GESTIÓN POR PROCESOS TRABAJO FINAL

GESTIÓN POR PROCESOS

En toda organización es conveniente que las actividades que proporcionan valor y utilizan recursos,
es decir, que constituyen a lograr los objetivos de la calidad, se desarrollen como procesos.

El éxito de la gestión empresarial está directamente vinculado con la gestión sistemática de los
procesos y sus interacciones.

Conocer cómo medir y mejorar los procesos, dará una orientación para aquéllos que deseen establecer
valor agregado a los mismos, obtener resultados conformes, determinados mediante evidencias
objetivas, y mejorar continuamente los resultados obtenidos.

Gestión por procesos: características y principales ventajas

El principio fundamental de la gestión por procesos es entender el negocio como un todo, es decir,
no sólo como la suma de cada una de sus partes sino, por el contrario, como la unidad que en sí misma
representa.
Cada vez son más las empresas que se suman a este modelo de gestión. La idea es que los
departamentos, áreas, secciones o niveles estén perfectamente alineados y tengan una participación
directa y activa en los resultados y acciones finales.
Tanto las empresas pequeñas como las grandes pueden adoptar el modelo de gestión por
procesos. No existen limitantes en este sentido; la única consideración tiene que ver con el grado de
alineación de las áreas, que en las grandes empresas será mucho mayor que en las pequeñas y
medianas.
Las ventajas que supone este modelo son numerosas, pues dos de sus características principales son
la flexibilidad y la fácil adaptación a cualquier tipo de proceso. Veamos de qué manera puede
beneficiarse tu empresa al adoptarlo:
 Facilita de la toma de decisiones:
Al estar alineadas todas las áreas de la empresa, la alta gerencia evita la reiteración innecesaria de
órdenes y, por ende, puede tomar decisiones de forma clara y sin entrar en contradicciones. Además,
sus mensajes serán más eficaces y dispondrá de canales de comunicación adecuados en cada caso.
 Mejora la gestión e implementación de recursos:
Si mejora la comunicación y la relación entre las distintas áreas, es lógico que a la vez también mejore
el uso de los recursos. De esta forma evitaremos la formulación de soluciones adicionales y el gasto
orientado a corregir fallos.
 Favorece la calidad de los productos:
En la gestión por procesos, la interconexión entre distintas áreas o dependencias contribuye a mejorar
las zonas improductivas de los procesos o aquellas en las que el valor añadido sea mínimo. Esto,
como es lógico, ayuda a que los productos sean cada vez mejores y se ajusten a las necesidades de
los clientes.
 Aumenta la satisfacción del cliente:
Y si los productos son mejores, esto incidirá notablemente en la satisfacción de los clientes, que es,
recordemos, el principal objetivo de cualquier estrategia de ventas.

Una cosa más: la gestión por procesos también ayuda a democratizar las empresas, es decir, no
sólo elimina barreras para la interacción de todos sus componentes sino que, además, genera
espacios de trabajo más abiertos y fluidos, tal como lo exigen los modelos de gestión empresarial del
siglo XXI.
5 Beneficios de la gestión por procesos que le harán comenzar ahora.

1 – Reducción de desperdicios
Cuando hablamos de desperdicios, hablamos de todo tipo de ellos. Recursos, dinero, tiempo, esfuerzo,
todo eso es esencial en una empresa y deben asignarse de manera inteligente. Si no es así, el
producto / servicio puede ser entregado, pero no de la manera más eficaz. Esto causará la
insatisfacción de los clientes, pérdida de dinero y desorden.

Con BPM, los procesos se escanean y se entienden, por lo que es más fácil ver los obstáculos y puntos
de mejora. No podemos arreglar lo que no entendemos, y BPM trae la mejor herramienta para entender
la empresa: el mapeo de procesos.

Mapear un proceso es organizar todos los pasos, los participantes y la información que tiene el
proceso. Esto dará lugar a una mejor asignación de los recursos y a la eliminación de las tareas
redundantes, lo que resulta en una reducción de los desperdicios. Este es un beneficio de la gestión
por procesos importante y claro.

2 – Aumento de la visibilidad y el control

BPM trabaja con herramientas que transforman la automatización de procesos en una realidad. Todos
los pasos anteriores, como el mapeo, modelado, ejecución y optimización, tienen como resultado
procesos que son tan eficaces que se pueden propagar de forma automática en toda la empresa.

La automatización de procesos trata de obtener los procesos más optimizados y eficaces y tornarlos
automáticos, reduciendo el contacto humano y aumentando la transparencia.

Una vez que los procesos están automatizados, se hacen disponibles para todo el equipo. Todos
puede ver y entender el proceso, además de su papel en el mismo. El administrador tiene acceso a
toda la información, puede ver la etapa en que se encuentra el proceso y lo que cada uno está
haciendo.

Este beneficio BPM resultará claramente en procesos más organizados, acciones más transparentes
y resultados más eficaces. Entienda más: automatización de procesos.

3 – Reducción de costes y una mayor rentabilidad

Si reducimos los desperdicios, reducimos los costos. Si controlamos más al proceso, asegurándonos
de que no va a tomar algún paso innecesario o alguna acción no deseada, aumentamos los beneficios.
Es así, sencillo.

El proceso de implementación de BPM en su empresa puede parecer largo y complejo, pero de hecho,
cuando todo el equipo está a bordo y se establecen objetivos, el aumento de la productividad es un
beneficio cierto.

4 – Cumplimiento y Seguridad
Una de las ventajas de BPM que a veces se pasa por alto, es la seguridad que aporta a su empresa.
Las herramientas BPM dan el control al gerente y a los accionistas sobre todo lo que sucede en el
proceso.

También ayuda a las empresas a documentar e implementar políticas y controles internos. No hay
duda de que eso hace una empresa más segura, más organizada y confiable.

5 – Mejora de la comunicación
Las quejas más comunes de los empleados implican falta de información, falta de seguridad en lo que
se espera de ellos y falta de comunicación entre los sectores.

Con BPM, eso cambia radicalmente, ya que toda la información es de fácil acceso y actualizada por
todos. Las funciones también son definidas y claras, haciendo el trabajo mucho más fácil y organizado
y las expectativas, controladas.

Los beneficios de la gestión por procesos pueden tardar un tiempo en aparecer. Sin embargo, son
duraderos y fiables. La cultura de la empresa se debe cambiar para recibir la metodología BPM, y
todos deben aceptarla. Un software potente y eficaz es esencial para que se logren los resultados, y
HEFLO BPM es el mejor del mercado para eso. Este software mapea, modela, ejecuta, optimiza y
automatiza todos los procesos de su empresa, lo que hace que BPM sea una realidad tangible. ¡Con
el control que aporta este método, es fácil medir los resultados positivos!

Ahora que usted conoce los beneficios de la gestión por procesos, vea cómo mejorar sus ingresos con
esta metodologia en su organización.

OBJETIVO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

El principal objetivo de la Gestión por procesos es aumentar los resultados de la empresa a través de conseguir niveles
superiores de satisfacción de sus clientes, incrementando productividad.

Definiciones:
Gestión: Es la acción o efecto de hacer actividades para el logro de y un negocio o un deseo
cualquiera.
Sistema: conjunto de elementos que relacionados entre si ordenadamente contribuyen a un
determinado objetivo.
Proceso: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas las cuales transforman entradas
en resultados. ISO 9000-2005.
Las entradas y salidas pueden ser tangibles o intangibles pueden incluir equipos, materiales,
energía, información y recursos financieros entre otros.
Procedimiento: es un conjunto de tareas para llevar a cabo una actividad.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROCESO
Se puede definir.

• Un proceso debe estar identificado, documentado. Se deben establecer los requerimientos (en materiales, equipos y
recursos) y se deben medir.

Se puede repetir

• Un proceso es una secuencia de actividades repetibles, previsibles.

Por ello debe ser comunicado y entendido por el personal.

Se puede predecir

Cuando se llega a una situación de estabilidad y los pasos se siguen consistentemente, se alcanzan los resultados
previstos.

Las entradas y las salidas pueden ser tangibles (materiales, equipos, otros) o intangibles (información, energía).
 CARACTERÍSTICAS DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Las entradas y las salidas pueden ser tangibles (materiales, equipos, otros) o intangibles
(información, energía).

Cada proceso tiene clientes e interesados, pueden ser internos o externos a la empresa, definen las
salidas o los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y expectativas.

TIPOS DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATÉGICOS:

Vinculados a la dirección: planificación disponibilidad de

recursos, políticas revisión de la gestión empresarial, sistema de información de mercado.

PROCESOS OPERATIVOS:

Incluyen los procesos que proporcionan el resultado previsto de la empresa.

Planificación de la producción, ventas, prestación de servicios frigoríficos, atención de reclamos de
los clientes.

PROCESOS DE APOYO:

Gestión de los recursos humanos, capacitación, análisis, medición y mejora (auditorias,

gestión de compras)
MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos presenta una visión general del sistema organizacional de su empresa, en donde
además se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones principales. Dentro de
los procesos cabe destacar gestión de la organización como planificación estratégica, establecimiento
de políticas, procesos de medición, análisis y mejora. Estos últimos incluyen procesos para medir y
obtener datos sobre el análisis del desempeño y mejora de la efectividad y eficiencia, pueden incluir la
medición, seguimiento y procesos de auditoria.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

 Objetivo del proceso

 Alcance
 Indicadores
 Documentos y registros vinculados al proceso
 Procedimiento
 Responsable o dueño del proceso
 Recursos
 Inspecciones
 Variables de control
 Condiciones de falla
 Interacción con otros procesos

IMPLEMENTACIÓN Y MEDICIÓN DEL PROCESO

Consiste en implementar el proceso y sus actividades y realizar las mediciones, seguimiento y

controles según lo planificado. Para ello se puede desarrollar un proyecto para complementación que
incluya entre otros lo siguiente:

 Comunicación
 Toma de conciencia
 Capacitación
 Gestión del cambio
 Implicación de la dirección
 Actividades de revisión

LA MEJORA CONTINUA

Es una actividad recurrente (continua) para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos (ISO
9000:2000).

¿CÓMO SE PONE EN MARCHA UN PROYECTO DE MEJORA CONTINUA EN LA EMPRESA?

Combinando un conjunto de técnicas y herramientas de calidad y teniendo como ejes el ciclo PHVA
y la ruta de mejora.

Ciclo PHVA

Planificarv
Hacer
Actuar
Verificar

QUÉ ES UN DIAGRAMA DE FLUJO- GESTIÓN POR DE PROCESOS

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los
símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de
flujo del proceso.
 El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso
mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su
relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia
de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales…
Facilita también la selección de indicadores de proceso.
BENEFICIOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
 En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su
comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente
discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose
en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así
como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

 Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando
definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.

 El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades
y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.

 Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar
alternativas útiles.

 Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto
que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la
diagramación.

 Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que
componen el proceso.

 Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de
los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.

 Facilitael estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes
de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.

 Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniería.

ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas
aporten ,en conjunto , una perspectiva completa del proceso ,por lo que con frecuencia este equipo
será multifuncional y multijerarquico.
 Determinar el proceso a diagramar.
 Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la
información sobre el flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se
incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la
oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
 Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.
 Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede
definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos
habitualmente utilizados.

CONCLUSIÓN

La finalidad última de LA GESTIÓN POR PROCESOS es hacer compatible la mejora de la

satisfacción del cliente con mejores resultados empresariales.