INSTRUCTIVO DOE (Documentación

electrónica)
TITULAR versión 1.0

PROFESORA Yessica Pérez f.

Asesor Docente
Licenciado en Educación

Carabineros de Chile
DEPARTAMENTO TIC
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Índice

Contenido Pág.
Índice 2
Glosa de términos utilizadas en el instructivo 3
Introducción 4
Ingreso al sistema 5
Bandeja de entrada 5
Menú documentación electrónica 6
Nuevo documento 6
Uso Botón Reparticiones 7
Uso Botón Cargos 8
Uso Botón OPU 9
Bandeja de entrada 10
Funciones disponible para el tratamiento de los documentos 10
Responder 11
Tramitar 11
Pendiente 12
Archivar 12
Imprimir 13
Bandeja de enviados 13
Bandeja de salida 14
Documentos pendientes 14
Archivo personal 15
Buscar documentos 16
Resultado de la búsqueda 17
Traza de documento 17
Lista de destinatario 18
Control de lectura 18
Colaboradores 19
Colaborador que lee documentos y guarda en bandeja de salida 20
Colaborador: leer documentos y enviarlos 20
Cambiar contraseña de inicio de sesión y de encriptación 21
Cerrar sesión 21
Consideraciones. 22

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Glosa de términos utilizadas en el instructivo

1. O.P.U. = oficina de partes única

2. Cargos= asociado al cargo que desempeña determinado funcionario.

3. Trazos = es un seguimiento a la documentación

4. CL= control de lectura (al seleccionar esta opción visualizará los destinatarios)

5. N.C.U.= Numero correlativo único.

6. Editar colaboradores= agregar usuarios (privilegio Jefes, O.P.U., fiscalías)

7. = este símbolo indica que un documento es carácter de Informativo

8. = indicador de destinatario principal

9. = indica documento no leído

10. = indica que el documento ha sido leído.

11. =indicador de documento adjunto.

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INTRODUCCIÓN

Objetivo del Sistema:

Unificación de la documentación interna de Carabineros y su distribución en las

distintas dependencias de las Altas Reparticiones, Reparticiones, Unidades y
Destacamentos.

Descripción:

Consiste en una Aplicación Web, desarrollada en una plataforma centralizada con

acceso a través de la INTRANET de la Institución.

Esquema:

El referido Sistema OPU (Oficina de Partes Única), ha sido diseñado para aplicarlo en
las siguientes Reparticiones de la Institución:

OF. PARTES ÚNICAS:

DIRECCIONES
JEFATURAS DE ZONAS
PREFECTURAS
DEPARTAMENTOS

EJEMPLO DEMOSTRATIVO APLICADO A PREFECTURAS

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INGRESO AL SISTEMA

http://doe.carabineros.cl

Para ingresar al sistema, digitar Rut y clave, la primera vez que se ingresa a la
aplicación la clave serán los cinco primeros dígitos del Rut.

AL INGRESAR AL SISTEMA LA APLICACIÓN LO SITUARA EN LA BANDEJA DE

ENTRADA.

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MENÚ DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

NUEVO DOCUMENTO

Al crear un nuevo documento, “PARA”, debe seleccionar al destinatario presionando

uno de los tres botones: Reparticiones, Cargos u OPU, si el documento se envía
con INFORMATIVO debe seleccionar el destinatario a informar, luego se debe
seleccionar la MATERIA, agregar el asunto, Si requiere plazo seleccionar del
calendario la fecha, la clasificación por defecto indica “ORDINARIO”, si el documento
es “SECRETO”, debe seleccionar dicha opción, Adjuntar Archivo si corresponde,
redactar el documento y finalmente Enviar o Guardar en Bandeja de Salida. Según
decisión del usuario o necesidad.

Descripción

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El botón correspondiente a Reparticiones, Permite el envió de documentación

electrónica; de Prefecto a prefecto, de Director a Director, de Jefe Departamento a
Jefe Departamento, Este privilegio está definido solo para el titular de la O.P.U.
(Oficina de Partes Única), asociada a esa repartición.

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El botón Cargos está asociado a las labores que desempeña cada uno de los
integrantes de una repartición, al presionar el botón cargos se desplegara la ventana
que se muestra a continuación, en la cual debe seleccionar el funcionario asociado al
cargo que cumple

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Dentro de los destinatarios de la documentación electrónica se encuentra el concepto

O.P.U. (Oficina de Partes Únicas), función que permite la distribución de los
documentos entres OPU, Pertenecientes a una Zona, Dirección, Departamento y
Prefectura.

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BANDEJA DE ENTRADA

Aquí se ubicaran todos los documentos recibidos, para ser tramitados según
corresponda.

Funciones disponible para el tratamiento de los documentos.

Al abrir un documento se visualizaran cinco alternativas, de acciones a realizar que

serán descritas a Continuación:

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ALTERNATIVA. 1

Este mensaje le indica que usted dará una respuesta definitiva al documento, más aun
si tiene plazo.

ALTERNATIVA 2

Al presionar el Botón aceptar este documento quedara en trámite, las razones pueden
ser dos, o será asignado a un subalterno o se tendrá que realizar algunas consultas
para dar una respuesta definitiva.

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ALTERNATIVA 3

Este documento quedara en la bandeja de DOCUMENTOS PENDIENTES,

ALTERNATIVA 4

Este mensaje le indica que su documento quedara en su ARCHIVO PERSONAL.

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ALTERNATIVA 5

Este mensaje de advertencia le indica que los documentos no se deben Imprimir en

forma masiva.

BANDEJA DE ENVIADOS

En la bandeja de documentos enviados en las columnas se visualizan indicadores

como por ej. El nro. De documento, el N.C.U. (numero correlativo único), destinatario,
el asunto, fecha en que se envió, plazo y el control de lectura (CL).

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BANDEJA DE SALIDA

En esta bandeja se situaran todos aquellos documentos, que serán enviados luego de
la aprobación del jefe, también para completar alguna información necesaria para que
dicho documento sea enviado.

NOTA: En esta bandeja puede eliminar un documento si ya no requiere ser enviado.

DOCUMENTOS PENDIENTES

Un documento será enviado a la bandeja pendientes, una de las razones puede ser
que dicho documento requiere de más información para darle respuesta. O en su
efecto a dicho documento se dará respuesta con posterioridad.

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ARCHIVO PERSONAL

En esta bandeja se situaran todos los documentos recepcionado por el usuario,

incluyendo aquellos que no sea necesario responder, o que no se realizara ninguna
acción sobre ellos.

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BUSCAR DOCUMENTOS

A modo de ilustración se describirán algunas opciones de la pantalla de búsqueda de

documentos

Botones considerados:

=Al seleccionar esta opción le permitirá realizar una búsqueda en

todo el nodo, este es privilegio solo del prefecto y Oficina de partes.

= esta opción solo permite búsquedas en la cuenta Personal.

La búsqueda se puede realizar en las bandejas de: ENTRADA, ENVIADOS, SALIDA,

DOC. PENDIENTES Y ARCHIVO PERSONAL.

Para una búsqueda más específica, ingresar una referencia del documento en,
“TEXTO EN DOCUMENTO”, “NUMERO CORRELATIVO ÚNICO”, “Repartición”,
“Cargo”, “FECHA DESDE”, “FECHA HASTA” y finalmente presionar botón “Buscar”.

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RESULTADO DE LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

Una vez ingresados los parámetros de búsqueda la aplicación arrojara la siguiente

información, el NRO. De documento los destinatario, el ASUNTO, las fechas en que
se enviaron y guardaron los documentos, la TRAZA donde presionando el botón ver
permite visualizar los destinatarios y el CL; permite visualizar el control de lectura.
Como se graficara en las siguientes ilustraciones.

TRAZA DE DOCUMENTOS.

Al presionar el botón , activara la opción DESTINATARIOS.

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LISTA DE DESTINATARIOS

Al presionar la opción , visualizara a quien van dirigidos los documentos.

: CONTROL DE LECTURA

En esta ventana se visualizaran los documentos que han sido leídos, en el ejemplo
aquí nos muestra que en este listado los documentos no han sido leído.

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COLABORADORES

Al ingresar a la opción colaboradores, se visualizaran los colaboradores con los que

cuenta el titular, y a su vez podrá incluir mas colaboradores presionando el botón
editar colaboradores.

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Colaborador que leerá documentos y los guardara en bandeja de salida

Para crear un colaborador la aplicación solicitara ingresar el Rut, del usuario que
nominara como colaborador. Una vez que se ha completado la información asociada
al usuario, debe presionar botón agregar.

Colaborador creado para: LEER DOCUMENTOS Y GUARDAR EN BANDEJA DE

SALIDA

Colaborador creado para LEER DOCUMENTACIÓN Y ENVIARLOS

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CAMBIAR CONTRASEÑA DE INICIO DE SESIÓN Y DE ENCRIPTACIÓN

Al ingresar a la opción Cambiar contraseña, puede modificar su contraseña

ingresando la actual e ingresando la nueva contraseña

Al final del menú encontrara las opciones que se muestran a continuación, las que le
permiten cambiar la contraseña y cerrar sesión.

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CONSIDERACIONES

Se hace presente, que al dejar la aplicación sin ser explorada, pasado un

tiempo no le permitirá seguir operando en ella. Deberá cerrar la sesión e
ingresar nuevamente.

Este sistema reemplaza a la antigua Documentación Electrónica.

Permite el control de vencimiento de los documentos, mejorando la gestión

administrativa.

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