Código FN-C-01

CARACTERIZACION P RO CE S O DE AP OY O Versión 8
ACTIVOS FIJOS Tipo CARACTERIZACION
Implementación 2018-09-17

Presidente Ejecutivo Dirección Administrativa y Financiera, Coordinador Financiero, Auxiliar Administrativo,

RESPONSABLES: Auxiliar Contable y los demás funcionarios.
LIDER DEL PROCESO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Establecer las normas para el manejo, asignación, custodia y traslado de los activos fijos y de los elementos devolutivos
OBJETIVO asignados a los funcionarios de la organización.

ALCANCE Inicia con el reconocimiento del activo y termina con el seguimiento y verificación de los activo fijos.

ENTRADAS SALIDAS

PROVEEDOR ACTIVIDADES SERVICIOS Y/O CLIENTE INTERNO Y/O

INSUMOS
PRODUCTOS EXTERNO
INTERNO EXTERNO
PLANEAR
Excedentes ejercicios

Plan anual de trabajo

de la entidad.
Plan anual de adquisición
Funcionarios propiedad, planta y Comité de presupuesto, Junta
comerciantes Reporte hoja de vida Requerimiento de activos fijos para la entidad.
equipo. directiva
activos fijos.

Necesidades de
reemplazo de activos

Definir programa y cronograma de Bienes mantenidos,

Todos los
mantenimientos de acuerdo a las necesidades Reportes de
procesos Presupuesto vigente Proceso de compras
de la Entidad. mantenimiento de
equipos.
HACER
Proceso de Documentos soporte Registro de Activos Fijos en el sistema y Creación de activos en el Proceso finanzas
compras de la adquisición, del Entrega a custodios y sistema Movimiento de
Proveedores bien inmueble, activos fijos.
terrenos, mejoras o
remodelaciones o
adiciones,
construcción de obra
nueva
Factura de compra,
Información sobre
bienes recibidos
como donación.
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Funcionarios Solicitudes, avalúos, Registrar novedades o traslados de Activos Solicitud traslado de Contraloría general de la
depreciaciones, Fijos. activos fijos República, Proceso finanzas
Novedades de
personal: ingreso,
traslado o
desvinculación de
personal.

Concepto de Baja de activos fijos -Concepto técnico para Acta de baja, Concepto
ingenieros de baja de activos técnico para baja de
sistemas, avalúos, activos fijos, acta de
inventarios periódicos donaciones.
o anuales.
Proceso Inventario físico Solicitar compra de póliza de aseguramiento Listado detallado de Proceso de compras
financiero vigencia anterior. contra todo riesgo. activos fijos para
asegurar.
Proceso finanzas Registro contable Colocar sticker codificado Activos identificados
sistema.

VERIFICAR
Funcionarios Listado de Inventario Toma física del inventario para contrarrestar el Inventario actualizado en Proceso de finanzas, comité de
personal de activos activo fijo con el registro contable el sistema de control interno y calidad.
fijos. correspondiente. información.

Informe de Auditoría.
Funcionarios, Solicitudes, visto Entrada y salida de activos fijos Orden de salida y Vigilantes de seguridad, auxiliar
Contratistas bueno de proceso de entrada de activos fijos. administrativa.
sistemas.
ACTUAR
Funcionarios Informes de Realizar ajustes en el sistema de los Notas de ajuste en el
inventarios inventarios. sistema

Jefe de Control Entes de control y Informes de Analizar las causas para determinar acciones Plan de mejoramiento Comité de control interno y
interno y calidad. vigilancia (CGR, auditorías internas y de mejora. calidad, entes de control y
SIC). externas. vigilancia (CGR, SIC).

REQUISITOS DE LAS NORMA ISO 9001:2015 REQUISITOS DE LOS CLIENTES INTERNOS Y/ EXTERNOS
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Implementación 2018-09-17

NTC- ISO 9001:2015 Optimizar los recursos físicos velando por el funcionamiento adecuado de la entidad.
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN, 4.1 Comprensión de la
organización y su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas, 4.4 Sistema de Gestión de Calidad.
6. PLANIFICACIÓN, 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las
oportunidades, 6.3 Planificación y control de cambios, 7. APOYO, 7.1.6
Conocimientos de la Organización, 7.2 Competencia, 7.3 Toma de
Conciencia, 7.4 Comunicación, 7.5 Información documentada, 8.
OPERACIÓN, 8.1 Planificación y control operacional, 8.2 Requisitos para
los productos y servicios, 8.4 Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente, 8.5 Producción y provisión del servicio, 8.6
Liberación de los productos y servicios, 8.7 Control de las salidas no
conformes, 9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO, 9.1 Seguimiento, medición,
análisis y evaluación, 10. MEJORA, 10.1 Generalidades, 10.2 No
conformidades y acciones correctivas, 10.3 Mejora continua.

GESTIÓN DEL
REQUISITOS LEGALES INDICADORES
RIESGO
Eficiencia
Normatividad vigente en materia contable y
Confrontación activos fijos por responsable con toma de Inventario físico (reporte de novedades).
tributaria tales como:
Decreto 2649 de 1993
N°.de mantenimientos preventivos realizados/N°. de mantenimientos preventivos programados X 100.
2650 de dic. 30 de 1993, Plan Único de
cuentas, Ley No.1314 del 13 Julio 2009 por la
Efectividad
cual se regulan los principios y normas de Ver mapa de riesgos
contabilidad e información financiera y de No. de activos inventariados/ No. de activos totales de la entidad*100
aseguramiento de información aceptados en
Colombia Eficacia
Vida Útil de los Activos, Estatuto Tributario
vigente.

INFORMACION DOCUMENTADA

AC-P-01 ACTIVOS FIJOS

IF AC-R-03 ORDEN DE SALIDA Y ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS
IF AC-R-04 ACTA PARA DONAR ACTIVOS DADOS DE BAJA
IF AC-R-01 ACTA PARA DAR DE BAJA ACTIVOS FIJOS
IF AC-R-02 MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
IF AC-R-05 CONCEPTO TECNICO PARA BAJA DE EQUIPOS