ACTA DE REUNIÓN ORDINARIA DE CONSEJO

Información Básica
Asunto:
REUNIÓN ORDINARIA DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Noviembre 27 Oficina de Hora Hora 10:50

Acta Fecha de 2019
Lugar
administración Inicio
7:30 P.M
Fin P.M

Agenda
Abordado
Temas
Si No
1 Verificación del Quorum x
TEMAS A TRATAR:
Lectura del acta anterior, observaciones y firmas X
Atención a las peticiones de la Señora Bibiana Rodríguez X
Informe contable al 30 de octubre de 2019 X
Revisión de propuestas de las empresas de Servicios de aseo X
Revisión de propuestas de equipos e insumos para certificación de
2 ascensores
Revisión de las propuestas de ANDINO para mantenimiento mensual de
los 8 ascensores
Atención a las observaciones y peticiones de la señora Bibiana Rodriguez
propietaria del Apto 815 - 8:00 pm
Pendientes y varios

3 PROPOSICIONES Y VARIOS X

Invitado:

Desarrollo de la Reunión:

Temas - Comentarios – Decisiones

1. VERIFICACION DEL QUÓRUM

Existió quórum decisorio

2. TEMAS A TRATAR

LECTURA DEL ACTA ANTERIOR, OBSERVACIONES Y FIRMAS

- Se aprueba el acta anterior después de modificada según las observaciones
realizadas por del señor Juan Carlos Vélez

ATENCIÓN A LAS PETICIONES DE LA SEÑORA BIBIANA RODRIGUEZ

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Se invitó oficialmente a la señora Bibiana Rodríguez, quien una hora antes manifestó
no poder asistir a la reunión por un fuerte dolor de cabeza. El consejo deseaba escuchar
sus solicitudes, quejas y reclamos, pero la propietaria no estuvo presente.

INFORME CONTABLE AL 30 DE OCTUBRE DE 2019

El señor Ricardo Pérez, contador del Conjunto Rio Campestre, presenta ante los
integrantes del Consejo de Administración su informe contable a la fecha del 30 de
octubre de 2019, para conocimiento de los integrantes. Información que se adjunta a
esta acta respectivamente.

Se revalúa la propuesta del servicio de Jardinería por parte del señor Leonel David, que
ya se había aprobado en reunión anterior por valor de $950.000, El señor José
interviene diciendo que con este valor se podría realizar contrato permanente y mensual
con otra persona, que diariamente pueda sembrar y cuidar los jardines, eleva la calidad
de vida y de los apartamentos, para lo cual le dió respuesta por parte de la señora Diana
Calle quien informa que no hay presupuesto para tal gasto mensual. El señor José
sugiere que sea un tema para llevar a la asamblea. Queda pendiente revisar el resultado
final de la intervención a los jardines y el paisaje para saber si continua realizando esta
labor el siguiente mes.

CONTRATACIÓN DE NUEVOS SERVICIOS PROFESIONALES

- Bajo el requerimiento en la anterior reunión de tener asesoría jurídica para la
parte administrativa, se inició un proceso de entrevista y propuestas ante la
necesidad de contar con asesoría jurídica para la revisión de contratos, consultas
y apoyo a la administración. En base a esta solicitud, la administradora Lina
Marcela Jiménez informa que se recibieron 4 propuestas de aspirantes con Perfil
de abogado, se enseña físicamente al consejo las diferentes hojas de vida y se
propone aceptar a la señora Luisa Fernanda Espinosa López como abogada,
quien tiene experiencia en los temas con propiedad horizontal y presenta la
siguiente propuesta: Elaboración y revisión de Contratos por $100.000 y
asistencia y asesoría jurídica en reuniones donde se les requiera $80.000.
Propuesta que a la que el Consejo da visto bueno y considera acorde y aprueba
por unanimidad por la necesidad del servicio de tener proformas para la unidad.

- PH en Línea: se informa que ya se recibió por parte de la administración, el

contrato y la cuenta de cobro por valor de la membrecía y el botón de PSE. El
señor José sugiere renegociar este valor del botón de pagos con AV Villas, para
ver si es posible adquirir un descuento y ahorrar un poco de dinero. Queda
pendiente la respuesta para la siguiente reunión.

- Se conversa en reunión sobre el señor Ricardo Pérez, contador actual de la

unidad, quien manifiesta renunciar al cargo. Sugieren reevaluar la propuesta del
servicio contable que ofertó la empresa PH en línea, la señora Diana interviene
diciendo que si el señor Pérez renuncia, se pueden evaluar varias posibilidades
de contratación con personal competente que ella también conoce.

- Se requiere de más información en cuanto al servicio de la nueva plataforma que

se adquirió para los propietarios (PH en Línea). Se informa por parte de la
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 administración que ya se vienen haciendo carteles al respecto y que en los
correos electrónicos está llegando esta información de manera masiva a quienes
ya llenaron su ficho informativo. Continuar con más campañas al respecto para
que las personas estén enteradas. Se informa que se viene organizando la base
de datos de propietarios e inquilinos para tener completa la información.

- Los integrantes del Consejo pregunta por el proceso de la contratación de la

nueva auxiliar administrativa, se informa que el día de mañana jueves 14 de
noviembre, se tienen programadas 8 entrevistas para este perfil, a quien se le
ofrecerá un salario mínimo con sus prestaciones sociales, en un horario semanal
de lunes a viernes entre las 8:00 y las 5:00 pm y los días sábados entre las 8:00
y las 12:00 m. Se invita a los integrantes que puedan estar presente en las
entrevistas para garantía y transparencia del proceso de contratación.

Se informa a los asistentes el proceso de terminación del contrato de la anterior

auxiliar administrativa, Seleny Escobar, se le ofreció terminar sus horas de
prácticas por pasadía, propuesta que ella rechazo.

MANTEMINIENTO LOCATIVOS
- El pasado lunes 11 de noviembre en horas de la noche y por urgencia de tiempo
de lluvias, se intervino de manera temporal la carpa, la empresa Metalmadera,
realizó un corte a la lona para evacuar el agua. El próximo jueves 14 de
noviembre se estará interviniendo totalmente para darle caída a la carpa de modo
que no vuelva a suceder el incidente.

- Actualmente la motobomba de la piscina que es revisada mensualmente por la

empresa omniquimica, esta mala. Se requiere del cambio del equipo por uno
nuevo. Se presenta la cotización inicial enviada por omniquimica y se espera
cotizar con otras dos empresas respectivamente, para tomar decisiones al
respeto de la inversión en próxima reunión.

- Se expone a los integrantes la causa de la problemática de humedad que hay

sobre la losa del piso superior del gimnasio, esto debido al tubo de aguas lluvias
que no tiene salida hacia las tuberías de aguas principales. Se da a conocer la
cotización respetiva del tratamiento de este cambio por parte del señor Willian
Cardona, quien tiene sus papeles al día y ya ha trabajado con la unidad. Se revisa
la propuesta por parte de los integrantes y están de acuerdo con la inversión.

TEMAS URGENTES
- Retomando la decisión de los requerimientos que hacen falta para la certificación
de los ascensores, se solicitó cotización a la empresa Andino, quienes son los
fabricantes de los ascensores en funcionamiento de Rio Campestre. Presenta
una propuesta muy llamativa ante los requerimientos necesarios incluyendo la
póliza de cumplimiento e incluso ofrecen 3 meses gratis de servicio de
mantenimiento sin cláusula de permanencia, condicionado a la firma del
convenio en el mes de noviembre, además del 50% de descuento en repuestos.
El Conejo aprueba la propuesta de repuestos y la propuesta de mantenimiento.

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 Se requiere que la abogada revise la forma de terminación para darle trámite a
este servicio con el visto bueno de respaldo.

- Cámaras de vigilancia. Se da a conocer el incidente del robo de caja menor

dentro de la oficina. Mediante este incidente se conoció que no hay cámaras de
vigilancia que aseguren la zona de la administración, ni puertas, ni ventanas. Se
solicitó a Coopevian extraer los videos que puedan encontrar un posible culpable.
Se conoció que las personas posiblemente implicadas son el vigilante Gustavo y
el piscinero Hector. Se debe solicitar a ambas empresas una respectiva
investigación al respecto, para poder dar claridad a esta información. La
administradora sugiere considerar el cambio de cámaras análogas a cámaras de
alta decisión, además de la reubicación de las mismas. Se informa que se
adquirió una caja menor digital más segura para poder salvaguardar el dinero de
caja menor.

- Se revisan 3 propuestas para la contratación del nuevo proveedor para el servicio

de aseo y mantenimiento, al no ser clara la información presentada por parte de
la administradora se requiere de nueva presentación con 1 o 2 propuestas más
al respecto. En vista a todas las inconformidades con el servicio de la empresa
UNO A, se requiere dar por terminado al contrato mediante las clausulas
correspondientes, se le solicitará a la abogada elaborar la carta de terminación y
estudiar nuevas propuestas al respecto.

- Se lleva a la mesa el tema de la demolición del muro de algunos apartamentos,

los riesgos que puede traer esta acción, el señor Juan Carlos, ingeniero
manifiesta que esta acción no tiene riesgo alguno, siempre y cuando se
intervenga con una empresa especializada en el tema. Se debe buscar el estudio
que pasó la constructora al respecto, para impartirlo con los propietarios. Se
requiere atender la necesidad de la señora del piso 8 (aclarar información de
propietario) que manifiesta que el piso superior quien quito el muro, le ha traído
algunos perjuicios.

4. PROPOSICIONES Y VARIOS

Se debe considerar elaborar con apoyo de la abogada, un documento referente donde

se especifique el proceso de solicitudes de documentación a la administración, basados
en la norma de propiedad horizontal y manual de convivencia. Queda pendiente
ejecutarse.

Para una mejor ejecución administrativa, los integrantes del Consejo de Administración
proponen discutir los temas importantes por el chat interno y cuando se tenga una
respuesta definitiva, se notificará a la administradora para que de trámite oportuno a la
misma.

Se da por terminada la reunión siendo las 10:45 de la noche.

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 Administradora
LINA MARCELA JIMENEZ
secretaria
CLAUDIA RAMÍREZ
MARÍA VICTORIA ACEVEDO
Miembros del Consejo CLEMENCIA TORO AUSENTE
JOSÉ ANTONIO PINZÓN
JUAN CARLOS VÉLEZ

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