Pasos para ingreso de asistencia a Fase Lectiva

Para registrar asistencia debe ingresar a la opción Ejecución Capacitación del menú Ejecución del sistema.
A esta opción pueden ingresar tanto usuarios de SENCE como de los ejecutores, pero solo los usuarios de
ejecutores pueden registrar la asistencia, ya que los usuarios SENCE solo ingresa para visar formularios o
visualizar información.

Luego de seleccionada la opción Ejecución Capacitación se debe seleccionar los filtros de búsqueda y
seleccionar el botón Buscar. Siempre se debe seleccionar como filtro al menos el programa y número de
llamado excepto cuando ingrese el código SIC del curso como filtro de búsqueda.

Al seleccionar Buscar el sistema muestra el listado del o los cursos que cumplen con el filtro ingresado,
donde en la columna Acciones muestra iconos con opciones de ingreso a los formularios de ejecución de
cada fase del curso según la modalidad de éste, esto es, opciones para ingresar a los formularios de inicio

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de curso y cierre de fase lectiva para todos los cursos y opciones de ingreso de formularios de inicio y
término de práctica laboral, asistencia técnica, seguimiento y colocación o intermediación laboral,
dependiendo de las fases del curso.

Para ingresar a la opción de asistencia debe identificar el curso y seleccionar el icono Inicio Curso (primer
icono de la columna Acción).

En la opción inicio curso el sistema muestra la información de ejecución del curso, según lo aprobado en
Acuerdo Operativo y sus anexos, el listado de alumnos inscritos en formulario de inicio y las opciones:

- Ver Visación F1: En esta opción podrá ver la visación del formulario de inicio y el estado de esta,
en caso que el formulario esté visado.
- Imprimir Planilla Seguro: Opción que se habilita al usuario SENCE y OTEC para emitir en Excel la
planilla de alumnos a asegurar para envío a la compañía de seguros.
- Imprimir Formulario 1: Esta opción se utiliza para guardar los alumnos inscritos luego que el
ejecutor los selecciona y para emitir el formulario 1 para ser presentado a SENCE.

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 - Asistencia Manual: Opción que se habilita para los usuarios de ejecutores, cuando el curso está
definido con este tipo de asistencia, a través de la cual pueden registrar la asistencia de los
participantes del curso
- Reemplazo Alumno: Permite registrar el reemplazo de alumno y el ingreso de alumnos luego de
iniciado el curso
- Cierre Curso: Esta opción permite ingresar al ingreso del formulario de finalización de fase lectiva
donde se registra las ausencias y deserciones justificadas, nivelación de horas y el estado del
alumno, información a partir de la cual calcula los montos a pagar por cada alumno

Al seleccionar la opción Asistencia Manual el sistema muestra el listado de todos los alumnos (inscritos,
reemplazados y reemplazantes) del curso con la calidad de ingreso, número de días registrados según
asistencia y las opciones de Agregar Asistencia y Ver Asistencia. Luego de este listado aparecen las
opciones Volver al Curso, Asistencia Curso y Eliminar Asistencia Curso.

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Para ingresar la asistencia de un día debe seleccionar el botón Asistencia Curso y en la pantalla Agregar
Asistencia seleccionar a los alumnos presentes el día a registrar y luego seleccionar el botón Buscar
Horario.

En la selección de los alumnos presentes se debe tener en cuenta la fecha de incorporación de los
reemplazantes y la de abandono de los reemplazados, ya que no podrá registrar asistencia antes de la
fecha de incorporación o después de la fecha de abandono.

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Una forma rápida de ingresar asistencia es seleccionar el casillero Seleccionar Presentes que permite
seleccionar todos los alumnos del curso y luego desmarcar los alumnos que deben quedar como ausentes.

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La opción Buscar Horario muestra las fechas en que se realizó el curso, según el horario ingresado en el
Acuerdo Operativo y sus anexos.

Si al ingresar a esta opción no aparecen fechas, debe seleccionar el botón Buscar Fechas horario Curso
para que se carguen las fechas en el recuadro según lo ingresado en el Acuerdo Operativo y sus anexos.

Para seleccionar la fecha a la que corresponde la asistencia a ingresar, debe buscar la fecha desde el
recuadro Seleccionar Fecha Horario Curso, avanzando con las flechas que aparecen al final de este
recuadro o bien ingresando el número de página y presionando la tecla Enter o Intro de su teclado.

La selección de la fecha se realiza haciendo doble clic con el mouse sobre la fila de la fecha, situación que
muestra la fecha seleccionada en el recuadro Fecha Inicio. También puede ingresar la fecha de la asistencia
a registrar directamente en este recuadro, pero se recomienda seleccionar la fecha para tener la seguridad
de que el horario está correctamente registrado en el sistema.

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Si no encuentra la fecha de la asistencia a ingresar debe revisar el horario del Acuerdo Operativo desde la
opción Mantenedores Cursos y si corresponde una corrección generar un anexo de acuerdo operativo con
la corrección del horario. Si este cambio implica cambio de fechas debe solicitar al encargado regional
realice el cambio de fechas desde la opción antes indicada.

Luego de seleccionada la fecha se debe seleccionar la jornada a la cual corresponde la asistencia registrada,
ya que un curso se puede realizar en más de una jornada. El ingreso a doble jornada solo es necesario
cuando el pago de capacitación y subsidio es proporcional a la asistencia diaria y no cuando el pago es por
día asistido.

Parar guardar la información de asistencia debe seleccionar el botón Grabar lo que deberá confirmar en
el siguiente cuadro.

Al guardar la asistencia se puede encontrar con tres situaciones que sistema informará para su
confirmación o posterior gestión.

1. La fecha de asistencia es menor a la fecha de incorporación de algún reemplazante seleccionado como

presente o menor a la de abandono de algún reemplazado. En este caso deberá aceptar el mensaje
del sistema, donde informa del problema y detalla el nombre de los alumnos afectados, y volver a
seleccionar a los alumnos presentes sin marcar al o los alumnos con problemas.

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2. Se registró asistencia para reemplazados o reemplazantes, incluidos los alumnos que se incorporan
para completar cupo, cuyo formulario complementario no se encuentra visado. En este caso el
sistema guardará la información y el ejecutor debe informar al encargado regional sobre el problema
detectado para que regularice la visación en el sistema.

3. Existe asistencia ya registrada para alguno de los alumnos para la fecha ingresada. Al aceptar este
mensaje se guardará la asistencia borrando la registrada anteriormente y por el contario, al
seleccionar el botón Cancelar del mensaje no se guardará la asistencia seleccionada.

Luego de guardar la información o dar respuesta a los mensajes antes detallados, volverá a la pantalla
Agregar Asistencia donde podrá seguir registrando la asistencia del curso o bien volver a la opción de
Asistencia Manual para utilizar otras opciones.

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Además de la opción de registro de asistencia, en la opción Asistencia manual tendrá para cada alumno
las opciones de agregar asistencia y visualizar asistencia ya ingresada. También desde esta opción podrá
eliminar la asistencia ingresada para un día seleccionando el botón Eliminar Asistencia Curso.

Al seleccionar la opción agregar asistencia se abrirá la pantalla para que pueda seleccionar la fecha y
jornada de asistencia a ingresar y seleccionar el botón Grabar para registra la información en el sistema.

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Al seleccionar la opción ver asistencia se desplegará toda la asistencia registrada para el alumno
seleccionado, separado en páginas de a 10 registros. Para buscar la asistencia podrá moverse de una
página a otra seleccionando las opciones que aparecen al final del listado o bien aumentando el número
de registros a visualizar y luego moverse entre las páginas utilizando las opciones habilitadas al final del
listado (inicial, anterior, siguiente, última).

Desde esta opción, dependiendo del perfil del usuario, se puede modificar o eliminar la asistencia de uno
o más días. Para modificar la asistencia, se debe hacer doble clic sobre el estado de asistencia del día a
modificar, seleccionar la opción Presente o Ausente según corresponda y presionar la tecla Enter o Intro
de su teclado.

Para eliminar la asistencia de un día debe identificar la fila de la fecha a eliminar y seleccionar el icono
eliminar que se encuentra en la última columna del listado. Se eliminar la asistencia una vez que confirme
la acción en el mensaje que muestra el sistema.

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Otra opción que está disponible, en el registro manual de asistencia, es la posibilidad de exportar la
asistencia registrada a un archivo Excel. Para esto debe seleccionar el icono Excel que aparece sobre el
listado de alumnos y confirmar el mensaje del sistema.

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