CONTRAT LBM / DIRECTION DES TRAVAUX

Engagements du service Engagements du LBM

Maintenance locaux
- Examen des demandes de - Recensement des demandes de travaux de
maintenance des locaux en fonction des maintenance des locaux via le pôle
disponibilités financières et réponse
écrite de la décision sous 15 jours
-Traitement des demandes - Saisie de toutes les demandes
d’intervention effectuées via le logiciel d’intervention dans le logiciel xxx
xxx avec réponse sous 48h ouvrées
- Information des délais nécessaires en - Suivi de la réalisation des demandes
cas de demande d’intervention externe d’intervention
-Mise en œuvre et suivi des contrats de
maintenance
- Prise en compte immédiate des - Signalement immédiat pour les locaux
demandes d’intervention pour les locaux sensibles (Climatisation, P3 et biothèque)
sensibles sous réserve des priorités pour
l’établissement
- Emettre et traiter les NC/réclamations - Emettre et traiter les NC/réclamations

Système de climatisation et de traitement de l’air :

La DE est responsable de la bonne exécution du contrat de maintenance de l’année
en cours pris avec la société retenue.
Il comprend:
- le nettoyage des bouches de climatisation suivant les clauses contractuelles
- l’entretien des centrales de traitement d’air
- le contrôle de la laminarité, de la vitesse du flux, des pressions et des
manomètres dans le P3 ainsi que le changement de filtres absolus si nécessaire
Toute intervention est notifiée à l’aide d’un bon d’intervention remis à un cadre
ou remplaçant du LBM et signé par celui-ci

Contrôle du flux du P3
Ce contrôle doit être effectué par l’organisme prestataire conformément à ses auto-
contrôles. L’Hôpital se réserve le droit de demander une contre-vérification par un
organisme agréé.
La direction des investissements et travaux s’engage à organiser à minima un
contrôle suivant la réglementation en vigueur
La date d’intervention est décidée conjointement avec le cadre ou remplaçant en
charge de l’organisation de la microbiologie
Si le contrôle est non conforme, la DIT s’engage à prendre les mesures correctives
nécessaires et à réorganiser un nouveau contrôle.
La DE s’engage à intervenir ou faire intervenir, immédiatement après le
signalement d’un dysfonctionnement, le prestataire en charge de la maintenance
du système de traitement d’air du P3 et de la biothèque sous réserve des priorités
pour l’établissement
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Engagements du service travaux Engagements du LBM
- Validation des demandes - Recenser des besoins
- Suivi et réalisation des travaux -
- Emettre et traiter les NC/réclamations - Emettre et traiter les NC/réclamations

Engagements du Service Sécurité Engagements du LBM

générale et incendie
- Assurer les formations sécurité - Elaborer les plannings de présence des
incendie ; traçabilité des participants professionnels aux sessions de
formation incendie
- Mise à disposition des cartes d’accès - Transmettre les mouvements du
pour les professionnels et stagiaires personnel : nouveaux professionnels,
stagiaires, départs
-Mise à jour des droits d’accès
- Emettre et traiter les NC/réclamations - Emettre et traiter les NC/réclamations

Non-conformité-dysfonctionnement :
Est définie comme « non-conformité » tout écart par rapport aux dispositifs spécifiés
au contrat.
Est défini comme « dysfonctionnement » toute anomalie non prévue au contrat.

Communication des non-conformités et/ou dysfonctionnement

Tout dysfonctionnement est signalé auprès des services de la DE par le LBM et
vice versa au moyen de la fiche de dysfonctionnement et/ou non-conformité en
vigueur dans le système documentaire du LBM ou institutionnelle
Traitement des non-conformités et/ou dysfonctionnement
Les services de la DE et le LBM d’autre part, conservent chacun les fiches de
dysfonctionnement et/ou non-conformité émises, et sont garants respectivement de
la traçabilité des actions mises en place.
Le receveur d’une fiche assure une réponse à l’émetteur dans un délai d’une
semaine, et s’engage à prendre les mesures correctives adéquates.
Les fiches de dysfonctionnement et/ou non-conformité sont analysées lors de la
revue de direction annuelle du laboratoire.
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Indicateurs qualité :
L’application de ce contrat est suivie au travers des indicateurs suivants, qui seront
analysés et éventuellement adaptés conjointement par les services contractants lors
de la revue de direction du LBM.

Responsable
Intitulé de Mode de calcul Sources des Fréquence
de
l’indicateur retenu données traitées de calcul
l’indicateur
Fiches NC Logiciel
Non conformités RAQ Annuelle
xxx
Evaluation des
XX Annuelle
fournisseurs
Pilote
Respect des délais
Processus Annuelle
d’intervention planifiés
Equipement
Respect du nombre de Pilote
Nombre réalisé
maintenances Processus
par rapport au Annuelle
préventives définies Equipement
nombre prévu
dans les contrats et DE
Respect contractuel
Nombre Pilote
des délais
d’intervention Logiciel xxx Processus Annuelle
d’intervention pour les
supérieure à 24h Equipement
analyseurs