FASES DE PLANEACIÓN DE UN PROYECTO Y LA IMPORTANCIA DE LA

APLICACIÓN EN PROYECTOS EDUCATIVOS.

Autor: Paola Andrea Cuarán Loza

Ensayo

Profesor-consultor: Ph.D. Efraín Hernando Pinzón Reyes.

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
IPIALES
2018
 FASES DE PLANEACIÓN DE UN PROYECTO Y LA IMPORTANCIA DE LA
APLICACIÓN EN PROYECTOS EDUCATIVOS.

Hoy en día es muy importante la gerencia de proyectos; empresas, organizaciones

y agremiaciones están haciendo uso de esta potente herramienta que les permite
identificar y planear estrategias para mejorar su productividad y competitividad
bajo la formulación de proyectos permitiendo el alcance de los objetivos y metas,
en tiempos y costos planteados desde su inicio.

El sector educativo no está ajeno a esta práctica administrativa, donde se trabaja

con proyectos pedagógicos obligatorios transversales determinados por el
Ministerio de Educación Nacional, los cuales son: medio ambiente, movilidad
segura, estilos de vida saludables, educación sexual y catedra de la paz, como
también se está implementando proyectos pedagógicos en el aula, que permite
incorporar los conocimientos de los derechos básicos de aprendizaje en un
periodo escolar a la solución de un problema, todos estos proyectos se pueden
trabajar bajo la incorporación de tecnologías educativas como también se trabaja
la gerencia de proyectos a nivel macro dentro de las instituciones educativas.

Para la planeación de estos proyectos se deben seguir cuatro fases que son
integración, alcance, tiempos y costos; el cual permitirá recoger los aspectos
importantes de cada área involucrada, para desarrollar un proyecto que arroje
excelentes resultados.

La planificación de integración como primera fase, se la define principalmente

como la unificación, consolidación y articulación de procesos y actividades
necesarias para la correcta finalización de un proyecto, se debe dar inicio con un
acta de constitución del proyecto, ésta es generada por un agente externo a la
organización del proyecto, también se debe enunciar el alcance del proyecto, que
es determinar los límites del proyecto el cual debe incluir objetos del proyecto y del
producto, requisitos y características del producto o servicio, criterios de
aceptación del producto, límites del proyecto, requisitos y productos entregables
del proyecto. Para ello se debe desarrollar el plan de gestión del proyecto en el
cual se identifica la manera como se inicia, supervisa, controla y se cierra el
proyecto. La supervisión y control del trabajo del proyecto la realiza la dirección del
proyecto a lo largo de todo el proyecto, el cual permitirá conocer el rendimiento de
las actividades y procesos para adoptar acciones correctivas o preventivas si son
necesarias. Por último se debe definir el cierre del proyecto dentro de la primera
fase de integración donde se establece todos los procedimientos necesarios para
verificar y documentar los productos entregables garantizando los límites en
tiempo y en presupuesto.

La fase de planificación de integración es muy importante ya que nos permite

identificar los entes involucrados para dar inicio al desarrollo de un proyecto
específico que dé solución a una situación en particular, entonces esta fase se
aplica perfectamente en proyectos educativos donde es necesario la
transversalidad y articulación de diferentes áreas del conocimiento, ya que
encontramos muchas dificultades que afecta a los estudiantes tanto
académicamente como en lo personal, entonces se debe definir muy bien los
procesos y actividades que nos ayuden alcanzar objetivos y metas propuestas en
tiempos específicos.

La planificación del alcance como segunda fase, se procede a desarrollar la

estructura de desglose del trabajo (EDT), y finalmente identificar la forma como se
verifica y controla el alcance del proyecto. El alcance del proyecto debe contener
como elementos los objetivos del proyecto, descripción del alcance del producto,
requisitos del proyecto, límites del proyecto, productos entregables, criterios de
aceptación del producto, restricciones del proyecto y limitaciones de los fondos. El
EDT permite organizar y definir el alcance de todo el proyecto, subdividiendo el
trabajo donde cada nivel pueda ser controlado dentro de una planificación
adecuada que pueda programarse, supervisarse, controlarse y estimar sus costos.
Para crear un EDT, se debe utilizar una plantilla en la cual se defina los pasos
específicos con los responsables idóneos capaces de entregar un resultado
adecuado, a tiempo y con una correcta consecución del proyecto.

La planificación del alcance de un proyecto es muy importante su aplicación en

proyectos educativos, ya que definimos que es lo que queremos lograr con el
proyecto y además se tiene como herramienta la creación de una estructura de
desglose de trabajo donde nos permitirá definir una estructura jerárquica de
trabajo con sus respectivas tareas y responsables competentes e idóneos para
llevar a cabo los objetivos y metas propuestas, nos va a permitir llevar una mejor
organización unificanda de esfuerzos.

La planificación del tiempo como tercera fase, permite seguir un camino adecuado
para gestionar un proyecto dentro de un cronograma, garantizando que se pueda
controlar el proyecto y ser entregado a tiempo y de manera idónea. Para gestionar
el tiempo se debe definir, secuenciar, estimar los recursos, estimar la duración de
las actividades, desarrollar y controlar el cronograma. Hay que tener en cuenta los
factores externos que pueden afectar el normal desarrollo de las actividades, por
lo que es necesario que se tenga en cuenta el impacto que causa en el
cronograma del proyecto para desde la etapa inicial del proyecto se pueda generar
la contingencia necesaria y así, solventar cualquier tipo de contratiempo. Para el
desarrollo del cronograma se requiere de una metodología, una herramienta de
planificación, y establecer el formato y los criterios para desarrollo y control del
mismo, dentro de las metodologías están el diagrama de red, la ruta crítica y el
diagrama de Gantt. Con estas herramientas se crean cronogramas que permiten
una comunicación con todo el equipo de trabajo, ya que muestra gráficamente el
progreso de cada una de las actividades y fases del proyecto.

La planificación del tiempo radica su importancia en aplicarlos en proyectos

educativos en que con un cronograma bien definido se puede controlar y aplicar
planes de contingencia a imprevisto o factores externos que puedan afectar el
progreso de las actividades de cada fase del proyecto, aspecto muy importante, ya
que hay proyectos de aula que se deben desarrollar dentro del año escolar.

La planificación de costos como última fase, aquí se determina el presupuesto

para el proyecto, donde se debe calcular adecuadamente los costos, para
gestionar los costos se requiere determinar tres aspectos fundamentales que son:
estimación de costos, determinación del presupuesto y control de costos, los tres
elementos deben interactuar entre sí para lograr un análisis completo del proyecto.

La planificación de costos es aplicable en proyectos educativos ya que nos

permite estimar unos costos razonables que puedan adquirir inversión dentro del
presupuesto general del año escolar.
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