INSTRUCTIVO DE HERRAMIENTAS

El objetivo de ingresar las herramientas al sistema es administrar las herramientas

que son utilizadas en las labores de mantenimiento, definir las herramientas
especializadas asignadas a centros de costos, oficios y equipos específicos y
controlar las herramientas asignadas o entregadas en custodia a los empleados.

Con los datos de las herramientas que se ingresen al sistema, infom@nte® va a:

 Permitir por medio de asociaciones definir las herramientas específicas

para centros de costos, oficios y equipos.
 Asignar a cada empleado en custodia una cantidad de herramientas
específicas.
 Manejar un inventario permanente.
 Realizar permanente auditoría a las herramientas en custodia y préstamo.
 Llevar un registro y control de las herramientas en préstamo.
 Producir diferentes reportes tales como asocios y novedades, préstamos y
devoluciones.
 Emitir datos de recepción, devolución y actualización.
 Asociar las herramientas necesarias a las órdenes de trabajo.

La información a recopilar se consigue con los siguientes documentos fuentes:

 Inventario de Herramientas
 Registro de Herramientas o ficha técnica
 Asociación de oficios a herramientas

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 Asociación de centros de costo a herramientas
 Asociación de equipos a herramientas
 Asociación de Empleados a herramientas

Con el fin de realizar una alimentación en el modulo de herramientas en el

sistema, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Definir la codificación y clases de las Herramientas

2. Realizar inventario de herramientas
3. Recopilar las fichas técnicas de las herramientas
4. Definir los Asocios de Oficios, Centros de costos, Equipos, Empleados.

A continuación se describen los puntos mencionados con el fin de que el trabajo

de captura de información se haga de la mejor forma.

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1. DEFINIR LA CODIFICACION Y CLASES DE LAS HERRAMIENTAS

El diseño de la codificación se debe realizar de tal forma que funcione para: los
programas a ser sistematizados en el computador y los costos de mantenimiento,
los códigos deben ser universales y no particulares.

El siguiente es un ejemplo del sistema de codificación empleada:

1.1 Código de herramientas: Por el hecho de que las herramientas mayores se

pueden manejar también como equipos, ya que es necesario llevarles registro de
mantenimiento, la codificación se puede definir de forma similar a la de los
equipos, de tipo alfanumérico, compuesta de siete (8) caracteres los cuales están
distribuidos de la siguiente manera:

No. CONSECUTIVO

TIPO DE HERRAMIENTA

CLASE DE HERRAMIENTA

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1.1.1 Clase de herramienta: Este campo es de tres caracteres los cuales son
letras.
Estos caracteres indican la clase de herramienta y su configuración se
basa en el inicio del nombre de la herramienta. Es necesario entonces
definir las clases a utilizar.

Ejemplo:

CODIGO DESCRIPCION
TOR TORNO
LLA LLAVES
BRO BROCAS
FRE FRESADORAS

1.1.2 Tipo de Herramienta: Este campo es de un caracter numérico. Identifica

si la herramienta es mayor o menor.
 Herramienta Mayor: es aquella herramienta que se va a definir
también como equipo para llevarle historia de mantenimiento, por
ejemplo: Torno, Fresadora, Taladro, etc. Y es necesario matricularla de
forma individual, es decir para cada unidad de la clase va a existir un
código diferente. Se le pueden definir a cada clase los atributos y
capturar las características de cada elemento.
 Herramienta Menor: Es aquella herramienta que no requiere llevarle
una historia de mantenimiento y no es necesario matricular cada
unidad individual, es decir hay un solo código para un grupo de
herramientas. Por ejemplo, llaves, brocas, metros, destornilladores,
etc.

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 Se utiliza (1) para la herramienta mayor y (2) para la herramienta menor.

1.1.3 No. Consecutivo: Este número se establece de acuerdo a la numeración

de las herramientas que se encuentran codificadas en la empresa y a la
cantidad que posea o se proyecte en cada clase.

Toda herramienta que ingrese a la empresa debe catalogarse dentro de las

clases. En caso de ingresar una herramienta totalmente diferente a los
existentes se le debe definir su clase.

1.1.4 Separador ( ------ ): Este separador en forma de guión se utiliza para

dividir los cuatro primeros caracteres de letras que representan la clase y el
tipo, y los tres caracteres numéricos que representan el número
consecutivo.

2 REALIZAR INVENTARIO DE HERRAMIENTAS

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El inventario de herramientas se realiza con el fin de conocer cual es el total de las
herramientas de la empresa, y sobre este total realizar los indicadores de avance
del proyecto de implementacion del sistema.

Para realizar el inventario se cuenta con un formato (Ver Anexo 1), en el que se
definen los siguientes campos

2.1 Clase: Se ingresa en este campo la clase de herramienta a la cual

pertenecen las herramientas que se van a inventariar, las clases se deben
haber definido previamente, (ver 1.1.1).
2.2 Descripción: Se ingresa en este campo la descripción de la clase a la cual
pertenecen las herramientas.
2.3 Tipo: Se define si es Herramienta Mayor o Menor. (ver 1.1.2)
2.4 Consecutivo: Se ingresa el consecutivo que le corresponde en el código de
herramienta.
2.5 Cantidad: Se ingresa la cantidad de la herramienta existente en la empresa.
2.6 Descripción: Descripción de la Herramienta.

Los campos a continuación sirven para realizar los indicadores de avance.

2.7 Codificado / sí / no: en este campo se coloca una X a las herramientas que
ya tengan definido el código.
2.8 Ficha Técnica: En este campo se coloca una X a las herramientas que ya
se les haya recopilado la información de la ficha.
2.9 Características: En este campo se coloca una X a las herramientas, que por
su tipo, se les haya recopilado los valores de los atributos correspondientes a
la clase.

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2.10 Marcada: En este campo se coloca una X a las herramientas que ya se
encuentren marcadas físicamente con su código.
2.11 Digitado: En este campo se coloca una X a las herramientas que ya se
encuentren digitadas en el sistema. .

3 RECOPILACION DE LA FICHA TECNICA

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La ficha técnica contiene la información que el sistema requiere para matricular la
herramienta. El registro de una herramienta es una ficha u hoja que tiene la
información general de cada herramienta o grupo de herramientas.
Esta información se obtiene de catálogos, placas de herramienta, información de
planos, información solicitada al fabricante, etc.
 Se debe examinar cada clase por separado y agrupar dentro de las clases las
herramientas que sean iguales. De esta forma se dividen en grupos
específicos..
 Se deben consultar catálogos de operación, instalación, manuales de servicio,
listas de partes y registros de mantenimiento.

Es necesario definir claramente cuales van a ser la herramientas mayores y cuales

de estas se van a manejar como un equipo dentro del sistema.

La información que contiene el formato (Ver Anexo 2) de la ficha de herramienta es la

siguiente:

3.1 DATOS PRINCIPALES

Este primer grupo de datos identifica la herramienta y su estado actual.

3.1.2 Fecha de Ingreso: Campo de 8 caracteres numérico. Indica la fecha en la

que ingreso la herramienta a la empresa.
3.1.3 Estado: Buena, Regular, Mala. Identifica el estado en el que se encuentra
la herramienta en el momento de ingresarla al sistema.

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3.1.4 Código Herramienta: Ingresar en este campo el código de la herramienta,
el código se define de acuerdo a la necesidad de la empresa con el ejemplo
dado anteriormente. (Ver 1.1)
3.1.5 Descripción: Ingresar en este campo la descripción de la herramienta. Es
un campo de 40 caracteres alfanuméricos.
El siguiente es un ejemplo para la descripción.

EJEMPLO:
La descripción se hace de forma que en la unión de las palabras no se utilicen
conectores como por ejemplo: de, la, para, lo, el y otros. La descripción de las
herramientas puede tener dos estructuras diferentes, dependiendo de sí es
mayor o menor, de la siguiente manera:

 Primera estructura de descripción de herramientas (Mayores).

De esta manera estaría compuesta la descripción de las herramientas .
(Cuando se hagan las descripciones no utilizar conectores; de, el, los, entre otros).
DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA
CLASE SUBCLASE Característica / dimensiones
TORNO CNC VERTICAL
TORNO CNC HORIZONTAL
TORNO PARALELO DIMENSIONES GRANDES
FRESADORA BANCADA FIJA UNIVERSAL
FRESADORA MANDRINADORA CNC

CLASE: Descripción de la clase de la herramienta

SUBCLASE: Subdivisión de la clase de la herramienta
CARACTERISTICA/DIMENSIONES: Característica especial de la
herramienta o las dimensiones mas importantes de ella.

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  Segunda estructura de descripción de herramientas (Menores).
De esta manera esta compuesta la descripción de las herramientas
menores. (La descripción se debe realizar sin utilizar conectores; de, el,
los, entre otros).

DESCRIPCIÓN HERRAMIENTA
CLASE SUBCLASE Característica / dimensiones
LLAVES ESTRELLA 6X7mm
LLAVES FIJAS 10X11 mm
LLAVE DINAMOMETRICA 20 A 2 Nm
MARTILLOS AJUSTADOR 24
MARTILLOS UNA RECTA 25 mm
PINZAS CORTE DIAGONAL
PUNTA MEDIA
PINZAS AISLADORA
CANA
DESTORNILLADOR PUNTA CHATA 1/8 X 3”
DESTORNILLADOR PUNTA CHATA 1/8 X 4”

CLASE: Descripción de la clase de la herramienta

SUBCLASE: Subdivisión de la clase de la herramienta
CARACTERISTICA/DIMENSIONES: Característica especial de la
herramienta o las dimensiones mas importantes de ella.

3.2 DATOS GENERALES

Este grupo de datos identifica la herramienta, dando información del fabricante,

fechas de revisión, agrupando las herramientas por clase y la ubicación de la
herramienta dentro de la empresa.

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3.2.1 Marca: Campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica la designación o
nombre dado por el fabricante de la máquina.
3.2.2 Referencia: campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica la referencia de
fabricación de la herramienta.
3.2.3 Catalogo: En este campo se selecciona del listado de catálogos,
previamente ingresado al sistema, (ver instructivo de catálogos), el que le
corresponde a la herramienta.
3.2.4 Serie: Campo de 15 caracteres alfanumérico. Número que el fabricante
asigna a cada herramienta según la secuencia de fabricación.
3.2.5 Modelo: Campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica el código con el que
la identifica el fabricante dentro de un grupo de fabricación.
3.2.6 Fabricante: Campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica la designación
de la empresa dueña de la marca.
3.2.7 Posición Arancelaria: Campo de 15 caracteres alfanumérico. Indica…
3.2.8 Años de vida útil: Campo de 4 caracteres, numérico. Indica el tiempo de
vida que tiene la herramienta.
3.2.9 Clase: Se selecciona en este campo la familia a la que pertenece la
herramienta.
3.2.10 Fecha de última verificación: Campo de 8 caracteres numérico. Indica la
fecha en la cual se realizo la última inspección a la herramienta, para
verificar su estado.
3.2.11 Unidad de Medida: Campo de 3 Caracteres alfanuméricos. Indica la
unidad de medida en que se registra la herramienta. Debe estar
previamente creada en el modulo de instalación.
3.2.12 Ubicación: Campo de 40 caracteres alfanuméricos. Sirve para identificar
la ubicación de la herramienta dentro de la empresa. La ubicación debe

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 identificar el estante dentro del almacén en el que se encuentre la
herramienta.
3.2.13 Fecha de Retiro: Campo de 8 caracteres numérico. Indica la fecha en la
cual la herramienta se dio de baja.

3.3 VALORES Y CANTIDADES

En este grupo se registran los valores de la herramienta, valor de compra, de uso
por hora y de reposición, así como la cantidad existente de cada una.

3.3.1 Valor unitario: Campo de 12 caracteres numérico. Indica el costo por

unidad de compra de la herramienta.
3.3.2 Valor hora: Campo de 12 caracteres numérico. Indica el costo de
utililizacion por hora de la herramienta.
3.3.3 Disponibilidad: Campo de 4 caracteres numérico. Indica la cantidad de
horas al día que la herramienta esta disponible.
3.3.4 Valor Reposición: Campo de 12 caracteres numérico. Indica el valor de
reposición de la herramienta en caso de que se pierda o dañe.
3.3.5 Cantidad Existente: Campo de 14 caracteres numérico. Indica la cantidad
existente en el almacén de cada herramienta.

3 ASOCIOS
Cada Herramienta tiene posibilidades de tener varios tipos de asociaciones.

3.1 Clase de herramienta a Oficios: En esta opción se realiza el asocio de las

clases de herramienta que son de uso específico para un oficio.

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 Para realizar el asocio de clases de herramientas a oficios se requiere la
siguiente información, (ver anexo 3):
 Oficio: Campo que identifica el oficio o especialidad a la cual se le van a
definir las herramientas, el oficio debe estar previamente creado en el
sistema.
 Valor hora: Campo que identifica el valor por hora de trabajo del oficio
seleccionado, se define cuando se ingresa el oficio.
 Clase de Herramienta: Campo que identifica la clase de herramienta a
asociar al oficio, debe estar previamente creada en el sistema.

3.2 Herramientas a Equipos: Esta opción define el asocio de las herramientas

especializadas que se utilizan en los equipos. Esta información es útil para
facilitar la búsqueda de las herramientas propias de cada equipo en el
momento de realizar el mantenimiento.

Para realizar el asocio es necesario tener la siguiente Información, Formato

(ver anexo 4):
 Compañía: Campo que identifica la compañía a la que pertenece el equipo
al cual se van a asociar las herramientas, la compañía debe estar
previamente creada en el sistema.
 Equipo: Código del equipo al cual se le va a asociar la herramienta
 Herramienta: Código de la herramienta correspondiente al equipo.
 Cantidad: Cantidad de la herramienta a asociar al equipo.
 Ubicación: Ubicación física de la herramienta dentro de la empresa o en
el almacén.

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3.3 Herramientas a Centros de costo: Esta opción define el asocio de las
herramientas especializadas que están a cargo de un centro de costos
específico. Esta información es útil para facilitar la búsqueda de las
herramientas ubicadas o asignadas a los centros de costo para su utilización y
cuidado.

Para realizar el asocio es necesario tener la siguiente Información, Formato

(ver anexo 5):
 Compañía: Campo que identifica la compañía a la que pertenece el equipo
al cual se van a asociar las herramientas, la compañía debe estar
previamente creada en el sistema.
 Centro de costos: Código del Centro de Costos al cual se le va a asociar
la herramienta
 Herramienta: Código de la herramienta correspondiente al Centro de
costos.
 Cantidad: Cantidad de la herramienta a asociar al Centro de Costos.
 Ubicación: Ubicación física de la herramienta dentro de la empresa o en
el almacén.

3.4 Herramientas a empleados: Esta opción define el asocio de las

herramientas que están a cargo de cada empleado. Esta información es útil
para facilitar el seguimiento a estas herramientas y realizar los inventarios
establecidos en la empresa.

Para realizar el asocio es necesario tener la siguiente Información, Formato

(ver anexo 6):

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  Compañía: Campo que identifica la compañía a la que pertenece el
empleado al cual se van a asociar las herramientas, la compañía debe estar
previamente creada en el sistema.
 Empleado: Código del empleado que tiene la herramienta a su cargo, el
empleado debe estar previamente creado en el sistema.
 Herramienta: Código de la herramienta a cargo del empleado.
 Cantidad: Cantidad de la herramienta a asociar al empleado.
 Fecha: Fecha de asignación de la herramienta al empleado.
 Estado B/R/M: Identifica el estado en que se entrega la herramienta al
empleado.
 Asignación ( Asignada, Devuelta, Perdida): Identifica si la herramienta
se encuentra en poder del empleado, esta devuelta al almacén o se perdió.
 Ubicación: Ubicación física de la herramienta dentro de la empresa o en
el almacén.

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