Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Índice
Objetivos
Conocer los tipos de contratos que pueden utilizarse para la adquisición de
productos, resultados o servicios que sean necesarios adquirir fuera del equipo
del proyecto.
Los procesos directivos que forman parte de la Gestión de Adquisiciones son los
siguientes:
*El director del proyecto no tiene que ser un experto legal pero debe conocer
con el proceso de adquisiciones corporativo.
*El director del proyecto no tiene autoridad para firmar acuerdos legales
vinculantes en nombre de la organización.
*Los contratos pueden ser tan simples o complejos como los productos o
servicios a adquirir.
*El contrato debe describir los entregables y los resultados esperados, lo que no
esté en el contrato no puede exigirse legalmente.
La complejidad de gestionar todos los riesgos de un contrato por una sola de las
partes hace que se avance en el sentido de compartir los riesgos o que éstos
sean asumidos por las partes más capacitadas para hacerlo.
Contratación a prueba
Teniendo en cuenta que cada proyecto es único por naturaleza, es necesario adaptar la
forma en la que se gestionarán las adquisiciones del proyecto en base a los siguientes
términos:
Ubicación física
¿La política de la organización está alineada con las normas y leyes locales y
nacionales?
Disponibilidad de contratistas
Algunos vendedores específicos pueden formar parte del equipo, en una relación
Preferencia por las relaciones colaborativas colaborativa que puede derivar en un modelo de adquisiciones de riesgo compartido,
entre comprador y vendedor.
tanto para amenazas como oportunidades.
El director del proyecto debe asegurar que el equipo del proyecto tiene experiencia
adecuada en gestión de adquisiciones, pudiendo formar parte del equipo miembros del
departamento de compras, adquisiciones o legal. Algunas actividades específicas que
conlleva este proceso son, por ejemplo, las siguientes:
*Anunciar la oportunidad.
Caso de negocio: debe estar alineado con las estrategias de adquisiciones para
asegurar la validez de ambos.
Entre otros:
Los elementos del alcance que son conocidos se utilizan para desarrollar el
enunciado del trabajo (SOW) de las adquisiciones y los términos de referencia
(TOR).
Lista de hitos
Documentación de requisitos
Incluye tanto los requisitos técnicos que el vendedor debe satisfacer como los
requisitos con implicaciones legales y contractuales.
Vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables en los
que participan.
Requisitos de recursos
Registro de riesgos
Registro de interesados
Por ejemplo, las condiciones de mercado; asesoramiento jurídico relacionado con las
adquisiciones; requisitos regulatorios locales; el sistema de contabilidad financiera o los
propios vendedores, con su desempeño pasado.
Incluyen:
*Se fija un precio tope y el vendedor asume los costos que superen
dicho tope.
Para evaluar las propuestas que serán recibidas por parte de los proveedores, es
¿Cómo van a evaluarse las propuestas necesario desarrollar el método de evaluación que se utilizará, el cual suele formar
de los proveedores?
parte de los documentos de adquisición. Los métodos de selección más utilizados son,
entre otros, los siguientes:
Menor costo
Proveedor único
Presupuesto fijo
2.2.5 Reuniones.
Métodos de entrega
Fases de la adquisición
Los documentos para licitaciones pueden adoptar diversas modalidades, por ejemplo,
las siguientes:
Describe el artículo que se necesita adquirir con el nivel de detalle suficiente para
El SOW debe ser claro, completo y permitir a los posibles vendedores determinar si están en disposición de proporcionar el
conciso pero, a la vez, flexible. producto, servicio o resultado requerido.
Se elabora a partir de la línea base de alcance y sólo define la parte de alcance del
proyecto que será objeto del contrato en cuestión. Puede incluir: especificaciones,
cantidad deseada, niveles de calidad, datos de desempeño, periodo de desempeño y
lugar de trabajo.
Debe ser claro, conciso y completo, pudiendo revisarse, si fuera necesario, hasta que
sea incorporado a un acuerdo firmado.
Por otro lado, los términos de referencia (TOR), se utilizan en la adquisición de servicios,
incluyendo los siguientes elementos:
* Competencia y capacidad.
* Experiencia en gestión.
* Transferencia de conocimiento.
* Adecuación al SOW.
El análisis de hacer o comprar concluye con una decisión sobre si el trabajo puede
completarse satisfactoriamente por el equipo del proyecto o si, por el contrario, debe
ser adquirido de fuentes externas.
Puede incluir cómo los vendedores gestionarán los requisitos que deben
satisfacer en virtud de un acuerdo existente.
Documentación de requisitos
Incluye los requisitos técnicos que el vendedor debe cumplir y los requisitos
contractuales y legales que apliquen.
Registro de riesgos
Registro de interesado
Incluye los detalles de los interesados identificados, entre ellos los vendedores.
Puede incluir:
Pueden influir, entre otros, los siguientes: leyes y regulaciones locales; condiciones de
mercado; acuerdos previos existentes; sistemas de gestión de contratos y el entorno
económico externo que pueda limitar los procesos de adquisición.
Entre otros, los siguientes: lista de vendedores preferidos que han sido precalificados;
políticas de la organización sobre selección de proveedores y plantillas o guías específicas.
3.2.2 Publicidad.
Sobre todo, la negociación, con el objetivo de llegar a un acuerdo. Está liderada por un
gestor autorizado de compras, miembro del equipo de adquisiciones, el cual tiene
autoridad para firmar contratos.
3.3.2 Acuerdos
*Principales entregables.
*Incentivos y sanciones.
*Informes de desempeño.
*Aprobación de subcontratistas.
*Este proceso implica recopilar datos y gestionar los registros del proyecto;
refinamiento de los cronogramas de adquisiciones; facilitar los ajustes necesarios
y pagar las facturas.
Describe el proceso formal para gestionar los cambios derivados del control de
adquisiciones.
Registro de supuestos
Lista de hitos
Informes de calidad
Documentación de requisitos
Incluye tanto los requisitos que el vendedor de cumplir como aquéllos derivados
de aspectos legales o contractuales como seguridad, salud, medio ambiente o
licencias.
Vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que lo
satisfacen.
Registro de riesgos
Registro de interesados
4.1.3 Acuerdos.
Son convenios entre las partes, los que son relevantes son revisado s para verificar el
cumplimiento de términos y condiciones.
Incluye los registros completos que sirven de apoyo para administrar las adquisiciones
como, por ejemplo, el enunciado del trabajo de las adquisiciones, de lo s pagos y del
desempeño del trabajo de contratistas.
Análisis de tendencias
4.2.4 Inspección.
Es una revisión estructurada del trabajo que está siendo completado por el contratista,
pudiendo incluir una revisión simple de los entregables o una revisión física del trabajo
en sí mismo.
4.2.5 Auditorías.
Son una revisión estructurada del proceso de adquisición, los derechos y obligaciones
que dimanan de la auditoría deben quedar documentados en el contrato. Si fuera
necesario hacer ajustes, deben ponerse de acuerdo el director del proyecto por parte
del vendedor y del comprador.
*El equipo de dirección del proyecto debe aprobar los entregables antes del
cierre.
5 Conclusiones
Las organizaciones disponen de recursos limitados, tanto humanos como
materiales, por lo que es habitual que, para desarrollar parte del trabajo del
proyecto, se adquieran externamente los recursos necesarios.