INFORMES CO SAP R/3

TEMA I
EL SISTEMA SAP R/3
INTRODUCCIÓN

El Sistema SAP R/3 en su versión estándar presenta una amplia selección de informes, para
acceder a ellos se podrá llegar por dos caminos, llegando al mismo destino, la forma más
directa de acceder es a través del módulo Sistema info en el menú principal, ó bien
accediendo a los sistemas info específicos de cada módulo, con lo que habrá que ejecutar la
correspondiente transacción a través del acceso al módulo respectivo.

Aparte de los informes que ofrece el sistema, el usuario al acceder a un informe

determinado, una vez en él, el sistema le permitirá la realización de una amplia gama de
operaciones, que le posibilitará personalizarlo a sus necesidades, con lo cual será el propio
usuario quien podrá crear el informe que más se adecue para la obtención de la información
pertinente.

Para ello, el objetivo de este manual, más que definir los tipos de informes que ofrece SAP
R/3, es ofrecer una guía de las distintas operaciones que pueden llevarse a cabo sobre un
informe con el fin de que luego sea el propio usuario el que empleando estas funciones que
le da el sistema, el que sea capaz de definir sus informes de la mejor forma que pueda para
obtener la información que desea presentar.

Para acceder al sistema de informes de SAP R/3 el camino a seguir es a través del menú
principal ir a Sistema Info, desplegándolo aparecerán todos los módulos y dentro de cada
módulo los respectivos informes estándar que ofrece el sistema R/3:

Esta es la manera más rápida y cómoda de acceder al sistema de informes, pero también se
podrá realizar accediendo a través de cada módulo, puesto que cada uno recoge los
informes específicos del mismo.

Como se puede observar, SAP en su paquete estándar ofrece una amplia selección de
informes, a su vez en cada informe podrán realizarse diversidad de funciones con lo que el
usuario dispondrá de múltiples opciones a la hora de trabajar con los informes, de modo
que él mismo podrá modificarlos con el fin de que se adecuen a sus necesidades de la
manera que estime más conveniente.

A continuación vamos a acceder a los distintos informes que ofrece el Sistema para Centros
de coste:

1
 INFORMES CO SAP R/3

INFORMES DE CENTROS DE COSTE

Posicionándonos sobre cada uno de los tipos de informes los desplegamos y accedemos al
tipo de informe que precisemos.

Seleccionaremos uno de los informes estándar y sobre él explicaremos las distintas

posibilidades que permite el sistema.
Vamos a tratar un informe de partidas individuales de centros de coste.

Para acceder a él podrá ejecutarse la transacción por dos caminos:

Vía Sistema info:

Vía Menús Sistema info → Finanzas → Controlling → Informes de la

contabilidad CeCo → Patidas individuales → CeCo: Partidas
individuales reales
Vía Código de Transacción KSB1

Vía Controlling:

Vía Menús Finanzas → Controlling → Contabilidad de centros de coste →

Sistema info →Informes de la contabilidad CeCo → Patidas
individuales → CeCo: Partidas individuales reales
Vía Código de Transacción KSB1

Como puede verse es más directo el acceso a través de la primera transacción, entrando por
Sistema info.
Accedemos a la pantalla inicial del informe:

2
 INFORMES CO SAP R/3

En ella introduciremos los datos que queremos tratar en el informe.

Podemos introducir un centro de coste ó varios centros de coste, ó un grupo de centros de

coste.

Introducimos la fecha para la cual queremos recoger la información y ejecutamos, (icono en

forma de reloj):

Nos aparece esta pantalla que recoge las imputaciones que se han realizado en los centros
de coste que hemos seleccionado, a partir de esta pantalla podremos realizar distintas
operaciones y ver una serie de documentos.

3
 INFORMES CO SAP R/3

Para IMPRIMIR un informe de SAP, desde la pantalla del informe, yendo por el menú a:
Lista → Imprimir:

En dispositivo de salida se introduce la impresora por la cual se va a imprimir el informe,

se puede imprimir todo el informe o indicar las páginas que se quieren imprimir, el tipo de
prioridad de la impresión.

4
 INFORMES CO SAP R/3

Los informes del sistema SAP R/3 pueden exportarse a un fichero Excel y desde él
realizar las modificaciones que se quieran, así como todas las operaciones que pueden
efectuarse en una hoja de cálculo.

Para ello hay que ir por el menú a: Lista → Exportar → Hoja de cálculo del coste

Vamos a exportar el informe a una hoja Excel:

Ejecutamos la transacción ó hacemos clic en el icono:

Nos aparece una ventana que nos indica el número de líneas y columnas del objeto que
estamos exportando y nos pide que seleccionemos el tipo de tabla a la que lo vamos a
exportar, dando como opciones:

- Excel macros SAP

- Tabla
- Tabla pivote

5
 INFORMES CO SAP R/3

Seleccionamos opción Tabla, damos “Enter”, aparecerá otra ventana de confirmación que
se está exportando el objeto a Microsoft Excel.
Volvemos a dar otro “Enter”:

El Sistema exporta el informe a una hoja de cálculo, desde aquí se podrá trabajar el informe
con todas las posibilidades que ofrece Excel, permitiendo realizar las modificaciones que se
estimen oportunas y pudiendo introducir las fórmulas necesarias para obtener los cálculos
que sean precisos.

También existe la posibilidad de transferir el informe a un fichero local, para ello el

camino a seguir es bien vía menú: Lista → Exportar → Fichero local, ó seleccionando el
siguiente icono:

Al ejecutar dicha transacción ó al hacer clic sobre el icono, aparecerá una ventana que nos
preguntará el tipo de formato con qué se grabará la lista, presentando las siguientes
opciones:

6
 INFORMES CO SAP R/3

- Sin conversión
- Hoja de cálculo
- Formato de texto enriquecido
- Formato HTML
Seleccionando una opción y dando “Enter”:

Tenemos que seleccionaremos el fichero donde queremos guardar el archivo que recoge el
informe.

En la exportación no se tienen en cuenta los filtros, ni clasificaciones, ni totales ni

subtotales.

7
 INFORMES CO SAP R/3

INFORMES ESTÁNDAR SAP R/3

INFORMES DE CENTROS DE COSTE

COMPARACIONES PLAN / REAL

CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN REAL / PLAN / DESVIACIÓN

Vía Menús Sistema info → Finanzas → Controlling → Informes de la

contabilidad CeCo → Comparaciones plan / real → Centros de
coste: Real / Plan / Desviación
Vía Código de Transacción S_ALR_87013611

El informe sirve para comparar datos reales y plan en la contabilidad de centros de coste.

Además de los costes, también se visualizan el volumen contabilizado de las clases de

actividad y los valores estadísticos.

Desde este informe se puede pasar a los siguientes informes mediante la interfase informe /
informe:

- Centros de coste: Partida individual real

- Centros de coste: Resumen de planificación
- Centros de coste: Partida individual plan
- Centros de coste: Desglose de período real/plan
- Clases de actividad: Desglose de período
- Valores estadísticos: Desglose de período
- Centros de coste: Desglose por interlocutor
- Centros de coste: Desglose por operación
- Área: Real / Plan 2 monedas
- Visualización de textos explicativos de planificación

CARACTERÍSTICAS ADICIONALES

INFORME: ÓRDENES ASIGNADAS / ELEMENTOS PEP

Vía Menús Sistema info → Finanzas → Controlling → Informes de la

contabilidad CeCo → Comparaciones plan / real →

8
 INFORMES CO SAP R/3

Características adicionales → Informe: órdenes asignadas /

Elementos PEP
Vía Código de Transacción S_ALR_87013619

El informe visualiza por centro de coste o grupo de centros de coste los costes reales o plan.

Asimismo se visualizan los costes reales y plan que se generan en órdenes y elementos PEP
y que están asignados al centro de coste o al grupo de centros de coste.

Esta asignación se almacena en los datos maestros de la orden o del elemento PEP
correspondiente indicando un Centro de coste responsable.

INFORME: ÓRDENES ASIGNADAS / CENTROS DE COSTE

Vía Menús Finanzas → Controlling → Ordenes CO → Comparaciones plan

/ real → Lista de Ordenes
Vía Código de Transacción S_ALR_87012995

COMPARACIONES REAL / REAL

CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN TRIMESTRAL

Vía Menús Sistema info → Finanzas → Controlling → Informes de la

contabilidad CeCo → Comparaciones real / real → Centros de
coste: Comparación trimestral
Vía Código de Transacción S_ALR_87013623

Este informe compara los costes reales de los cuatro trimestres de un ejercicio por separado
según cargos y abonos por:

- clase de coste
- grupo de clases de coste

También se tienen en cuenta contabilizaciones estadísticas.

Seleccionando la interfase informe / informe el sistema permite pasar al informe Centros de

coste: Real/Plan/Desviación.

9
 INFORMES CO SAP R/3

CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN EJERCICIOS

Vía Menús Sistema info → Finanzas → Controlling → Informes de la

contabilidad CeCo → Comparaciones real / real → Centros de
coste: Comparación ejercicios
Vía Código de Transacción S_ALR_87013624

Este informe compara por separado los costes reales del año en curso con los de los dos
últimos años en función de los cargos y abonos por:

- clase de coste
- grupo de clases de coste

También se tienen en cuenta las contabilizaciones estadísticas.

COMPARACIONES TEÓRICO / REAL

CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN REAL / TEÓRICO /

DESVIACIÓN

Vía Menús Sistema info → Finanzas → Controlling → Informes de la

contabilidad CeCo → Comparaciones teórico / real → Centros de
coste: Real / Teórico / Desviación
Vía Código de Transacción S_ALR_87013625

Este informe es similar al de comparación real / plan / desviación, enumera los datos
reales y teóricos de un área de centros de coste o de un único centro de coste.
Además de los costes, también se visualizan las cantidades contabilizadas de las clase de
actividades y de los valores estadísticos.

Ejecutando la interfase informe / informe se puede pasar a los mismos informes que para el
de comparación real / plan / desviación:

- Centros de coste: Partida individual real

- Centros de coste: Resumen de planificación
- Centros de coste: Partida individual plan
- Centros de coste: Desglose de período real/teórica
- Clases de actividad: Desglose de período
- Valores estadísticos: Desglose de período

10
 INFORMES CO SAP R/3

- Centros de coste: Desglose por interlocutor

- Centros de coste: Desglose por operación
- Área: Real/Plan 2 monedas
- Visualización de textos explicativos de planificación

PARTIDAS INDIVIDUALES

CENTROS DE COSTE: PARTIDAS INDIVIDUALES REALES

Vía Menús Sistema info → Finanzas → Controlling → Informes de la

contabilidad CeCo → Patidas individuales → CeCo: Partidas
individuales reales
Vía Código de Transacción KSB1

Este informe recoge imputaciones reales a través de clase de coste y por centro de coste.

A través de la interfase informe / informe se puede acceder a los siguientes informes:

- Real / Plan / Desviación absoluta / Desviación %

- Comparación real / Plan con interlocutor
- Real / Comprometido / Total / Plan moneda sociedad CO

11