Overview of a Project

Introduction to Project   Project
Management – an endeavor to produce/accomplish the following below through a 
unique set of interrelated tasks and an effective utilization of 
resources
– begins when a need, problem, or opportunity is identified
 Overview of a Project – ends when the project objectives has been achieved

 Overview of Project Management • A product
‐ can either be a component of another item or an end item itself
 History of Project Management
• A capability perform a service
 Role of a Project Manager ‐ business function supporting a production or distribution
• A result
 Skills of a Project Manager ‐ refers to an output from performing project management 
processes and activities
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
1   _________________________    2  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________

Overview of a Project Overview of a Project
• Examples of real‐life project • Examples of IT projects
– Planning a wedding – Replacement of ten laptops by a help desk for a small department
– Hosting a holiday party  – Additional feature to an internal software application by a small 
software development team for the finance department
– Designing and producing a brochure
– Technology infrastructure upgrade to provide wireless Internet access 
– Executing an environmental clean‐up of a contaminated site
throughout the campus by a college school
– Holding a high school reunion
– New system development to increase sales force productivity and 
– Performing a series of surgeries on an accident victim  customer relationship management by a company
– Website development by the automobile industry to streamline 
procurement

*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
3   _________________________    4  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________
 Overview of a Project Overview of a Project
 It has a unique purpose.  Triple Constraint

 It is temporary.
 SCOPE
 It is developed using progressive elaboration.
• “What work should be done?”
 It requires resources that are often from various areas.
 It should have a primary customer or sponsor.
 TIME
 It involves uncertainty.
• “How long will it take to complete?”

 COST
• “How much does it cost?”

Figure 1.1 The Triple Constraint of Project Management
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
5   _________________________    6  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________

Overview of Project Management Overview of Project Management
 Project management includes the knowledge, skills, methods, techniques, 
and tools needed in planning and managing project work.  Stakeholders
 involved in or affected by project activities

 include project sponsor, project team, support staff, customers, users, 
suppliers, and opponents of the project
 their needs and expectations are necessary in the beginning and all 
through the life of a project
 Project management knowledge areas
 specify the key competencies that must be developed by project 
managers
 four core knowledge areas that can lead to specific project objectives 
are identified as project scope, time, cost, and quality management
 four facilitating knowledge areas through which the project objectives 
Figure 1.2 Project Management Framework are achieved include human resource, communications, risk, and 
procurement management
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
7   _________________________    8  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________
 Overview of Project Management Overview of Project Management
 Project management tools and techniques
 A portfolio is a collection of projects or programs and other works that are 
 aid project managers and their teams in implementing the nine 
grouped together to facilitate an effective management of that work to 
knowledge areas
meet strategic business objectives.
 examples of tools and techniques used in time management include 
Gantt charts, project network diagrams, and critical path analysis
 Project success criteria  Portfolio management
 project met scope, time, and cost goals  the centralized management of one or more portfolios that includes 

 project satisfied the customer/sponsor identifying, prioritizing, authorizing, managing, and controlling 
 results of the project met its main objectives
projects, programs, and other work‐related in order to achieve 
specific strategic business objectives
 Project success factors
• Executive support • Firm basic requirements
• User involvement • Formal methodology  ensures that projects and programs are reviewed to prioritize the 
• Experienced project manager • Reliable estimates allocation of resources, and that the management of portfolio is 
• Clear business objectives • Other criteria, such as small  consistent with and aligned to the strategies of the organization
• Minimized scope milestones, proper planning, 
• Standard software infrastructure competent staff, and ownership
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
9   _________________________    10   ________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________

Overview of Project Management Overview of Project Management
 A program refers to a group of related projects that is managed in a 
 Program management
coordinated way to acquire benefits not available from managing them 
individually   the centralized coordinated management of a program to attain its 

‐ It can contain elements of related work that is outside the distinct projects’  strategic objectives and benefits
scope in the program  focuses on the project interdependencies and it aids in determining 
the best approach for them to be managed
Some examples of common programs in IT field 
 Infrastructure
 includes projects that provide wireless Internet access, hardware and 
 Resolving resource constraints and/or conflicts affecting multiple project 
software upgrade, and develop and manage corporate IT standards within the program
 Applications development  Aligning organizational/strategic direction affecting project and program 
 includes projects such as ERP system update, purchase of a new off‐the‐shelf  goals and objectives
billing system, or additional feature for a customer relationship management   Resolving issues and change management within a shared governance 
system structure
 User support
 includes projects that provide better e‐mail system or develop technical 
training for users
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
11   ________________________    12   ________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________
 History of Project Management Role of a Project Manager
 The Manhattan Project was the 1st project that used modern project   Project manager
management techniques. ‐ in charge of managing a specific project, and is expected to meet the approved 
objectives of a project, including project scope, cost, and time
 The Gantt chart, network diagram, and critical path analysis were the 
‐ has the overall responsibility for planning, organizing, integrating, managing, 
project scheduling tools developed in the early 1900s.
leading, decision making, communicating, and building supportive environment 
 Today, project management is used in some form in virtually all  for the project
organizations and disciplines, and project management software is making 
 Leads the project by establishing direction, aligning people and motivating, and 
specialized project management techniques easier to use.
inspiring
 Balances quality, availability of resources, and risk management
 Schedule appropriate feasibility reviews to ensure that the project is realistic, 
necessary, and well defined
 Determines the schedules, resource plans, and budgets needed to achieve 
project objectives

*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
13   ________________________    14   ________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________

Skills of a Project Manager Skills of a Project Manager
 Project management skills  Technical skills
 should have an understanding of the many facets of the business aspect of   technical expertise is necessary to identify possible problems
running a project and expertise in the areas of organization, communication,   must focus on managing the project and allowing the team members do the 
finance, and human resources technical work
 if lack of these skills, training is one option; being mentored or coached by a 
 People skills more experienced individual is another
 formal authority and persuasion skills
 must be able to address and solve problems within the team, as well as those   Knowledge of the organization
that occur outside the team  should understand the company’s culture, policies, politics, and personalities
 must be able to motivate and sustain people  must also know the personalities, needs, and desires of the people in the 
organization
 Integration skills
 integrate the phases of the project, such as planning, execution, reporting, 
and management
 the more complex the project, the greater need for integration
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
15   ________________________    16   ________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________