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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN......................................................................................4
OBJETIVOS ...............................................................................................5
OBJETIVO GENERAL ...............................................................................5
OBJETIVOS ESPECIFICOS .......................................................................5
JUSTIFICACIÓN ......................................................................................6
PROLOGO .................................................................................................7
¿QUÉ ES UN EVENTO? Y CLASIFICACIÓN DE EVENTOS. ...........8
¿Qué es un evento?.......................................................................................8
Clasificación de eventos ...............................................................................8
Tamaño ........................................................................................................8
Lugar de origen ..........................................................................................10
Temática.....................................................................................................10
TIPOS DE EVENTOS. ............................................................................12
SOCIALES ................................................................................................12
COORPORATIVOS ..................................................................................12
COLOQUIALES ........................................................................................13
¿QUIÉN INTERVIENE EN UN EVENTO?, COMITÉS DE UN
EVENTO Y PROCESO ADMINISTRATIVO DE UN EVENTO. ......14
¿QUIÉN INTERVIENE EN UN EVENTO?..............................................14
Organizadores ............................................................................................14
Asistentes ...................................................................................................14
Conferencistas ............................................................................................14
COMITÉS DE UN EVENTO. ...................................................................15
Comité organizador ....................................................................................15
Comité de administración ...........................................................................15
Comité de relaciones públicas ....................................................................16
Comité de presupuesto y finanzas ..............................................................16
Comité académico ......................................................................................17
PROCESO ADMINISTRATIVO DE UN EVENTO. ................................17
PROTOCOLO Y ETIQUETA. ...............................................................19
PROTOCOLO............................................................................................19
ETIQUETA ................................................................................................19
3
Vestimenta .................................................................................................19
Anfitrión.....................................................................................................21
Asistente.....................................................................................................21
Presentación de la mesa..............................................................................21
EVENTOS CORPORATIVOS. ..............................................................24
CONFERENCIA ........................................................................................24
CUMBRE...................................................................................................25
CONVENCIONES.....................................................................................25
RUEDAS DE PRENSA .............................................................................26
INAGURACIONES ...................................................................................27
ANIVERSARIOS ......................................................................................27
FERIAS ......................................................................................................28
BIBLIOGRAFIA ......................................................................................29
 INTRODUCCIÓN
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La importancia de entender un EVENTO con su significado, clasificación y componentes

permite tener una idea del ¿COMÓ? Se desarrollan estas reuniones; además de entender
que tiene unas características que son sumamente importantes para direccionar el proyecto
en base a los objetivos y metas que se desean cumplir, teniendo en cuenta unos
lineamientos básicos que con el tiempo han tendido a evolucionar con el único fin de
adaptarse a las nuevas eras tecnológicas y metodologías de impacto para quien asiste a uno.
En muchas ocasiones hemos asistido a eventos, pero no tenemos en cuenta el proceso que
este lleva detrás, al final son muchos elementos que interactúan entre sí para que
coordinadamente esta reunión se lleve a cabo de la manera más efectiva y agradable para
cada uno de los personajes que integran el mismo dejando.
 OBJETIVOS
5

OBJETIVO GENERAL
Realizar un libro con pautas de organización de un EVENTO en el área de asistencia
Administrativa con dinámica y relevancia de información.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Consultar sobre el concepto de evento, su clasificación, y elementos que
intervienen.
2. Contextualizar la información obtenida de forma clara y precisa.
3. Desarrollar el documento en base a los datos ya anteriormente estudiados.
 JUSTIFICACIÓN
6

Este documento es realizado por la necesidad de entender de forma más efectiva la

organización de un evento y los elementos que le intervienen, recopilando la información
necesaria obtenida durante el proceso de aprendizaje del TECNICO; para finalmente
entregar un “LIBRO” que conglomera datos ligados al proceso cognitivo desarrollado en la
etapa de la ACADEMIA dejando en evidencia lo realmente adoptado durante este camino
con el fin de comprender la importancia y funcionalidad de cada elementó que intervienen
en estas reuniones.
 PROLOGO
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Esta obra a concepto personal retrata de forma fehaciente y muy explícita los conceptos
tratados durante el desarrollo de su proceso académico de las AUTORAS, siendo un apoyo
de aprendizaje para quien desease usar este libro; si bien se ha tratado de retratar todo
aspecto importante de los EVENTOS, es comprensible que hay una extensa y exhaustiva
cantidad desmesurada de información sobre el tema, lo que ciertamente podría ser
engorroso recopilar de manera tan puntual; por tanto quizás a algunos les parezca que se
han escapado algunos detalles; pero, solo quiero recordar que una cuestión meramente
ACADEMICA, por lo cual se busca desglosar y tomar lo realmente importante. En
definitiva el cometido de este archivo realmente cumplió con su finalidad, el querer
interpretar y recopilas datos en forma dinámica de la ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
 ¿QUÉ ES UN EVENTO? Y CLASIFICACIÓN DE EVENTOS.
8

¿Qué es un evento?
Es un término utilizado para definir la conglomeración o reunión de personas con fines en
común, ya sea en ámbitos cognitivos o de entrenamiento. De igual manera un evento es
organizado, planificado y ejecutado.

Clasificación de eventos
Los eventos se clasifican en tres grupos; por su tamaño, lugar de origen y temática.
Tamaño
Cuando nos referimos a TAMAÑO hablamos de la magnitud de este en la cantidad de
personas que el mismo espera recibir; estos son:
Pequeños
Medianos
9

Grandes
Mega evento
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Lugar de origen
Los eventos se clasifican en función también del uso espacial; es decir la
ubicación de entorno en el que se desea realizar.

CAMPO ABIERTO

RURAL
LUGAR

URBANO

RECINTO CERRADO

MIXTO

OTROS
Temática
Un evento tiene como función esencial reunir una población para el análisis, aprendizaje y
conversación de temas en común de los integrantes, también pueden permitir el simple
entretenimiento de las personas; ejemplo:
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CIENTIFICOS

POLITICOS TEEGNOLOGIA

RELIGIOSOS CONCIERTOS

CRUCIGRAMA.
1. Nombre dado a una reunión de personas.
2. Reunión en la cual es invitado un artista, suelen ser mega eventos.
3. Ubicación espacial de un evento a las afueras de una ciudad o construcción.
4. Un evento debe ser organizado, planeado y __________.
5. Evento que se define según su área específica.

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2 DATOS CURIOSOS
El concierto más grande de
rock sucedió en 1994 en la
presentación de Rod Stewart
5 en rio de janeiro reuniendo
3.5 millones de personas;
eventos como el E3 reúne
una gran cantidad de
Gamers a una escala
gigantesca siendo el más
importante a nivel mundial.
4
 TIPOS DE EVENTOS.
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Los eventos se subdividen en tres grandes grupos, los cuales están enmarcados por la
finalidad de estos.
SOCIALES
Estos eventos tienen como finalidad la diversión o entretenimiento del público, no suelen
tener un grupo determinado de personas por lo cual asisten gran variedad de personas con
diferentes gustos.

COORPORATIVOS
Usado para motivar a los empleados de una empresa; de igual forma es un instrumento
usado para potenciar los clientes mediante promociones u otras estrategias de acercamiento
al público “MARKETING”.

CAPACITAR

EMPLEADOS

INCENTIVAR

COORPORATIVO

PROMOCIONES

CLIENTES

INFORMACIÓN
COLOQUIALES
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Son eventos masivos, también conocidos como populares; si bien tienen similitud con los
sociales, este si tiene un grupo definido de asistentes.

CONCIERTOS

BAZARES
FESTIVIDADES

AUTOEVALUACIÓN.
Une con una línea los eventos que son de cada tipo.

EVENTO TIPO

CONCIERTO

CONFERENCIA COORPORATIVO
CONCIERTO
PUBLICITARIO
INTRODUCCIÓN DE
UN PRODUCTO COLOQUIAL

CARITATIVO

CULTURAL SOCIALES
INDUCCIÓN MANUAL
DE PROCESOS

SUMMER FEST
 ¿QUIÉN INTERVIENE EN UN EVENTO?, COMITÉS DE UN EVENTO Y
14
PROCESO ADMINISTRATIVO DE UN EVENTO.

¿QUIÉN INTERVIENE EN UN EVENTO?

Si bien muchas personas pueden pensar que solo existen dos elementos hay un tercero que
esta tras bambalinas, el cual suele ser la base más importante; los elementos que componen
entonces un evento son tres:
Organizadores
Este grupo de personas cumplen la función de idear y llevar a cabo el evento; organizando
el cronograma, el material a disponer e impulsar el evento.
Asistentes
Son la población objetivo de un evento, el cual ha sido elegido con anterioridad por los
organizadores.
Conferencistas
Se refiere al elemento que guiará o dará a conocer cierto tipo de información al público
asistente del evento. Usualmente son profesionales en la temática a tratar, en algunos casos
son conocidos también como panelistas y/o presentador; cabe destacar que en algunos
eventos estas personas dan su punto de vista y en otras dan información sustentada
científicamente.

ORGANIZADORES

ASISTENTES

CONFERENCISTAS
COMITÉS DE UN EVENTO.
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La organización de un evento puede llegar a ser engorrosa por ellos es necesario la
designación de tareas, siendo esta lo anterior una realidad surgen los COMITÉ;
encontramos entonces:
Comité organizador

Compuesto por el coordinador de

cada comite

Función: Presentar detalladamente

las actividades del evento

Tareas: Evaluar, ejecutar y hacer

seguimiento del evento.

Comité de administración

Encargado de dirigir el evento de

manera armoniosa.

Función: Administrar recursos

humanos, financieros y fisicos.

Tareas: Administrar y manejar los

recursos, facilitando los medios.
Comité de relaciones públicas
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Compuesto por subcomites de publicidad,
atención al cliente, documentación y
protocolos.

Función: Mantener la buena imagen de la

organización.

Tareas: Impulsar el evento, mantener un

orden protocolar de los integrantes y
asistir a quien interviene en el evento.

Comité de presupuesto y finanzas

Conformado por especilistas en el

area financiera

Función: Manejar las cuentas

financieras del evento.

Tareas: Generar presupuestos,

inclusión de los ingresos y elaboración
de soportes.
Comité académico
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Conformado por personas encargadas de

traer los conferencistas

Función: Contactar e informar los

conferencistas invitados.

Tareas: Informar el coste de la asistencia de

un conferencista, contactar y guiar al
invitado.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE UN EVENTO.

El proceso de organización de un evento en la parte administrativa está compuesto por
cuatro fases:
- Planeación.
- Organización.
- Implementación.
- Control.
En el siguiente mapa de procesos se explican cada una de las faces administrativas,
donde la jerarquía de cada una es estática, es decir que es un proceso secuencial.
 18
• calendario de actividades.
• Presupuesto realista.
• Estudio de eventos similares
Planeación

• Determinar cargos.
• Delegar comites.
Organización • Manual de funciones de cada cargo´.

• Ejecutar el organigrama de actividades.

• Ejecución presupuestal.
Implementación

• Seguimiento de actividades.
• Retroalimentación.
Control • Medición de resultados.
 PROTOCOLO Y ETIQUETA.
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Tanto el protocolo como la etiqueta son reglas o lineamientos que definen el actuar y
presentación adecuada de las personas en ciertos tipos de eventos; donde en el caso del
protocolo referimos aquellas actitudes que son ciertamente un costumbrismo o dependiente
de la moral de cada ubicación específica, en cuanto a la etiqueta es la forma en la cual se
debe presentar un integrante del evento en cuestiones del formato de vestimenta, y otras
acciones del actuar y forma física de cada uno.
PROTOCOLO
Encontramos una variedad de estos, entonces explicaremos algunos de ellos para entender
mejor lo que significa un protocolo, teniendo que este es una serie de reglamentos que
existen por tradición o convenio.
Protocolo deportivo: En el caso de este evento tomaremos como ejemplo el mundial de
naciones; el actor protocolar empieza con la presentación en la taquilla de los asistentes, la
llegada del equipo, los himnos de cada nación donde por respeto y protocolo la gente se
para y canta, en tal caso de ser del equipo contrario se guarda silencio.
Protocolo militar: Todos los procesos de educación y el saludo adecuado a los rangos
militares hacen parte en si del protocolo. En el caso de la policía la forma en cómo se
deben dirigir y proceder ante un civil también es un acto protocolar.
ETIQUETA
Basados en que es un componente extenso por conglomerar varias costumbres y reglas de
comportamiento dependiendo la situación, tomaremos en cuenta los fundamentos más
importantes, dividiremos entonces la etiqueta en tres elementos vestimenta, el anfitrión, y la
forma de los componentes de la mesa.
Vestimenta
La forma adecuada de vestirnos depende mucho de la situación o evento; en el caso de la
etiqueta hablamos de la existencia de formal e informal, teniendo en cuenta que informal no
refiere al tipo de ropa del diario o free style. De acuerdo a lo anterior tenemos:
 20

HOMBRE MUJER
• FORMAL • FORMAL
• Trajes de paño • Vestidos largos.
• Trajes de gala • Accesorios de gala que no
• No uso de accesorios sobresaturen la cara ni
obstentosos muñecas.
• INFORMAL • Cartera.
• Uso de camisas manga • Tacon.
larga sin corbata. • INFORMAL
• Uso de jeens sin rotos o • Camisa.
pantalones. • Tacones o zapatos casuales.
• Zapatos casuales. • Pantalon o jean sin rotos.

INFORMAL

FORMAL
 21

INFORMAL

FORMAL

Anfitrión
Es la persona encargada de socializar y atender a los invitados, es considerado la persona
organizadora o por quien se celebra un evento, por lo cual debe presentar entre sí a todos
sus invitados de forma cordial para que se genere una socialización entre estos.
Asistente
Invitado del anfitrión, el cual debe mantener la compostura y se protocolar con el saludo y
su presentación, debe evitar los silencios incomodos y la charla extensa con otros invitados
que le presenten o socialicen con él.
Presentación de la mesa
Existe gran variedad de formas de presentación de una mesa, teniendo en cuenta que es una
cuestión de etiqueta y por lo cual también de costumbre; un ejemplo es la presentación en
eventos de la reina de Inglaterra y otra la de un presidente asiático; pero en términos
generales servir la mesa se puede hacer de manera formal o informal; teniendo en cuenta
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que aquí también se aplica la situación de la vestimenta, es decir, el informal refiere a una
situación seria no lo suficiente como la formal pero no mucho menos para ser una comida
casual entre amigos.
23
 EVENTOS CORPORATIVOS.
24

Los eventos corporativos son un grupo importante, compuesto por alrededor de 12 subtipos
de eventos, en el titulo TIPOS DE EVENTOS se dio el significado de este; por lo cual este
capítulo profundizara en cada uno de los subtipos que los componen.

CONFERENCIA

CONCEPTO
• Es un evento donde exponen ideas al público sobre un
tema o area determinado.
Organización
• Tomar nota de los objetivos que se quieren con esta.
• Agendar el evento.
• Presupuestar y ejecutar el material a disposición.
• Elegir la ubicación espacial del evento.
• Crear un menú si la jornada va a ser larga, ajustandonos
al presupuesto.
• Preparacion del personal organizador y los protocolos.

¿QUIÉN INTERVIENE?
• Conferencista: Persona especializada en una tematica
determinada, el cual lleva su material de apoyo para
argumentar y expresar sus ideas.
• Moderador: Encargado de controlar los tiempos de
exposicion de ideas y las discusiones o consultas que
surjan en el publico durante el evento.
CUMBRE
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CONCEPTO
•Es una reunion de nivel internacional entre los jefes de estados o directores de
organizaciones gubernamentales.
Organización
•Agendar el evento teniendo en cuenta las fechas en que los asistentes pueden o tienen
un tiempo para asistir.
•Esquemas de seguridad que den confianza a los mandatarios o designados por este.
•Cronograma de actividades claro y con tiempos establecidos coherentes para cada
tema.
•Elegir la ubicación espacial del evento.
•Designación de la participación de cada nación u organización para expresar su opinion.
•Es un evento formal, por lo cual los protocolos deben estar de acuerdo a un estandar
convenido por los asistentes.

¿QUIÉN INTERVIENE?
•Mandatarios o desiganados de cada nacion u organización.
•Moderador.
•Traductores.
•Presidente o director de la cumbre.

CONVENCIONES

CONCEPTO
•Es un evento de indole privada, usualmente organizado y dirigido por una empresa
para dar lineamientos sobre nueva innovación o presentación de nuevos
productos.

Organización
•Elegir la ubicación de la convención teniendo en cuenta el numero de asistentes.
•Presupuesto real, teniendo en cuenta el balance de utilidad.
•Alojamiento del personal y asistentes.
•Transporte requerido.
•Alimentación.
¿QUIÉN INTERVIENE?
•Coordinador general: Quien administra y controla el evento.
•Maestro de ceremonia: Quien se encarga de dar a conocer el cronograma de
actividades y los puntos protocolares.
•Pareja de anfintriones:Quienes reciben a los invitados y se encargan de la
comodidad de estos, ademas de resolver dudas que tengan sobre el desarrollo del
mismo.
RUEDAS DE PRENSA
CONCEPTO
• Es un evento definido como
herramiento de relaciones
publicas.
Organización
• Ubicación de la rueda de prensa.
• Materiales funcionales y ene
perfecto estado de sonido.
• Folleto informativo de la finalidad
de la rueda de prensa para los
medios de comunicacón.
• Elementos audiovisuales.
• Portavoz, el cual se encargara de
reponder las pregutas, este debe
dominar el tema a tratar.
¿QUIÉN INTERVIENE?
• Portavoz: Es o son las personas
encargadas de dar la información
a los medios de comunicación de
manera real y eficaz.
• Moderador de preguntas y
tiempo: Se encarga de dar paso a
las preguntas de los periodistas y
de dar el tiempo para que se
resuelvan las dudas, dando aviso
de cuanto tiempo tiene el
portavoz y el portero para
interactuar.
• Periodistas.
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DATOS CURIOSOS
Las cumbres han surgido como forma de
unificación de las naciones, además de la
discusión de problemas para darles una
solución pacífica.
Las cumbres más importantes son el G20 y
las realizadas por la ONU, siempre con la
finalidad de resolver las problemáticas de
los países asociados.
Si bien el G20 es considerado una
conferencia, puede verse como una mezcla
entre cumbres y conferencias que se ha
llevado a cabo desde 1999 con el fin de
mostrar y entablar planes para el
desarrollo de los países que le integran.
Por otro lado, la ONU es una organización
y sus cumbres se han desarrollado desde
1972, teniendo igualmente gran variedad
de temáticas. La primera fue la CUMBRE
SOBRE EL MEDIO AMBIENTE, conocida
luego como CUMBRE DE LA TIERRA.
INAGURACIONES
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CONCEPTO
• Es una ceremonia que permite dar a conocer un negocio nuevo, una nueva
construcción estatal o la apertura de un nuevo elemento al público.

Organización
• Fijar fecha y hora exactas.
• Publicar el lugar y fecha del evento, realizando publicidad eficaz.
• Realizar un presupuesto para la decoración y tematica que se quiere dar en el
evento.
• (Opcional) Dar un presente y alimentos a los asistentes.

¿QUIÉN INTERVIENE?
• Inagurador.
• Asistentes.

ANIVERSARIOS

CONCEPTO
• Es una celebración por la permanencia en pie durante x años de una empresa,
usualmente se celebran 10, 50 y 100 . en algunos casos se celebran
anualmente.

Organización
• Ubicación.
• Para quien va dirigido (CLIENTES O EMPLEADOS)
• Estrategia de marketing que se ligara al evento.
• Presupuesto que se desea usar para el evento.
• Duración del evento.
• Definir si sera informal o formal el evento; un cronograma de actividades.
• Alimentos y productos.

¿QUIÉN INTERVIENE?
• Empresarios, empleados.
• Clientes.
FERIAS
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CONCEPTO
• Es un evento social, cultural o economico con una tematica determinada, el cual
puede tener un tiempo temporal o fijo de desarrollo; además de tener la
facilidad de ser ambulante o ubicarse en un solo lugar.
• La importancia de las ferias es que tambien pueden ser vistas como un
instrumento que facilita la interacción con el publico, por lo cual algunas
empresas suelen patrocinar estos eventos por su gran impacto con la población.

Organización
• Eleccion de la sede donde se llevara a cabo, teniendo en cuenta la accesibilidad,
seguridad, publico al que se desea llegar y tomar en cuenta el tipo de
entretenimiento que se desea proponer dependiendo del espacio.
• Elegir las fechas con las cuales la feria estara abierta al público; teniendo en
cuenta los dias festivos, y concurrencia de personas por fecha.
• Publicidad y promoción adecuada al público objetivo.
• Tener la información de los papeleos y sistemas de seguridad para la feria de
acuerdo al lugar en el que se va a llevar a cabo.
• Realizar planos de la distrubución de los estandartes y/o maquinas de
entretenimiento.

¿QUIÉN INTERVIENE?
• Asistentes.
• Los encargados de los estandartes.
• El presentador.
• Guias.
 BIBLIOGRAFIA
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Consultado en línea: https://www.marquid.com/rueda-prensa-elementos/

Consultado en línea: https://josefacchin.com/eventos-corporativos-empresariales/
Consultado en línea: https://www.redrrpp.com.ar/organizacion-de-eventos-definicion-tipos/
Consultado en línea: https://negocios.uncomo.com/articulo/como-organizar-la-
inauguracion-de-un-negocio-24498.html
Consultado en línea: https://co.pinterest.com/pin/521995413033489517/?lp=true
Consultado en línea: https://www.ceupe.com/blog/como-se-organizan-las-ferias.html
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