Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
No. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO APROBACION
Se crea procedimiento General de Gestión del Talento Humano, desde el cual se invoca a toda la
documentación relacionada con el proceso.

Se actualiza la Caracterización del proceso, se sustituyen los procedimientos PD-GTH-01, PD-GTH-02,

1 25/10/2013
PD-GTH-03, PD-GTH-04, PD-GTH-05, PD-GTH-06, PD-GTH-07 por instructivos, se genera el
procedimiento general y se complementa el proceso con los Instructivos y sus correspondientes
registros, se ajusta al proceso Gestión documental.
Se ajusta caracterización de proceso.
Se cambia el código de PD-GTH-01 a PD-GAH-01 para articular la codificación al proceso.
Se eliminan los instructivos IT-GTH-01 vinculación de personal, IT-GTH-02 inducción, re inducción y
sensibilización, IT-GTH-04 capacitación y bienestar social , IT-GTH-05 liquidación de nómina y
prestaciones sociales, IT-GTH-06 liquidación cesantías, parafiscales y seguridad social, IT-GTH-08
programación y control de vacaciones, IT-GTH-09 comisión de personal, COPASO y comité de
convivencia, debido a que son acogidos por este procedimiento.
Se modifica íntegramente el capítulo 4 de descripción de actividades del procedimiento, enunciando las
actividades propias y eliminando el consolidado de instructivos.
Se asocian todas las políticas de operación que se encontraban en los documentos eliminados.
El instructivo IT-DE-04 “designación director general de la corporación”, se traslada del proceso de
direccionamiento estratégico al proceso Gestión de Recursos Administrativos y Financieros –
Componente talento Humano, modificándose el código a IT-GAH-01 versión 2

El instructivo Situaciones administrativas cambia de código de IT-GTH-03 a IT-GTH-02 y se trasladan las

políticas de operación al procedimiento general.

Se modifica la codificación de formatos de registros asociándolos al procedimiento, así: RE-GTH-01

pasa a RE-GAH-01 CONTROL DE ASISTENCIA versión 8, RE-GTH-02 pasa a IT-GAH-02 INDUCCION,
2 REINDUCCION Y SENSIBILIZACION versión 5, RE-GTH-17 pasa a RE-GAH-03 PRIORIZACION Y 6-06-2014
EJECUCION DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION versión 4, RE-GTH-05 pasa a RE-GAH-05
PLANILLA LIQUIDACION NOMINA DE PERSONAL versión 8, RE-GTH-06 pasa a RE-GAH-06
LIQUIDACION PRIMA DE SERVICIOS versión 7, RE-GTH-07 pasa a RE-GAH-07 CONTROL
AUSENTISMO LABORAL, RE-GTH-08 pasa a RE-GAH-08 PLANILLA DE PROGRAMACION DE
VACACIONES, RE-GTH-10 pasa a RE-GAH-10 PLANILLA LIQUIDACION PRIMA DE NAVIDAD, RE-
GTH-11 pasa a RE-GAH-11 AUTORIZACION ENTRADA Y SALIDA DE FUNCIONARIOS,
CONTRATISTAS, ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y DOCUMENTOS versión 6, RE-GTH-12 pasa a RE-
GAH-12 CONSOLIDADO EVALUACION DE DESEMPEÑO LABORAL, RE-GTH-14 pasa a RE-GAH-13
PLANILLA CONTROL ENTRADA DE FUNCIONARIOS versión 7.
Se crean los siguientes formatos: RE-GTH-04 EVALUACION DE CAPACITACIONES, RE-GAH-09
EVALUACION EFICACIA DE LA CAPACITACION.

Se eliminan los siguientes formatos:

 RE-GTH-03 EVALUACION DE LA JORNADA DE CAPACITACION, SENSIBILIZACION Y/O
SOOCIALIZACION y se reemplaza por RE-GAH-04 EVALUACION DE CAPACITACIONES y RE-GAH-09
EVALUACION EFICACIA DE LA CAPACITACION.
 RE-GTH-04 SISTEMA DE ESTIMULOS por estar concebido en la resolución de incentivos.
 RE-GTH-13 DIANGOSTICO NECESIDADES DE BIENESTAR
 RE-GTH-15 DIAGNOSTICO NECESIDADES DE CAPACITACION
Página 1 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

 RE-GTH-16 CONSOLIDADO NECESIDADES DE CAPACITACION y el

 RE-GTH-18 ENCUESTA DE CLIMA LABORAL.

El formato RE-TES-07 se traslada al componente de talento humano quedando con el código RE-GTH-
14 AUTORIZACION DE COMISION versión 7.
El formato RE-TES-08 se traslada al componente de talento humano quedando con el código RE-GAH-
15 CERTIFICADO DE PERMANENCIA versión 6
El formato RE-TES-09 se traslada al componente de talento humano quedando con el código RE-GAH-
16 LIQUIDACION VIATICOS
El formato RE-CE-16 se traslada del proceso Control y Evaluación tomando el código RE-GAH-17 PLAN
DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Se elimina La columna diagrama del capítulo 4.
Se elimina el ítem 5 referente a documentos relacionados con el procedimiento.
3 Se actualiza logo institucional. 06/09/2016
Se aplican los siguientes cambios:

Cumplir requisitos de la norma ISO9001:2015

4 Actualizar codificación acorde con la modificación aprobada al mapa de procesos. 31-10-2017
Se crea Procedimiento para elaboración de Nómina, Prestaciones Sociales, Aportes a la Seguridad
Social y Parafiscales.

Elaboró Revisó Aprobó

Nohora Janeth Roa Romero Nohora Janeth Roa Romero/ Ana Stella Roa Omar Hernando Forero Gámez/
Lesmes
Técnico Administrativo/ Técnico Administrativo SAF/ Apoyo Subdirector Administrativo y Financiero
Subdirección Administrativa y Financiera Administrador del Sistema Integrado/SP

Página 2 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

1. OBJETIVO: Elaborar mensualmente la nómina de salarios y prestaciones sociales con los respectivos descuentos de
ley a que tienen derecho los empleados públicos de CORPOCHIVO, así como la liquidación al sistema de seguridad
social y aportes parafiscales, de manera oportuna y eficiente para su posterior pago del personal vinculado.

2. ALCANCE: El procedimiento inicia con el reporte de las novedades de personal, devengados y deducidos, para ser
procesadas en el Sistema de Personal y Nómina, para su pago mensual. Así mismo, generar los reportes de aportes de
seguridad social y parafiscales. Finaliza con el envío de los reportes para el pago mensual al área de Presupuesto y
Contabilidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Nómina: Sistema que permite administrar información del capital humano de la Entidad, así como también manejar todos
los conceptos salariales y no salariales que hacen parte del pago a los empleados, deducciones y aportes. Está regido por
las normas vigentes.

Novedades: Resoluciones de nombramientos, renuncias, insubsistencias, encargos, comisiones para desempeñar

cargos de libre nombramiento y remoción, licencias no remuneradas, licencia de maternidad y paternidad, licencia por
enfermedad, licencia de luto, vacaciones, primas técnicas, actas de posesión, sanciones disciplinarias (destitución,
suspensión y multa), incapacidades, reporte de deducibles, libranzas, embargos, entre otras.

Aportes de seguridad social: Son deducciones que se realizan por parte del empleador y el empleado previstas en
la ley con destino a cubrir los riesgos del Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI), establecidos en la normatividad
vigente y que corresponden a:

a. Régimen Pensional
b. Régimen Salud
c. Régimen Riesgos Laborales

Aportes parafiscales: De acuerdo con la Ley, todo empleador de carácter permanente que tenga trabajadores a su
servicio, está obligado a pagar aportes parafiscales de la nómina mensual de salarios, los cuales son destinados en el caso
de CORPOCHIVOR al SENA, ICBF y las Cajas de Compensación Familiar (COMFABOY).

Fondo Nacional del Ahorro: FNA – Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero del orden nacional,
cuyo propósito está directamente relacionado con los fines del Estado, especialmente sobre los derechos de todos los
colombianos a tener una vivienda digna y acceder a la educación superior, encargada del manejo de las cesantías de los
funcionarios públicos.

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA es la ventanilla virtual que permite el pago integrado de aportes al
Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales en la cual los aportantes reportan la información para cada uno de los
Subsistemas en los que el cotizante está obligado a aportar, y, es responsabilidad del aportante suministrar la información
para la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social.

Emolumentos: Remuneración concreta que se asigna a cada servidor dentro del marco del régimen salarial y prestacional
de acuerdo con el marco legal.

Elementos de salario creados por el Gobierno Nacional. Para empleados públicos del orden nacional que aplican a
CORPOCHIVOR:

Página 3 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

 Bonificación por servicios prestados.

 Incrementos de salario por antigüedad.
 Prima de servicios.
 Auxilio de Alimentación.
 Auxilio de transporte.
 Viáticos

FUNDAMENTO LEGAL:

Las prestaciones sociales a cargo del empleador son:

1. Vacaciones
2. Prima de vacaciones
3. Bonificación especial de recreación
4. Prima de navidad
5. Auxilio de cesantías
6. Intereses a las cesantías (en el régimen con liquidación anual, administradas por un Fondo Privado)
7. Calzado y vestido de labor

SALARIO BÁSICO: El que recibe el funcionario sin incluir otros factores de salario y que, por ley, es el que corresponde a
cada empleo según la denominación y grado dentro del sistema de nomenclatura y clasificación de empleos

FACTOR SALARIAL, es todo valor que, establecido específicamente en una norma legal, consagre un beneficio
prestacional o salarial, o de manera general, incremente, a manera de elemento multiplicador, el valor de los beneficios
salariales y prestacionales que se liquidan con otros factores. Es decir, este factor general se adiciona a los factores
específicos de los citados beneficios

POLITICAS DE OPERACIÓN

1. Los reportes de novedades de nómina, referentes a posesiones, nombramientos, retiros, traslados, insubsistencias,
interrupción, disfrute o aplazamiento de vacaciones e indemnización, licencias, deben estar amparadas por el
respectivo acto administrativo.

2. Las novedades de vacaciones se deben reportar en el mes inmediatamente anterior a la fecha de inicio del periodo de
disfrute, así mismo el aplazamiento e interrupción.

3. Los salarios y su incremento se deben verificar conforme al Decreto Nacional vigente para cada año donde incluye las
CARs, se hacen los reajustes salariales y el auxilio de alimentación. Así mismo se describen las primas y bonificaciones
a que se tiene derecho y los montos y porcentajes.
4. Las políticas relativas a vacaciones, se encuentran descritas en el Procedimiento de Situaciones Administrativas PD-
GAH-04

Página 4 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

4. DESCRIPCION ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO.

ACTIVIDAD DURACION RESPONSABLE REGISTRO

1. Recibir la información impresa y firmada por el funcionario, sobre la

novedad presentada en la cual se describe la situación que afecta la
nómina del mes y enmarcada con la reglamentación vigente.

 Organizar los documentos y revisar la solicitud. Máximo los

primeros diez Funcionarios Solicitud de la
 Tener en cuenta la legislación vigente y aplicable a cada caso (10) días del novedad
(vacaciones, licencias, incapacidades, embargos, libranzas, mes.
deducciones, entre otros).
 En caso que la novedad se reporte pasados los primeros diez (10)
días del mes, se evaluará su pertinencia y se procederá al trámite de
la misma, teniendo en cuenta que los tiempos para entregar nómina
y posterior registro presupuestal y pago dentro del periodo.
2. Elaborar Acto Administrativo según como se establece el procedimiento Días Acto Administrativo
PD-GAH-04 Situaciones Administrativas. establecidos Técnico
en PD-GAH- Administrativo TH PD-TH-05
 Una vez firmado el acto administrativo, se registran las 04. Situaciones
novedades de nómina mensual, en el aplicativo PERNO. Administrativas.

3. Analizar y revisar novedades del personal y documentación soporte . Subdirector A y F

 Verificar la documentación soporte. Técnico

Administrativo TH

4. Ingresar novedades al Software de Personal y Nómina (aplicación

PERNO) y realizar la liquidación para cada funcionario. Técnico RE-TH-05 PLANILLA
Administrativo TH LIQUIDACION NOMINA
DE PERSONAL
 Verificar en sistema Excel la información arrojada por PERNO,
como autocontrol. Primeros Ingeniero de RE-TH-06
veinte (15) días Sistemas Interno LIQUIDACION PRIMA DE
SERVICIOS
 Verificar Novedades reportadas, factores salariales pertinentes del mes.
y días trabajados. Soporte Externo RE-TH-08 PLANILLA
DE PROGRAMACION
DE VACACIONES
 En caso de problemas o ajustes en el sistema del aplicativo de
nómina que se presente durante el proceso de liquidación y RE-TH-09 PLANILLA
reportes, se acude al funcionario encargado de Sistemas o al LIQUIDACION PRIMA
DE NAVIDAD
profesional externo de la Entidad contratada que brinda
soporte técnico especializado al software.
 Verificar liquidación de Aprendices del SENA.

5. Generar reportes de Prenómina, Devengados de Nómina, Deducciones Técnico

y Descuentos de Nómina tanto para Personal de Planta como Del día 15 al Administrativo TH
Aprendices del SENA. 20 de cada
mes.
 Verificar valores, descuentos y datos generaros en los reportes (dependiendo
novedades o
Página 5 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

de PERNO. situaciones
 Verificar la conformidad de los registros en PERNO y EXCEL. presentadas por
operación del
sistema)
6. Remitir la información relacionada con descuento de Retención en la
Fuente, al área de Contabilidad para la respectiva verificación y Primeros
validación. El Contador de la Corporación realiza el cálculo de los veinte (20) días Técnico Reporte
descuentos de Ley (Retención en la Fuente) que aplica a la nómina del mes. Administrativo TH Prenómina
mensual, el cual es comparado con el valor del descuento que arroja el Mensua.
aplicativo. En caso de proceder ajustes, se hace lo pertinente, ya sea Profesional
manualmente en el sistema Perno o se ajusta la parametrización Especializado Correo electrónico
conforme la norma. (Contador Público
de Planta)
 A través de correo electrónico el área de Contabilidad allega o
devuelve la información en los ajustes o recomendaciones a Talento
Humano.
 Los deducibles aplicados a la nómina deben reportarse al área de
Talento Humano en los términos legales y es responsabilidad de los Funcionarios
funcionarios que les aplique.
7. Paralelamente a la liquidación de la nómina, se elabora en la misma
carpeta Excel, lo relativo a CESANTIAS del mes. Se genera archivo
plano a través de la aplicación PERNO el cual se convierte a archivo
Excel para efectos de verificación de factores y valor del aporte.

Se sube a la plataforma de la página del Fondo Nacional del Ahorro- Tiempos

FNA por el portal Entidades, con usuario y contraseña, sistema que establecidos
valida la información e inmediatamente arroja un mensaje “Archivo para nómina. Reporte de
validado sin inconsistencias” cuando los datos son correctos, en caso Cesantías y
contrario, se revisa las inconsistencias, se corrigen y se suben Archivo Plano
nuevamente a la página. Técnico
Administrativo TH
 Verificar factores y valor del aporte mensual por cada
funcionario.
 Verificar Ingresos y Retiros y reportarlos mensualmente a
través de oficio firmado por el Subdirector adjuntando en
medio físico el original de los soportes de pago que allega
Tesorería a TH.
 Determinar en caso de hacer el pago electrónico.
Una vez
Anualmente se sube a la página del FNA el archivo plano de la vigencia (mes aprobada la
13) que consolida la información de cada funcionario, incluyendo personal nómina de
retirado de la Entidad. diciembre.
 Verificar valores reportados en un Excel adicional que consolidado
mes a mes lo cargado por cesantías a cada servidor público.
8. Entregar al Subdirector Administrativo y Financiero, los reportes de
Prenómina, Devengados de Nómina, Deducciones y Descuentos de
Nómina del Personal de Planta y Aprendices del SENA y la información
de Cesantías Mensuales, para la revisión y aprobación pertinente. Técnico
Administrativo TH
En caso de existir inconsistencias o reportar alguna novedad que no fue
Página 6 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

informada a TH, se devuelve para el respectivo ajuste. Días 20 a 25

de cada mes Subdirector A y F
 Verificar nómina incluyendo días laborados por los
funcionarios.
 Entregar adicionalmente nómina Excel.
 Entregar reporte de Cesantías Mensuales y en casos de
ingreso o retiro reportar novedad adicional al plano, por
escrito.
9. Aprobar la nómina del Personal de Planta y Aprendices del SENA. Subdirector A y F
Aprobar reporte de Cesantías Mensuales.
 Verificar nómina incluyendo días laborados por los
funcionarios.
Para el caso de vacaciones o liquidaciones de nómina y prestaciones
sociales por retiro del funcionario, una vez recibida la carta firmada con la Según Técnico
novedad, se procede a liquidar las vacaciones y demás conceptos de novedad. Administrativo TH
liquidación en el software de nómina y Excel. Acto Administrativo
Subdirector A y F
 Se elabora acto administrativo de vacaciones (otorgamiento, interrupción PD-TH-05
SITUACIONES
o reanudación) y junto con la liquidación se remite al Subdirector Asesor Externo ADMINISTRATIVAS.
Administrativo y Financiero para su revisión y validación de la liquidación
y pertinencia del AA, para posterior entrega al Director General quien Director General
aprueba el documento. Se sigue lo establecido en PD-GAH-04
SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Funcionarios
 Se elabora acto administrativo de retiro del servicio siguiendo las
directrices del PD-GAH-04 SITUACIONES ADMINISTRATIVAS.
 Surtido el trámite de aprobación y notificación del AA, se procede con la
liquidación de la nómina y prestaciones sociales que son registradas en el
software y Excel, siguiendo los pasos anteriores y ordenando su pago a través
de Acto Administrativo.
 Verificación y validación del Subdirector Administrativo, Asesor Jurídico Externo
(si es del caso) y Director General

10. Entregar copia física de la Prenómina, Devengados de Nómina,

Deducciones y Descuentos de Nómina del Personal de Planta y Máximo el día
Aprendices del SENA al área de Presupuesto y Contabilidad para el veintiséis (26)
trámite de pago correspondiente. de cada mes. Reportes nómina.
Técnico
 Archivo de documentos originales en la Carpeta de Nómina, Administrativo TH TRD
según Tabla de Retención Documental.
 La entrega de nómina a Presupuesto y Contabilidad depende
que no surjan cambios en la nómina, de última hora o que el
sistema esté operando normalmente.
 Generar los desprendibles de pago y archivarlos en la carpeta.

11. Generar a través del software de nómina los archivos planos de Base de Primeros cinco
Retención en la Fuente, convertirlos a Excel y entregarlos en medio (5) días del Técnico
magnético a la oficina de Tesorería (pagos) para determinar las bases mes siguiente Administrativo TH
gravables que se reportarán mensualmente en la declaración de al pago de
retención en la fuente a título de renta. nómina. Técnico contratista
Página 7 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

de SAF
 Verificar que la retención aplicada en la nómina, coincida con
el reporte de bases de retención Contador de la
Entidad.
12. Generar a través del aplicativo PERNO, la RA (Relación de Una vez
Autorización), una vez el área de presupuesto expida el Certificado de Presupuesto Técnico RA
Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) de la comunique a Administrativo TH CDP Y RP
nómina, para posteriormente generar comprobante de egreso y TH los
dispersión a los funcionarios. números de Jefe de
CDP y RP Presupuesto
 Verificar procedimiento o instructivo de Tesorería.

13. Generar los comprobantes de pago a través de la intranet. En cualquier

tiempo después Funcionarios Comprobantes de
 Los funcionarios generan los comprobantes. de pagar nómina pago

 Ingresar con datos personales y rangos de fechas

14. Luego de aprobada la nómina mensual, se realiza el proceso de Máximo los
Autoliquidación de los Aportes al Sistema de Seguridad Social y primeros cinco
Parafiscales a través del software PERNO. (5) días hábiles
del mes
Se genera un archivo plano que contiene la estructura requerida por el siguiente al Archivo plano
Ministerio de Protección Social para el recaudo al Sistema de Seguridad pago de
Social Integral y Parafiscales. A través del Operador de Información nómina.
autorizado por dicho Ministerio (Pago Simple o el que la Entidad Técnico
determine), se sube el archivo plano a la plataforma (Usuario y Administrativo TH
Contraseña) y se valida los campos y líneas para cada funcionario. Se
incluyen los Aprendices del SENA.

 Verificar bases de cálculo, personal activo, días trabajados,

novedades, Administradoras IBC para Salud, Pensión,
Riesgos, Comfaboy, Sena e ICBF, Aportes de cotización y
demás información del archivo plano, aplicados a cada
empleado.
 Tener en cuenta cambios normativos.
 Verificar inconsistencias con el Operador Pago Simple y si se
requiere solicitar soporte.
 Verificar novedades de Ingreso y retiro de funcionarios.
 Verificar novedades de traslados, cambios de salarios, etc.
Verificar número de funcionarios y aprendices, de acuerdo con
la nómina mensual.

15. Generar la información de la Planilla Guardada en el Operador (Pago Máximo los Reportes del
Simple) con periodo de cotización Salud (mes adelantado) y Pensión primeros cinco Técnico Operador
(mes vencido), junto con los demás reportes que genera el Operador. (5) días hábiles Administrativo TH
del mes
 Verificar campo de novedades y demás datos arrojados, lo siguiente al
cual debe ser coherente con la nómina aprobada y/o pagada. pago de
 Verificar valores de mora. nómina

Página 8 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

16. Elaborar una Planilla Excel de Pago de la Seguridad Social y Técnico

ParaFiscales que resume el valor total de la Planilla Guardada en el Máximo los Administrativo TH
Operador por cada Administradora de Pensión (Colpensiones, primeros cinco
Colfondos, Porvenir, Protección, etc.) Salud (Famisanar, Medimás, (5) días hábiles Planilla pago
Sanitas, etc), Riesgos (ARL Positiva), Caja de Compensación Familiar del mes Subdirector A y F Seguridad Social y
(CoMFABOY), SENA e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar siguiente al Soprotes
(ICBF); de acuerdo con los fondos de pensión y Empresa Prestadora de pago de
Salud a la cual se encuentre afiliado el funcionario. nómina

 Verificar porcentajes Empleado y Empleador

 Normatividad vigente.
Se surte el proceso descrito anteriormente para nómina desde aprobación
hasta entrega a Presupuesto y Contabilidad. (Pasos 8, 9 y 10)
17. Elaborar el proceso de Autoliquidación de los Aportes al Sistema de Técnico
Seguridad Social y Parafiscales a través del software PERNO del Según plazos Administrativo TH Planilla pago
RETROACTIVO, es decir, generar los archivos planos mes a mes para establecidos Seguridad Social y
cuando se presenta incremento de la escala de asignación básica por Ministerio Subdirector A y F Soprotes
mensual, Decreto del Gobierno Nacional que aplica a las Corporaciones de Salud y PS
Autónomas Regionales

Se sigue el procedimiento de los pasos anteriores (14 al 16)

18. Para los casos reportados por las Administradora de Pensión en lo

relativo a Deuda Real, Deuda Presunta y Convalidados, se hace para el
caso de Colpensiones www.colpensiones.gov.co a través del Según
PORTAL WEB DEL APORTANTE previo certificado digital (token) requerimientos
debidamente autorizado. Se siguen las instrucciones y se hace el o directriz del
proceso de depuración y pago bajo las directrices que imparta el SAF Subdirector A y F
Subdirector Administrativo de la Entidad ó requerimientos recibidos.

Deuda Real: Corresponde a deudas originadas por pagos efectuados de manera

incompleta por el aportante.
Deuda Presunta: Periodos pendientes de pago de aportes correspondiente a afiliados
reportados por el aportante.
Convalidados: Corresponde a pagos efectuados por trabajadores que no presentan
relación laboral con el aportante.
Técnico
19. La oficina de Talento Humano, anualmente elabora: Primeros Administrativo TH
quince (15) de
Nómina de Prima de Servicios y Prima de Navidad. Julio y Subdirector A y F
Diciembre
Éstas se liquidan durante los primeros quince (15) de Julio y Diciembre,
respectiva y se surte el procedimiento de nómina mensual desde su
liquidación hasta la entrega a Presupuesto y Contabilidad.
Igualmente se generan desde el Software de PERNO el Certificado de
Ingresos y Retenciones por concepto de ingresos (pagos al empleado),
el cual se entrega en medio magnético a la oficina de Tesorería para su
validación, aprobación y entrega a los funcionarios.

Página 9 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR
 Código PD-TH-06

ELABORACION DE NÓMINA, PRESTACIONES SOCIALES, APORTES A Versión 4

LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Fecha 31-10-2017

 Verificar valore y determinar la inclusión de pago por concepto

de viáticos (Tesoreria)
 Verificar que el formulario se ajuste a las directrices de la
DIAN.
 Verificar reportes de Registro Individua de pagos del aplicativo.

20. Reportar información para la categoría de personal y costos en la Anualmente.

plataforma CHIP de la Contraloría General de la República. Primeros dos
meses de la Técnico
 Verificar Información del Registro Individual de Pagos (lo vigencia. Administrativo TH
pagado) a cada funcionario y consolidar en los formatos que la
CRG requieran. Ingeniero de
 Solicitar apoyo al área de sistemas, en caso que se requiera sistemas
 Reportar a contabilidad y Revisoría Fiscal información de
Obligaciones Laborales, Obligaciones L
(Primer mes
cada vigencia)
21. Fin del instructivo

Página 10 de 10
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada”.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de CORPOCHIVOR