“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN E IMPUNIDAD”

01. Carta de Presentación

Lic. Raul Fernando Gutierrez Trujillo

Gerente General de OFAS S.A.C.
PRESENTE:

Los alumnos de la Universidad Nacional José Faustino Sanchez Carrion sede Huacho,
Blas Trujillo Rolando, Garcia Jimenez Adonay y Carlomagno Gutierrez Choquenaira, le
extienden el más cordial saludo y le comunican de la manera más atenta su atención y
autorización para realizar una auditoría a la Dirección a su cargo con el propósito de realizar
prácticas de la materia de Auditoria Administrativa y así poder identificar contingencias que
pueden surgir durante la realización de las actividades diarias de su empresa.

Sin más por el momento nos despedimos de usted esperando una respuesta afirmativa
para poder comenzar con nuestras actividades.

De antemano muchas gracias

Atte.

_______________________________ _______________________________

BLAS TRUJILLO ROLANDO GARCIA JIMENEZ ADONAY

___________________________________

CARLOMAGNO GUTIERREZ CHOQUENAIRA

MG. MARTIN D. MAGUIÑA PALACIOS 1

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02. Introducción

La presente auditoria fue realizada en la Empresa RAM AOFAS SERVICES S.A.C. con
dirección según SUNAT en Av. Cruz Blanca #2282 (Frente al Grifo Diesel MAX) Lima –
Huaura – Santa María para información de índole administrativa, pero también en su
centro común de labores ubicada al frente del FUNDO SANTA PATRICIA, empresa que se
dedica a el abastecimiento de personal del FUNDO SANTA PATRICIA para las funciones de
fumigación, corrección de flores, carga de materia prima, entre otros.

Dicha auditoria fue realizada por los alumnos de la Universidad Nacional José Faustino
Sanchez Carrion sede Huacho, Blas Trujillo Rolando, Garcia Jimenez Adonay y Carlomagno
Gutierrez Choquenaira con el fin de llegar a cabo los conocimientos adquiridos en la
carrera profesional y en el curso de Auditoria impartida por el Mg. Martin D. Maguiña
Palacios.

03. Justificación

La auditoría que fue elaborada en el área Administración, donde se ubica el área

contable, y en las áreas que se encuentren dentro de la ejecución de campo, Recurso
Humano y Logística. Resulta no solo necesario, sino imprescindible, analizar con detalle los
problemas que estén dificultando el desarrollo óptimo de la empresa y, analizando a
través de sus consecuencias las causas de la misma, es por eso que fue realizada con el
propósito de evaluar y verificar todas aquellas incontinencias que pudieran surgir en el
desarrollo de actividades diarias anotando y recopilando información a fin de realizar
informes que puedan ayudar a identificar a las empresas aquellos problemas pueda estar
acarreando.

También se entiende que el análisis de la empresa no interrumpirá las labores

naturales de la empresa, para ello, los compañeros buscaran momentos y espacios donde
no interrumpan las actividades para interactuar con personal humano, mientras estos
estén realizando sus labores cotidianas nos ocuparemos del material físico, financiero,
económico y análisis óptico de la información que pueda ser captada.

Respetar la privacidad de la empresa y disponer de su voluntad con la colaboración

con nosotros, teniendo la comprensión del caso y guardando el respeto máximo a la
entidad a tratar, comprender cuando la empresa no esté en la capacidad de atención.

Respeto de la entidad a nuestra persona, tener en conocimiento que nuestra persona

solo recopila la información obtenida mediante todos los alcances que nos brinde la
empresa. Sin capacidad de alteración o modificación de la información para beneficiar la
empresa.

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04. Objetivo General

Realizar un análisis detallado de la empresa RAM AOFAS SERVICES S.A.C. a manera de

observar, apuntar y detallar sus procesos administrativos y funciones que realizan, verificar la
rutina y procedimientos realizados, con el objetivo de poder recomendar posibles mejoras
para un mejor funcionamiento administrativo de la organización, y con ello ayudar a que la
empresa logre una mejor competitiva en el mercado empresarial que se esté desarrollando.

05. Objetivos Específicos

- Verificar si cuenta con los instrumentos administrativos de gestión administrativa (Manual
de Organización y Funciones - MOF y Reglamento de Organización y Funciones - ROF); y si
tuviese, que tan bien lo está ejecutando.
- Estudiar y Analizar cuáles son los proveedores y clasificarlos según su nivel de importancia
para la empresa.
- Evaluar el sistema de procedimientos realizados.
- Examinar los sistemas de computación y recursos tecnológicos que cuenta la empresa.
- Estudiar el nivel de comunicación que mantiene la empresa RAM AOFAS SERVICES S.A.C.
con el fundo Santa Patricia.
- Observar el tipo de ambiente laboral existente.
- Recomendar opciones de procedimientos a realizar para mejorar su nivel de eficiencia.
- Dar posibles soluciones a cualquier obstáculo o deficiencia que se esté cometiendo en los
procedimientos.

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06. Cronograma

NOMBRE DE LA EMPRESA: RAM AOFAS SERVICES S.A.C. FECHA DE INICIO: 16/05/2019

UNIDAD ADMINISTRATIVA:
MAYO JUNIO JULIO
DESCRIPCION
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Carta de Presentación
Autorización de la Auditoria
Administrativa
Investigación Preliminar
Análisis de Datos
Técnicas y Herramientas
Elementos Administrativos
Entrega de Primer Informe
Realización de Entrevista a
+Personal
Verificación de Datos
Cedula de Análisis
Informe Final

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07. Investigación Preliminar:

Según el primer análisis e investigación que se realizó a AOFAS RAM S.A.C. se detectó que
presenta los siguientes problemas:

Fortalezas

- Administración:
 Positivo
 Cuentan con un buena comunicación con el administrador de la empresa
 Cuentan con una buena comunicación con los ingenieros a cargo de las labores
 Se tiene una buena relación laboral y amical con los proveedores
 Negativo
 MOF (Manual de Organización y Funciones)
 No se tiene un buen control entre la organización y los proveedores.
 Falta de un sistema protocolar de actividades bien plasmado.
 Falta de un área especializada de enfermería (el personal no cuenta con los
conocimientos sobre primeros auxilios)
 Implantar un sistema de reportes
 No cuentan con sistema FODA
 Falta un Misión y Visión bien estructura
- Logística:
 Positivos
 Cuenta con los materiales necesarios para las labores principales de los trabajadores
 Se tiene una buena seguridad sobre el almacén
 Negativo
 No se tiene un buen control del almacén
 Falta de inmuebles y herramientas para una buena distribución de los activos de la
empresa.
 Falta asignación de un personal específico para el debido control del almacén (área
logística)
 No cuentan con un sistema logístico básico
- Recurso Humano
 Positivo
 Existe una buena confianza de los trabajadores hacia la empresa
 Existe una buena comunicación entre el personal
 Existe buena confianza del personal de campo con el personal administrativo
 Negativo
 Falta de un sistema bien elaborado para el control del personal
 Falta de control de habilidades sobre el personal
 Falta de fichas técnicas sobre el personal
 No se cuenta con un sistema de reportes bien estructurado
 Parte del personal no cuenta con grados académicos mínimos de primaria

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08. Alcance:

La auditoría se realizó en el área de Recurso Humano en Huaral, en la ruta de camino a

Carhuaz al frente del fundo Santa Patricia, debido que allí es el centro de operación principal
que realiza la empresa, obviamente para realizar un buen estudio, se tendrá que analizar de
manera detallada como es el proceso en todos los horarios, a fin de estudiar cuales son las
horas más intensas.

09. Limitaciones:

La presente auditoria se realizara en todas aquellas áreas que tengan una influencia activa en
la labor diaria, valga decir, cualquier área que tenga que disponer del trabajo diario a la par de
lo que exige el fundo Santa Patricia. Un análisis sobre los proveedores y que tanto influencian
en el trabajo de la empresa.

El manual de organización y funciones:

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10. Informe Final

10.1. Manual de Organización y Funciones

Gerente general:

Función específica:

 Establecer políticas de acuerdo a los lineamientos de los accionistas.

 Establecer objetivos estratégicos en áreas como satisfacción de intereses, producción,
rentabilidad, eficiencia, inversiones, desempeño de la organización, responsabilidad
pública, entre otros.
 Ejecutar las disposiciones del directorio, así como ejercer la rentabilidad jurídica,
comercial y administrativa de la sociedad, en concordancia con las atribuciones que le
confieren los estatutos y el manual de organización y funciones.
 Asegurar una buena alineación estratégica entre la organización y el medio.
 Planificar y Coordinar con los proveedores
 Coordinar observaciones realizadas por los ingenieros de campo
 Realizar la facturación semanal en plena coordinación con la empresa solicitante.

Requisitos para el puesto

 Estudios en Administración o carreras afines.

 Debe de tener una experiencia mínima de 01 años en el puesto de Gerente de
Operaciones, o haber realizado labor de Administrador o Coordinar en Proyectos de
gran envergadura.
 Haber recibido capacitación en temas de Finanzas y Recursos Humanos.
 Poseer la siguientes habilidades: - Empatía - Planificación. - Iniciativa. - Interés por el
bienestar social (interno y externo). - Responsabilidad. - Capacidad para comunicarse. -
Visión de Conjunto. - Capacidad para la toma de decisiones. - Capacidad para dirigir y
motivar el grupo. - Trabajo en Equipo.

Encargado del Área de Recurso Humano

Funciones específica:

 Redactar la correspondencia, de acuerdo a las especificaciones generales.

 En coordinación con el personal auxiliar cuida del buen estado y uso de los bienes y
enseres asignados al personal.
 Realizar el llenado del cuadro diario del personal.
 Realizar el cuadro de pago semanal del personal.
 Encargado de todos los pagos de la empresa: servicios, productos, impuestos, entre
otros, apoyando a Contabilidad y áreas diversas.
 Coordinar con el encargado de logística los implementos que requiera el personal para
una correcta labor, a fin de mejorar la productividad.

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 Elaborar las planillas semanales en base al pedido semanal del

Requisitos para el puesto

 Estudios en Administración, Sistemas u Relacionados.

 Experiencia en temas de administración de Recurso Humano de 1 año mínimo.
 Manejo de programas ofimáticos.
 Poseer las siguientes habilidades: - Empatía – Iniciativa – Buen Trato al Público en
General - Responsabilidad - Capacidad para comunicarse. - Visión de Conjunto -
Trabajo en Equipo.

Jefe de logística

Funciones específicas:

 Llevar un correcto control del almacén

 Coordinar con el Encargado de Recursos Humanos los materiales necesarios para las
correctas labores
 Coordinar con el Gerente General las posibles mejores en el Área de Logística.
 Realizar inventario diario de los objetos de la empresa.
 Verificar la correcta devolución de los materiales entregados por el personal.

Requisitos para el puesto

 Contar con estudios secundarios

 Manejo de programas ofimáticos.
 Poseer las siguientes habilidades: - Empatía – Iniciativa – Buen Trato al Público en
General - Responsabilidad - Capacidad para comunicarse - Visión de Conjunto - Trabajo
en Equipo.

Operario

Funciones especificas

 Podar, regar, fumigar cosechar las frutas del fundo

 Cargar las javas de la recolección de fruta
 Usar camión cisterna de fumigación

Requisitos para el puesto

 Contar con DNI/Cedula de Identidad

 Se responsable con su trabajo

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10.2. Misión y Visión

 Misión.
o Prestar un servicio eficiente de intermediación al futuro trabajador y a la
empresa, potenciar a través de la orientación laboral las capacitaciones de los
miembros de la entidad a fin de mejorar su calidad de vida futura.
 Visión.
o Ser una empresa ágil y dinámica, de encuentro y trabajo para nuestros
actuales y futuros trabajadores fomentando fuertes lazos para un buen
ambiente laboral, buscando el beneficio común.
10.3. Organigrama

Administracion

Recurso
Logistica Contabilidad
Humano

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10.4. Analisis FODA

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FORTALEZAS OPORTUNIDADES
•Dependencia muy fuerte de los proveedores •Ser la servis mas importante que requiere el proveedor
•La competencia y su personal mas especializado •Reconocimiento zonal del trabajo desempeñado de la empresa
•Cuentan con un buena comunicación con el administrador de la
empresa
•Cuentan con una buena comunicación con los ingenieros a cargo de
las labores
•Se tiene una buena relación laboral y amical con los proveedores
•Cuenta con los materiales necesarios para las labores principales de
los trabajadores
•Existe una buena confianza de los trabajadores hacia la empresa
•Existe una buena comunicación entre el personal
•Existe buena confianza del personal de campo con el personal
administrativo

FODA

DEBILIDADES AMENAZA
•No cuentan con MOF •Dependencia muy fuerte de los proveedores
•No se tiene un buen control entre la organización y los •La competencia y su personal mas especializado
proveedores.
•Falta de un sistema protocolar de actividades bien plasmado.
•Falta de un área especializada de enfermería (el personal no
cuenta con los conocimientos sobre primeros auxilios)
•No cuentan con sistema FODA
•Falta un Misión y Visión bien estructura
•No se tiene un buen control del almacén
•Falta de inmuebles y herramientas para una buena
distribución de los activos de la empresa.
•Falta asignación de un personal específico para el debido
control del almacén (área logística)
•No cuentan con un sistema logístico básico
•Falta de un sistema bien elaborado para el control del
personal
•Falta de fichas técnicas sobre el personal
•No se cuenta con un sistema de reportes bien estructurado

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Política de desarrollo organizacional

 La Administración deberá mantener la estructura orgánica de la empresa enfocada hacia

el cliente/contratista, orientada a satisfacer sus necesidades y al desarrollo de
recolección de mandarina y palta.
 Toda modificación en la estructura organizacional deberá ser aprobada por el Gerente
General en coordinación con el Dueño de la Empresa, en base a estudios y análisis de
procesos organizacionales.
 Se deberá limitar al máximo posible la creación de unidades organizacionales. La
creación y funcionamiento de nuevas unidades serán factibles en la medida que conlleve
la creación de nuevos servicios o la mejora de los existentes, en términos de costo,
tecnología, oportunidad y calidad.
 La organización deberá contar con un manual de delegación que permita a los
encargados de cada área enfocarse en la ejecución del plan estratégico y del análisis
competitivo del entorno.
 El desempeño de las gerencias y unidades se medirá en función de reportes gerenciales
e indicadores de gestión partiendo de su situación actual y las metas establecidas.

Políticas de pago

 El sistema de pago de la organización obedecerá de acuerdo con el pago dado con el

contratista para la realización del respectivo servicio del fundo.
 Se procurará establecer un sistema de remuneración variable en función del
cumplimiento de objetivos y metas.
 El pago de los ingenieros y trabajadores se regirá de acuerdo al desempeño y función
que realice en el trabajo.
 Todo requerimiento de pago de horas extras y viáticos deberá obedecer a una
programación de trabajo previamente establecida y en función de su costo- beneficio.

Políticas de selección y contratación de personal

 Todo proceso de selección de personal se iniciará con la elaboración del

correspondiente “Requerimiento de Personal”, esto se aplicará para todos los casos de
vacantes, reemplazos y creación de nuevos puestos.
 En caso que se genere una vacante, se dará preferencia al personal estable de la
Compañía, que se ajuste al perfil del cargo.
 La contratación de personal nuevo deberá ser efectuada preferentemente bajo la
modalidad de contrato por horas y días.

Políticas operacionales

 Las actividades técnicas se deberán programar de acuerdo con lo establecido en el plan

operativo del área

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 Se deberán establecer los mecanismos necesarios y la utilización de las herramientas

adecuadas que permitan un control adecuado.

Políticas jurídicas de las contrataciones:

 De acuerdo a ley corresponde con un contrato de prestación de servicio con los fundos
con los respectivos requisitos que implica el contrato.
 Los contratos de prestación de servicios dentro de la empresa deberán incluir una
cláusula que le permita a la empresa terminarlos unilateralmente en cualquier tiempo
y sin derecho a indemnización alguna.

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