Plan de Gestión de las adquisiciones .

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Descripción
1.0 PAOLA ROLON. CAROLINA DÍAZ ROBERTH VILLAMIZAR 18/10/19 VERSIÓN ORIGINAL.

NOMBRE DEL PROYECTO NOMENCLATURA DEL PROYECTO

HUMUS DE LOMBRIZ EN EL MUNICIPIO DE PHLML
LABATECA.

ADQUISICIONES DEL PROYECTO (especificar la matriz de adquisiciones del proyecto)

Producto o Código de Tipo de Procedimiento de Persona Manejo de Proveedor Fechas
servicio a elemento contrat contratación. responsa múltiples es pre- estimadas.
adquirir. WBS. o. ble de la proveedor calificados inici fin
compra. es . o
Servicios 2.1 diseño Contrat 1. Identificar las Gerente Lista de Jasa Ltda. 01- 20- 11-
para el detallado o de necesidades de del proveedor 10- 19
diseño de la precio servicio del proyecto. es. 19
construcció planta de fijo. proyecto.
n de la producció 2. Hacer descripción
planta y n y los de las bases
puntos de puntos de técnicas
recolección recolecció requeridas.
de n. 3. Realizar
residuos. 3.1. convocatorias
Construcci para contratación
ón de la de servicios.
planta de 4. Recibir propuestas
producció de los interesados.
n y los 5. Evaluar
puntos de propuestas.
recolecció 6. Seleccionar y
n. adjudicar
contrato.
7. Emitir certificado
de disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal (RP)
8. Elaboración y
firma de contrato.

Servicios 5.2 Contrat 1. Identificar las Director Proveedor Lombricol. 20- Indefinid
para la producció o de necesidades de del único. 12- o.
producción n de precio servicio del proyecto. 19
de humus. humus de fijo. proyecto.
lombriz. 2. Hacer descripción
de las bases
técnicas
requeridas.
3. Realizar
convocatorias
para contratación
de servicios.
4. Recibir propuestas
de los interesados.
5. Evaluar
propuestas.
6. Seleccionar y
adjudicar
contrato.

Plantillas para Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK® Sexta Edición) 1

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7. Emitir certificado
de disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal (RP)
8. Elaboración y
firma de contrato.

Suministros 3.1. Contrat 1. Identificación de Gerente Lista de M.A. 01- 21-10-19

para la Construcci o de productos. del proveedor Peñaloza y 10-
construcció ón de la precio 2. Realizar la proyecto. es. Cía. 19
n de la planta de fijo. descripción de
planta y los producció las bases
puntos de n y los técnicas y
recolección. puntos de métricas de
recolecció calidad
n. requeridas.
3. Realizar estudio
de precios del
mercado.
4. Realizar
convocatorias
para la
contratación de
proveedores de
equipos y
suministros.
5. Recibir
propuestas de
los interesados.
6. Evaluar
propuestas.
7. Seleccionar
proveedor y
adjudicar
contrato.
8. Emitir
certificado de
disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal
(RP)
9. Elaboración y
firma de
contrato.

Máquina 3.4 Contrat 1. Identificación de Gerente Lista de RAMONER 10- 20-12-19

compactad compra de o de productos. del proveedor RE S.A 12-
ora de maquinari precio 2. Realizar la proyecto. es. 19
residuos. ay fijo. descripción de
equipos. las bases
técnicas y
métricas de
calidad
requeridas.
3. Realizar estudio
de precios del
mercado.
4. Realizar
convocatorias
para la
contratación de
proveedores de
equipos y
suministros.

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 Plan de Gestión de las adquisiciones .
5. Recibir
propuestas de
los interesados.
6. Evaluar
propuestas.
7. Seleccionar
proveedor y
adjudicar
contrato.
8. Emitir
certificado de
disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal
(RP)
9. Elaboración y
firma de
contrato.

Trituradora 3.4 Contrat 1. Identifica Gerente Lista de HOME 10- 20-12-19

de compra de o de ción de del proveedor CENTER 12-
orgánicos. maquinari precio producto proyecto. es. 19
ay fijo. s.
equipos. 2. Realizar la
descripción de
las bases
técnicas y
métricas de
calidad
requeridas.
3. Realizar estudio
de precios del
mercado.
4. Realizar
convocatorias
para la
contratación de
proveedores de
equipos y
suministros.
5. Recibir
propuestas de
los interesados.
6. Evaluar
propuestas.
7. Seleccionar
proveedor y
adjudicar
contrato.
8. Emitir
certificado de
disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal
(RP)
9. Elaboración y
firma de
contrato.

Vehículo 3.4 Contrat 1. Identifica Gerente Lista de RAMONER 10- 20-12-19

recolector compra de o de ción de del proveedor RE S.A 12-
de maquinari precio producto proyecto. es. 19
residuos. ay fijo. s.
equipos.

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2. Realizar la
descripción de
las bases
técnicas y
métricas de
calidad
requeridas.
3. Realizar estudio
de precios del
mercado.
4. Realizar
convocatorias
para la
contratación de
proveedores de
equipos y
suministros.
5. Recibir
propuestas de
los interesados.
6. Evaluar
propuestas.
7. Seleccionar
proveedor y
adjudicar
contrato.
8. Emitir
certificado de
disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal
(RP)
9. Elaboración y
firma de
contrato.

Contenedor 3.4 Contrat 1. Identifica Gerente Lista de RAMONER 10- 20-12-19

es de compra de o de ción de del proveedor RE S.A 12-
residuos maquinari precio producto proyecto. es. 19
sólidos. ay fijo. s.
equipos. 2. Realizar la
descripción de
las bases
técnicas y
métricas de
calidad
requeridas.
3. Realizar estudio
de precios del
mercado.
4. Realizar
convocatorias
para la
contratación de
proveedores de
equipos y
suministros.
5. Recibir
propuestas de
los interesados.
6. Evaluar
propuestas.
7. Seleccionar
proveedor y

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 Plan de Gestión de las adquisiciones .
adjudicar
contrato.
8. Emitir
certificado de
disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal
(RP)
9. Elaboración y
firma de
contrato.

Kits de 3.2 Contrat 1. Identifica Gerente Lista de ECOSAPIE 10- 20-12-19

punto capacitaci o de ción de del proveedor NS 12-
ecológico. ón de la precio producto proyecto. es. 19
población fijo. s.
sobre el 2. Realizar la
manejo de descripción de
residuos. las bases
técnicas y
métricas de
calidad
requeridas.
3. Realizar estudio
de precios del
mercado.
4. Realizar
convocatorias
para la
contratación de
proveedores de
equipos y
suministros.
5. Recibir
propuestas de
los interesados.
6. Evaluar
propuestas.
7. Seleccionar
proveedor y
adjudicar
contrato.
8. Emitir
certificado de
disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal
(RP)
9. Elaboración y
firma de
contrato.

Kits de 3.4 Contrat 1. Identifica Gerente Lista de Lombricol. 10- 20-12-19

lombricultu compra de o de ción de del proveedor 12-
ra. maquinari precio producto proyecto es. 19
ay fijo. s.
equipos. 2. Realizar la
descripción de
las bases
técnicas y
métricas de
calidad
requeridas.

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 Plan de Gestión de las adquisiciones .
3. Realizar estudio
de precios del
mercado.
4. Realizar
convocatorias
para la
contratación de
proveedores de
equipos y
suministros.
5. Recibir
propuestas de
los interesados.
6. Evaluar
propuestas.
7. Seleccionar
proveedor y
adjudicar
contrato.
8. Emitir
certificado de
disponibilidad
presupuestal
(CDP) y registro
presupuestal
(RP)
9. Elaboración y
firma de
contrato.

Nota: adjuntar matriz de adquisiciones del proyecto.

PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR A SEGUIR (procedimientos de adquisición que se deben seguir)

Para la adquisición de servicios referentes al proyecto se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento:

9. Identificar las necesidades de servicio del proyecto.

10. Hacer descripción de las bases técnicas requeridas.
11. Realizar convocatorias para contratación de servicios.
12. Recibir propuestas de los interesados.
13. Evaluar propuestas.
14. Seleccionar y adjudicar contrato.
15. Emitir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y registro presupuestal (RP)
16. Elaboración y firma de contrato.

Para la adquisición de equipos y suministros referentes al proyecto se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento:

10. Identificación de productos.

11. Realizar la descripción de las bases técnicas y métricas de calidad requeridas.
12. Realizar estudio de precios del mercado.
13. Realizar convocatorias para la contratación de proveedores de equipos y suministros.
14. Recibir propuestas de los interesados.
15. Evaluar propuestas.
16. Seleccionar proveedor y adjudicar contrato.
17. Emitir certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y registro presupuestal (RP)
18. Elaboración y firma de contrato.

FORMATOS ESTÁNDAR A UTILIZAR (formatos de adquisición que se deben seguir)

Dado que el proyecto se financiara con recursos públicos, los formatos utilizados para la elaboración de contratos de adquisiciones
mediante el proceso de licitación serán los estipulados por el área jurídica de la alcaldía del municipio.

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 Plan de Gestión de las adquisiciones .

Además se debe tener en cuenta que se deberá dejar copia de este contrato para el proveedor, para el área legal y otra para la empresa.

COORDINACIÓN CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO (coordinación con el

cronograma del proyecto, reporte de desempeño, cambios en las decisiones de hacer o comprar, coordinación de fechas
contractuales con la programación del proyecto, etc.)
Las convocatorias para licitaciones se deben realizar atendiendo al cronograma de actividades.
Para realizar las adquisiciones se debe tener en cuenta que el proveedor pueda cumplir con las fechas establecidas para garantizar los
suministros y maquinaria, evitando retrasos y sobrecostos al proyecto.
Los cambios en las decisiones de hacer o comprar deben ser realizados teniendo en cuenta las fechas de los entregables, evitando que se
tomen decisiones en fechas que retrasen el proyecto.
Para la contratación de servicios se debe garantizar que el personal a cargo de cumplir con las necesidades de servicios sea altamente
calificado y pueda desempeñarse muy bien, evitando errores que puedan traer errores y sobrecosto al proyecto.

COORDINACIÓN CON LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE LOS PROVEEDORES (coordinación con la

gestión de proyectos de proveedores, enlaces de procesos, procedimientos, formatos y/o metodologías)
Se requiere que el proveedor haga llegar los suministros y maquinarias en las fechas establecidas, con el fin de verificar las especificaciones
técnicas y de calidad solicitadas durante los procesos de licitación.
Cada vez que el proveedor haga llegar suministros y maquinaria al proyecto, se deberá generar un formato de entradas al almacén, con el
fin de hacer las especificaciones necesarias sobre las entradas de maquinarias y equipo, verificando calidad, cantidades y fechas.
Las modificaciones que se requieran hacer en cuanto a los suministros y equipos requeridos, serán comunicadas con anticipación al
proveedor.
Se realizara el acta de finalización del contrato una vez sean entregados el 100% de los suministros y equipos, y para los contratos de
servicios el acta final se entregará una vez se cumplan con todas las actividades para las que fue contratado.

RESTRICCIONES Y SUPUESTOS (que puedan afectar las adquisiciones planificadas y por lo tanto el logro de los
objetivos del proyecto)
Las restricciones y supuestos asociados al proyecto son:
Los costos de la maquinaria y los suministros requeridos no tuvieron grandes variaciones con respecto al presupuesto inicial y la gestión de
los costos.
El proceso de contratación mediante licitación se llevó durante las fechas establecidas, respetando el cronograma del proyecto.
El cumplimiento de los acuerdos establecidos se realizara en las fechas establecidas dentro de los contratos.

RIESGOS Y RESPUESTAS (principales riesgos relacionados a las adquisiciones, y respuestas que han sido
consideradas en la gestión de riesgos del proyecto)
Se establecerán las fechas de entrega de suministros y equipos, dándoselas a conocer al contratista y manteniendo contacto con él.
Se dará un plazo máximo de 36 horas para cumplir con los compromisos adquiridos en el contrato.
Se especificarán en el contrato las penalizaciones por incumplimiento en los plazos otorgados.
Mantener buenas relaciones y comunicaciones con el proveedor, manteniéndolo informado de las observaciones y necesidades del
contrato.

MÉTRICAS (métricas de adquisición a ser usadas para gestionar y evaluar proveedores)

Se usarán los plazos y fechas establecidos en los contratos.
Se usarán las especificaciones técnicas y de calidad para verificar que los suministros y maquinaria cumplan.

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