Para hablar de gestión documental primero es importante desarrollar algunos conceptos básicos

como el de archivo, el cual se puede decir claramente que es un conjunto de documentos,

almacenados por una persona natural o jurídica, de carácter publico o privado, en el desarrollo de
sus actividades, su importancia radica en que estos documentos son los el eje fundamental para la
toma de decisiones de toda organización, ya que son el soporte real de la gestión de la entidad.

Estos archivos tienen diversidad de clasificaciones, entre las cuales se encuentra la clasificación de
acuerdo a su organización, en esta existen tres subdivisiones como lo son, el archivo
descentralizado, este es el que lleva cada dependencia o sede de la organización, por ejemplo, la
empresa Candinos S.A.S tiene 4 sedes en la ciudad de Bogotá, cada una de estas sedes cuenta con
un archivo descentralizado independiente de el de las demás, a pesar de que pertenecen a una
misma empresa.