Guía de Aprendizaje 003 - SERVICIO AL CLIENTE

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa
Código del Programa de Formación: 134101 V 1
Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada) Estrategias de soporte para la gestión administrativa de la
Institución Educativa Policarpa Salavarrieta de la E.P. La
Esperanza
Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) Diagnostico
Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) Organizar un evento conservando el protocolo, los

principios y las políticas Institucionales.
Competencia Atención a clientes
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Preparar la participación en las reuniones de la
organización, teniendo en cuenta el objeto, las
responsabilidades asignadas y las políticas institucionales
Duración de la Guía 18 horas
2. PRESENTACIÓN
Es relevante que el efectivo desarrollo de un evento organizacional se proponga bajo
las etapas del proceso administrativo (Planeación, organización, dirección y control); al hablar
de organización de eventos el proceso administrativo está inmerso en todo su desarrollo, desde
la planeación hasta el control, en esta medida para lograr tener éxito en cualquier tipo de evento,
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
la planeación es fundamental, esta fase incluye actividades de escritorio, la organización
involucra el tema de logística y la asignación de materiales y presupuesto, la dirección donde se
designan las responsabilidades de los diferentes comités y el control que abarca la evaluación
permanente de todo el proceso administrativo en sí. Esta guía le permitirá conocer que es el
proceso administrativo y que compone cada fase para relacionarlas con las etapas de la
realización de un evento.
El objeto de estudio permite desarrollar actividades que den respuesta a interrogantes
o dudas, a través de actividades didácticas activas como lo son: talleres, simulación de casos,
juego de roles, mapas conceptuales.
Su trabajo autónomo, trabajo en equipo y colaborativo, le permiten un mejor desempeño
en sus actividades de aprendizaje garantizando un óptimo resultado. Su condición de libre
pensador y sentido crítico, lo llevará a la adquisición de nuevos conocimientos, asociándolos a
sus conocimientos previos y a la retroalimentación recibida de su instructor y compañeros de
curso.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:
Actividades de Reflexión.
Usted es requerido para organizar un evento de tipo familiar, el objetivo es lograr
unir parientes que se encuentran fuera del municipio, departamento o país, ¿qué tipo de evento
y que estrategias emplearía para llevar a cabo esta actividad con eficiencia y eficacia? Comparte
en mesa redonda su propuesta.
3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:
De acuerdo a la propuesta anterior y para identificar los conocimientos cognitivos
de cada miembro del grupo, se solicita que se divida el total del grupo en 4 grupos y cada grupo
debe preparar un documento de Word donde representen de manera gráfica un proceso
relacionándolo con las actividades para realizar un evento.
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

TEORIA)
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° Actividades (didácticas activas)

Elaborar el proyecto de organización del 1. Lectura Dirigida
evento de los grados de la I.E. Policarpa 2. Proyecto práctico
Salavarrieta.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
actividad:
Aula, documento PDF Organización de Presencial Desescolarizada Virtual
un evento y diseño para campañas 6 horas 0 horas 0 horas
publicitarias.
Actividad de aprendizaje
De manera colaborativa realice la siguiente actividad:

En grupo máximo de cuatro integrantes conforme cuatro grupos, cada grupo se

encargará de diseñar las actividades de una fase que se le asigne, para la organización del evento
institucional de la I. E. Policarpa Salavarrieta de la E. P. La Esperanza “Grados CLEI I.E.
Policarpa Salavarrieta 2019”
Tenga en cuenta las siguientes tareas en el proyecto:
1. Tipo de Evento
2. Nombre o título del evento
3. Objetivo General
4. Objetivos específicos
5. Lugar y fecha de realización
6. Lista de invitados especiales
7. Número de participantes
8. Tarjetas de invitación
9. Medios de divulgación
10. Logo y diseño del evento (Montaje de mesas, sillas, atril, banderas, manteles y
cubre sillas)
11. Programación
12. Papelerías (Rótulos asignación de puestos, apuntes invitados, bolígrafos, etc.)
13. Memorias (foto/fílmica)
14. Bebidas (cristalería, tipo de bebidas, etc.)
15. Alimentos (menaje, platos, etc.)
16. Equipos audiovisuales, sonido y laptop
17. Conformación de 3 comités y definir responsabilidades (nombre del comité,
coordinador(es), y funciones de cada uno. De forma concreta y resumida
 COORDINACIÓN FINANCIERO (XX aprendices)
 COORDINACIÓN DE LOGISTICO (XX Aprendices)
 COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS (XX Aprendices)
18. Cronograma de actividades con sus respectivas fechas de realización.
19. Diseñar formatos para el control y seguimiento del evento (lista de chequeo, lista
de asistencia, encuestas de satisfacción del cliente)
20. Postproducción del evento (evaluación del evento, análisis DOFA con sus
respectivas estrategias de mejoramiento.
Para la elaboración del proyecto organización del evento “Grados CLEI de la I.E. Policarpa
Salavarrieta” solicite toda la información necesaria al área de educativas, entregue el documento en medio
físico (impreso o a mano).
Organización de eventos
Imagen: Proceso administrativo en la organización de un evento.
Las fases para la organización de eventos son:
Pre evento donde se realiza las actividades de planeación y organización del evento.
Evento donde se realiza el evento como tal o se ejecuta.
Post evento donde se realiza las actividades de evaluación del evento.

Imagen: Etapas de la organización de un evento.
Eventos
Son actividades económicas asociadas a la realización de congresos,
convenciones, viajes de incentivos y otras reuniones asimilables a estas (jornadas,
conferencias, cursos, foros) convocadas por motivos profesionales y/o asociativos.
Clasificación y Características de los eventos
¿Cómo se clasifican los eventos?
Se pueden clasificar por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su
lugar de origen (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de
competencia o temática que pueden ser sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos,
entre otros y empresariales o corporativos; todos los anteriores a su vez se subdividen en
diferentes tipos de eventos.
EVENTOS SOCIALES: estos buscan principalmente la diversión del público o de
los invitados, a este tipo de eventos puede asistir cualquier persona.
EVENTO COLOQUIAL O POPULAR: Son eventos masivos; como fiestas,
festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre otros.
A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una
determinada materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas
interesadas.
Por su carácter pueden ser:
1. Congresos
2. Foros
3. Conferencias
4. Paneles
5. Simposios
6. Talleres
7. Seminarios
8. Asambleas
9. Convenciones
(Castillo R. d., 2013)

PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los
siguientes aspectos:
DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del
mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos
generales y específicos.
DIVULGACIÓN
Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho
con un alto grado de importancia.
A nivel empresarial puede ser la publicación, difusión o propagación entre los altos
mandos de una corporación para informar a la parte media y operativa de una empresa,
generalmente presentando una eventualidad de la misma.
Es importante reconocer los diferentes medios de divulgación que se involucran en
la realización de un evento (conferencias, escritos, medios audiovisuales, museográficos,
teatrales, radiofónicos, hipermedios, entre otros).
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Como medio de comunicación se hace referencia al instrumento o forma de
contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional o comunicación. Usualmente se utiliza
el término para hacer referencia a los medios de comunicación masivos (MCM, medios de
comunicación de masas o más media), sin embargo, otros medios de comunicación, como el
teléfono, no son masivos sino interpersonales.

Los medios de comunicación son instrumentos en constante evolución. Muy
probablemente la primera forma de comunicarse entre humanos fue la de los signos y señales
empleados en la prehistoria, cuyo reflejo en la cultura material son las distintas manifestaciones
del arte prehistórico. La aparición de la escritura se toma como hito de inicio de la historia. A
partir de ese momento, los cambios económicos y sociales fueron impulsando el nacimiento y
desarrollo de distintos medios de comunicación, desde los vinculados a la escritura y su
mecanización (imprenta -siglo XV-) hasta los medios audiovisuales ligados a la era de la
electricidad (primera mitad del siglo XX) y a la revolución de la informática y las
telecomunicaciones (revolución científico-técnica o tercera revolución industrial -desde la
segunda mitad del siglo XX-), cada uno de ellos esenciales para las distintas fases del
denominado proceso de globalización.
Medios impresos
• Revistas
• Folletos
• Volantes
• Pancartas
• Periódicos
• Carteles
• Catálogos
Medios electrónicos
• Sitio web
• Intranet
• Boletín electrónico
• Televisión
• Radio
PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los
siguientes aspectos:
DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo,
depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y
específicos.
PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIAL
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el
cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario
definir también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de
elaborar un cronograma.
DURACIÓN
La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar
el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual
no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos
y se establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las
actividades académicas, culturales y sociales.
NÚMERO DE ASISTENTES
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los
posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope
máximo de participantes.
PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO
El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los
presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras
funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes
dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización
pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los
costos del evento y los comités que deben conformarse:
· Salones de conferencia.
· Actos sociales.
· Material impreso.
· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las
ocasiones determinadas en el programa.
· Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para
los cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
· Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.
Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva
al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos
varios, de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha
definitiva de realización.
ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía
para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de
los comités definidos, quienes conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general
de trabajo, como mínimo con cuatro meses de anticipación, el cual servirá de base para el plan
individual de cada comité.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos,
facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los
actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos,
sonido, fax, computadores, máquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril,
papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
COMITÉ ACADÉMICO
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes
en mesas redondas y de coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones, las cuales harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el
subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los
conferencistas.
COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los
comités, éste es quizás el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que
tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes
y es por esto que debe constituir internamente subcomités así:
· PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida
anticipación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo
debe hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la
información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del
evento, objetivos, programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles,
solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de confirmación e integrantes del

comité organizador. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo
menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario
hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios
estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario:
programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitación, carpetas, distintivos de salones,
programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en
general toda la papelería que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los
formatos de mayor utilización.
a. INSCRIPCIONES
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es
funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son
confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de
descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.
El sitio de la inscripción debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio,
de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su
magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribución
de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras
en orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y
organizado el proceso de inscripción.

b. ESCARAPELAS Y MATERIALES
La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las
inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe
contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la
carpeta con toda la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de
organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación
para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega
del material, debe dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la
elaboración del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de
la inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.
c. RECEPCIÓN, ALOJAMIENTO E INFORMACIÓN
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las
confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación
para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son también los integrantes de este comité quienes se encargan de la recepción de
los asistentes en el aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, ya que, por tratarse
de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos
de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos
hoteles.
Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable
ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de
suministrar la primera información y brindarles la ayuda necesaria a los asistentes.
Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona
de este subcomité, quien se encargará de agilizarlo concerniente a hospedaje y estará en
condiciones de dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de
reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la
encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación del vuelo de regreso.
d. TRANSPORTE
Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y
personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para
transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación
del evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de
prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos.
e. ACTOS SOCIALES
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del
evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales,
visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y
por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según
el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.

f. PROTOCOLO
Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles
llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la
mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de
los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable
además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de
los oradores en la inauguración y clausura del evento. Coordinará además en envío de flores, a
la habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la
consecución de souvenirs para los asistentes.
SECRETARÍA DEL EVENTO
Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección,
impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias,
discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que
produzca el evento para la elaboración de las memorias. Atiende además el eventual
diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia de los asistentes al evento, así
como la recepción y realización de llamadas de los participantes.
Son funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento,
actualización de listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción, cuadro de
alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el
evento.
Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón de conferencias,
toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y
los cambios en la programación.
Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos,
pueden existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios
generales.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° Actividades (didácticas activas)

Participar en la organización del 1. Proyecto práctico
evento de los grados de la I.E.
Policarpa Salavarrieta.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
actividad:
Aula, Documento PDF Organización de Presencial Desescolarizada Virtual
un evento y diseño de la campaña 6 horas 0 horas 0 horas
publicitaria.
Estimados aprendices después de haber elaborado el proyecto de organización de
evento “Grados I.E. Policarpa Salavarrieta 2020” se pretende que el grupo organizado en cada
uno de los comités conformados, participe en la consecución de este evento tomando una actitud
de responsabilidad y profesionalismo.
Construya posterior al evento un documento denominado memorias Grados 2019 I.E.
Policarpa Salavarrieta.
ETAPA POST-EVENTO
El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final
sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros
eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los
integrantes de los comités.
TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO
Realizar un proyecto de evento de carácter social que Usted desee, donde aplique la estructura del
proyecto.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento: - participa en la planeación y Técnica: Formulación de preguntas
Formulación de preguntas sobre organización de eventos de acuerdo Instrumento: Cuestionario
eventos, tipos de eventos y fases con el organigrama y normas
de un evento. institucionales.
- opera de manera responsable los
recursos tecnológicos requeridos
para la planeación, coordinación y
ejecución del evento de acuerdo
con los requerimientos de la
organización.
- ejecuta las posibles actividades
que pueden ser programadas dentro
de la agenda de un evento, de
acuerdo con la clase y la magnitud.
- recibe y registra mensajes orales y
escritos, relacionados con la
organización de eventos
teniendo en cuenta el protocolo
establecido.
- elabora la agenda para el evento
de acuerdo a los requerimientos del
mismo.
- elabora tarjetas y cartas de
invitación y de agradecimiento,
relacionadas con el evento de
acuerdo al protocolo
organizacional.
- aplica estrictamente las normas de
etiqueta y protocolo nacionales e
internacionales durante el montaje
del sitio donde se realizará el
evento.
Evidencias de Desempeño: participa en la planeación y Técnica: observación directa
Participación en el desarrollo del organización de eventos de acuerdo Instrumento: listas de chequeo
evento Grados I.E. Policarpa con el organigrama y normas
Salavarrieta 2019. institucionales.

organización.
establecido.
mismo.
organizacional.

evento.
Evidencias de Producto: - participa en la planeación y
Documento proyecto organización organización de eventos de acuerdo Técnica: Valoración del producto
evento “Grados I.E. Policarpa con el organigrama y normas Instrumento: Lista de chequeo
Salavarrieta 2019”. institucionales.
organización.
establecido.
mismo.
organizacional.
evento.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ASAMBLEA: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha
fijada, temario, labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su
objetivo es fijar políticas de acción y renovar autoridades.
CENA/COMIDA DE EMPRESA: Se trata generalmente de celebraciones oficiales
organizadas por una empresa u organización para celebrar los logros de la organización e
impulsar la moral de los empleados y miembros. Dependiendo del tamaño de la organización,
estas cenas pueden ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevado a cabo en un gran
salón de banquetes de un hotel.
CÓCTEL: Se utiliza en inauguraciones, clausuras o antes o después de reuniones.

COLOQUIO: Un coloquio se puede describir como un evento académico. Los
participantes suelen ser expertos en un campo determinado y se reúnen informalmente para
presentar e intercambiar nuevas ideas. En la reunión se pueden exponer uno o varios temas.
CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en secreto. En general, los
cónclaves se utilizan para describir las reuniones "a puerta cerrada" entre las personas que tienen
un cierto nivel de poder o influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal,
donde los cardenales se reúnen para elegir a un nuevo Papa.
CONFERENCIA: Aunque las “convenciones” y "conferencias" son términos que se
utilizan indistintamente, la definición estándar de una conferencia es una reunión de una duración
inferior a una convención y diseñado para alcanzar un objetivo específico.
CONGRESO: Aunque la mayoría de personas en general asocia la palabra "Congreso"
con la rama legislativa del gobierno, el congreso puede ser también un gran grupo de personas
que se reúnen de forma regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate
y votación.
CONVENCIÓN: Una convención es un gran encuentro de personas con un interés común
(por lo general profesional). Estos acontecimientos son a menudo recurrentes, y por lo general
están programados a una hora específica cada año. Habitualmente asisten empleados y directivos
de la empresa para el intercambio de ideas y opiniones para la generación de negocios. Suelen
participar ponentes reconocidos y tienen una duración de entre 3 y 5 días.

CURSO: El curso es una reunión con un programa determinado que se repetirá tantas
veces como se realice el curso. Son de corta duración.
CHARLA: Se trata de una reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o
impartidas por un experto.
DESAYUNOS O TÉ: Se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o
simplemente sociales.
EVENTO INTERNACIONAL: De acuerdo con la definición estándar, un evento
internacional es cualquier evento donde el 15% o más de los participantes vienen de fuera del
país donde se celebra el evento.
EVENTO POLÍTICO: Este tipo de eventos se organizan para dar a conocer o recaudar
fondos para un candidato o una causa particular.
EVENTO SOCIAL: Es una gran reunión organizada para celebrar acontecimientos
importantes de la vida y ceremonias religiosas. Eventos sociales comunes: aniversarios, bodas,
cumpleaños, jubilaciones…
EXPOSICIÓN: Exhibición pública de arte, servicios, materiales, etc. Se necesitan varios
expositores. No se permite la venta.
FERIAS: Las ferias comerciales son una oportunidad para que las empresas exhiban
algunos de sus productos más recientes y prototipos que desena lanzar. En este caso sí que se
permite la venta.
FORO: Reunión libre de expresión de ideas con presencia de un coordinador.
GALA: Una gala es una reunión de personas (normalmente con cena incluida) a gran
escala que a menudo incluye entretenimiento y/o entrega de premios después de la cena.
JORNADAS: Son reuniones de trabajo, de investigación, estudio y/o informativas para
resolver un problema planteado ante un auditorio. Las conclusiones son publicadas con
posterioridad.
JUNTA DE ACCIONISTAS: Es una cita anual y es donde se presentan los resultados de
los ejercicios y se discute sobre la marcha de la empresa. Acuden los socios, personas o entidades
con participaciones. Se toman decisiones estratégicas y financieras.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Referencias
Castillo, R. d. (16 de 02 de 2013). www.blogspot.com.co. Recuperado de
http://bienestarsena69063.blogspot.com.co/2013/02/clasificacion-y-caracteristicas-de-los.html
Castillo, W. M. (26 de 02 de 2012). Recuperado de
https://es.slideshare.net/will0903/manual-sobre-la-organizacin-de-eventos
Salazar, L. M. (28 de 04 de 2010). Recuperado de https://es.slideshare.net/laresal/los-
eventos-y-sus-etapas
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Adriana Pulido B. Instructo Centro de Desarrollo agroindustrial Marzo 2019
ra y empresarial - Villeta
8. CONTROL DE CAMBIOS
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor Adriana Pulido Instructora Centro de Febrero/2019 Cambio de
(es) Barragán Desarrollo actividad de
agroindustrial proyecto.
y empresarial
- Villeta
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

Código del Programa de Formación: 134101 V 1

Institución Educativa Policarpa Salavarrieta de la E.P. La

Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) Diagnostico

Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) Organizar un evento conservando el protocolo, los

Competencia Atención a clientes

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Preparar la participación en las reuniones de la

organización, teniendo en cuenta el objeto, las

responsabilidades asignadas y las políticas institucionales

Duración de la Guía 18 horas

Es relevante que el efectivo desarrollo de un evento organizacional se proponga bajo

de organización de eventos el proceso administrativo está inmerso en todo su desarrollo, desde

la planeación es fundamental, esta fase incluye actividades de escritorio, la organización

involucra el tema de logística y la asignación de materiales y presupuesto, la dirección donde se

El objeto de estudio permite desarrollar actividades que den respuesta a interrogantes

juego de roles, mapas conceptuales.

Su trabajo autónomo, trabajo en equipo y colaborativo, le permiten un mejor desempeño

en sus actividades de aprendizaje garantizando un óptimo resultado. Su condición de libre

pensador y sentido crítico, lo llevará a la adquisición de nuevos conocimientos, asociándolos a

sus conocimientos previos y a la retroalimentación recibida de su instructor y compañeros de

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Usted es requerido para organizar un evento de tipo familiar, el objetivo es lograr

en mesa redonda su propuesta.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

De acuerdo a la propuesta anterior y para identificar los conocimientos cognitivos

debe preparar un documento de Word donde representen de manera gráfica un proceso

relacionándolo con las actividades para realizar un evento.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° Actividades (didácticas activas)

De manera colaborativa realice la siguiente actividad:

En grupo máximo de cuatro integrantes conforme cuatro grupos, cada grupo se

Tenga en cuenta las siguientes tareas en el proyecto:

Imagen: Proceso administrativo en la organización de un evento.

Las fases para la organización de eventos son:

Evento donde se realiza el evento como tal o se ejecuta.

Post evento donde se realiza las actividades de evaluación del evento.

Imagen: Etapas de la organización de un evento.

Son actividades económicas asociadas a la realización de congresos,

convenciones, viajes de incentivos y otras reuniones asimilables a estas (jornadas,

conferencias, cursos, foros) convocadas por motivos profesionales y/o asociativos.

Clasificación y Características de los eventos

¿Cómo se clasifican los eventos?

entre otros y empresariales o corporativos; todos los anteriores a su vez se subdividen en

diferentes tipos de eventos.

EVENTOS SOCIALES: estos buscan principalmente la diversión del público o de

los invitados, a este tipo de eventos puede asistir cualquier persona.

EVENTO COLOQUIAL O POPULAR: Son eventos masivos; como fiestas,

festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre otros.

determinada materia del conocimiento en el cual participan especialistas y otras personas

Por su carácter pueden ser:

(Castillo R. d., 2013)

PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los

Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho

con un alto grado de importancia.

generalmente presentando una eventualidad de la misma.

Es importante reconocer los diferentes medios de divulgación que se involucran en

la realización de un evento (conferencias, escritos, medios audiovisuales, museográficos,

teatrales, radiofónicos, hipermedios, entre otros).

Como medio de comunicación se hace referencia al instrumento o forma de