ER Estimate Plan Guideline Template

May 2011
 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division   Page 1 

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
 
USE OF TEMPLATE 
 
Template is intended to be used as a guideline and  reference  to help the project team prepare an ER 
Estimate Plan which will meet Saudi Aramco specified requirements and its purpose as a key estimate 
planning tool.  
 
Objective  is  to  establish  an  integrated  ER  Estimate  Plan  incorporating  Saudi  Aramco  and  supporting 
Project  Proposal  (Preliminary  Engineering)  Contractor(s)  best  practice  development  processes, 
procedures and requirements.  
 
REFERENCE 
 
SAEP‐25 Estimate Preparation Guidelines 
 
Section 3.3.1.1 Initial Kick‐off Meeting  
“The  initial  kick‐off  meeting  will  be  conducted  before  the  30%  completion  of  Project  Proposal.  An  ER 
Estimate  Plan,  as  described  in  Section  3.3.2,  shall  be  prepared  and  completed  prior  to  the  Kick‐off 
Meeting.” 
 
Section 3.3.2 ER Estimate Plan 
“SAPMT  shall  be  responsible  for  developing  an  ER  Estimate  Plan  which  will  be  reviewed  and  discussed 
during the initial kick‐off meeting…” 
 
GENERAL NOTES: 
 
Draft copy of the project ER Estimate Plan document is to be prepared and made available prior to the 
initial ER Estimate Kick‐off Meeting, as a key planning document forming the basis for review, discussion 
and estimating team(s) alignment 
 
Estimate  Plan  is  to  have  a  Cover  Sheet  (indicating  Project  Name,  Budget  Item  Number,  Document 
Number, Revision Control, Review & Approval status) and a Table of Contents 

Additional comments, to provide further clarity, are highlighted in italicized gray color font 
 
The following TEMPLATE indicates “typical format & content” for use as a guideline and reference in the 
development of the project’s integrated ER Estimate Plan: 
 
1.0 PURPOSE  
 
1.1 ER Estimate Plan 
 
Clearly communicate the development basis and approach to prepare, review and approve the 
Expenditure  Request  (ER)  Estimate  in  full  compliance  with  Saudi  Aramco  requirements  & 
establish uniformity among the project team(s) members and stakeholders. Estimate Plan forms 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 2

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
the baseline reference throughout development and becomes the starting point for subsequent 
conversion  into  the  final  detailed  Basis  of  Estimate  (BOE)  document  (generally  maintaining 
common format/elements). 
 
1.2 ER Estimate 
 
A  primary  document  required  in  support  of  Saudi  Aramco  funding  process  to  achieve  official 
project  sanction/Expenditure  Request  Approval  (ERA).  Expected  accuracy  is            +/‐10%  of  the 
actual Total Project Cost at Close‐out/Expenditure Request Completion (ERC).   
 
2.0 ROLES AND RESPONSIBILITIES 
 
Reference: SAEP‐25, Section 4.3.1 
 
Saudi Aramco Project Management Team 
• Responsible  for  preparation  of  the  ER  estimate  and  providing  project  documents 
required to complete the ER Estimate. 
• Work  with  the  Engineering  Contractor  to  ensure  the  cost  estimate  is  complete  and 
accurate  in  accordance  with  the  project  scope  as  described  in  the  approved  Project 
Proposal. 
 
Saudi Aramco Project Management Office Department/Estimating Services Division 
• Assign lead and support estimators who take an active role in defining/communicating 
Saudi Aramco ER Estimate preparation requirements. 
• Work  to  ensure  that  SAPMT  and  Engineering  Contractor  adhere  to  established  ER 
Preparation and project development guidelines.  
• Perform final Saudi Aramco review, validation, endorsement and issue of ER Estimate. 
 
Project Proposal (Preliminary Engineering Contractor) 
• Assist SAPMT in the preparation of a complete and accurate ER cost estimate. 
• Provide  dedicated  and  experienced  Estimators  and  other  resources  as  required  for  the 
preparation of the ER Estimate. 
• Implement  an  estimate  quality  plan  and  assign  a  QA/QC  Estimator  separate  from  the 
estimating team to perform periodical audits to ensure compliance with the guidelines. 
 
Reference Appendix ‐___ for the detailed Project Estimate Team Organization 
 
3.0 APPLICABLE REFERENCE DOCUMENTS 
 
Latest edition of the following Saudi Aramco Engineering Procedures: 
• SAEP‐12 Project Execution Plan 
• SAEP‐14 Project Proposal 
• SAEP‐25 Estimate Preparation Guidelines  
• SAEP‐26 Capital Project Benchmarking Guidelines  
 
Include any Project Proposal (Preliminary Engineering) Contractor applicable documents 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 3

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
 
4.0 PROJECT SCOPE SUMMARY 
 
State the purpose & primary type of project (Process, Civil/Structural, E&I, Communications, new 
green‐field,  existing  revamp,  etc)  and  location(s).  Major  scope  elements  by  summary  level 
Project  Work  Breakdown  Structure  such  as  Process  Units,  Off‐sites,  Utilities,  Demolition,  Site 
Development, etc. Identify capacities, major equipment and component, etc. 
 
5.0 PROJECT EXECUTION STRATEGY 
 
Project  Execution  Plan  (PEP)  or  Simplified  Contracting  &  Procurement  Plan  developed  in 
accordance with SAEP‐12, shall establish the planning basis for the estimate. 
 
Include summary description of contracting strategy: 
• Project Proposal preliminary engineering phase 
• Detail Engineering‐Procurement‐Construction phases 
 
Include summary description of procurement strategy: 
• Saudi Aramco Direct Charge (DC) and Contractor Supply Material Plan 
• Long Lead Material Requirements (e.g. Novation)  
Prior Approval Expenditure Request (PAER) Requirements 
 
  Project Key Milestone Dates 
 
Reference Appendix ‐___ for the PEP / Simplified Contracting/Procurement Plan 
& the Overall Project Summary Schedule. 
 
6.0 ESTIMATE SCHEDULE 
 
Key Milestones include: 
• Project Proposal Start –  
• Draft Estimate Plan –  
• Estimate Kick‐off Meeting –  
• Estimate Plan Approval by Contractor & Saudi Aramco –  
• Estimate Package Interim Review‐1 w/ Saudi Aramco – 
• Estimate Package Interim Review‐2 (final pre‐submittal review) w/ Saudi Aramco 
• Submit Estimate Package to Saudi Aramco PMOD/ESD – 
• Submit Estimate to Saudi Aramco FPD Budget Director Office – 
• ERA – 
 
Reference Appendix ‐___ for the detailed ER Estimate Development Schedule 
 
 
 
 
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 4

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
7.0 ESTIMATE METHODOLOGY 
 
7.1  General 
 
Application  of  industry  best  practice  detail  estimating  methods  &  techniques  supplemented 
with forced detail & factored methods for minor undefined project scope items, as applicable & 
described in this plan. 
 
Estimate shall reflect the Total Project Cost (TPC) incorporating all Contractor and Saudi Aramco 
owner  elements  for  engineering,  materials,  construction,  commissioning  &  start‐up,  in 
accordance with SAEP‐25 requirements. 
 
Project Proposal (Preliminary Engineering) Contractor shall clarify and clearly define with Saudi 
Aramco SAPMT what project elements are to be included within Saudi Aramco Owner costs, in 
alignment with the project execution plan & strategy, to ensure proper scope & cost allocation 
to the engineering, procurement and construction contractor(s) component of the estimate.   
   
7.2  Project Work Breakdown Structure (WBS) 
 
Estimate  shall  be  developed,  compiled  and  organized  according  to  the  project  WBS  and  Saudi 
Aramco Code of Accounts (COA). 
 
Reference Appendix ‐ ___ for the detailed project WBS 
• WBS  reflects  the  physical  and  contractual  boundaries  of  the  work  and  provides  the 
framework to develop and summarize the estimate. 
 
7.3  Estimating Software System Tools 
 
Estimate shall be developed, compiled and presented utilizing the following estimating software 
systems: 
• Indicate  both  primary  estimating  and  secondary  support  estimating  systems  used  for 
detail development and summary level reporting such as: 
o Aspen Capital Cost Estimator (ACCE) for oil and gas facilities  
o Martin  Ryan  Application  Programming  Interface  (API)  MS  Excel  templates  for 
loading process equipment & bulks into ACCE 
o Microsoft Excel in‐house developed tool and data base for… 
o Others as proposed and described 
o Confirm  the  estimate  formats  &  presentation  for  the  submittal  of  each 
component in accordance with the WBS and including items such as: 
o  E&I & Comms and Civil/Structural estimates in accordance with defined 
Saudi  Aramco  support  estimate  format  requirements  (e.g.  MS  Excel 
format, linked worksheets, hyper‐linked quotations, etc.) 
o Detail level & Overall Summaries  
 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 5

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
7.4  Currency 
 
Estimate base currency shall be in USD 
Specify exchange rates for other applicable currency conversions & cut‐off date basis.  
 
7.5  Units of Measure 
 
Estimates prepared in MS Excel format shall indicate material quantities in METRIC units. 
 
Aspen  Capital  Cost  Estimator  (ACCE)  software  file  submittals  shall  have  data  input  basis  in 
IMPERIAL  units  (including  Martin  Ryan  Excel  Templates).  Output  reporting  (only)  to  be  set  to 
METRIC units for interface functionality with Saudi Aramco Enterprise Management System. 
 
8.0 ESTIMATE TECHNICAL BASIS  
 
Approved  Project  Proposal  Package  establishes  the  overall  basis  for  ER  Estimate  and  is  the 
baseline from which all subsequently considered scope changes are measured. 
 
9.0 ESTIMATE COST BASIS  (APPLIED METHODOLOGY) 
 
9.1  Material & Construction Labor  
 
  Develop BY DISCIPLINE, as applicable, in accordance with the Project WBS. 
 
9.1.1  Material Quantification  
 
Direct  field  equipment  and  bulk  material  scope  quantification  shall  be  in  accordance 
with the project  detailed  Material Take‐off (MTO)  Methodology and in alignment with 
the Project WBS. 
 
Reference Appendix ‐ ___ for detailed MTO Methodology 
 
Demolition/Mothball 
• Reference  SAEP‐25,  section  3.3.3.6,  sub‐section  “a”  for  inclusion  of  detailed 
requirements.  
• Scope  shall  be  quantified,  priced  and  included  under  discipline  construction  costs 
with  corresponding  COA.  Shall  be  based  preferably  upon  sub‐contract  quotes  or 
other as specified. 
 
9.1.2  Material Pricing 
 
Direct field equipment and bulk material pricing shall be developed based upon… 
• Reference SAEP‐25, section 3.3.3.5 for inclusion of detailed requirements. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 6

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
• Quotations  shall  be  technically  &  commercially  evaluated  and  presented  in  Bid 
Tabulation  format  with  recommended  selection  and  justification  if  not  the  lowest 
quote. 
• Where  ACCE  is  utilized  the  major  equipment  costs  will  be  replaced  by  quotations 
and/or validated in‐house pricing per requirements. 
• Where  ACCE  is  utilized  to  generate  pricing  for  bulk  materials,  the  pricing  will  be 
indexed to current market conditions based on quotations and/or validated in‐house 
pricing per requirements. 
 
9.1.3  Construction Labor Man‐hours 
 
Direct field construction labor man‐hours shall be developed based upon… 
• Third Party Software database (ACCE, Richardson, etc), In‐house historical Database. 
• Specify  the  base  geographic  location  such  as  United  States  Gulf  Coast  (USGC), 
company specific USGC, Eastern Province Saudi Arabia, etc. 
• Specify method for development of direct field “Pre‐commissioning” labor hours such 
as % factored, database generated, etc. 
 
Recommended Labor productivity factor(s) shall be developed and applied to the base 
location  man‐hours  to  adjust  to  a  site‐specific  Saudi  Arabian  work  location,  as 
applicable. 
• Labor productivity factor(s) shall address all items that may require adjustments to 
the  base  productivity  such  as  geographic  site  location,  green‐field,  brown‐field, 
revamp, labor quality & availability, facility complexity, work schedule, overtime, etc. 
• Provide  a  table  showing  labor  productivity  factor(s)  build‐up  and  how  it  will  be 
applied in the estimate.  
 
9.1.4  Construction Labor Rate 
 
A  recommended  “All‐in”  average  hourly  construction  labor  rate(s)  shall  be  developed 
and applied to the direct field construction labor man‐hours, based upon the execution 
planning requirements, including all wages, benefits, burdens, base indirect field costs, 
overhead and profit. 
• Based  on  project  specific  execution  planning  requirements  for  type/size  of  project, 
etc.  Typically  this  is  known  as  “All‐in”  sub‐contract  labor  rate  with  separate  costs 
such  as  prime  contractor  (e.g.  EPC,  LSTK,  etc),  if  applicable,  covered  under 
Construction Management & Other Indirect Field Costs 
• Provide  detailed  construction  labor  rate(s)  build‐up  and  supporting  basis, 
information, exclusions, etc. 
 
9.2  Construction Management & Other Indirect Field Costs 
 
Construction Management (CM) and other indirect field costs shall be developed, as applicable, 
based upon the project execution planning requirements. 
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 7

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
9.2.1  Construction Management  
 
Field office staff including supervision, administrative, support personnel, etc 
Specify the planned basis of development (manpower projection support plan, etc). 
 
Typically provided by the prime contractor (LSTK, etc) 
Generally excludes lower tier subcontractor field office staff, as defined & included in the 
“All‐in” average hourly construction labor rate(s)   
 
9.2.2  Other Indirect Field Costs 
 
Specify items to be included & planned basis for their development. Typical items: 
 
Temporary Construction & Utilities (Site offices CM/SAPMT & supplies, etc) 
Temporary Camp Facilities (Catering/Accommodations) 
• Construction Management Contractor  
• SAPMT, as identified 
• Construction Labor (if not covered by sub‐contract labor rate) 
Equipment Rental (Heavy lifts) 
Major Scaffolding 
Vendor Field Representatives (up to and including pre‐commissioning) 
 
9.3  Detailed Engineering and Home Office Services 
 
Reference SAEP‐25, section 3.3.3.6, sub‐section “q” for inclusion of detailed requirements  
 
9.4  Other Material Costs 
 
Specify the planned basis for each item (e.g. quotation, % factor of __, based on historical, etc.)  
 
  Freight, Shipping, Handling (i.e. Delivery to jobsite/Lay‐down in field)) 
• Reference SAEP‐25, section 3.3.3.5, sub‐section “a,6” 
Custom Duties 
• Reference  SAEP‐25,  section  3.3.3.6,  sub‐section  “m”  for  inclusion  of  detailed 
requirements.  
Commissioning & Start‐up Spare Parts 
• Reference SAEP‐25, section 3.3.3.6, sub‐section “k” for inclusion of detailed requirements 
Capital Spare Parts 
• Reference  SAEP‐25,  section  3.3.3.6,  sub‐section  “k”  for  inclusion  of  detailed 
requirements, if applicable 
Catalyst, Precious Metals, Chemicals, etc. (Initial fill for start‐up) 
• Reference SAEP‐25, section 3.3.3.6, sub‐section “l” for inclusion of detailed requirements, 
if applicable 
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 8

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
9.5  Allowances 
   
List any Recommended Allowances in tabular format and define what each is intended to cover 
and specify the planned basis for each item (e.g. % factor of __, based on historical, etc.)  
 
Typical: 
Contractor Overhead & Profit (Contract Fee) 
• Specify basis as applicable (LSTK Prime Contractor, % of TIC, etc.) 
Contract Change Order Allowance 
• for design or field changes, within the terms of the contract, historically experienced on 
similar type contracts.  
 
9.6  Late Changes 
 
Specify  how  any  late  changes,  subsequent  to  estimate  input  preliminary  engineering  design 
deliverables  freeze/cut‐off  date  &  associated  baseline  revision  number,  will  be  estimated  and 
included (e.g. change register/log, incorporating 90% Review Package comments from technical 
review meeting, etc.) 
 
9.7  Commissioning & Start‐up  
 
Specify the planned basis for each item (e.g. manpower projection support plan, % factor of __ 
based on historical, quotations, etc.) 
 
Typical: 
Construction Support Services  
(Craft  labor,  tools  &  equipment,  supervision,  management  for  activities  such  as 
blinding/purging/steaming/flushing/etc  and  any  other  support  services/sub‐contracts  such  as 
loading  required  for  initial  fill  catalyst  &  chemicals,  baseline  instrument  scraper  runs  for  cross‐
country pipelines, etc.) 
 
Miscellaneous costs  
(Utilities for grass roots facilities such as inert gas, chemicals for flushing & cleaning, lubricants, 
etc.)  
 
9.8  Saudi Aramco Owner Costs  
 
Typical: 
Project Proposal Preliminary Engineering 
• Reference  SAEP‐25,  section  3.3.3.6,  sub‐section  “p”  for  inclusion  of  detailed 
requirements. 
• Shall be based upon released contract(s), as applicable, including latest committed cost 
and remaining forecast. 
• Provide  copy  of  latest  revision  of  Project  Proposal  Engineering  Contract  Release 
Document in the Owner Costs Section of ER Package Submittal. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 9

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
 
Licensor Scope & fees  
• Reference  SAEP‐25,  section  3.3.3.6,  sub‐sections  “o”  for  inclusion  of  detailed 
requirements. 
• Shall be based upon actual released contract(s), quotation, etc. 
• Provide copies of all Licensor Engineering Contract Cost Documents in the Owner Costs 
Section of ER Package Submittal. 
SAPMT & Support  
• Reference  SAEP‐25,  section  3.3.3.6,  sub‐sections  “r”  for  inclusion  of  detailed 
requirements. 
• Shall be based upon detailed support/projection plans & build‐ups. 
Saudi Aramco Overhead Prorate  
• Shall be based on latest provided historical % factor.  
 
9.9  Escalation (Cost Trends) 
 
Recommended annual forward escalation shall be applied through the duration of project and 
shall be based upon current forecast of market conditions. 
 
Specify the basis and methodology utilized to determine the recommended escalation indices / 
percentages.   
 
9.10  Contingency & Risk Analysis 
 
Specify the basis and methodology utilized to determine the recommended project contingency.   
 
Market Outlook Study & Project Risk Assessment 
• Reference SAEP‐25, section 3.3.3.4 for inclusion of applicable detailed requirements 
 
10.0 QUALIFICATIONS & ASSUMPTIONS 
 
All planned estimate qualifications and assumptions shall be listed with supporting explanation. 
 
11.0 EXCLUSIONS 
 
All planned estimate exclusions shall be listed with supporting explanation. 
 
12.0 BENCHMARKING 
 
12.1  Estimate Key Metrics  
 
Compare  overall  estimate  metrics,  ratios,  and  factors  with  historical  data  to  validate  the 
estimate. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 10

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Preliminary  Engineering  Contractor  shall  provide  a  Key  Metrics  analysis  of  quantities,  costs, 
labor, etc.  
 
Reference Appendix ‐ ___ for Key Metrics Report 
 
12.2  Internal & External (Third party) Benchmarking  
 
As  identified  and  requested  by  Saudi  Aramco,  reference  SAEP‐25,  section  3.3.4  &  SAEP‐26  for 
inclusion of applicable detailed requirements 
 
13.0 ESTIMATE QUALITY ASSURANCE 
 
13.1  General 
 
Integrated estimate quality plan shall be developed, incorporating Project Proposal (Preliminary 
Engineering  Contractor)  processes/procedures/requirements  and  Saudi  Aramco  requirements, 
to ensure the completeness and accuracy of the estimate. 
 
Any  deviation  or  waiver  from  SAEP‐25  requirements  shall  necessitate  a  written  confirmation 
from Saudi Aramco Estimating Services Division (ESD) and in case of any conflict SAEP‐25 shall 
govern. 
 
13.2  Reviews 
 
List all planned Preliminary Engineering Contractor internal quality review requirements 
such as: 
• Engineering Review 
• Procurement Review 
• Construction Review 
• Estimating Team Review 
• Project Team Review 
• Management Review 
 
List all Saudi Aramco quality review requirements referencing SAEP‐25, section 3.3.1  
• Interim Review(s) (pre‐ER Estimate package submittal) 
• Final Review (PMOD/ESD processing) 
 
13.3  Estimate Package Submittal 
 
SAPMT shall validate the final estimate package contents, complete the associated ER Estimate 
Package Requirements‐Submittal Validation Sheet and provide an authorized copy of same with 
the submittal. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 11

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
 
Reference Appendix ‐ ___ for ER Estimate Package Requirements‐Submittal Validation sheet.  
 
14.0 APPENDICES 
 
Project Estimate Team Organization  
• Key Estimating Team Personnel Organization Chart  
• Estimate Responsibility Matrix  
• Single Point Contacts for Contractor and Saudi Aramco 
 
ER Estimate Development Schedule  
• Reference attached template of typical  
 
Project Execution Plan or Simplified Contracting/Procurement Plan  
& Project Summary Schedule  
• Inclusive of project life cycle activities per SAEP‐14 Section 3.4.1 
 
Project WBS  
 
MTO Methodology 
• Reference attached template of typical  
 
Key Metrics Report 
 
ER Estimate Package Requirements‐Submittal Validation Sheet 
• Reference attached 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 12

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
TEMPLATE OF TYPICAL 

 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 13

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
 
TEMPLATE OF TYPICAL 
 
MATERIAL TAKE‐OFF (MTO) METHODOLOGY 
 
 
GENERAL  
 
This methodology shall be utilized to generate the direct field material MTO for all discipline Scope of 
Works.  
 
The  quantity  calculations  shall  be  based  on  the  Project  Proposal  (Preliminary  Engineering)  design 
deliverables  and  the  associated  freeze/cut‐off  date  &  baseline  revision  number,  as  defined  in  the  ER 
Estimate Plan. 
 
Material  take‐off  shall  be  based  on  NEAT  quantities  as  shown  on  project  design  drawings,  documents 
and 3D computer model, as applicable. Any recommended or required allowances, such as rounding off, 
cut/waste, etc. shall be identified as separate line item(s).  
 
 
 
PROCESS EQUIPMENT 
 

Item   Material Take‐off Method  

    
Equipment  MTO based on of the following documents:  
1. Sized Equipment List 
  2. P&ID’s 
3. PFD’s 
4. Technical Specifications  
5. Equipment Data Sheets  
 
All  equipment  shall  be  quantified  manually  as  per  the  sized  equipment  list  and 
verified in accordance with above deliverables. 
 
 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 14

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Items highlighted in Bold are Minimum Equipment Data Required to Load Aspen   Capital Cost 
Estimator (ACCE) 
 
Heat Exchangers 
 
Type: (U‐tube, Floating head, Fixed head, Plate & Frame, etc) 
TEMA Type 
Bare Tube Surface Area 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation: (Shell, Tube Sheet, Channel, Tubes) 
Wall Thickness: (Shell, Tube Sheet, Channel, Tubes) 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Air‐coolers 
 
Bare Tube Surface Area 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation: (Tubes) 
Number of Bays / Bundles, Tube Length, Bay Width 
Number of Fans / Bay (2 Defaults) 
Fan Power 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Columns 
 
Type: (Double Diameter, Single Diameter) 
Dimensions: Diameter and T‐T (Per Section) 
Type of Internals: (Trays / Packing) 
Number of Trays or Packing Height & Number of Tray / Packing Sections 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation: (Shell, Cladding, Trays) 
ASME Design Basis: (ASME Div.1 or ASME Div.2) 
Wall Thickness 
Skirt Height 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Vessels 
 
Type (Horizontal, Vertical, Boot) 
Dimensions: (Diameter and T‐T) 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 15

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation: (Shell, Cladding, Trays) 
ASME Design Basis: (ASME Div.1 or ASME Div.2) 
Wall Thickness 
Skirt Height 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Tanks 
 
Capacity or Dimensions: (Diameter and T‐T) 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation 
Wall Thickness 
Roof Type 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Compressors 
 
Type (Centrifugal‐horizontal, Centrifugal, Recip., Fan, etc.) 
Actual inlet capacity 
Design Inlet Pressure 
Design Outlet Pressure 
Material ‐ ASME Designation 
Driver Type: (Motor, VSDS, Turbine) 
Driver Power: (HP) 
Number of Stages 
Lube Oil System: (Yes / No) 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Filters 
 
Type (Cartridge, Plate and Frame, etc) 
Flow Rate 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Furnaces 
 
Type (Vertical Cylindrical, Box type, etc) 
Duty 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 16

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Standard Gas or Liquid Flow 
Process Type (Gas / Liquid) 
Design Conditions ‐ Process Side: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation: Tubes 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Pumps 
 
Type (Centrifugal, API 610, Recip., Multi‐stage, Metering, Gear, etc.) 
Capacity 
Head 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME / API Designation 
Driver Type: (Motor, VSDS, Turbine) 
Driver Power: (HP) 
Primary Seal Plan 
Secondary Seal Plan 
Cooling Water Seal Plan 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Flare 
 
Type (Derrick Supported, Guyed, Self Supported, Horizontal Ground) 
Gas Flow Rate 
Dimensions: (Diameter and T‐T for Each Section) 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME / API Designation 
Tracing: (Type / Quantity) 
Insulation: (Type & Thickness ‐ Default Calculated From Operating Temperature) 
 
Packaged Equipment 
 
Type 
Capacity 
Design Conditions: (Pressure, Temperature) 
Operating Conditions: (Pressure, Temperature) 
Material ‐ ASME Designation 
Weight 
Dimension: (Length, Width, Height) 
Details: (Scope of Supply) 
Tracing: (Type / Quantity)  
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 17

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
PIPING 

Item   Material Take‐off Method  

A/G  Taken off on the basis of the following documents:  
Pipes  1. Piping Line Lists 
2. P&ID’s  
Fittings  3. Piping Material Specifications & Classes  
Valves  4. Plot Plans  
5. 3D Model (as applicable) 
  6. Piping Assembly 
7. Piping Line Routing Diagrams/Sketches/Layouts/Elevations (if 3D model 
    not  applicable) 
8. Pipeline alignment / plan & profile drawings (as applicable) 
 
Large Bore Diameter (>2”): MTO for pipe lengths, fittings and valve quantities shall 
be  generated  utilizing  a  combination  of  3‐D  Model  (as  applicable)  and  manual 
material take‐offs (for lines where 3D model is not applicable)  
Small Bore Diameter (≤2”): Small bore piping including fittings and valves shall be 
factored  as  a  percentage  of  the  large  bore  piping  (if  not  reflected  in  engineered 
deliverables  requirements,  otherwise  shall  utilize  manual  material  takeoffs). 
Recommended  factors  applied  are  to  be  included  in  the  Basis  of  Estimate 
document. 
Take‐offs will be by line number as per P&IDs. Each line will be broken down as per 
Work  Breakdown  Structure  (WBS)  requirements  indicating  whether  the  piping  is 
shop fabricated or field run. 

U/G  Taken off on the basis of the following documents:  
 Pipes   1. P&ID’s  
2. Piping Material Specifications & Classes 
Fittings  3. Plot Plans  
Valves  4. Piping Assembly  
5. 3D Model (as applicable) 
  6. U/G Piping Layout/Line Routing Diagrams/Sketches (if 3D model not  
     applicable) 
7. Pipeline alignment / plan & profile drawings (as applicable) 
MTO for pipe lengths, fittings and valve quantities shall be generated utilizing 3‐D 
Model (as applicable) or manual material take‐offs (for lines where 3D model is not 
applicable) 
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 18

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Gaskets  Taken off on the basis of the following documents: 
& Bolts  1. P&ID’s 
2. Piping Material Specifications & Classes 
  3. 3D Model (as applicable) 
Bolts  and  Gaskets  quantity  shall  be  generated  by  Aspen  Capital  Cost  Estimator 
(ACCE)  based  on  the  flange  count,  valve  count,  and  equipment  nozzle  count.  For 
other systems shall be generated manually or by recommended in‐house historical 
factor. 
 

Supports   Taken off on the basis of the following documents:  
1. P&ID’s  
   2. Piping Material Specifications & Classes 
Support quantity shall be generated by Aspen Capital Cost Estimator (ACCE) based 
on  the  pipe  line  classification,  pipe  diameter,  and  length.  For  other  systems  MTO 
shall be generated manually or by recommended in‐house historical factor.  
 

Spring  Material  Take  Off  will  be  done  manually  using  3D  Model  (as  applicable)  as  a 
Supports   reference and stress analysis calculations of critical lines.  
 

Piping  Taken off on the basis of the following documents:  
Painting  1. Piping Line Lists 
Coating &  2. P&ID’s  
Insulation   3. Piping Material Specifications & Classes 
  4. Insulation Specification  
5. Paint & Coating Technical Specifications 
The piping paint and insulation quantity shall be generated by Aspen Capital Cost 
Estimator  (ACCE)  based  on  the  requirements  defined  on  the  piping  line  lists.  The 
requirements  (e.g.  paint  code,  prime/intermediate/finish  coat  thickness, 
internal/external, insulation type, insulation thickness, and jacketing) shall be input 
into ACCE for each line to calculate the paint/coating and insulation quantities. For 
other systems MTO shall be generated manually. 

Piping  Drawings are used to extract from complete piping Material Take Off report listing 
Internal  the total length of pipe to be lined together with the total number of fittings and 
Lining   flanges, each of these split per size.  
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 19

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
The following attributes shall be populated on the Piping Material Take‐off (MTO):  
1. Work Breakdown Structure (WBS)  
2. P&ID Number  
3. P&ID Revision  
4. Line Identification (line number)  
5. Pipe Specification  
6. Size  
7. Wall thickness  
8. Item Description  
9. Quantity  
10. Unit of Measure (UOM)  
11. Paint Requirement  
12. Insulation Requirement  
13. Insulation Type  
14. Insulation Thickness  
15. Tracing Requirement (steam tracing – ST, glycol tracing – GT, electric tracing – ET)  
16. Number of Tracers  
17. Location (on‐module, off‐module, underground, vendor supplied)  
 
CIVIL 

Item   Material Take‐off Method  
Minimum Design Requirements:  
Earth works  
1. Plot Plans  
General earthwork ‐  2. Geotechnical/Topographical Survey  
rough grading & site  3. Grading plans  
preparation   4. Earthwork Cross Sections Drawings  
Excavation and fillings   
works   Manual Take‐offs on the basis of the above drawings generated mainly 
by volume as well as some by area 
Minimum Design Requirements:  
Trench excavation for 
1. Detail Foundation Drawings  
U/G networks and 
2. Detail Piping Layouts  
foundations pits/basin  
3. Concrete works: formwork drawings  
 
Manual Take‐offs of excavation volumes through evaluation of surface 
areas and depth of excavation on the basis of the above drawings.  
Manual  Take‐offs  on  the  basis  of  the  surfaces  shown  on  Plot  plans, 
Roads  
roads general layout, road details, civil specifications and geotechnical 
report.  
Manual  Take‐offs  on  the  basis  of  road  surfaces  shown  on  Plot  plans, 
Paving  
Paving details, Paving plans civil specifications and geotechnical report. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 20

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Manual  calculation  of  surface  areas  on  the  basis  of  plot  plan,  site 
Site Finishing  
finishing plan and details.  
Manual  Take‐offs  based  on  formwork  &  reinforcement  details, 
Concrete 
foundation plans and other detail foundation drawings.  
Foundations  

Concrete Pits & Basin   Minimum Engineering Requirements  
1. Formwork & reinforcement details  
(Pits, Manholes,  2. Foundation plans  
Basins and Above  3. Piping/Electrical/Instrument layouts  
grade canal)   
Manual calculation of the volumes, surfaces areas or quantity of each 
component on the basis of the above mentioned documents. 
 
Minimum Engineering Requirements  
Concrete Firewalls  
1. Formwork & reinforcement details  
(Transformer  2. Substation plans  
firewalls)    
Manual calculation for volumes, surfaces areas or quantity on the basis 
of the above mentioned documents.  
Sewer and Drainage   Minimum design requirements:  
1. Drainage system details  
(Sewer & drainage)   2. Sanitary sewer network layouts  
3. Rainwater drainage layouts  
 
Manual quantification based on above documents. Typically these are 
systems without metal or plastic pipe and cover items such as concrete 
pipe, catch basins, manholes, culverts, open channels, trenches, etc. 
Minimum Design Requirements:  
Fencing  
1. Civil works general layout  
(Fencing and Gates)   2. Plot plan  
3. Fencing details  
 
Manual  calculation  of  the  length  of  each  fence  &  quantity  &  type  of 
gate on the basis of the above mentioned documents.  
Minimum Design Requirements:  
Piling 
1. Piling Plan / Layouts 
2. Piling Specification/material description 
 
Manual Take‐off quantities by type and size. 
 
 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 21

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
The following attributes shall be populated on the Civil Material Take‐off (MTO):  
1. Work Breakdown Structure (WBS)  
2. Drawing Number  
3. Drawing Revision 
4. Item  Identification  (equipment  tag  number,  building  tag  number,  component  ID  –  for 
concrete) 
5. Item Description (ACCE foundation type – for concrete) 
6. Quantity  
 
STRUCTURAL STEEL 
 
Item  Material Take‐off Method  
  Minimum Design Requirements:  
• Pipe racks   1. Pipe racks plans & details  
• Cable racks   2. Cable racks plans & details  
• Platform &      3. Platforms plans & details  
walkways   4. Shelters plans & details  
• Shelters  5. Equipment Structure plans & details 
• Equipment   6. Steel frames & supports details  
structure  7. Walkways/stairs plans & details  
• Steel   
frames &  Manual calculation of the weight (tonnes) of structure (bracing and connection 
supports   plates included), surface area of cladding, weight of ladders, handrails, grating 
• Stairs   and  quantity  of  self  closing  gates,    based  on  characteristic  of  the  structure, 
• Ladders   required bearing capacity and on the above mentioned documents.  
   
Total steelwork weight will be shown in below categories:  
• Extra‐Light steel structures  
• Light steel structures  
• Medium steel structures  
• Heavy steel structures  
• Extra‐Heavy steel structures  
• Handrail  
• Cladding  
• Ladders  
• Self closing gates for ladders  
• Grating non‐Shaped panels  
• Grating treads 
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 22

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
(Cont’d)  For  steel  structures  the  unit  rate  of  the  components  shall  be  inclusive  of  all 
materials,  welds,  work,  consumables,  surface  treatments;  for  ladders  and 
cladding,  all  connecting  fitting  and  accessory  (i.e.  clamps,  bolts,  screws, 
flushing,  downspouts,  etc.),  laboratory  tests,  inspections,  certificates,  shop 
drawings, installation instructions, packing, profits, etc. to supply components 
complete ex‐factory.  
 
The following attributes shall be populated on the Structural Steel Material Take‐off (MTO):  
1. Work Breakdown Structure (WBS)  
2. Drawing Number  
3. Drawing Revision  
4. Item Identification  
5. Size (length, width, height)  
6. Weight by Category (Quantity)  
7. Unit of Measure (UOM)  
8. Paint Requirements 
9. Location (on‐module, off‐module, vendor supplied  
 
BUILDINGS 
 
Item  Material Take‐off Method 
  Minimum Design Requirements:  
Buildings   1. Building List 
2. Architectural building drawings (Plans, Elevations, Sections, Details)  
3. Structural building drawings (including foundations)  
4. HVAC system drawings  
5. Electrical system drawings  
6. Fire & Smoke Detection system drawings  
7. Telecommunication system drawings  
8. Plumbing system drawings  
 
Building quantities based on size (SF, length, width, height, levels), type (control 
building,  substation,  compressor  shelter,  analyzer  building,  PIB,  field  erected 
versus pre‐fabricated, etc) and key materials. 
The following attributes shall be populated on the Building MTO:  
1.  Work Breakdown Structure (WBS)  
2.  Drawing Number  
3.  Drawing Revision  
4.  Item Identification (building tag number)  
5.  Item Description  
6.  Size (length, width, height)  
7.  Quantity  

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 23

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
8.   Unit of Measure (UOM)  
9.   Building Classification, Utilities, HVAC, and Services  
10.  Construction Type (stick built, pre‐engineered)  
 
INSTRUMENTATION 
 
Item   Method of Material Take Off  

Control Valves   Valve MTO shall be based on:  
On‐off Valves   • Instrument Installation Schedule ‐ Valves  
• P&ID’s 
(pneumatic and electric)  
Quantification  shall  be  based  on  Instrument  Installation  Schedule 
and verified according to the P&ID’s.  

Analyzers  Analyzers MTO shall be based on:  
• Instrument Installation Schedule – Analyzers  
• P&ID’s  
Quantification  shall  be  based  on  Instrument  Installation  Schedule 
and verified according to the P&ID’s. 

Flow Instruments   Flow Instruments MTO shall be based on:  
• Instrument Installation Schedule – Flow instruments  
• P&ID’s  
Quantification  shall  be  based  on  Instrument  Installation  Schedule 
and verified according to the P&ID’s. 

Pressure Instruments   Pressure Instruments MTO shall be based on:  
• Instrument Installation Schedule – Pressure instruments  
• P&ID’s  
Quantification  shall  be  based  on  Instrument  Installation  Schedule 
and verified according to the P&ID’s. 

Level Instruments   Level Instruments MTO shall be based on:  
• Instrument Installation Schedule – Level instruments  
• P&ID’s  
Quantification  shall  be  based  on  Instrument  Installation  Schedule 
and verified according to the P&ID’s. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 24

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Temperature  Temperature Instruments MTO shall be based on:  
Instruments   • Instrument Installation Schedule – Temperature 
   instruments  
• P&ID’s 
Quantification  shall  be  based  on  Instrument  Installation  Schedule 
and verified according to the P&ID’s. 

Miscellaneous  Miscellaneous Instruments MTO shall be based on:  
Instruments   • Instrument Installation Schedule – Miscellaneous 
   instruments  
• P&ID’s 
Quantification  shall  be  based  on  Instrument  Installation  Schedule 
and verified according to the P&ID’s. 

Fire Detectors and   Fire and smoke detector sensors and Fire Alarm Panels MTO shall be 
based on:  
Fire Alarm Panels 
• Buildings Fire Detection System Layout. 

Interface Panels   Interface Panels shall be quantified based on the number of electric 
substations and the number of I/O to be connected on each.  

Single Pair Cables   Single Pair cables (from instrument to JB) MTO shall be based on:  
• Electric and electronic Instrument and valve List.  
 
Home‐run (Multicore)  Home‐run multi‐core cables MTO shall be based on:  
Cables   • Instrument Cable List  
• Instrument Cable routing layout  
Quantification  shall  be based  on  Instrument  Cable  List  and  verified 
according to Instrument Cable routing layout.  

Junction Boxes   Junction boxes MTO shall be based on:  
• Instrument location layout.  
 
Cable Trays   Cable trays MTO shall be based on:  
• Main cable routing layout  
• Main cable routing sections.  
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 25

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Instrument Air Supply  Instrument air bulk material MTO shall be based on:  
Bulk Materials   • Plot Plan with Pneumatic Instruments  
• Instrument installation details–Hook‐up for Pneumatic  
   connection.  
 
Process Connection Bulk  Process connection bulk material MTO shall be based on:  
Materials   • Instrument installation details – Hook‐up for Primary  
   connection. 
 
Electric Connection Bulk  Electric connection bulk material MTO shall be based on:  
Materials   • Instrument installation details ‐ Hook‐up for Electrical  
   connection. 
 
Minor Steel Structures   Minor Steel Structures bulk material MTO shall be based on:  
• Instrument installation details ‐ Sketches for instrument 
   supports.  
 
The following attributes shall be populated on the Instrumentation Material Take‐off (MTO):  
1.  Work Breakdown Structure (WBS)  
2.  P&ID Number  
3.  P&ID Revision  
4.  Line Identification (line number)  
5.  Instrument Tag Number  
6.  Item Description  
7.  Size & Rating (in‐line instruments)  
8.   Quantity 
9.  Unit of Measure (UOM)  
10.  Process Detail  
11.  Pneumatic Detail  
12.  Mounting Detail  
13.  Unit Price  
14.  Location (on‐module, off‐module, underground, vendor supplied)  
 
 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 26

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
AUTOMATION 
 
Item   Method of Material Take Off  

PCS   The PCS (DCS, ESD, VMS, Compressor Control, etc) scope and quantification 
is  based  on  the  project  specifications,  control  system  schematic/block 
 
diagram and I/O counts.  

SCADA  SCADA scope and quantification based on the project specifications. 
 
 
TELECOMMUNICATIONS 
 
Item   Method of Material Take Off  

PA/GA  MTO shall be based on: 
Equipment   • Control Cabinet & Extensions – Block Diagram  
• Internal Building–Telephones, loudspeaker & junction boxes 
   location layout 
• Plant ‐ Telephones, loudspeakers and junction boxes location  
   layout.  
 
PA/GA  MTO shall be based on: 
multi/single  • Overall Site Plant – Main cables layout from CCR to distribution  
pair signal      points  
cables and  • Internal Building–Telephones, loudspeaker & junction boxes  
power cables      location layout 
• Plant ‐ Telephones, loudspeakers and junction boxes location  
   layout.  
 
PA/GA bulk  MTO shall be based on: 
installation  • Internal Building–Typical telephones, loudspeakers mechanical  
material      installation  
• Plant ‐ Typical telephones and loudspeakers mechanical installation. 
 
CCTV  MTO shall be based on: 
Equipment   • Central Control Supervision Station – Block Diagram  
• Overall Site Plant – Cameras location & Fiber Optic Cable Layout. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 27

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Application Software shall be based on:  
• Specification for CCTV System.  
 

CCTV fiber optic  MTO shall be based on: 
cables   • Overall Site Plant – Cameras location & Fiber Optic Cable Layout 
CCTV bulk  MTO shall be based on: 
installation  • Plant ‐ Typical cameras mechanical installation 
material  

OSP  MTO shall be based on: 
• Fiber optic cable route layout 
• Trench layout (cable / conduit) 
• Fiber optic cable schematic layout / detail 
ISP  MTO shall be based on: 
• Floor plan equipment layout telecom room  
• Cable runway & structure telecom room 
• Grounding system telecom room 
• Internal building‐telephones, loudspeakers & junction boxes 
   location layout 
• Plant‐telephones, loudspeakers & junction boxes location layout 
 
Data/Voice/SD MTO shall be based on: 
H Systems  • Overall network architecture  
• Logic Diagram 
Video  MTO shall be based on: 
Teleconference  • Typical block and level diagram  
System  • VC system layout 
Wireless LAN  MTO shall be based on: 
System  • Block and level diagram  
• Access point – indoor mounting 
• Access point ‐ outdoor  
• Equipment and component layout 
Radio Systems  MTO shall be based on: 
• Block and level diagram  
• Antenna and transmission line layout 
• Equipment and component layout 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 28

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
IDAS (CCTV,  MTO shall be based on: 
MIDS, FOFSS)  • Block and level diagram  
• Field devices layout 
• Equipment and component layout 
• Local monitoring station layout  
• Video wall system 
• FOC and terminations 
• IMUX/DATA network 
• Security control center 
Physical  MTO shall be based on: 
Security  • Block and level diagram  
Systems  • Gate devices layout 
• Building access layout 
• Local monitoring station layout  
• Security control center layout 
 
ELECTRICAL 
 
Item   Method of Material Take‐offs  

Transformers, Cable  The number of power transformers and the length of the cable busses 
Busses & Bus duct (if  will be quantified on the basis of the followings documents/drawings:  
any)  1. Single Line Diagrams.  
  2. Electric Load List / Load Summary.  
3. Plot Plan / Electrical Layout  
4. Specification Sheet Equipment  
5. Electrical Equipment List 
 
GIS System   GIS  components  will  be  quantified  from  single  Line  diagrams  and 
equipment layout.  

Switchgear  The  number  and  components  (number  of  circuit  breakers,  bus  bare 
ratings, auxiliary circuits etc) of the switchgears will be quantified from 
(Panels and Feeders 
single Line diagrams and electric Load List / Load Summary.  
number and type)  
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 29

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
AC / DC UPS   MTO based on below listed documents/drawings:  
1. Single Line Diagrams  
2. Electric Load List / Load Summary  
3. Specification sheet Equipment layout.  
 
Feeder & Power  Taken off on the basis of the followings documents/drawings:  
Cables   • Cable Route Plan/Layouts & elevation  
  • Cable schedule  
Power cable quantities will be based on cable schedule. The quantities 
will be verified with Cable route plan and layout.  

Control Cables  Taken off on the basis of the followings documents/drawings:  
  • Cable Route Plan/Layouts & elevation  
• Cable schedule  
Control cable quantities will be based on cable schedule. The quantities 
will be verified with Cable route plan and layout. 

Trenches  Taken off on the basis of the followings documents/drawings:  
Trays  • Cable Route Plan/Layouts & elevation  
• Cable schedule  
Conduit 
Trenches volume, duct banks dimensions, cable trays and conduit pipes 
Ducts  will be taken off from cable route plan and layouts.  
 

Concrete Duct Banks   Minimum design requirements:  
1. Electrical/instrumentation layouts  
  2. Electrical/instrumentation duct banks details  
 
Manual calculation of the volumes of each component on the basis of 
the above mentioned documents. 

Underground Works  Minimum Design Requirements:  
1. Electrical/instrumentation cable laying details  
Electrical & 
2. Electrical/instrumentation cable layouts  
Instrument 
 
Manual  calculation  of  each  component  based  on  above  mentioned 
documents. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 30

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Grounding  Taken off on the basis of the followings documents/drawings:  
  • Electrical Design Criteria & Calculation grounding system for 
   S/S   
• Grounding Plan/Layouts  
• Grounding system installation details  
Grounding bulk materials and cables will be quantified on the basis on 
grounding  plan/layout.  Related  bulk  materials  such  as  switchgears, 
transformer, etc will be based on Grounding installation details.  

Taken off on the basis of the followings documents/drawings:  
Lighting 
• Electrical Design Criteria & calculation  
  • Lighting requirements  
• Lighting system installation details  
• Calculation for the illumination based on grid calculation  
• Lighting Plans / Layout Drawing  
Lighting  materials  (fixtures,  poles,  etc)  will  be  quantified  based  on 
illumination  requirements.  Related  bulk  materials  will  be  quantified 
on the basis of illumination requirements.  

Remote Control  Remote  control  stations  and  switches  will  be  quantified  based  on 
Stations & Safety  below documents/drawings:  
Switches  • Electrical Design Criteria  
  • Electrical typical installation drawings  
• Electrical load list/SLDs  
Power Sockets  Power  sockets  shall  be  counted  on  the  basis  of  the  followings 
documents/drawings:  
 
• Electrical Design Criteria  
• Electrical load list  
• Power system Layout/estimated  
Related  materials  necessary  for  the  installations  will  be  evaluated  on 
the basis of the installation details  

Local Power  Local  panel  will  be  counted  on  the  basis  of  the  followings 
Distribution Panels  documents/drawings:  
  • Electrical Design Criteria  
• Electrical typical installation drawings  
• Electrical load list  
• Cable route/ illumination requirements /Layouts & Power 
   System  
Related  materials  necessary  for  the  installations  will  be  evaluated  on 
the basis of the installation details  

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 31

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
Cable Glands  Cable gland will be counted and sized on the basis on Cable schedule.  
   

HV and MV Cable  Terminations will be counted on the basis of cable schedule.  
Joints & 
Terminations 

Conduit Fittings  Taken off on the basis of the followings documents/drawings:  
  • Electrical Design Criteria  
• Electrical typical installation drawings  
• Cable route/ illumination requirements /Layouts & Power  
   System  
 
Cathodic Protection  MTO  is  part  of  the  Cathodic  Protection  sub‐contacting  package  (site 
(package supply)  survey,  engineering,  materials,  commissioning)  that  a  NACE  certified 
selected Vendor will supply.  
The  Material  take‐off  will  be  based  on  Purchase  Order  quantities. 
Material group.  

The following attributes shall be populated on the Electrical Material Take‐off (MTO):  
1.  Work Breakdown Structure (WBS)  
2.  Item Description  
3.  Equipment Tag Number  
4.  Quantity  
5.  Unit of Measure (UOM)  
6.  Location (on‐module, off‐module, underground, vendor supplied)  
 
   

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 32

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
INSULATION & FIREPROOFING 

Insulation &  MTO based on the following documents:  
Fireproofing  1. Sized Equipment List 
  2. Piping Line Lists 
3. P&ID’s 
4. PFD’s 
5. Technical Specifications  
6. Equipment Data Sheets  
7. Piping Material Specifications & Classes 
8. Fireproofing Specifications 
9. Structural steel layout/plan/detail drawings 
 
The quantity for equipment and piping shall be generated by Aspen Capital Cost 
Estimator  (ACCE)  based  on  the  requirements  defined  in  above  documents. 
Requirements (e.g. insulation/FP type, insulation/FP thickness, jacketing, shop or 
field)  shall  be  input  into  ACCE  for  each  equipment/piping  item  to  calculate  the 
insulation/FP  quantity.  For  structural  steel  fireproofing  and  utilization  of  other 
estimating  systems  MTO  shall  be  generated  manually  based  on  above 
documents. 
 
PAINT & COATING 
 

Paint &  MTO based on the following documents:  
Coating  1. Sized Equipment List 
  2. Piping Line Lists 
3. P&ID’s 
5. Paint & Coating Technical Specifications  
6. Equipment Data Sheets  
7. Piping Material Specifications & Classes 
8. Structural steel layout/plan/detail drawings 
The  quantity  for  equipment  and  piping  shall  be  generated  by  Aspen  Capital  Cost 
Estimator  (ACCE)  based  on  the  requirements  defined  in  above  documents. 
Requirements (e.g. paint/coating type, internal / external, prime / intermediate / 
finish coat & thickness, shop or field) shall be input into ACCE for each equipment / 
piping  item  to  calculate  the  paint/coating  quantity.  For  structural  steel 
paint/coating and utilization of other estimating systems MTO shall be generated 
manually, as applicable. 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 33

 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
ER ESTIMATE PACKAGE REQUIREMENTS 
Submittal Validation Sheet 
 
BI Number:   
BI Title:   
 
SAPMT 
SAEP‐25  Validation  
Comments  
Item  Applicable  Description  (Estimate Lead 
 
Section  Project Engineer 
Initials) 
ER Estimate Package includes a hard‐bound   
copy and an electronic copy on a CD 
 
(including native working copy of estimate) 
1.     
with all required back‐up documents as 
 
specified in SAEP‐25 
• Reference SAEP‐14 Section 3.4.5 
Table of Contents, Approval Sheet and   
2.  3.3.3.1   
Revision Control 
3.  3.3.3.2  Project Summary     
4.  3.3.3.3  Basis of Estimate (BOE) Document     
Market Outlook & Project Risk Assessment    
5.  3.3.3.4   
• as applicable 
Material & Equipment Quotations  
• Bid tabulation format 
 6.  3.3.3.5 a   
• Label quotes with unique identifier for 
referencing 
Material Take‐Off (MTO)   
7.  3.3.3.5 b  • developed in accordance with approved   
ER Estimate Plan 
Material Sources Identified  
8.  3.3.3.5 c,d   
• Saudi Aramco DC / Contractor Supply 
ER Estimate    
• developed in accordance with approved 
ER Estimate Plan including all 
9.  3.3.3.6  Contractor & Saudi Aramco Owner Cost   
elements 
• Saudi Aramco Owner Costs supporting 
back‐up including copies of Project 
Proposal contract release(s) and all 
Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 34
 
 ER Estimate Plan Guideline Template
 
relevant Licensor Contract cost data, etc 
ER Estimate 56D Form   
10.  3.3.3.7   
• Draft SAPMT copy 
Project Proposal Package   
• in accordance with SAEP‐14 
• approval sheet signed by SAPMT, FPD & 
Proponent Managers, as a minimum 
• drawings, specifications & other related 

11.  3.3.3.8  design documents per approved   

deliverables list 
• DBSP Deviation List with cost/schedule 
impact 
• copies of approved Waivers 
• copy of final Technical Review Meeting 
Minutes 
Approved Project Execution Plan or   
12.  3.3.3.9  Simplified Contracting/Procurement Plan    
• in accordance with  SAEP‐12 
Project Summary Schedule  
13.  3.3.3.10  • in accordance with SAEP‐14 Section   
3.4.1 
Benchmarking    
14.  3.3.4  • in accordance with SAEP‐26, as   
applicable 
 
CONCURRENCE: 
 
 
__________________________ 
SAPMT Senior Project Engineer 
 
 
__________________________ 
SAPMT Project Manager 
 

Project Management Office Department/Estimating Services Division Page 35