Universitatea “Alexandru Ioan Cuza"

Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor

Specializarea: Administraţie Publică

CAIET PRACTICĂ

Direcția Locală de Evidență a

Persoanelor Iași

Profesor Coordonator, Student,

IAŞI, 2017
 CUPRINS
INTRODUCERE .......................................................................................................................................... 3
CAPITOLUL I. ORGANIZAREA ȘI FUNCȚIONAREA DIRECȚIEI LOCALE DE EVIDENȚĂ A
PERSOANELOR .......................................................................................................................................... 4
1.1.Scurt istoric ......................................................................................................................................... 4
1.2. Obiectul de activitate al Direcției Locale de Evidență a Persoanelor ................................................ 5
1.3. Organigrama ...................................................................................................................................... 8
1.4. Prezentarea structurii organizatorice .................................................................................................. 9
1.5. Baza legală ....................................................................................................................................... 11
CAPITOLUL II. PRINCIPII DE APLICARE ÎN ȘTIINȚA ADMINSTRAȚIEI ..................................... 12
2.1. Principiile generale ale științei adminstrației ................................................................................... 12
2.2. Principii specifice științei administrației .......................................................................................... 13
2.3. Alte principii ale științei administrației ............................................................................................ 14
CAPITOLUL III. DOCUMENTE SPECIFICE DIRECȚIEI LOCALE DE EVIDENȚĂ A
PERSOANELOR ........................................................................................................................................ 15
3.1. Întocmirea actelor de Stare Civilă .................................................................................................... 15
3.1.1. Întocmirea actului de naștere .................................................................................................... 15
3.1.2. Întocmirea actului de căsătorie ................................................................................................. 18
3.1.3. Întocmirea actului de divorț ...................................................................................................... 20
3.1.4. Întocmirea actului de deces ....................................................................................................... 23
3.2. Întocmirea actelor de Evidență a persoanelor .................................................................................. 24
3.2.1. Informații generale despre actul de identitate ........................................................................... 24
CAPITOLUL IV. MODUL DE ARHIVARE ŞI SELECŢIONARE A DOCUMENTELOR ................... 27
4.1. Evidenţa documentelor .................................................................................................................... 27
4.2. Selecţionarea documentelor ............................................................................................................. 28
4.3.Păstrarea documentelor ..................................................................................................................... 28
CAPITOLUL V. POLITICI DE PERSONAL ............................................................................................ 29
CONCLUZII ............................................................................................................................................... 30
BIBLIOGRAFIE ......................................................................................................................................... 31
Anexe

2
 INTRODUCERE

Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date este organul de

specialitate al administrației publice centrale, deține personalitate juridical și este inclusă în structurile de
ordine și sigurantă publică din subordinea Ministerului Administrației și Internelor fiind parte component
a Departamentului de Ordine și Sigurantă Publică.

Atribuțiile Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date îi sunt date în
competență prin lege și printre acestea se numară : atribuții cu privire la organizarea și coordonarea
activității de evidență a persoanelor, precum și la gestionarea și administrarea la nivel național a bazelor
de date privind evidența persoanelor, cartilor de identitate, pașapoartelor, permiselor de conducere,
certificatelor de înmatriculare a vehiculelor și a altor documente necesare persoanelor în relațiile cu statul.

De asemenea, Direcția pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date asigură

punerea în aplicare a legislației în vigoare în domeniul stării civile, al evidenței persoanelor și al
programelor de reformă privind modernizarea relațiilor dintre administrația publică centrală și locală și
cetățean.

3
 CAPITOLUL I. ORGANIZAREA ȘI FUNCȚIONAREA DIRECȚIEI
LOCALE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR
1.1.Scurt istoric
Procesul de reformă instituţională privind descentralizarea administraţiei publice a fost marcat de
profunde transformări structurale şi sub aspectul înfiinţării şi organizării serviciilor publice comunitare
de evidenţă a persoanelor, precum şi al stabilirii atribuţiilor acestora.
Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Iaşi denumit „Direcţia Locală de
Evidenţă a Persoanelor Iaşi” a fost înfiinţat prin Hotărârea Consiliului Local Iaşi nr. 572 din 28.12.2004,
ca o instituţie cu personalitate juridică în subordinea Consiliului Local al Municipiului Iaşi şi a fost
constituit în temeiul art. 1 alin.(1) din O.G. nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea
serviciilor publice de evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare.
Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iaşi a fost constituită prin reorganizarea Serviciului de
Stare Civilă din aparatul propriu al Consiliului Local al Municipiului Iaşi şi a Serviciului de Evidenţă
Informatizată a Persoanei a Municipiului Iaşi.
Având în vedere particularităţile evidenţiate în demersurile privind transferul competenţelor de la
structurile centralizate ale Ministerului Administraţiei şi Reformei Administrative la autorităţile
administraţiei publice locale, s-a impus adoptarea măsurilor de ordin legislativ care să reglementeze
atribuţiile structurilor infinţate, în scopul asigurării cadrului funcţional al acestor structuri.
Scopul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi este acela de a exercita competenţele ce îi
sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează
activitatea de stare civilă şi evidenţă a persoanelor.
Activitatea Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi se desfăşoară în interesul legitim al
persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor şi autorităţilor statului, pe baza şi în executarea legii.
Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iaşi deserveşte locuitorii municipiului Iaşi şi ai altor 26
de comune arondate, în total o populaţie activă de aproximativ 550.000 locuitori:

Municipiul Iaşi Comuna Leţcani Comuna Ţigănaşi

Comuna Andrieşeni Comuna Miroslava Comuna Tomeşti
Comuna Aroneanu Comuna Mogoşeşti Comuna Trifeşti
Comuna Bârnova Comuna Movileni Comuna Ţuţora
Comuna Bivolari Comuna Popricani Comuna Ungheni
Comuna Ciurea Comuna Probota Comuna Valea Lupului
Comuna Golăeşti Comuna Roşcani Comuna Victoria
Comuna Holboca Comuna Rediu Comuna Vlădeni
Comuna Horleşti Comuna Schitu-Duca Comuna Voineşti

Direcţia îşi desfăşoară activitatea în 2 sedii diferite:

- Serviciul de Stare Civilă, Compartimentul Resurse Umane şi Compartimentul Financiar-Contabilitate
funcţionează în imobilul din Iaşi, str. Vasile Alecsandri, nr. 8;
- Serviciul Evidenţa Persoanelor îşi desfăşoară activitatea în Iulius Mall, Bdul Tudor Vladimirescu, etaj 2.

În ambele locaţii există câte o casierie la care cetăţenii pot plăti taxele necesare în
vederea obținerii documentelor de stare civilă şi actelor de identitate.

4
 1.2. Obiectul de activitate al Direcției Locale de Evidență a Persoanelor

Activitatea DLEP Iași asigiră stabilirea cadrului organizatoric și funcțional corespunzător

desfășurării în condiții optime a activităților de eliberare și evidență a actelor de indentitate și a
documentelor de stare civilă.
Serviciul de stare civilă funcționează în cadrul Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iași
începând cu anul 2005, având ca personal un număr de 30 de funcționari publici, care prestează servicii
pe linie de stare civilă către cetățeni.
Scoplu Serviciului de stare civilă Iași îl constituie exercitarea competențelor ce îi sunt date prin
lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de stare
civilă precum și eliberarea documentelor necesare cetățenilor.

Direcția Locală de Evidență a Persoanelor Iași are, potrivit legii următoarele atribuții principale:
- întocmește,ține evidența și eliberează certificate de stare civilă
- înregistrează actele și faptele de stare civilă, precum și mențiunile și modificările intervenite în
statultul civil, în domiciliul și reședința persoanelor
- întocmește, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă și orice mențiuni
efectuate pe acte de stare civilă, în condițiile legii
- actualizează Registrul local de evidenșă a persoanelor, care conține datele de indentitate și adresele
cetățenilor care au domiciliul in raza de conpetență teritorială a direcției, respectiv municipiul Iași și
un număr de 26 de comune limitrofe arondate
- furnizează, în condițiile legii, datele de identificare și de adresă ale persoanei către autoritățile și
instituțiile publice centrale, județene și locale, agenți economici și către cetățeni.

Serviciul de Stare Civilă funcționează în cadrul Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iași
deținând următoarele atribuții conform art. 16 din Regulamentul de organizare și funcționare a Direcției
locale de evidență a persoanelor Iași:
1. Întocmește, la cerere sau din oficiu – potrivit legii, acte de nastere, de căsătorie și de deces și
eliberează certificate doveditoare
2. Înscrie mențiuni, în condițiile legii și ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate
în păstrare și trimite comunicări de mențiuni pentru înscire în registre, exemplarul I sau II, dupa caz
3. Înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrari, în
conformitate cu prevederile metodologiei de lucru
4. Eliberează extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităților, precum și dovezi privind
înregistrarea unui act de stare civilă, la cererea persoanelor fizice
5. Trimite Serviciului de Evidență a Persoanelor din cadrul direcției, conform termenelor legale în
vigoare, comunicările nominale precum născuții vii, cetățenii români, ori cu privire la modificările
intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, comunicări de schimbare a
statutului civil, precum și actele de identitate ale persoanelor decedate ori declarațiile din care
rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate
6. Trimite Registrului Național al Regimurilor Matrimoniale extrase ale actelor de căsatorie încheiate,
cu mențiunea regimului matrimonial ales de către cei doi soți, precum soții care au ales regimul
matrimonial comunitate convențională sau separație de bunuri se înaintează extrasul de pe actul de
căsătorie la notariatul unde s-a încheiat convenția matrimonială.
7. Comunică , în scris , camerei notarilor publici în a cărei rază administrativă se află, lista actualizată
a actelor de deces întocmite

5
8. Trimite comunicarea de modificare pe actul de căsătorie în care s-a înscris mențiunea de divorț, în
termen de zile la S.P.C.L.E.P.(Serviciul Comunitar Local de Evidență al Persoanelor) de la locul
de domiciliu, în vederea actualizării componentei locale a R.N.E.P.(Regimul Național de Evidență
a Persoanelor)
9. Trimte, în cazul decesului, centrelor militare, conform termenelor legale în vigoare, livretul militar
sau adeverința de recrutare a persoanei supuse obligațiilor militare
10. Întocmește buletine statistice de naștere, de căsătorie, de deces și de divorț, în conformitate cu
normele Institutului Național de Statistică pe care le trimite, lunar Direcției Județene de Statistică
11. Ia măsuri de păstrare în condiții corespunzătoare a registrelor și certificatelor de stare civilă pentru
a evita deteriorarea sau dispariția acestora
12. Atribuie codul numeric pesonal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează și le
păstreză în condiții depline de securitate
13. Propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare și
cerneală specială, pentru anul următor, și îl comunică structurii de stare civilă din cadrul
S.P.C.J.E.P.
14. Se îngrijește de reconstruirea prin copiere a registrelor de catre starea civilă pierdute ori distruse-
parțial sau total- după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise
15. Ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterior a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de
lege.
16. Înaintează serviciului public comunitar județean de evidentă a persoanelor, exemplarul II al
registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost
completate, după ce au fost operate toate mențiunile din exemplarul I
17. Sesizează imediat serviciul județean de specialitate, în cazul dispariției unor documente de stare
civilă cu regim special
18. Primește cererile de divorț pe cale administrativă, semnate personal de către ambii soți, în fața
ofițerului delegat de la primăria care are în păstrare actul de căsatorie sau pe raza căruia se află
ultima locuință comună a soților, înregistrează cererile de divorț pe cale administrativă, în Registrul
de intrare-ieșire al cererilor de divorț și acordă soților un termen de 30 de zile calendaristice, pentru
eventuala retragere a acestora
19. Confruntă documentele cu care se face dovada identității solicitanților(cererile de divorț pe cale
administrativă, certificatele de naștere, certificatul de căsătorie și actele de indentitate și după caz,
declarațiile pe propria răspundere date în fața ofițerului de stare civilă, în cazul în care ultima
locuință declarată nu este aceeași cu domiciliul sau reședința ambilor soți înscris/ă în actele de
indentitate) și constituie dosarul de divorț
20. Solicită, prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar județean
de evidență a pesoanelor, alocarea, din Registrul unic al certificatelor de divorț, a numărului
certificatului de divorț care urmează a fi înscris pe acesta
21. Constată desfacerea căsăroriei, prin divorț pe cale administrativă, și eliberează certificatul de
divorț
22. Primește cererile și efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă,
primește și soluționează, în condițiile legii și a Metodologiei în vigoare, cereri privind rectificarea
actelor de stare civilă și a mențiunilor înscrise pe marginea acestora, cererii privind transcrierea
actelor de stare civilă ale cetățenilor români întocmite în strainătate la autoritățile competente
23. La solicitarea instanțelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea ori modificarea
actelor de stare civilă, declararea dispariției sau a morții pe cale judecătorească și înregistrarea
tartivă a nașterii
24. Desfășoară activități de primire, examinare, evidență și reevaluare a petițiilor cetățenilor
25. Asigură colaborarea și schimbul permanent de informații cu unitățile operative ale M.A.I.
(Ministerul Afacerilor Interne), în scopul realizării operative și de calitate a sarcinilor comune ce-i
revin în termenul legii, colaborează cu structurile de poliție pentru identificarea unor cadavre și
persoane cu identitate necunoscută, precum și a părinților copiilor abandonați

6
26. Întocmește situațiile statistice, sintezele ce conțin activitățile desfășurate lunar, trimestrial și anual,
precum și procesele verbale de scădere de gestiune
27. Răspunde de activitatea de selecționare, creare, folosire și păstrare a arhivei
28. Execută acțiuni și controale cu personalul propriu sau în colaborare cu structurile de ordine publică,
în unitățile sanitare și de protecție socială, în vederea depistării persoanelor a căror naștere nu a fost
înregistrată în registrele de stare civilă și a persoanelor cu identitate necunoscută.

7
 1.3. Organigrama

CONSILIUL LOCAL
AL MUNICIPIULUI PRIMAR
IAŞI

DIRECTOR
EXECUTIV

SERVICIUL SERVICIUL COMPARTIMENT BIROUL COMPARTIMENT COMPARTIMENT

STARE EVIDENŢA INFORMATIC RESURSE JURIDIC, FINANCIAR
CIVILĂ PERSOANELOR 2 UMANE, ACHIZIŢII CONTABIL,
1+ 22 1+ 28 LOGISTICĂ PUBLICE BUGET
1+ 11 2 4

BIROUL BIROUL BIROUL

ACTE ACTE ACTUALIZĂRI
SPECIALE IDENTITATE DATE
1+ 5 1+ 12 1+ 11

COMPARTIMENT
VERIFICĂRI,
FURNIZĂRI DATE,
SECRETARIAT
3

8
 1.4. Prezentarea structurii organizatorice

1.4.1. ATRIBUȚIILE BIROULUI RESURSE UMANE

Biroul Resurse Umane are următoarele atribuții principale:
a) Coordonează și asigură activitatea privind recrutarea, selecția, formarea, încadrarea, pregătirea
continuă, evaluarea, promovarea în carieră, motivarea, recompensarea, sancționarea, precum și
prelucrarea automată a datelor referitoare la personalul contractual și funcționării publici din
structura serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor
b) Execută activități de verificare a sesizărilor și reclamațiilor privind conduita la locul de muncă a
personalului serviciului
c) Organizează și desfășoară concursuri pentru ocuparea funcțiilor publice sau contractuale vacante
din cadrul direcției
d) Întocmește și gestionează documentele de personal și emite dispoziții de angajare, detașare,
încerarea raporturilor de serviciu sau a contractelor de muncă
e) Întocmește documentele necesare în vederea pensionării personalului în condițiile legii
f) Eliberează, la cererea personalului, adeverințe și alte documente prin care se atestă anumite situații
ce rezultă din evidențele ce le dețin
g) Asigură, conform legii, acordarea concediilor de odihnă, de studii, fară plată, a învoirilor
h) Primește și păstrează declarațiile de avere și de interese ale personalului contractual și a
funcționarilor publici.

1.4.2. ATRIBUȚIILE BIROULUI FINANCIAR- CONTABIL ȘI BUGET

Biroul financiar- contabil și buget îndeplinește următoarele atribuții:
a) Asigură organizarea și desfășurarea activitătii financiar contabile, în conformitate cu dispozițiile
legale
b) Asigură plata integrală și la timp a drepturilor salariale ale personalului
c) Organizează contabilitatea cheltuielilor financiare din mijloace bugetare și fonduri cu destinație
specială, prin care se asigură evidența plăților de casă, cât și a cheltuielilor efective pe structura
clasificației bugetare
d) Răspunde de deschiderile de credite și a plăților, potrivit normelor legale
e) Întocmește documentația specifică privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor,
precum și organizarea, evidența și raporatrea angajamentelor bugetare și legale ale serviciului
public comunitar de evidență a persoanelor, îndrumă și controlează modul de punere în aplicare a
acestora
f) Asigură întocmirea, circulația și păstrarea documentelor justificative și contabile, precum și
gestionarea, folosirea și evidența formularelor cu regim special în conformitate cu dispozițiile
legale

1.4.3. ATRIBUȚIILE COMPARTIMENTULUI ACHIZIȚII PUBLICE

Compartimentul Achiziții Publice, Logistică are următoarele atribuții:
a) Întocmește planul anual de achiziții publice în vederea asigurării cu materiale, mijloace fixe și obiect
de inventar, pe baza referatelor comunicate de celelalte servicii și compartimente din cadrul Direcției
Locale de Evidență a Persoanelor Iași, conform procedurilor legale și în funcție de creditele bugetare
aprobate pentru anul în curs
b) Identificarea necesităților, estimarea valorii și a modaliatăților de obținere
c) Identificarea fondurilor care se vor folosi pentru realizarea achizițiilor
d) Publică anunțurile de intenție, de participare și de atribuire in S.E.A.P.(Sistemul Electronic de
Achziții Publice), după care le trimite către Monitorul Oficial al României, partea a VI-a.

9
e) Întocmește și transmite rezultatul aplicării procedurilor de chiziție către toți ofertanții participanți, în
cel mult două zile de la data la care comisia de evaluare a stabilit oferta câstigătoare
f) Păstrează confidențialitatea informațiilor gestionate și răspunde pentru legalitatea acțiunilor
întreprinse
g) Organizează și asigură desfășurarea în bune condiții a activității de primire, depozitare, conservare,
întreținere, eliberare și folosire a tehnicii și bunurilor din dotare și ia măsuri pentru gospodărirea
judicioasă a bunurilor materiale din înzestrare, creșterea eficienței utilizăriiacestora și înlaturarea
oricăror forme de risipă
h) Asigură menținerea curățeniei și ordinii în clădire și celelalte suprafețe aflate în administrarea
direcției

1.4.4. ATRIBUȚII PE LINIE DE ANALIZĂ-SINTEZĂ ŞI RELAȚII CU PUBLICUL

În domeniul analiză-sinteză și relații cu publicul, serviciul public comunitar are următoarele
principale atribuții:
a) Primește, înregistrează și ține evidența ordinelor, dispozițiilor, instrucțiunilor, regulamentelor,
ștampilelor și sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul serviciului
b) Verifică modul în care se aplică dispozițiile legale cu privire la apărarea secretului de stat și de
serviciu, modul de manipulare și de pastrare a documentelor secrete
c) Organizează și desfășoară activitatea de primire în audiență a cetățenilor de către conducerea
serviciului sau lucrătorului desemnat
d) Centralizează principalii indicatori realizați, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse și
întocmește sintezele, situațiile comparative și analizele activitătilor desfășurate periodic
e) Transmite serviciului public comunitar de evidență a persoanelor județean, sintezele și analizele
întocmite.

10
 1.5. Baza legală

Actele normative care reglementează organizarea, funcționarea și soluționarea problemelor de

conpetența Direcției Locale de Evidență a Persoanelor

- Legea nr. 215/2001 (republicată) privind administraţia publică locală;

- O.G. nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de
evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată;
- H.G. nr. 1375/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor legale
privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români;
- Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
- O.U.G. nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor
români, cu modificările şi completările ulterioare;
- H.G. nr. 839/2006 privind forma şi conţinutul actelor de identitate, ale autocolantului, privind stabilirea
reşedinţei şi ale cărţii de imobil;
- Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi
libera circulaţie a acestor date;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici;
- Legea nr. 182/2002 privind Protecţia informaţiilor clasificate;
- O.G. nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, cu modificările şi completările ulterioare;
- H.G. nr. 112/1997 privind organizarea activităţii de eliberare a cărţilor de identitate, procedura de
preschimbare eşalonată a buletinelor de identitate actuale, precum şi aspectele privind termenele de
valabilitate a acestora;
- H.G. nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combatere a birocraţiei în
activitatea de relaţii cu publicul;
- H.G. nr. 697/2000 privind cartea de alegător;
- Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept internaţional privat;
- Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată;
- Legea nr. 21/1991 a cetăţeniei române;
- H.G. nr. 64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie
de stare civilă;
- O.G. nr. 41/2003 privind dobândirea şi schimbarea pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice;
- Codul muncii;
- Codul Civil.

11
 CAPITOLUL II. PRINCIPII DE APLICARE ÎN ȘTIINȚA
ADMINSTRAȚIEI

În știința adminstrației și a activitatea în adminstrația publică sunt utilizate atât principii cu un

caracter general, aplicabile în toate domeniile de activitate administrativă, cât și principii specifice
anumitor activități din acest domeniu, precum: organizarea, conducerea și aplicarea metodelor.

2.1. Principiile generale ale științei adminstrației

Principii generale folosite în știința administrației sunt:

1. Adminstrația publică se află în serviciul omului
2. Administrația publică se subordonează interesului general(public)
3. Adaptarea administrației la mediul în care își desfăoară activitatea
4. Cunoașterea cerințelor sociale actuale și prevederea celor viitoare
5. Respectarea normelor de drept în înfăptuirea administrației publice
6. Asigurarea profesionalizării funcțiunii publice
7. Creșterea eficienței administrației prin îmbunătățirea permanentă a activității și scructurii
administrative

1) Primul principiu este cel mai important și constituie cheia boltă a activității administrației publice.
Pornind de la faptul că misiunea administrației este de servire a persoanei umane și ca atare toate
resursele și metodele administrației sunt subordonate acestui scop, acest prim principiu nici nu mai
trebuie demonstrat. Este fundamental, întrucât activitatea administrației se sprijină pe moralitate,
etică și respect față de om.
2) Al doilea principiu reprezintă o consecință firească și se intercondiționează cu primul principiu. Dacă
administrația are ca obiect servirea omului, fară îndoială că trebuie să servească pe toți membrii
colectivității respective, acoperând astfel interesul public.
3) Cel de-al treilea principiu presupune că, în vederea îndeplinirii obiectivelor sale, administrația să se
adapteze în mod continuu mediului în care evoluează. Astfel, se crează posibilitatea ca aparatul ei
administrativ să fie pregătit în orice moment pentru a face față circumstanțelor aflate în continuă
transformare. Acest principiu este perceput și ca o obligație a administrației publice de a acoperi cu
resurse disponibile necesitățile mereu în creștere ale vieții sociale. Aplicarea principiului asigură
concretizarea în practică prin administrația publică a sarcinilor încredințate de puterea politică.
4) În aplicarea principiului al patrulea, de cunoaștere a cerințelor sociale actuale și de previziune a celor
viitoare, administrașia trebuie să fie organizată temeinic, pentru a răspunde exigențelor cetățenilor
5) Potrivit principiului al cincilea, întreaga activitate din administrația publică, funcționarea aparatului
instituțional trebuie să se realizeze într-un cadru legal, conform cu prevederile actelor normative în
vigoare
6) Aplicarea cu succes a principiilor anterioare necesită o pregătire corespunzătoare a personalului
instituțiilor administrative. Acest aspect este deosebit de important, deoarece nivelul calitativ
profesional al funcționarilor determină calitatea actului administrativ. În acest context, prezintă o
importanță majoră adoptarea și aplicarea în practică a unui Statut al funcționarilor publici, în care să
fie reglementate drepturile și obligațiile acestora, inclusiv asigurarea condițiilor de remunerare a
acestora, corespunzător funcției îndeplinite și de manifestare a dentologiei profesionale.
7) Conform celui de-al șaptelea principiu, cercetările întreprinse în administrația publică urmăresc
îmbunătățirea continuă a activității și scructurii acesteia. Mersul ascendent al societății impune
pentru știința administrației publice elaborarea unor noi soluții, adaptate mereu realităților economice

12
 și sociale. În același timp, toate obiectivele administrației publice nu pot fi concepute și materializate
decât în condiții de eficiență și raționalitate. De aceea, știința administrației a fost caracterizată și ca
o știință a principiilor raționale ale administrației, iar administrașia publică este privită ca fiind
“știința eficienței administrative”, deoarece eficiența apare ca un deziberat fundamental ce vizeaza
îndeplinirea sarcinilor cu rezultate pozitive maxime, dar cu un consum minim de resurse.

2.2. Principii specifice științei administrației

Pe langă principii generale, există și principii specifice ale științei administrației, care se aplică
numai în anumite segmente de activitate cum sunt organizarea, conducerea și metodologia utilizată.
Aceste principii cu caracter special sunt:
1. Organizarea unitară
2. Autonomia de organizare
3. Conducerea unitară
4. Participarea funcționarilor la conducerea instituțiilor
5. Comunicarea directă dintre șef și funcționari
6. Recunoașterea meritelor ce revin funcționarilor
7. Simplificarea activității și structurii administrației

1. Diversitatea formelor în activitatea de organizare a determinat cerința eleborării unei concepții de

organizare unitară în acest domeniu. Utilitatea acestui principiu decurge din faptul că evită tendințele
divergente care pot apărea în domeniul organizării, datorită numărului mare de instituții publice.
Acest principiu are aplicabilitate pe plan național, deoarece administrația locală de specialitate este
subordonată administrației centrale, iar aceasta, la rândul său este subordonată guvernului.
2. În concordanță cu primul principiu, acționează autonomia de organizare. Conceptul de autonomie se
explică prin însușirea structurilor sociale de a fi autoreglabile. Au posibilitatea de a se adapta la
sarcinile care le revin, să caute soluții pentru rezolvarea fiecărui caz în parte, să-și realizeze singure
scopul. Autonomia de organzare urmează a se manifesta însă într-un cadru legal, cu respectarea
normelor juridice și reprezintă puterea discreționară a administrației. Respectarea acestui principiu
face ca instrucțiunile care se referă la instituțiile administrației să stimuleze caracteristica lor de
autoreglare, în caz contrar s-ar majora în mod nejustificat cheltuielile aparatului administrativ.
3. Principiul conducerii unitare se află în concordanță cu cel al organizării unitare și reprezintă o cerință
obligatorie în condiții și la toate nivelurile activității sociale. Pentru realizarea acestui principiu este
necesar ca fiecare șef al unei instituții publice să stabilească o direcție unitară de acțiune, de la care
să nu admită abateri. Se impune respectarea regulii ca orice funcționar să depindă ierarhic de un
singur șef și să nu primescă, în același timp, dispoziții de la mai mulți șefi.
4. Participarea funcționarilor la activitatea de conducere, presupune consultarea sistematică a acestora
privind stabilirea sarcinilor care le revin, întrucât de efortul lor depând în ultimă instanță, realizările
în plan administrativ. Aplicarea acestui principiu necesită respectarea unor reguli, precum:
- După elaborarea unei decizii, ultimul cuvânt trebuie să-l aibă șeful instituției/compartimentului, care
urmează să-și asume direct răspunderea
- Colaboratorii trebuie moderați, pentru a nu aduce puncte de vedere parțiale care să prejudicieze
viziunea unitară realizată și pentru a elimina gradul de influență asupra celorlalți funcționari
- Dacă colectivul de funcționari nu poate aduce o contribuție reală la luarea deciziei, este inutil să i se
ceară părerea, mai ales, în anumite probleme care-i depășesc competența
- Este recomandabil ca, ori de câte ori se ia o decizie la care unii funcționari au avut un rol deosebit, să
se menționeze numele și contribuția lor
5. Funcționarii publici își îmbunătațesc rezultatele dacă sunt bine și la timp informați de către superiorii
lor. Funcționarii care nu sunt ținuți la curent cu activitatea instituției se consideră diminuați în

13
 valoarea lor profesională, lipsiți de încrederea și respectul pe care le merită. Comunicarea conferă
substanță, atât acțiunilor realizare, cât și colaborării dintre conducere și fucționari. Cunoașterea
subordonaților nu se poate obține numai prin mijloace obiective, dar nci prin mijloace pur personale,
care diminuează autoritatea și obiectivitatea șefului.
6. Una dintre modalitățile cele mai simple, dar eficiente , de a stimula funcționarii și a le îmbunătăți
activitatea, constă în a-i aprecia și a-i premia, precum a eficientiza activitatea instituției, un
conducător trebuie să aplice sancțiuni funcționarilor nedisciplinați sau care au greșit. O conduită
corectă din partea șefului contribuie la satisfacerea interesului reciproc al instituției și funcționarilor.
Însă un conducător eficient urmează să utilizeze aspirațiile personale ale fucționarilor pentru
realizarea scopurilor instituției, satisfăcând în același timp și interesele celor în cauză.
7. Principiul simplificării activității și structurii administrației, se opune supradimensionării aparatului
de stat, funcționării unor structuri paralele cu atribuții similare, birocrației inutile, soluțiilor
complicate și formularisticii voluminoase. Simplificarea administrației, implicit a aparatului
administrativ de stat, trebuie să se facă în mod rațional, în concordanță cu cerințele reale ale bunei
funcționări a instituțiilor publice.

2.3. Alte principii ale științei administrației

Principii restrictive(de restricționare), sunt : legalitatea, egalitatea, obiectivitatea și continuitatea.

Principiul legalitații- presupune că prestarea serviciilor trebuie să se realizeze în conformitate cu
norma aplicabilă(legea) și cu supunerea față de principiile dreptului, atât în administrația publică cât și în
cea privată.
Egalitatea- urmărește promovarea echității cu privire la accesul la serviciile publice, atât din
punct de vedere geografic, cât și din cel al diferitelor categorii de utilizatori.
Obiectivitatea- are în vedere ca serviciile să fie prestate cu imparțialitate, justiție și interes
general.
Pe baza principiului continuității, prestarea serviciilor trebuie să se realizeze de o manieră permanentă,
regulată și neîntreruptă.
Princupii proactive pot apărea în textele constituționale, dar nu sunt exigibile în fața tribunalelor.
Aceste principii demonstrează dorința prestării serviciului în condițiile cele mai bune, din partea
organizației.
Transparența- trebuie să dea posibilitatea cetățenilor și utilizatorilor să participe la asigurarea unei
funcționari corecte a activității, să dispună de informație, ca bază de dialog între administrație si cetățean.
Acest principiu nu operează în sectorul privat.
Participarea- statuează concepția potrivit căreia cetățeanul este în același timp ‘’utilizator și
proprietar” al serviciilor publice private, în calitatea sa de contribuabil. Participarea sa este garantată,
pentru ca serviciul să fie prestat corect, chiar prin implicarea cetățeanului în colaborare cu unitatea
prestatoare.
Responsabilitatea- se referă la măsura în care organizația publică se face responsabilă de
prestarea serviciului. Este responsabilitatea statului în fața societății civile, nu numai pentru serviciile pe
care el le prestează dar și pentru bunăstarea generală pe care o realizează prin intermediul altor
participanți implicați în crearea avuției naționale.
Economia, eficiența, eficacitatea- toate aceste trei principii se orientează spre același scop și
anume, o utilizare mai bună a banilor contribuabililor. Prin economie, sectorul public trebuie să aplice
reguli de austeritate pentru a se reduce cheltuiala publică la cât mai mult posibil. Acest principiu se
relaționează direct cu principiul eficienței, conform căruia obiectivele publice trebuie să se obțină cu cel
mai mic număr de resurse posibile. Eficacitatea se referă, în exclusivitate la îndeplinirea obiectivelor în
condiții corespunzătoare bazate fie pe maximizarea efectelor, fie pe minimizarea eforturilor.

14
 CAPITOLUL III. DOCUMENTE SPECIFICE DIRECȚIEI
LOCALE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR

3.1. Întocmirea actelor de Stare Civilă

3.1.1. Întocmirea actului de naștere
Întocmirea actului de naștere(ANEXA 1) se face la autoritatea administrației publice locale în a
cărei rază administrativ-teritorială s-a produs evenimentul, pe baza declarației verbale a persoanelor
prevăzute la art. 19 a actului de identitate al mamei și al declarantului, a certificatului medical constatator
al nașterii și, după caz, a certificatului de căsătorie al părinților.

Termen de înregistrare

Declararea nașterii se face în termen de 30 zile pentru copilul născut viu și în termen de 3 zile
pentru copilul născut mort. Termenele se socotesc de la data nașterii. În cazul în care copilul născut viu a
decedat in timpul celor 30 zile, declararea nașterii se face în termen de 24 de ore de la data decesului.
Pentru copilul născut mort se întocmește numai actul de naștere.
După împlinirea termenului de 30 de zile,întocmirea actului de naştere se face la cererea scrisă a
declarantului, cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs
evenimentul, cu avizul conform al Direcției Județene de Evidență a Persoanelor Iași. Înregistrarea naşterii
se realizează în termen de 90 de zile de la data solicitării.
Cererile privind înregistrarea tardivă a naşterii, depuse la instanţele de judecată până la data de 28
iunie 2016 se soluţionează potrivit dispoziţiilor legale în vigoare la data depunerii acestora.

În cazul copiilor care au împlinit vârsta de 1 an se procedează la înregistrarea tardivă a nașterii în

baza:
a) Hotărârii judecătorești definitive și irevocabile
b) Actele de identitate ale părinților
c) Certificatul de căsătorie al părinților, după caz
d) Certificatul de naștere al mamei, în cazul în care nu este căsătorită

Acte necesare:
1. Certificatul medical constatator al nașterii, întocmit pe formular-tip, trebuie să conțină număr de
înregistrare, data certă, sigiliul/ ștampila unității sanitare, semnătura și parafa medicului
2. Actul de identitate al părinților și/ sau al declarantului, dacă nașterea nu este declarată de unul din
părinți, original și copie xerox
3. Certificatul de căsătorie al părinților copilului , în original și copie xerox, dacă sunt căsătoriți, iar
dacă aceștea poartă nume de familie diferit, declarația scrisă cu privire la numele pe care îl va
dobândi copilul
4. Declarația de recunoaștere a copilului născut în afara căsătoriei, dată de către tată în fața ofițerului de
stare civilă care înregistrează nașterea sau la notarul public, din care să rezulte și numele de familie
pe care îl dobândește copilul, la care se anexează consimțământul mamei; în cazul tatălui minor
acesta trebuie să fie asistat de reprezentantul legal.
5. Certificatul de naștere al mamei, original și copie, în cazul înregistrării copilului născut în afara
căsătoriei
6. Alte documente, după caz

15
 În cazul în care unul dintre părinți este cetățean străin, mai sunt necesare următoarele acte:
a) Pașaportul părintelui cetățean străin, respectiv actul de identitate pentru cetățenii statelor membre ale
U.E., în original și în copie xerox, și traducerea legalizată a filei care conține datele de identitate
b) Certificatul de căsătorie al părinților copilului și traducerea legalizată a acestuia, dacă părinții sunt
căsătoriți ; originalul certificatului și traducerea acestuia vor fi apostilate/ supralegalizate
c) Declarație:
- Cu privire la naționalitatea și domiciliul cetățeanului străin, naționalitatea și domiciliul
copilului
- De recunoaștere a copilului născut în afara căsătoriei și de încuviințare a purtării numelui
tatălui/ mamei, dacă este cazul

Numele de familie și prenumele copilului

Copilul din căsătorie ia numele de familie comun al părinșilor.

În cazul în care părinții au nume de familie diferit sau există neconcordanță între prenumele
copilului trecut în certificatul medical constatator al nașterii și declarația verbală a declarantului,
înregistrarea nașterii se face pe baza declarației scrise, dată în fața ofițerului de stare civilă sau la notar
public, semnată de ambii părinți, din care să rezulte numele de familie(numele de familie al unuia dintre
ei ori numele lor reunite) și prenumele copilului.
Ofițerul de stare civilă poate refuza înscrierea unor prenume care sunt formate din cuvinte
indecente ori ridicole, părinții putând opta pentru un nume corespunzător.
Au obligația de a face declarația de naștere oricare dintre părinți, iar dacă, din diferite motive, nu
o pot face, obligația declarării revine mediculu, persoanelor care au fost de față la naștere sau
personalului din unitatea în care a a avut loc nașterea, rudelor ori vecinilor care au luat cunoștință despre
nașterea unui copil.
Atunci când declarația de naștere a fost făcută după expirarea termenelor prevăzute de art. 17
alin.(3), însă în decursul termenului de un an de la naștere, întocmirea actului de naștere se face cu
aprobarea primarului, respectiv a șefului misiunii diplomatice sau al oficiului consular de carieră.
Dacă nașterea s-a produs în străinătate și întocmirea actului nu a fost făcută la misiunea
diplomatică sau la oficiul consular de carierp al României ori la autoritatea locală din străinătate,
întocmirea actului de naștere se face în țară, la autoritatea administrației publice locale de la domiciliul
părinților, după ce Ministerul de Interne verifică, prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe, dacp
nașterea nu a fost înregistrată în străinătate.
Când declarația a fost făcută după trecerea unui an de la data nașterii, întocmirea actului se face în
baza hotărârii judecătorești definitive și irevocabile, care trebuie să conțină toate datele necesare
întocmirii actului de naștere.
Întocmirea actului de naștere al copilului găsit se face , în termen de 30 de zile de la data găsirii
copilului, la autoritatea administrației publice locale în a cărei rază administrativ-teritorială a fost găsit, pe
baza procesului-verbal întocmit de poliție, de medic și de reprezentantul autorității administrației publice
locale, căruia îi revine și obligația de a face declarația de înregistrare a nașterii.
Persoana care a găsit copilul este obligat să anunțe, în termen de 24 de ore, poliția și să prezinte copilul cu
toate obiectele și înscrisurile aflate asupra lui.
Din procesul- verbal întocmit trebuie să rezulte data, locul și împrejurările în care a fost găsit
copilul, sexul, data presupusă a nașterii(anul, luna și ziua) stabilită de medic, de instituția sau de persoana
căreia i-a fost încredințat copilul.
În situația în care copilul este abandonat de către mamă în spital, conducătorul unității sanitare are
obligația să sesizeze poliția în termen de 24 de ore de la constatarea acestui fapt.

16
 Dacă nu a fost stabilită identitatea mamei în termen de 30 de zile , întocmirea actului de naștere
se va face pe baza certificatului medical constatator al nașterii și a procesului-verbal încheiat de poliție, de
conducătorul unității sanitare și de reprezentantul autorității administrației publice locale căruia îi revine
și obligația de a face declarația de înregistrare a nașterii.
Dacă nu se cunosc numele de familie și prenumele copilului, acestea se stabilesc , prin dispoziție,
de către primarul localității unde se înregistrează nașterea.
La înregistrarea nașterii, ofițerul de stare civilă atribuie și înscrie codul numeric personal, care se
menționează în certificatul de naștere, precum și în toate celelalte acte care privesc persoana în cauză.
În cazul adopției cu efecte depline se va întocmi un nou act de naștere de către autoritatea
administrației publice locale de la domiciliul părinților adoptivi sau în raza căreia se află sediul instituției
de ocrotire în îngrijirea căreia se găsește adoptatul.
În cazul în care părinții adoptivi sunt cetățeni străini ori cetățeni români cu domiciliul sau
reședința în strainătate, noul act de naștere se va întocmi de către autoritatea administrației publice locale
în a cărei rază administrativ- teritorială are domiciliul cel adoptat sau unde îsi are sediul instituția de
ocrotire, în cazul copiilor aflați în îngrijirea acesteia.

Domiciliul copilului

Dacă la data înregistrării nașterii părinții copilului au domicilii diferite înscrise în actul de
identitate, domiciliul copilului este domiciliul declarat de către părintele care solicită înregistrarea
nașterii.
În situația când părintele nu se poate prezenta să declare nașterea copilului, declarația de domiciliu
trebuie să fie dată la un notar public.

Eliberarea, la cerere, a certificatelor de nastere

Certificatele de stare civilă se eliberează persoanelor îndreptăţite, odată cu întocmirea unui act în
registrele de stare civilă – de naştere – sau ulterior, pe baza cererii depuse de titular sau de alte persoane
îndreptăţite
Prin alte persoane îndreptăţite – în înţelesul legii, sunt asimilaţi:
• părinţii copilului în vârstă de până la 14 ani
• reprezentanţii legali

Solicitarea eliberării certificatelor de stare civilă se poate face:

1. la primăria care are în păstrare registrele în care au fost înregistrate actele;
2. la primăria locului de domiciliu sau reşedinţă al solicitantului.

Acte necesare:
- Cerere tip, se obţine de la ghişeu - se semnează în momentul depunerii(ANEXA 2)
- Act identitate titular sau persoana împuternicită, original şi copie xerox
- Taxa de 11 lei achitată la Casieria Stării Civile
În cazul în care titularul nu se poate prezenta, obţinerea certificatului se poate face prin Procură
specială autentificată de către un notar public în care se va menţiona expres ,,pentru obţinerea
certificatului de naştere/căsătorie/deces (după caz) de la starea civilă.
În cazul cetăţenilor aflaţi în străinătate, duplicatul poate fi obţinut de o altă persoană
împuternicită prin procură specială notarială apostilată Convenţiei de la Haga (în cazul ţărilor semnatare
ale acestei convenţii) sau procură specială consulară(eliberată de Ambasada sau Consulatul României din
ţara respectivă), în care se va menţiona expres ,,pentru obţinerea certificatului de naştere/căsătorie/deces
(după caz) de la starea civilă”

17
 3.1.2. Întocmirea actului de căsătorie
Căsătoria se încheie la sediul Serviciului de Stare Civilă Iași dacă cel puțin unul dintre soți are
domiciliul stabil sau reședința în municipiul Iași. Ne se oficiază casătorii în afara sediului.
Căsătoria se poate încheia la sediul Stării Civile Iași chiar dacă viitorii soți nu au domiciliul sau
reședința în raza municipiului Iași, cu aprobarea primarului municipiului Iași.
Actele pentru încheierea căsătoriei se depun cu 10 zile calendaristice înainte, termen în care se
cuprind atât ziua când a fost făcută declarația de căsătorie, cât și ziua în care se oficiază căsătoria.
Căsătoria se poate încheia înaintea împlinirii termenului de 10 zile pentru motive temeinice, cu
încuviințarea primarului municipiului Iași.
Căsătoria se poate oficia și după expirarea termenului de 10 zile, numai cu aprobarea primarului,
pentru situații temeinic justificate, însă numai până la expirarea termenului de 30 de zile de la data afișării
declarației de căsătorie și cu reînnoirea certificatelor medicale referitoare la starea sănătății viitorilor soți.
Declarația de căsătorie se face personal, de către viitorii soți, în scris, la primăria unde urmează a
se încheia căsătoria.
Dacă unul dintre viitorii soți nu se află în unitatea administrativ- teritorială unde urmează a se
încheia căsătoria, el poate face declarația de căsătorie la primăria unității administrativ-teritoriale unde își
are domiciliul sau reședința, care o transmite în termen de 48 de ore primăriei unde urmează a se încheia
căsătoria.
Actul de căsătorie(ANEXA 3) se semnează în clar de către soți, cu numele se familie pe care au
convenit să îl poarte în timpul căsătoriei, de cei doi martori și de către ofițerul de stare civilă.
Este percepută ți o taxă de căsătorie astfel: 74 lei pentru ziua de sâmbătă/ 194 lei pentru ziua de duminică
ce se achită la caseria din incinta sediului Serviciului de Stare Civilă, str. V. Alecsandri, nr. 8, nefiind
percepută taxă pentru oficierea căsătoriei în zilele lucrătoare.
Ofițerul de stare civilă dispune publicarea declarației de căsătorie în ziua primirii acesteia prin
afișarea în extras intr-un loc special amenajat la sediul serviciului public comunitar local de evidență a
persoanelor sau al primăriei, respectiv al misiunii diplomatice sau al oficiului consular unde urmează să se
încheie căsătoria, precum și pe pagina de internet a acestuia/ acesteia.
Certificatul medical prenupțial(privind starea sănătății) este valabil 14 zile de la data emiterii
până la data căsătoriei și trebuie să conțină parafa și semnătura medicului și mențiunea expresă SE
POATE CĂSĂTORI.

În declarația de căsătorie, viitorii soți vor menționa regimul matrimonial ales, ei pot opta între:
1. Regimul comunității legale
2. Regimul separației de buniri
3. Regimul comunității convenționale

În situația în care viitorii soți stabilesc un alt regim matrimonial decât cel al comunității legale
aceștea vor prezenta convenția matrimonială autentificată de către un notar public.

Numele de familie al soților după căsătorie poate fi:

a) Numele pe care l-au avut înainte de căsătorie
b) Numele unuia sau celuilalt soț
c) Numele lor reunite
d) Unul dintre soți îsi păstrează numele dinaintea căsătoriei, iar celălalt soț poate să poarte numele lor
reunite.

18
 Casatoria între cetățenii români

Acte necesare:
1. Acte identitate valabile ale ambilor soți(original și copie xerox). Unul dintre soți trebuie să aibă
domiiliul sau reședința în municipiul Iași
2. Certificate de naștere ale viitorilor soți (original și copie xerox)
3. Certificate medicale prenupțiale eliberate de medic, cu mențiunea expresă ,,se poate căsători,,;
certificatele prenupțiale sunt valabile 14 zile calendaristice de la data emiterii până la data oficierii și
trebuie să poarte sigiliul unității sanitare, semnătura și parafa medicului
4. Declarația de căsătorie se face pesonal de către viitorii soți, în scris, în fața ofițerului de stare civilă
5. Acte identitate valabile a două persoane, în calitate de martori (copie xerox)

După caz, acte din care să rezulte desfacerea căsătoriei anterioare:

1. Certificatul de deces al soțului/ soției și o copie xerox a certificatului de căsătorie
2. Sentința/ sentințele de divorț definitive și irevocabile
3. Certificatul de naștere sau de căsătorie, cu mențiunea de desfacere a căsătoriei
4. Certificatul de divorț (în cazul divorțului pe cale administrativă)

Căsătoria între un cetățean român și unul străin

Ctățeanul român va prezenta actele menționate la ,, căsătoria între cetățeni români,,

Acte necesare cetățeanului strain:

1. Certificatul medical prenupțial eliberat de un medic din România, care să poarte menșiunea ,,se pot
căsători,,
2. Pașaport (original și copie xerox)- în care să fie aplicată viza de intrare pe teritoriul României- sauact
de identitate, original și copie xerox(în cazul cetățenilor din statele membre ale UE
Actul de identitate a cetățeanului străin și viza acordată acestuia în vederea șederii pe teritoriul
Românidi trebuie să fie valabile atât la data depunerii dosarului de căsătorie cât și la data oficierii
căsătoriei
3. Certificat de naștere, original și copie xerox și după caz: apostilat cu Apostila Convenției de la Haga
sau supralegalizat în funcție de statul eminent; Certificatul de naștere va fi tradus și legalizat la un
birou notarial de pe teritoriul României
4. Dovada eliberată/ autentificată de misiunile diplomatice / oficiile consulare acreditate în România
din acre să rezulte că cetățeanul străin îndeplinește condițiile de fond( obligația de exogamie-
interzicerea căsătoriei între rude și obligația de heterogamie- diferența de sex între soți) cerute de
legea sa naționă și nu există impedimentul pentru încheierea căsătoriei în România.
În cazul cetățenilor din statele cu care România a încheiat tratate, convenții sau acorduri de asistență
juridică în materie civilă ori de dreptul familiei vor prezenta documente eliberate de autoritățile
competente ale statului de cetățenie, datate recent- maxim 3 luni de la emitere;
Se va atașa și traducerea în limba română, legalizată la un notar din România a dovezii/ certificatului
menționat anterior
5. Un document care să ateste domiciliul din străinătate al cetățeanului sau declarația pe propia
răspundere dată la un birou notarial din România privind domiciliul din țara de origine
6. Declarație pe propia răspundere, autentificată de un notar public privind domiciliul complet din țara
de proveniență, dacă este cunoscător al limbii române scris/ citit, starea civilă înaintea căsătoriei,
îndeplinirea condițiilor de fond cerute de legea sa națională pentru încheierea unei căsătorii în
Romănia, și regimul matrimonial ales;

19
 După caz, dovada desfacerii căsătoriei anterioare prin sentințe de divorț sau certificate de deces
însoțite de certificatele de căsătorie, apostilate sau supralegalizare în funcție de țară, traduse și
legalizate de un birou notarial de pe teritoriul României;

În cazul cetățenilor straini care cunosc limba română, la încheierea căsătoriei este obligatorie
prezența unui interpret autorizt.

Eliberarea, la cerere, a certificatului de căsătorie

Certificatele de stare civilă se eliberează persoanelor îndreptățite, odată cu întocmirea unui act în
registrele de stare civilă- de căsătorie – sau ulterior, pe baza cererii depuse de titular sau de alte persoane
îndreptățite, fiind o taxă de 11 lei ce va fi achitată la Casieria Staării Civile.

Solicitarea eliberării certificatelor se face:

1. La primăria care are în păstrare registrele în care au fost înregistrate actele
2. La primăria locului de domiciliu sau reședinșă al solicitantului.

Acte necesare:
1. Cerere tip(ANEXA 4)
2. Actul de indentitate al titularului sau persoanei împuternicite, original și copie xerox
3. Taxa de 11 lei achitată la Casieria Stării Civile.

În cazul ăn care titularul nu se poate prezenta este necesară obținerea certificatului ce se poate face
prin procură specială autentificată de către un notar public în care se va menționa expres,, pentru
obținerea certificatului de naștere/ căsătorie/ deces de la starea civilă,,.
În cazul cetățenilor aflați în străinătate, duplicatul poate fi obținut de o altă persoană împuternicită
prin procură specială notarială apostilată conform Convenției de la Haga sau procură specială consulară,
în care se va menționa exăres ,, pentru obținerea certificatului de naștere/ căsăstorie/ deces de la starea
civilă,,.

3.1.3. Întocmirea actului de divorț

Ofițerul de stare civilă constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii
sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie din afara căsătoriei sau adoptaţi.
Cererea de divorţ(ANEXA 5) pe cale administrativă se face în scris, se depune şi se semnează
personal de către ambii soţi, în faţa ofițerului de stare civilă delegat de la primăria care are în păstrare
actul de căsătorie sau pe raza căreia se află ultima locuinţă comună a soţilor.
Astfel, ofițerul de stare civilă primeşte cereri privind desfacerea căsătoriei prin acordul soţilor, în
două cazuri, si anume: când se află în arhiva proprie sau când ultima locuinţă comună a soţilor a fost/este
pe raza sa de competenţă.
Înregistrarea cererilor de divorţ pe cale administrativă se face separat în Registrul de intrare-ieşire
al cererilor de divorţ, iar numerele de înregistrare sunt repartizate în mod distinct faţă de alte categorii de
cereri, pe fiecare an calendaristic.
În cererea de divorţ pe care soţii o completează în faţa ofiţerului de stare civilă, fiecare dintre
aceştia declară pe propria răspundere că este de acord cu desfacerea căsătoriei, nu are copii minori cu
celalalt soţ, născuţi din căsătorie din afara căsătoriei sau adoptaţi, nu este pus sub interdicţie, nu a mai
solicitat altor autorităţi desfacerea căsătoriei, adresa ultimei locuinţe comune, precum şi numele pe care
fiecare sau, după caz, numai unul dintre aceştia urmează să îl poarte după desfacerea căsătoriei.
La depunerea cererii de divorţ, ofițerul de stare civilă solicită următoarele documente:
- certificatul de căsătorie în original;

20
 - certificatele de naştere în original şi fotocopii;
- documentele cu care se face dovada identităţii în original şi fotocopii;
- în ipoteza în care ultima locuinţă comună declarată nu este aceeaşi cu domiciliul sau reşedinţa
înscris/ă în actul de identitate, soţii vor da o declaraţie în faţa ofițerului de stare civilă în acest
sens.
În cazul cetăţenilor străini, certificatul de naştere trebuie să îndeplinească cerinţele de legalitate
prevăzute în convenţiile internaţionale şi tratatele încheiate între România şi statele ai căror cetăţeni sunt,
după cum urmează:
- Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din
05.10.1961 se apostilează;
- Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de
asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
- Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează.
În cazul persoanelor care nu cunosc limba română, depunerea cererii de divorţ se face în prezenţa
unui traducător autorizat, iar în cazul persoanelor surdo-mute, în prezenţa unui interpret,ofișerul de stare
civilă încheind în acest sens un proces verbal.
După confruntarea datelor din documentele prezentate cu datele înscrise în cererea de divorţ,
ofișerul de stare civilă certifică pentru conformitate copiile depuse, cu excepţia certificatului de căsătorie,
în cazul căruia se reţine originalul. Valabilitatea documentelor cu care se face dovada identităţii se
verifică de către ofișerul de stare civilă, atât la momentul depunerii cererii, cât şi la data eliberării
certificatului de divorţ.
Ofișerul de stare civilă de la ghişeu, solicită următoarele tipuri de documente:
- Pentru cetăţenii români – buletinul de identitate, carte de identitate, cartea de identitate provizorie
sau paşaportul cetățean român cu domiciliul în străinătate;
- Pentru cetăţenii UE sau SEE(Spațiul Economic European) – documentul de identitate sau
paşaportul emis de statul aparţinător;
- Pentru apatrizi – paşaportul emis în baza Convenţiei privind statutul apatrizilor din anul 1954,
însoţit de permisul de şedere permanentă şi temporară, după caz;
- Pentru cetăţenii statelor terţe – paşaportul emis de statul ai căror cetăţeni sunt, în care să fie
aplicată viza de intrare pe teritoriul României; viza trebuie să fie valabilă;
- Pentru cetăţenii cărora li s-a acordat o formă de protecţie în România – documentul de călătorie
emis în baza Convenţiei de la Geneva din 1951 sau, după caz, documentul de călătorie pentru
străinii care au obţinut protecţie subsidiară – protecţie umanitară condiţionată;
- Pentru cetăţenii solicitanţi de azil în România – paşaportul emis de statul ai căror cetăţeni sunt,
însoţit de documentul temporar de identitate.
Ofișerul de stare civilă delegat înregistrează cererea de divorţ în ziua în care o primeşte şi acordă
soţilor un termen de 30 de zile calendaristice, calculate de la data depunerii cererii, pentru eventuala
retragere a acesteia. Cererea de divorţ, împreună cu întreaga documentaţie, se constituie într-un dosar de
divorţ, care se numerotează cronologic. Fiecăruia dintre soţi li se înmânează o dovadă privind
înregistrarea cererii de divorţ, pe care sunt înscrise numărul de înregistrare al cererii şi data la care expiră
termenul de 30 de zile.
La expirarea termenului de 30 de zile calendaristice, ofișerul de stare civilă delegat verifică dacă
soţii stăruie să divorţeze şi dacă, în acest sens, consimţământul lor este liber şi neviciat, solicitând soţilor
o declaraţie. În ipoteza în care soţii stăruie să divorţeze, ofișerul de stare civilă constată desfacerea
căsătoriei prin acordul soţilor şi îi programează pe foştii soţi pentru eliberarea certificatului de divorţ într-
un termen de maxim 5 zile lucrătoare, dându-le o dovadă în acest sens.
La data desfacerii căsătoriei, ofișerul de stare civilă anulează cartea de identitate a fostului soţ
care îşi schimbă numele de familie prin divorţ, prin tăierea colţului în care se află înscrisă perioada de
valabilitate. În cazul cărţilor de identitate provizorii şi a buletinelor de identitate, anularea se face prin
înscrierea menţiunii "Desfăcut căsătoria cu ........... înregistrată la numărul ............, prin Certificatul de

21
Divorţ nr. ........... din ............. al Primăriei ..................., judeţul ........... . Actul de identitate va fi
preschimbat până la data de ...........". Termenul de preschimbare este de 15 zile.
Înainte de eliberarea certificatului de divorţ ca urmare a constatării desfacerii căsătoriei prin
acordul soţilor, ofișerul de stare civilă solicită alocarea din Registrul unic al certificatelor de divorţ, a
numărului certificatului de divorţ, care urmează a fi înscris pe acesta.
Certificatul de divorţ se întocmeşte în 3 exemplare originale, dintre care două se înmânează
părţilor pe bază de semnătură pe cererea de divorţ şi în registrul de evidenţă a certificatelor de divorţ, iar
un exemplar rămâne la dosarul de divorţ.
În caz de pierdere, furt sau distrugere a certificatului de divorţ, se eliberează un duplicat, conform
cu originalul, aflat în arhiva proprie, în baza cererii formulate de către unul dintre foştii soţi, personal sau
prin împuternicit cu procură specială, cererea fiind depusă la ghişeu, urmând aceeaşi procedură a
programării. În acelaşi mod se procedează şi în cazul certificatelor de divorţ greşit completate, care se
retrag în vederea rectificării, iar cel greşit completat se anulează şi se clasează la dosarul de divorţ.
Eliberarea certificatelor de divorţ se va face la data programării, de către ofișerul de stare civilă ,
în timpul programului de eliberări.
După emiterea certificatului de divorţ, în ipoteza în care actul de căsătorie care s-a desfăcut se
află în arhiva proprie, înscrie de îndată pe marginea actului de căsătorie menţiunea corespunzătoare, iar în
termen de maximum 10 zile de la data înscrierii menţiunii transmite:
- comunicare de menţiune la exemplarul II al actului de căsătorie şi la actele de naştere ale foştilor
soţi;
- copia certificatului de divorţ la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul SPCLEP de la
domiciliul soţilor, în vederea înregistrării menţiunii în RNEP;
- în cazul cetăţenilor străini, transmite la Direcția de Evidență a Pesoanelor și Administrarea
Bazelor de Date extras pentru uz oficial de pe actul de căsătorie, cu menţiunea de divorţ, însoţit
de copia certificatului de divorţ.
În cazul în care cererea de divorţ se depune la primăria unităţii administrativ-teritoriale de la
ultima locuinţă comună a foştilor soţi, care nu are în păstrare actul de căsătorie, ofișerul de stare civilă
transmite:
- de îndată, copia certificatului de divorţ la SPCLEP sau, după caz, la primăria care are în păstrare
actul de căsătorie, pentru înscrierea menţiunii de divorţ;
- în termen de maximum 10 zile, copia certificatului de divorţ la structura de evidenţă a
persoanelor din cadrul SPCLEP de la domiciliul soţilor, în vederea înregistrării menţiunii în
RNEP.
Certificatul de căsătorie reţinut la dosarul de divorţ se transmite spre anulare primăriei emitente la
data eliberării certificatului de divorţ.
Dacă soţii nu se prezintă împreună după expirarea termenului de 30 de zile, ofișerul de stare
civilă de la întocmeşte un referat, aprobat de primar, prin care dosarul de divorţ se clasează.
În aceleaşi condiţii ofișerul de stare civilă clasează dosarul dacă ambii soţi sau numai unul dintre
aceştia înţeleg/înţelege să renunţe la divorţ, dacă înainte de finalizarea procedurii de divorţ, unul dintre
soţi este pus sub interdicţie, intervine naşterea unui copil sau dacă, unul dintre soţi a decedat, căsătoria
încetând prin deces.
În situaţia în care ofișerul de stare civilă constată că nu sunt întrunite condiţiile prevăzute de
Legea nr. 287/2009 privind Codul Civil, republicată, pentru desfacerea căsătoriei prin acordul soţilor,
întocmeşte un referat prin care propune respingerea cererii de divorţ şi emiterea unei dispoziţii de
respingere de către primar.

22
 3.1.4.Întocmirea actului de deces

Întocmirea actului de deces(ANEXA 6) se va face la autoritatea administrației publice locale în a

cărei rază administrativ-teritorială s-a produs decesul, pe baza declarației verbale făcute de către membrii
familiei decedatului, iar în lipsa acestora, de către colocatari, vecini, administratorul imobilului, medicul
sau alt cadru din unitatea sanitară unde s-a produs decesul, și a certificatului medical constatator al
decesului.
Întocmirea actului de deces privind un cadavru găsit se face la autoritatea administrației publice
locale în a cărei rază administrativ- teritorială a fost găsit.

Termen de înregistrare

Înregistrarea se face în termen de 3 zile de la data decesului. Acest termen cuprinde atât ziua în
care s-a produs decesul, cât și ziua în care se face declarația.
Dacă s-a depășit acest termen sau cauza decesului se datorează unei sinucideri, unui accident sau
altor cauze violente, înregistrarea decesului se face în termen de 48 de ore din momentul decesului sau
găsirii cadavrului, cu aprobarea Parchetului Iași.

Acte necesare:
a) Certificatul medical constatator al decesului, întocmit pe formular-tip, care trebuie să poarte număr
de înregistrare, data certă, semnătura și parafa medicului care a făcut constatarea, sigiliul/ ștampila
unității sanitare, în care trebuie consemnată cauza decesului, fără prescurtări, înscrisă cu majuscule.
b) Actul de identitate al decedatului în original si copie xerox
c) Certificatul de naștere si de căsătorie , după caz
d) Livretul militar al decedatului – pentru bărbați pănă în 50 de ani
e) Actul de identitate al declarantului în original și copie xerox

În cazul în care se declară decesul unui copil născut viu, care a încetat din viață fără ca declararea
nașterii să fi fost făcută în termenele prevăzute de lege, ofițerul de stare civilă va întocmi mai întâi actul
de naștere și apoi pe cel de deces.
Dacă dim motive teminice, actul de naștere nu poate fi întocmit, ofițerul de stare civilă întocmește
actul de deces și ulterior urmărește înregistrarea nașterii.
Certificatul medical constatator al decesului, în care se consemnează cauza decesului, se
întocmește și se semnează de către medic sau , în lipsa acestuia, de către un catru din mediu sanitar care a
făcut constatarea.
Ofițerul de stare civilă, după întocmirea actului de deces, eliberează declarantului o adeverință de
înhumare sau de incinerare a cadavrului.
Înhumarea sau incinerarea unui cetățean român, al cărui deces s-a produs și s-a înregistrat în
străinătate, se face pe baza adeverinței eliberate de autoritatea administrației publice locale în a cărei rază
administrativ- teritorială urmează să se facă înhumarea sau incinerarea. Când decesul cetățeanului român
s-a înregistrat în misiunea diplomatică României, adeverința se va elibera pe baza certificatului de deces
eliberat de misiunea diplomatică sau de oficiu consular d carieră.

23
 3.2. Întocmirea actelor de Evidență a persoanelor
3.2.1.Informații generale despre actul de identitate
În contextul Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 97/2005, prin act de identitate se înțelege
cartea de identitate, precum și cartea de identitate provizorie și buletinul de identitate, aflat în termen de
valabilitate. Începând ce data de 1 ianuarie 2011, prin act de identitate de înțelege și cartea electronică de
identitate.
Actul de identitate se eliberează pentru prima dată la împlinirea vârstei de 14 ani. Cu acesta se
face dovada identității, a adresei de domiciliu și, după caz, a adresei de reședință a titularului.

Termenul de valabilitate al cărții de identitate este:

- 4 ani pentru persoanele cu vârsta cuprinsă între 14-18 ani
- 7 ani pentru persoanele cu vârsta cuprinsă între 18-25 ani
- 10ani după împlinirea vârtei de 25 ani
- Permanent după împlirea vârstei de 55 ani.

Cartea de identitate provizorie se eliberează atunci când persoana fizică nu posedă toate
documentele necesare eliberării cărții de identitate și în cazul cetățenilor români cu domiciliul în
strainătate, care locuiesc temporar în România. Pentru cartea de identitate provizorie, termenul de
valabilitate se stabilește serviciul public comunitar de evidență a persoanelor și nu poate fi mai mic de 30
de zile sau mai mare de un an.
Actele se depun la serviciul public comunitar de evidență a persoanelor pe raza căruia solicitantul
are domiciliul sau reședința.
Cererile pentru eliberarea actelor de identitate se depun personal, iar cărțile de identitate se
eliberează titularilor. În situația în care solicitatntul nu se află în țară, mandatarul va prezenta o procură
specială pe care se află aplicată fotografia titularului, autentificată de misiunea diplomatică sau oficiul
consular de carieră al României din statul în care se află solicitantul. În cuprinsul procurii este necesar să
se regăsească referirea expresă la obiectul mandatului.
Cetățenii români aflați în strainătate pot depune cererea pentru eliberarea eliberarea primului act
de identitate împreună cu documentele prevăzute de lege la misiunile diplomatice sau la oficiile consulare
ale României din statul respectiv.
Documentele cu care se face dovada numei, prenumelui, cetățenia și a domiciliului, necesare
eliberării actului de identitate, se prezintă în original și copie.

Dovada adresei de domiciliu se poate face cu unul din următoarele documente:

a) Acte încheiate în condiții de validitate prevăzute de legislația română în vigoare
b) Declarația scrisă a găzduitorului, persoană fizică sau juridică, de primire în spațiu, însoțită de unul
dintre documentele prevăzute la litera a)
Declarația de primire în spațiu poate fi dată în fața lucrătorului din cadrul serviciului public
comunitar de evidență a persoanelor, a plițistului de siguranță publică, a notarului public ori a
funcționarului misiunii diplomatice sau oficiului consular al României.
c) Declarația pe propia răspundere a solicitantului, însoțită de nota de verificare a polițistului de ordine
publică, prin care se certifică existența unui imobil și faprul că solicitantul locuiește efectiv la adresa
declarată, precum persoana fizică ce nu poate prezenta documentele prevăzute la literele a) și b).
Pentru minorii și persoanele fizice puse sub interdicșie, declarația se dă și se semnează de către
părinți sau de către reprezentanții lor legali.
d) Documentul eliberat de primării, din care să rezulte că solicitantul sau, după caz, găzduitorul acestuia
figurează înscris în araegistrul agricol.

24
 Acte necesare:
1. Cererea pentru eliberarea actului de identitate(ANEXA 7):
Se obține de la ofițerul de serviciu sau se descarcă de pe site-ul instituției, se completează de minor și
se va semna în fața lucratorului de la ghișeu de către minor și de către părintele sau de reprezentantul
său legal.
2. Certificatul de naștere al minorului(copie xerox și original)
3. Actul de identitate al unuia dintre părinți sau al reprezentantului legal
4. Certificatul de căsătorie al părinților/ Hotărârea de divorț/ Hotărârea de plasament familial(copie
xerox și original)
5. Documentul cu care părintele face dovada adresei de domiciliu(copie xerox și original)
Dacă părintele nu este titularul spațiului de locuit este necesară prezența găzduitorului care va
prezenta actul de proprietate(copie xerox și original)
Dacă găzduitorul nu se poate prezenta la serviciul public comunitar de evidență a persoanelor,
declarația de primire în spațiu poate fi consemnată la notarul public, la misiunea diplomatică sau
oficiul consular al României din străinătate sau în prezența polițistului de la postul de poliție- pentru
mediul rural. Dacă părinții minorului nu sunt titularii spațiului de locuit, găzduitorul va prezenta
actul de proprietate(copie xerox și original)
6. Chitanța reprezentând contravaloarea cărții de identitate(7 lei)+ taxa extrajudiciară de timbru (5 lei)
se achită la sediul instituției.

Expirare perioadă valabilitate. Preschimbarea la cerere. Modificare date stare civilă

Acte necesare:
1. Cerere pentru eliberarea actului de identitate
Se obține de la ofițerul de serviciu sau se descarcă de pe site-ul instituției, se va completa de către
solicitant și se va semna în fața lucrărorului de la ghișeu
2. Actul de identitate
3. Certificatul de naștere(copie xerox și original)
4. Documentul cu care se va face dovada adresei de domiciliu(copie xerox și original)
5. Dacă solicitantul a avut carte de identitate va preda Cartea de alegător
Dacă titularul nu a intrat în posesia acestui document sau l-a pierdut, va menționa acest fapt pe cerere
6. Chitanța reprezentând contravaloarea cărții de identitate(7lei) + taxa extrajudiciară de timbru (5lei)
se achită la sediul instituției.

O carte de identitate noua se poate elibera în următoarele cazuri:

- Expirarea termenului de valabilitate a actului de identitate care urmează a fi preschimbat
- În cazul în care s-au modificat numele și prenumele titularului, prenumele părinților, data ori locul
nașterii
- În cazul schimbării domiciliului, a denumirii sau a rangului localităților și străzilor, al renumerotării
imobilelor sau reordonării acestora , al înființării localităților sau străzilor
- În cazul deteriorării actului de identitate
- În cazul pierderii, furtului sau distrugerii actului de identitate
- Când fotografia din cartea de identitate nu mai corespunde cu fizionomia titularului
- În cazul schimbării sexului
- În cazul anulării actului de identitate
- În cazul atribuirii unui nou CNP
- Pentru preschimbarea buletinelor de identitate

25
 Pierdere. Distrugere. Deteriorare. Furt

Acte necesare:
1. Cerere pentru eliberarea actului de identitate
2. Actul de identitate deteriorat sau anulat
3. Un document emis de instituții sau autorități publice, cu fotografie de dată recentă, pentru
certificarea identității, respectiv: carte de alegător, pașaport, permis de conducere, legitimație de
serviciu, livret militar, diplomă de absolvire a unei instituții de învățământ(copie xerox și original)
4. Certificatul de naștere(copie xerox și original)
5. În cazul furtului – se va depune și dovada de la poliție din care rezultă că furtul a fost
înregistrat(copie xerix și original)
6. Documentul cu care se face dovada adresei de domiciliu(copie xerox și original)
7. Chitanța reprezentând contravaloarea cărții de identitate(7 lei)+ taxa estrajudiciară de timbru(5 lei) se
achită la sediul instituției

26
 CAPITOLUL IV. MODUL DE ARHIVARE ŞI SELECŢIONARE A
DOCUMENTELOR

Procedura se aplică de către toate compartimentele din cadrul Serviciului stare civilă pentru
arhivarea şi păstrarea tuturor documentelor pe suport hârtie.
Prezenta procedură nu se aplică pentru arhivarea documentelor în formă electronic.

4.1.Evidenţa documentelor

La Serviciul stare civilă toate compartimentele sunt obligate să înregistreze şi să ţină evidenţa
tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern şi a celor ieşite.
Conţinutul şi forma actelor de naştere, de căsătorie şi de deces sunt prevăzute în anexele la Legea
nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Numerotarea actelor se va face pe an calendaristic. Registrele de stare civilă, precum şi fiecare an
calendaristic se vizează, pentru deschidere şi închidere, de către primar.
Primul exemplar se păstrează la SSC , iar al doilea exemplar se înaintează la Direcția Județeana
de Evidență a Persoanelor(DJEP) în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost
completate.
Exemplarul păstrat la Serviciul de Stare Civilă se trimite la Directia Judeteana a Arhivelor Nationale,
după trecerea a 100 de ani de la data completării lor.
Actele primare se păstrează de către utilizatori la locul de muncă (arhivă activă), pe durata
prelucrării datelor până la efectuarea controlului de fond din partea DJEP Iaşi.
Anual, fiecare lucrător este responsabil cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment, le
grupează în unităţi arhivistice potrivit problematicii şi a termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul
arhivistic al Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi , pregătindu-le pentru compactare în coperţi
de carton.
Nomenclatorul arhivistic(ANEXA 8) este întocmit de către responsabilul cu patrimoniu din
cadrul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi, pe baza propunerilor transmise de şefii
departamentelor, este aprobat prin dispoziţie de Primarul municipiului şi confirmat de către Directia
Judeteana a Arhivelor Nationale.
În fiecare dosar se introduce o pagina de gardă(ANEXA 9), care se completează de către fiecare
funcţionar responsabil cu îndosarierea documentelor la compartimentul unde îşi desfăşoară activitatea.
Se numerotează fiecare pagină din dosar şi totalul de pagini se înscrie pe pagina de gardă.
Documentele astfel grupate, se depun de către fiecare funcţionar responsabil cu îndosarierea
acestora, în al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor,
pe bază de inventar de documente(ANEXA 10) si proces verbal de predare-primire(ANEXA 11).
Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice în/din depozitul arhivei este
consemnată de către responsabilul cu arhiva SSC, într-un registru de evidenţă(ANEXA 12).
Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea Primarului municipiului
şi a avizului dat de Directia Judeteana a Arhivelor Nationale, în urma selecţionării.

27
 4.2. Selecţionarea documentelor

În cadrul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi functioneaza o Comisie de selecţionare,

numită prin dispoziţia Directorului Executiv.
Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, la propunerea
compartimentului de arhivă al instituţiei, pentru a aproba lista cu documentele care urmează a fi înlăturate
ca fiind nefolositoare, expirându-le termenul de păstrare; hotărârea luată se consemnează într-un Proces
Verbal al Comisiei de selectionare(ANEXA 13).
Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza Proceselor Verbale
ale comisiei menţionate anterior.

4.3.Păstrarea documentelor

Directorul DLEP numeşte prin fişa postului o persoană cu atribuţii de arhivar al serviciului, care
este obligată să păstreze documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare.
Conducerea unităţii, alocă spaţiul necesar pentru arhivă.
Arhivarul asigură îndeplinirea condiţiilor (temperatură, umiditate, luminozitate, condiţii de
siguranţă) în incinta spaţiului destinat arhivării.
Arhivarul unităţii urmăreşte întoarcerea documentelor ieşite la solicitarea funcţionarilor de la
compartimente spre consultare şi sesizează directorul DLEP în cazul întârzierii acestora sau a altor
probleme apărute în arhivă.
Păstrarea documentelor în arhivă se face pe durata prevăzută în nomenclatorul arhivistic.

28
 CAPITOLUL V. POLITICI DE PERSONAL

În cadrul relațiilor de muncă din Direcția Locală de Evidență a Persoanelor Iași funcționează
principiul egalității de tratament față de toți angajații. Orice discriminare directă sau indirectă față de
angajați bazată pe criterii de sex, orientare sexulală. Caracteristici genetice, vârsta, apartenență națională,
rasă, culoare, etnie, religie, opțiune politică, origine socială, handicap, situație sau responsabilitate
familială, apartenență sau activitate sindicală, este interzisă.
Salariații Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iași beneficiază de condiții de muncă
adecvate activității pe care o desfășoară, de protecție socială, de securitate și sănătate în muncă, precum și
de respectarea demnității și a conștiinței lor fără nici o discriminare. La angajare se încheie contractul
individual de muncă(actul administrativ de numire) între directorul executiv ca reprezentant al direcției și
salariat, în baza căruia se prestează muncă în schimbul salariului cuvenit, potrivit legii. Programul de
lucru al salariaților se stabilește în contractul colectiv de muncă, în funcție de specificul și modul
organizare a activității compartimentelor de muncă.
Programul de lucru al salariaților direcției se afișează la sediul instituției. Durata maximă legală a
timplui de muncă nu poate depăși 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare.
Relațiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local și
structurile subordonate acestuia în scopul menținerii, păstrării și perfecționării stării de funcționalitate a
serviciului. Același tip de relații se stabilesc între șefi și personalul subordonat acestora.
La nivelul serviciului public comunitar local, activitatea de control și coordonare este atribuit
conducerii și se realizează direct, ori prin intermediul șefului de serviciu, birou sau compartiment. De
asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, conducerea serviciului poate antrena și alt
personal specializat din cadrul structurilor propii.
Serviciul de stare civilă funcționează în cadrul Direcției Locale de Evidență a Persoanelor Iași
începând cu anul 2005, având ca personal un numar de 30 de funcționari publici, care prestează servicii
pe linie de stare civilă către cetățeni.
Personalul este angajat cu normă întregă(8 ore/zi), pe perioadă nedeterminată, într-un singur
schimb, din care: 2 persoane în funcții de conducere, 5 consilieri, 8 inspectori și 15 referenți.
Biroul resurse umane funcționează în cadrul Direcției Locale de Evidență a Persoanelor, în sediul
Serviciului de Stare Civilă, fiind format din : 1 șef birou, 1 consilier juridic, 1 consilier, 1 inspector și 1
referent.
Fiecare șef ierarhic este obligat să stabilescă atribuțiile de serviciu pentru posturile și personalul
din subordine și să efectueze în mod sistematic controlul asupra modului în care subordonații își duc la
îndeplinire sarcinile ce le revin prin fișa postului și fișa de atribuții și din dispozițiile primite(scrise și/ sau
verbale).
Conducerea direcției și a compartimentelor funcționale efectuaează controale permanente sau
periodice. Prin control se realizează atât prevenirea și sancționarea eventualelor abateri, cât și îndrumarea
salariaților în îndeplinirea corectă și la timp a sarcinilor de serviciu.
Directorul executiv poate dispune efectuarea controalelor de orice tip prin complartimentele
specializate sau individual, prin specialiștii unității. Persoanele implicate în activitatea controlată sunt
obligate- indiferent de funcția deținută- să colaboreze cu salariații și compartimentele desemnate să
efectueze controlul.
Personalul serviciului public comunitar local, răspunde de întreaga activitate pe care o desfășoară,
în fața șefului serviciului.

29
 CONCLUZII

Activitatea de evidență a persoanelor a fost transferată autorităților publice locale, prin punerea în
aplicare a prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 84/2001, privind înființarea, organizarea și funcționarea
serviciilor publice de evidență a persoanelor, cu modificările și completările ulterioare.

Serviciul Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor Iași denumit ,,Direcția Locală de
Evidență a Persoanelor,, a fost înființat prin Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Iași.

Pentru îmbunătățirea Serviciului de Stare Civilă este necesară realizarea acestuia în condiții
optime, înregistrând un efect vizibil asupra randamentului resurselor umane.

Activitatea Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi se desfăşoară în interesul legitim al

persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor şi autorităţilor statului, pe baza şi în executarea legii.

Satisfacerea intereselor publice ale cetățenilor se realizează în cadrul instituției prin funcționarea
mai multor ghișee, pentru a evita cozile și timpul îndelungat necesar pentru obținerea unui act, sau un
program prelungit de relații cu publicul.

Direcția Locală de Evidență a Persoanelor oferă și posibiliatea cetățenilor de a se programa

online pentru a evita aglomerația.

30
 BIBLIOGRAFIE

1. Mihaela Onofrei, Elemente de știința administrației, Editura Sedcom Libris, Iași,2004

2. http://www.dlep-iasi.ro
3. http://depabd.mai.gov.ro/index.html
4. Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă
5. Legea nr. 215/2001 – Legea Administrației Publice Locale
6. Regulamentul de Organizare și funcționare a Direcției de Evidență a Persoanelor Iași

31
ANEXA 1

32
 ANEXA 2

Verificat identitatea solicitantului Municipiul Iaşi

Ofiţer de stare civilă delegat, Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor
STAREA CIVILĂ
_____________________
Nr.____________din___ / ___ / ________

Tel.____________________

Domnule Primar,

Subsemnatul/(a) _____________________________________________, fiul (fiica) lui

__________________________ şi al/a ________________________, domiciliat(ă) în __________________,
str.(sat/comună)______________________, nr. _____, bl. _____, sc. ____, et. ____, ap. ____,
judeţul__________________, titular(ă) al/a actului de identitate seria ______ nr. _________, eliberat
de_________ _________ vă rog să binevoiţi a-mi elibera CERTIFICATUL DE NAŞTERE, duplicat, privind
pe _________ _________ _________ sens în care fac următoarele precizări:
- m-am (s-a) născut la data de ___ /___ / ________în localitatea_________________,

judeţul__________________, sub numele de _________ _________ _________ .

- vechiul(vechile) certificat(e) de naştere mi-a(mi-au) fost furat(e)/distrus(e)/ pierdut(e) în următoarele

împrejurări: ____________________________________
____________________________________________________________________.

Data ___ / ___ / _________ Semnătura _________ _________

Eliberat certificat de NAŞTERE seria _____.nr. _________,

de pe actul de naştere nr. _________ / _________. .

Data ___ / ___ / _________

Ofiţer de stare civilă delegat,

_________________ Am primit certificatul solicitat,
Semnătura_________

Domnului primar al municipiului Iaşi, judeţul Iaşi

33
ANEXA 3

34
 ANEXA 4

Verificat identitatea solicitantului Municipiul Iaşi

Ofiţer de stare civilă delegat, Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor
STAREA CIVILĂ
_____________________
Nr.____________din___ / ___ / 2011

Domnule Primar,

Subsemnatul/a .............................................................................................., fiul (fiica) lui

......................................................şi al ........................................................., domiciliat în
..............................................., str.(sat/comună).........................................., nr. ......, bloc ......., scara ......, et. .....,
ap. ....., judeţul......................................, posesor al CI / BI / PAS, seria ........ nr. ...................., eliberat(ă) de
...............................vă rog să binevoiţi a-mi elibera CERTIFICATUL DE CĂSĂTORIE, duplicat, privind pe
................................................................ sens în care fac următoarele precizări:
- m-am (s-a) căsătorit cu..........................................................la data de ___/___/_______ în

localitatea............................., judeţul...................................... .

- vechiul(vechile) certificat(e) de naştere mi-a(mi-au) fost furat(e)/distrus(e)/ pierdut(e) în următoarele

împrejurări:................................................................................................

Data ___ / ___ / 2011 Semnătura .....................................

Eliberat certificat de CĂSĂTORIE seria ............nr. .....................,

de pe actul de naştere nr. ............ / ................. .

Data ___ / ___ / 2011

Ofiţer de stare civilă delegat,

.............................. Am primit certificatul solicitat,
Semnătura...................

Domnului primar al municipiului Iaşi, judeţul Iaşi

35
ANEXA 5

36
ANEXA 6

37
ANEXA 7

38
 ANEXA 8

APROBAT Se confirmă
Director _____________ Directorul Direcţiei Judeţene
Iasi a Arhivelor Naţionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Dispoziţia nr. ............ din ....................

Serviciile
Denumirea dosarului Termenul de
Obs.
(conţinutul pe scurt al problemelor la păstrare
care se referă)
A. Serviciul …. 1.
2.
3.
B. Serviciul …. 1.
2.
3.
A. Serviciul …. 1.
2.
3.
B. Serviciul …. 1.
2.
3.
A. Serviciul …. 1.
2.
3.
B. Serviciul …. 1.
2.
3.
A. Serviciul …. 1.
2.
3.
B. Serviciul …. 1.
2.
3.

Data: zz.ll.aaaa Întocmit

Nume Prenume

39
 ANEXA 9

Pagina de garda

Denumire dosar ……………………………………………………

(conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)

de la data ……………………… până la data de ………………….

(pentru documentele conţinute)

Indicativ dosar ………(ex: II. B 3)………………

(conform nomenclatorului arhivistic)

Nr. de pagini ……………

Termen de păstrare ………………

(conform nomenclatorului arhivistic)

40
 ANEXA 10

INVENTARUL DE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

pe anul …………….
pentru documentele care se păstrează permanent sau temporar

Nr. Indicativul dosarului Conţinutul pe scurt Datele Nr. Obs.

crt. (după nomenclator) al dosarului, registrului extreme filelor

Prezentul inventar format din …………….. file conţine …………… dosare, registre, condici etc.
Dosarele de la nr. crt. ………………… au fost lăsate la …………………., nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ………………………..
Astăzi, …………………., s-au preluat ………………….dosare.

Am predat, Am primit,
Nume Prenume Nume Prenume
Semnătura Semnătura

41
 ANEXA 11

PROCES VERBAL DE PREDARE – PRIMIRE

DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

Astăzi, ………………., subsemnaţii …………………………......……...…………..….….…,

delegaţi ai compartimentului ……………………………………..............................….………,
şi …………………………………….. arhivarul _____________ am procedat primul la predarea şi al
doilea la preluarea documentelor create în perioada …………………………………..de către
compartimentul menţionat, în cantitate de ………… dosare.
Predarea – primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ……….. pagini, conform
dispoziţiilor legale.

Am predat, Am primit,
Nume Prenume Nume Prenume
Semnătura Semnătura

42
 ANEXA 12

REGISTRUL DE EVIDENŢĂ
INTRĂRI-IEŞIRI DOCUMENTE ÎN/DIN ARHIVĂ

INTRĂRI ÎN ARHIVĂ IEŞIRI DIN ARHIVĂ

N Data Denumire Datele Scoatere din Predare spre consultare
Număr de dosare
r. intrări Compartiment extreme evidenţă
cr i ale Nr./data
Pri Act de
t. document Dup Dep PV
mit Data Data Unde preda Total
elor ă use Comisie
e ieşiri pred s-au re dosare
inven ulte de
efec i ării predat nr./da ieşite
tar rior selecţiona
tiv tă
re
0 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13
1

Legendă:
01 - numărul de ordine al inventarului
02 - data preluării dosarelor din inventarul respectiv
03 - denumirea compartimentului de la care provine inventarul
04 - datele extreme ale documentelor specificate în pagina de gardă a dosarelor
05 - numărul total al dosarelor din inventarul respectiv
06 - totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv
07 - numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior
08 - data scoaterii dosarelor din evidenţă
09 - denumirea, numărul de înregistrare şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă
10 - data predării documentelor spre consultare
11 - denumirea entităţii către care s-a făcut predarea spre consultare
12 - denumirea, numărul de înregistrare şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă
13 - totalul dosarelor ieşite

Obs.: Pe eticheta registrului se trece denumirea acestuia, denumirea unităţii şi codul registrului.

43
 ANEXA 13

PROCES VERBAL Nr. ……/…………

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr……….. din ……..………, selecţionând în şedinţele
din …………..… documentele din anii*) ……………….………... avizează/aprobă ca dosarele din
inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare
prevăzute în nomenclatorul arhivistic al unităţii.

APROBAT
Comisia de selecţionare

Preşedinte, Membri, Secretar,

Nume Prenume Nume Prenume Nume Prenume
Semnătura Semnătura Semnătura

*) Anii extremi

44