DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE

LA EMPRESA VIDRIERÍA DEL COMERCIO LTDA. UBICADA EN EL BARRIO

CHAPINERO LOCALIDAD CHAPINERO DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ

MARTHA VIVIANA CRUZ SORIANO

BRAYAN STEVEN DAZA PARRA
NATALIA MICHEL DIAZ MATEUS
LEIDY NATALIA DOMÍNGUEZ PARRA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

COORDINACIÓN ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN

TECNOLOGO EN GESTION EMPRESARIAL
FICHA 1826694 RUTA No. 4

BOGOTÁ
2019
 1 GESTIÓN ESTRATÉGICA

1.1.1 Matriz EFE

MATRIZ EFE DE LA EMPRESA VIDIRERIA DEL COMERCIO LTDA

FACTORES CRÍTICOS IMPORTANCIA CALIFICACIÓN PESO PONDERADO

OPORTUNIDADES
“Invierta en Colombia ”Dice que “
oportunidad para inversionistas del sector
de servicios” 10% 4 0,4
La economía aumentaría por los viajeros 8% 3 0,24
El gobierno ayudara a las MyPymes 10% 3 0,3
Factor Cultural 8% 4 0,32
Competidores directos 14% 4 0,56
AMENAZAS
Productos innovadores 8% 1 0,08
Mejor calidad en los productos de los
competidores 13% 1 0,13
Crisis económica 10% 1 0,1
Aumento de precios de materias primas 9% 2 0,18
Competencia externa 10% 1 0,1
TOTAL 1 2,41
1.1.2 Matriz EFI
Importancia Clasificación
Factores internos clave Valor
Ponderación Evaluación
Fortalezas
Una amplia variedad de productos y servicios
1 (cortes de vidrios aluminios y artículos de 10% 4 0,4
ferretería)
2 buena relación con los proveedores 12% 4 0,48
3 manejo de ventas amplio 9% 4 0,36
4 excelente servicio al cliente 12% 4 0,48
5 Buen manejo de la propiedad planta y equipo 7% 3 0,21
Debilidades
manejo inadecuado del sistema de seguridad y
1 11% 1 0,11
salud en el trabajo
2 no se manejan estrategias de publicidad 12% 1 0,12
3 No se manejan políticas empresariales 10% 2 0,2
4 niveles de riesgos inadecuado 10% 1 0,1
no se ve evidenciado un adecuado manejo de la
5 7% 2 0,14
contabilidad
Total 100% 2,6
ANÁLISIS: Al observar los aspectos internos nos damos cuenta que hay un 2,6 de eficacia de la
empresa

matriz EFI
No. Referencia Justificación del peso Justificación del valor
Fortalezas
Se colocó un 10%, ya que al
A este se le coloco un 4 en la
9.8 Cadena de valor, (variedad de tener mayor variedad de
1 calificación del valor ya que
productos) productos mayor cantidad de
ayuda a atraer clientes nuevos
compradores habrá
A este se le coloco un 4 en la
Este tiene un 15%, ya que al
calificación del valor, ya que si no
9.2.2 Proveedores,(buena relación con tener una buena relación con los
2 se tiene una buena relación con
los proveedores) proveedores se asegurará el
los proveedores estos podrían ya
cuidado del material
no trabajar con la empresa.
A este se le coloco un 4 en la
En este caso se leído un 9%,
calificación del valor ya que al
9,2 MICROENTORNO, Clientes(manejo dado que al tener manejo de
3 tener un grupo de ventas amplio
de ventas amplio) ventas adecuado se alcanza un
da un mayor margen de
mayor cantidad de venta
ganancias

13.1 Diseño y aplicación de la
4 herramienta de servicio al cliente
externo,(excelente servicio al cliente)
17.6 Propiedad planta y equipo,(buen
5
manejo de la propiedad planta y equipo) permite asegurar que los
12.2 Matriz de peligro,(manejo
1 inadecuado del sistema de seguridad y
salud en el trabajo)
13. 1 Instrumento de recolección de
2 información,(no se manejan estrategias
de publicidad)
9.6 Planteamiento estratégico,(políticas
3 políticas empresariales son las
empresariales)
12.1 Instrumento de recolección de
4 nota que hay muchas falencias
información,(matriz de riesgo)
17.4.5 Políticas contables,(no se ve
5 evidenciado un adecuado manejo de la
contabilidad)
El servicio al cliente tiene una
importancia del 12%, dado que
es una de las bases de una
empresa comercial
El manejo de la propiedad planta
y equipo tiene un 7%, porque el
adecuado manejo de estos
productos estarán en perfecto
estado.
Debilidades
Se le coloca un 11%, ya que al
tener un manejo inadecuado del
sistema de seguridad y salud en
el trabajo no saben con exactitud
qué es lo que requiere medidas
de seguridad en la empresa.
Tiene un 12%, ya que están
perdiendo muchos potenciales
clientes.
Se le coloco 10%, ya que las
que dan el orden a la empresa
Los niveles de riesgo en la
empresa son demasiado
elevados por lo que a este punto
se le coloco un 10%,
A este se le coloco 7%, ya que al
no manejar los documentos
contables básicos, los manejos
contables son muy
desordenados.
A este se le coloco un 4 en la
calificación del valor ya que al
brindar un buen servicio a los
clientes estos volverán.
A este se le coloco un 3 en la
calificación del valor dado que
como ya se mencionó el
mantener un buen manejo de la
propiedad planta y equipo
permite asegurar que los
productos estarán en perfecto
estado.
A este se le coloco un 1 en la
calificación del valor dado que al
no estar consciente de los
peligros no saben cómo tratar
con ellos
A este se le coloco un 1 en la
calificación del valor, esto ya que
al no planearse bien la publicidad
se pierde tanto dinero como
potenciales clientes
A este se le coloco un 2 en la
calificación del valor, ya que si no
hay políticas empresariales
claras los trabajadores no sabrán
que es lo que se debe y no se
debe hacer en la empresa.
A este se le coloco un 1 en la
calificación del valor, puesto que
al observar la matriz de riesgo se
en la protección de los
trabajadores, esto ya que
desconocen estos peligros.
A este se le coloco un 2 en la
calificación del valor, ya que a
pesar de no manejar los
documentos contables básicos,
conocen como seguir a flote sin
ellos.
1.1.3 Matriz MPC

1.1.4 Matriz DOFA

MATRIZ DOFA DE LA EMPRESA VIDIRERIA DEL COMERCIO LTA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

“Invierta en Colombia” Dice que

“ oportunidad para inversionistas Productos innovadores
del sector de servicios”
La economía aumentaría por los Mejor calidad en los productos de los competidores

viajeros

EMPRESA
El gobierno ayudara a las
MyPymes
Crisis económica

Factor Cultural
Aumento de precios de materias primas

Competidores directos
Competencia externa

FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA

Una variedad de
productos (cortes de MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE
vidrios aluminios y LA ESTRATEGIA-OBJETIVOS- Poniendo en el mercado los productos innovadores poniéndolos
artículos de ferretería) INICIATIVAS en desventaja frente al mercado

teniendo una buena relación con

Tiene buena relación
los proveedores se puede
con los proveedores
mejorar la economía tienen una buena comunicación con los proveedores debido a
esto una ventaja ya que consiguen materiales de mejor calidad
los niveles de
seguridad en la Tener un control en el gobierno aumentar los niveles de seguridad para la crisis económica no
empresa es aceptables para que tenga una seguridad afecte a nivel interno

Poseen un excelente
servicio al cliente Tener calidad en los clientes no controlar la materia prima en temporada alta para seguir
solo internos si no externos llevando un excelente servicio
Buen manejo de la Establecer manejos de propiedad
propiedad planta y para un control de los mejorará los implementos de la empresa acorde a los
equipo competidores competidores

DEBILIDADES ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA

En la empresa no desarrollar la evaluación de implementar productos innovadores aplicando la matriz de

aplican una matriz de peligros con fin de obtener la peligros a la empresa para mayor seguridad
peligro oportunidad de invertir en el
 sector de servicios

No sabe con exactitud

cómo llamar la aumentar la publicidad así mismo mejorar la calidad de los productos para así llamando la atención
atención de los extender la economía por medio de los clientes
consumidores de los viajeros
utilizar la ayuda del gobierno
no manejan políticas implementando las políticas aplicar las políticas empresariales y así evitar las crisis
empresariales empresariales para un buen económicas
crecimiento

no se usa la utilizar los factores culturales utilizar la matemática financiera para el aumento de los precios
matemática financiera implementándolos a las de la materia prima
matemáticas financieras

No se manejan implementar las políticas manejar adecuadamente las políticas contables de acuerdo a
políticas contables contables ya que la competencia como lo hacen la competencia
las aplica

1.1.5 Matriz PEYEA

MATRIZ PEYEA

FUERZAS CALIFICACIÓN

FUERZA FINANCIERA (FF)

3
Posee liquidez

2
Nivel endeudamiento

3
Utilidades

4
Costo de mano de obra

3
Alta rentabilidad de los productos

3
Rendimiento sobre la inversión

3
Volumen de inventarios de productos

21
TOTAL FF
FUERZA DE LA INDUSTRIA (FI)

4
Estabilidad financiera

2
Políticas de regulación

3
Potencial de utilidades

4
Utilización de los recursos

3
Poder de negociación con los proveedores

4
Aprovechamiento de los recursos

6
Competencia con mucha similitud en los productos

2
Demanda

28
TOTAL FI

ESTABILIDAD DEL AMBIENTE (EA)

-1
Los precios de los productos competidores son menores

-4
Variabilidad de la demanda

-2
Presión competitiva

-3
Posicionamiento en el sector

-3
Participación en el mercado

-3
Variabilidad de la demanda

-2
Tasa de inflación

-18
TOTAL EA

VENTAJA COMPETITIVA (VC)

-2
Alta calidad del producto
 -4
Lealtad de los clientes

-2
Reutilización de materia prima

-4
Capacidad de negociación con los clientes

-2
Ubicación

-2
Marketing

-3
Estrategia de ventas

-2
Servicio al cliente

-21
TOTAL VC

PERFILES SEGÚN CUADRANTE

5

y = 1.1041x + 0.0049
4 R² = 0.9993

1
Axis Title

0 Series1
(4.0) (2.0) - 2.0 4.0 6.0 Linear (Series1)
-1

-2

-3

-4

-5
Axis Title
 CONCLUSIÓN

FUERZA PROMEDIO NUMERO DE VARIABLES ANALIZADAS TOTAL

PROMEDIO PARA
LA FF 21 7 3

PROMEDIO PARA
LA FI 28 8 3,5

PROMEDIO PARA
LA EA -18 7 -2,571428571

PROMEDIO PARA
LA VC -21 8 -2,625

EJE X PROMEDIO VC+(PROMEDIO FI) 0,88

EJE Y PROMEDIO EA+(PROMEDIO FF) 0,43

1.1.6 Perspectivas
Perspectiva Pregunta Respuesta

La organización debería a prender por medio de inducciones y ver el

Aprendizaje y ¿Cómo debe aprender y
modo de trabajo que usan otras empresas para así saber en qué se
crecimiento mejorar la organización?
puede mejorar

Procesos ¿Cuál es el nivel de Se debería aumentar la exigencia en las políticas

internos exigencia de los Procesos empresariales, el Manejo de los archivos y Los cuidados en la
en la empresa? seguridad y salud en el trabajo

¿Cómo deben ver los Los clientes deben ver a la unidad productiva como:
Clientes clientes a la unidad *Personas confiable
productiva? *Con una meta ala que desean llegar
*Y con buena actitud en el trabajo

Se satisfacen las necesidades del empresario cuando:

Perspectiva ¿Cómo causamos *Se tiene un buen crecimiento del capital
financiera rentabilidad a la empresa? *Se tiene un buen flujo de caja
*Se obtienen buenas utilidades
1.1.7 Mapa matricial diagnóstico

MAPA MATRICIAL DIAGNÓSTICO

FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS

PERSPECTIVA OPORTUNIDADES AMENAZAS FORTALEZAS DEBILIDADES

“Invierta en
Colombia” Dice que
“oportunidad para
FINANCIERA inversionistas del
sector de servicios”. Crisis económica

La economía
aumentaría por los
viajeros.

Una variedad de productos (cortes

El gobierno ayudara a Productos de vidrios aluminios y artículos de
las MyPymes innovadores ferretería)

Mejor calidad en
los productos de
MERCADO Y Factor cultural los competidores Tiene buena relación con los clientes
CLIENTE
Aumento de
Competidores precios de materias
directos primas

Competencia
externa

El nivel de seguridad es aceptable

PROCESOS
INTERNOS Poseen un excelente servicio al
cliente

Buen manejo de la propiedad planta

y equipo

APRENDIZAJE En la empresa no
ORGANIZACIONAL se realiza matriz de
peligro
 No sabe con
exactitud cómo
llamar la atención
de los
consumidores

No maneja políticas
empresariales

No se usa la
matemática
financiera
No se maneja
políticas contables

1.1.8 Relación de estrategias, objetivos e iniciativas

MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE LA ESTRATEGIA-OBJETIVOS-INICIATIVAS

INICIATIVAS O
OBJETIVOS ESTRATEGIAS RELACIONADAS
PERSPECTIVA PROPUESTAS
ORGANIZACIONALES AL OBJETIVO (DO, DA, FO, FA)
REALIZADAS

usar el hecho de el aumento de Desarrollar la evaluación de Poniendo a los

inversión en el sector de servicios peligros con fin de obtener el apoyo inversionistas los nuevos
a favor de los inversionistas productos innovadores
FINANCIERA llamar la atención de los
viajeros atreves de un
realizar un evento para llamar la
usar el aumento de los viajeros muestra de productos de
atención de los viajeros
buena calidad y un buen
servicio
al identificar los
productos de la
MERCADO Y Mejor calidad en los productos de identificar los productos de los competencia se puede
CLIENTE los competidores competidores saber que debe comprar
la empresa para
superarla o igualarla

realizar un método de
buena relación con los clientes realizar una fidelización
acercamiento a los compradores

manejo de la matemática identificar las bases de la utilizar los libros

financiera matemática financiera contables
identificar los peligro
PROCESOS niveles de seguridad y salud
INTERNOS en el trabajo
realizar una matriz de riesgo dentro de la empresa y
aplacarlos
 folletos, anuncios y la
llamar la atención de los
compradores
marketing información de boca en
boca
APRENDIZAJE identificar los problemas
ORGANIZACIONAL de la empresa que se
mejorar la calidad de trabajo y
políticas empresariales puedan solucionar con
confort para la empresa
un políticas
empresariales

1.1.9 Indicadores

ELEMENTOS EXPLICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR inversiones

conseguir al menos 3 inversionistas para la empresa VIDRIERIA DEL

OBJETIVO DEL INDICADOR
COMERCIO LTDA
Total inversionistas conseguidos / total inversionistas planeados (2/3 * 100=
FORMULA DEL INDICADOR
66,666...)

UNIDAD DE MEDIDA Porcentual

PERIODICIDAD Anual

FUENTE DE LOS DATOS

MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE LA ESTRATEGIA-OBJETIVOS-INICIATIVAS
PARA EL INDICADOR

RESPONSABLE DE LA
Aprendiz SENA: Martha Viviana Cruz Soriano
MEDICIÓN

ELEMENTOS EXPLICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR aumento de ventas

OBJETIVO DEL INDICADOR aumentar las ventas en un 20% gracias a los viajeros

FORMULA DEL INDICADOR total ventas alcanzadas / total ventas esperadas*100(15% / 20% * 100=75)

UNIDAD DE MEDIDA Porcentual

PERIODICIDAD 3 meses

FUENTE DE LOS DATOS

MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE LA ESTRATEGIA-OBJETIVOS-INICIATIVAS
PARA EL INDICADOR

RESPONSABLE DE LA
Aprendiz SENA: Martha Viviana Cruz Soriano
MEDICIÓN

ELEMENTOS EXPLICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR MEJORA EN LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS

OBJETIVO DEL INDICADOR AUMENTAR EN UN 40% LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS

FORMULA DEL INDICADOR calidad alcanzada / calidad que se quiere alcanzar(25% / 40%* 100=62,5)

UNIDAD DE MEDIDA Porcentual

PERIODICIDAD semestral
FUENTE DE LOS DATOS
MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE LA ESTRATEGIA-OBJETIVOS-INICIATIVAS
PARA EL INDICADOR

RESPONSABLE DE LA
Aprendiz SENA: Martha Viviana Cruz Soriano
MEDICIÓN

ELEMENTOS EXPLICACIÓN

NOMBRE DEL INDICADOR relación con los clientes

OBJETIVO DEL INDICADOR mejorar la relación con los clientes en un 20%

relación con los clientes alcanzadas / relación con los clientes esperada(20%
FORMULA DEL INDICADOR
/20% *100=100)

UNIDAD DE MEDIDA Porcentual

PERIODICIDAD mensual
FUENTE DE LOS DATOS
MATRIZ DE RELACIÓN ENTRE LA ESTRATEGIA-OBJETIVOS-INICIATIVAS
PARA EL INDICADOR
RESPONSABLE DE LA
Aprendiz SENA: Martha Viviana Cruz Soriano
MEDICIÓN

1.1.10 Mapa estratégico

MAPA ESTRATEGICO

PERSPECTIV
MAPA ESTRATEGICO
A
FINANCIERA

MERCADO Y
CLIENTE

PROCESOS
INTERNOS

APRENDIZA
JE
ORGANIZACI
ONAL
1.1.11 Cuadro de mando integral
LA VARIABLE

ÍNDICES
NOMBRE DE

INDICADORES (UNIDAD DE
OBJETIVOS ESTRATEGIA (VARIABLES MEDIDA DEL TIPO DE
ESTRATEGICOS RELACIONADA CUANTITATIVAS Y DESEMPEÑO INDICADOR
CUALITATIVAS) DE LAS
VARIABLES)

Capacitando a los Capacitar a un evaluación para

Capacitación al empleados se empleado con Resultados de lo conocer el
gerente podrá obtener conocimientos contable conocimiento
conocimientos contables del gerente
Conocimientos
financieros
cantidad de
Realizando la Capacitar a cuatro
Practicando en la Realizando empleados con
practica en las empleados entre
empresa pruebas conocimientos
empresas hombres y mujeres
contables

Realizando
prestamos
aumentaría el Beneficiar a la
cantidad de
Prestamos con más capital tecnológico empresa obteniendo Comprando la
maquinaria
personas de manera que las dinero para maquinaria
actualizada
maquinas maquinaria
brindarían mayores
utilidades
Capital
tecnológico
Con el
Beneficiar a la
endeudamiento se Llevar libro con
Endeudamiento con empresa obteniendo Calidad de los
financiarían cotas y las deudas
entidades bancarias dinero para productos
acuerdos de pago bancarias
maquinaria
con el banco

Beneficiar a la
Estrategias de Aumentar la Aumento en las listado diario de
empresa con medios
ventas publicidad ventas ventas
publicitarios

Promociones cantidad de
folletos
Repartir con lugares Cantidad de
Imágenes, postales, Beneficiar a la repartido o
estratégicos y con volantes
folletos empresa cantidad de
sitios web repartidos
vistas en el sitio
web

aprendizaje de
los empleados
Calidad de los Comprando nuevas Los dos empleados productos con
Tecnología para manejar la
productos maquinas de producción más calidad
nueva
maquinaria
 tener un conteo
Tener un control Los dos empleados Productos diario de los
Calidad
con las maquinas de producción realizados productos
realizados

hacer una
Realizando Prestarle el máximo Las 2 secretarias de Clientes medición de los
llamadas interés al cliente la empresa fidelizados clientes que
regresan
satisfacción de
los clientes teniendo un
conteo de la
Diagnosticar al
Probando el Los del área de El producto cantidad de
cliente referente al
producto administración garantizado productos que
producto
salen en mal
estado

asegurarse de
que los
Reducir la materia cambiando de los empleados de los proveedores cambios no
prima proveedores producción vinculados afecten
negativamente
el producto
Reducir costos llevar un
documento en
el que se
Cambiar el método reducción de evidencie si el
Disminuir imagen Las secretarias
de publicidad costos cambio de
método de
publicidad es
positivo
llevando las
Creando Los del área de Clientes con cuentas de los
Promociones
descuentos administración puntos por venta clientes
fidelizados

Aumento de documento que

ventas muestre el
Creación de puntos El control de las Puntos progreso de los
Negociación
por venta secretarias adquiridos puntos de
ventas de la
fidelización

realizar
escribirle al cliente
llevar control de encuesta de
para saber su
Control de datos de servicios o tres preguntas
Enviando mensajes satisfacción sobre
las secretarias productos de para verificar la
el producto y el
calidad satisfacción del
servicio
cliente
post servicio
realizar
llamar a todo aquel encuesta
Número de
Realizando cliente que absceda Manejar puntos de telefónica para
clientes
llamadas a dar su número satisfacción verificar el nivel
satisfechos
telefónico de satisfacción
de los clientes
 lavar un listado
de los correos
Envió de textos con Manejar correos de Clientes que electrónicos de
Correos de
acuerdos de los clientes por parte quieran brindar los
acuerdos
conciliación de las secretarias su información compradores y
Fidelización cuales están
habilitados
identificar la
Creando un sistema Control de ventas por cantidad de
Bonos sistema creado
de ventas las secretarias bonos salientes
por mes
llevar listado de
los clientes con
pagos a cuotas o Acuerdo hecho por el Cotas o costos al los cuales se
Acuerdos de pago
créditos gerente pagar realice un
acuerdo de
Negociación
pago
con los
proveedores documento con
Cambiando de
la suma de los
Productos proveedores con Dialogo con los Reducción en la
acuerdos
económicos materia prima más proveedores materia prima
hechos con los
económica
proveedores
llevar
documentación
sobre las
Analizar los sitios Plan de control por el Ambiente en la mediciones de
Plan de acción
de las áreas gerente empresa las áreas para
lograr una
división
satisfactoria
Áreas definidas
documento en
el cual se
estipule a que
Orden en la Acuerdos con los Estrategia de orden orden en las acuerdo del
empresa empleados por parte del gerente áreas manejo del
espacio se
llegaron los
trabajadores

documento en
el que se
Con bonos o identifique los
Motivando a los motivando a los Calidad de
mensajes de métodos de
empleados empleados productos
motivación motivación
seleccionados
Gestión de por el gerente
motivación

llevar las
Utilizando cuentas de los
Bonos, correos, Bonos o regalos por el
materiales de la nivel de trabajo gastos para la
regalos gerente
empresa motivación de
los empleados
 identificar el
número de
diagnosticar a los
empleados que
Capacitar con el con los aspectos Capacitar a todos los empleados en las
realmente se
SENA más deficientes empleados causas más
beneficiaron de
difíciles
Capacitación las
de empleados capacitaciones
llevar un control
del
Practicando en la Llevar un control de Por parte de las
Resultados conocimiento
empresa lo aprendido secretarias
adquirido por
las secretarias