25 CLAVES PARA

ORGANIZARTE, GESTIONAR
EL TIEMPO Y DISFRUTAR
MÁS DE LA VIDA

Inma Torres
Mi nombre es Inma Torres y quiero hablarte sobre Gestión
del Tiempo, pero Gestión del Tiempo desde un enfoque
minimalista.

Yo soy minimalista y eso significa que le voy a dar un

enfoque de quedarte con lo importante y desechar todo lo que
no es importante.
Mi estilo de vida minimalista se basa en quedarme con lo
importante pero en todos los ámbitos de la vida, no solamente
en el ámbito material.

Te voy a contar un poquito, así por encima, cómo es mi vida.

Como ya sabes, tengo un blog, imparto seminarios, hago

conferencias y doy talleres.

Trabajo por cuenta ajena, dirijo un centro de formación. Esto

me genera bastante estrés, es un centro de formación grande,
son 3.200 alumnos, 82 trabajadores.

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Soy mamá, tengo una hija de 12 años y un hijo de 5. Trato de
pasar todo el tiempo que puedo con ellos, los llevo al cole,
los recojo, voy con ellos a las extraescolares, hacemos
deberes...

También tengo un hogar que comparto con mis dos hijos, mi

marido y con mi gato, y ya sabéis que también hay que hacer
tareas y participo en ellas.

Estoy muy comprometida con mi salud, por lo que hago

mucho ejercicio. De hecho, hago ejercicio todos los días:
salgo a andar, hago ejercicios en casa, senderismo,
orientación, pilates y natación.

También estoy formándome. Estoy estudiando, aumentando

mi nivel de idiomas y estoy formándome en mis temas de
coaching, de gestión del tiempo y de todos los temas que
trabajo. Me gusta estar formándome continuamente.

Además, soy una persona muy comprometida, me gusta

participar en asociaciones, estoy en asociaciones de mujeres,
en el AMPA del colegio de los niños y en lo que puedo

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abarcar, porque para mí es importante no abarcar más de lo
que puedo.

Soy muy social, me gustan las fiestas en casa, reunir a

familia, a los amigos, me encanta. Entonces es otra cosa a la
que dedico tiempo, que me gusta y para mí es importante.

Me gusta la lectura, solo leo un libro a la semana.

Y… Duermo, que es la pregunta que me hace todo el mundo,

también duermo por las noches las horas suficientes.

Mucha gente me pregunta que cómo lo hago, te puedo decir

que no es magia porque esto se aprende y, sobre todo, para
mí es muy importante hacerlo sin estrés, tranquila,
disfrutando, calmada, sin ir corriendo a los sitios. Eso para mí
es esencial.

Y es esencial porque yo vengo del lado oscuro, es decir, yo

vengo de haber estado trabajando muchísimo, muchísimas
horas diarias, de haber tenido mucho estrés, mucha ansiedad,
de no haber sabido gestionar bien mi tiempo, de haber

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dedicado mucho tiempo a trabajar y poco tiempo para lo que
para mí es importante.

Hasta que toqué fondo y conseguí reaccionar. Eso fue lo que

hizo que poco a poco fuese aprendiendo estas técnicas que
hoy te vengo a mostrar.

¿Has dicho alguna vez “no tengo tiempo”?

Esta frase es bastante común, sobre todo desde que estamos

en el nuevo paradigma del siglo XXI, del corre que te corre.
Y también la de: “no he parado en todo el día y al final qué
es lo que he hecho, si es que no he hecho nada, todo el día
corriendo”.

Entonces, realmente, la gestión del tiempo, no es gestión del

tiempo es gestión de prioridades, porque todo no coge. Hay
que priorizar en base a cuáles son nuestras prioridades y, así,
gestionaremos el tiempo.

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Lo que nos pasa algunas veces, o por lo menos a mí me ha
pasado, es que vamos tan en piloto automático que realmente
las prioridades las marcan otros. Pero, realmente, si nosotros
hacemos una reflexión seguramente tendremos claro cuáles
son nuestras prioridades.

Entonces, realmente, cuando decimos no tengo tiempo, a lo

que nos queremos referir es que aún no sé gestionar bien mis
prioridades y este es el objetivo, saber gestionar bien mis
prioridades.

Si tuvieras más tiempo, ¿a qué lo dedicarías?

Te quiero hablar de Bronnie Ware, es una enfermera que

trabajaba con enfermos terminales. Sus pacientes, que ya les
quedaba poco tiempo de vida, se arrepentían de cosas que no
habían hecho y ella se dio cuenta que había un patrón.
Escribió un libro y hablaba de esas 5 cosas de las que te
arrepentirías antes de morir:

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 - Ojalá hubiera tenido el coraje para vivir una vida
auténtica por mí mismo, no la vida que otros esperaban
de mí.
- Ojalá no hubiese trabajado tanto.
- Me hubiese gustado tener el coraje para expresar mis
sentimientos.
- Lamento no haberme mantenido en contacto con mis
amigos.
- Desearía haberme permitido ser más feliz.

Es muy curioso, que al final, lo más importante suelen ser

cosas muy sencillas, pero no lo hacemos.

Lo que te quiero transmitir es que reflexiones si la vida te

lleva, si estás en ese piloto automático o si tú estás
decidiendo sobre ella y cuando digo la vida, hablo del tiempo
porque el tiempo es vida.

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 25 claves o hábitos minimalistas para
gestionarse mejor, gestionar tu tiempo y así
poder disfrutar de la vida.

Clave 1: Enfocar el tiempo en lo importante.

La primera práctica que te recomiendo es hacer una lista de 4

o 5 cosas que son muy importantes para ti. Esa lista es la que
te puede ayudar a organizarte porque te ayuda a tomar
decisiones con tu tiempo. Te recomiendo que la pongas por
escrito porque cambia mucho tenerlo escrito a pensarlo.

Aquí os pongo mi lista, esto es muy personal porque cada

uno puede tener unas prioridades en su lista. Para mí es súper
importante:
- Mis relaciones personales: hijos, pareja, familia,
amigos...
- La salud: alimentarme bien, dormir, estar activa, tener
paz mental... Dedico alrededor de una hora al día a
meditar.

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 - El desarrollo personal: sentirme bien conmigo misma,
con autenticidad y confianza.
- Mis valores, mis propósitos y mi desarrollo profesional.

Clave 2: Marcarse objetivos y planificar tiempo

para conseguirlos.

En casi todos los sistemas de gestión del tiempo, nos dicen

que vayamos de largo plazo a corto plazo.: desde tu visión de
vida actual, a tu visión de cómo quieres que sea tu vida en X
años a largo plazo y marcarte unos objetivos.

Yo, como soy minimalista, te recomiendo un objetivo por

año, pero con enfoque. Si trazamos un plan para conseguirlo,
ya vamos sintiendo que nuestra vida va avanzando.

En base a ese objetivo, podemos planificarnos una serie de

tareas y poquito a poco irlas haciendo hasta conseguir el
objetivo.

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Yo lo que suelo hacer es planificarme los trimestres tanto en
lo personal como en lo laboral:
- Revisión del trimestre anterior
· Lo que ha ido bien.
· Lo que podría haber ido mejor
· Las lecciones aprendidas.
- Objetivos por trimestre.
· ¿Para qué?
· Estrategias
- Plan de acción por semana.

Clave 3: Libera tu mente

Para mí es esencial liberar la mente porque la sensación de

“no tengo tiempo” viene de todo lo que tenemos en la cabeza.

Venimos de un paradigma donde memorizar se valoraba

mucho, pero ya no. Estamos en el siglo XXI y hay
herramientas para acordarnos de las cosas y ahora el cerebro
se desarrolla más con la creatividad, con las ideas, con la
iniciativa... Con otro tipo de cosas que no son memorizar.

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Lo que pasa es que estamos en una sociedad de sobre
información y si quieres memorizar toda la información que
te viene a la cabeza, pues pasa lo que pasa: estrés, mucho
ruido mental...

Mi recomendación es que lo apuntes todo.

Si eres más analógico, una libretita chiquitita y la llevas a

todos lados. Que eres más tecnológico, como a mí me pasa,
pues una aplicación en el móvil y lo llevas a todos lados. Pero
apúntalo todo porque así te quitas esa sensación de no tener
tiempo.

Clave 4: Gestionar tus tareas.

Te animo a que crees listas, como por ejemplo:

- Listas de tareas pendientes.
- Listas de ideas.
- Lista de la compra.
- Lista de películas por ver.

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 - Lista de libros por leer.
- Lista de “A la espera”. Es una lista para cuando la tarea
depende de otra persona, pero yo no quiero que se me
olvide.
- Lista de “Algún día”.
- Lista de recetas…
Todo aquello que tenemos en la cabeza y podemos anotarlo.

Algunos consejos para poner en la lista:

- Apuntar el tiempo aproximado (realista/holgado)
- Si es urgente/ no es urgente.
- Importante / no importante.
- Vencimiento.

Como soy minimalista, tiendo siempre a simplificar. Siempre

hay una forma más sencilla de hacer las cosas.

Si tienes tareas grandes, que te abruman, como por ejemplo

pintar la casa, el consejo que te doy para esto es subdividir en
mini tareas. Las mini tareas son tareas más pequeñas que me
van llevando a mi objetivo final. Esto ayuda mucho si tienes
tendencia a procrastinar.

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 Clave 5: Gestiona bien la agenda.

Apunta en la agenda sólo las citas, las fechas límite o

vencimientos y recordatorios.

No hablo solo de trabajo, hablo de todo.

Las tareas no se apuntan en la agenda porque generamos
mucha frustración ya que nos apuntamos más de lo que
podemos hacer ese día y lo vamos traspasando de día a día y
al final nos sentimos mal.

Estamos aquí para disfrutar y sentir bienestar, no para

estresarnos, así que ese es el objetivo.

Clave 6: Planifica tu semana.

Haz primero una de esas cosas que has escrito en la primera

clave que para ti es muy importante.
Mi recomendación sería:

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 - Que sea una parte de tus cosas más importantes.
- Que te acerque a tu objetivo.
- Que marque la diferencia.
- A primera hora de la jornada.
- Bloquea tiempo para ellas.

Clave 7: Planificar también el día

Levántate cada mañana con un objetivo para ese día. (Ojo:

nada de tetris, ni de autoexigencia)
Yo te recomiendo las 3 TMI: las tres tareas más importantes
del día.
Aunque hacemos más tareas en un día, esas tres sí o sí. Si
todos los días te preparas tres cositas de todos tus ámbitos, al
final vas tocando de todo y vas avanzando en todo.

Mi recomendación es que hagas:

- Lo más importante primero.
- Las 3 TMI antes de las 11 de la mañana.
- Construye un horario de atrás hacia delante.
- Mira atrás para ver lo que se ha hecho.

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 Clave 8: Ladrones de tiempo.

¿Qué son los ladrones de tiempo? Algo que te lleva mucho

tiempo y te da poco, como por ejemplo la televisión, la falta
de concentración, los atascos, el whatsapp, las redes sociales,
el perfeccionismo, no saber decir no...

Mi recomendación es que elimines todos los ladrones de

tiempo que puedas. ¿Cómo?
- Fijar un tiempo concreto para dedicarle a la televisión,
redes sociales, whatsapp, juegos...
- Móvil en silencio.
- Eliminar notificaciones.
- Delegar.
- Poner límites.
- Empezar.
- Prototipar.

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 Clave 9: Recorta las distracciones e
interrupciones.

Mis recomendaciones o trucos para esto serían:

- Ratos a solas.
- Teléfono siempre en silencio.
- Tarjeta roja o verde. En mi trabajo, nos juntamos en un
coworking, y este es un sistema que yo utilizo para las
interrupciones. Si la tarjeta es verde me puedes
interrumpir, si es roja no.
- Utilizar auriculares.

Clave 10: Trabaja por bloques.

Trabajar por bloques es reunir las tareas que son similares y

hacerlas juntas.

Mi recomendación para la gente que necesita mucha

concentración es la técnica Pomodoro. Esta técnica consiste
en:
- 1 bloque de 25 minutos sin distracciones.

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 - 1 bloque de 5 minutos de descanso.
- Lotes de tareas simples.

Clave 11: pon eventos holgados.

Si estás pensando en visitar a un familiar o realizar una tarea

que piensas que te va a llevar un tiempo determinado, sé
realista.

Mi recomendación es que dupliques el tiempo que crees que

vas a tardar en hacer esa tarea. De este modo reducimos la
sensación de “no tengo tiempo” y dejamos de correr para
llegar a los sitios o hacer determinadas tareas.

Clave 12: Saber decir que no.

Decir que no nos cuesta, pero es posible y libera mucho, ya

que te da la seguridad de que estás dedicando tiempo a lo que
quieres de verdad y te da credibilidad, valoras tu tiempo y
sabes lo que quieres, pero, sobre todo, así te respetas a ti y a
lo que tu consideras que es importante.

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 Clave 13: La regla de los dos minutos.

Todo aquello que puedas hacer en menos de 2 minutos,

hazlo.

No lo pospongas, ni lo apuntes como tarea. De este modo,

tendrás la sensación de ir avanzando.

Clave 14: Gestiona bien el correo electrónico.

Mis recomendaciones para gestionar bien el correo:

- No tenerlo siempre abierto. Fijar momentos para
abrirlo.
- No tener miles de carpetas (para hacer, a la espera, para
leer/ver, archivados...)
- Procesar el correo electrónico antes de contestar.
- Anular suscripciones.
- No usar como recordatorio.
- Poner filtros.

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 Clave 15: Solo una tarea a la vez.

La multitarea no es productiva. Enfócate en una tarea de

forma consciente, porque si pasas de una cosa a otra al final
hacemos todo a medias.

Clave 16: Baja los listones de la autoexigencia.

Esta clave va dirigida a las personas perfeccionistas. No

somos súperheroes.
Relativiza tus tareas, piensa que es mejor que este hecho a
perfecto y ama el error, el error es un aprendizaje.

Clave 17: Delegar o externaliza.

Nos cuesta delegar porque pensamos que “nadie lo puede

hacer mejor yo”, pero ganas mucho tiempo extra cuando
delegas todas aquellas tareas que no te gustan y las puede
hacer otra persona. Sé creativo y piensa en cómo darle la
forma para que lo haga otro, adáptate al ritmo de la otra
persona y confía.

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 Clave 18: ¡hazlo ahora!

Deja de procrastinar, de postergar tareas.

Mis trucos para lidiar con la procrastinación son:

- Dar un primer paso.
- Elimina las distracciones.
- Sé consciente.
- Hacerlo sin pensar.
- Cambiar el entorno.
- Proponerse terminar.
- Congélate.
- Estar en la incomodidad.
- Frenar el impulso.
- Controlar el estímulo.
- Cambia la etiqueta.

Clave 19: Estás en lo que estás.

Esto lo he aprendido en mi formación de mindfulness, que es

atención plena y disfrutar de lo que está pasando.

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Calma tu mente, medita a diario, reduce el estrés y respira.

Clave 20: Simplifica tu vida.

Todo se puede hacer más simple. Busca la forma de

simplificar tus tareas.

Clave 21: Cambia tus hábitos y tus rutinas.

Si tienes malos hábitos, tranquilo que por suerte esto se puede

cambiar. En mi caso me funcionó un método progresivo,
aunque hay gente que necesita ser más agresivo para poder
cambiar sus rutinas.

Empieza bien el día. Realiza tus actividades de forma

tranquila, haz tareas que te llenen, practica ejercicio físico y
madruga todo lo que puedas.

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Por la noche acuéstate temprano, que haya tranquilidad, sin
televisión ni tecnología, organizar el día siguiente y
reflexionar sobre lo que has logrado.

Cada cual tiene su ritmo y sabe que rutinas necesita cambiar,

solo tienes que ser consciente de los hábitos que no te van
bien y mejorarlos.

Clave 22: Cuida tu salud.

Es esencial, o al menos para mí es esencial, sentirme

saludarme.
Hay que hacer ejercicio, comer sano, dormir lo suficiente y
tener paz mental, para esto te recomiendo que medites.

Clave 23: Tiempo de oro para tus esenciales.

Bloquea tiempo para lo que para ti es importante. No

acumules las cosas que te gustaría hacer y qué no haces
porque “no tengo tiempo”.

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 Clave 24: Aprende a parar.

Busca un momento para no hacer nada. Elige un día a la

semana que no pongas el despertador o bloquea tiempo para
no hacer nada sin sentirte culpable, es una buena forma de
recobrar energía.

Clave 25: Libera tu tiempo.

¿Quieres saber cómo ganar tiempo?

- Reduce tus compromisos.
- Planifica a largo, corto y medio plazo.
- Usa un buen sistema de gestión de tareas que aumente
tu productividad.
- Delega aquellas cosas que no son importantes para ti.
- Investiga cuáles son tus ladrones de tiempo y
elimínalos.
- Reduce las interrupciones y distracciones en tus horas
más productivas.

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 - Madruga más (y acuéstate antes).
- Aprende a decir que no (ésta es una clave fundamental).
- Revisa tus hábitos y rutinas y cambia aquellas que no te
aportan mucho o nada.
- Cuida tu salud para tener más energía.

Conclusiones:

 Céntrate en lo importante, enfócate.

 No utilices la mente como una agenda, apunta todo y
libera tu mente de la sensación de “todo lo que hay que
hacer”.
 Organízate y planifícate.
 Empieza, cuanto antes, sin prisa, pero deja de
procrastinar.
 Decir que no a lo que no te aporta.
 Cuídate.

El tiempo esté en tus manos y nosotros tenemos que decidir

qué hacemos con él.

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 Quién soy…

Soy Inma Torres y creo

que, si las personas
aprendemos a gestionar
nuestro tiempo, nuestras
pertenencias y nuestra
energía y enfocarlos en
lo que de verdad
importa, conseguiremos
llegar a una vida plena,
sencilla, sin estrés,
conseguiremos sentirnos
bien con nosotras
mismas y alcanzar la paz
interior.
Soy directora de Vida en Positivo, e imparto conferencias y
seminarios en las principales ciudades de España. Asimismo trabajo
programas individuales y grupales con personas, entidades y
empresas, así como formaciones más extensas sobre gestión del
tiempo y el estrés, desde un enfoque de vida minimalista.
Mi frase: “Hemos venido a este mundo a disfrutar y a amarnos”.
Puedes saber más de mí en vidaenpositivo.org

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