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PROCEDIMIENTO PARA
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y Versión N°: 07
CONSULTA
Fecha de Versión: 2019-MAR-01
Página: 1 de 9
1. OBJETIVO
Establecer las pautas para la comunicación, tanto interna como externa con las partes interesadas, en
temas de calidad, salud, seguridad en el Trabajo y Ambiente y definir los mecanismos de actuación, para
que cualquier trabajador realice consultas y participe en la gestión de riesgos.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con el establecimiento de los canales de comunicación tanto internos como
externos, pasando por la recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones de partes
interesadas.
Y debe ser conocido y aplicado por el personal bajo el control de la organización y que participan en el
Sistema Integrado de Gestión.
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
4. PARAMETROS GENERALES
Canales de comunicación
- Reuniones internas tales como comité de gerencia, coordinación y por áreas principalmente
- Telefonía celular
- Correo corporativo
- Servidor interno
- Cartelera digital
- Newsletter interno
- Página web
- Redes sociales
- Email marketing
- Newsletter externo
- Zendesk y whatsapp
Instrumentos & controles S.A. a través de la Alta Dirección ha decidido no comunicar sus
aspectos e impactos ambientales significativos a partes externas, excepto en los casos en los
cuales el Cliente haga la solicitud expresa para dar cumplimiento a un requisito de una oferta de
servicio/compra o a un requisito de un contrato; el método a utilizar para realizar esta
comunicación externa es por correo electrónico o entrega en medio físico al representante de la
empresa Cliente.
Las comunicaciones internas relativas a seguridad y salud en el trabajo pueden ser recibidas a
través de los canales de comunicación descritos en la etapa 1 de este documento, su respuesta
se realizará preferiblemente a través de correo electrónico o en su defecto comunicación escrita
o verbal, se llevará registro de tales comunicaciones en la base de datos “Control de solicitudes
del personal”
5. DESARROLLO
6. FLUJOGRAMA:
No Aplica.
7. DOCUMENTOS REFERENCIA
N/A
8. ANEXOS
ANEXO No. 1 PLAN DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA
Inducción, Reinducción -
Charlas SIG y correos del
Registro de
Política Sistema SIG:
Capacitación
Integrado de Personal I&C Reuniones Internas áreas
Compromisos Registro Gerente General
gestión y Contratistas Inducción Contratistas Permanente
Política divulgación correo Directores/Líderes
Políticas de COPASST Manual SIG
- Registro entrega
Prevención Servidor/SIG Compartido
documento
Publicación Política
Página web
Registro de
Política Calidad Capacitación Inducción especifica
del laboratorio, Compromisos Personal Registro Gerente Técnico Reuniones Internas áreas
Permanente
Política de Política laboratorio divulgación correo Líder Laboratorio Manual SIG
confidencialidad Registro entrega Servidor/SIG Compartido
documento
- Matriz de Registro de
Inducción - Charlas de
Identificación y Capacitación
Inducción
Peligros y Evaluación de Registro Directora GH-SIG
Personal I&C Charlas SIG y correos del SIG
Riesgos Peligros y Riesgos divulgación correo Responsable HSE Permanente
Contratistas Reuniones Internas áreas
-Riesgos prioritarios Registro entrega proyectos
Inducción Contratistas
- Programas de documento
Servidor/SIG Compartido
Gestión Acta Reunión
Objetivos SIG
Gerente
Objetivos Reuniones y correos
Administrativo y
específicos -Registro electrónicos para divulgación
Financiero
Objetivos y Plan de Negocios Personal I&C divulgación correo Publicación
Directora GH-SIG Trimestral
Metas Año fiscal - Servidor/SIG Compartido
Líder Laboratorio
Objetivos de calidad -Registro entrega
de Calibración
del laboratorio de de Documentos
Gerente Técnico
calibración.
-Registro de
-Organigrama Capacitación
Perfiles de cargo -Registro entrega Directora GH-SIG A necesidad
Inducción -
Responsabilidades de Documentos Responsable HSE (ingreso de
Publicación y Divulgación de
Estructura y SIG Personal I&C - Registro de Proyectos personal,
la descripción y perfil de
responsabilidad - Anexo HSE evaluación Gerente Técnico actualización de
Cargo
Contratistas responsabilidades Líder Laboratorio estructura
Servidor/SIG Compartido
- Representante de SIG de Calibración organizacional)
alta dirección - Evaluación de
desempeño
Metodología para el
control de
documentos y Directora GH-SIG Correo Interno, Reuniones
Control - Registro con el personal de las áreas Cada vez que se
registros
Documentos y Personal I&C divulgación correo Correo SIG presenten
Líderes de
Registros -Registro de Servidor/SIG Compartido cambios
Documentos y proceso
Capacitación
registros
actualizados
De acuerdo a
Registro revisión
frecuencia
Resultados de la por la dirección Director GH SIG –
Personal establecida en
Retroalimentaci evaluación de la Registros Directores de Revisión por la Dirección o
I&CPartes procedimiento
ón Clientes percepción del encuestas de Ventas, Gerente Reunión de Indicadores
Interesadas para la evaluación
cliente. satisfacción al Técnico
de la satisfacción
cliente
del cliente
Investigación y
Análisis de
Estadísticas de Incidentes
accidentalidad Formatos Cuadro
Personal I&C Director GH SIG Inducción
Accidentes y de Reporte Cada vez que se
Partes Responsable HSE Charlas SIG y correos del SIG
casi - accidentes Metodología reporte FURAT requiera
Interesadas Proyectos Carteleras
de accidentes y casi Registro
accidentes divulgación correo
Registro entrega
documento
Alta
Informe Estado del Reunión Coordinación –
Revisión por la Dirección Acta Revisión por Gerencia Después de cada
Sistema Integrado Correo Electrónico
Dirección la Dirección Directora GH -SIG ciclo
de Gestión Carteleras
COPASST
Revisión por la Informe estado Director I&M Acta Revisión por Líder Laboratorio Reunión -Correo Electrónico Anual
Dirección del Sistema de Gestión la Dirección de Calibración
laboratorio de y actividades del
9. CONTROL CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de
Versión N°. Descripción del cambio Elaboró Revisó Aprobó
Versión