Overview of a Project Life Cycle

Project Life Cycle and  • Project life cycle

the Organization – collection of project phases
– identify the following:
 Overview of a Project Life Cycle • Activities performed in each phase
• Output produced
 Project Phases • People involved in each phase
 Product Life Cycle • Management control and approval of work produced in each 
phase
 Organizational Frames

 Organizational Structures

 Organizational Cultures and Styles

 Stakeholders
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
1   _________________________    2  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________

Project Phases Project Phases
• collection of logically‐related project activities, usually culminating in the  • A project should successfully pass through each of the project phases 
completion of a major deliverable before continuing to the next.  
• completed in sequential manner, but can overlap depending on the  • Because the organization usually commits more money as a project 
situation of the project continues, a management review should occur after each phase to 
• vary by project or industry evaluate progress, likely success, and continued compatibility with 
• concept, development, implementation, and close‐out organizational goals.

*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
3   _________________________    4  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________
 Project Phases Project Phases
• Concept phase
• Project Phases Framework – managers describe the project briefly — they create a summary plan for the project
– preliminary cost estimate (or rough cost estimate) is developed, and an overview of 
the work involved is created
– project work is usually defined in a work breakdown structure (WBS)
Project Fea sibility Project Acquisition
• Development phase
– more detailed project plan
Concept Development Implementation Close-out – more accurate cost estimate
– more thorough WBS
Ma na gement Project pla n La st work Completed • Implementation phase
pla n pa cka ge work
Sa mple
– creates definitive or very accurate cost estimate
delivera bles – delivers the required work
Prelimina ry Budget cost Definitive cost Lessons
for ea ch
cost estima te estima te estima te lea rned – provides performance reports to stakeholders
pha se
• Close‐out phase
Performa nce Customer
3-level WBS 6+ -level WBS
reports a ccepta nce
– all of the work is completed
– there should be customer acceptance of the entire project
Figure 2.1 Project Phases Framework
– project team should document their experiences on the project in a lessons‐
learned report
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
5   _________________________    6  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________

Product Life Cycle Organizational Frames
• Systems development life cycle (SDLC) • Structural frame
– framework for describing the phases involved in developing and maintaining  – focuses on the groups’ various roles and responsibilities to be able to 
information systems
achieve the goals and policies set by top management, and on 
– include waterfall model, spiral model, incremental build model, the Rapid 
Application Development (RAD) model, and prototyping model
coordination and control
– organizational charts
• Predictive life cycle
– the scope of the project can be clearly communicated and the schedule and cost 
can be predicted • Human resources frame
• Adaptive software development (ASD) life cycle – focuses on providing agreement between the needs of the organization 
– presumes that software development follows an adaptive approach since the  and the needs of the people
requirements cannot be predicted early in the life cycle – identifies the mismatches between the needs of the organization and the 
– includes attributes such as: needs of individuals and groups, and works to resolve any potential 
• Mission driven and component‐based projects problems
• Use of time‐based cycles to meet target dates
• Use of iterative approach in developing requirements
• Risk‐driven development
*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
7   _________________________    8  __________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________
 Organizational Frames Organizational Structures
• Political frame • Functional organization
– attends to the organizational and personal politics which take in the form  – used for routine work functions and maintenance of quality and work 
of competition among groups or individuals standards
– assumes that organizations are coalitions composed of mixed individuals  – main criticism is the lack of built‐in employee recognition, measurement, 
and interest groups and reward for project performance
– key issues are conflict and power
– emphasize on tactics and strategies

• Symbolic frame
– focuses on symbols and meanings related to events
– issues related are the meaning of work in high technology environments 
and the image of IT workers as being either key patterns in the business or 
a necessary cost
Figure 2. 2 Functional Organizational Structure

*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
9   _________________________    10   ________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________

Organizational Structures Organizational Structures
• Project organization • Matrix organization
– designed for executing projects – represents the middle ground between functional and project structures
– specifically customized to meet the demands of complex projects through  – used when there are multiple projects being coordinated at once
isolating unique work and maintaining a strong focus on completing the 
project
– main criticisms are its inefficiency in technology and use of resources

Figure 2. 3 Project Organizational Structure Figure 2. 4 Matrix Organizational Structure

*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
11   ________________________    12   ________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________
 Organizational Cultures and Styles Stakeholders
• Cultures and styles are referred to as cultural norms. • Relationship between stakeholders and the project
– common knowledge on how to approach the work that needs to be done, 
what ways are acceptable to get the work done, and who has influence in 
facilitating the work getting done

• The unique cultures that manifest in most organizations in various ways 
include, but not limited to the following:
– Shared visions, values, norms, beliefs, and expectations
– Policies, methods, and procedures
– View of authority relationships
– Work ethic and work hours

Figure 2.5 – Relationship between stakeholders and the project

*Property of STI J0068
  *Property of STI J0068
 
13   ________________________    14   ________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________     ___________________________   
 ___________________________ ___________________________