MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

ADRIANA GOMEZ TORRES

2010624

INSTRUCTOR

Juan Sebastian Gutierrez Prada

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTÁ

2019
 JUSTIFICACIÓN

En el presente proyecto realizaremos el Manual de Funciones por Competencias (MFPC) para la

Empresa Distribuidora LAP, el cual es una herramienta de fácil manejo que permite alinear a la

estrategia el perfil de sus empleados y con esto obtener los objetivos trazados.

El MFPC hace parte de los procesos de planeación de la Gestión de Talento Humano Por

Competencias (GTHPC), donde nos permite analizar los procesos de reclutamiento, selección y

contratación con la definición de perfiles y descripción de las competencias, funciones, nivel

académico requerido, etc.

Se realizará a través de la firma consultora con el apoyo de los directivos de la empresa, el área

de Talento Humano y un Representante de cada uno de los cargos del área comercial.
 TABLA DE CONTENIDOS

JUSTIFICACIÓN 2

POLÍTICAS Y NORMAS 4

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGO 6

BENEFICIOS 11

PARTICIPANTES 12

PERIODICIDAD 13

PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL 14

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN 15

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL 16

 POLÍTICAS Y NORMAS

POLÍTICAS

1. Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes considerando que el fin de la empresa

es el servicio a la comunidad.

2. Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.

3. Mejorar las expectativas de los clientes.

4. Fomentar valores a nuestros empleados para el mejoramiento de las relaciones laborales.

5. Estamos al servicio de nuestros clientes, comprometidos con la sociedad, el medio

ambiente y la seguridad de todos los que formamos la Empresa.

6. El desarrollo de planes, programas y proyectos de la compañía deberán cumplir con un

proceso de planeación que garantice su buen rendimiento.

NORMAS

Las normas de la empresa están divididas de la siguiente forma:

1. Normas de seguridad. Velan por la protección de los trabajadores. Por ejemplo: normas

de uso de elementos de protección personal según el cargo.

2. Normas de convivencia. Velan por la sana y respetuosa existencia de los trabajadores

impidiendo que se afecten unos a otros. Por ejemplo: normas para el uso de casilleros.
3. Normas de vestimenta. Regulan la manera de vestir de los trabajadores para mantener un

código común. Por ejemplo: Uso de uniformes.

4. Normas de salubridad. Correcta disposición de los elementos para evitar enfermedades,

contaminaciones y riesgos de salud. Por ejemplo: Limpieza de las zonas de empaque de

alimentos.

5. Normas de jurídicas y legales. Basadas en los códigos penales y civiles del país. Por

ejemplo: Prohibición porte de armas dentro de la empresa.

6. Normas de trabajo. Modo específico del trabajo en la empresa teniendo en cuenta sus

perspectivas. Por ejemplo: horarios de trabajo.

 DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGO

Código del Manual : DLAP - 001

Publicación : 27-nov-2019
​ Edición : 01
Revisión : 01 Colaborador : 0​ 01

Denominación del Puesto AUXILIAR DE TRANSPORTE Y BODEGA

Área Logistica / Bodega
Supervisado por: Coordinador Logistico

Supervisa a:
Requisitos mínimos
Objetivo del puesto
Ninguno
Bachiller académico o Estudiante de Tecnologías
Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso,
almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos,
controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización de los
recursos.

Funciones y responsabilidades:
● Carga y descarga de la mercancía de los proveedores
● Alistamiento de los pedidos
● Reportar y separar las mercancías averiadas para devolución
● Realizar el aseo y organización de la bodega
● Demás actividades inherentes a su cargo y aquellas que le sean asignadas por el jefe inmediato
PERFIL DEL PUESTO
Experiencia 1 año
Capacitación Específica Manipulación y almacenamiento de alimentos, conocimiento
básico de internet y sistemas ofimáticos básicos y manejo de
inventarios
COMPETENCIAS
Competencias Grado
● Motivación por el logro Imprescindible
● Sentido de responsabilidad Imprescindible
● Compromiso con la organización Imprescindible
● Trabajo bajo presión Imprescindible
● Orientación a resultados Imprescindible

Código del Manual : DLAP - 002

Publicación : 27-nov-2019
​ Edición : 01
Revisión : 01 Colaborador : 0​ 02

Denominación del Puesto ASESOR COMERCIAL

Área Mercadeo / Atención al Cliente
Supervisado por: Coordinador Comercial (Aseo o Alimentos)

Supervisa a: Ninguno
Requisitos mínimos Estudiante de Tecnología en carreras administrativas
 Asesorar los procedimientos de planeación y puesta en práctica de las políticas de
comercialización de los productos de la organización a través del eficiente servicio al
Objetivo del puesto cliente, satisfaciendo la necesidad de estos logrando una fidelización permanente del
mismo.

Funciones y responsabilidades:
● Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización
● Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades
● Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus precios
● Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y posibles mercados
● Responsabilizarse del recaudo de cartera de los clientes
PERFIL DEL PUESTO
Experiencia 2 años
Capacitación Específica Conocimiento intermedio de internet y sistemas ofimáticos
intermedio
COMPETENCIAS
Competencias Grado
● Orientación al logro Imprescindible
● Trabajo en equipo Imprescindible
● Compromiso Imprescindible
● Creatividad en la solución de problemas Imprescindible
● Atención al cliente Imprescindible

Código del Manual : DLAP - 003

Publicación : 27-nov-2019
​ Edición : 01
Revisión : 01 Colaborador : 0​ 03

Denominación del Puesto COORDINADOR LOGISTICO

Área Logística
Supervisado por: Jefe de Centro de Distribución

Supervisa a: Auxiliar de Transporte y Bodega

Requisitos mínimos
Objetivo del puesto
Profesional de carreras como Ingeniería Industrial, Administrativas o afines
Garantizar el correcto, adecuado y oportuno despacho de mercancía, así como la
supervisión de todas las actividades inherentes a la logística, gestión de inventarios,
distribución, transporte a fines de lograr la optimización de las operaciones de
Almacén y Distribución, la calidad del servicio y una adecuada administración del
personal a su cargo y de los recursos materiales disponibles.

Funciones y responsabilidades:
● Realizar seguimiento al despacho y recepción de la mercancía.
● Controlar y garantizar que el inventario físico de la mercancía esté acorde con el sistema.
● Coordinar el proceso de transporte, almacenamiento y distribución.
● Supervisar y garantizar las condiciones óptimas de almacenamiento de la mercancía.
● Llevar indicadores de Gestión del área.

PERFIL DEL PUESTO

Experiencia 2 años
Capacitación Específica Conocimientos de Inventario, facturación, y manejo del sistema
administrativo.
 COMPETENCIAS
Competencias Grado
● Capacidad de Liderazgo Imprescindible
● Manejo de Indicadores de Gestión Imprescindible
● Trabajo en equipo bajo presión Imprescindible
● Visión de Negocio Imprescindible
● Orientación al cliente Imprescindible

Código del Manual : DLAP - 004

Publicación : 27-nov-2019
​ Edición : 01
Revisión : 01 Colaborador : 0​ 04

Denominación del Puesto COORDINADOR COMERCIAL

Área Mercadeo / Servicio al Cliente
Supervisado por: Jefe de Centro de Distribución

Supervisa a: Asesor Comercial

Requisitos mínimos Profesional de carreras como Ingeniería Industrial, Administrativas o afines
Dirigir, administrar y controlar el área comercial de la organización, con el objetivo de
Objetivo del puesto abrir nuevos segmentos de mercado, posicionar la compañía, aumentar los ingresos y
la rentabilidad del negocio.

Funciones y responsabilidades:
● Realizar informes mensuales de los indicadores de gestión para la medición de las operaciones comerciales.
● Preparar los Pronósticos de Ventas y Gastos
● Reclutar, capacitar y formar vendedores
● Supervisar las acciones del equipo de ventas (cumplimientos labores diarias, cumplimiento de objetivos y metas)
● Los demás que sean asignados por el jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza del cargo

PERFIL DEL PUESTO

Experiencia 3 años
Capacitación Específica Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
Conocimiento en investigación de mercados, tabulación,
elaboración de instrumentos de medición, mercadeo y
ventas.
COMPETENCIAS
Competencias Grado
● Capacidad de Liderazgo Imprescindible
● Orientación a resultados Imprescindible
● Compromiso con la organización Imprescindible
● Trabajo en equipo y colaboración Imprescindible
● Aprendizaje continuo Imprescindible
 Código del Manual : DLAP - 005

Publicación : 27-nov-2019
​ Edición : 01
Revisión : 01 Colaborador : 0​ 05

Denominación del Puesto JEFE DE CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

Área Logística / Servicio al Cliente
Supervisado por: Director Comercial

Supervisa a: Coordinador(es) Comercial(es) y Coordinador Logistico

Profesional en Administracion de Empresas o Ingeniería Industrial con Especializacion
Requisitos mínimos
en Logistica
Dirigir e integrar el trabajo de los distintos procesos y sistemas del área de
Objetivo del puesto Operaciones, en base a los objetivos de la gerencia, con el fin de lograr un trabajo
sinérgico entre la recepción de productos y el despacho a los clientes.

Funciones y responsabilidades:
● Realizar una vez por semana reuniones de trabajo con su departamento.
● Mantener una comunicación constante en el Área comercial y ventas, para justificar los requerimientos como:
documentación administrativa, stocks de ventas y otros que sean de utilidad para el desarrollo normal del
departamento.
● Presentar informes a la Gerencia General.
● Realizar inspecciones al almacén, instalaciones y al personal
● Medir e informar de los avances de los indicadores de Gestión.
● Otros que la Gerencia General crea por conveniente para el logro de los objetivos trazados por la Empresa.

PERFIL DEL PUESTO

Experiencia 3 años
Capacitación Específica Manejo de Excel nivel avanzado y manejo de personal
COMPETENCIAS
Competencias Grado
● Capacidad de Liderazgo Imprescindible
● Orientación a resultados Imprescindible
● Trabajo bajo presión Imprescindible
● Visión estratégica Imprescindible
● Capacidad de autogestión Imprescindible

Código del Manual : DLAP - 006

Publicación : 27-nov-2019
​ Edición : 01
Revisión : 01 Colaborador : 0​ 06

Denominación del Puesto DIRECTOR COMERCIAL

Área Logística / Servicio al Cliente / Mercadeo
Supervisado por: Gerente General

Supervisa a: Jefe Centro de Distribución

Formación Universitaria. Especialización en áreas afines a las funciones del área
Requisitos mínimos
Comercial o su equivalencia.
 Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades inherentes a la comercialización
Objetivo del puesto de productos y servicios, dando a conocer de manera periódica los resultados
obtenidos, buscando la optimización del servicio

Funciones y responsabilidades:
● Proponer y desarrollar políticas y estrategias de mercado que fomenten y aseguren el incremento progresivo de
las ventas.
● Proponer programas de estímulos por ventas de acuerdo a las políticas y directrices fijadas por la Empresa.
● Ejecutar los programas que adopte la Empresa para el aseguramiento de la calidad.
● Ejecutar y hacer cumplir todos los asuntos administrativos de su Dirección.
● Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de su cargo
PERFIL DEL PUESTO
Experiencia 5 años
Capacitación Específica Conocimiento de técnicas de marketing, dominio de inglés y
nivel avanzado de informática
COMPETENCIAS
Competencias Grado
● Capacidad de Liderazgo Imprescindible
● Manejo de conflictos Imprescindible
● Facilidad de comunicación Imprescindible
● Orientación al detalle Imprescindible
● Creatividad e innovación Imprescindible
 BENEFICIOS

- Mejora la coordinación y organización de las actividades de la empresa.

- Designa responsabilidades en la ejecución de las tareas.

- Proporciona información detallada de las obligaciones y características de cada puesto.

- Indica a la persona que ocupa dicho cargo, las tareas a ejecutar de forma precisa

- Da pautas para realizar evaluaciones por desempeño

- Facilita procesos de selección y contratación de personal.

 PARTICIPANTES

Para la indagación, organización y análisis de la información y la posterior realización de los

Manuales de Funciones por Competencias se trabajó con un equipo conformado por:

- Gerente General

- Directora de Gestión Humana

- Coordinador de Formación y Desarrollo

- Coordinador de Compensacion y Beneficios

- Coordinador de Vinculación y Selección

- Director Comercial

- Jefe de Centro de Distribución

- Coordinador de Alimentos

- Coordinador de Aseo

- Coordinador Logistico

- Asesor Comercial

- Auxiliar de Transporte y Bodega

- Firma Consultora
 PERIODICIDAD

Es importante realizar una revisión cada seis (6) meses donde se verificará la funcionalidad del

mismo con el fin de establecer si se requieren ajustes o actualizaciones, el reajuste, de cada

manual se realizará cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica ya sea

por modificación, crecimiento o compactación; distinta distribución de funciones entre las áreas

que integran a la unidad administrativa; así como por modificaciones al reglamento interno.
 PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

La firma Consultora junto con el área de Gestión Humana deben establecer criterios para definir

e incorporar los manuales específicos de funciones y de competencias laborales para los

diferentes cargos de la organización.

Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificación del propósito principal del cargo

- Identificación del área

- Definición de propósitos principales

- Funciones específicas para el cargo

- Definición de los criterios de desempeño

- Definición de conocimientos para el área

- Requisitos de experiencia

- Competencias organizacionales
 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cuáles son sus fortalezas

y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su producción. Deben enfocarse en la

mejora continúa, con el propósito de mejorar la calidad y la productividad de la misma.

En la empresa se utilizaran los siguientes instrumentos de medición para evaluar e identificar las

habilidades y oportunidades de mejora en la organización.

- Listas de chequeo

- Investigaciones

- Reuniones de Grupo
 INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

Los empleados de la empresa deben consultar permanentemente el manual para conocer sus

actividades y responsabilidades, adicional pueden presentar sugerencias para mejorar los

procedimientos todo enmarcado en la estrategia y objetivos de la empresa.

Los cargos de liderazgo (coordinadores y jefe) de las diferentes áreas o departamentos podrán

evaluar de forma imparcial el desempeño de las personas a cargo.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel

de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir

pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el

logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión

en cada una de sus áreas y operaciones.