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Revisión de información.
Ahorro y eficiencia.
Categorización de archivos.
Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
Almacenamiento ordenado.
Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo
relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la
ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la
empresa.
Así pues:
Revisión.
Análisis.
Categorización.
Aplicación de estrategias.
Establecimiento de matrices.
Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Revisión de la utilidad de los documentos:
Por medio de este paso se establece una priorización de manejo y destino
documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine
siendo obsoleta o que pierda usabilidad.
3.Aumento de la productividad:
Una buena conservación de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a
compartir la información de manera rápida y detallada. Esto contribuye a que las
consultas que se generen alcancen niveles óptimos de ahorro.
5.Liberar espacio:
La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de eficiencia. Uno de
ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor
espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y
no todo se almacena igual.
6.Fácil ubicación:
Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente
los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda
eficaz y pronta de la información.
7.Administración de archivos:
La administración adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los
archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.
8.Inmediatez:
Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir
información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software
de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la
consolidación del trabajo colaborativo.
9.Seguridad en la información:
La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo
constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos.
Administración CAD
¿Qué es la administración CAD?
IV. Desarrollo:
Ya establecidos los parámetros, procesos y demás factores en pro del manejo
adecuado de la información de la empresa, se procede a la ejecución de los
deberes que garanticen los parámetros establecidos y contratados.
Beneficios para la empresa
Todos los procesos de atención documental nacen con un análisis y con una
evaluación al detalle de la empresa, su estructura y sus modelos y maneras
de manejar, crear y estabilizar la información. Lo anterior hace que cada caso
sea manejado de manera personalizada. Ello ayuda a estabilizar la creación de las
matrices y a definir sus jerarquías.
Es por ello que las empresas con alto volumen de documentación, que requieran
optimizar los tiempos de respuesta en la ubicación de sus documentos o que
necesiten pasar de un sistema manual a tener todo en línea, son las más idóneas
para contratar este servicio.
Ordenamiento:
una vez estructurados los grupos de clasificación, se inicia el proceso de relación
de los documentos. Este ordenamiento puede ser alfabético, numérico,
alfanumérico o cronológico.
Signatura:
de esta manera se les asignan a los archivos sus símbolos de codificación, los
cuales permiten la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.
¿Cómo se lleva a cabo dentro de la Gestión Documental?
La organización especializada en los procesos de gestión documental amplía los
controles y la administración adecuada de la información que suministra la
empresa a diario.
Ordenamiento:
Con las categorías ya delimitadas se procede a la revisión de la información y a
sus condiciones de ubicación, lo que permite recopilar de manera adecuada las
unidades documentales que, como se mencionó en el punto anterior, facilitan la
ubicación, visualización y protección de la información.
Depuración:
Foliación:
Inventario