por considerarlos inservibles, servibles
innecesarios u obsoletos, para el normal desarrollo de las actividades de la Unidad
y por que ya cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridos.

Igualmente, se recomienda…
(Seleccionar el literal)
A. La venta, según avalúo comercial adjunto.
B. Cesión a otra entidad (Nombre de la entidad solicitante), según carta de
ofrecimiento y de aceptación adjunto.
C. Desmantelamiento, para que sus partes puedan ser utilizadas como
repuestos en la reparación de los bienes relacionados al final de anexo,
confirmada la posible reparación según concepto técnico también anexo.
D. Destrucción y/o incineración, porque su estado de conservación,
presentación y utilidad, entre otros, no hace viable ninguna otra posición de
destino final.

Una vez definido lo anterior, en constancia esta acta se firma por:

(Relacionan y firman los funcionarios participantes)

Grado Nombre y Apellidos Cargo Firma

173
ANEXO No.9 (Acta de baja de bienes)

(MODELO)
REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD

ACTA DE BAJA

ACTA N°. _________/ AÑO

LUGAR Y FECHA :

ASUNTO : BAJA DE UNOS BIENES, QUE DE ACUERDO CON LA

RESOLUCIÓN DE BAJA DE BAJA DE BIENES, No.
DE XXXX.

INTERVIENEN :
Grado Nombre y Apellidos Cargo

En las instalaciones de (NOMBRE DE LA UNIDAD) ________, con el objeto de

efectuar la baja autorizada por el Ordenador del Gasto de la (nombre de la
unidad), de los bienes que se relacionan en la Resolución No. De , que hace
parte integral de esta acta; y según concepto técnico por su estado quedaron
clasificados como bienes inservibles, servibles no utilizables u obsoletos.

174
Una vez revisados y analizados todos los documentos que soportan la solicitud y
realizadas las observaciones, verificaciones y consultas que se consideraron
necesarias para su autorización, se determina dar de baja los bienes relacionados
en el anexo No. __ por valor de (Letras y números), por considerarlos inservibles,
servibles, innecesarios u obsoletos, para el normal desarrollo de las actividades de
la entidad y por que ya cumplieron con el objeto para el cual fueron adquiridos y
recomendar la venta, según avalúo comercial adjunto; cesión a otra entidad
(Nombre de la entidad solicitante), según carta de ofrecimiento y de aceptación
adjunto; Desmantelamiento, para que sus partes puedan ser utilizadas como
repuestos en la reparación de los bienes relacionados al final de anexo,
confirmada la posible reparación según concepto técnico también anexo;
Destrucción y/o incineración, porque su estado de conservación, presentación y
utilidad, entre otros, no hace viable ninguna otra posición de destino final.

Una vez definido lo anterior, en constancia esta acta se firma por:

(Relacionan y firman los funcionarios designados para esta diligencia)

Grado Nombre y Apellidos Cargo Firma

175
ANEXO No.10 (Resolución para la baja de bienes)

(MODELO)
REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD

Resolución Número

( )

Por medio de la cual se autoriza dar de baja unos bienes de

la (Unidad), por encontrarse inservibles u obsoletos.

EL ORDENADOR DEL GASTO DE (Unidad)

En uso de las facultades legales, en especial las conferidas en los artículos Nos.
1,2,3,4 y 6 de la Ley 87 de 1993 y (facultad de ordenación del gasto), y

CONSIDERANDO

Que la Ley 42 de 1.993 derogó expresamente las leyes y decretos que constituían
el fundamento de derecho de la Resolución No. 004 de 1.960, por lo cual se dictan

176
normas para el inventario, registro, responsabilidad y control de los bienes de la
Nación, por lo cual corresponde a cada una de las Entidades establecer los
mecanismos procedimientos y requisitos para la legalización de los Inventarios
Fiscales.

Que de acuerdo con el concepto técnico, determinó que los bienes relacionados
en el cuerpo de la presente resolución, son inservibles, obsoletos e innecesarios
para la (Unidad).

Que es deber de la (Unidad), dar de baja definitiva de sus bienes fiscales que
están fuera de servicio por encontrarse obsoletos, inservibles e innecesarios.

Que la Resolución XX de XX de 2007, “Por la cual se aprueba y adopta el Manual

de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de los Bienes de
las Unidades Ejecutoras de la Sección Presupuestal 1501 Ministerio de Defensa
Nacional”, reglamenta los procedimientos de baja de bienes inservibles, obsoletos
e innecesarios del Ministerio de Defensa.

Que de conformidad, con el Acta de Evaluación Baja de Bienes (enunciar fecha

del acta), en la cual se recomienda dar de baja definitiva de las Propiedades,
planta y equipo de la (Unidad), en razón a que los elementos se encuentran
inservibles, obsoletos e innecesarios, y que ya no prestan la función para lo cual
fueron adquiridos, los elementos que a continuación se relacionan:

REFEREN
. ELEMENTO PLACA
VALOR

TOTAL $ XXXXX

SON: (Escribir el valor en letras)

177
 RESUELVE

ARTICULO 1º Autorizar al Almacenista de la (Unidad) dar de baja los bienes

en el considerando de esta providencia y retirar los bienes
definitivamente del patrimonio de la (Unidad), los cuales deben
ser descargados de las Propiedades, planta y equipo de la
(Unidad)

ARTICULO 2º Los bienes dados de baja tendrán la siguiente destinación

(venta, cesión, desmantelamiento, destrucción y/o
incineración).

ARTICULO 3° La presente Resolución rige a partir de la fecha de su

expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en (Ciudad), a los

Grado, Nombres y Apellidos

Ordenador del Gasto
(Unidad)

178
ANEXO No.11 (Certificación de Paz y Salvo)

(MODELO)
REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD

CERTIFICACIÓN DE PAZ Y SALVO

Yo,____________________________________________, identificado con cédula

No.__________________ de ___________________, en mi calidad de
Almacenista o Jefe de Propiedades, planta y equipo de
________________(Unidad), manifiesto que revisado el listado de bienes
entregados para el desempeño de las funciones del
señor____________________, identificado con cédula No__________________
de ___________________, quien se desempeñaba como
________________(Cargo), hizo entrega de dicho bienes en buen estado, en
consecuencia se encuentra a PAZ Y SALVO.

Expedido en _________ (Ciudad), a los ___ (en letras y número) días del mes de
_______ de _______ (año en letras y en número)

Firma

C.C. No.
Cargo

179
180
 BIBLIOGRAFIA

- Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de Bienes

del Ministerio de Defensa,
- Ley 42 de 1993
- Constitución Política articulo 269.
- Ley 87 de 1993

181
182
 ÍNDICE

INTRODUCCION……………………………………………………………..………5
GENERALIDADES……….……………………………..………….........................6
OBJETIVOS…………………………………………………………………………...7
ALCANCE………………………………………………………………………….…..8

CAPÍTULO PRIMERO
1. PREVENCIÓN DE ACIDENTES
1.1. CREACION DEL DEPARTAMENTO DE PREVENCION DE ACCIDENTE.9
1.2.MISIÓN……………………… ………………………………………….…….......9
1.3.VISIÓN……………………………………………… ……………..……………...9
1.4. FUNCIONES DEL COMITÉ DE PREVENVCIÓN DE ACCIDENTES……...9

CAPÍTULO SEGUNDO
2. ALMACEN
2.1.CONCEPTO…..…………………………………………………………….……11
2.2.ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN………………………………………….....11
2.2.1. Áreas de Almacenamiento…………….…………..………..……………….11
2.2.2. Principios Básicos en el Área de Almacenamiento……………………….12
2.2.3. Almacenamiento de Materiales……….………………..…………………...12
2.2.4. Estantes…………………….……....…………………………………………14
2.2.5. Área de Recepción……….……………..……………………………………15
2.2.6. Área de Entrega………….…………………………………………………..16

183
 CAPÍTULO TERCERO
3. ORGANIZACIÓN Y CLASE DE LOS ALMACENES Y BODEGAS
3.1.ALMACEN DE ADQUISICIONES…………… ……………….……………...17
3.1.1. Almacén o Bodegas de Inventarios……………………….…………….....17
3.1.2. Almacén o Bodegas de Bienes en Mantenimiento…………………..…...17
3.1.3. Almacén de Materia Prima y Partes Componentes………………………17
3.1.4.Almacén de Materias Auxiliares…………………………….……………….17
3.1.5. Almacén de Productos en Proceso…………………………………………17
3.1.6 Almacén de Productos Terminados……………………………..………….18
3.1.7. Almacén de Herramientas…………………………………………………...18
3.1.8. Almacén de Materiales de Desperdicio………………….…………………18
3.1.9. Almacén de Materiales Obsoletos………………………………………….18
3.1.10.Almacén de Devoluciones……………………………….………………….18

CAPÍTULO CUARTO
4. FORMAS DE ALMACENAR
4.1APILAMIENTO……………………………………………………………………19
4.1.1. Almacenamiento en Estibas…………………………………………….......19
4.1.2. Almacenamiento en Estantería……………………………………………..19
4.2. LAYOUT DEL ALMACEN……………………………………………...………20
4.3. MEDIO DE ALMACENAMIENTO……………………………………………..21
4.4. EQUIPOS DE MANIPULACIÓN Y CARGA………………..………………..21
4.5 PLAGAS DE ALMACENAMIENTO……………………………………………22
4.5.1. Microbiología de los Productos por Cosech………….…………………...22
4.5.2. Algunos Hongos Importantes que se Desarrollan Después de la
Cosecha………………………………………………………………………23

184
4.5.3. Control en el Desarrollo de Hongos en los Productos Almacenados…. 23
4.6. BIOLOGÍA E IDENTIFICACIÓN DE PLAGAS………………………………24
4.6.1. Identificación…………………………………………………………………..25
4.6.2. Biología………………………………………………………………………..25
4.6.3. Colecciones de Referencia……………………………………………….....25

CAPÍTULO QUINTO
5. MARCO CONCEPTUAL DE LOS BIENES
5.1. CONCEPTO DE BIEN………………………………………………………….27
5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES…………………………………………..27
5.2.1. Tangibles………………………………………………………………………27
5.2.2. Intangibles……………………………………………………………………..27
5.2.3. Bienes Tangibles……….…………………………………………………….28
5.2.4. Muebles………….…………………………………………………………... 28
5.2.5. Inventarios…………….……………………………………………………....28
5.2.6. Materias Primas………….……………………………………………..…….28
5.2.7. Productos en Proceso………………………………………………………..28
5.2.8. Bienes Producidos o Producto Terminado……………..………………… 28
5.2.9. Mercancías en Existencias…………………..…………………………….. 28
5.2.10. Semovientes…………………………………………………………………28
5.2.11. En Tránsito…….………………………………………………………….....28
5.2.12. Bienes Devolutivos …………………………………………………………29
5.2.13. Bienes Muebles en bodega………….…………………………………….29
5.2.14. Bienes Muebles en Mantenimiento……………………………………….29
5.2.15. Bienes Muebles no Explotados……………………………………………29
5.2.16. Bienes de Consumo………………………………………………………...29
5.2.17. Bienes Totalmente Depreciados Agotados o Amortizados…………….29

185
5.2.18. Reparables…………………………………………………………………. 30
5.2.19. Serviciable………………………………………………………………...…30
5.2.20. Reparado…………………………………………………...……….…….…30
5.2.21.Construcciones en Curso ………………………………………………..…30
5.2.22.Bienes Inmuebles…………………………………………………………....30
5.2.23.Bienes Intangibles…………………………………………………………...30
5.3. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO……………………………………………30
5.3.1. Bienes de Uso Permanente sin Contraprestación………………………. 31
5.4. CONCEPTOS QUE AFECTAN EL VALOR DE LOS BIENES……….…....31
5.4.1. Depreciación…………………………………………………………………..31
5.4.2. Avalúo………………………………………………………………………….31
5.4.3.Agotamiento…………………………………………………………………...31
5.4.4. Provisión……………………………………………………………………… 31
5.4.5. Valorización………………………………………………….…………........ 32
5.4.6. Amortización……………………………………………………………..……32
5.5. RECONOCIMIENTO DE BIENES…………………………………………….32
5.5.1. De las Propiedades Planta y Equipo…………………………………….... 32
5.5.2. De los Bienes de Consumo………………………………………………... 32
5.5.3. Sistema de Inventario………………………………………………………..32
5.5.4. Método de Valuación de Inventario……………………………………...…32
5.6. ESTADO DIARIO DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO EN
BODEGA………………………………………………………………………...32
5.7. INFORME DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO EN SERVICIO…….33

186
 CAPÍTULO SEXTO
6. FUNCIONES DEL ALMACENISTA
6.1.FUNCIONES GENERALES…………………………………………………... 35
6.1.1. Auxiliar de Almacén de Intendencia……………………………………..…37
6.1.2. Ecónomo……………………………………………………………………....37
6.1.3.Armerillo (Almacenista de Armamento)…………………………...………..39
6.1.4.Guarda Parque……………………………………………………….………..40
6.2.FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE LAS PROPIEDADES PLANTA Y
EQUIPO EN SERVICIO……………………………………………………..……...40
6.3.RELEVOS DE ALMACENISTAS………………………………………………41
6.3.1Relevo Normal del Almacenista………………………………….………..…41

CAPÍTULO SEPTIMO
7. MOVIMIENTOS DE ALMACEN
7.1. ENTRADAS DE ALMACEN…………………………………………….……..43
7.1.1.Entrada de Bienes de Acuerdo a su Origen………………………………..43
7.1.2. Adquisiciones………………………………………………………………....44
7.1.3. Adquisiciones Nacionales…………………………………………………...44
7.1.4. Adquisiciones en el Exterior……………………………………...………....44
7.1.5. Traslado……………………………………………………………………….44
7.1.6. Por Producción de Bienes…………………………………………………...44
7.1.7. Donación……………………………………………………………………....44
7.1.8. Bienes Recibidos en Comodato………………………………………...…..44
7.1.9.Traspaso……………………………………………………………………….45
7.1.10. Reintegro de Bienes en servicio….……………………………………….45
7.1.11. Reposición de Bienes…………………………………………………….. 45
7.1.12. Por Compañías de Seguros……………………………………………….45

187
7.1.13. Por Garantía…………………………………………………………………45
7.1.14.Por Funcionario…………………………………………………………….. 45
7.1.15. Otras Entradas………………………………………………………………45
7.1.16. Sobrantes de Bienes……………………………………………………….46
7.1.17.Incautados…………………………………………………………………....46
7.1.18.Decomisados………………………………………………………………...46
7.1.19. Reparables………………………………………………………….……….46
7.1.20. Aprovechamiento de Inservibles…………………………………………. 46
7.1.21. Nacimiento de Semovientes………………..…………………………...…46
7.1.22. Sistema FMS………………………………………………………..……….46
7.1.23. Entradas Especiales………………………………………………………..46
7.2. SALIDA DE ALMACEN………………………………………………………...47
7.2.1. Suministro………………………………………………………………..……47
7.2.2. Suministro de Bienes Devolutivos………………………………………….47
7.2.3. Suministro de Bienes de Consumo………………………….…………..…48
7.2.4.Traslados………………………………………………………………..…..…48
7.2.5. Traspaso……………………………………………………………………....48
7.2.6. Baja de Bienes…………………………………………………………..…....48
7.2.7. Salida de Bienes a Reparaciones o Mantenimiento……………………...48
7.2.8. Bienes Entregados en Comodato………………………………………..…49
7.2.9.Salida Por Faltante…………………………………………………………....49
7.2.10. Salida Por Garantía…………………………………………………………49
7.2.11. Casos Especiales…………………………………………………………...49

188
 CAPÍTULO OCTAVO
8. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
8.1. PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES…………………..…51
8.1.1.Ingreso de Acuerdo a su Origen…………………………………………….54
8.1.2.Adquisiciones………………………………………………………….……....54
8.13.Traslado………………………………………………………………….……..54
8.1.4.Por Producción de Bienes………………………………………………..…..56
8.1.5.Donación…………………………………..……………………………...……56
8.1.6.Bienes Recibidos en Comodato……………………………………………..57
8.1.7.Traspaso……………………………………………………………………….57
8.2.REINTEGRO DE BIENES………………………………………….……...…...58
8.2.1.Bienes en Buen Estado………………………………………………...….…58
8.2.2.Bienes inservibles……………………………………………………………..59
8.2.3.Bienes de Consumo…………………………………………………………..59
8.2.4.Reposición de Bienes…………………………………………………………59
8.2.5.Por Compañías de Seguros………………………………………….………59
8.2.6.Por Garantía……………………………………………………………...……60
8.2.7.Sobrante de Bienes………………………………………………………..….60
8.2.8.Incautados o Aprehendidos……………………………………………….…61
8.2.9.Decomisados…………………………………………………………………..61
8.2.10.Reparables……………………………………………………………….…..62
8.2.11.Nacimiento de Semovientes……………………………………………..…62
8.2.12.Bienes Adquiridos a través del sistema FMS o LOA…….……………....62
8.3.PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE BIENES…………………………63
8.3.1.Salidas de Acuerdo Con su Destinación……………………………………65
8.3.2.Suministro……………………………………………………………………...65
8.3.3.Suministro de Bienes Devolutivos…………………………………………..65

189
8.3.4.Suministro de Bienes de Consumo………………………………………….65
8.3.5.Dotación de Vestuario………………………………………………………...65
8.3.6.Dotación de Vestuario Personal de Tropa de las Fuerzas Militares…….66
8.3.7.Combustible……………………………………………………………...…….67
8.3.8.Repuestos…………………………………………………………...…………68
8.3.9.Materiales de Construcción……………………………………………..……68
8.3.10. Inventarios………………………………………………...………….…….. 68
8.3.11.Depósitos de Campaña o Sitios de Abastecimiento………………..……68
8.3.12.Traslados……………………………………………………………………..69
8.3.13.Traspaso………………………………………………………………….......70
8.3.14.Baja de Bienes……………………………………………………………….71
8.3.15.Baja de Semovientes………………………………………………………..72
8.3.16.Acta de Baja………………………………………………………………….73
8.3.17.Salida de Bienes a Reparación o Mantenimiento……………………..…73
8.3.18.Bienes Entregados en Comodato………………………………………….73
8.3.19.Salida por Garantía………………………………………………………….73
8.4.DESTRUCCIÓN O INCINERACIÓN……………………………………..……73
8.5.EN CASO DE FALTANTES Y SOBRANTES DE BIENES……….………...74
8.6.RESPONSABILIDAD DE LOS BIENES…………………………………..…..75
8.6.1.Responsable de los bienes en Bodega……………………………………..75
8.6.2.Responsable de los bienes en Servicio…………………..………………...75
8.7.RESPONSABILIDAD DE LA RECEPCIÓN DE LOS BIENES……..………76
8.8.PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL………………………..……..76
8.9.PÓLIZAS DE SEGUROS………………………………………………..……..76
8.10.CONTEO FÍSICO………………………………………………………………76
8.11.PROCEDIMIENTOS ESPECIALES………………………………………….77
8.11.1.Material de Guerra…………………………………………………………..77

190
8.11.2.Material Reservado………………………………………………………….77
8.11.3.Control de Bienes en Bodega y Servicio………………………………….77
8.11.4.Responsabilidades……………………………………………………….….78
8.11.5.Mantenimiento…………………………………………………………..……78
8.11.6.Contabilización……………………………………………………….……...78
8.11.7.Baja de Material de Guerra y Reservado…………………………………79
8.11.8.Traslados de Material de Guerra y Reservado entre Unidades………..81

CAPÍTULO NOVENO
9. DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN Y AVALÚOS

9.1. DEPRECIACIÓN…………………………..………………………………….. 83
9.1.1Vida Útil……………………………………..…………………………………..83
9.1.2.Material de Campaña……………………………..…………………………..84
9.1.3.Método………………………………………………………….……………...85
9.1.4.Activos de Menor Cuantía…………………………………………………....85
9.2.PROVISIÓN……………………………………………………………………...85
9.3. AMORTIZACIÓN………………………………………………………………..86
9.4.VALORIZACIÓN…………………………………………………………………86
9.5.AVALÚOS………………………………………………………………………..87
9.5.1.Responsabilidad de la Actualización………………………………………..87

191
 CAPÍTULO DECIMO
10. MECANISMOS DE CONTROL
10.1SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES …………………….………89
10.2.ESTADO DIARIO DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS……………89
10.3.CONCILIACIÓN………………………………………………………………..89
10.4.CONTEOS FÍSICOS…………………………………………………………..90
10.5.INSPECCIÓN SOBRE LOS ALMACENES O DEPÓSITOS……………...90
10.6.CONTEOS PARCIALES…………………….………………………….……. 92
10.7.SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DE BIENES……………………….…..…92
10.8.HOJA DE VIDA………………………………………………………….……..92
10.9. CONTROL PERMANENTE………………………………………………... 92
10.9.1.Bienes muebles en bodega……………………………....………..……….92
10.9.2.Bienes en servicio………………………………………..………………… 93
10.9.3.Registros individuales…………………………………………....………….94
10.9.4.Entrega de bienes a funcionarios…………………………...……………..95
10.9.5.Entrega de bienes a contratistas……………………...…………………...95
10.9.6.Propiedades, planta y equipos obsoletos………………………………....95
10.10.CASOS ESPECIALES………………………………….…………………...96
10.10.1.Combustibles……………………………………………………………….96
10.10.2.Licencias y software,……………………………………………………….97
10.10.3.Revistas de material de guerra y/o reservado…………………………..97
10.10.4.Oportunidad y periodicidad………………………………………………..98
10.11. RESPONSABLES……………………………………………………………98

192
 CAPÍTULO ONCEAVO
11. PROCEDIMIENTO CONTABLE
11.1.Entrada de Almacén………………………………………………………..….99
11.2.Salida de Almacén…………………………………………………………...104

CAPÍTULO DOCEAVO
12. SEGURIDAD INDUSTRIAL
12.1.LOS CONTROLES TÉCNICOS……………………………………………109
12.2.CONTROLES ADMINISTRATIVOS………………………………………..111
12.3.PROTECCIÓN PERSONAL………………………………………………...112
12.4.MOTIVACIÓN PERSONAL…………………………………………………112
12.4.1.Apreciación de las Propiedades…………………………….……………112
12.4.2.Conciencia de los Indicadores de Advertencia………………………….113
12.4.3.Familiaridad con las Capacidades y Limitaciones de la Instalación….113
12.4.4.Conocimiento del Uso y Mantenimiento del Equipo de Emergencia…113

12.4.5.Conocimiento de los Métodos y Procedimientos de Descontaminación

del personal……………………………………………………………………......…...113
12.4.6.Familiaridad con la Necesidad de Depender Continuamente del Sistema
de “ Grupos de Acción” y Aceptación de los Mismos………………….113
12.4.7.Autoridad Para Actuar……………………………………………………..113
12.5. RIESGOS QUE SE PUEDEN PRESENTAR……………...……………...114
12.5.1 Derechos y Deberes……………………………………………………….116
12.6..Accidentes de trabajo………………………………………………………117
12.6.1.DECRETO 1295……………………………………………………………117
12.7.SALUD Y SEGURIDAD EN EL TALLER………………………………......117
12.7.1Primeros Auxilios y Recomendaciones…………………………………..117

193
12.8.ETIQUETAS, INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE EMERGENCIA………..118
12.8.1.Medidas Técnicas……………………………………………………….…118
12.8.2.Equipamiento de Protección Personal…………………………………...118
12.8.3.Calor y Ventilación………………………………………………………....119
12.8.4.Iluminación………………………………………………………………….119
12.8.5.Ruido………………………………………………………………………...120
12.8.6.Envenenamiento……………………………………………………………121
12.8.7.Golpe de Calor y Deshidratación Por Calor……………………………..121
12.8.8.Contusiones…………………………………………………………………121
12.8.9Hernias……………………………………………………………………….121
12.8.10.Lesiones por Sobrecarga…………………………………………...……121
12.8.11.Salud Mental………………………………………………………………121
12.8.12.Medicina Preventiva………………………………………………………122
12.9.FACTORES DE RIESGO………………………………………………...….122
12.10.VISITAS A PUESTOS DE TRABAJO…………………….………………122
12.11.INSPECCIÓN………………………………………………………..………122
12.12.CONTROL…………………………………………………….…….……….122
12.13.ACCIDENTES DE TRABAJO…………………………………………..….122
12.14.RIESGOS MECÁNICOS…………………………………………………...122
12.15.¿QUÉ RIESGOS SE GENERAN?.........................................................123
12.16.RIESGOS ELÉCTRICOS…………………………………………………..124
12.17.RIESGOS DE INCENDIO………………………………………………….126
12.17.1. CLASES DE FUEGO…………………………………..………......……126
12.18.AGENTES EXTINTORES………………………………………………….127
12.18.1Agua…………………………………………………………………...……127
12.18.2.La Espuma…………………………………………………………….…..127
12.18.3.Gas Carbónico…………………………………………………………….127

194
12.18.4.Polvo Químico…………………………………………………………….127
12.18.5.Extintor ABC o Multipropósito…………………………………………...127
12.19.EXPLOSIONES……………………………………………………………..127
12.19.1.Como se Produce una Explosión…………………………………….....128
12.19.2.Factores Naturales………………………………………………………..128
12.19.3.Riesgos Físicos…………………………………………………………...128
12.20.EL RUIDO ENMASCARADOR…………………………………………….128
12.21.EL RUIDO IRRITANTE……………………………………………………..129
12.22.RIESGOS NATURALES……………………………………………….......129
12.22.1. Que es Riesgo Natural…………………………………………………..129
12.22..2 QUE ES UN RIESGO…………………………………………………….129
12.23.CONSECUENCIAS………………………………………………………....130
12.24.DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS, TIPOLOGÍA………………………130
12.25.GESTIÓN DE LOS RIESGOS NATURALES, METODOLOGÍA
Y PROCEDIMIENTOS DE ANÁLISIS DE LOS RIESGOS……………………132
12.26.CADENA DE ACTUACIONES……………………………………….……132
12.26.1Prevención y Predicción…………………………………………….…….132
12.26.2.Intervención Inmediata…………………………………………………...134
12.26.3.Diagnosis Post-mortem…………………………………………………..134
12.26.4.Educación del Comportamiento Ante el Riesgo……………………….135
12.27. PROBABILIDAD DE OCURRENCIA DE UN EVENTO
DE CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS EN ALMACENES……………………135
12.27.1.FACTOR DE RIESGO ERGONÓMICO EN UN ALMACEN…………135
12.27.1.1Escritorio de trabajo……………………………………………………..135
12.27.1.2.Riesgo de Lesión Músculo Esquelética………………………………136
12.27.1.3.Factores Desencadenantes…………………………………………...136
12.27.1.4.Efectos Sobre la Salud………………………………………………...136

195
12.27.2Equipo de Computo…………………………………………………….....137
12.27.3.Pantalla del Computador………………………………………………...137
12.27.4Teclado……………………………………………………………………..137
12.27.5.Uso del computador y/o Equipo de Informática……………………….138
12.27.6.efectos Sobre la Salud…………………………………………………...138
12.27.7.Pautas que se Deben Tener en Cuenta con el Manejo del
Computador en los Almacenes…………………………………………………...139
12.28. FACTORES DE RIESGO EN OPERACIÓN MANUAL DE CARGA....141
12.29.USO DE CINTURONES O FAJAS PARA PREVENIR EL
DOLOR DE ESPALDA…………………………………………………………….142
12.30.EVITANDO LA OPERACIÓN MANUAL DE CARGAS……………........143
12.30.1.Alternativas Para Evitar la Operación Manual de Cargas…………....143
12.30.2.Automatización y Mecanización de los Procesos……………………..144
12.30.3.Utilización de Equipos Mecánicos Controlados de Forma Manual....144

12.30.4.Medidas Organizativas que pueden evitar la Operación Manual

de Cargas…………………………………………………………………………...144
12.31.POSTURAS EN EL TRABAJO…………………………………..………..145
12.31.1.ESCRIBIENDO EN EL TECLADO……………………………..……….145
12.32.PAUSAS ACTIVAS EN PUESTOS DE CÓMPUTO……………….…....146
12.33.DOLOR DE ESPALDA…………………………………………………..…147
12.33.1.Medidas Preventivas……………………………………………………..147
12.34. USO DE LA PANTALLA DE VISUALIZACIÓN DE DATOS……………148
12.34.1.EFECTOS SOBRE SALUD…………………………………...…………148
12.35.RIESGO DE EXCESO DE CALOR………………………………………..150
12.35.2.MEDIDAS PREVENTIVAS………………………………………………150

196
12.36.EFECTO DEL RUIDO SOBRE LA SALUD………………………..........151
12.37.PÉRDIDA DEL OIDO……………………………………………………….152
12.38.PREVENCIÓN……………………………………………………………....153
12.39.HIPOACUSIA LABORAL……………………………………………..........153
12.39.1.Factores Influyentes en la Lesión Auditiva…………………………….153
12.39.2.Efecto Sobre la Salud en Exposición Laboral a Ultrasonido…………155
12.39.3.RADIACIONES IONIZANTES………………………………………...…156
12.40.NORMAS DE PROTECCIÓN……………………………………………...156
12.40.1Principios Básicos…………………………………………………………156
12.40.2.Normas Generales de Protección………………………………………156
12.40.3Normas Específicas de Protección………………………………………157
GLOSARIO………………………………………………………………………….159
ANEXOS…………………………………………………………………………….165
BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………..181

197