Managementul documentelor electronice

sau

Managementul documentelor digitale

sau

Managementul arhivistic al documentelor electronice

Sau

Managementul arhivelor digitale

sau

Arhive electronice
Sau

Arhivistică digitală
Precizări introductive
Cursul de față intitulat Managementul documentelor electronice are ca obiectiv general furnizarea unei
introduceri în teoria, metodologia și practica arhivistică a documentelor produse în mediul digital. Din
acest punct de vedere, cursul se putea intitula la fel de bine

 Managementul arhivistic al documentelor electronice

 Managementul arhivelor digitale
 Arhive electronice
 Arhivistică digitală

Deși toate aceste denumiri par a fi sinonime, este important de subliniat că literatura profesională în limbi
străine și, uneori, literatura în limba română din domenii diferite de arhivistică, pot da nuanțe specifice
acestor titluri.

De asemenea, prezența distinctă a acestui domeniu în cadrul pregătirii arhivistice indică faptul că există
suficiente elemente de specificitate față de cursul general de arhivistică; pe de altă parte, prezumă și
faptul că domeniul este de interes pentru profesioniștii din domeniul arhivelor.

Din aceste motive, vom face în continuare o serie de considerații menite să clarifice domeniul de studiu.

Relevanța digitalului pentru arhivistică

Dezvoltarea economică în epoca postbelică a implicat un avânt fără precedent al societății industriale. Ca
o consecință, în anii ’1970, în societățile dezvoltate hiper-tehnologizate resimt trecerea la un „al treilea
val”, și astfel emerge o nouă paradigmă de dezvoltare — societatea informațională. Această paradigmă se
baza pe ideea „revoluției informatice”, prin „înlocuirea muncii fizice prin tehnologie la locul de muncă,
computerizare acasă și la serviciu și explozia industriei de divertisment”1 . Introdusă inițial ca o mijloc de
producție superior, informatizarea aduce în scurt timp cu sine o revoluție conceptuală, o nouă
perspectivă asupra aspectelor societății și mediului de afaceri. Astfel încât s-a putut afirma că, ,,acum, la
sfârșitul celui de-al douăzecilea secol, la patru decenii de epocă a computerelor, este tot mai evident că
natura esențiala a activității însăși este informația. Cei mai mulți dintre angajații din orice corporație sunt
implicați în activitatea de strângere, generare sau transformare a informației... Informația a revizuit locul
de muncă”2. Celebrul Peter Drucker, poate cel mai cunoscut teoretician al managementului din Statele
Unite, remarca faptul că: „Productivitatea cunoștințelor a devenit deja cheia productivității [economice],
forță competitivă și împlinire economică. Cunoștințele au devenit deja o industrie primară, industria care
furnizează economiei resursele centrale și esențiale ale producției”3.

Dacă citatele anterioare surprind perspectiva de acum câteva decenii a unor vizionari sau observatori
atenți ai transformării activității umane — adică părerea câtorva puțini înzestrați să discearnă realități nu
foarte evidente —, astăzi informația digitală este o realitate clară pentru oricine. De la simplul telefon
mobil omniprezent până la „registre” vitale pentru administrarea statului, computerul (și toată

1
Helena Tapper, Understanding of Information Society Paradigm la HUhttp://www.helsinki.fi/%7Enaalisva /
argonaut/ intro.html.
2
Citat în Mythic Modern Origins and the History of Records Management, din Richard J. Cox, Closing an Era:
Historical perspective on Modern Archives and Records Management, [NY], 2000, p. 1 (versiune digitală, Google
books]
3
M. Robek, G. Brown, D. Stephens, Information and Records Management, ed. 4, NY, 1996, p. 2
infrastructura asociată lui) este instrumentul principal de lucru. Informația este astăzi produsă aproape
exclusiv cu mijloace digitale și tot mai mult păstrată doar sub formă digitală. În acest context apare cu atât
mai frapantă o anumită întârziere în abordarea problematicii arhivelor digitale în România, fie din
nepăsare, fie din ignoranță. Indiferent de motiv, volumul informației create, fluiditatea acesteia, precum
și disponibilitatea ridicată a canalelor de comunicații reprezintă niște mize majore pentru orice
organizație responsabilă, care ia în calcul riscuri juridice, financiare sau de reputație. Mai mult, dată fiind
componenta digitală majoră a arhivelor cu valoare istorică produse în prezent, implicarea în problematica
menționată din partea Arhivelor Naționale nu este doar recomandată, dar ar trebui să fie chiar
obligatorie.

Arhivistica s-a ocupat mereu de document, pentru că informația în sine nu putea fi altfel tangibilă. Dar, în
esență s-a ocupat de conținut, de informația dintr-un anumit context, într-o anumită formă. S-a
preocupat de strângerea informației importante care provenea de la creatorii de arhivă, de păstrarea în
depozite pe termen lung a informației relevante și furnizarea accesului pentru cei îndreptățiți. Astăzi,
informația nu mai este tangibilă; autoritatea creării informației poate fi disputată și împărtășită de mai
mulți autori; cantitatea de informație este enormă; accesul la informație este solicitat ca ceva natural, iar
utilizatorii sunt prea exigenți pentru alt acces decât online și imediat și nu par a înțelege vreo logică de
confidențialitate.

Răspunsul inițial al arhiviștilor, români sau străini deopotrivă (subminat astăzi tot mai mult de noile
generații) a încercat fie să minimalizeze, fie să folosească diferite exemple ca argument pentru caracterul
,,nesigur”, neimportant și prin urmare ,,nearhivabil” al documentelor din mediul electronic. A existat și
încă mai persistă la nivel popular, convingerea că informația electronică nu are nevoie de profesioniști
pentru administrare. În definitiv, din acest motiv am introdus computerele, pentru că sunt mai ordonate
și riguroase decât oamenii, nu-i așa?... Această abordare este fundamental greșită și este suficient să ne
gândim la faptul că existența computerelor și sistemelor automate nu au eliminat meseria de bancher și
nici nu i-au transformat pe programatori în contabili. Sistemele informatice, oricare ar fi ele, au nevoie de
specificații tehnice pentru a fi dezvoltate, altfel spus, au nevoie de o descriere a proceselor de activitate
ce urmează a fi automatizate. Sistemele informatice sunt doar unelte cu ajutorul cărora specialiștii
fiecărui domeniu își desfășoară activitatea.

Observațiile că toate pretențiile utilizatorilor sunt mofturi, iar digitalul este o modă trecătoare, pot fi, într-
un fel corecte, deoarece majoritatea tehnologiilor nu sunt create pentru a genera „obiecte” potrivite
pentru a deveni acte sau pentru a fi arhivate corect, cum spunea specialistul german, Ulrich Kampfmeyer.
Însă, cred că este extrem de important de reamintit faptul că întotdeauna în istorie, documentul de arhivă
a fost creat ca nevoie operațională și nu ca artefact destinat păstrării. Și în acest sens, calea de evoluție a
avut întotdeauna la bază principiul economicului: cu cât o soluție era mai ieftină și răspundea nevoilor de
comunicare, cu atât șansele ei de promovare și folosire de către creatorii de documente au fost mai mari.
Și cu cât soluțiile erau mai ieftine, cu atât accesul mai larg al oamenilor a facilitat producerea mai multor
documente. Cum spuneam, omenirea a evoluat de la a scrie pe pereții peșterilor până azi, când scriu în
,,nori”… Sarcina profesională a arhivistului a fost de a asigura un management corespunzător al
documentului, a informației, și să răspundă provocărilor ridicate de crearea de documente, fie ele
cantitate, calitate, durabilitate.
La nivel arhivistic, tehnologia informațiilor și comunicațiilor are o dublă implicare. Pe de o parte, asigură
automatizarea proceselor arhivistice analogice, cum ar fi evidența, ordonarea, selecționarea, regăsirea.
Pe de altă parte, sistemele informatice sunt producătoare de informație digitală, adică tocmai obiectul
proceselor arhivistice automatizate… Este evident, așadar, că profesionistul arhivelor trebuie să aibă un
trunchi sănătos de competențe informatice. A ști să definești cerințele pentru un flux corespunzător de
administrare arhivistică menit să fie implementat într-un sistem informatic devine o competență de bază.
Pe de altă parte, a înțelege natura documentului arhivistic (actului) digital, a asigura păstrarea contextelor
de producție și a caracteristicilor respectivului act este vital pentru a asigura o arhivă digitală de bună
calitate.

În concluzie, relația arhivisticii cu tehnologia informației, la fel ca și în alte domenii, este astăzi și în viitor
previzibil una firească și esențială pentru desfășurarea activității la niște parametrii considerați acceptabili
de către societate. Administrarea informației arhivistice și, mai ales, regăsirea informației cât mai rapid și
complet, indiferent de bariera spațiului fizic reprezintă o funcție socială a profesiei. Suplimentar însă față
de alte domenii, sarcina arhivisticii de a asigura perenitatea/durabilitatea documentului electronice
arhivistic implică și o înțelegere tehnică a informației digitale, cu scop de păstrare și conservare.

General și specific în arhiva electronică

Termenul de arhivă este pe cât de comun, pe atât de polisemantic. Vorbim de arhivă ca o sumă de
documente, dar și ca depozit („cobor până la arhivă”) sau ca instituție (Arhivele Naționale). În primul caz,
discutăm de documentele unei instituții („arhiva Guvernului”), dar se poate vorbi și despre documente
provenite dintr-o anumită activitate („arhiva de carte funciară”, „arhiva contabilă”), de tipologii
documentare („arhiva tehnică”). Remarcăm însă faptul că aceste din urmă cazuri sunt, în general,
„specializări” din cadrul unei arhive mai ample a unei organizații.

Din punct de vedere tehnic, arhivistic, în limba română arhiva este definită ca totalitatea documentelor
create, primite și păstrate de o organizație sau o persoană, în cursul activității sale. Definiția surprinde
elementul specific al unui document pentru a constitui parte dintr-o arhivă, și anume legătura lui
,,organică”, naturală, cu procesul de activitate al organizației sau persoanei respective. O a două
consecință a definiției este aceea că, la nivel preliminar, o arhivă este individualizată prin creator. În
subsidiar, atribuțiile și procesele specifice de activitate ale creatorului pot crea (sub)arhive „specializate”
în cadrul arhivei generale.

Ca urmare, documentele create într-o organizație cu și pentru a fi folosite cu ajutorul computerului

reprezintă o tipologie de arhive, la fel ca arhivele administrative, arhitecturale, audio-video etc. La fel ca și
alte tipuri de arhive, prezintă o serie de caracteristici proprii, care însă nu alterează entitățile și relațiile
funcționale dintre acestea, caracteristice tuturor arhivelor și relevate în mod specific de arhivistică. Pe de
altă parte, la fel ca și celelalte tipuri de arhive, caracteristicile individuale determină noi sensuri și straturi
de înțelegere ale conceptelor și principiilor profesionale.

Perimetrul managementului arhivistic al documentelor

Vom aprofunda în cadrul cursului caracteristicile documentului de arhivă, făcând o serie de delimitări
conceptuale față de sensul general sau trans-disciplinar al acestui termen. Considerăm însă important ca
încă din secvența introductivă să clarificăm perimetrul acoperit de curs.

Termenul de arhivă are sensuri diferite în funcție de limba/cultura în care este folosit. Astfel, pentru
limbile latine, arhiva acoperă totalitatea existenței documentelor, de la crearea lor și până la păstrarea lor
„permanentă” și diseminare, în cadrul instituțiilor de arhivă istorică. În maghiară, germană sau engleză,
termenul de arhivă se referă doar la documentele cu valoare istorică, celelalte perioade din existența
documentelor purtând diferite nume.

Doctrina arhivistică românească, dezvoltată sub influență italiană, consideră că arhiva ia naștere din
momentul creării documentelor (arhiva curentă), devine arhivă de depozit (sau intermediară) și își
păstrează acest caracter fie prin păstrare și diseminare ca arhivă istorică, fie până în momentul în care
anumite documente sunt eliminate. Legislația arhivistică din România reflectă acest aspect, tratând
procesele de înregistrare, clasare, constituire dosare, păstrare, selecționare sau predare către arhivele
istorice. Prin urmare, vorbind în acest curs despre managementul arhivistic, vorbim despre administrarea
documentelor din momentul creării lor și până la selecționare sau păstrarea și diseminarea în cadrul
instituțiilor de arhivă istorică.

Pe de altă parte, este necesară o delimitare conceptuală față de alte discipline.

Dezvoltarea informaticii ca suport pentru procesele arhivistice a dus paradoxal la o pulverizare a

disciplinei, mai ales a arhivisticii la creatori, fiecare tip de aplicație dând naștere la diferite ,,specializări”.
Astfel, vorbim despre managementul documentelor (document management), diferit de managementul
actelor (records management), însă și de managementul conținutului (content management). Vorbim
despre managementul proceselor de activitate (business process management), managementul
activelor/bunurilor (asset management), managementul datelor (data management), managementul
cunoștințelor (knowledge management), managementul contractelor (contracts management) etc. Deși
se bazează în esență pe principii manageriale, dacă luăm în calcul că toate aceste aspecte erau, în lumea
fizică, consemnate în documente, putem considera că aceste aspecte sunt relaționate cu arhivistica. Prin
natura sistemelor moderne de calcul, „documentul” este însă mai puțin vizibil, ca obiect, fiind evidențiată
informația și datele care o compun. De aici impresia de domenii „noi” și, mai ales, de domenii care
„aparțin” IT-ului. Vom reveni în capitolele următoare cu unele considerații asupra acestor sisteme și a
cunoștințelor ,,specifice” pe care se bazează.

O observație distinctă trebuie făcută despre „arhivarea electronică”. Există multiple nuanțe (d.ex., în ce
măsură o arhivă de copii (digitale) este... o arhivă sau care e semnificația termenului în diferite limbi sau
profesii. Vom reveni mai detaliat asupra acestui subiect, dar considerăm utilă aici o precizare de
ansamblu. Arhivarea înseamnă depozitarea controlată a documentului de arhivă. Cu alte cuvinte,
arhivarea e parte a managementului arhivistic, arhivarea fizică reprezintă secvența prin care arhiva
curentă depinde arhivă intermediară/de depozit.

Printre aceste discipline există însă și una tip „umbrelă”, în plină expansiune, care tinde a îngloba totul:
guvernarea informației (information governance, IG). Privind la nivel generic, așa cum aminteam mai sus,
totul este informație, care, cu păstrarea proprietăților sale, trebuie adunată, administrată, protejată și
folosită, în funcție de atribuții și scopuri specifice. Wikipedia definește IG drept ,,o mulțime de structuri,
politici, proceduri, procese și mecanisme de control multidisciplinare, implementate pentru a administra
informația la nivel organizațional, sprijinind cerințele organizației imediate și de viitor privind
reglementările, aspecte juridice, de riscuri, de mediu și operaționale. IG trebuie să stabilească punctul de
echilibru între două scopuri organizaționale potențial divergente: extragerea valorii din informație și
reducerea riscului potențial al informației”4. Sau, într-o definiție a firmei de consultanță tehnologică

4
https://en.wikipedia.org/wiki/Information_governance
Gartner Inc. ,IG este ,,precizarea drepturilor de decizie și a cadrului de răspundere menit să încurajeze un
comportament desirabil în valorizarea, crearea, stocarea, folosirea, arhivarea pe termen lung și ștergerea
informației. Include procesele, rolurile, standardele și unitățile de măsură care asigură folosirea eficientă și
eficace a informației, care să permită organizației să își atingă propriile obiective”5.

Imaging Data
Big
Legal Audit Data Apps
Quality
Security
Storage
Regulations Compliance Print
Cloud XBRL
Standards
Risk Computing
Control Digital Content Email
Mobile
Signatures
Threats Process
Costs JPEG PDF/A
Disclosure Identity Information Social
Network
Capture
Ethics Privacy Governance BYOD
Licence
Trust
to operate Records
MoReq2010 Procedures

Data
Context Classification
Protection
Metadata
Archives Preservation

Transparency Values
Policies

http://www.strategy-partners.com/information-governance/4576566407

Prin scopurile sale, IG tinde să asimileze arhivistica (la creatori, dar nu numai) și să folosească conceptele
specifice pentru rezolvarea unora din aspectele de ,,guvernare”. Este de remarcat însă o anume imaturitate
a domeniului, ceea ce face să penduleze de la a fi identificată ca o disciplină distinctă (sprijinită puternic de
industria IT6) sau considerată o formă a arhivisticii (la creatori) îmbunătățită7.

Pentru scopurile prezentei lucrări, vom trata problema arhivelor digitale de o manieră ,,clasică”,
neexcluzând posibilitatea ca, în unele aspecte, să existe intersectări cu noile precepte ale guvernării
informației. În egală măsură, în opinia noastră, elementele de bază ale profesiei (ideea de document ca
dovadă a activității, procese de control al ciclului de viață, eliminarea controlată a informației irelevante,
perspectiva termenului lung și a valorii informației în această dimensiune etc.) sunt elemente care au trecut
testul timpului și care vor fi înglobate în noile discipline.

5
http://blogs.gartner.com/debra_logan/2010/01/11/what-is-information-governance-and-why-is-it-so-hard/
6
http://www.ironmountain.com/Knowledge-Center/Reference-Library/View-by-Document-Type/General-
Articles/R/Records-Management-vs-Information-Governance-What-Is-the-Difference.aspx;
http://www.filetrail.com/blog/2016/2/16/information-governance-vs-records-management;
http://www.vanausdall.com/index.php/records-management-vs-information-governance-whats-difference/;
http://www.sherpasoftware.com/blog/information-governance-vs-records-management-is-there-a-difference/;
http://www.sherpasoftware.com/blog/information-governance-and-records-management-a-question-of-strategy-
vs-tactics/.
7
https://www.arma.org/docs/bookstore/theprinciplesmaturitymodel.pdf?sfvrsn=2. Principiile arhivistice au
devenit principii de IG; la fel cartea lui Smallwood despre IG este replica aproape identică a cărții autorului despre
RM.
Adresabilitate
Cu toate că ne vom avea permanent în vedere situația specifică din România, cursul nu se va cantona la
prezentarea unei situații locale, deoarece, în opinia noastră, domeniul este extrem de slab dezvoltat în
țara noastră în raport cu situația de la nivel internațional. Prin urmare, ținta cursului este prezentarea
problemei documentelor/arhivelor digitale în sine, ca nivel de studiu academic, cu
exemplificări/particularizări la nivel național, acolo unde este cazul.

Acest curs este intenționat, în primul rând, pentru profesioniștii din domeniul arhivistic. În concepția
noastră — care poate diferi (în acest moment chiar radical) de prevederile standardelor ocupaționale
specifice —, un arhivist actual trebuie să aibă o minimă familiaritate cu mediul digital și să aibă cunoștințe
de operare cu computerul, în special în ceea ce privește bazele de date. Cursul de față necesită însă nu
doar astfel de cunoștințe, ci chiar unele mai avansate, deoarece discuțiile conceptuale și unele soluții
practice nu pot fi înțelese decât de cei care au depășit faza de dactilografiere la computer. Prin urmare,
acest curs nu va fi un curs de IT. Nu vom explica nicio clipă cum funcționează un browser și nici un
program de editare text. Dacă vom defini fișierul, o vom face exclusiv pentru recapitularea conceptului,
sau pentru a oferi o definiție care să sublinieze mai clar mai relevanța arhivistică; componenta IT așadar,
va avea mai degrabă un rol de prezentare, dar nu de formare a competențelor informatice pentru cititori.

Cursul se mai adresează, de asemenea, și profesioniștilor din alte domenii interesați de abordarea
arhivistică asupra domeniului documentelor/arhivelor digitale. Apariția legii arhivării electronice în 2007 a
deschis o zonă economică de „arhivare electronică” ce are, în opinia noastră, o conexiune aproape unică
cu zona tehnică, de IT și una aproape inexistentă cu conceptele profesionale arhivistice (situație clar
determinată și de imobilismul autorității de reglementare în domeniul arhivistic, Arhivele Naționale).
Astfel s-a ajuns, de pildă, să se considere că, în general, arhivarea electronică = scanarea documentului
fizic. Apreciem că explorarea perspectivei arhivistice asupra problemei este de natură să clarifice
domeniul și să ajute la luarea în considerare a cerințelor specifice în implementarea de sisteme/servicii.
Prin aceasta, se vor putea atât atinge scopurile domeniului, cât și realiza o ofertă economică superioară.