Gerencia de las

Comunicaciones
Juan Carlos Aldana B.
Objetivo

• Entender y documentar las necesidades de información de los

involucrados y la del proyecto mismo, mediante una estrategia que
permita atender las necesidades de comunicación a lo largo del
proyecto.
 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE LA
PLANEACIÓN
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

1. Entrevistas.
2. Grupos focales. 1. Planeación de las
3. Talleres facilitados. comunicaciones
1. Acta de Constitución 4. Análisis de 2. Protocolos de
del Proyecto / requerimientos comunicación
Project Charter. 5. Cronograma de 3. Programación de
actividades comunicaciones con
2. Registro de 6. Ruta crítica CPM stakeholders
Implicados / 7. Revisión y
Stakeholders Register evaluación de
programas PERT
8. Diagramas de Gantt
9. Juicio de expertos
Características de la Comunicación en el
proyecto
• La comunicación inicia con el inicio del proyecto con la identificación de los involucrados.
• Continúa con el levantamiento de requisitos y necesidades de información y comunicación
de estos involucrados.
• Identificar los involucrados clave, la estructura organizacional, la cultura organizacional, los
responsables de las actividades.
• Necesidades de comunicación con entes internos y externos.
• Entender que la comunicación depende del mensaje y el receptor, por lo tanto debe ser
bidireccional.
• De acuerdo a la tecnología disponible definir los canales de comunicación más adecuados.
 Cinco pasos de la comunicación efectiva
Escuchar: tratar de entender el mensaje enviado y cómo se dice, y
luego si tratar de ser entendido. Parafrasear para verificar el mensaje.

Pensar con claridad: evaluar el contexto y las personas que originan

el mensaje y que otros mensajes han enviado. Reflexionar antes de
contestar.

Discutir con abiertamente: entender como el mensaje impactará los

objetivos de proyecto y como podría ser incorporado de forma
efectiva. Buscar soluciones desde el emisor.

Desarrollar sensibilidad: tratar de identificar actitudes y sentimientos

del emisor, para evitar respuestas que hagan que el emisor se sienta
rechazado.

Responder rápidamente a la necesidades: todo mensaje debe ser

responsadido oportunamente, agradeciendo la comunicación y
generando una respuesta a lo que se necesita.
Requisitos del Plan de Comunicaciones

• Políticas de comunicación.
• Objetivos de la comunicación.
• Mensajes a enviar o recibir.
• Grupos involucrados previamente identificados.
• Tecnologías o medios a utilizar para las comunicaciones.
• Esquema de comunicación y medios a utilizar.
• Un programa de comunicación.
Gestión de Comunicaciones

Canal
Emisor Codificador Codificador Receptor
(medio)

Emisor Mensaje Receptor

Retroalimentación
Tipos de comunicación

Tipo de comunicación Cuando se utiliza

Formal escrita Para divulgar, actualizar informar avances del Plan de
Administración de Proyectos, Acta de Constitución.

Formal verbal Presentaciones y discursos, reuniones de avance del

proyecto a interesados.
Informal escrita Memorandos, emails al interior del proyecto, solicitar o
informar tareas o sugerencias especificas.

Informal verbal Juntas y conversaciones de actualización, avance,

solución de problemas.
Proceso de Comunicación Eficaz y Eficiente

Información
Crear Recopilar Distribuir Almacenar Recuperar
disponible
 Estructura de un programa de comunicaciones

Involucrad Qué Cuándo Cómo A quienes Otro

o comunicar comunicar comunicar comunicar

Rol Evento, tipo, Cronograma Canal o medio Qué Observacion

avance identificando para involucrados es para la
hitos o comunicar requieren comunicació
fechas (email, conocer este n
informe…) asunto
Taller

• Elaborar por grupos en una hoja un plan de comunicaciones.

Bibliografía

• López, A. (2017). Administración de Proyectos, Ed Pearson. Ebooks 7-24.

• Rivera, F. , y Hernández, Administración de Proyectos.
• PMI. A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK
GUIDE) 6ª. Edición. 2018.
• Stackpole, C. (2013). A User's Manual to the PMBOK Guide. 5ª edición.
John Wiley & Sons, Incorporated. BD. Ebook central.
• Project Management Institute, página web. www.pmi.org.